Presupuestos
DEFINICIÓN: Un presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
FUNCIONES: *La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control Financiero de la organización. *El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o corregir las diferencias. *Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS: *Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: empresas, agencias gubernamentales, grandes multinacionales y pequeñas empresas. *Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. *Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables. *Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa. *Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. *Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de la empresa. *Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento.
OBJETIVO DE LOS PRESUPUESTOS: *Planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes. *Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. *Coordinar y relacionar las actividades de la empresa. *Lograr los resultados de las operaciones periódicas.
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS: Se pueden clasificar desde diversos puntos de vista: *Según flexibilidad. *Según periodo de tiempo que cubren. *Según el campo de aplicabilidad de la empresa. *Según el sector en el cual se utilicen. I. Según Flexibilidad; pueden ser Rígidos o Flexibles *RIGIDOS: son aquellos que se elaboran para un único nivel de actividad, y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa. Este se utilizaba antiguamente en el sector público. *FLEXIBLES: son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad, y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos. II. Según el periodo de tiempo; pueden ser a corto plazo o a largo plazo *A corto plazo: son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias. *A largo plazo: este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que generalmente adoptan grandes estados y grandes empresas. III. Según el campo de aplicación en la empresa; pueden ser de operación o financieros *OPERACION O ECONOMICOS: tiene en cuenta la planeación detallada de las actividades que se desarrollarán en el período siguiente al cual se elaboran, y su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar: 1) PRESUPUESTO DE VENTAS: generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. 2) PRESUPUESTO DE PRODUCCION: comúnmente se expresan en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales. 3) PRESUPUESTO DE COMPRAS: es el presupuesto que prevé las compras de materiales primas y/o mercancías que se harán durante determinado período. Generalmente se hacen en unidades y costos. 4) PRESUPUESTO DE COSTO – PRODUCCION: algunas veces esta información se incluye en el presupuesto de producción. Al comparar el costo de producción con el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad son adecuados. 5) PRESUPUESTO DE FLUJO DE EFECTIVO: es esencial en cualquier empresa. Debe ser preparado luego de que todos los demás hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. 6) PRESUPUESTO MAESTRO: este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Aglutina y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos". *FINANCIEROS: en estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance, hay de dos tipos de tesorería y de erogaciones capitalizables. a) PRESUPUESTO DE TESORERIA: tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de flujo de fondos, porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la empresa necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos, mensual o trimestralmente. b) PRESUPUESTO DE EROGACIONES CAPITALIZABLES: es el que controla las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo. IV. Según el sector de la economía en el que se utilizan; pueden ser del sector privado o público *PRESUPUESTOS DEL SECTOR PUBLICO: son los que involucran los planes, políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gasto e inversiones. *PRESUPUESTOS DEL SECTOR PRIVADO: son los usados por las empresas particulares, se conocen también como presupuestos empresariales, buscan planificar todas las actividades de una empresa.
Motivos del fracaso de la presupuestación
La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permiten medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. La presupuestación puede fracasar por diversas razones: A) Cuando solo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. B) Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de metas. C) Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización. D) Cuando no hay un buen nivel de comunicación, y por tanto se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestarias. E) Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. F) Cuando se tiene la ilusión de control; es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. G) Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación. H) Cuando no se siguen las políticas de la empresa u organización.
Preguntas y respuestas
1. ¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES ELEMENTOS DEL PRESUPUESTO?
Integrador. Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.
Coordinador. Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias.
Operaciones: uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.
Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:
Presupuesto de Efectivo.
Presupuesto de adiciones de activos.
Dentro de un periodo futuro determinado.
2. ¿CUALES SON LOS PASOS PARA LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO?
1. Costo del proyecto.
2. Estimación de los flujos de efectivo esperados del proyecto incluyendo la depreciación y el valor de rescate.
3. Estimación del grado de riesgo de los flujos de efectivo del proyecto.
4. Costo de capital apropiado al cual se deberán descontar los flujos de efectivo.
5. Valuar a VPN (calor presente neto), para obtener la estimación del valor de los activos para la empresa.
6. Comparar los VPNs con el costo de capital, para decidir sobre su rendimiento esperado.
3. ¿EXPLIQUE LAS DIVERSAS FORMAS DE DEUDA?
Es esencial algún esquema de clasificación para hacer frente a la casi infinita variedad de tipos de deuda de las empresas. A lo largo de varios capítulos examinaremos las diversas formas que adopta el endeudamiento empresarial. Aquí se expone una guía preliminar sobre las características distintivas más importantes.
Vencimiento. La deuda consolidada es aquella que es reembolsable en plazo superior a un año desde el momento de la emisión. La deuda que vence antes de un año se denomina deuda flotante o no consolidada y en el balance aparece como un pasivo circulante.
La deuda flotante es frecuentemente calificada como deuda a corto plazo y la deuda consolidada es calificada como deuda a largo plazo aunque es a todas luces arbitrario llamar a 364 días corto plazo y a 366 largo plazo (excepto en años bisiestos).
Hay obligaciones de empresas de casi todos los vencimientos imaginables. The Canadian Pacific Railroad ha emitido deuda perpetua, obligaciones sin vencimiento especificado. Pueden existir para siempre. En el otro extremo encontramos empresas que, literalmente, se endeudan de un día para otro, es decir, al plazo de un día.
Cláusulas de reembolso. En los préstamos a largo plazo la devolución se hace normalmente de una forma sucesiva, periódica, quizás después de un periodo inicial de gracia. Para obligaciones cotizadas en bolsa, se hace mediante un fondo de amortización de obligaciones. Cada año la empresa deposita una cantidad de dinero en un fondo que después es utilizado para cancelar las obligaciones.
Muchas empresas emiten deuda reservándose el derecho de rescatar anticipadamente la deuda, esto es, devolver el principal y retirar las obligaciones de una determinada emisión antes de la fecha final de vencimiento. Los precios del rescate anticipado se especifican en el momento de emisión de la deuda. Normalmente, a los prestamistas se les da un plazo de al menos cinco años de protección frente al rescate anticipado. Durante este periodo la empresa no puede adelantar el reembolso de las obligaciones.
Prelación. Algunos instrumentos de deuda están subordinados. En caso de impago, los prestamistas subordinados se sitúan detrás de los demás acreedores de la empresa. Los prestamistas subordinados acreditan un derecho no prioritario, que es satisfecho después de que lo hayan sido los acreedores prioritarios.
Cuando presta dinero a una empresa, puede suponer que tiene un derecho prioritario a menos que el acuerdo de deuda diga lo contrario. Sin embargo, esto no le coloca siempre en primera fila, puesto que tal empresa puede tener algunos de sus activos asignados específicamente como garantía para otros acreedores. Esto nos lleva a la siguiente clasificación.
Garantía. Hemos utilizado el término obligación para referirnos a todos los tipos de desuda de la empresa, pero en algunos contextos significa deuda garantizada frecuentemente, las obligaciones están garantizadas mediante hipotecas sobre la planea y equipo, y los títulos a largo plazo no garantizados son llamados obligaciones simples a largo plazo. En caso de impago, los tenedores de obligaciones hipotecarias tienen derecho preferente sobre los activos hipotecados; los inversores que tienen obligaciones simples a largo plazo tienen un derecho general sobre los activos no hipotecados, pero sólo un derecho subordinado sobre los activos hipotecados.
CASOS ILUSTRADOS Y PROBLEMA: CASO # 1: Como consecuencia de la crisis de la deuda de 1982 se desató una recesión que ha alcanzado hasta los años noventa en cuanto a préstamos para proyectos se refiere, sobre todo en lo que respecta a los países en desarrollo. Con el objeto de recuperar el flujo de capital para el financiamiento de proyectos, los abogados y los proveedores de fondos internacionales comenzaron a diseñar mecanismos jurídicos que permitieran: (1) proteger el dinero de los prestamistas; y (2) desarrollar alternativas más flexibles para los prestatarios que evitaran el incumplimiento ("default") de los préstamos. De esta manera se idean esquemas de financiamiento de proyectos donde el reembolso del préstamo deriva del éxito financiero del proyecto. El financiamiento privado autónomo de proyectos ("Project Financing"), desde el punto de vista de los países receptores de inversión, aparece como una alternativa para la ejecución y desarrollo de infraestructura pública en vista de la insuficiencia de recursos presupuestarios o capacidad crediticia por parte del Estado para la financiación de dichas obras en forma directa. Asimismo, el financiamiento privado permite el desarrollo de servicios públicos por empresas privadas con mayor experiencia y capacidad en la construcción y explotación de las mismas que el propio Estado. Bajo el esquema de financiamiento autónomo de proyectos ("Project Financing") se busca que el proyecto se financie por sí mismo. Es decir, que el proveedor de los fondos financieros para la construcción o explotación de la obra o servicio obtenga su recuperación a través de la rentabilidad que la misma obra o servicio público ofrece. En este mismo sentido se pretende que el Estado o el ente público concedente no suscriba fianzas u otorgue garantías en favor del financista del proyecto. Por esta razón es que se identifica a este tipo de esquemas de financiamiento como sin garantía ("Non Recourse") o de garantía limitada ("Limited Recourse"). En el esquema de "Project Financing", el constructor u operador de la obra o servicio busca el financiamiento de un prestamista o inversionista financiero quien hará depender el reembolso del crédito para la obra o servicio en el flujo de caja a producirse por la explotación de la misma. En este sentido, el banco o agente financiero incorporará mecanismos que funcionen como "cuasi-garantías", tomando en consideración el retorno que se derive de la operación de la obra o servicio. Esto con el objeto de permitir asegurar de alguna manera el reembolso de los fondos financieros, sin incorporar colaterales basados en garantías reales u otras formas comunes de garantizar préstamos. En vista de la relación directa del reembolso del préstamo con el éxito económico financiero del proyecto, el "Project Financing" se caracteriza por la existencia de una cadena interdependiente de relaciones contractuales. Dicha interrelación de obligaciones, como señalaremos más adelante, tiene como objetivo garantizar la culminación de la obra, la operación de la misma en forma rentable y el destino prioritario de los recursos obtenidos al pago de capital e intereses del financiamiento. Observemos entonces que este mecanismo de financiamiento establece una relación directa entre la provisión de fondos y el éxito comercial del proyecto. Por ello el proveedor de los recursos financieros deberá enmarcar su inversión bajo las formas jurídicas apropiadas que garanticen de la mejor manera el éxito del proyecto. CASO #2 Aquí tenemos otro caso en que el director financiero debería confiar en los precios del mercado. AI comienzo de 1977, cuatro filiales de A T &T se ofrecieron a recomprar unas obligaciones que se habían emitido en 1974, en un momento de altos tipos de interés. Las obligaciones de una emisión de Northwestern Bell tenían un cupón del 10 por ciento y un vencimiento a los cuarenta años. En otras palabras, Northwestern Bell había prometido pagar a los tenedores de las obligaciones 100 $ cada año por cada 1.000 $ recibidos a préstamo. Estos pagos por intereses continuarían durante cuarenta años, hasta el 2014, en cuyo momento la suma original tomada a préstamo seria devuelta. En el momento de la emisión, las obligaciones tenían un VAN igual a cero. El tipo de interés razonable en ese momento era el 10 por ciento: VAN en el momento =
= suma total a préstamo – valor actual del pago de intereses – valor actual de la devolución del principal.
En enero de 1977 el tipo de interés de las nuevas emisiones de obligaciones había caído aproximadamente al 8,2 por ciento. Como resultado, el valor de mercado de las obligaciones de la Northwestern Bell el 20 de enero había subido a 1.130 $. La Northwestern Bell, evidentemente, ganaría devolviendo a cada tenedor de bonos la suma tomada a préstamo originalmente (1.000 $ por obligación) y cancelando la emisión. Pero la compañía no tenía ningún derecho a hacerlo, al menos en 1977. La empresa tenía la opción de «rescatar anticipadamente» o recomprar las obligaciones en 1979 a un precio de 1.085,70 $, pero esta opción no seria de ayuda en 1977. Northwestern ofreció rescatar las obligaciones por 1.160 $, prometiendo a los obligacionistas una prima de 30 $ por titulo a cambio de acceder a cancelar la emisión. Naturalmente, los tenedores de las obligaciones se pusieron muy contentos con la prima de 30 $ y fue retirada el 80 por ciento de la emisión. ¿Por qué lo hizo la Northwestern? La razón declarada era reducir las cargas por intereses. Estas cargas por intereses ascendían a 15 millones de dólares anuales con las antiguas obligaciones. Observe que la compañía podría financiar el rescate emitiendo 1160/1000 x 150 millones de dólares, o sea, 174 millones de dólares de deuda nueva a una tasa de interés del 8,2 por ciento. Por tanto, en lugar de pagar 15 millones por intereses, tendría que pagar solo 0,082 x 174 millones de dólares == 14,3 millones de dólares, con un ahorro de 700.000 $ anuales. ¿Pero cuál era el VAN de esta operación? La compañía estaba invirtiendo 1160 $ por obligación para cancelar una deuda con un valor de mercado de 1130 $. En un mercado eficiente, el precio de las obligaciones debe representar su verdadero valor. Por tanto, el VAN de la operación era -30 $ por obligación. La Northwestern Bell estaba en 10 cierto. El rescate de las obligaciones reducía las cargas por intereses. Pero nuestro análisis muestra que esto no justificaba la operación en un mercado eficiente. ¿Por qué la empresa no espero a amortizar anticipadamente las obligaciones en 1979 al precio menor de 1.085,70 $, establecido en el contrato? Los directivos de la Northwestern Bell no eran tontos. Esto nos hace sospechar que existía alguna otra razón para el rescate. Nuestra opinión es que la razón manifestada era claramente errónea en un mercado eficiente de obligaciones.
PROBLEMA: Una empresa constructora en ingeniería puede adquirir una estación de trabajo de diseño asistido por computadora (CAD), completamente configurada, por $20000. Se estima que la vida útil de la estación de trabajo sea de siete años y su MV durante ese periodo debe ser $2000. Los gastos operativos se calculan en $40 por ocho horas de trabajo diario y el mantenimiento se efectuará bajo contrato por S8 000 anuales La vida de clase MACRS es de cinco años y la tasa efectiva de impuestos por ingresos es de 40%.
Como alternativa se puede arrendar suficiente tiempo de computadora de una compañía a un costo anual de $ 20000. Si la MARR después de impuestos es de 10% ¿cuántos días laborables al año debe necesitar la estación de trabajo para justificar su arrendamiento?
Solución Este ejercicio implica una evaluación después de impuestos para adquirir una propiedad que se deprecia contra el arrendamiento Es necesario determinar con cuanta frecuencia debe utilizarse la estación de trabajo para que la opción de arrendamiento sea una buena elección económica. Una suposición fundamental es que el costo de tiempo de ingeniería de diseño (v. g. tiempo de operadora no se vea afectado si la estación de trabajo se adquiere o se arrienda. Los gastos operativos variables asociados con la propiedad provienen de la adquisición de provisiones utileras, etc. El costo de mantenimiento del hardware y el software se fija mediante contrato en $ 8000 anuales. Se asume además que la cantidad máxima de días laborales anuales es de $250.
Las cuotas de arrendamiento se tratan como un gasto v la empresa consultora (la arrendataria) no puede declarar una depreciación del equipo como un gasto adicional (Presumiblemente la compañía arrendadora ha incluido el costo de depreciación en su tanta). La determinación del ATCF para la opción de arrendamiento es relativamente directa y no se ve afectada por cuanto se utilice la estación de trabajo.
Costo anual después de impuestos del arrendamiento = $20 000 – 0.40) = S12 000 Los ATCF para la opción de adquisición implican gastos fijos (no son una función de la utilización del equipo) además de castos que varían de acuerdo con el uso del equipo. Si suponemos que X es igual al numero de días laborales anuales que se utiliza el equipo el costo variable por ano de operación de la estación de trabajo es de $ 40$. Y El análisis después de impuesto de la alternativa de adquisición se muestra en la tabla 1. El costo anual de la adquisición de la estación de trabajo después de impuestos es $ 20000(A/P, 10 %, 7) + 24 % + [$ 3200 (P/F, 10 %, 1) +…+ $ 4800(P/F,10 %, 7)] (A/P, 10%, 7) – $ 1200(A/F, 10 %, 7)= $ 24X – $ 7511 Para despejar Y igualamos los costos anuales después de impuestos de ambas alternativas.
$ 12000 = $24X + $7511 Por tanto X= 187 días por año. En tal caso si la empresa espera utilizar la estación de trabajo en su negocio mas de 187 días por año, el equipo debe arrendarse. El resumen grafico del ejemplo 6 24 que aparece en la figura 1, proporciona razones para esta recomendación. La importancia de la utilización estimada de la estación de trabajo, en días laborales por año es ahora muy evidente.
Bibliografía
1. CANADA John /SULLIVAN Willian / WHITE John. Análisis de al Inversión de Capital para Ingeniería y Administración. Prentice Hall. Segunda edición. México. 1997.
2. BREALY Richard / MYRES Stewart. Principios de Finanzas Corporativas. Cuarta edición. McGraw-Hill. España. 1993.
3. WESTON, J. Fred y COPELAND, Thomas E. Finanzas en administración. Novena edición. Vol. I. Editorial McGraw-Hill. 1992.
4. LAWRENCE, J. Gitman. Administración Financiera Básica. Tercera edición. México, 1992.
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6. www.google.com
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA.
"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE".
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ.
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL.
CÁTEDRA: INGENIERÍA FINANCIERA.
SECCIÓN: T1.
Elaboración del presupuesto empresarial
Puerto Ordaz, 26 Noviembre de 2002.
Profesor:
Ing. Andrés Blanco.
Autor:
Ávila, David. Segovia, Fhiona. Yépez, Jackson.