Manual de control interno del municipio de La Jagua de Ibirico – Cesar

Se define como Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, políticas, normas legales, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por el Municipio de La Jagua de Ibirico para que, como una actividad del proceso administrativo, asegure razonablemente que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y de los recursos se realicen de acuerdo a las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el Alcalde y en atención a las metas u objetivos previstos.

El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que el ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.

La oficina de control Interno del Municipio de La Jagua de Ibirico tiene como propósito asesorar, organizar, dirigir, distribuir, coordinar y controlar los asuntos relacionados con la aplicación de los procesos y procedimientos en las distintas dependencias de la administración Municipal y el presente documento brinda las herramientas para evaluar independientemente la eficiencia, la eficacia, la economía y la equidad de las operaciones contables, financieras, administrativas y los controles de gestión disciplinarios y de otra naturaleza dentro de la Entidad; con el objeto de ayudar a la Administración a alcanzar las metas y objetivos, con un enfoque de un excelente prestación de los servicios.

El presente Manual pretende ofrecer los fundamentos legales y técnicos para que la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico aplique un control interno de manera eficiente en beneficio de la transparencia y la funcionalidad.

1. FUNDAMENTOS LEGALES DEL CONTROL INTERNO.

La Constitución Política de Colombia estableció en los artículos 209 y 269 parámetros generales sobre el diseño de un sistema de control interno que garantice el cabal cumplimiento de la misión. Con este postulado se dio origen a la Ley 87 de 1993 por la cual se establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

La Ley 87 de 1993 dispuso en el artículo 6 que: "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".

Dentro del desarrollo normal que ha tenido el sistema de control interno se tiene la modificación de la Planta de cargos en cumplimiento de la Ley 617 de 2000, permitiendo que el sistema de control Interno esté coordinado por la Secretaría Privada, desapareciendo la oficina de control Interno, pero asumiéndose el sistema de control interno por el despacho anteriormente mencionado.

El Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su Artículo 34, Numeral 31 establece entre los Deberes de todo Servidor Público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen".

El Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005 adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiana, MECI 1000:2005 y en su artículo 1 establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005.

GENERALIDADES

DEFINICIÓN

El Municipio de La Jagua de Ibirico es una entidad territorial de la división político-administrativa del Estado Colombiano, con autonomía política, fiscal y administrativa, dentro de los límites que le señalen la Constitución y la Ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo Territorio.

MISIÓN

La Administración Municipal de La Jagua de Ibirico trabaja para propiciar el desarrollo integral de la población y elevar su calidad de vida, mediante el uso efectivo de los recursos, la prestación de los servicios públicos y la promoción para la participación ciudadana.

VISION

El Municipio de La Jagua de Ibirico será un municipio dinámico, organizado, participativo, justo, amable, pacífico, con una eficiente calidad de vida.

OBJETIVO GENERAL

Tiene por objeto cumplir con autonomía las funciones y prestar losservicios a su cargo, promoviendo el desarrollo de su territorio y el mejoramiento sociocultural de sus habitantes, asegurando la participación efectiva de la comunidad en el manejo de los asuntos públicos de carácter local y propiciando la integración regional.

FUNCIONES BASICAS

La Alcaldía Municipal de La Jagua de Ibirico ejercerá las siguientes funciones:

• Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la ley.

• Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el Progreso municipal.

• Promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes.

• Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio, de conformidad con la ley y en coordinación con otras entidades.

• Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, servicios públicos domiciliarios, vivienda recreación y deporte, con especial énfasis en la niñez, la mujer, la tercera edad y los sectores discapacitados, directamente y, en concurrencia, complementariedad y coordinación con las demás entidades territoriales y la Nación, en los términos que defina la ley.

• Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del medio ambiente, de conformidad con la ley.

• Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del respectivo municipio.

• Hacer cuanto pueda adelantar por sí mismo, en subsidio de otras entidades territoriales, mientras éstas proveen lo necesario.

• Las demás que le señale la Constitución y la ley.

PRINCIPIOS

El Municipio de La Jagua de Ibirico y sus funcionarios tendrán los siguientes principios:

1. RESPETO A LA DIGNIDAD HUMANA:

Es el desarrollo de un comportamiento ético para cada una de las actuaciones frente al tratamiento que se debe dar a sus compañeros y demás personas, con el fin de no menoscabar sus derechos y libertades.

2. BUENA FE:

La buena fe incorpora el valor ético de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad hacia los particulares y los funcionarios del Municipio en todas sus actuaciones.3. SOLIDARIDAD:

Se fundamenta en el trabajo en equipo, en la unidad de propósitos y fines, en la evolución institucional que radica en cabeza de los servidores públicos, que integran un mismo fin y en el avanzar siendo ejemplares en proyectos y convivencia a nivel corporativo, en procura de alcanzar metas y objetivos encomendados. VALORESLos valores son conductas o normas consideradas como deseables, es decir, cualidades de todos los seres humanos para acondicionar el mundo de nuestras vidas y poder vivirlas en cualquier lugar. Con los valores se logra:

• Imponer nuestra singular perspectiva acerca del deber ser: Lo bello, lo ético, lo sublime, lo justo, etc.

• Fundamentar los intereses, las expectativas y los proyectos.

• Permitir optar y elegir las circunstancias de la vida en donde se presenta más de un camino.

Los valores institucionales de los funcionarios públicos del Municipio de La Jagua de Ibirico son:

1) EQUIDAD Y JUSTICIA: Todos los funcionarios poseen iguales derechos y deberes, sin discriminar a ningún servidor y particular en general por su raza, sexo, religión, costumbres y cultura, concediéndole a cada uno lo correspondiente, garantizando como mínimo los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política.

2) TOLERANCIA: Consiste en construir y edificar un verdadero margen de convivencia y armonía al interior de la Administración, el éxito y brillantez de un trabajo en equipo. El funcionario público de la Jagua de Ibirico entenderá las opiniones, inquietudes, capacidades o aptitudes, vivencias personales de sus compañeros y particulares en general.

3) TRANSPARENCIA: Base fundamental para el desarrollo probo, claro, oportuno, eficaz y eficiente de los funcionarios del Municipio, con el fin de conocer y llevar a cabo las funciones encomendadas permitiendo la excelente gestión y un resultado positivo.

4) HONESTIDAD: Es una forma clara y objetiva de vida coherente y lógica, fundamentándose que el pensar y el actuar deben ligarse para llegar a tener una conciencia clara ante sí mismo y ante los demás, demostrando una relación armoniosa dentro del ámbito decoroso. Es necesario ser sinceros reconociendo los errores y enmendarlos.

5) LEALTAD: Factor indispensable para el desarrollo interno como externo de la entidad, donde cada funcionario público conoce y aplica los principios y valores institucionales para el desarrollo transparente, leal y fiel, en aras a la evolución de las buenas relaciones.

6) LIBERTAD: Capacidad para decidir sobre un conjunto de circunstancias y hacerse responsable por sus actuaciones.

7) AUTONOMÍA: Fortalecimiento de la voluntad y el poder de elección frente a las situaciones laborales que vive el funcionario público del Municipio de La Jagua de Ibirico, quien posee una identidad que lo hace único y distinto.

8) LIDERAZGO: Habilidad para dirigir en forma coherente los actos individuales y grupales en virtud de la ejecución de sus obligaciones laborales. El líder crea oportunidades de progreso, justicia y le devuelve a la condición humana su originalidad.

9) IMPARCIALIDAD: El funcionario público del Municipio no hace ninguna distinción de nacionalidad, raza, religión, condición social ni credo político.

10) RESPONSABILIDAD: El funcionario público cumplirá con los compromisos laborales adquiridos y tendrá la capacidad de reconocer, aceptar y responder por las acciones llevadas a cabo para alcanzar esos compromisos.11) COMPROMISO: El funcionario público irá más allá del simple deber, trascenderá la norma y logrará el deber ser. Además tendrá sentido de pertenencia hacia la entidad al desarrollar sus actividades laborales en pro del mejoramiento continuo institucional.

12) DIÁLOGO: Permite establecer un encuentro entre los funcionarios para intercambiar opiniones con el fin de buscar la verdad y la solución a los conflictos.

13) AUTOESTIMA: El valor que consolida el respeto, el aprecio, la aceptación, la confianza que los funcionarios poseen de sí mismos, para poder de igual forma desplegarlo en los mismos valores a los demás.

3. OFICINA DE CONTROL INTERNO

3.1. MISION

A la Oficina de Control Interno, le corresponde evaluar el proceso de planeación en todo su contexto y con base en los resultados obtenidos por la medición efectuada y la aplicación de indicadores idóneos, determinar los factores de riesgo que pueden afectar los resultados esperados en el proceso planificador. Este esquema permitirá la formulación de recomendaciones de ajuste o mejoramiento a los procesos, respaldados en soportes válidos, lo cual la ubican como la Oficina asesora que debe ser.

La Oficina de Control Interno en la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico, tiene como misión definir y evaluar en forma independiente y coordinada el Sistema de Control Interno, en las áreas misionales y de apoyo, constatando que cada una de las actividades cumplan con los parámetros de eficiencia, eficacia y economía, encaminando sus esfuerzos hacia el logro de la Calidad total en la gestión de la administración y teniendo como instrumento básico, la creación y fortalecimiento del autocontrol.

3.2. VISIÓN

Ser el agente de cambio para lograr la cultura de autocontrol basado en un proceso de mejoramiento continuo en la Administración Municipal con la participación de todos sus integrantes.

3.3. FUNCIONES GENERALES.

Además de las señaladas en la ley 87 de 1993, artículo 2º, la Oficina de Control Interno cumplirá las siguientes funciones:

• Proponer los lineamientos y directrices para el diseño y organización de un sistema de evaluación y control integral de gestión y resultados de la entidad.

• Verificar y evaluar permanentemente el Sistema de Control Interno y recomendar las medidas de mejoramiento necesarias para el adecuado desarrollo de los objetivos, planes, programas y proyectos.

• Diseñar y proponer los instrumentos de control asociados a cada una de las actividades de la entidad y propiciar su optimización permanente.

• Velar por el cumplimiento de las leyes, planes, programas, proyectos de la entidad y recomendar los ajustes correspondientes.

• Promover la formación de una cultura de autocontrol con el fin de contribuir al mejoramiento continuo de la gestión de la entidad.

• Realizar las evaluaciones periódicas a la gestión del Municipio y elaborar los informes correspondientes a los entes de control.

• Evaluar y verificar los mecanismos de participación ciudadana en los procesos de la entidad, de conformidad con la constitución y la ley.

• Velar porque los controles identificados para el seguimiento de los procesos y actividades administrativas y técnicas de la entidad, sean aplicados por los responsables de cada área.

• Verificar que el sistema de control interno sea intrínseco al desarrollo de las funciones de las dependencias y cargos de la entidad.

• Asesorar en el proceso de análisis de las debilidades administrativas y técnicas planteadas por los órganos de control y en el diseño y concertación de las metas que deban incorporarse en los planes de mejoramiento respectivos.

3.4. INDEPENDENCIA

El control interno de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico será aplicado por cada dependencia con un mismo enfoque metodológico pero con independencia en cuanto a su operación. La oficina de control interno será autónoma en el cumplimiento de sus funciones de evaluación del Sistema General y el de cada dependencia y no participará en la aprobación de conceptos técnicos propios de cada una de ellas, ni intervendrá en trámites y procesos administrativos a través de aprobaciones o refrendaciones, como tampoco en procesos disciplinarios conforme al parágrafo del artículo 9o. de la ley 87 de 1993.

4. CONCEPTUALIZACIÓN DEL CONTROL INTERNO.

• DEFINICIÓN DE CONTROL.

Control es cualquier acción que asegure que los propósitos y políticas de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico, se cumplan y que los recursos destinados para este fin, sean administrados adecuadamente, por lo tanto debe regular o mantener las diferentes actividades que permitan conseguir los objetivos propuestos en la etapa de planeación.

El Artículo 1º de la Ley 87 de 1993 define el control de la siguiente manera, "Se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos".

• ¿PORQUÉ CONTROLAR?

El desarrollo real y práctico de las actividades de cualquier entidad, así estas tengan una gran claridad en los procesos de planeación, tienden a distorsionarse con el tiempo, fundamentalmente por la tendencia natural a la degeneración de los procesos administrativos, lo cual conlleva a una distorsión de los objetivos propuestos en el proceso planificador.

El sistema de Control Interno opera como un mecanismo que pretende minimizar o eliminar los riesgos que se pueden presentar por errores, fallas, desperdicios o malos manejos administrativos y financieros que se puedan producir en el que hacer diario normal de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico.

• ¿PARA QUE CONTROLAR?

Básicamente se busca mejorar o corregir los procesos, de tal manera que cumplan con los objetivos propuestos, identificando en lo posible, las situaciones del riesgo que potencialmente puedan influir para que las metas no se cumplan. En igual forma y sobre la base de la detección de errores, se busca reorientar los planes que se habían trazado, para llegar a las metas. Igualmente se busca desarrollar en los funcionarios una actitud positiva que los encamine a hacer bien sus tareas desde el inicio y sin necesidad de ser controlados, desarrollando así la cultura del Autocontrol.

• ¿QUÉ CONTROLAR?

Cualquier Programa misional o de apoyo que tenga una finalidad definida debe cumplir con tareas, procedimientos, operaciones y actividades en general; todas hacen parte del denominado proceso y son susceptibles de ser evaluadas o controladas, con el único ánimo de mantener en forma permanente sus derroteros para llegar a cumplir con la meta previamente diseñada en el proceso planificador.

• ¿CUANDO CONTROLAR Y QUIEN CONTROLA?

El proceso de control es posterior a la definición de los objetivos y las metas, al proceso de planeación y a la ejecución misma, por lo tanto los denominados controles previo y perceptivo del antiguo sistema de control ya no aplican en la administración pública. El sistema de control actual esta inmerso dentro de los propios trámites y hace parte de ellos, por lo tanto son los funcionarios responsables de las actividades, quienes están en condición de definir cuales son los posibles riesgos a controlar y cuales son los tiempos y movimientos en que se requiere hacerlo, con el fin de dar cumplimiento a las metas propuestas.

4.2. RIESGO.

Es la situación a la cual está expuesta una entidad por incumplimiento o violación de sus procedimientos, normas, políticas, objetivos, etc.; ya sea por la razón de ser de su operación o por la incapacidad de los controles mismos.

• CONTROL DEL RIESGO.

Para efecto del Control del Riesgo, el Departamento Administrativo de la Función Publica, en su Cartilla: Guía de la Administración del Riesgo, define el Control, en la siguiente forma "Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas."

• CONTROL DE GESTIÓN Y RESULTADOS

Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño, y el análisis de los beneficios que reciben los usuarios de su actividad.

• CONTROL OPERATIVO.

Es el examen que verifica el cumplimiento de la misión de la entidad en forma integrada y desagregada para el logro de la misión de cada dependencia. Busca la racionalización de las actividades y funciones, de tal forma que sirva para mejorar la eficiencia y participación de los diferentes integrantes de la organización.

• CONTROL CONTABLE.

Es el examen que se realiza con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en la situación financiera, comprobando que en la elaboración de las mismas y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las auditorias competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General.

• CONTROL DE SISTEMAS.

Es el control del procesamiento de bases de datos, se ocupa de verificar los procesos y la seguridad de los sistemas de información de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico, con el propósito de determinar su racionalidad y efectividad.

• PROPÓSITOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

• Evaluación seguimiento y propuestas de mejoramiento a los planes de acción propendiendo por el cumplimiento de ellos.

• Proteger los recursos del municipio, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;

• Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;

• Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos del Municipio.

• Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico;

• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;

• Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la Alcaldía Municipal y que puedan afectar el logro de sus objetivos;

• Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.

• ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Los siguientes elementos deben orientar la aplicación del control interno en la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico:

PLAN DE ACCIÓN: Permite cumplir los objetivos del Municipio dentro de una cultura de pensamiento estratégico y no presupuestal que resulta imprescindible en:

• La definición clara de objetivos, estrategias y metas.

• Desarrollo de mecanismo de planeación seguimiento y evaluación.

• Establecimiento de indicadores de gestión y resultados.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Concebidos como una red de información automatizada de procesos en línea que permitan la administración eficiente de los recursos y sean una herramienta para la toma de decisiones.

• CONTROLES INTERNOS (AUTOCONTROLES).

En el diseño y operación de los controles internos (autocontroles) y de las pruebas de evaluación a los mismos se debe tener en cuenta que éstos no deben constituirse en un fin en sí mismos y por tanto deben consultar la relación Costo-Beneficio con el propósito de garantizar que el valor de establecer el control sea inferior al de los perjuicios derivados del riesgo sobre el cual se actúa.

• AUDITORÍA INTERNA.

Es el proceso objetivo, sistemático y profesional de revisión de las operaciones financieras y administrativas, para proporcionar a los niveles directivos de la Administración Municipal, información acerca de la ejecución de sus actividades y el grado de economía y eficiencia de las mismas.

• PASOS DE LA EVALUACIÓN.

Son los procesos que soportan los procesos Misionales para que estos puedan cumplir con su función. Los apoyos pueden ser financieros, administrativos, humanos, físicos, legales, entre otros. Los procesos misionales son los relacionados con los servicios prestados a los usuarios o beneficiarios externos.

Los procesos de soporte o de apoyo son los que tienen relación con las operaciones y movimientos que se realizan en la Administración Municipal. La Oficina de Control Interno ha identificado estos como procedimientos o ciclos y en la evaluación se siguen los siguientes pasos:

• Identificación de procesos y procedimientos.

• Análisis de los indicadores de gestión aplicados

• Formulación de recomendaciones

• Seguimiento a las recomendaciones

• Estado de avance a las recomendaciones.

• Análisis del impacto de las recomendaciones en el mejoramiento institucional.

Este procedimiento también se utiliza para la evaluación de los proyectos que se coordinan en cada una de las Dependencias.

Entre los procedimientos o ciclos de soporte se tienen:

• Recursos humanos

• Contratación

• Ciclo financiero(Presupuesto, contabilidad y tesorería)

• Recursos Físicos

• Proyectos de inversión, sobre los cuales se realiza:

. Evaluación de gestión y gerencial.

. Evaluación financiera y

. Evaluación administrativa

5. ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

5.1. FUNCIONES GENERALES.

• Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno.

• Verificar que el sistema de control interno esté formalmente establecido dentro de la Administración Municipal y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

• Verificar que poscontroles definidos para los procesos y actividades de la Administración se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esa función.

• Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la Administración estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la entidad.

• Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Administración y recomendar los ajustes necesarios.

• Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

• Fomentar la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.

• Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente.

• Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas.

• Las demás que le asigne el Alcalde Municipal, de acuerdo con el carácter de sus funciones.

5.2. DESCRIPCIÓN POR AREAS

Para el desarrollo de las responsabilidades asignadas a la Oficina de Control Interno se han distribuido las funciones en las siguientes Áreas:

• EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS.

Objetivos:

Controlar y examinar que en los planes, programas, proyectos, objetivos y metas se cumplan los principios de eficiencia y eficacia. En igual forma en todas las dependencias de la organización, en lo que respecta a la administración de los recursos públicos y los beneficios de los servicios para los usuarios.

Funciones:

• Efectuar análisis estadísticos y de tendencias de las variables e indicadores relacionadas con el aspecto misional y de apoyo logístico de la Administración Municipal y efectuar recomendaciones con el fin de prevenir y minimizar las situaciones que afecten el normal funcionamiento del municipio.

• Efectuar los reportes que sean requeridos por el Despacho del señor Alcalde y coordinar con los Jefes de las dependencias del municipio el diseño y actualización permanente de los indicadores de gestión.

• EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN.

Objetivos:

• Evaluar la ejecución física, de gestión, financiera, contable, presupuestal y administrativa durante el avance de los diferentes proyectos teniendo en cuenta todo el proceso que implica el desarrollo de los mismos, es decir desde su formulación hasta su estado actual.

• Identificar en los procesos y procedimientos que se tengan para el desarrollo de los proyectos, los puntos de control y puntos críticos, con el fin de determinar el cumplimiento y desarrollo del proyecto de acuerdo a las exigencias establecidas por los entes competentes.

Funciones:

• Control sobre la eficiencia y eficacia de los procedimientos establecidos para el trámite de los proyectos.

• Identificar y proponer recomendaciones para el desarrollo de los proyectos y el cumplimiento del plan operativo.

• Asesorar a las diferentes dependencias en la implementación de las recomendaciones efectuadas como producto de las pruebas de evaluación realizadas y efectuar el seguimiento sobre la efectividad de las mismas.

• EVALUACIÓN OPERATIVA Y LEGAL.

Objetivos:

• Evaluar los procedimientos para determinar las deficiencias de autocontrol que se presentan y emitir recomendaciones que sean necesarias.

• Evaluar en que medida los procesos establecidos garantizan el adecuado control y empleo eficiente de los recursos.

• Diagnosticar oportunidades para mejorar los controles e incrementar la eficiencia en las dependencias y en la Administración Municipal en su conjunto.

• Favorecer la definición de planes de acción para aprovechar las oportunidades y el control de su implementación en todas las dependencias.

Funciones:

• Identificar, proponer e implementar normas y procedimientos de control para mejorar el desarrollo de las actividades técnicas y administrativas de la Administración Municipal.

• Detectar y prevenir riesgos, procesos y procedimientos críticos en las operaciones administrativas de la Administración Municipal y recomendar las acciones con el fin de evitarlas y proponer recomendaciones para la racionalización de procedimientos e incorporación de mecanismos de control.

• EVALUACIÓN FINANCIERA.

Objetivos:

• Determinar si los estados contables reflejan razonablemente la situación financiera, económica y social de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico y si están de conformidad con las políticas, normas y principios dictados por la Contaduría General de la Nación.

• Evaluar la eficiencia con que la Oficina de Tesorería y Presupuesto realiza sus planes y programas y se alcanzan los objetivos propuestos.

• Establecer el cumplimiento de la normatividad externa e interna relacionada con presupuesto, tesorería y contabilidad y evaluar la calidad y eficiencia del sistema de control interno del área financiera.

Funciones:

• Identificar, proponer e implementar normas y procedimientos de control para evaluar el desarrollo de las actividades financieras del Municipio.

• Efectuar visitas de manera selectiva y /o aleatoria para verificar que las diferentes normas de manejo, pruebas de registro y control de recursos financieros y físicos se apliquen correctamente.

• Revisar la razonabilidad de los estados financieros, así como de los registros contables de la entidad.

• EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA.

Objetivos:

• Velar porque los procesos y procedimientos de las Áreas de apoyo logístico de la Administración cumplan con los requisitos de la Administración Pública y el mejoramiento continuo de los mismos.

• Velar por el cumplimiento de procedimientos adoptados en el nivel directivo de manera que fomente la eficiencia de las operaciones, cumplimiento de normas y políticas establecidas para el logro de metas y objetivos trazados.

• Establecer el cumplimiento de los planes operativos y estratégicos formulados por la Secretaria de Planeación y realizar las recomendaciones que sean necesarias.

Funciones:

• Estudiar, evaluar y recomendar mejoras a los trámites y procesos administrativos realizados en las áreas de apoyo de la Administración Municipal.

• Identificar y proponer métodos y procedimientos para el mejoramiento continuo que permitan dar cumplimiento a los principios de la administración pública.

• Realizar una evaluación de la estructura organizacional de la Administración Municipal, y realizar las propuestas necesarias de reforma con el fin de que la Alcaldía cumpla con la misión, metas y objetivos trazados.

• Efectuar visitas esporádicas a las diferentes dependencias de la Administración Municipal para verificar que las políticas, normas, procesos y procedimientos se están cumpliendo.

PLAN DE ACCIÓN Y POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO.

PROCESO DE PLANEACION, EVALUACION Y SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS DE INVERSION.

6.1. PLAN DE ACCION

La Alcaldía Municipal de La Jagua de Ibirico, para lograr un adecuado resultado de la Gestión Institucional, desde el punto de vista de las metas misionales, deberá contar como soporte y marco de referencia, con el siguiente esquema:

Es frecuente la modificación de normas puntuales en los planes de acción, pero el esquema de planeación estratégica, con miras a cumplir un plan de gobierno o un plan específico de la Administración Municipal, es de carácter universal. Por esta razón se plantea la idea general y no las normas que año tras año modifican alguno o algunos de los objetivos dentro del mismo marco de referencia.

Así mismo, la Oficina de Control Interno utiliza este mecanismo de planeación para desarrollar las actividades que se deben ejecutar durante la vigencia fiscal, por lo tanto se diseña y aplica un Plan de Desarrollo Municipal de acuerdo con las políticas y estrategias que presenta la alta dirección enmarcado dentro del Plan Indicativo de la Administración Municipal y a las políticas de control interno.

Las actividades a desarrollar se llevan a cabo de acuerdo con la identificación de aquellas áreas básicas y de soporte de mayor riesgo, las cuales están destinadas para dar cumplimiento a la misión de la Administración Municipal.

• POLÍTICAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORAMIENTO CONTINUO INSTITUCIONAL.

El ejercicio del control interno y mejoramiento continuo de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico, debe observar los principios de la función administrativa que han sido definidos por la constitución y la ley, es decir, de igualdad, moralidad, eficiencia, eficacia, equidad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales, orientado por los siguientes criterios:

• coherencia

• responsabilidad

• independencia

• inmediación

• participación

• servicio al usuario

• control sustantivo

• relación costo-beneficio

• apoyo gerencial

• adaptabilidad

• POLÍTICAS DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO POR ÁREAS

6.3.1. EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS

Propósito:

La gestión municipal debe ser medida permanentemente, con el objeto de evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas reales en relación con los objetivos y metas previstas.

Analizar las desviaciones presentadas entre lo previsto y lo real a través de la utilización de herramientas de control de gestión y sugerir los correctivos necesarios mediante la implementación de recomendaciones que conlleven al mejoramiento continuo de procesos y procedimientos, en pleno acuerdo con los responsables directos de cada una de las tareas.

Con el fin de lograr los propósitos es necesario evaluar, examinar y analizar críticamente el sistema de control interno orientado a prevenir, subsanar u obviar fallas en el proceso. Para este efecto se utilizan las siguientes herramientas del control de gestión:

• Índices: detectan variaciones con relación a metas o normas.

• Indicadores: Son cocientes que permiten analizar rendimientos.

• Cuadros de Mando: Permiten la dirección y enfoque hacia los objetivos.

• Gráficas: Identifican las variaciones y tendencias de un proceso.

• Informes: presentan la situación actual en la evaluación de actividades

• Recomendación: pautas a seguir que orientan un proceso o procedimiento y tiene como fin el mejoramiento continuo de estos.

Contenido:

• Objetivos

• Metas

• Resultados

• Procesos

• Procedimientos

Responsable de su observación:

Todas las dependencias de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico.

6.3.2. EVALUACIÓN FINANCIERA.

Propósito:

• Determinar que los Estados Contables se presenten oportunamente a los organismos externos que los soliciten.

• Que reflejen razonablemente el resultado de las operaciones y los cambios en la situación financiera del Municipio y deben servir como herramienta para la oportuna toma de decisiones por parte de la Administración Municipal.

Definición:

Los Estados Contables se pueden definir como un resumen ordenado de cifras que en determinada fecha o período presenta una serie de datos como resultado de las transacciones y operaciones del Municipio de La Jagua de Ibirico.

Los organismos externos que tradicionalmente o por Ley solicitan los estados financieros son la Contraloría General, Departamental, la Contaduría General de la Nación, el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Planeación.

Contenido:

• Estado de Balance General

• Estado de Actividad Financiera, Económica y Social

• Estado de Cambios en la Situación Financiera, Económica y Social

• Informe de regalías

Responsable de su observación:

Las Secretarías de Planeación y Hacienda (Tesorería, contabilidad y Presupuesto.)

• EVALUACIÓN OPERATIVA Y LEGAL.

Propósito:

Cumplir con eficiencia en la aplicación de los procedimientos básicos establecidos para las diferentes dependencias de la Administración Municipal, además de detectar y prevenir riesgos en los procesos y procedimientos básicos de la Alcaldía.

• EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA

Propósito:

Cumplir con eficiencia en la aplicación de los procedimientos de soporte establecidos por las diferentes dependencias de la Administración Municipal, así como sobre la calidad de los diferentes productos y detectar y prevenir riesgos en las operaciones de soporte de la entidad.

Contenido:

• Contratación

• Presupuesto, Contabilidad y Tesorería

• Compras y almacén

• Talento Humano

• Recursos físicos, Servicios generales (correspondencia y archivo, etc.)

Responsable de su observación:

• Secretaria del Interior

• Presupuesto

• Tesorería

• Contabilidad

• EVALUACIÓN DE PROYECTOS

Propósito:

Proporcionar a la Administración Municipal el estado de avance en la ejecución de los proyectos y observar aquellas desviaciones en el cumplimiento de los planes operativos en sus componentes financiero, de gestión y administrativo.

Definición:

• Ejecución: realización de actividades para dar cumplimiento a los objetivos y metas propuestas.

• Planes Operativos: conjunto de tareas adoptadas para la ejecución de un proyecto de acuerdo a cronogramas previamente establecidos.

Contenido:

• Control de Gestión

• Control Financiero

• Control Administrativo

Responsable de su observación:

Las Secretarias de la Administración Municipal encargadas de la ejecución de proyectos.

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO.

Son los informes que recibe la Oficina de Control Interno y las áreas interesadas de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico que contienen, en forma ordenada y detallada, los datos para llevar a cabo la evaluación, seguimiento y mejoramiento continuo de los trabajos desarrollados por la oficina, para simplificar y estandarizar los pasos a seguir en cada una de las actividades.

• PROCESO DE EVALUACIÓN:

PROGRAMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

Se elaboran las guías de acción de los diferentes procesos y procedimientos que se pretenden evaluar, teniendo en cuenta los objetivos de la evaluación, la información y documentación a suministrar por las áreas o dependencias de la Administración Municipal.

• a) Solicitud de información.

La Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces solicita a las dependencias que están involucradas dentro del proceso evaluado la información necesaria para llevar a cabo el correspondiente estudio.

• b) Entrevista.