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Diseño de un sistema integrado de gestión, tipesa



Partes: 1, 2

  1. Resumen
  2. Introducción
  3. El problema
  4. Generalidades de la empresa
  5. Marco teórico
  6. Marco metodológico
  7. Situacion actual
  8. Situacion propuesta
  9. Conclusiones
  10. Recomendaciones
  11. Bibliografía

Resumen

En el siguiente trabajo se presenta el Diseño de un sistema integrado de gestión de calidad según las normas ISO 9001-2000, ISO 14001 Y OSHAS 18001 para TIPESA C.A. Para esto se planteó una metodología basada en revisión de documentación existente y aplicación de cuestionarios de auditoria interna para el diagnóstico de la situación actual. El objeto del desarrollo es documentar los aspectos referidos en la norma para el establecimiento de un sistema de gestión integrado de calidad, como lo son caracterización de la empresa, mapa de procesos, políticas de calidad, objetivos de calidad, y manuales de calidad, enfocados al sistema de gestión de calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional. Este trabajo recopila la información teórica, análisis y propuestas de los elementos involucrados en la gestión y ejecución de las actividades descritas para cada proceso.

Palabras Claves: ISO 9001-2000, ISO 14001, OSHAS 18001, Manuales, Sistema Integrado de Gestión, Calidad, TIPESA, C.A.

Introducción

Actualmente, las organizaciones están decidiendo adoptar un sistema integrado de gestión en sus procesos, debido a diversos factores, que están dirigidos a que el personal que está involucrado trabaje en función del logro de un producto de calidad para la óptima satisfacción de los clientes, bajo condiciones y compromisos organizacionales previamente establecidos.

Un sistema integrado de gestión es aquel que agrupa el cumplimiento y las exigencias de lo establecido por las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, referidas a la calidad, al ambiente y a la seguridad y salud ocupacional.

La implementación de un Sistema Integrado de Gestión permite a la organización demostrar su compromiso hacia todas las partes interesadas en la misma y no solo hacia el cliente. Pues un Sistema Integrado de Gestión cubre todos los aspectos del negocio, desde la calidad del producto y el servicio al cliente, hasta el mantenimiento de las operaciones dentro de una situación de desempeño ambiental y de seguridad y salud ocupacional aceptables. En la empresa talleres industrial PESA C.A (TIPESA), ha surgido la iniciativa del logro de la adecuación de sus procesos a lo establecido por las tres normas anteriormente mencionadas, lo cual posicionaría a esta organización en estándares de calidad elevados, haciéndola más competitiva en el mercado en el que se desenvuelve.

Este trabajo tiene como objetivo principal el diseño de un sistema de gestión integrado para la empresa TIPESA C.A. Para ello, se plantea una metodología comprendida en dos fases, la primera como un estudio evaluativo de la situación actual de la Gestión de la empresa, y la segunda como una investigación no experimental del tipo aplicada, ya que se empleó como marco de referencia lo estipulado en las normas. En este Trabajo de Grado se presentan estructuralmente el siguiente contenido producto del resultado de la investigación realizada en los siguientes capítulos. En el Capítulo I: se exponen el problema objeto de la investigación. En el Capítulo II: se presenta una breve descripción de la empresa. En el Capítulo III: se explican los aspectos teóricos necesarios en el desarrollo de ésta investigación. En el Capítulo IV: se presenta el diseño metodológico a seguir en la investigación. En el Capítulo V: La descripción ó diagnóstico de la Situación actual. En el Capítulo VI: La Situación Propuesta, y finalmente se presenta las Conclusiones, Recomendaciones y Bibliografía utilizada para la elaboración de esta temática de investigación.

CAPÍTULO I

El problema

En el presente capítulo se realiza una descripción del problema objeto de estudio, su justificación, importancia y objetivos que serán planteados para la solución de dicho problema. También se hace referencia a las posibles limitaciones que se puedan presentar durante la realización del mismo.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Debido al crecimiento de la competitividad, las organizaciones tienden a implantar sistemas de gestión hacia determinadas actividades (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo y otras), con vista a una mayor organización, dirección y control de las mismas, como una forma de brindar productos y/o servicios de excelencia que no afecten el medio ambiente, la seguridad y salud de los trabajadores, así como a ganar en imagen y eliminar las posibles barreras que existen en el mercado ya que cada día se hace más competitivo. Hasta hace muy poco tiempo las funciones de calidad, medio ambiente y seguridad han seguido un desarrollo independiente y paralelo en el mundo industrial. Así, en muchas organizaciones la seguridad sigue dependiendo de recursos humanos, mientras que la calidad lo hace de operaciones, y medio ambiente se ubica en áreas técnicas.

Existen muchas similitudes entre los conceptos de Gestión de la Calidad (ISO 9001-2000), Gestión Ambiental (ISO 14001), y Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales (OHSAS 18001), porque los principios de una buena gestión son los mismos, así como sus implantaciones y puntos normativos. Ahora, específicamente en "Talleres Industriales PESA, C.A", empresa caracterizada por ofrecer servicios relacionados con la prestación de obras y/o servicios de mantenimiento, fabricación y reconstrucción de caldería, estructuras metálicas, armado de conjuntos y/o componentes de equipo industriales y taller mecanizado, ha tenido la iniciativa de lograr el Diseño e Implementación de un Sistema Integrado de Gestión, en base a las normas mencionadas anteriormente y debido a que la ejecución de las actividades propias de esta empresa se realizan bajo el enfoque en procesos.

Este sistema de gestión puede planificar separadamente los distintos aspectos de cada proceso para luego ser aplicados individual y sucesivamente por cada una de las áreas de la empresa "Talleres Industriales PESA, C.A"; o planificar de forma simultánea los diferentes aspectos de cada uno de los procesos y que todos ellos formen parte de un sistema conjunto de gestión que considere tres de las posibles perspectivas de gestión de la empresa, como son las correspondientes a calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales, teniendo en cuenta que el procedimiento utilizado no ha de partir de un único sistema, sino de la integración de los que afectan a estas tres normas.

2. ALCANCE El presente trabajo de investigación abarcará los pasos necesarios para el diseño de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) en la Empresa "Talleres Industriales PESA, C.A. TIPESA", utilizando como instrumentos las Normas ISO 9001-2000, ISO 14001 y OHSAS 18001, referidas a Sistemas de Calidad, Gestión Ambiental, y Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional respectivamente.

3. DELIMITACIONES Dada su naturaleza, el proyecto estará enfocado principalmente en las Coordinaciones de Control de Gestión e Higiene y Seguridad Ambiental de la empresa "Talleres Industriales PESA, C.A. TIPESA",

4. LIMITACIONES Las limitaciones que podrían condicionar el buen desarrollo de este proyecto, están íntimamente ligadas al tiempo empleado para la recolección de la información, así como también a la disposición de las diferentes Coordinaciones de Control de Gestión e Higiene y Seguridad Ambiental para suministrar la elaboración del diseño del Sistema Integrado de Gestión para la empresa "Talleres Industriales PESA, C.A. TIPESA",

5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA Este proyecto encuentra su justificación en la necesidad e iniciativa por parte de la empresa para el logro de la mejora continua de sus procesos, adecuándolos a las normas de calidad, salud ocupacional, e higiene y seguridad industrial actualmente vigentes en el país. La importancia del mismo radica en el hecho de la evaluación del sistema actual de los procesos, la detección de las mejoras para el logro de el Diseño del Sistema Integrado de Gestión en la empresa "Talleres Industriales PESA, C.A. TIPESA", lo cual impactará positivamente en el modo de ejecución de las actividades y en el servicio actualmente prestado a las empresas y a la comunidad en general.

El logro de tal diseño beneficiaría en gran medida a la empresa, debido a que contará con una herramienta de mejoramiento continuo, lo que se vería reflejado en su productividad, mejora de procesos, calidad de servicios, entre otros.

6. OBJETIVOS Para el desarrollo de este trabajo, se van llevar a cabo los siguientes objetivos:

6.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema integrado de gestión de calidad, ambiente, salud ocupacional, higiene y seguridad industrial en base a las normas ISO 9001-2000, ISO 14001 y OSHAS 18001, en la empresa "Talleres Industriales Pesa, C.A. (TIPESA).

6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

  • 1. Analizar las Normas ISO 9001-2000, ISO 14001 y OSHAS 18001 relacionados con los sistemas actuales utilizados en la empresa.

  • 2. Diagnosticar la Situación actual de los procesos de la empresa en función a las cláusulas enmarcadas en las normas ISO 9001-2000, ISO 14001 y OSHAS 18001, mediante la aplicación de cuestionarios.

  • 3. Analizar los resultados obtenidos de los cuestionarios aplicados con la finalidad de calcular las brechas existentes entre las situaciones actuales y las idealizadas establecidas por las normas.

  • 4. Evaluar los aspectos ambientales en los procesos desarrollados por la empresa.

  • 5. Identificar oportunidades de mejoras en los procesos de la empresa relacionados con el sistema de gestión de calidad, salud ocupacional e higiene y seguridad industrial.

  • 6. Elaborar manuales, documentos y formularios respectivos bajo los requerimientos de la empresa en función a lo establecido en las normas.

CAPÍTULO II

Generalidades de la empresa

El presente capítulo contempla la descripción de la empresa TIPESA C.A, entre las cuales se resalta su visión, misión, estructura organizativa y objetivos.

1. GENERALIDADES TIPESA, es una empresa de construcción metalmecánica creada en Ciudad Guayana en Noviembre de 1974, con el nombre de: TALLERES INDUSTRIALES PESA C.A. Se encuentra orientada principalmente a la prestación de obras y/o servicios de mantenimiento, fabricación y reconstrucción de caldería, estructuras metálicas, armado de conjuntos y/o componentes de equipos industriales y taller mecanizado.

A tal fin dispone de una amplia estructura de recursos y equipos metalmecánicos en los talleres de: Mecanizado, caldería y armado, contando a su vez los recursos humanos (Artesanales, Técnicos y Administrativos) formados en Guayana con gran experiencia. Así contribuyes al desarrollo industrial de Guayana, satisfaciendo en condiciones de: oportunidad, calidad y costos competitivos parte de las necesidades del ramo en la zona del Hierro, generando a su vez dividendos para sus accionistas.

2. OBJETIVOS DE CALIDAD La empresa TIPESA, C.A. tiene como objetivos de calidad los siguientes:

a.- Mantener un sistema de calidad actualizado a través de audiciones y revisiones del mismo. b.- Revisar de forma metódica cualquier cambio de especificaciones que pudiera afectar la calidad final del producto.

c.- Cumplir estrictamente las especificaciones del cliente durante la manufactura, despacho e instalación de un producto o prestación del servicio.

d.- Seleccionar de forma objetiva a los proveedores de la empresa.

e.- Informar al cliente acerca del uso y mantenimiento apropiado del producto.

f.- Adiestrar al personal en todo lo referente a la calidad a fin de concienciar en este sentido.

3. POLÍTICA DE CALIDAD La empresa TIPESA, C.A. tiene como política de calidad la fabricación de piezas mecánicas bajo diseño y prestación de servicios de mantenimiento bajo las normas nacionales e internacionales pertinentes, los dibujos y las especificaciones particulares de los clientes, así como la difusión y revisión permanente de su sistema de calidad, a objeto de lograr y mantener la más alta confiabilidad de sus productos y servicios.

4. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA GESTIÓN DE CALIDAD a.- Crear constancia en el propósito de mejorar el servicio, con el objetivo de llegar a ser competitivos y permanecer en el mercado. b.- Adoptar nuevas filosofías, el nivel más alto de la gerencia debe asumir el reto de lograr la calidad integral de la responsabilidad y liderazgo.

c.- Dejar de depender de la inspección para lograr la calidad. Eliminar la necesidad de inspección en masa, incorporando en primer lugar la calidad dentro del proceso.

d.- Mejorar constantemente el sistema de producción y servicios, para mejora calidad, productividad, y así reducir los costos.

e.- Establecer los sistemas que garanticen la escogencia de proveedores confiables a fin de asegurar la calidad del suministro.

5. ACTIVIDAD PRINCIPAL Orientada principalmente a la prestación de obras y/o servicios de mantenimiento, fabricación y reconstrucción de caldería, estructuras metálicas, armado de conjuntos y/o componentes de equipos industriales y taller mecanizado.

6. INSTALACIONES Tiene sus oficinas administrativas y talleres en una construcción industrial de 6.736 m2, ubicada en la zona Industrial Unare II, Calle IPIRE, Puerto Ordaz – Estado Bolívar.

7. MAQUINARIAS Y EQUIPOS La empresa esta conformada por una amplia estructura de recursos y equipos metalmecánicos tales como: Fresadoras, Madrinadoras, Tornos paralelos, taladros radiales y de columna, pantógrafo de control numérico, maquinas de soldar eléctricas, Microwire, Arco Sumergido, Cilindradora, Cizalla Hidráulica, Dobladora Hidráulica, Grúas Puentes, Equipos de Medición y Control.

8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

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Fuente: Manual de Organización TIPESA (2008) Figura

1. Estructura Organizativa de Talleres Industriales Pesa, C.A. (TIPESA) 8.1 JUNTA DIRECTIVA

Constituye el órgano de mayor autoridad y representatividad de la empresa, funcionando como un ente colegiado para todas las decisiones o cursos de acción que deba tomar TIPESA, C.A. Esta autoridad es ejecutada a través del Director Gerente.

8.2. DIRECTOR GERENTE Es el órgano ejecutivo representativo de la Junta Directiva. Tiene autoridad y responsabilidad suficientes para asegurar que las políticas de la empresa sean implantadas y mantenidas.

8.3. DIRECCIONES TÉCNICAS Ente organizativo encargado de la supervisión general de las actividades administrativas y operativas de la Empresa: Las principales responsabilidades son:

  • 1. Establecer políticas Generales y lineamientos a ser cumplidos por las demás que conforman la organización.

  • 2. Planificar, dirigir, supervisar y controlar las actividades de los Departamentos de Administración, Departamento de Control/Calidad, Jefe de Taller y Sala Técnica.

  • 3. Mantener una marcha ascendente en la instalación de los nuevos métodos y revisar periódicamente sobre bases comparativas la efectividad de los sistemas de producción.

  • 4. Participar en la toma de decisiones en cuanto a los cambios que efectúa la estructura organizativa, y en el nombramiento o rotación del Personal clave para la Empresa.

  • 5. Desarrollar estrategias para la provisión de materia prima e insumos para la producción de mantenimiento y servicio.

  • 6. Informar a la Junta Directiva de la empresa, sobre todas las actividades efectuadas.

  • 7. Cuando los requerimientos así lo exijan, se apoya en asesoría externa en el área legal, contable o técnica.

  • 8.  Ejercer la representación de la Empresa en sus negocios con terceros y en su defensa ante cualquier instancia.

8.4. SALA TÉCNICA Es una unidad auxiliar de las Direcciones Técnicas, dentro del Proceso Productivo y el Sistema de Calidad; coordina diversas funciones interrelacionadas, cuya planificación, coordinación y ejecución están a cargo del jefe de la Sala Técnica quien realiza la revisión de especificaciones, análisis de licitaciones, pedidos y procesos. Elaboración de ordenes de Trabajo y modificaciones en la misma, mantener relación con los clientes, proveedores y consultores con referencia a normas y especificaciones de productos y servicios.

8.5. DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN Debe garantizar la ejecución eficiente de las actividades operativas de la empresa que permitan la elaboración de los productos y prestación de los servicios, de acuerdo con las especificaciones exigidas por el cliente en las mejores condiciones de calidad, costo, oportunidad, productividad, implantación de los programas de mantenimientos y disponibilidad de las máquinas y equipos en general.

8.6. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Tiene por misión la ejecución de las actividades vinculadas a la administración contable, financiera y del personal de la Empresa; de acuerdo a las políticas establecidas y lineamientos recibidos.

8.7. DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD Es la unidad responsable de la calidad en todas y cada una de las etapas o fases del proceso productivo debiendo conocer todos los requerimientos del producto o servicio, sus capacidades, niveles de concordancia y conformidad. Tiene bajo su responsabilidad la selección y mantenimiento de las máquinas y equipos en general.

8.8. COMITÉ DE CALIDAD Es el ente organizativo que se crea como una estrategia de integración de esfuerzos de las distintas instancias de la Empresa que tiene por misión, garantizar la evaluación de la gestión productiva y su programa de calidad. Sus miembros tienen un carácter AD-HOC, permitiendo el apoyo funcional en las áreas de Control de Calidad, Producción Administración Mantenimiento y almacén. Están integrados por las Direcciones General y Técnicas y los Departamentos Administración, producción, Control de Calidad y Sala Técnica.

8.9. COMITÉ DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Es la instancia que se crea conforme a los artículos nº 35 y 36 de la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente del Trabajo, INPSASEL. Al constituir el Comité de Higiene y Seguridad Industrial, de acuerdo a lo especificado en la Norma COVENIN 2.270-88, cuyo objetivo fundamental será: asistir y asesorar al empleador y a los trabajadores en la Toma de Acciones Preventivas y Correctivas en materia de Seguridad Industrial. Sus funciones deben estar descritas en el Acta Constitutiva del Comité de Higiene y Seguridad Industrial, así como el tiempo de duración y los miembros que la conforman.

CAPÍTULO III

Marco teórico

En el presente capítulo se realiza una descripción de los fundamentos teóricos que fueron de importancia para la realización del presente trabajo, describiendo cada uno de los puntos y términos que se consideraron necesarios al momento del desarrollo de este tema de investigación.

1 GESTIÓN DE LA CALIDAD – NORMA ISO 9000:2000 Un sistema de calidad es un mecanismo de regulación de la gestión de las organizaciones relacionado con la calidad de los productos o servicios suministrados, la economía de los procesos y rentabilidad de las operaciones, la satisfacción de los clientes y de las demás partes interesadas y la mejora continua de las anteriores particularidades. Asimismo, los sistemas de calidad están basados en dos principios fundamentales:

  • Programar previamente las actividades a realizar.

  • Controlar el cumplimiento de la programación.

Lo que se busca es conseguir la calidad de productos o servicios mediante la calidad de los procesos. Es decir, si se obtiene un producto de calidad mediante la puesta en práctica de un proceso definido, la repetición invariable de ese proceso debe dar lugar a productos de calidad, entendiendo por productos de calidad aquéllos que satisfacen plenamente las expectativas del cliente.

Un sistema de calidad será, por tanto, un conjunto de procedimientos que definan la mejor forma de realizar los productos y que puedan ser verificados. Para ello se han establecido ciertos modelos o normas internacionales que regulan las condiciones mínimas que deben cumplir dichos procedimientos, lo cual no significa que dichas condiciones no puedan ser superadas por voluntad de la organización o por exigencias concretas de sus clientes.

2 NORMA ISO 9000:2000 El crecimiento de la competitividad empresarial obligó a las organizaciones a idear e implementar nuevas y mejores prácticas empresariales relacionadas con la calidad. Estas prácticas, eran muy diversas y dificultaban el intercambio comercial de bienes y servicios entre los diferentes países por poseer cada uno características (costumbres, idioma, idiosincrasia, etc.) particulares y diferentes al resto de los demás países. Los países involucrados se vieron en la necesidad de crear un parámetro internacional que regule las prácticas organizativas y que permita un intercambio confiable de bienes y servicios de calidad. Es así que surgen las normas ISO 9000, como estándares que permiten seleccionar, implementar y mantener sistemas que aseguren realmente la calidad de los bienes producidos y que respalden el prestigio de unas empresas frente a otras.

La norma ISO 9000 contiene las directrices para seleccionar y utilizar las normas para el aseguramiento de la calidad, es decir, es la que permite seleccionar un modelo de aseguramiento de calidad, entre las que se describen las ISO 9001/9002/9003 que en la actualidad están siendo resumidas en lo que el ISO 9001.

La norma ISO 9004 establece directrices relativas a los factores técnicos, administrativos y humanos que afectan a la calidad del producto, es decir, establece directrices para la gestión de la calidad. La norma ISO 9004-2 establece directrices relativas a los factores técnicos, administrativos y humanos que afectan a la calidad de los servicios, es decir, se refiere especialmente a los servicio. Las normas ISO 9001/9002/9003 establecen requisitos de determinan que elementos tienen que comprender los sistemas de calidad, pero no es el propósito imponer uniformidad en los sistemas de calidad. Son genéricas e independientes de cualquier industria o sector económico concreto.

Las tres normas tienen igual introducción y antecedentes, pero en lo referido a los requisitos del sistema encontramos diferencias. La primera diferencia es relativa al número de temas abarcados, y la segunda es relativa a la exigencia. La más completa es la 9001 mientras que la 9003 es la mas escueta y sencilla.

Otra diferencia se encuentra en el objeto y campo de aplicación que se detalla a continuación:

  • ISO-9001: especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de calidad, aplicables cuando un contrato entre dos partes exige que se demuestre la capacidad de un proveedor en el diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio posventa del producto suministrado, con la finalidad de satisfacer al cliente.

  • ISO-9002: especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de calidad, aplicables cuando un contrato entre dos partes exige que se demuestre la capacidad de un proveedor en la producción, Instalación y servicio posventa del producto suministrado, con la finalidad de satisfacer al cliente.

  • ISO-9003: especifica los requisitos que debe cumplir un sistema de calidad, aplicables cuando un contrato entre dos partes exige que se demuestre la capacidad de un proveedor en la inspección, y ensayos finales del producto suministrado, con la finalidad de satisfacer al cliente.

Las normas ISO 9000 no implican la adopción de un Sistema Estándar de Gestión de la Calidad, menos la adopción de algún tipo de cultura organizacional o algún tipo de tecnología específica. Con el objetivo de que su adopción sea asequible a la mayoría de empresas del entorno, estas normas ofrecen amplia flexibilidad en su aplicación pues se pueden resumir en:

3 PRINCIPIOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD A continuación se muestran los principios de un sistema de gestión de calidad:

Enfoque al cliente Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los mismos, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas.

Liderazgo Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Los líderes deberían crear y mantener el ambiente interno adecuado para que el personal se involucre totalmente en el logro de los objetivos de la organización.

Participación de todo el personal El personal es la esencia de toda organización, su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.

Enfoque basado en procesos Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir la transformación de entradas (inputs) en salidas (outputs), se puede considerar como un proceso. Frecuentemente la salida de un proceso constituye directamente la entrada del siguiente proceso. Bajo este enfoque, los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso pues nos brinda la ventaja de tener control continuo sobre procesos individuales dentro del propio sistema de procesos, así como sobre su combinación e interacción.

Enfoque de sistema para la gestión La identificación, entendimiento y gestión de los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos.

Mejora continua La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de la misma. Es el punto fundamental y el que define la base y estructura de toda la Norma.

Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información para disminuir el riesgo de las mismas.

Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor La organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor, nunca valorada como una relación inferior-superior.

La mejora continua se convierte en el objetivo permanente del sistema para incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.

4 PROCESO DE IMPLANTACIÓN DE SGC-ISO 9000 A continuación se presenta el proceso de implantación de un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9000

  • Idea

El proceso de certificación se inicia con un diagnóstico de la situación actual de la empresa. En este sentido, se deben determinar cuáles son las condiciones de los sistemas de calidad existentes en ella identificando los puntos débiles. Asimismo, es necesario considerar el aspecto técnico del proceso de certificación, el aspecto económico implícito en el mismo y por último el aspecto humano. Sobre este último aspecto, es necesario crear en el personal un compromiso de mejora que lleve a la adopción de cambios culturales que orienten las nuevas prácticas hacia la calidad y la satisfacción del cliente.

  • Decisión

Todo comienza con la idea, pero si no se toma la decisión de llevar a cabo tal proyecto, jamás se verán resultados en la organización. En este sentido, es necesario un Plan Estratégico, que indique la forma de llevar a cabo este proceso que va desde elegir el Sistema de Gestión de la Calidad hasta la Empresa Certificadora. Posteriormente, es necesario manejar la información, difundirla y comprenderla en todos los niveles.

  • Compromiso

El compromiso de la empresa al asumir el proyecto es un reto que exige que todos los miembros involucrados realicen su labor como lo exige la certificación. Todo el trabajo caerá y se verá retrazado si alguno de ellos fallara:

  • Actuación

Dentro de la organización la información debe ser simple y entendible para todo el personal de una organización. El cronograma identificará las fechas de los eventos y la entrega de documentos a los auditores de la empresa certificadora. En esta etapa, el personal debe estar involucrado en el proyecto pues cada integrante de la organización, debe conocer la misión, las políticas y los objetivos del sistema de calidad para que en el caso de ser interrogado por algún auditor responda correctamente. Los puntos malos provenientes de respuestas que denoten ignorancia o desinterés restan nota a la calificación para la certificación.

  • Control

En esta etapa se debe verificar si lo realizado realmente se ajusta a lo previsto. Es necesario tener una actitud activa de análisis que permita identificar las causas que originan las desviaciones existentes (si es que las hay) y tomar acciones correctivas al respecto de las mismas. Para realizar el control del sistema de calidad normalmente se utilizan auditorias internas las cuales son llevadas a cabo por un equipo de certificación. Sin embargo, es necesario tener en cuenta el factor humano, pues el control de un verdadero sistema recae en la participación activa de todas las partes involucradas en él.

  • Mejora Continua

La mejora continua no se da por sí sola, es todo un trabajo que puede ser el comienzo de un gran cambio y que involucra a todos los miembros de la organización. Una vez cumplida esta parte, se realizan las auditorías por parte de la Empresa Certificadora. La empresa puede y debe realizar una Preauditoría de Certificación que a manera de ensayo final, permite enmendar todos los errores que el nuevo sistema de calidad implantado pueda presentar antes de la evaluación formal realizada ya por la Empresa Certificadora.

5 CONTENIDO DE LA COVENIN-ISO 9001:2000

  • ALCANCE

  • REFERENCIAS NORMATIVAS

  • TERMINOS Y DEFINICIONES

  • SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

  • Requisitos Generales

Requisitos de la documentación

  • RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

  • Compromiso de la dirección

Enfoque al cliente

  • Política de la calidad

  • Planificación

  • Responsabilidad, autoridad y comunicación

  • Revisión por la dirección.

  • GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1. Provisión de los recursos 6.2. Recursos Humanos 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de trabajo 7. REALIZACION DEL PRODUCTO 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.3. Diseño y desarrollo 7.4. Compras 7.5. Producción y prestación del servicio 7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medición 8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA 8.1. Generalidades 8.2. Seguimiento y medición 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de datos 8.5. Mejora

6 CERTIFICACIÓN ISO 9001 La certificación en la norma ISO 9001, es un documento con validad legal, expedido por una entidad acreditada, y que certifica, que usted cumple las más estrictas normas de calidad, en aras a un mejora de la satisfacción del cliente. Hay dos tipos de certificaciones, de empresa y de producto. Estas últimas, solo tienen en cuenta la calidad técnica del producto. Y no la satisfacción del cliente, de la que se ocuparía la certificación de empresa. Si una empresa está certificada, todos sus productos lo están.

Las certificaciones ISO 9001:2000 de empresa, vienen a ser como un reconocimiento de que a la empresa, que tiene un coste elevado. Realmente le interesa el resultado de su trabajo, y la aceptación y satisfacción que este genera en el consumidor. Las certificaciones, son concedidas si se cumplen los requisitos determinados por la empresa y la compañía de certificación es garantía de calidad.

7 SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN Toda operación de tipo industrial está propensa a sufrir una serie de fallos, los cuales pueden tener efectos negativos en la calidad del producto, en la seguridad y la salud de los trabajadores, y en el ambiente. Aunque es posible también que, actividades que aumentan la calidad, repercutan negativamente en el ambiente y la salud de los trabajadores o viceversa.

En consecuencia, las empresas deben buscar alternativas que garanticen la seguridad y la protección del ambiente aumentando su vez la productividad y la calidad. Normalmente las empresas con sistemas de gestión de la calidad o ambientales implantados, son más receptivas a los sistemas de gestión de la seguridad y salud ocupacional.

La preparación de un sistema integrado de gestión de la calidad, gestión ambiental y gestión de la seguridad y salud laboral exige adoptar una táctica determinada, ya que, a pesar de que las normas correspondientes a cada uno de los aspectos ofrecen ciertas similitudes, no señalan una común metodología para el desarrollo de un sistema integrado, salvo el modelo PDCA de mejora continua.

Al momento de implementar un Sistema Integrado de Gestión deben tenerse en cuenta tres aspectos fundamentales: los organizativos, los dinámicos y los estáticos.

Los aspectos organizativos son los referidos a la descripción de la empresa y a la preparación del sistema. Definen los procesos que han de llevarse a cabo para que la organización cumpla sus fines, los objetivos que debe alcanzar y la forma como está estructurado el personal y los cuadros directivos, así como las condiciones de competencia y formación de dicho personal y las relaciones de comunicación internas.

Los aspectos dinámicos contemplan la preparación y ejecución de los procesos y son característicos de la gestión de calidad, ya que definen las actividades del personal, tanto en la realización de los trabajos como en el control de los resultados.

Los aspectos estáticos son característicos de la gestión ambiental y de la seguridad y salud ocupacional. Describen fundamentalmente la situación en que deben encontrarse las instalaciones a fin de que no sean agresivas para el personal ni para el entorno circundante y las protecciones que han de ser utilizadas para eliminar o disminuir dicha agresividad.

A continuación se enumeran la totalidad de los aspectos a considerar en el sistema, clasificados según las agrupaciones de aspectos que anteriormente se han nombrado:

Aspectos Organizativos

  • Identificación y secuencia de procesos

  • Definición de la organización y de su estructura

  • Política y compromiso de la dirección

  • Establecimiento de objetivos

  • Documentación del sistema

  • Comunicación y formación

Aspectos Dinámicos

  • Compras de productos y servicios

  • Diseño y requisitos del producto

  • Realización del producto

  • Medición y control de los procesos

  • Control del producto no conforme

  • Auditorias internas

  • Acciones de mejora

Aspectos Estáticos

  • Disposición y aplicación de recursos

  • Estado de la infraestructura y las instalaciones

  • Control de las emisiones y de los vertidos

  • Gestión de los residuos y de la inocuidad del producto

  • Análisis, evaluación y control de riesgos

  • Dotación de equipos de protección individuales

  • Estado de las máquinas y sus dispositivos de protección

En congruencia con los contenidos antes mencionados se debe desarrollar el Manual de Gestión Integrada teniendo en cuenta una secuencia parecida a la que se sigue en al implementación de las norma de calidad, ambientales o de seguridad y salud ocupacional. En este sentido una tentativa de índice para este manual podría quedar determinada como la siguiente:

8 CONDICIONANTES PARA LA INTEGRACIÓN En el proceso de integración será necesario tener en cuenta una serie de condicionantes que tendrán diferentes influencias en la gestión y a los que estará sujeta la organización empresarial. En este sentido podemos considerar los siguientes:

8.1 MARCO LEGISLATIVO OBLIGATORIO Y NORMATIVO VOLUNTARIO El marco legislativo obligatorio difiere para cada uno de los campos que se pretenden desarrollar. Lamentablemente, en nuestro país no existe un fuerte presión para el cuidado de la calidad, ambiente y seguridad y salud ocupacional por lo que gran parte de las regulaciones se producen por iniciativa empresarial, es decir, el marco normativo voluntario de cada empresa.

8.2 ENFOQUE ORGANIZACIONAL ACTUAL En calidad suele existir un responsable y un departamento de calidad, con un amplio desarrollo metodológico y una fuerte actividad verificadora de los productos y supervisora de los métodos. En ambiente suele existir un responsable con recursos compartidos con otras funciones y además solamente en sectores con alto impacto en el medio ambiente. En seguridad y salud se tiene un servicio de prevención ajeno o mixto que realiza las tareas de prevención, con una actividad centrada en la eliminación o minimización de riesgos, un enfoque más reactivo que preventivo y más táctico que estratégico y un menor nivel de integración en general.

8.3 ELEMENTOS ESPECÍFICOS QUE CONDICIENAN LA GESTIÓN EMPRESARIAL Por un lado en que la empresa debe obtener resultados rentables gestionando sus recursos, los cuales son siempre escasos y limitan el volumen del negocio, de una forma eficaz y eficiente.

9 ESTRUCTURA DE UN SISTEMA INTEGRADO Un sistema integrado de gestión podríamos representarlo mediante una estructura de árbol con un tronco común y tres ramas correspondientes a las tres áreas de gestión: calidad, ambiente y seguridad y salud ocupacional.

El tronco contendría el sistema de gestión común a las áreas especificadas, teniendo en cuenta todos los elementos, desde la política a la asignación de los recursos, etc., pasando por la planificación y el control de las actuaciones y terminando con la auditoria y la revisión del sistema. Cada rama específica de gestión recogería de forma complementaria las cuestiones particulares y peculiares que la incumben.

En general, las empresas con un sistema ya implantado podrían ampliar su sistema de gestión a otros campos, al menos en cuanto al tratamiento documental, con solo incrementar los documentos ya existentes, evitando las redundancias e incluyendo referencias cruzadas e interrelaciones entre los distintos elementos específicos de los diferentes sistemas.

Se recomienda la implantación de un sistema de acuerdo a un estándar que incluya las especificaciones para los tres sistemas de forma integrada. No obstante, no existe una norma ISO sobre Sistemas Integrados, salvo la Norma ISO 19011 sobre auditorias de calidad y ambiente. En cualquier caso, sería conveniente la existencia de una norma ISO para Sistemas Integrados de Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional, estas últimas representadas en las OHSAS 18000 muy parecidas al ISO 14000

10 IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO Una organización que quiera adoptar un Sistema Integrado de Gestión deberá considerar los siguientes aspectos:

  • La organización deberá conocerse internamente en profundidad, deberá conocer el entorno en que se encuentra y deberá tener objetivos claros con respecto a la sociedad y los resultados que espera.

  • En la implantación de un sistema integrado de gestión, cualquier organización encontrará un sin número de obstáculos relacionados con debilidades de la estructura de la misma, miedo a los cambios y un aumento inicial, inevitable, en los costos (que será menor si ya tiene implantado uno de los sistemas de gestión constitutivos).

  • Para iniciar la implantación de un sistema integrado de gestión, como para el caso de cualquier sistema de gestión individual, es indispensable el convencimiento de la dirección de la organización de que esto es beneficioso para la misma. Solamente si la dirección de la organización está convencida es aconsejable iniciar el largo y esforzado camino que se requiere.

  • La motivación primaria debe provenir de la firme convicción que la implantación del sistema integrado de gestión será beneficiosa en términos de rentabilidad a largo plazo y de desarrollo integral de la organización.

  • La obtención de la certificación de conformidad con normas por un organismo acreditador es, muchas veces, excesivamente enfatizada debiendo ser de importancia secundaria.

  • Es común pensar que la implantación de un sistema integrado de gestión solamente es fácil en las organizaciones grandes, puesto que implica disponer de documentación elaborada que parece no ser practicable en las organizaciones pequeñas. Este concepto es erróneo y debe ser corregido.

11 PLAN DE IMPLANTACIÓN La adopción y puesta en marcha del Sistema de Gestión Integrado involucra lograr superar una serie de etapas secuénciales hasta llegar a su estado de plena operatividad. Resulta fundamental garantizar que el sistema elegido se adapte a las condiciones de la operación en cuanto al sitio, el tamaño de la empresa y la diversidad y complejidad de las operaciones. Las Normas no están escritas para establecer el cómo debe funcionar el sistema, sino más bien el qué debe contemplar cada uno de sus elementos. En este sentido, las normas otorgan flexibilidad a las organizaciones al momento de implementar sistemas, mas requieren que los objetivos buscados con cada una de ellas se cumplan a cabalidad.

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