Optimización del sistema de control y gestión de procesos (página 2)
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SITUACION ACTUAL
DIAGNÓSTICO DEL MANUAL DE PROCESOS
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SITUACIÓN PROPUESTA
SELECCIÓN DE LOS PROBLEMAS
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SITUACIÓN PROPUESTA
CUANTIFICACIÓN Y SUBDIVISIÓN DEL PROBLEMA U OPORTUNIDADES DE MEJORA
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SITUACIÓN PROPUESTA
SELECCIÓN DE SUBPROBLEMAS A ANALIZAR
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LEYENDA
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ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
ANÁLISIS DE CAUSAS RAÍCES
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DIAGRAMA CAUSA – EFECTO
(Gp:) INCUMPLIMIENTO DE LOS CÓDIGO DE VALIDACIÓN PARA INGRESO DE DATOS
(Gp:) SE PUEDEN MODIFICAR
(Gp:) DESCARGA DE DATOS IRREALES POR PARTE DE LOS ESTIMADORES
(Gp:) INGRESO DE DATOS CARENTES DE VERACIDAD
(Gp:) VULNERABILIDAD DE LOS DATOS
(Gp:) SISTEMA
(Gp:) DATOS
(Gp:) PROCEDIMIENTOS
(Gp:) PERSONAL
(Gp:) PERMITE EXPORTAR LOS DATOS
(Gp:) CÓDIGO DE VALIDACIÓN EN EL CUAL SE DEBA INGRESAR LOS DATOS
(Gp:) MANIPULACIÓN INADECUADA DE LA INFORMACIÓN
(Gp:) INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR LOS CLIENTES ES INCOMPLETA
(Gp:) ERRORES INTERNOS
(Gp:) SON LA BASE DE CÁLCULOS POSTERIORES
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ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE DESEMPEÑO EXIGIDO
LA OPTIMIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE PROCESOS FINANCIEROS EMPLEADO EN LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERIA DE COSTOS”
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DISEÑO Y PROGRAMACIÓN DE SOLUCIONES
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IMPLANTACIÓN DE SOLUCIONES
Para la realización de este paso se necesita que las mejoras ya se encuentren implementadas y en virtud de que las mismas no se han puesto en marcha no se puede desarrollar ya que, no se puede verificar o medir el rendimiento y funcionalidad sin haberse implantando las propuestas.
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El administrador de la aplicación dentro de la Superintendencia, el comité de calidad de la misma y la gerencia de AIT; son los responsables directos de realizarle un seguimiento a la aplicación, así como llevar a cabo las actividades de mantenimiento del software semestralmente. El comité de calidad se encargara de asignar un equipo de trabajo anualmente para realizar diagnósticos y estudios similares al desarrollado en la presente para adaptar la aplicación a las necesidades de la organización.
ESTABLECIMIENTO DE ACCIONES DE GARANTÍA
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FORMULACIÓN DE MEJORAS PARA LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET
Crear un módulo que permita a las unidades requirientes realizar las solicitudes desde su oficina. Colocando en el sistema un nivel de acceso usuario – cliente de igual forma programar el software para que los administradores de contrato puedan adjuntar los soportes de las solicitudes y visualizar el check list. (ver Anexo 2).
Incorporar un módulo de indicadores de control y gestión, y programar el software para que utilice la información almacenada en la base de datos para realizar el cálculo de ellos.
Programar el campo de supervisores para que refleje de manera instantánea la cantidad de procesos que tiene asignado cada supervisor.
Programar el campo de estimadores para que refleje de manera instantánea la cantidad de procesos que tiene asignado cada ingeniero de costos.
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FORMULACIÓN DE INDICADORES DE CONTROL Y GESTIÓN BASÁNDOSE EN EL DIAGNÓSTICO
Formación del Personal: 100%
Entrega Oportuna: META 100%
Eficiencia Absoluta: META 100%
Efectividad Relativa: META 60%
Efectividad Absoluta: META 70%
DONDE:
Sp: Solicitudes que entraron en el periodo
Se: Solicitudes Entregadas en el período (incluyendo las solicitudes devueltas)
Sr: Solicitudes Remanentes del período anterior
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DISEÑO DE UN MODELO OPTIMIZADO DE LA APLICACIÓN WEB ESTIMANET
Perfil Usuario Cliente – Módulo de Solicitud de proceso
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Perfil de Supervisor – Sé incorporó un Módulo donde se pueda consultar el comportamiento de los indicadores de control y gestión
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DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS
La Revisión, Recepción, Automatización y Control de la Información
La Asignación de la Solicitud
La Recepción de la Solicitud por Parte del Ing. de Costos
Notificación de Recepción de la Solicitud
La Entrega del Producto
Los Soportes del Documento
Archivar Documento
SITUACIÓN PROPUESTA
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CONCLUSIONES
A través del exhaustivo análisis del sistema se detectó el origen o causal de que la Aplicación ESTIMANET arrojara error en algunas circunstancias.
Con la realización de la matriz FODA se lograron formular las estrategias que impulsarán la adecuación del sistema, la formulación de indicadores de control y gestión y la actualización del manual de procesos.
El diagnóstico permitió conocer las oportunidades que posee el sistema para suprimir sus debilidades optimizando sus fortalezas o bondades.
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RECOMENDACIONES
Automatizar el sistema descrito con anterioridad, a través de la ejecución de las mejoras planteadas en el presente trabajo.
Realizar estudios de esta índole anualmente.
Informar al personal y a las unidades requirientes la necesidad e importancia de mejorar el sistema.
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