Manual de control interno del municipio de La Jagua de Ibirico – Cesar (página 2)
A través de entrevistas se consulta con las personas que intervienen en los diferentes ciclos, la situación actual de los procesos y procedimientos que afectan a la evaluación que se esta realizando. Éste punto se complementa con los documentos soportes que sirven de sustento del informe final.
c) Análisis de la información.
Con base en la información recopilada se procede a realizar el análisis de ésta, con el fin de encontrar los puntos críticos y formular técnicas de evaluación pertinentes, ó en caso contrario resaltar lo positivo en dicho proceso.
d) Pruebas de evaluación.
Para evaluar los procesos y procedimientos se aplican en forma conjunta pruebas sustantivas y de cumplimiento con el fin de medir la calidad y eficiencia del sistema de control interno y obtener la evidencia de auditoria pertinente y confiable requerida por las disposiciones vigentes.
e) Informe preliminar.
Una vez analizada la información y practicados los procedimientos de auditoria se elabora el informe preliminar el cual incluye la situación actual encontrada en el proceso que se está evaluando, las recomendaciones y los respectivos beneficios.
f) Validación.
El informe preliminar se discute con las personas responsables de cada proceso evaluado, en relación con las observaciones y recomendaciones propuestas, con el propósito de efectuar las respectivas correcciones
g) Informe definitivo.
Con las ideas resultantes de la validación se complementa la evaluación para efectuar posteriormente la presentación del informe definitivo, que además incluye los cronogramas de trabajo para la implementación de recomendaciones formuladas.
h) Comunicación a directivas.
El informe de evaluación a los procesos y procedimientos se da a conocer a los interesados y a los directivos del área para recibir la retroalimentación de la actividad de control realizada.
SEGUIMIENTO.
Con base en los resultados del informe definitivo se elabora el plan para llevar a cabo el seguimiento a las recomendaciones formuladas con el fin de que se pueda controlar adecuadamente las mejoras en los procesos y procedimientos o de lo contrario realizar los ajustes a las limitaciones que se puedan presentar en la implementación de las recomendaciones.
MEJORAMIENTO CONTINUO.
Esta fase sirve de apoyo para fortalecer las dos anteriores enriqueciendo aún más los procesos y procedimientos de la entidad.
a) Acuerdo y organización.
Con las personas responsables de los procesos y procedimientos evaluados se sustentan los planes de seguimiento a las recomendaciones, con la finalidad de tener en cuenta las observaciones que éstos puedan formular a éste Plan y definir el trabajo a seguir para este análisis.
b) Responsables.
Cada recomendación propuesta implica la asignación de un responsable de llevar a cabo la debida implementación. Él responsable debe ser un funcionario que intervenga directamente en los procesos y procedimientos evaluados para que se tenga un mayor compromiso en la implementación de recomendaciones.
c) Tiempos.
Para dar un cumplimiento oportuno en la implementación de recomendaciones formuladas en el informe, se establece un margen de tiempo razonable definido con los responsables de la gestión.
d) Seguimiento.
Este se debe realizar a las recomendaciones efectuadas para controlar que se adelanten las mejoras propuestas en los procesos y procedimientos o de lo contrario realizar los ajustes a los inconvenientes que se puedan presentar de las mismas recomendaciones.
e) Informe de seguimiento de la implementación de las recomendaciones.
Con la información obtenida en el transcurso de la evaluación se elabora el informe definitivo de mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos de la entidad, el cual contendrá el grado de implementación de las recomendaciones formuladas, al igual que las que quedan pendientes para su posterior implementación.
f) Comparar las metas del municipio con las recomendaciones para el logro de las mismas.
Para dar un mayor sustento al informe elaborado, se compara el grado de importancia de las recomendaciones formuladas con los objetivos de la entidad y así tener herramientas sólidas que sirvan para medir el valor en que contribuye la Oficina de Control Interno a la mejora de los procesos y procedimientos y al logro de los objetivos y metas del municipio.
DIAGRAMAS DE FLUJO APLICADOS A LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO.
Para dar mayor comprensión a los procesos y procedimientos se hace indispensable el uso de diagramas de flujo. Las gráficas resultantes exponen el funcionamiento de la situación actual de los procesos y procedimientos y permiten determinar la manera como se deben mejorar, sirviendo como punto de referencia y comprensión de los procedimientos.
Los símbolos utilizados en los diagramas de flujo tienen por objeto evidenciar el origen, proceso y destino de la información escrita y verbal componente del sistema.
Los símbolos más usados son:
La importancia de estos diagramas es presentar y describir ordenadamente el flujo de cualquier proceso y procedimiento haciendo referencia rápida a cada uno de los agentes que en éste intervienen.
MAPA DE RIESGOS.
Una vez determinada la probabilidad de ocurrencia de los riesgos así como su impacto en la operación se debe evaluar el riesgo en relación con los controles existentes para determinar en qué grado (alto, medio, bajo) afecta al proceso y procedimiento que se está evaluando.
La labor de identificación de Riesgos es de carácter permanente, es decir, que la posibilidad de que surja un nuevo riesgo está latente en todos los procesos y en cualquier momento. De Participación, por cuanto son todos los funcionarios los que se deben ocupar de ella e Integral, porque cualquier falla, por mínima que esta sea, afecta los procesos de planeación y las metas.
MANEJO DEL RIESGO.
Se entiende por manejo del riesgo las determinaciones que toma la administración para evitar las posibles consecuencias que pueda ocasionar, tomando las medidas conducentes, o sea que se deben implementar políticas, o cambiar procedimientos o definir estándares de comportamiento para evitarlo o minimizarlo. El ideal es lograr eliminar los riesgos, pero esto no siempre es posible por cuanto la mayoría de ellos pueden o no presentarse, dependiendo de factores económicos, humanos y físicos.
Para efecto del control del riesgo se presentan las siguientes posibilidades:
a) Dispersar o atomizar el riesgo, distribuyéndolo en diversos lugares, esto no siempre es posible, pero se utiliza en el manejo de archivos físicos de correspondencia o archivos en medios magnéticos.
b) Transferir el riesgo, consiste en enviar el riesgo a una parte menos importante.
c) Asumir el riesgo, que es el llamado riesgo residual, cuando se ha transferido la mayor parte de este y se asume el residuo.
8. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS MISIONALES
8.1. DEFINICIÓN.
Al Municipio de La Jagua de Ibirico le corresponde como procesos misionales, prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes.
8.2. OBJETIVOS.
Solucionar las necesidades insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, servicios públicos domiciliarios, vivienda recreación y deporte, con especial énfasis en la niñez, la mujer, la tercera edad y los sectores discapacitados, directamente y en concurrencia, complementariedad y coordinación con las demás entidades territoriales y la Nación, en los términos que defina la ley.
TECNICAS DE EVALUACIÓN A LOS PROCEDIMIENTOS MISIONALES.
Algunas de las técnicas que se utilizan para evaluar los procedimientos misionales son:
a) Verificación verbal: Se realiza una entrevista, indagación e investigación con los diferentes jefes de las dependencias y los funcionarios que intervienen en la expedición de licencias, autorizaciones, permisos, cobro de impuestos, servicios de salud, vivienda, educación, adecuación de vías, prestación de servicios públicos y asesoría a los pequeños y medianos productores agrícolas en proyectos productivos y ambientales.
b) Verificación de legalidad: Se realiza una evaluación donde se determina el cumplimiento de leyes, decretos, resoluciones y procedimientos establecidos para tramitar las solicitudes ante la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico.
c) Verificación documental: Se realiza una evaluación a las carpetas que contienen la información de las solicitudes de acuerdo al programa de trabajo elaborado y al tipo de evaluación que se está realizando.
d) Verificación escrita: Se realiza un análisis de la información suministrada por las dependencias que intervienen en la expedición de autorizaciones, permisos, concesiones y licencias, dependiendo del tipo de evaluación que sé este realizando y el programa de trabajo.
e) Verificación de informes de gestión e indicadores: Se realiza una evaluación de indicadores e informes de gestión que elaboran las diferentes dependencias que intervienen en el trámite de solicitudes de servicios ante la Administración Municipal, y se formulan las respectivas recomendaciones.
9. CLASIFICACIÓN DE LAS EVALUACIONES Y TÉCNICAS DE EVALUACIÓN EN EL CONTROL INTERNO.
Las evaluaciones al Control Interno de las diferentes dependencias de la Administración Municipal, son de dos clases:
a) Evaluaciones regulares: Se harán de acuerdo a un plan de Acción que presenta la Oficina de Control Interno al Comité Coordinador del Sistema de Control Interno.
b) Evaluaciones especiales: Son aquellas evaluaciones que se realizan sin estar programadas en el Plan de Acción de la Oficina de Control Interno, a solicitud del Director, Secretarios, Secretario General y Jefes de Oficina.
TÉCNICAS DE EVALUACIÓN.
La Oficina de Control Interno debe utilizar técnicas de evaluación y seguimiento del sistema de control interno como herramienta fundamental para desarrollar el trabajo en cada una de las dependencias de la Administración Municipal.
OBJETIVOS:
Obtener evidencia válida y suficiente que proporcione a los encargados de evaluar el control interno, los elementos de juicio y la convicción necesaria para fundamentar su apreciación sobre cada área y que sean el soporte efectivo para sus opiniones, conclusiones y recomendaciones.
TÉCNICAS UTILIZADAS:
Para documentar y evaluar el sistema de control interno, la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico utilizará las siguientes técnicas y/o métodos:
a) Cuestionarios: se realizan por áreas de acuerdo con la naturaleza de la función y consiste en la formulación de una serie de preguntas para conocer la situación actual o futura de un área de la entidad.
b) Método narrativo y descriptivo: consiste en la descripción detallada de los procesos y procedimientos de la entidad con el objeto de determinar posibles puntos débiles en la aplicación de los mismos.
c) Método gráfico: se realiza a través de flujo gramas y organigramas y consiste en la descripción gráfica de las operaciones de un ciclo de la entidad o de un proceso.
d) Técnicas de auditoría:
Verificación ocular: es la observación de los procedimientos empleados en la ejecución de las operaciones.
Verificación verbal: es la indagación, entrevista e investigación en las diferentes dependencias de la entidad y tiene por objeto conocer fortalezas y debilidades en las operaciones realizadas.
Verificación escrita: consiste en el análisis de boletines, conciliaciones, confirmaciones y cotizaciones con el objeto de determinar desviaciones o irregularidades en las actividades y operaciones realizadas.
Verificación documental: es la revisión de todos documentos que emite la entidad con el objeto de conocer la situación de la entidad en un momento determinado.
Verificación física: consiste en la constatación de la existencia física de fondos y bienes y de los documentos que acreditan la propiedad sobre determinados activos. (Arqueos, Inventarios etc.)
f) Informes de gestión: es una herramienta que permite conocer y medir en un momento determinado la eficiencia, la eficacia, las metas y los objetivos en cumplimiento de la misión institucional para tomar decisiones oportunas.
g) Indicadores: son instrumentos que indican, muestran, señalan o cuantifican el grado en que las actividades de un proceso logran un objetivo.
La Oficina de Control Interno utilizará, entre otras, las técnicas siguientes para adelantar sus tareas de manera eficiente:
Evaluaciones de impacto.
Análisis y evaluación de procesos críticos.
Planeación interna.
Verificación directa.
Evaluación de riesgos.
Análisis y evaluación financiera.
Auditoria de sistemas.
Manuales.
Evaluación del desempeño – Programa implantado y asesorado por el jefe de recursos humanos.
Control de gestión y resultados.
Informes.
Métodos de trabajo.
Evaluación de gestión y resultados.
Evaluación de servicios administrativos.
INFORMES DE CONTROL INTERNO.
El objetivo del informe de la oficina de control Interno es destacar las causas y consecuencias de las debilidades observadas en la Administración Municipal y resaltar las fortalezas evidenciadas. Se deben cuantificar las debilidades analizadas, en lo posible, pues, al demostrar cuanto cuesta la deficiencia y sus posibles repercusiones, se verá con mayor claridad el impacto de las recomendaciones de mejoramiento continuo y de ambiente de autocontrol.
FUNDAMENTOS DEL INFORME DE CONTROL INTERNO.
Los evaluadores de la Oficina Asesora de Control Interno deberán tener como guía los siguientes parámetros:
a. Analizar la información obtenida durante el desarrollo de su trabajo.
b. Antes de presentar el informe, debe tenerse la seguridad que se ha sido cuidadoso en el análisis y evaluación de la información así como la existencia de los papeles de trabajo que sustenten las debilidades y fortalezas encontradas.
c. Se ha discutido con el responsable directo del Área evaluada.
d. Las recomendaciones son adecuadas y prácticas.
e. Se ha evaluado si conllevan costo adicional.
CARACTERÍSTICAS DEL INFORME DE CONTROL INTERNO.
La Oficina de Control Interno del Municipio de La Jagua de Ibirico debe seguir como mínimo los siguientes lineamientos en los informes:
a. El informe debe ser completo, claro y conciso y referido concretamente al asunto que se pretende informar.
b. El informe debe redactarse en tono apropiado y en lenguaje simple, y suficientemente comprensible de tal forma que no aparezcan dudas respecto a la interpretación o entendimiento de los asuntos que se informan.
c. El informe debe basarse en los procedimientos aplicados en desarrollo de función asesora y debe sustentarse en las pruebas documentales y demás evidencias obtenidas durante el proceso de evaluación de control.
ELABORACIÓN DEL INFORME.
Concluida la evaluación de control interno de una dependencia de la Alcaldía, se debe emitir el Informe con la firma del Jefe de la Oficina de Control Interno en el cual se consignen todas las observaciones resultantes de la verificación. Su elaboración obedecerá a requisitos previamente establecidos en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas y siempre incluirá, como mínimo los siguientes aspectos:
Descripción de la situación actual y o debilidad, causas y efectos.
Objeto de estudio.
Período de estudio
Recomendaciones para mejorar el control interno
Beneficios de la recomendación
Cada punto incluido en el informe debe estar apropiadamente fundamentado.
DISTRIBUCIÓN.
De los informes que produzca la Oficina de Control Interno, se enviará el original al jefe de la Dependencia evaluada y copia para el despacho del señor Alcalde según proceda en cada caso.
CLASIFICACIÓN DE LOS INFORMES.
Entre algunos de los informes que puede reportar la Oficina de Control Interno tanto a la Administración Municipal como al público interesado están:
a. Técnicos Financieros Económicos
b. Operativos Contables Legales
c. Gerenciales Estadísticos Administrativos
INFORME EJECUTIVO ANUAL DE MEJORAMIENTO CONTINUO INSTITUCIONAL.
La Oficina de Control Interno Municipal realiza evaluaciones a diferentes dependencias de la Alcaldía con el objeto de determinar la eficiencia y la eficacia de los procesos y procedimientos y de sus sistemas de control directo o auto control.
El informe ejecutivo anual de recomendaciones de mejoramiento continuo y ambiente de autocontrol, presenta los resultados de la evaluación a los ciclos y el seguimiento a las recomendaciones formuladas. En el análisis y evaluación de cada uno de los ciclos, procedimientos puntuales y de las pruebas de auditoría practicadas a la Administración Municipal se persiguen los siguientes objetivos:
a) Mejoramiento continuo
b) Eficiencia en los procesos y procedimientos
c) Disminución de trámites
d) Disminución de riesgos
e) Implementación de recomendaciones
f) Seguimiento a las recomendaciones
AUTOCONTROL.
El control interno debe ser ejercido por los funcionarios de la Administración Municipal como un desarrollo natural de sus actuaciones administrativas, razón por la cual dicho control debe estar inmerso en los propios procedimientos, de tal manera que el funcionario pueda efectuar su actuación administrativa y, al mismo tiempo, verificar que ella cumple con todos los requisitos establecidos por el sistema de control.
De acuerdo con estas consideraciones el autocontrol es la identificación del funcionario con los objetivos institucionales y con los procesos y procedimientos establecidos al permitir que cada quien participe en la tarea de control.
Entre los objetivos del autocontrol se mencionan:
Establecer debilidades y fortalezas en la aplicación de mecanismos de autocontrol al interior de la Administración Municipal de La Jagua de Ibirico.
Establecer la calidad y el grado de cumplimiento de los controles existentes en cada una de las dependencias del municipio.
Evaluar entre otros aspectos administrativos como son la planeación, organización, dirección y control utilizados en las diferentes áreas de la Administración Municipal.
Evaluar el grado de compromiso del personal de la Administración Municipal en la aplicación y desarrollo institucional del autocontrol en las tareas realizadas.
El procedimiento para el autocontrol es el siguiente:
a. Programación en el plan de acción de la Oficina de Control Interno
b. Diseño de encuestas por parte del personal que labora en la Oficina de Control Interno
c. El Jefe de la Oficina de Control Interno presenta al Alcalde y Secretarias, Jefes de oficina de las Dependencias del Municipio el proyecto de la encuesta a realizar.
d. Envío de la encuesta a las diferentes Dependencias de la Alcaldía para su respectivo diligenciamiento.
e. Envío de respuesta a la encuesta por las diferentes dependencias a la Oficina de Control Interno.
f. Tabulación de las respuestas enviadas por las diferentes dependencias.
g. Análisis y constatación de la información suministrada por las diferentes dependencias.
h. Elaboración del informe por parte de la Oficina de Control Interno.
i. Reporte del informe al grupo directivo de la Administración Municipal.
11. APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO EN ALGUNAS DEPENDENCIAS MUNICIPALES.
Conocidos los fundamentos técnicos y legales del control interno municipal se procede a establecer el procedimiento para algunas dependencias municipales y actividades específicas:
1. OFICINA DE PLANEACIÓN: Formulación, ejecución, evaluación y seguimiento del Plan de Inversiones Municipal.
2. OFICINA DE TESORERIA: Proceso de pagos.
3. OFICINA DE PRESUPUESTO: Elaboración, formulación y aprobación del Presupuesto Municipal.
4. OFICINA DE CONTABILIDAD: Registros contables.
5. OFICINA DE RECURSOS HUMANOS: Selección de personal.
11.1. OFICINA DE PLANEACIÓN
La planeación es una forma anticipada de decisiones a través de la cual se determina lo que se debe hacer, como hacerlo y quien es responsable de ello. En el sistema de planeación se establecen los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del Plan de Inversión.
11.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN DE INVERSIÓN.
a) Definición:
La formulación del Plan de Inversión constituye la determinación de metas a corto plazo en correspondencia con el Plan de Desarrollo, debiendo subordinarse a los principios de autonomía, ordenación, de competencias, desarrollo económico del municipio, eficiencia viabilidad, coherencia, concurrencia, subsidiaridad y complementariedad.
b) Objetivos:
El objetivo de la formulación del Plan de Inversión es formular metas de corto plazo coherentes con el Plan de Desarrollo, garantizando la continuidad de la gestión.
c) Documentos necesarios:
Los documentos necesarios para la formulación del Plan de Inversión Municipal son el diagnóstico municipal y el Plan de Desarrollo.
d) Descripción de actividades y evaluación de recursos disponibles.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | ||
1 | Solicitan y obtienen información sobre necesidades de veredas y corregimientos. | Alcalde Mcpal y Secretarios de despacho. | Estudios, documentos, diagnósticos, Planes de Desarrollo Municipal, Plan de Inversiones vigencia anterior. | ||
2 | Se reúnen para priorizar necesidades del Municipio y determinar lineamientos y estrategias preliminares para la elaboración del Plan de Inversión. | Alcalde Mcpal y Secretarios de despacho. | Planes de Desarrollo Municipal. | ||
3 | Se obtiene de la Secretaría de Hacienda información de proyecciones presupuestales. | Alcalde Mcpal y Secretarios de despacho. | Presupuesto vigencia anterior, ejecución presupuestal actual, proyecciones financieras. | ||
4 | Se programa y realiza reuniones para definir políticas y objetivos y determinar los planes, estrategias, recursos humanos económicos y organizativos. | Alcalde Mcpal y Secretarios de Despacho. | Estudios, documentos, diagnósticos, Planes de Desarrollo Municipal, Plan de Inversiones vigencia actual y anterior, proyecciones financieras. | ||
5 | Se realizan ajustes necesarios en beneficios del cumplimiento del Plan de Inversión. | Secretarios de despacho. | Borrador del proyecto, plan de inversiones anual. | ||
6 | Se elabora proyecto del Plan de Inversiones. | Alcalde Mcpal y secretarios de despacho. | Proyecto plan de inversiones anual. | ||
7 | Se somete a consideración del Concejo Municipal el proyecto de inversiones. | Alcalde Municipal | Proyecto plan de inversiones anual. | ||
8 | Estudio, evaluación análisis y propuesta de modificaciones al proyecto de inversiones. | Concejo Municipal | Proyecto plan de inversiones anual. | ||
9 | Incorporación de modificaciones al proyecto e inversiones y presentación nuevamente al Concejo. | Alcalde Municipal | Proyecto plan de inversiones anual, acta de concejo y modificaciones. | ||
10 | Estudio, evaluación análisis y aprobación del Plan operativo anual de inversiones. | Concejo Municipal | Proyecto plan de inversiones anual, acuerdo del Concejo aprobando el Plan de Inversiones. | ||
11 | Remisión de copias del Plan de Inversiones a las secretarías de despacho. | Alcalde | Circular o memorando, plan de inversiones anual aprobado. | ||
12 | Inicio de ejecución del Plan de Inversiones. | Alcalde y Secretarios de despacho. | Plan de Inversión anual aprobado. | ||
e) Determinación de riesgos en recursos disponibles.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | RECURSOS FINANCIEROS | |
1 | Solicitan y obtienen información sobre necesidades de veredas y corregimientos. | Solicitud de información cerrada o no solicitarla. | Información no recibida, incompleta o desactualizada. | ||
2 | Se reúnen para priorizar necesidades del Municipio y determinar lineamientos y estrategias preliminares para la elaboración del Plan de Inversión. | No reunirse o asistencia irregular. | No levantar actas, falta de documentación o información deficiente. | ||
3 | Se obtiene de la Secretaría de Hacienda información de proyecciones presupuestales. | No solicitar información presupuestal. | Información presupuestal escasa o inexistente. | ||
4 | Se programa y realiza reuniones para definir políticas y objetivos y determinar los planes, estrategias, recursos humanos económicos y organizativos. | Incorrecta definición de las estrategias y programas, falta de objetividad, de rigurosidad y parcialismo. | Contradicción con el Plan de Desarrollo Nacional y el Plan departamental. | Que no consulte las proyecciones presupuestales y financieras. | |
5 | Se realizan ajustes necesarios en beneficios del cumplimiento del Plan de Inversión. | No asistir a la convocatoria o reunión. | |||
6 | Se elabora proyecto del Plan de Inversiones. | Errores de trascripción. | Que contraríe el Plan de Desarrollo Nacional y Departamental. | Que no corresponda con lo presupuestado. | |
7 | Se somete a consideración del Concejo Municipal el proyecto de inversiones. | No convocar oportunamente al Concejo Municipal. | |||
8 | Estudio, evaluación análisis y propuesta de modificaciones al proyecto de inversiones. | Falta de objetividad. | No levantar acta de sesión. | ||
9 | Incorporación de modificaciones al proyecto e inversiones y presentación nuevamente al Concejo. | No incorporar las modificaciones o incorporarlas parcialmente. | |||
10 | Estudio, evaluación análisis y aprobación del Plan operativo anual de inversiones. | Falta de objetividad. | No levantar acta y no elaborar acuerdo. | ||
11 | Remisión de copias del Plan de Inversiones a las secretarías de despacho. | No asignar tareas. | |||
12 | Inicio de ejecución del Plan de Inversiones. | ||||
f) Actividades de control.
DESCRIPCIÓN DE RIESGOS | CONTROL | OBJETIVO DEL CONTROL |
| La solicitud de información a las veredas y corregimientos debe hacerse en forma amplia, abierta, oportuna, por escrito y hacerle seguimiento a la respuesta. Dejar constancia escrita y oficiar a los corregimientos acerca de la no recepción de información o incompleta y/o desactualizada. Se debe corregir por algún medio las deficiencias de información veredal y corregimental. | Buscar la coordinación, la participación y la concordancia. Establecer la responsabilidad. |
| Los secretarios y el Alcalde deben reunirse y debatir con objetividad. Se debe garantizar la asistencia regular de todos los funcionarios vinculados a la formulación preliminar del Plan de Inversión. Levantar actas de las reuniones y sesiones de trabajo, con la información y documentación suficiente y actualizada. | Buscar la coordinación, la consistencia, la eficiencia y la continuidad en la formulación del Plan de Inversión. Evaluar el desempeño y establecer la responsabilidad. |
| La información presupuestal no se puede obviar en la preparación del Plan de Inversión. La información presupuestal y financiera debe existir y estar actualizada. | Buscar la consistencia entre el Presupuesto y el Plan de Inversión. Buscar la consistencia, la oportunidad y la objetividad. |
| La definición de los objetivos y políticas de planes y estrategias, programas y proyectos debe hacerse en forma adecuada y ser el resultado de un proceso objetivo e imparcial y riguroso. Las directrices básicas de inversión no pueden ir en dirección contraria ni discrepar de los planes de desarrollo. El Plan de inversión debe consultar y cuantificar los proyectos y programas a las posibilidades presupuestales y financieras. | Buscar la coherencia y la objetividad. Buscar la coordinación entre la inversión y los planes de desarrollo. Buscar la consistencia y la coordinación. |
| Se debe revisar y evitar los errores en la trascripción del proyecto del Plan de Inversión. El proyecto del Plan de Inversión no puede contrariar el Plan Nacional ni el Plan Departamental de Desarrollo. | Buscar la celeridad y la eficacia. Buscar la legalidad, la objetividad y la coordinación. |
| Se debe convocar oportunamente al Concejo para que estudie el proyecto de plan de inversión. | Buscar la legalidad y la coordinación. |
| El Concejo Municipal debe estudiar el proyecto del Plan de Inversión con la debida rigurosidad, objetividad e imparcialidad. El Concejo Municipal debe levantar y elaborar acta de la reunión evaluatoria del proyecto del plan de inversión. | Buscar la objetividad, la oportunidad y la imparcialidad. Evaluar el desempeño y establecer la responsabilidad. |
| Las modificaciones introducidas por el Concejo Municipal deben ser incorporadas al Plan de Inversión. | Buscar la legalidad. |
| Se debe levantar y elaborar el acta de la reunión evaluatoria del Plan de Inversión. La aprobación del Plan de Inversión debe ser a través de un acuerdo emanado del Concejo Municipal. | Evaluar el desempeño y establecer la responsabilidad. |
| Para la ejecución del Plan de Inversión se deben asignar tareas y responsabilidades. | Celeridad en el proceso y evaluación del desempeño. |
11.1.2. EJECUCIÓN DEL PLAN DE INVERSIONES.
a) Definición:
Es un proceso dirigido a desarrollar las estrategias y programas identificados en el Plan de Inversión, coordinado y asesorando su ejecución a través del recurso humano seleccionado para ello.
b) Objetivos:
El objetivo de la ejecución del Plan de Inversiones es ejecutar las estrategias y programas contenidos en el Plan de Inversiones para suplir las necesidades identificadas en el Municipio.
c) Descripción de actividades y evaluación de recursos disponibles.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | ||
1 | Asumen e identifican programas del Plan de Inversión. | Secretarios de despacho. | Plan de inversión, computador, escritorios, etc. | ||
2 | Definen términos de referencia para la ejecución de los proyectos y remiten al Alcalde. | Secretarios de despacho. | Plan de Inversión, presupuesto, términos de referencia. | ||
3 | Ordenan iniciar proceso de contratación. | Alcalde Municipal | Plan de Inversión, presupuesto, términos de referencia, propuestas. | ||
4 | Ejecución del proyecto. | Contratistas. | Plan de Inversión, contratos, plan de trabajo. | ||
5 | Recibe el proyecto ejecutado. | Interventor Municipal. | Plan de trabajo, proyectos, términos de referencia. | ||
d) Determinación de riesgos en recursos disponibles.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | RECURSOS FINANCIEROS | ||
1 | Asumen e identifican programas del Plan de Inversión. | Inexistencia de evidencias escritas de la asignación de responsabilidades. | ||||
2 | Definen términos de referencia para la ejecución de los proyectos y remiten al Alcalde. | Incorrecta definición de los términos de referencia. | ||||
3 | Ordenan iniciar proceso de contratación. | Demora, parcialismo, falta de objetividad en la contratación. | ||||
4 | Ejecución del proyecto. | Demora | ||||
5 | Recibe el proyecto ejecutado. | No nombrar interventor, no hacer seguimiento. | Mala calidad de la obra. | |||
e) Actividades de control.
DESCRIPCIÓN DE RIESGOS | CONTROL | OBJETIVO DEL CONTROL |
| La asignación de responsabilidades debe hacerse por escrito. | Poder establecer las responsabilidades. |
| Los términos de referencia deben ser elaborados en forma clara, completa y precisa. | Buscar la objetividad, la transparencia y la legalidad. |
| La selección del contratista debe hacerse con la debida oportunidad, imparcialidad, objetividad y rigurosidad. | Asegurar la suficiente idoneidad del recurso humano. |
| Se debe dar estricto cumplimiento al plan de trabajo y cronograma de actividades. Se debe prestar especial atención a los proyectos en desarrollo. | Evaluar el desempeño y buscar la eficacia. |
| Se deben proveer los recursos financieros necesarios para desarrollar los programas y proyectos. | Buscar la oportunidad, la celeridad y la eficacia. |
| Para todos los proyectos se debe asignar un interventor que controle, evalúe su desarrollo y ejecución. | Garantizar la ejecución y desarrollo de los proyectos. |
| La obra debe ejecutarse de acuerdo a los términos de referencia. | Garantizar la calidad y ejecución del proyecto. |
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE INVERSIONES.
a) Definición:
Es un proceso orientado a la elaboración y presentación de informes para ejercer seguimiento y evaluación a las actividades cumplidas en desarrollo del Plan de Inversión.
b) Supervisión:
La evaluación y seguimiento al Plan de Inversión tendrá la supervisión del Jefe de la Oficina de Planeación.
c) Descripción de actividades y evaluación de recursos.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | ||
1 | Presentan informe mensual sobre ejecución de los proyectos. | Secretarios de despacho. | Informe mensual de proyectos. | ||
2 | Estudio, análisis y evaluación de los informes, remisión de copias al Alcalde y al Jefe de Control Interno. | Jefe de Planeación Municipal. | Informe mensual de proyectos, contratos, proyectos y programas, plan de inversión y de trabajo. | ||
3 | Realización de control de gestión y resultados, emisión de informes evaluadores y remisión al Alcalde. | Jefe de Control Interno. | Informe, contrato, programas y proyectos, plan de trabajo, plan de inversión. | ||
4 | Presentación de informes de gestión y ejecución de proyectos al Concejo Municipal. | Alcalde. | Informe de gestión y ejecución de proyectos y programas, Plan de Inversión, contratos, plan de trabajo. | ||
5 | Evaluación del informe, observaciones y recomendaciones. | Concejo Municipal. | Informe de gestión y ejecución de los programas y proyectos, Plan de trabajo, ejecución presupuestal, contratos. | ||
d) Determinación de riesgos en recursos disponibles.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | RECURSOS FINANCIEROS | ||
1 | Presentan informe mensual sobre ejecución de los proyectos. | No presentación. | Informes no fidedignos. | |||
2 | Estudio, análisis y evaluación de los informes, remisión de copias al Alcalde y al Jefe de Control Interno. | Falta de rigurosidad, desconocimiento del Plan de Inversión. | Inexistencia de indicadores de parámetros de evaluación, no determinación de resultados esperados, ausencia de cronogramas de evaluación. | |||
3 | Realización de control de gestión y resultados, emisión de informes evaluadores y remisión al Alcalde. | Falta de rigurosidad, desconocimiento del Plan de Inversión, falta de respaldo del despacho. | Inexistencia de parámetros de evaluación y resultados por alcanzar. | |||
4 | Presentación de informes de gestión y ejecución de proyectos al Concejo Municipal. | No presentación de informes. | Informes confusos. | |||
5 | Evaluación del informe, observaciones y recomendaciones. | Falta de rigurosidad, no exigir informes. | Dificultades para sesionar. | |||
e) Actividades de control.
RIESGOS | CONTROL | OBJETIVO DEL CONTROL |
| Los funcionarios que tengan bajo su responsabilidad la ejecución, coordinación e interventoría de un proyecto deben presentar informes mensuales. | Evaluar el desempeño y establecer la responsabilidad. |
| Los informes que presenten los secretarios con responsabilidades a cargo deben ser claros, completos y fidedignos. | Buscar la eficiencia y eficacia. |
| El Jefe de Planeación debe evaluar los informes con rigurosidad, objetividad e imparcialidad. El Jefe de Planeación debe conocer y dominar el Plan de Inversión al momento de evaluar los informes. | Buscar la objetividad, poder establecer la responsabilidad y el desempeño. |
| Establecer parámetros de evaluación y seguimiento tanto a los funcionarios como a los proyectos. Se deben determinar previamente los resultados esperados de un proyecto: elaborar cronogramas de evaluación. | Buscar la eficiencia, la eficacia y la objetividad. |
| El Jefe de Control Interno debe ejercer la evaluación de gestión y resultados sobre los informes con la debida rigurosidad. La evaluación de gestión debe involucrar el Plan de Inversiones. El Alcalde debe ofrecer el respaldo a la gestión del Jefe de Control Interno. | Evaluar el desempeño y establecer la responsabilidad. |
| El Jefe de Control Interno debe diseñar parámetros de evaluación de resultados por alcanzar. | Buscar la eficacia, la eficiencia, la objetividad y poder establecer la responsabilidad. |
| Los informes deben ser claros, completos y precisos. | Buscar la objetividad, la celeridad y la eficiencia. |
| El Concejo Municipal debe exigir informes anuales al Alcalde, debe evaluar los informes con rigurosidad y efectividad. | Buscar la legalidad y evaluar el desempeño. |
| El Presidente del Concejo debe programar las sesiones del Concejo Municipal con la debida oportunidad para hacer posible las sesiones plenas. | Buscar la oportunidad en la eficiencia y en la responsabilidad. |
11.2. OFICINA DE TESORERIA
11.2.1. PROCESO DE PAGOS.
a) Definición:
Mediante este proceso se realizan los pagos que el Municipio de La Jagua de Ibirico tiene a su cargo por prestación de servicios, consultorías, suministros, obras, a terceros, lo cual debe hacerse en forma oportuna y a la entrega de la actividad contratada.
b) Descripción de actividades y evaluación de recursos.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | ||
1 | Presentación de cuenta de cobro o factura de anticipo, parciales o finales, etc. | Contratista | Cuenta de Cobro | ||
2 | Recibir cuenta de cobro, revisar que cumpla requisitos establecidos por ley y ordena elaboración de resolución de pago. | Tesorero | Cuenta de cobro y contrato perfeccionado. | ||
3 | Elaborar resolución de pago y entregar a Tesorero para la firma. | Secretaría de Tesorería | Cuenta de cobro, contrato, resolución de pago. | ||
4 | Firmar y enviar resolución de pago al despacho. | Tesorero | Resolución de pago | ||
5 | Firmar resolución de pago y devolver a Tesorería. | Alcalde | Resolución de pago | ||
6 | Recibir resolución de pago, verificar libro de bancos, elaborar cheque y comprobante de egreso. | Tesorero | Resolución de pago | ||
7 | Enviar cheque al Alcalde para la firma. | Secretaría de Tesorería | Cheque | ||
8 | Firmar cheque y devolverlo al Tesorero para la firma. | Alcalde | Cheque. | ||
9 | Firmar cheque y registrarlo en libro de bancos. | Tesorero | Cheque y libro de bancos. | ||
10 | Entregar cheque a contratista y/o proveedor. | Secretaría de Tesorería | Cheque | ||
11 | Recibir cheque y firmar comprobante de egreso. | Contratista | Cheque y comprobante de egreso. | ||
12 | Enviar a Contabilidad el comprobante de egreso para su registro. | Tesorero | Comprobante de egreso | ||
c) Determinación de riesgos en recursos disponibles.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | RECURSOS FINANCIEROS | |
1 | Presentación de cuenta de cobro o factura de anticipo, parciales o finales, etc. | Mala elaboración de cuenta de Cobro. Factura no cumple requisitos. | |||
2 | Recibir cuenta de cobro, revisar que cumpla requisitos establecidos por ley y ordena elaboración de resolución de pago. | Demora | |||
3 | Elaborar resolución de pago y entregar a Tesorero para la firma. | Errores de trascripción en la elaboración de resolución de pago | |||
4 | Firmar y enviar resolución de pago al despacho. | No seguimiento | |||
5 | Firmar resolución de pago y devolver a Tesorería. | Demora | |||
6 | Recibir resolución de pago, verificar libro de bancos, elaborar cheque y comprobante de egreso. | No registrar en libro de bancos | Falta de disponibilidad de recursos | ||
7 | Enviar cheque al Alcalde para la firma. | Demora | |||
8 | Firmar cheque y devolverlo al Tesorero para la firma. | ||||
9 | Firmar cheque y registrarlo en libro de bancos. | No hacer registro en forma oportuna | |||
10 | Entregar cheque a contratista y/o proveedor. | Mala entrega del cheque | |||
11 | Recibir cheque y firmar comprobante de egreso. | No firma de comprobante de egreso | |||
12 | Enviar a Contabilidad el comprobante de egreso para su registro. | Demora | |||
d) Actividades de control.
DESCRIPCIÓN DE RIESGOS | CONTROL | OBJETIVO DEL CONTROL |
| La factura o cuenta de cobro debe ser presentada por los beneficiarios en forma completa, clara y precisa. | Buscar la legalidad y agilidad en el proceso de pago. |
| Revisar que las cuentas de cobro o facturas cumplan los requisitos de ley. | Buscar legalidad y establecer responsabilidad. |
| Resolución de pago debe ser elaborada correctamente. | Establecer responsabilidad y eficiencia. |
| Funcionario que recibe debe firmar libro de salida de correspondencia de tesorería. | Establecer responsabilidad del funcionario. |
| La resolución de pago debe ser firmada a la mayor brevedad. | Celeridad y objetividad en el proceso. |
| Hacer los registros en libro de bancos en forma oportuna. | Buscar legalidad y eficiencia |
| Los cheques deben ser elaborados si hay disponibilidad de recursos en el banco. | Responsabilidad en el pago. |
| Los cheques deben ser enviados para firma tan pronto sean elaborados. | Celeridad y eficiencia |
| Se deben registrar los cheques en el libro de bancos para contar con información actualizada. | Buscar eficiencia y responsabilidad. |
| El cheque debe ser entregado al beneficiario o a un tercero con autorización. | Establecer responsabilidades y prevenir fraudes. |
| El beneficiario debe firmar los comprobantes de egreso y resolución de pago al momento de recibir el cheque. | Buscar la legalidad y responsabilidad. |
| Enviar los comprobantes a contabilidad para su registro oportuno. | Buscar la legalidad y eficiencia. |
11.3. OFICINA DE PRESUPUESTO
ELABORACIÓN, FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO.
a) Definición:
El Presupuesto es una herramienta dirigida a organizar la información financiera en los entes públicos de acuerdo con las competencias que le han sido asignadas constitucional y legalmente. El sistema presupuestal está conformado por el Plan de Desarrollo, el Plan Financiero, el Plan Operativo Anual de Inversiones, el Presupuesto y el Plan Anual de Caja. El sistema presupuestal debe accionar en la observación de los principios de planificación, anualidad, universalidad, unidad de caja, programación integral, especialización, inembargabilidad, coherencia macroeconómica y homeóstasis.
A través del sistema presupuestal se planifica a corto plazo y en forma coherente con el Plan de Desarrollo, se guía la ejecución, se da continuidad a los proyectos y se evalúa la eficacia en la gestión.
b) Objetivo:
El sistema presupuestal tiene como objetivo establecer una guía para la acción institucional, instrumentando de manera cuantificada metas relativas a los objetivos y misión de la Alcaldía de La Jagua de Ibirico, con lo cual se evitan desvíos inconvenientes en la aplicación de recursos.
c) Descripción de actividades y evaluación de recursos.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | |||
1 | Recopilación de información con los entes y organismos que giran los recursos. | Secretario de Hacienda, Jefe de Presupuesto, Jefe de Planeación. | Oficios | |||
2 | Con las certificaciones se elabora el borrador del proyecto de presupuesto de ingresos. | Secretario de Hacienda, Jefe de Presupuesto, Secretarías, Jefe de Planeación. | Certificaciones, oficios. | |||
3 | Enviar proyecciones a la Secretaría de Hacienda. | Secretarios municipales | Plan de Desarrollo | |||
4 | Elaborar asignación presupuestal para gastos de funcionamiento e inversión. | Secretario de Hacienda, Jefe de Presupuesto, Secretarías, Jefe de Planeación. | ||||
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |
Trabajos relacionados
Ver mas trabajos de Administracion y Finanzas |
Nota al lector: es posible que esta página no contenga todos los componentes del trabajo original (pies de página, avanzadas formulas matemáticas, esquemas o tablas complejas, etc.). Recuerde que para ver el trabajo en su versión original completa, puede descargarlo desde el menú superior.
Todos los documentos disponibles en este sitio expresan los puntos de vista de sus respectivos autores y no de Monografias.com. El objetivo de Monografias.com es poner el conocimiento a disposición de toda su comunidad. Queda bajo la responsabilidad de cada lector el eventual uso que se le de a esta información. Asimismo, es obligatoria la cita del autor del contenido y de Monografias.com como fuentes de información.