La redacción (página 3)

Al escuchar con atención las preguntas del auditorio, está mostrando interés por ellos, lo que reafirma su condición de líder del grupo y el aprecio de sus oyentes. Recuerde mantener el contacto visual con la persona que pregunta y mueva la cabeza afirmativamente, dando la impresión de que entendió perfectamente lo que oyó. Mientras oye, trate de adivinar la "intención" de la pregunta, antes de responderla, lo que le ayudará bastante a conseguir la respuesta apropiada. A menudo, cuando la interrogante es confusa, o para ganar un tiempo "extra" puede iniciarse la respuesta reformulando la pregunta con una frase como ¿Si entendí bien, lo que Ud. Pregunta es …. ¿verdad?. O ¿A usted le interesa saber si …. (

En grupos pequeños, queda usted muy bien si, conociendo el nombre de la persona que le pregunta, inicia su respuesta llamándola por su nombre al dirigirse a ella, empleando frases como: "Me alegra que me haya hecho esa pregunta, Pedro " o "Usted ha hecho una buena observación, María". Puede ser que no esté usted de acuerdo con la pregunta, pero eso no implica que esa persona no tenga derecho a expresarla. Una frase como las anteriores confirma el valor que le damos a nuestro auditorio, independiente de que esté o no de acuerdo con nosotros. Sin embargo, no exagere con las frases, para que no caiga en la insinceridad, y pueda estimulas así un bombardeo de preguntas impertinentes.

Una pregunta corta y directa merece una respuesta similar. Cuando la pregunta sea un poco más complicada, trate de ofrecer la mejor respuesta. Generalmente, por cuestiones de tiempo, deberían darse respuestas cortas. No añada detalles innecesarios o irrelevantes, porque podría meterse en aprietos y generar preguntas aún más difíciles. Normalmente, las preguntas más complicadas vienen de personas que no están de acuerdo con lo que están escuchando (y viendo). Para este tipo de situaciones, debe ser usted honesto y sincero, manteniendo la credibilidad de su auditorio. Hay muchas opciones inteligentes para afrontar estos casos, iniciando la respuesta con frases como: "Pienso que hay muchos puntos de vista diferentes en ese punto. Mi opinión sincera sobre el particular es …", O "Su pregunta es muy buena. Yo he estado pensando mucho en eso, y aunque creo que no todos ustedes van a estar de acuerdo, mi opinión es que …". Cuando usted es objetivo y sincero en su respuesta, por difícil que sea la pregunta, evitando personalizar su respuesta, demuestra honestidad e incrementa su dominio sobre el auditorio. A pesar de que una pregunta pueda parecer agresiva, debe mantener el respeto y evitar respuestas "cortantes", demostrando siempre interés, franqueza y confianza.

Como la mayoría de nosotros buscamos la perfección (lo que de ninguna manera puede considerarse un defecto), puede pasar que haya una (o varias) preguntas cuya respuesta usted desconozca, y que no pueda responder. Lo peor que se puede hacer es "inventar" la respuesta. Puede pasar (y a menudo ocurre) que alguna persona del auditorio pueda responder. Es difícil reconocer que no se sabe la respuesta, pero la sinceridad debe permitirle decir "Esa es una buena pregunta que quisiera responder, pero desafortunadamente no puedo" y agregar inmediatamente "¿sabe alguno de ustedes la respuesta?" o "¿alguno de los presentes conoce algo al respecto?. Otra técnica que se utiliza es la de devolver la pregunta, con algo como "Esa es una buena pregunta que me gustaría responder, pero no puedo. Basándose en su experiencia ¿Qué opinión tiene usted (o ustedes, si se dirige al auditorio?").

En algunos casos, deberá usted decir que buscará la respuesta y se la entregará a su interlocutor. Recuerde cumplir su promesa. Para este caso, puede decir "Lo siento, desconozco la respuesta, pero averiguaré y hablaremos al respecto".

Puede ocurrir también que lo que expresa alguien del auditorio no es una pregunta sino un comentario. Si tal es el caso, debe prestarle igualmente atención y darle la respuesta más apropiada. Un comentario puede ser aprobatorio (que son los menos frecuentes, porque es casi imposible que alguien esté 100% de acuerdo con usted), complementario u objeciones. Para los comentarios aprobatorios la única respuesta es "Gracias". Si es complementario sobre lo que usted está exponiendo, debe darse una respuesta breve. Debe reconocerse la validez del comentario y expresar su agradecimiento a quien lo hace. Generalmente con este tipo de comentarios, es innecesario (e inconveniente) ahondar en el tema. Una frase apropiada podría ser: "Usted tiene toda la razón. Gracias por su comentario".

La situación con las objeciones es claramente más delicada. Para manejar estos casos se requiere diplomacia y tacto. La idea es disipar el conflicto y evitar "la pelea" con otra persona. Evite por sobre cualquier cosa las discusiones acaloradas para tratar de imponer su punto de vista, porque esto le traerá problemas y le hará perder credibilidad y respeto frente a su auditorio. Si alguien objeta con razón evidente algo que usted dijo, reconozca que él tiene razón. Si la objeción es sincera, pero no tiene razón, reenfoque la situación desde otro punto de vista, explicando sus argumentos desde otra óptica. Si el interlocutor insiste, olvídese del asunto, utilizando algo como "Como usted ha comprobado, yo no estoy de acuerdo con sus argumentos. Me gustaría seguir discutiendo este asunto después de mi presentación". Piense siempre que cuando alguien hace una objeción válida, su propósito no es polemizar con usted, ni provocar una "pelea" entre los dos. Es más importante para el expositor mantener una buena relación con el auditorio que demostrar que tiene la razón, porque puede ocurrir que ellos se cierren y se nieguen a escucharlo.

El momento en que se van a hacer las preguntas también debe considerarse con cuidado. En el caso de presentaciones como la de los Proyectos de Grado, lo usual es que la sesión de preguntas y respuestas se deje para el final. Sin embargo, su auditorio debe saberlo. Después del inicio de la disertación, debe agregar un comentario como "Al final de la presentación, responderé con mucho gusto las preguntas que ustedes quieran hacer". No olvide distribuir su tiempo para dejar un lapso que le permita al auditorio formular las interrogantes que considere convenientes. Para iniciar la sesión de preguntas, puede decir: "Qué preguntas o comentarios quieren hacer? (Evite decir ¿Hay alguna pregunta? O ¿Preguntas?, porque puede dar la sensación de que usted está esperando un NO como respuesta). Cuando las interrogantes surgen durante la exposición, a veces hace que la disertación se alargue demasiado. Los comentarios del auditorio producen interrupciones y distracciones que hacen perder el interés de la mayoría. Sin embargo, cuando la presentación es muy larga, dinamiza bastante y promueve la interacción del grupo. Si tal es su caso, considere solicitar comentarios cuando haya expuesto cada argumento clave, de forma que no se pierda el "hilo" de la exposición. En el caso de que surja un debate, es su deber como líder del grupo ponerle fin a la polémica, con una salida como "Agradezco su entusiasmo sobre el tema. Los dos han presentado argumentos válidos. Si continuamos con la presentación y vemos el resto del material, podemos resolver algunos de los puntos que ustedes han planteado".

PARA ADQUIRIR LA DESTREZA DEL PROFESIONAL:

Cada día es más valioso y reconocido dentro de una sociedad el presentador hábil y convincente. Las opciones para convertirse en uno de tales profesionales son muy variadas y pueden mencionarse algunas técnicas que permiten desarrollar tales habilidades:

• Cursos de capacitación: Se ofrecen con mucha frecuencia en ciudades como Caracas, Maracaibo y Valencia. La información aparece en los periódicos nacionales. Busque personas calificadas en presentaciones (no en oratoria).

• Grabaciones: Utilizando un grabador de video, haga una presentación y vea la grabación para detectar aquello que puede mejorar (movimientos involuntarios, semblante, tono de voz o palabras que se repiten con frecuencia, como "este…", "esto…", "bien", "¿si?" etc.)

• Actuación: Aunque le parezca descabellado, una excelente opción es realizar un curso de actuación o de teatro para aficionados o cualquier otro tipo de experiencia escénica que le sea útil para superar el miedo escénico.

• Personajes modelo: Es muy útil observar a buenos presentadores (en la televisión o mejor en "vivo" en conferencias, seminarios, reuniones científicas, cursos, talleres, etc.), y no tema "copiar" lo que hacen. Recuerde que "viendo también se aprende".

• Hacer presentaciones: La mejor forma de aprender es aprendiendo. Cuantas más presentaciones haga usted, al adquirir más experiencia, tanto más fácil será realizar la siguiente.

"TIPS" FINALES PARA LA PRESENTACION:

• Prepare un borrador de su presentación con suficiente anticipación.

• No tiene que presentar todo el material que aparece en su tesis. Discuta con su asesor y exponga lo realmente relevante.

• Practique la exposición varias veces delante de conocidos y permita que le critiquen.

• Invite a varios amigos al día de la defensa pública de su tesis.

• Evite presentaciones muy cortas o demasiado largas.

• Prepare un grupo de diapositivas adicionales que le ayuden a responder algunas de las interrogantes que puedan surgir durante la presentación.

• Incluya una frase introductoria que despierte el interés del auditorio sobre su presentación y otra de cierre que les deje un mensaje pertinente al tema que acaba de exponer.

• No presente diapositivas muy llenas de texto y evite leer "descaradamente" lo que está proyectando.

• Incluya una lámina de contenido de la presentación, donde aparezcan claramente los puntos que va a tratar. Esto evitará "sorpresas" para su auditorio, que no sabe en qué momento va a concluir la exposición y la pérdida de tiempo (recuerde que un buen método para perder tiempo en una reunión es no saber lo que se va a tratar).

• En el caso de las Tablas, tampoco muestre aquellas que tienen demasiada información (muy llenas), porque son difíciles de asimilar. Igual ocurre con las gráficas. Asegúrese además que utiliza colores que se pueden distinguir fácilmente en las figuras y los caracteres de las tablas.

• Supere su nerviosismo aplicando técnicas de relajación. Si conoce a algunas personas dentro del auditorio, busque su cara para que le inspiren confianza.

• Si usted es muy tímido y tranquilo, busque a un amigo que vea con anterioridad su presentación y le ayude a encontrar expresiones de entusiasmo apropiadas. Concéntrese en expresar sentimientos de satisfacción, no en sus temores y considere que la presentación es similar a una conversación normal.

UN COMENTARIO DE CIERRE:

Cada vez se hace más necesario en nuestra carrera dominar las destrezas de un presentador. Un ingeniero no solamente se dirige a sus superiores de manera verbal. Con frecuencia debe presentarles informes escritos y realizar presentaciones orales. El documento que acaba de leer persigue el propósito de ayudarlo a "fluidizar" su comunicación. Si he logrado involucrarlo en mi mensaje, y aplica los "secretos" aquí expuestos, seguramente podrá convertirse en una persona exitosa en tal aspecto (donde hay pocos "competidores"). Esa será una buena recompensa para mí. Así pues, adelante y muchos éxitos.

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA:

• 1. Landeau, R.:"Trabajo de Grado. Informe Final". Universidad Metropolitana. Caracas. 1996.

• 2. Eco, U.:"Cómo se hace una Tesis". Gedisa. Buenos Aires. 1982.

• 3. Visión Tecnológica: "Información para los Autores". INTEVEP. Los Teques. 1995.

• 4. Laboratorio FIRP:"Normas de Presentación de Tesis de Grado". Universidad de Los Andes.

• 5. Revista Técnica de Ingeniería:"Normas de Publicación". Universidad del Zulia. Maracaibo.

• 6. Acta Científica Venezolana:"Instrucciones a los Autores". AsoVAC. Caracas.

• 7. Industrial & Engineering Chemistry Product Research and Development:"Guide for Authors". American Chemical Society. Washington, D. C. U.S.A.

• 8. Arredondo, L.:"Cómo hacer Presentaciones Profesionales". Mc Graw Hill. México. 1993.

Ing. Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2015.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"®