Manual de procedimientos, elaboración del presupuesto (página 2)
Se aplican estos estándares en la determinación de Presupuesto (materiales, de mano de obra y costos indirectos de fabricación).
Se pondera el valor de estas actividades.
Quienes emplean el Presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarlas sin haber previsto el futuro, sus ventajas son notorias.
Cada miembro de la Empresa pensará en la consecución de metas específica mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.
La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
Procedimiento
Conjunto de pasos lógicos para realizar una tarea.
Diagramas
Son representaciones que permiten presentar cualquier tipo de información, logrando presentar detalles de cualquier proceso y que sea entendida por cualquier persona. Son instrumentos que se utilizan para facilitar la tarea de observar, analizar y desarrollar los métodos empleados para ejecutar actividades, estos permiten abordarlas de forma ordenada y metódica. Ofrecen una visualización general del proceso permitiendo presentar propuestos para realizar un trabajo eficaz, en menor tiempo y de mayor calidad.
Diagrama de Operaciones
Es un gráfico que muestra la secuencia lógica de todas las operaciones del puesto de trabajo, taller maquinas o área en estudio, así como los márgenes de tiempo, inspección y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o producto terminado. Señala el ensamblaje con el conjunto principal. Se aprecian detalles generales de fabricación. Es usado para revisar cada operación e inspección del punto de vista de los enfoque primarios del análisis de operaciones.
Se utiliza para medir costos ocultos y hace hincapié en el manejo de materiales, distribución de los equipos, tiempos de retrasos, tiempos por conceptos de almacenamiento y su objetivo es inducir las mejoras.
Diagrama de Proceso
El diagrama de proceso, es una forma gráfica de presentar las actividades involucradas en la elaboración de un bien y/o servicio terminado.
Es un diagrama detallado, además se utilizan todos los símbolos y se aplica para trabajo directo e indirecto, determina costos ocultos, con la utilización de este diagrama se le puede hacer seguimiento al (personal, equipo, materia prima), el verbo que se utiliza es voz activa para referirse al operario y voz pasiva cuando se trata de equipo o materia prima.
Importancia de los Diagramas
Facilita al analista de método, en la parte del diseño de un puesto de trabajo o para mejorarlo, presentar de forma rápida, clara, sencilla y lógica la información actual (hechos) relacionados con el proceso. Son herramientas o medios gráficos que le permiten realizar un mejor trabajo en un tiempo menor.
Reglas para elaborar los Diagramas
1.- Material que entra, raya horizontal de identificación parte superior de la hoja, al final una raya vertical indica circulación.
2.- La raya horizontal lleva todas las indicaciones de referencia.
3.- La raya vertical lleva la sucesión de símbolos en orden de las etapas del proceso.
4.- Cada símbolo tiene una sucesión particular de números
5.- Derecha nombre de la actividad, izquierda tiempo de duración, número de puesto o distancias.
6.- El resto de las verticales son secundarias, de derecha a izquierda en el orden en que van entrando al proceso.
7.- La vertical más hacia la derecha es la del elemento principal.
8.- La horizontal une a la vertical con la principal antes del ensamblaje.
9.- Todo elemento, pieza que entra al proceso sin transformación se une por una "línea materia" a la de circulación principal antes del símbolo de su utilización.
10.- Cambio de características a través de 2 líneas horizontales especificando las nuevas características.
11.- Si el elemento puede seguir caminos diferentes, existe bifurcación, alternativas de forma vertical.
12.- Numeración de la vertical principal a la izquierda teniendo en cuenta los cruces.
Simbología
Representaciones graficas según lo establecido por la ISO para reflejar los tipos de actividades que se suscitan en los procesos, son de carácter general e internacional (Ver Tabla 2).
Tabla 2. Símbolos para elaborar diagramas según la OIT
Fuente: Diapositivas de clases de Ingeniería de Métodos. Prof. Iván Turmero.
Diagrama de Flujo.
Aquellos gráficos representativos que se utilizan para esquematizar conceptos vinculados a la programación, la economía, los procesos técnicos y/o tecnológicos, la psicología, la educación y casi cualquier temática de análisis.
Simbología.
Tabla 3. Símbolos para elaborar diagramas de flujo.
Fuente: Internet
Organización Internacional Del Trabajo (OIT)
La Organización Internacional del Trabajo (OIT) es un organismo especializado de las Naciones Unidas que se ocupa de los asuntos relativos al trabajo y las relaciones laborales. Fue fundada el 11 de abril de 1919, en virtud del Tratado de Versalles. Su Constitución, sancionada en 1919, se complementa con la Declaración de Filadelfia de 1944.
La OIT tiene un gobierno tripartito, integrado por los representantes de los gobiernos, de los sindicatos y de los empleadores. Su órgano supremo es la Conferencia Internacional del Trabajo, que se reúne anualmente en junio. Su órgano ejecutivo es el Consejo de Administración, que se reúne cuatrimestralmente en Ginebra. Toma decisiones sobre políticas de la OIT y establece el programa y presupuesto que posteriormente son presentados a la Conferencia para su aprobación. También elige al Director General. En 2012 fue elegido para el cargo el británico Guy Ryder. La sede central se encuentra en Ginebra (Suiza).
En 1969 la OIT recibió el Premio Nobel de la Paz. Está integrada por 185 estados nacionales (2012). No tiene potestad para sancionar a los gobiernos.
Para el Estudio de Procedimiento Métodos Abalado por la OIT
Como ya se mencionó el Estudio de Métodos posee un algoritmo sistemático que contribuye a la consecución del procedimiento básico del Estudio de Trabajo, el cual consta (El estudio de métodos) de siete etapas fundamentales, estas son:
1.- Seleccionar: Primera etapa del proceso donde se busca definir que es el problema, su magnitud, características, determinar si es viable, definir si brinda beneficios definiendo para ello el alcance y los entes involucrados.
Es necesario identificar la fiabilidad de la información, la cantidad de hechos debe ser suficiente mínima y precisa, no todo lo que se maneja está relacionado con el problema. Es recomendable trabajar con un equipo multidisciplinario para concentrar la mayor cantidad de esfuerzo e seleccionar correctamente el problema.
Etapas según la OIT:
Prestar atención a los indicadores.
Establecer prioridades.
Delimitar claramente el problema.
Definir claramente el problema.
Preparar un plan de trabajo.
2.- Registrar: consiste en reflejar a través de la técnica de la diagramación los hechos tal cual como son y no como aparentan. Para ello se debe apoyar en los principios, las normas y la simbología correspondiente de cada diagrama en particular.
Son 5 tipos de diagramas y se debe conocer cada uno para saber cómo aplicarlo a cualquier proceso.
Diagrama de Operaciones.
Diagrama de Proceso.
Diagrama de Flujo Recorrido (F/R).
Diagrama Hombre-Máquina (H-M).
Diagrama Bimanual (MI-MD).
3.- Examinar críticamente: Debe ponerse a prueba toda la información que se posee, cuestionarla, verificarla, revisar de manera exhaustiva, minuciosa cada aspecto del problema, realizar un escrutinio de forma tal que se ponga a prueba la mejora, buscar alternativas viables y sus respectivas orientaciones que permita a su vez combinar, simplificar, reducir, organizar y en menor de los casos eliminar.
La OIT sugiere 3 técnicas:
Apéndice 1
4.- Idear: Etapa que se caracteriza por crear ideas, nuevas formas con espíritu innovador en función del método mejorado, es recomendable revisar nuevamente los aspectos considerados por si se ha obviado alguno, para ello se debe tener presentes las condiciones objetivas y subjetivas según las circunstancias de cada caso, es decir, la empresa debe garantizar los recursos para que las mejoras se puedan dar. Todo debe queda por escrito.
5.- Definir: Debe quedar por escrito los aspectos relacionados con: el proceso/procedimiento (se definen los recursos), además es necesario definir las características tanto del proceso/procedimiento.
Disposición: Posición de la empresa ante las mejoras; también es necesaria ver el área de trabajo.
Equipo: Se debe ver, tipo, cantidad, disponibilidad y su mantenimiento.
Materiales: Se debe ver cantidad, calidad y costo. Es importante el resguardo de los materiales, hay que evaluar los residuos (ver si se puede reciclar, si es pérdida total).
Calidad: Establecer los mecanismos adecuados para evaluar las variables y atributos de calidad (planes, muestreo, normas, no conformidades, ensayos, etc.).
Instrucción: Abarca por una parte las orientaciones y directrices del nivel gerencial y por otro lado el grado de instrucción del operario.
Condiciones de trabajo: Evaluar la incidencia de las variables ambientales en el desarrollo del trabajo del operario (temperatura, ventilación, iluminación y ruido) que afectan el desenvolvimiento del individuo.
6.- Implementación: Buscar y establecer los mecanismos necesarios que garanticen que el método propuesto se dé. Además, considerar su planeación, la disposición y la correspondiente aplicación; definir con claridad los mecanismos que garanticen fiel cumplimiento y con carácter de ley debe quedar por escrito.
7.- Mantener en uso: La empresa debe verificar a intervalos regulares el avance y el comportamiento de las mejoras detectando así las posibles variaciones y las modificaciones que hubieren al respecto.
Tabla 4. Procedimiento básico sistemático propuesto por la OIT para el estudio de métodos.
Fuente: Diapositivas de clases de Ingeniería de Métodos. Prof. Iván Turmero.
Manual
Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
Manual de Procedimiento
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. También el manual de procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, ésta exige 4 procedimientos obligatorios como son:
Tratamiento de No Conformidades
Auditoria Interna
Sistema de Mejora
Control de la documentación
Utilidad Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
Conformación Del Manual
Identificación. Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guion o diagonal
Índice o Contenido. Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
Prólogo y/o Introducción. Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
Objetivos De Los Procedimientos. Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
Áreas De Aplicación y/o Alcance De Los Procedimientos. Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.
Responsables. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
Políticas O Normas De Operación. En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
Concepto (S). Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
Procedimiento (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en una misma operación.
Formulario De Impresos. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
Diagramas De Flujo. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
Glosario De Términos. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos
Otras normas, como son las normas que exigen diferentes procedimientos en función del sector en el que se esté implantando; Agencias de Viajes, Hoteles, Oficinas de Información Turística, Convention Bureau, etc., ya que existe una norma específica para cada uno de los sectores; en contraposición tenemos la norma ISO que es igual para todas las empresas que quieran implantarla, sea cual sea su actividad.
CAPÍTULO IV
Diseño metodológico
En el capítulo que se presenta a continuación se describieron, todas y cada una de las herramientas utilizadas, en este informe de investigación; tales como: descripción del tipo de estudio, descripción de la población y muestra, los diferentes recursos e instrumentos utilizados, además de las técnicas que se llevaron a cabo para recolectar los datos y el procedimiento metodológico.
Tipo De Estudio
Pinedo (2008) en su libro El Proyecto de Investigación, una lógica para su elaboración, enuncia que "Expresar el tipo de investigación implica caracterizar la investigación a ejecutar dentro de una clasificación existente, con base en los aspectos relevantes del trabajo a realizar".
Con referencia a esto, se presenta a continuación los tipos de investigación a utilizar para la realización del presente informe de pasantía.
Investigación de Campo: Se trata de este tipo de investigación, ya que, su ejecución se realizo en el lugar donde se presenta el problema, específicamente en el área de Presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial, MATESI S.A., obteniendo de forma directa la información relacionada la elaboración de presupuesto.
Según Arias (2004), la investigación de campo "consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variables alguna". (p. 94)
Investigación Descriptiva: Para ello, fue necesario caracterizar la situación actual de la elaboración del presupuesto anual, para lo cual se obtendrán actividades reales que se presentan de forma correcta, sucesiva, clara y precisa
Según Sabino (1986) "La investigación de tipo descriptiva trabaja sobre realidades de hechos, y su característica fundamental es la de presentar una interpretación correcta. Para la investigación descriptiva, su preocupación primordial radica en descubrir algunas características fundamentales de conjuntos homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos que permitan poner de manifiesto su estructura o comportamiento. De esta forma se pueden obtener las notas que caracterizan a la realidad estudiada". (Pág. 51)
Investigación Evaluativa: Para tratar el caso de la generación de actividades anormales del presupuesto anual, fue necesario plantear propuestas que, evaluadas anticipadamente, evidencian la factibilidad y beneficios que brinde a la empresa la utilización final del mismo y es ahí donde se justifica este tipo de investigación, ya que, según como lo cita textualmente Weins (1987), la investigación evaluativa, es aquella cuya intención es medir los efectos de un programa comparando con las metas a las que se proponen llegar a fin de tomar decisiones subsiguientes acerca de dicho programa (proceso) para mejorar la ejecución futura.
Investigación Experimental: Para lograr los objetivos previstos, se describió las posibles causas que incurren en la inexistencia del manual en el proceso de elaboración del presupuesto anual y se estudio las variables que puedan estar afectando a la elaboración del mismo por la realización anormal de las actividades; es entonces como se justifica el concepto aplicable con este trabajo según como lo afirma el autor (Santa palella y feliberto Martins (2010)), que define: El diseño experimental como aquel que describe de qué modo y porque causa se produce o puede producirse un fenómeno. Busca predecir el futuro, elaborar pronósticos que una vez confirmados, se convierten en leyes y generalizaciones tendentes a incrementar el cúmulo de conocimientos pedagógicos y el mejoramiento de la acción educativa. (Pág. 86)
Proyecto Factible: El desarrollo de este trabajo se enmarco dentro del margen de un proyecto factible, puesto que se consiguió plantear propuestas que mejoren la problemática planteada, tal como lo define Arias, (2006, p. 134) quien señala que "se trata de una propuesta de acción para resolver un problema práctico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que dicha propuesta se acompañe de una investigación, que demuestre su factibilidad o posibilidad de realización".
Población
Este estudio se realizó en el área de Presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial, este realiza la estructuración presupuestaria anual de la empresa; debido a la falta de estandarización en cuanto a actividades y tiempos se presentan diversas demoras en el mismo.
Muestra
Se realizo el seguimiento a las actividades realizadas por el analista de presupuesto encargado de realizar el mismo, del cual se tomaron las tareas necesarias que se requieren realizar para la elaboración del presupuesto anual de MATESI S.A., posteriormente se plasmo las actividades en el manual de procedimientos.
Recursos
Recursos Físicos
Lápiz y papel, para recolectar la información.
Pendrive para respaldar la información necesaria.
Computadora, usada para el procesamiento de la información.
Recursos Humanos
Entrevista no estructurada: Esta técnica, se realizo mediante la formulación de preguntas de manera espontánea al analista de presupuesto en el área de trabajo con la finalidad de recolectar información y recibir las recomendaciones necesarias para llevar a cabo esta investigación.
Observación Directa: Este recurso engloba las veces en las que el investigador por medio de la observación directa, apreció las condiciones actuales actividades de elaboración del anteproyecto presupuestario, con el fin de obtener información requerida para el estudio.
Bibliografías: Utilizadas para enfocar y definir el marco teórico del estudio. Entre ellos se puede mencionar los siguientes: folletos, manuales, Internet, los cuales se utilizaron para la obtención de información completa sobre la empresa.
Procedimiento Metodológico.
A continuación se reflejan los procedimientos que se utilizaron para la recopilación de información:
1. Charlas de inducción, donde se conoció el proceso realizado en la Gerencia.
2. Se buscó y reviso informes anteriores de manuales.
3. Se conoció el área de estudio.
4. Se obtuvo y registro la información acerca de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial.
5. Se analizó la Planificación del presupuesto de Matesi.
6. A través de entrevistas no estructuradas se procedió a recolectar la información referente a la situación actual de la inexistencia del manual y del beneficio que puede recibir la empresa si se logran los objetivos planteados.
7. Se aplicaron las Técnicas para la elaboración del manual de procedimientos y actividades.
8. Se validó los procedimientos y actividades.
9. Se elaboró el Manual de Procedimientos del Área de Presupuesto.
10. Se determinó una propuesta benéfica para la empresa y su desarrollo eficiente en este aspecto, plasmando el material mediante un informe de pasantías presentado ante la entidad.
CAPÍTULO V
Situación actual
Incluye una descripción detallada de la situación actual evidenciada mediante la observación directa e información suministrada por el personal del área de presupuesto.
Descripción del método de trabajo actual.
Participación e información al Área de Presupuesto:
Comienza considerando la estructura organizacional para determinar con que personal cuentan y con que áreas contara la empresa, esta actividad se hace de manera visual en la base de datos donde se ubica la filosofía de la compañía, al finalizar se envía una ficha a cada gerencia del organigrama institucional donde se especifican los centro de costos de cada área para su correcto llenado según su necesidad.
Luego se envía un correo al departamento de Gerencia de Administración y Finanzas solicitando los gastos fijos, variables, las ventas realizadas y todos los gastos detallados de los dos últimos periodos económicos, finalmente se lista todos los gastos fijos tales como sueldos, salarios, seguros, servicio de agua, electricidad, teléfono, entre otros.
La Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial participa al igual que, Mantenimiento, Producción, Presidencia, para realizar la planificación estratégica orientada a la misión y visión, cual es el propósito de la empresa, cuales son los productos que ofrece, quienes son sus principales clientes, empresas que ofrecen el mismo producto, cual es la cobertura en el mercado.
Deben estar claramente definidos los objetivos estratégicos basados en las fortalezas y debilidades en el análisis del entorno interno de Matesi, esta información se encuentra debidamente estructurada en la matriz foda que se halla en la filosofía de la empresa; a estos objetivos se le aplican metas estratégicas que deben ser una cuantificación medible en tiempo de ejecución, tomando en consideración los recursos que se estiman obtener.
La Gerencia de Producción conjuntamente con la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial tiene el deber de elaborar el plan de producción adecuado a satisfacer las necesidades de la empresa, para acometer las ventas necesarias que generen recursos para cubrir los gastos y así garantizar las compras y pagos oportunamente que garantice la operatividad continua de la organización, una vez realizada dicha actividad se define el plan comercial de acuerdo a la producción estimada e inventario disponible para las ventas nacionales e internacionales a fin de cuantificar los recursos y su valoración financiera necesaria para la consecución de los objetivos y metas.
Cabe destacar que todas las actividades anteriormente mencionadas el área de presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial solo participa y no son propias de la elaboración del manual, pero es muy importantes, tomarlas en cuenta.
Elaboración del Presupuesto:
El analista agrupa de acuerdo el tipo de gastos en las fichas por centros de costos que se envían a cada gerencia para que carguen los requerimientos cuantitativos que aseguren la continuidad operativa para el logro de las metas planteadas.
Seguidamente el analista recibe y procede a revisar las fichas con el responsable de la unidad, donde se considera la cantidad, valores de los rubros y montos totales por partidas de proyecto y acciones centralizadas. Luego se procede a la aprobación interna del presupuesto de gastos por centros de costos, a la cual se le realiza una previa revisión con las áreas involucradas de la elaboración, control y disponibilidad del presupuesto; de no ser aprobado se regresa a agrupar de acuerdo al tipo de gastos en las fichas por centro de costos, y en seguida continua el proceso de actividades.
Prontamente el analista procede a la consolidación del presupuesto y una vez aprobado por las áreas involucradas se elabora el instructivo N°5 "Formulación del presupuesto de los entes descentralizados funcionalmente con fines empresariales, financieros y no financieros para el ejercicio económico financiero" del año que corresponda.
Se remite los gastos presupuestados que contiene toda la información relativa a la asignación que corresponde a cada Gerencia, en la cual conste que cuenta con recursos presupuestario para su cumplimiento. Posteriormente se presenta a los Directores de la empresa en asamblea para someter a consideración el Presupuesto de recursos y egresos, en caso de que este se apruebe, se procede a la solicitud de aprobación del presupuesto de recursos y egresos para el año que corresponda a fin de dar cumplimiento con los procesos de ley establecidos, en el caso que no se aprueba se procede a agrupar los gastos de ficha por centro de costo, de lo contrario se aprueba y sigue con el proceso.
El proyecto se debe difundir a los Gerentes de áreas que contendrá toda la información relativa a gasto de personal, materiales, suministros y mercancía, servicios de terceros, adquisición de activos, donaciones públicas o privadas, pago de deudas, entre otros. Luego se Presenta al órgano de adscripción para que verifiquen si han sido elaborados según lo previsto en las normas; si no es aprobado se vuelve a agrupar los gastos de ficha por centro de costo de lo contrario, es aprobado.
Diagrama de Proceso
A continuación a través de esta técnica de diagramación se muestra la secuencia de todas las actividades realizadas actualmente en el área de Presupuesto, se aplica con fines analíticos en función de conocer el desarrollo del proceso para descubrir y eliminar ineficiencias en el método de trabajo. Se clasifican las acciones que se realizan durante el proceso mediante los términos de operaciones, transportes, inspecciones, demoras y almacenajes.
Diagrama: Proceso.
Proceso: Elaboración del presupuesto.
Inicio: Agrupar los gastos en las fichas por centros de costos. Fin: Aprobado
Fecha: 17/06//2016 Método: Actual.
Seguimiento: Presupuesto.
Interrogatorio
Se realizó una entrevista al analista de presupuesto para conocer en que afecta la falta del manual en sus actividades:
Tabla 5. Preguntas realizadas en el interrogativo.
Fuente: Elaboración propia
Los resultados arrojados por dicha entrevista se muestran a continuación:
1. ¿Existe alguna capacitación y/o inducción para la elaboración del presupuesto cuando se ingresa al cargo?
No, No existe ninguna capacitación.
2. ¿Hay algún instructivo que ayude a conocer como se realiza el presupuesto?
No, hay ningún instructivo.
3. ¿Por qué no se ha realizado un manual antes? Afirman que es por falta de tiempo.
4. ¿Por que se tomo la iniciativa de realizarlo ahora?
Por la necesidad de que el Analista de Presupuesto no tenga un soporte de actividades, que lo ayuden a ser mas eficaz en la elaboración del anteproyecto presupuestario.
Comentarios del analista:
Debido a la falta del manual el analista comenta que se comete muchos errores, se retrasa en el proceso de elaboración del Presupuesto; en el caso de que no haya trabajado con Presupuesto Público desconoce los lineamientos que establecen la constitución, decretos, leyes y normas que debe cumplir. A demás que no maneja la secuencia de actividades que debe someterse el Presupuesto y tampoco conoce cuales son las informaciones que las Gerencias aportan.
Preguntas de la OIT
A. Operaciones
1. ¿Qué propósito tiene el Presupuesto?
Estimar recursos y egresos en un periodo económico.
2. ¿Es necesario el resultado que se obtiene con el Presupuesto? En caso afirmativo, ¿a que se debe que sea necesario?
Si, porque ayuda a la empresa a estar preparada económicamente para los egresos e ingresos.
3. ¿La realización del Presupuesto puede lograrse de otra manera?
Si.
4. ¿El Presupuesto se puede efectuar de otro modo con el mismo o mejor resultado?
Si lo hay el Analista no lo conoce.
5. ¿La sucesión de actividades para realizar el Presupuesto es la mejor?; ¿o mejoraría si se le modificara el orden?
Es la mejor y más practica que el Analista conoce.
B. Normas de calidad.
1. ¿Qué condiciones de inspección debe llenar el Presupuesto?
Debe ser coherente y debe estar alineado con las normas establecidas por el órgano de adscripción.
2. ¿El Analista puede inspeccionar su propio trabajo?
El analista puede inspeccionar su trabajo mas no validar y/o aprobar.
3. ¿Cuáles son las principales causas de que se rechace el Presupuesto?
Por inconsistencia en el monto, no puede ser ni muy alto ni muy bajo de acuerdo a las premisas establecidas en reuniones.
C. Disposición del lugar de trabajo
1. ¿Las demás Gerencias que participan en suministrar información para la elaboración del Presupuesto lo hacen de manera eficaz?
No.
2. ¿Se permite el acoplamiento de información para la elaboración del Presupuesto cómodamente?
Si, el formato lo permite.
3. ¿La información que se necesita para la elaboración del Presupuesto se encuentra oportuna en el momento que se requiere sin la consiguiente demora?
Existe una demora por parte de los requerimientos de las diferentes áreas.
D. Organización del trabajo
1. ¿Cómo se atribuye la tarea de realización del Presupuesto al analista?
Él Analista esta capacitado y destinado para esta tarea.
2. ¿Cómo se consigue la información para el Presupuesto?
Se utiliza reuniones, correos, llamadas y preguntas de manera informal.
3. ¿Hay control de hora y/o días para la realización de las actividades del Presupuesto? En caso afirmativo, ¿Cómo se verifican las horas y/o días de comienzo de la actividad y el fin de la tarea?
No.
4. ¿Hay posibilidades de retrasarse en la obtención y compilación de información para la estructuración del Presupuesto?
Si hay posibilidades.
E. Enriquecimiento de la tarea de cada puesto.
1. ¿Cuál es el tiempo del ciclo?
50 días.
2. ¿Puede el analista realizar el Presupuesto de sus propios conocimientos?
Si, pero no abra coincidencia con los gastos y necesidades de cada área; además si el analista es nuevo cometerá muchos errores y retrasara el proceso al principio.
3. ¿Puede el analista inspeccionar el Presupuesto en sus conocimientos?
Él analista puede inspeccionar su trabajo.
4. ¿Puede el analista efectuar las modificaciones con sus conocimientos?
Si, pero debe realizarlo bajo la supervisión del Gerente y/o de la Presidencia alineado a las leyes y normas.
Propósito de la Operación
El objetivo fue analizar el proceso de elaboración del presupuesto en el área de presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial Matesi, Materiales Siderúrgicos S.A., se evaluó las actividades que el analista de presupuesto realiza con el fin de optimizar el anteproyecto presupuestario.
Normas de Calidad
El objetivo fue analizar las condiciones rigurosas de inspección al que se somete el anteproyecto presupuestario.
Disposición del lugar de trabajo
El objetivo fue conocer como las demás Gerencias suministran la información, como esta se engrana en el formato y si la información que se necesita es oportuna.
Organización del trabajo
La finalidad fue de conocer como se consigna la información, como se controla la elaboración del presupuesto y por ultimo como se asigna las tareas al analista.
Enriquecimiento de la tarea de cada puesto
Se conoció el tiempo del ciclo de elaboración y que consecuencias hay cuando el analista realiza el presupuesto por sus propios conocimientos.
Análisis General
El problema al cual se le dio seguimiento en esta investigación es acerca de la elaboración del presupuesto en el área de presupuesto de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial, desde el momento que se agrupa los gastos en las fichas por centros de costos hasta que es aprobado por el Órgano de Adscripción, enfocándonos en el método de trabajo y optimizar las actividades para mejorar su elaboración.
Preguntas Sugeridas por la OIT
De acuerdo con la información obtenida por medio de la aplicación de las preguntas de la OIT al analista de presupuesto, se tienen las siguientes afirmaciones.
El proceso de elaboración del presupuesto puede realizarse de otra manera, el analista lo consolida de manera cómoda ya que el formato lo permite, no conoce otra manera de realizarlo.
El analista de presupuesto no puede realizar el presupuesto según sus conocimientos porque no abra coincidencia con los gastos y necesidades de cada Área, sin embargo este puede verificar su trabajo utilizando sus conocimientos, cabe destacar que este no puede validar el presupuesto. Y las correspondientes modificaciones se harán con previa supervisión de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniera Industrial.
CAPÍTULO VI
Diseño del manual de procedimiento
Conclusiones
Una vez alcanzados los objetivos establecidos para este trabajo de investigación, se concluyen los siguientes puntos:
1. Se logró diagnosticar la situación actual del área de presupuesto. Se utilizo un método de encuesta abierta formulada por la Organización Internacional de Trabajo (OIT) y una entrevista, determinando que el analista en consecuencia a la falta del manual debe utilizar sus conocimientos para la elaboración del Presupuesto y esto incurre en una probabilidad alta de errores, ocasionando demoras por la falta de conocimiento y desconocimiento de la secuencia de sus actividades.
2. Se logró describir las actividades que se ejecutan en el área de presupuesto. Fueron identificadas 2 fases en la consolidación del Presupuesto, la primera es la Participación e Información al área de Presupuesto en la cual el Analista junto a otras Gerencias de la empresa participa para obtener toda la información concerniente que se requiere, no son actividades propias del área pero se deben tomar en cuenta. La segunda es la Elaboración del Presupuesto donde se identificaron las actividades propias de su realización.
3. Se identificó la secuencia de actividades que debe seguir el Analista del área de presupuesto para el desarrollo de sus funciones. A través de la técnica de diagramación se reflejaron las actividades que se realizan en el área bajo su contexto natural, utilizando el diagrama de procesos como apoyo para comparar con respecto a los resultados de la investigación.
4. Se Validaron los procedimientos que debe seguir el Analista del área de Presupuesto para la ejecución de sus funciones de manera eficiente. Fueron revisados y aprobados por el Gerente de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial y por el analista.
5. Se elaboró un Manual de Procedimientos de la Gerencia de Planificación Estratégica e Ingeniería Industrial Referente a la Elaboración del Presupuesto de Matesi, Materiales Siderúrgicos, S.A.
Recomendaciones
De acuerdo a las conclusiones obtenidas, en función de minimizar las demoras y errores en el proceso de elaboración del Presupuesto que generan las principales causas de que este se rechace, se recomiendan las siguientes acciones:
1. Dotar de un ejemplar del manual de procedimientos al analista del área Presupuesto, para que este cuente con una guía de apoyo al realizar las actividades.
2. Actualizar cada cierto tiempo el manual, con el fin de que la información se mantenga al día, por si existen modificaciones en los procesos existentes o se incorporan nuevos procedimientos.
3. Utilizar la información del manual para establecer métodos que permitan ordenar la información del área de Presupuesto, optimizando de esta forma las actividades llevadas a cabo en el área.
4. Acatar los lineamientos y procedimientos establecidos para contribuir con el mejoramiento de las actividades.
Bibliografía
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TORRES, M. (2015). Organización de Empresa. Material de apoyo y clases recibidas en la UNEXPO, Puerto Ordaz entre Abril y Junio del 2016. Venezuela.
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Referencias Electrónicas:
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Apéndice
República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental Politécnic "Antonio José de Sucre"
Vice-Rectorado Puerto Ordaz
INTERROGATORIO
A continuación se presenta una entrevista que tiene como objetivo principal la recolección de información para conocer su apreciación en relación al método de trabajo empleado en el área de presupuesto. Por tal motivo, la información suministrada será confidencial y con fines estrictamente académicos.
PREGUNTAS DE LA OIT:
Las preguntas presentadas a continuación son utilizadas frecuentemente en el estudio de métodos. Están agrupadas bajo los siguientes aspectos:
A. Operaciones
1. ¿Qué propósito tiene el Presupuesto?
2. ¿Es necesario el resultado que se obtiene con el presupuesto? En caso afirmativo, ¿a que se debe que sea necesario?
1. ¿La realización del Presupuesto puede lograrse de otra manera?
2. ¿El Presupuestario se puede efectuar de otro modo con el mismo o mejor resultado?
3. ¿La sucesión de actividades para realizar el Presupuesto es la mejor?;
¿o mejoraría si se le modificara el orden?
B. Normas de calidad.
1. ¿Qué condiciones de inspección debe llenar el Presupuesto?
2. ¿El analista puede inspeccionar su propio trabajo?
3. ¿Cuáles son las principales causas de que se rechace el Presupuesto?
C. Disposición del lugar de trabajo
1. ¿Las demás gerencias que participan en suministrar información para la elaboración del Presupuesto lo hacen de manera eficaz?
2. ¿Se permite el acoplamiento de información para la elaboración del Presupuesto cómodamente?
3. ¿La información que se necesita para la elaboración del Presupuesto se encuentra oportuna en el momento que se requiere sin la consiguiente demora?
D. Organización del trabajo
1. ¿Cómo se atribuye la tarea de realización del Presupuesto al analista?
2. ¿Cómo se consigue la información para el Presupuesto?
3. ¿Hay control de hora y/o días para la realización de las actividades del Presupuesto? En caso afirmativo, ¿Cómo se verifican las horas y/o días de comienzo de la actividad y el fin de la tarea?
4. ¿Hay posibilidades de retrasarse en la obtención y compilación de información para la estructuración del Presupuesto?
E. Enriquecimiento de la tarea de cada puesto.
1. ¿Cuál es el tiempo del ciclo?
2. ¿Puede el analista realizar el presupuesto de sus propios conocimientos?
3. ¿Puede el analista inspeccionar el presupuesto en sus conocimientos?
4. ¿Puede el analista efectuar las modificaciones con sus conocimientos?
DEDICATORIA
A Dios Todopoderoso por ser mi motor de inspiración, enseñándome que al final del camino no llegan los más fuertes, sino los que a pesar de las circunstancias resistieron y se decidieron a llegar.
A mis padres Rosa Cortez y Félix Rodríguez por su tiempo, paciencia, apoyo y creer en mi en todo tiempo enseñándome valores y principios de integridad.
A mis hermanos Giuliano Rodríguez y Paúl Rodríguez por dedicarse el tiempo a enseñarme, instruirme, compartir de su experiencia y conocimientos siendo ustedes mi mayor ejemplo a seguir.
A mi padrino Wilson Pérez por sus sabios consejos guiándome hacia mi formación profesional y personal.
A ti por que mereces estar en estas líneas Robert Lisboa, porque lo que nos proyectamos lo logramos y donde se acaba la Fe del hombre comienza actuar Dios.
Aunque largo sea el camino tu veras tus metas logradas, eres una mujer esforzada y valiente no desmayes no temas Dios esta contigo y si el contigo quien contra ti, Denaida Resplandor.
A ustedes
AGRADECIMIENTOS
A Dios, por brindarme la sabiduría para realizar este trabajo, por su inspiración a través de este versículo: El caballo se alista para el día de la batalla; Mas Jehová es el que da la victoria "Proverbios 21:31"; y este logro es gracias a él.
A mis padres Rosa Cortez y Félix Rodríguez por apoyarme en todo tiempo, brindándome su apoyo incondicional y consejos sabios en todo momento.
A mis hermanos Giuliano Rodríguez y Paúl Rodríguez, por ser mi ejemplo en constancia y perseverancia para lograr esta meta, aportándome sus conocimientos y brindándome su mano amiga en todo tiempo.
A mi padrino Wilson Pérez por su apoyo e inspiración en ser cada día una excelente profesional y ser humano.
A mi equipo de estudio que han sido un pilar en este logro Verónica Monagas, Carla Marcano, Nurvis Rojas y Luzmery Gómez, gracias chicas por que me han enseñado la diferencia entre equipo y grupo de trabajo.
A mis tutores Sr. Juan Eurea y Sr. Iván Turmero, Tutor industrial y académico respectivamente. Quienes me apoyaron incondicionalmente durante mi estadía en planta.
A Juan Carlos Flores y Cipriano López por apoyarme en el proceso de realización de este trabajo impartiendo sus orientaciones en mi estadía en planta.
A Daniel Rodríguez por su apoyo en esta etapa de mi carrera.
A MATESI, Materiales Siderúrgicos, por abrirme sus puertas y darme la oportunidad de realizar la práctica profesional en una de las empresas más prestigiosas del país.
Rodríguez C. Rosiree D.
Autor:
Rosiree D. Rodríguez C.
Enviado por:
Iván José Turmero Astros
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA "ANTONIO
JOSÉ DE SUCRE"
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL
CIUDAD GUAYANA, JULIO 2016
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