Auditoría de Gestión y Financiera aplicada a la partida de Ingresos de la Universidad de Granma

Introducción

El Estado y en Particular el Ministerio de Educación Superior han desarrollado un constante y sostenido esfuerzo por consolidar el Control Interno en las diferentes entidades, con vistas al perfeccionamiento de la Gestión Económico Financiera, lo que se esta llevando a cabo a través de la Implantación del Nuevo Modelo de Gestión Económico Financiero, siendo su objetivo fundamental actualizar y adecuar la actividad económica con sus cambios y transformaciones a la proyección de los próximos tiempos.

El enfrentamiento a la indisciplina y a las manifestaciones de corrupción tiene connotaciones económicas importantes para el país, pues son incalculables las pérdidas que se producen en las entidades públicas y sociales, con la sustracción de sus bienes y otras ilegalidades, lo cual trae consigo además, vicios incompatibles con el sistema social Cubano como son, la corrupción administrativa, los fraudes, sobornos y diversas formas encubiertas de irregularidades que también nos afectan.

La evaluación del sistema de control interno  por medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión. En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de los procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

Desarrollo

La auditoria es un proceso de obtener evidencia, lo que demanda la existencia de un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que emplea el auditor para recopilar información. Aunque los procedimientos adecuados varían de acuerdo a cada caso, el auditor siempre tendrá que observar los estándares generales establecidos por la profesión.

La definición señala que la evidencia se obtiene y evalúa de manera objetiva. Por consiguiente el auditor debe emprender el trabajo con una actitud de independencia mental, y de forma neutral.

La evidencia examinada por el auditor consiste en una amplia variedad de información y datos que apoyen los informes elaborados. La definición no es restrictiva en cuanto a la naturaleza de la evidencia revisada, más bien implica que el auditor tiene que usar su criterio profesional en la selección de la evidencia apropiada. Debe considerar cualquier elemento que le permita hacer una evaluación objetiva y expresar un dictamen de naturaleza profesional.

Se requerirá que la evidencia sea suficiente, competente, relevante y razonable para sustentar la opinión y conclusiones del auditor respecto a la entidad, actividad o función objeto de la auditoria.

El papel del auditor es determinar el grado de correspondencia entre la evidencia de lo que ocurrió en realidad y los informes que se han presentado en esos sucesos.

En el año 2003 entra en vigor la Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precio el cual define el Sistema de Control Interno como el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:

Confiabilidad de la Información.

Eficiencia y eficacia de las operaciones.

Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, establecidas.

Control de los recursos de todo tipo, a disposición de la entidad.

Aspectos Teóricos relacionados con la auditoría de Gestión y Financiera

El control interno contable se refiere fundamentalmente a los procedimientos que se establecen con relación a la actividad de contabilidad, tales como clasificador de cuentas y contenido de las mismas, estados financieros, registros, submayores, documentos para captar información, y otros.

La Auditoría de Gestión

Se encuentra definida en el Decreto Ley No. 159 del 98 del Ministerio de Finanzas y Precios "Consiste en el examen que se realiza en una entidad, para establecer el grado de economía, eficiencia y eficacia en la planificación, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades o materia examinadas".

La Auditoría de Gestión por su enfoque involucra una revisión sistemática de las actividades de una entidad en relación a determinados objetivos y metas y, respecto a la utilización eficiente y económica de los recursos. Su propósito general puede verse seguidamente:

-Identificación de las oportunidades de mejoras.

–Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas.

–Evaluación del desempeño (rendimiento).

También se conoce como la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo, políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la según George R. Terry en 1953, en el libro Principios de Administración, señala que "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa."

La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos. 

La auditoria de gestión tiene como objetivos primordiales:

-Evaluar los objetivos y planes organizacionales.

-Vigilar la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento.

-Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles.

-Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.

-Comprobar la correcta utilización de los recursos.

En este tipo de auditoría, el desarrollo de un programa de trabajo depende de las circunstancias de cada empresa auditada.

Entendemos como Gestión, las actividades, tareas y acciones expresadas o consolidadas en programas, proyectos u operaciones, a cargo de una organización o agrupación sectorial de éstas, dirigidas al logro de una meta u objetivo cuantificable.

Siendo el control toda actividad "dirigida a verificar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y procedimientos, con la finalidad de detectar desviaciones e identificar posibles acciones correctivas; la moderna doctrina del control es unánime en asumir como Control de Gestión, la actividad gerencial que se desarrolla dentro de las organizaciones, dirigida a asegurar el cumplimiento de su misión, objetivos, planes, programas, metas y, disposiciones normativas que regulan su desempeño; de tal forma que la gestión sea eficaz y ajustada a parámetro de calidad.

Por otra parte, entendemos por Auditoría el examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y de gestión, practicadas con la finalidad de verificarlas y evaluarlas, para así poder efectuar observaciones y recomendaciones pertinentes.

Por lo tanto, la Auditoría de Gestión se define como el mecanismo dispuesto por los organismos de control externo, para examinar y evaluar las actividades realizadas, en un sector, entidad, programa, proyecto u operación, con el fin y dentro del marco legal respectivo, de determinar su grado de eficiencia, eficacia y economía, y por conducto de las recomendaciones que al efecto se formulen, promover la correcta administración del patrimonio publico.

La eficacia de la gestión administrativa, el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales, los planes y los programas, las metas y la legalidad, es la responsabilidad primaria de los directivos y gerentes de la organización; a quienes incumbe, en primer término, ahora bien este desempeño es evaluado por la auditoria de gestión practicada por los órganos de control fiscal, que al retroalimentar a la alta dirección con sus observaciones y recomendaciones logra mecanismos efectivos, para la salvaguarda del patrimonio público y el logro de las políticas, objetivos y metas en nuestros países.

El éxito de la gestión es más factible, cuando conjugamos armónicamente las estrategias de control interno y externo de las organizaciones, contando con buenos mecanismos de control interno, haciendo control de gestión apoyando desde el control externo con la auditoría de gestión.

Control"actividad dirigida a verificar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y

Procedimientos, detectar desviaciones e identificar posibles acciones correctivas"

Gestión"acción y efecto de administrar los recursos humanos, tecnológicos y financieros de una organización, con la finalidad de cumplir los objetivos y metas de la misma"

Control Interno

"comprende la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa, para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización, fundamentalmente en las siguientes categorías: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; b) Confiabilidad y oportunidad de la información; c) Eficiencia y eficacia de las operaciones; y d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico."

Control de Gestión

"actividad gerencial que se desarrolla dentro de las organizaciones dirigida a asegurar el cumplimiento de su misión y objetivos; de sus planes, programas y metas; de las disposiciones normativas que regulan su desempeño; y de que la gestión sea eficaz y ajustada a los estándares de calidad".

Auditoría"examen objetivo, sistemático, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y de gestión, practicado con la finalidad de verificarlas y evaluarlas, para así poder efectuar las observaciones y recomendaciones pertinentes".

Auditoría de Gestión

"proceso para examinar y evaluar las actividades realizadas, en un sector, entidad, programa, proyecto u operación con el fin, dentro del marco legal, de determinar su grado de eficiencia, eficacia y economía, y por medio de las recomendaciones que al efecto se formulen, promover la correcta administración del patrimonio público".Las tres E"s:

La base de la Auditoría de Gestión se enmarca, principalmente
en los términos de medición de eficiencia, eficacia y economía.
Una explicación simple y breve de las tres "E", es como sigue:

Eficiencia: Significa óptima utilización de los
recursos, manteniendo presente los objetivos de la organización. Esto
implica la maximización de los productos, con los recursos dados o la
reducción al mínimo de las entradas con los recursos dados.

Eficacia: Se refiere al logro de objetivos. Implica la imposición de resultados de los programas y de los proyectos, que son generalmente externos a la organización.

Economía: Se refiere a la adquisición de recursos al costo más bajo, manteniendo la visión de los objetivos de la organización. Eso implica que los recursos se deben adquirir al precio justo, en el tiempo y lugar justo, en la cantidad precisa y de calidad justa.

Interrelación de las 3 "E".

Estos tres elementos (Economía, Eficiencia y Eficacia) deben relacionarse ente sí, al ser expuestos los resultados de la entidad en el Informe de Auditoría, tomando en cuenta:

Entre los objetivos de la de Gestión, destacan:

1. Evaluar el cumplimiento de metas y resultados señalados en los programas,

Proyectos u operaciones de los organismos sujetos a control.

2. Analizar el costo de los servicios públicos.

3. Evaluar la eficiencia en el uso de los recursos de las entidades.

4. Evaluar el cumplimiento de las políticas gubernamentales.

Beneficios de la Auditoría de Gestión.

1. Identificar áreas problemáticas, causas relacionadas y las alternativas para mejorar. Éste es un propósito importante de la Auditoría de Gestión, aunque a menudo son conscientes de un problema, la gerencia no siempre puede definir exactamente las dimensiones. El auditor debe dar su punto de vista objetivo, para ayudar a enfocar apropiadamente los problemas operacionales.

2.Para definir un problema en algunos casos, el auditor necesita simplemente hablar con el personal de operaciones, y después compartir sus puntos de vista con la gerencia, debe tenerse presente de que la gente que trabaja en operaciones es usualmente la mas consiente de los problemas y las causas, que el personal de gerencia.

3. El papel de auditor es también identificar las causas actuales, no los síntomas o las causas probables de los problemas, que pueden ser el resultado de los manejos políticos o acciones. El auditor debe formular soluciones realistas y prácticas a esos problemas. Aquí es que la experiencia del auditor en el trabajo es valiosa.

4. Localizar las oportunidades para eliminar derroches e ineficiencia, es decir, reducción de costos. La reducción de costos es un elemento significativo en las auditorías de gestión, sin embargo, hay que tener cuidado con las reducciones de costos a corto plazo que causan problemas a largo plazo (por ejemplo, reducción de operaciones y/o personal cuando los negocios empiezan a caer). Es el papel del auditor de gestión, recomendar a la gerencia en operaciones al costo más bajo de operaciones posibles, en todas las situaciones en relación con los planes adecuados. Los costos deberían estar siempre en el nivel correcto, y cuando los costos necesiten ser cortados, tomar las decisiones apropiadas para no desmejorar el impacto de las operaciones.

5. Identificar los criterios para medir el logro de metas y objetivos de la organización. Puede no haber criterios apropiados para medir el logro de las metas y los objetivos de organización, requiriendo así al auditor sugerir a la gerencia que los adopte.

6. Asignar la información de la gerencia y sistemas de control. El auditor direccionala un número de preocupaciones en esta área: ¿Son tales sistemas de divulgación adecuados para proporcionar al personal de operaciones la información necesaria para el funcionamiento efectivo de todos los aspectos de la organización, como es el nivel del detalle proporcionado al nivel de las operaciones (es decir, más detalle en niveles más bajos y menos detalle en niveles más altos) ¿Esta faltando información que debería estar presente? ¿Se están considerando todos los indicadores claves? (Ej., volvieron las unidades enviadas, así como los artículos rechazados)

7. Abastecimiento de un canal adicional de la comunicación, entre los niveles de operación y la alta gerencia. En muchas organizaciones hay una separación clara (o confusa) entre la gerencia y las operaciones; es decir, la gerencia toma las decisiones y el personal de operaciones las ejecuta. Una de las ventajas más importantes de la auditoría de gestión es la capacidad de los auditores de transmitir preocupaciones operacionales a la gerencia.

8. Divulgar irregularidades: luego del repaso de los requisitos legales, metas, objetivos, políticas y procedimientos de la organización. El auditor se cerciora de que la organización obre de acuerdo con las leyes y las reglas internas bajo los cuales realiza sus funciones. Si hay una carencia de acatamiento, el auditor define las consecuencias. Esto incluye la prueba para la existencia de actos desautorizados, fraudulentos, o de otra manera actos irregulares.

9. Abastecimiento de una independiente y objetiva evaluación de operaciones. Ambos, el personal de la gerencia y operaciones están a menudo muy cerca de qué va pasando dentro de sus propias operaciones, para evaluar con eficacia sus resultados. El auditor de gestión independiente puede hacer esto de manera objetiva, señalando esas áreas que necesitan mejorar, así como las que se estén desarrollando bien.

La eficacia de la gestión administrativa, el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales, los planes y programas, las metas y la legalidad, es responsabilidad primaria de los directivos y gerentes de la organización. Este desempeño es evaluado por medio de la auditoría de gestión.

Aplicación de procedimiento de Auditoría de gestión y Financiera en la Universidad de Granma

FASE DE EXPLORACIÓN:

Información General de la Entidad

El Instituto Superior de Ciencias Agropecuarias de Bayamo inicia sus actividades el 1ro. de septiembre y fue oficialmente inaugurada el 10 de diciembre del propio 1976, funcionado con esa denominación hasta el 8 de agosto de 1998, fecha en que deviene la Universidad de Granma, mediante el Acuerdo No. 3186 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, como parte de la continuidad del perfeccionamiento de la educación superior.

Teniendo como misión que:

La Universidad de Granma contribuye al desarrollo político, económico y sociocultural de la provincia, respondiendo a las necesidades surgidas de la Batalla de Ideas y Programas de la Revolución, a través de la formación integral y la superación continua de profesionales y cuadros, promoviendo y desarrollando la ciencia, la innovación tecnológica y la cultura, apoyados en un clima participativo y de compromiso con la Patria.

Con una visión de:

Alcanzar resultados cualitativamente superiores en la formación de una cultura general integral, haciendo énfasis en la labor político ideológico, la formación de valores y en la preparación para la defensa de los estudiantes, profesores, trabajadores y su influencia en la sociedad.

Se alcanzan niveles cualitativamente superiores en la formación integral de los estudiantes en todos los tipos de cursos, comprobables a través del sistema de evaluación y acreditación de las carreras.

Se perfecciona la integración con los organismos, organizaciones e instituciones en cada territorio.

Se satisfacen las necesidades de infraestructura de las SUM, las que cuentan con un claustro preparado y cultura organizacional que se refleja en la calidad de la formación.

Se incrementa gradualmente el por ciento de Doctores en Ciencias en el claustro.

La Educación de Postgrado, satisface las necesidades de formación continua y especializada de los profesionales agropecuarios de las provincias orientales, de las ciencias económicas, técnicas y humanísticas de los profesionales del territorio. 

Se ha potenciado cuantitativa y cualitativamente la labor de capacitación de los directivos del territorio y sus reservas, así como el trabajo de asesoría y control al cumplimiento de la estrategia nacional aprobada a esos fines y a la introducción de las técnicas avanzadas de dirección en los órganos de gobierno, organismo y entidades de la provincia haciendo uso de las tecnologías de las comunicaciones lo que ha contribuido a elevar el prestigio de la UDG por el impacto de estas tareas en el desarrollo del territorio.

Se reconoce el papel de la Universidad en el incremento de la cultura general integral de la sociedad a través de proyectos que aseguran la formación sociocultural, la calidad de vida y que prevengan los flagelos de la corrupción, las drogas y las ilegalidades.

Se generan y transfieren resultados de la Ciencia y la Técnica vinculados a las prioridades locales, regionales y del país, con superior impacto económico, social y ambiental en el desarrollo del territorio.

La gestión de la Ciencia permite su visualización internacional con elevada cultura de la propiedad intelectual y alto nivel de integración.

El nivel de liderazgo caracteriza el estilo de dirección de los cuadros.

Se brindan servicios de calidad sustentados en  la cultura del detalle con una sólida gestión económica – financiera y su eficiente uso y control.

Se logra la Condición de Vanguardia Nacional como resultado de la efectividad de la labor educativa y Político-ideológica en todas las esferas de trabajo de la Universidad.

Se logra la dimensión internacional y su integración a las funciones sustantivas de la educación superior y la cooperación internacional orientada al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, a la integración con América Latina y el Caribe, a promover las relaciones de solidaridad hacia cuba  y la visibilidad y reconocimiento de la educación superior cubana.

Se logra una infraestructura que garantiza que todos los campos universitarios estén conectados a la sede central y entre sí, lográndose el acceso a todos los servicios que ofrece la red universitaria a una velocidad no inferior a la mínima establecida.

Se transforman los procesos sustantivos mediante la virtualización, el trabajo colaborativo en red y la aplicación intensiva de las Tecnologías de la Informatización y las Comunicaciones  en la  formación de los recursos humanos.

Se logra el  perfeccionamiento continuo de la Organización y el funcionamiento integrado interno y externo, potenciando el trabajo en redes.

Se visualiza el conocimiento y reconocimiento social sobre la obra de la revolución en materia de educación superior, a través del desempeño de la labor de la UDG y su participación en los Programas de la Revolución, proyectando una imagen renovada de nuestra Universidad mediante la consolidación de rasgos de identidad

Y como objeto social:

• Llevar a cabo la formación integral de los estudiantes universitarios en las ramas de las ciencias técnicas, agropecuarias, económicas, sociales, humanísticas, Exactas y Naturales y de la Cultura Física.

• Llevar a cabo la formación académica de postgrado y de superación continua de los profesionales universitarios.

• Desarrollar la investigación científica como elemento consustancial de educación superior, en coordinación con el ministerio de Ciencia, Tecnología y Medioambiente.

• Promover, difundir y encauzar la influencia e interacción creadora del Centro en la vida social del país, mediante la extensión de la cultura universitaria.

• Dirigir y controlar la preparación y superación de los cuadros y sus reservas en coordinación con los Organismos de Administración Central del Estado y los gobiernos territoriales, acorde con la política trazada por el Gobierno.

• Realizar la comercialización mayorista de equipos, productos y subproductos como resultado de las investigaciones realizadas en moneda nacional.

• Brindar servicios de impresión de libros, folletos, materiales, grabaciones en discos compactos y reproducciones de libros, todo ello de temas educacionales, en moneda nacional.

• Prestar servicios de instalaciones de redes electrónicas en moneda nacional.

• Brindar servicios científicos técnicos asociados a las ciencias específicas en moneda nacional.

Datos Generales de la Empresa.

2.1 Breve Reseña Histórica y Caracterización de la Universidad de Granma.

Con el objetivo de responder a las exigencias del desarrollo agropecuario de la región oriental del país fue constituida la Facultad de Ciencias Agropecuarias de la Universidad de Oriente, en el curso 1967-1968 con la carrera de Ingeniería Agronómica, más tarde el horizonte de esta facultad se fue ampliando con la apertura en el curso 1970-1971 de la carrera de Medicina Veterinaria y un poco después en 1973-1974 se comenzó la formación de Ingenieros Pecuarios. Inicialmente, en 1969-1970 comenzaron los Cursos para Trabajadores en la carrera de Agronomía y con posterioridad Pecuaria en el curso 1973-1974 y Veterinaria en el 1975-1976.

De esta forma y con la estructura anterior, surgió en 1976 El Instituto de Ciencias Agropecuarias de Bayamo (ISCAB) como centro independiente, adscrito al también naciente Ministerio de Educación Superior (MES) y concebido como el Centro de Educación Superior (CES) Agropecuario del Oriente cubano, siendo parte del proceso de perfeccionamiento de la educación superior, mediante la Ley No. 1306 de fecha 28 de julio de ese año.

Inicia sus actividades el 1ro. de septiembre y fue oficialmente inaugurado el 10 de diciembre del propio 1976, funcionando con esa denominación hasta el 8 de agosto de 1998, fecha en que deviene La Universidad de Granma, mediante el Acuerdo No. 3186 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, como parte de la continuidad del perfeccionamiento de la educación superior y en el año 2016 con el proceso de integración de añade a la universidad la Facultad de Cultura Física y el Pedagógico.

Teniendo como misión que:

La Universidad de Granma contribuye al desarrollo político, económico y sociocultural de la provincia, respondiendo a las necesidades surgidas de la Batalla de Ideas y Programas de la Revolución, a través de la formación integral y la superación continua de profesionales y cuadros, promoviendo y desarrollando la ciencia, la innovación tecnológica y la cultura, apoyados en un clima participativo y de compromiso con la Patria.

Con una visión de:

Alcanzar resultados cualitativamente superiores en la formación de una cultura general integral, haciendo énfasis en la labor político ideológico, la formación de valores y en la preparación para la defensa de los estudiantes, profesores y su influencia en la sociedad.

Sistema de Contabilidad en uso.

El Sistema de Contabilidad en uso es el Sistema Nacional de Contabilidad General .La contabilidad se lleva de forma automatizada, en un sistema de trabajo titulado ASSETS-NS montado sobre SQL, Un sistema gestor de base de datos mucho más potente y menos vulnerable para las cuestiones de seguridad informática, donde el principio es cliente servidor, o sea, la base de dato está en un servidor al cual acceden todas las estaciones de trabajo y los datos no viajan por la red, sino la información, o sea no hay peligro de pérdida de información por alguna avería en la red, o falla de fluido eléctrico, estas son algunos elementos que lo diferencias de las anteriores ó primeras versiones.

Posibilita en control de inventarios perpetuos de múltiples almacenes y la generación automática de comprobantes de operaciones, ofrece un control estricto de las existencias, y disponibilidades de productos, así como de las cuentas por cobrar y pagar, realiza conciliaciones bancarias, submayores contables, plan de presupuesto, estados financieros y dispone además de amplia una gama de análisis y consultas que permiten realizar una buena toma de decisiones.

Se pueden realizar previas auditorias por los propios usuarios con el objetivo de erradicar posibles errores de compatibilidad de sus datos y eliminar los mismos antes del cierre de las operaciones.

El Sistema comprende los Módulos Siguientes:

• Inventarios

• Finanzas

• Activos Fijos Tangible

• Contabilidad

• Auditoría

• Utiles y herramientas

• Recursos Humanos

• Ayuda

AREAS DE RESULTADO CLAVE Y OBJETIVOS DE TRABAJO PARA EL CURSO

Teniendo en cuenta la misión y visión en la Universidad se han definido tres áreas de resultado clave con sus objetivos.

RESULTADO CLAVE 1:

PERFECCIONAMIENTO DE LA LABOR EDUCATIVA Y POLÍTICO-IDEOLÓGICA.

OBJETIVO:

Alcanzar niveles superiores en la labor educativa y el trabajo político-ideológico, conducentes a un mayor compromiso con la Revolución, participación consecuente y cabal cumplimiento de las misiones de la comunidad universitaria.

ÁREA DE RESULTADO CLAVE 2:

ELEVACION DE LA CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR.

OBJETIVO # 1:

Incrementar los niveles de calidad de los procesos sustantivos de la educación superior en todos los escenarios universitarios.

ÁREA DE RESULTADO CLAVE 3.

PERFECCIONAMIENTO DE LA GESTIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA.

OBJETIVO:

Asegurar con la calidad y racionalidad económico-financiera requeridas los procesos sustantivos según lo aprobado en el plan de la economía y el presupuesto, en correspondencia con la proyección económica 2011-2015.

ARC # 3 GESTION ECONOMICA Y ASEGURAMIENTO MATERIAL

OBJETIVO ESPECIFICOS A TRATAR EN LA GESTION ECONOMICO FINANCIERA.

La gestión económica financiera de la organización
obtiene resultados destacados, con un correcto uso del gasto público
y avances reconocidos en el programa de preparación para la acreditación
de la gestión económica financiera. Los planes de prevención
y de control interno son parte de los procesos universitarios con resultados
demostrados en las verificaciones externas recibidas.

Criterios de medida:

• 1. Se logra avanzar en al menos el 50 % de las acciones contenidas
  dentro del programa de preparación para la evaluación y acreditación
  de la gestión económica financiera, en no menos del 45 % de
  las unidades Organizativas (10 puntos).

• 2.  Se obtienen resultados favorables en el 100% de las verificaciones
  externas realizadas (50 puntos)

• 3. Se ejecuta el presupuesto con la máxima racionalidad y ahorro,
  de acuerdo al plan y a las cifras límites y directivas aprobadas
  (20 puntos)

• 4. Mantener una política de pagos sana y actualizada que tribute
  a un incremento de los niveles de gestión Económica y Financiera.
  (10 puntos)

5.- Mantener la Contabilidad actualizada. (10 puntos)

OBJETIVO DE ASEGURAMIENTO MATERIAL Y FINANCIERO

Mantener el perfeccionamiento continuo del proceso de planificación,
incrementando la integralidad y previsión, de modo que permita fijar
las demandas de recursos materiales y financieros en el plan de la economía
para el aseguramiento de los procesos sustantivos de servicios y el mejoramiento
de las condiciones de estudio, trabajo y vida de la comunidad universitaria.
Se logran ahorros por la aplicación del programa para el uso eficiente
de energía.

Criterios de medida:

• 1. El 100% de las Unidades Organizativas elaboran sus propuestas del
  plan de la economía, cumpliendo las indicaciones y el cronograma
  establecido y fortaleciendo el proceso de discusión en las asambleas
  de trabajadores.(20 puntos)

• 2. Se logra contratar con los suministradores, el 100% del financiamiento
  central por crédito asignado en el plan y se ejecuta más del
  80 % del financiamiento central líquido, de los ingresos propios
  y de los proyectos internacionales y donativos (20 puntos)

• 3. Se pone en explotación el 96 % de los recursos recibidos
  de financiamiento central y los obtenidos mediante crédito. (20
  puntos).

• 4. La aplicación del Sistema de Gestión Total Eficiente
  de Energía (SGTEE), permite lograr los ahorros previstos en cada
  uno de los portadores energéticos (25 puntos).

• 5. Cumplir con el 90 % del plan de ingresos en CUC aprobado (15
  puntos)

FASE DE PLANIFICACIÓN:

Evaluación del Sistema de Control Interno.

El Control Interno es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y la eficacia. Es el desarrollo de nuevos términos relacionados con el control interno a diferencia de lo que solo se identificaba , es decir solo contable, debe establecer sus acciones y medidas y debe cumplirse por todas personas involucradas y responsabilizada con su funcionamiento, es un proceso como un medio para lograr un fin , lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, en cada área la persona indicada es responsable ante su jefe inmediato, en el cual participan todos los trabajadores de la entidad en dependencia de la categoría ocupacional dando cumplimiento a los objetivos , los trabajadores se caracterizan por ser competentes profesionales , tienen pleno dominio de los objetivos e importancia del control interno.

Los Componentes que intervienen en el sistema de control interno son
los siguientes:

• 1. Ambiente de Control.

• 2. Evaluación de Riesgos.

• 3. Actividades de Control.

• 4. Información y Comunicación.

• 5. Supervisión y Monitoreo.

Existe Efectividad y Eficiencia de todas las operaciones, la contabilidad refleja los hechos Económicos, en estos momentos la contabilidad de la universidad se encuentra certifica y los resultados obtenidos de forma general son positivos. Se cumple con las normas y regulaciones vigentes.

Luego de haber aplicado el cuestionario de control interno pudimos llegar a los siguientes resultados:

Ambiente de control

El Componente Ambiente de Control del Sistema de Control Interno se encuentra diseñado e implementado, con normas que lo conforman y que garantizan su adecuado funcionamiento. Ha podido comprobarse la existencia Integridad y Valores Éticos, manifestados en la existencia normativa que rigen las políticas, regulaciones y reglamentaciones del CES, a cumplir por los miembros de su comunidad, entre los que se encuentra el reglamento Disciplinario Interno, Código de Ética de los Cuadros, políticas para la captación y selección del personal, Plan de Prevención para el enfrentamiento a indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción. Plan de Seguridad Informática y Código de Ética para el uso de las tecnologías de la Información.

Las políticas de captación, selección y contratación del personal garantizan el cumplimiento de los requisitos de competencia profesional mediante el análisis de requisitos de idoneidad demostradas. Las funciones y responsabilidades se definen en el diseño y contenido de los puestos de trabajo, desarrollándose además planes de capacitación o acciones de superación para el personal considerando las necesidades financieras y materiales para el logro de estos.

Se evidencia un clima de confianza y transparencia en la comunicación y cooperación entre miembros del Consejo de Dirección. Los jefes de las áreas y sus trabajadores permitiendo el análisis de los temas de importancia en el consejo o áreas, sin restricciones independientemente del tema que se trate.

La institución cuenta con una estructura organizativa que posibilita el cumplimiento de la misión, formalizada en un organigrama que describe la misma por unidad organizativa, que además constituye el marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades son planeadas, efectuadas y controladas. El organigrama se ha completado con manuales de normas y procedimientos asignado responsabilidades por las acciones que se desarrollan, estableciendo relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de estos.

Se encuentra constituido el Comité de Control Interno, presididos por el Lic. Ivan Ramírez quien desempeña la función del Jefe de Grupo de Auditores Internos, Este comité cuenta con documentos que rigen su misión, funciones, objetivos, obligaciones, entre otros aspectos que permiten la vigilancia del Sistema de Control Interno e incluir mejoras al mismo de forma continua. Sus miembros generan respeto por su capacidad y trayectoria integral, cuenta con un apropiado grado de conocimiento y experiencia, que apoyan a la dirección con su guía y supervisión constante.

Evaluación de Riesgo

• Los Riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización, están identificados tanto los internos como los externos y se trabaja en la actualización de estos, aplicando lo establecido en la Resolución 13/2006 del extinto Ministerio de Auditoria y Control.

• Se modifican los controles establecidos, a partir del seguimiento y evaluación de la variación de los riesgos.

Actividad de control

• Se adoptan medidas cuando se detectan deficiencias y violaciones, fijando la responsabilidad en quién corresponda.

• Está definida la relación entre los diversos puestos de trabajo y por cada área, cumpliendo la separación de funciones y asignación de responsabilidades.

• Están definidas las firmas autorizadas para las diferentes operaciones que se realizan en la entidad.

• No existen diferencias entre los Estados Financieros emitidos, la documentación primaria y los submayores contables existente por cada una de las operaciones realizadas.

• Los niveles de acceso están bien definidos en cada una de las áreas de la universidad y en específico en la dirección Económica.

• Se crean todas las condiciones de control que permitan a la dirección obtener una seguridad razonable de los recursos con que cuenta para el aseguramiento de sus actividades.

• No existe un plan de rotación del personal que tiene a cargo las tareas con mayor probabilidad de comisión de irregularidades.

• Se liquida el consumo de combustible dentro del mes y mediante los vales que emiten los serví centros o por documentos de entrega- liquidación que confecciona la entidad, al que se le adjunta dichos vales.

• Se realizan los inventarios físicos periódicos del 10% en cada uno los almacenes existentes.

• Se realizan los arqueos a caja de forma sorpresiva y al finalizar cada mes.

• Se realizan los depósitos y reintegros dentro de los términos establecidos.

• El sistema contable en uso está certificado por el Ministerio de Finanzas y Precio y por la Contraloría.

• Entrega en las fechas establecidas de la información financiera y de gestión a los órganos y organismos externos, según lo establecido en la legislación vigente.

• Tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.

• Se elaboran las Notas a los Estados Financieros (Memoria), acorde con las Normas Cubanas de Contabilidad.

La Estructura del Control Interno y de todas las transacciones y hechos económicos están claramente documentados y estos registros se encuentran disponibles para su verificación.

Información y Comunicación

• La información que se genera en la entidad permite a los dirigentes u funcionarios de la entidad tomar correctas decisiones.

• Se conocen los flujos de información que permiten conocer su origen y destino pero los mismos no están soportados en copias duras.

• La información que se elabora tiene vinculación con la Planificación Estratégica, el cumplimiento del objeto social aprobado y las funciones de la entidad.

• Existe una estrategia de comunicación que presenta un grado de apertura y eficacia adecuado a las necesidades de información interna y externa, este proceso apoya la difusión y sustentación de sus valores éticos, así como la misión, políticas, objetivos y resultados de gestión.

Supervisión y monitoreo

Para valorar el desempeño integral de la empresa se realiza el Monitoreo tomándose las medidas preventivas y enfrentando las deficiencias detectadas.

• El Sistema de Control Interno en monitoreado y evaluado permanentemente a través del Comité de Control y mediante el equipo de auditores internos del CES, llevando a cabo sus funciones de prevención, minimizando la posibilidad de ocurrencia de hechos que generen pérdidas o incidentes costoso desde el punto de vista financiero y humano. El funcionamiento del Comité de Control garantiza el cumplimiento de los objetivos del Control Interno, existiendo certeza razonable de que pueden prevenirse o descubrirse oportunamente errores, irregularidades o fraudes.

• Se realizan auditorías internas para evaluar el Sistema de Control Interno y existe evidencia documental de dichas acciones.

• Contribuye el Sistema de Control Interno al logro de la economía, eficiencia y eficacia de la entidad.

• Se cumplen las recomendaciones dadas por los auditores internos y externos con el objetivo de fortalecer el control interno de la entidad.

• Se concilian los resultados de la Auditoría con los puntos vulnerables identificados en el Plan de Prevención para corroborar el cumplimiento o no de las medidas previstas por los responsables.

FASE DE EJECUCION:

Después de, analizar y evaluar el sistema de control interno nos adentramos en los términos financieros relacionados específicamente con la partida de Ingresos.

CICLO DE INGRESOS

Abarca las transacciones referidas tanto a los ingresos ordinarios relacionados con las actividades principales de la entidad como otros ingresos o subvenciones recibidos por otras actividades o el Presupuesto.

Los ingresos realizado por la Universidad de Granma están aprobados dentro del objeto social de la misma y su planificación está realizada de igual forma.

Dentro de principales ingresos que tiene la universidad se encuentran:

• Recaudación de Comedor Obrero

• Transporte Obrero

• Eventos

• Venta de productos ociosos.

Partes: 1, 2