Manual de control interno del municipio de La Jagua de Ibirico – Cesar (página 3)
Plan de Desarrollo, presupuesto vigencias anteriores, ejecución presupuestal vigencia actual.
5
Integrar los ingresos y gastos y elaborar el proyecto de presupuesto de la Alcaldía.
Secretario de Hacienda, Jefe de Presupuesto, Secretarías, Jefe de Planeación.
Proyecto de presupuesto
6
Presentar y someter a consideración del Concejo el proyecto de presupuesto.
Alcalde Municipal
Proyecto de presupuesto
7
Estudio, evaluación e introducción de recomendaciones al proyecto de presupuesto.
Concejo Municipal
Proyecto de Presupuesto
8
Incorporación de modificaciones y recomendaciones y devolución al Concejo.
Alcalde, Secretario de Hacienda.
Proyecto de presupuesto corregido, acta de sesión del Concejo.
9
Aprobación de Proyecto de Presupuesto.
Concejo Municipal – Alcalde
Proyecto de Presupuesto
10
Enviar el presupuesto de la vigencia aprobado, al Alcalde Municipal para su sanción y publicación.
Secretario de Hacienda, Jefe de Presupuesto.
Presupuesto, libros de presupuesto.
11
Sanción del Acuerdo de Presupuesto y publicación.
Alcalde Municipal
Acuerdo de presupuesto
12
Devolución de Acuerdo sancionado al Concejo Municipal.
Alcalde – Concejo Municipal
Presupuesto sancionado
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | RECURSOS FINANCIEROS | |
1 | Recopilación de información con los entes y organismos que giran los recursos. | Que no llegue a tiempo la información o información imprecisa. | |||
2 | Con las certificaciones se elabora el borrador del proyecto de presupuesto de ingresos. | Errores de estimación, falta de oportunidad | |||
3 | Enviar proyecciones a la Secretaría de Hacienda. | Demora | |||
4 | Elaborar asignación presupuestal para gastos de funcionamiento e inversión. | Errores de estimación, ausencia de concertación con las entidades. | No vincular el Plan de Inversiones, perdida de continuidad de los proyectos de inversión, desfase en los gastos de funcionamiento e inversión. | ||
5 | Integrar los ingresos y gastos y elaborar el proyecto de presupuesto de la Alcaldía. | Errores de trascripción. | Errores de estructuración. | ||
6 | Presentar y someter a consideración del Concejo el proyecto de presupuesto. | Falta de oportunidad, no convocar a reunión. | |||
7 | Estudio, evaluación e introducción de recomendaciones al proyecto de presupuesto. | Falta de rigurosidad en el proyecto, parcialismo. | |||
8 | Incorporación de modificaciones y recomendaciones y devolución al Concejo. | No acatar las modificaciones del Concejo Municipal | |||
9 | Aprobación de Proyecto de Presupuesto. | Falta de rigurosidad en el proyecto, parcialismo, aprobación fuera de ley. | Proyecto de presupuesto indocumentado | ||
10 | Enviar el presupuesto de la vigencia aprobado, al Alcalde Municipal para su sanción y publicación. | Demora | |||
11 | Sanción del Acuerdo de Presupuesto y publicación. | No sancionar | |||
12 | Devolución de Acuerdo sancionado al Concejo Municipal. | Acuerdo de presupuesto aprobado | |||
e) Actividades de control.
DESCRIPCIÓN DE RIESGOS | CONTROL | OBJETIVO DEL CONTROL |
| Se debe gestionar para obtener la información relativa a las estimaciones de ingresos para la próxima vigencia en su totalidad y verificar su validez. | Buscar celeridad, eficiencia, objetividad y establecer la responsabilidad. |
| Se debe evitar los errores en las estimaciones presupuestales. El cálculo del presupuesto de ingresos debe ser elaborado con la debida oportunidad. | Buscar la eficiencia, objetividad, oportunidad y evaluar el desempeño y establecer responsabilidades. |
| Las secretarías deben remitir oportunamente la información sobre el presupuesto. | Buscar la legalidad, la pertinencia y la objetividad. |
| Evitar los errores en las estimaciones presupuestales, el presupuesto debe involucrar la concertación en el proceso de elaboración. | Buscar celeridad, oportunidad y eficiencia. |
| El presupuesto debe tener estrecha relación con el Plan de Inversiones, garantizar la continuidad de los proyectos de inversión. Los gastos de funcionamiento e inversión deben sujetarse a lo establecido por la Ley. | Buscar la eficiencia, la objetividad, la coordinación, poder evaluar correctamente y establecer la responsabilidad. |
| Evitar cometer errores de trascripción del presupuesto. | Buscar la legalidad, la coordinación y la pertinencia. |
| El Concejo Municipal debe ser convocado oportunamente para que estudie el proyecto de presupuesto. | Buscar la legalidad. |
| El Concejo Municipal debe analizar y estudiar el proyecto de presupuesto con la suficiente rigurosidad e imparcialidad. | Buscar la legalidad, celeridad y eficiencia |
| La Secretaría de Hacienda y la Oficina de Planeación deben acoger e integrar al proyecto de presupuesto las modificaciones sugeridas por el Concejo Municipal. | Buscar eficiencia, oportunidad, coordinación y responsabilidad. |
| El Concejo Municipal debe estudiar y analizar el proyecto de presupuesto con toda la rigurosidad e imparcialidad y oportunidad, debatirlo y aprobarlo en la fecha obligatoria. | Buscar legalidad y coordinación. |
| El proyecto de presupuesto debe contener el Plan Anual de Inversiones, el presupuesto de rentas y gastos y como anexo el Marco Fiscal de Mediano Plazo. | Buscar la legalidad, objetividad, imparcialidad, coordinación y responsabilidad. |
| El Alcalde debe objetar y devolver el Presupuesto al Concejo. | Buscar la legalidad. |
OFICINA DE CONTABILIDAD.
REGISTROS CONTABLES.
a) Definición:
La contabilidad es una técnica destinada a registrar las transacciones de una entidad para la producción de estados financieros e informes para la administración o entidades externas, debe estar permanentemente al día de tal forma que los libros que suministra sirvan en su momento para la toma de decisiones administrativas.
La contabilidad debe suministrar datos verificables que en cualquier momento se pueden revisar contra los documentos soportes. Los datos deben ser exactos, objetivos, imparciales y sin distorsión.
b) Objetivo:
La contabilidad es un mecanismo fundamental de control y la gestión financiera del Municipio, con base en esta se pueden hacer proyecciones a corto, mediano y largo plazo.
c) Descripción de actividades y evaluación de recursos.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | |||
1 | Enviar comprobante de caja, consignación, egresos, extractos, notas débito, etc. | Tesorero. | Comprobante de caja, consignaciones, egresos, notas débito. | |||
2 | Enviar estimativo de provisiones de prestaciones sociales, nóminas. | Oficina de Talento Humano. | Nómina. | |||
3 | Enviar comprobantes de entrada y salida, notas aclaratorias, comprobantes de reintegro, comprobante de traslado interno. | Almacenista | Comprobante de entrada y salida, notas aclaratorias. | |||
4 | Orden de suministro, pérdida de elementos, enviar contratos de prestación de servicios, obras, consultoría. | Oficina Jurídica. | Contratos | |||
5 | Verificar información recibida, codificar y registrar. | Contador | Contratos, consignaciones, comprobantes. | |||
6 | Realizar ajustes, conciliaciones bancarias y cierre de cuentas de resultado. | Contador | Consignaciones | |||
7 | Producir informes, balances de actividad financiera, económica y social para organismos de control. | Contador | Informes, estados financieros. | |||
d) Determinación de riesgos en recursos disponibles.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | |||
1 | Enviar comprobante de caja, consignación, egresos, extractos, notas débito, etc. | Demora en el envío. | Información incompleta | |||
2 | Enviar estimativo de provisiones de prestaciones sociales, nóminas. | Mal cálculo de liquidación para la provisión de prestaciones de nómina, demora en el envío. | ||||
3 | Enviar comprobantes de entrada y salida, notas aclaratorias, comprobantes de reintegro, comprobante de traslado interno. | Documentos mal diligenciados y demora en el envío | Información incompleta | |||
4 | Orden de suministro, pérdida de elementos, enviar contratos de prestación de servicios, obras, consultoría. | Error en el valor de los contratos, no envío de adelantos y contratos adicionales. | ||||
5 | Verificar información recibida, codificar y registrar. | Falta de revisión de la información recibida. | Mala codificación del plan contable. | |||
6 | Realizar ajustes, conciliaciones bancarias y cierre de cuentas de resultado. | No realización de ajustes y cierres. | ||||
7 | Producir informes, balances de actividad financiera, económica y social para organismos de control. | No generar informes contables | ||||
e) Actividades de control.
DESCRIPCIÓN DE RIESGOS | CONTROL | OBJETIVO DEL CONTROL |
| La información debe ser enviada en forma oportuna y a tiempo. | Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad. |
| Los documentos a enviar deben revisarse para garantizar que vayan completos. | Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad. |
| Las provisiones de prestaciones sociales y nóminas deben ser bien liquidadas y enviadas a tiempo. | Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad. |
| Los documentos deben ser veraces y fidedignos. | Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad. |
| La información debe verificarse para su envío. | Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad. |
| Enviar información oportuna y los contratos revisados oportunamente. | Buscar celeridad, eficiencia, y establecer la responsabilidad. |
| La información debe ser revisada una vez recibida. | Buscar eficiencia y responsabilidad. |
| Las cuentas codificadas deben sujetarse al Plan Contable de la Contaduría General de la Nación. | Buscar la legalidad y responsabilidad. |
| Los ajustes y cierres de cuenta de resultado deben realizarse mensualmente. | Buscar la legalidad, celeridad y responsabilidad. |
| Los informes deben ser generados en forma mensual. | Buscar legalidad y coordinación. |
OFICINA DE RECURSOS HUMANOS.
SELECCIÓN DE PERSONAL.
a) Definición:
Las entidades territoriales desarrollan su función social y la misión institucional a través de los funcionarios vinculados por medio de procesos de selección de acuerdo a las necesidades institucionales plasmadas en el Plan de Inversiones, el cual necesariamente involucra al recurso humano.
La Selección de Personal es el proceso mediante el cual se adelantan los trámites de selección de personal en correspondencia con el Plan de Inversiones y el presupuesto para ejecutar y desarrollar las labores operativas, administrativas de asesoría y de apoyo en cumplimiento de la misión de la Alcaldía.
b) Objetivo:
El sistema de recurso humano busca regular el proceso de selección de recurso humano al servicio de la entidad, su vinculación bajo parámetros claros y legales y la eficiencia en la prestación de sus servicios.
c) Descripción de actividades y evaluación de recursos.
ACTIVIDAD | DESCRIPCIÓN | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | |||
1 | Definir planta de personal y estructura de sueldos. | Concejo Municipal. | Presupuesto, asignaciones civiles, planta de cargo. | |||
2 | Recibir hojas de vida. | Jefe de Recursos Humanos. | Presupuesto, asignaciones civiles, Hojas de vida. | |||
3 | Elaborar resolución de nombramiento o contrato de prestación de servicios y enviar al Despacho para la firma del Alcalde. | Jefe de Recursos Humanos. | Presupuesto, asignaciones civiles, Hojas de vida, resolución, contrato. | |||
4 | Firmar y devolver a Oficina de Recursos Humanos para que notifique al interesado. | Alcalde Municipal. | Resolución, Contrato de Trabajo. | |||
5 | Notificar al interesado para su posesión y reportar la novedad a la nómina. | Jefe de Recursos Humanos. | Hojas de vida, resolución, contrato de trabajo. | |||
6 | Posesionar al funcionario e iniciar actividades. | Alcalde Municipal, Funcionario, Jefe de Recursos Humanos. | Resolución, contrato de trabajo. | |||
d) Determinación de riesgos en recursos disponibles.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD | RECURSOS HUMANOS | RECURSOS FÍSICOS | RECURSOS FINANCIEROS | |
Definir planta de personal y estructura de sueldos. | No definir la planta de personal, personal insuficiente, planta de personal numerosa y/o no calificada. | Ausencia de documentos escritos estableciendo la planta de personal. Ausencia de políticas de selección de personal | Gastos de funcionamiento superiores al límite legal. Tomar recursos de inversión para gastos de funcionamiento. | |
Recibir hojas de vida. | Definición del perfil incompleto y/o ambiguo. | |||
Elaborar resolución de nombramiento o contrato de prestación de servicios y enviar al Despacho para la firma del Alcalde. | Conceptos incoherentes con el Plan de Inversión y con las políticas y objetivos del Municipio. | |||
Firmar y devolver a Oficina de Recursos Humanos para que notifique al interesado. | ||||
Notificar al interesado para su posesión y reportar la novedad a la nómina. | Demora injustificada | |||
Posesionar al funcionario e iniciar actividades. | No informar a la Oficina de Recursos Humanos la fecha de cada nombramiento. No afiliar al sistema de seguridad social y pensiones oportunamente. | Archivos de personal inexistentes, incompletos o inseguros. | ||
e) Actividades de control.
DESCRIPCIÓN DE RIESGOS | CONTROL | OBJETIVO DEL CONTROL |
| El Concejo Municipal debe estudiar, acordar y aprobar la planta de personal con criterios de objetividad, racionalidad, economía y equidad de acuerdo a las disponibilidades presupuestales y requerimientos básicos del municipio. La planta de personal debe ser integrada por personal calificado e idóneo. | Buscar legalidad, objetividad, coordinación y establecer responsabilidades. |
| La planta de personal del Municipio debe aprobarse y/o modificarse solo a través de acuerdo emitido por el Concejo Municipal. Se debe diseñar e implementar políticas y procedimientos de selección de personal. | Buscar la legalidad y establecer responsabilidades. |
| Los gastos de funcionamiento no pueden superar los porcentajes máximos establecidos. Los recursos destinados para inversión no se pueden destinar a pagos de salarios. | Buscar la legalidad y establecer responsabilidad. |
| Los conceptos con respecto a los requerimientos de recursos humanos deben ser coherentes con el Plan de Inversión y con los objetivos, políticas y misión del Municipio. | Verificar y asegurar la suficiente idoneidad y eficiencia del recurso humano al servicio del Municipio. |
| Los términos de referencia para selección de personal deben ser elaborados en forma completa, precisa, clara y objetiva. | Propender porque se cumplan los objetivos, metas y políticas trazadas por el Municipio. |
| Una vez nombrado o contratado un funcionario, se debe afiliar a una entidad de salud, a pensiones y cesantías. Si es un funcionario contratado debe exigírsele el requisito de estar afiliado a una entidad de salud. | Buscar celeridad y legalidad. |
| Se debe llevar un archivo de planta de personal completo, seguro y adecuado. | Proteger la información del Municipio. |
Autor:
Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.
"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"?
Santiago de los Caballeros,
República Dominicana,
2016.
"DIOS, JUAN PABLO DUARTE, JUAN BOSCH Y ANDRÉS CASTILLO DE LEÓN – POR SIEMPRE"?
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