Pasos esquemáticos para legalizar una compañía en Ecuador

Si desea constituir una compañía existen una serie de pasos que exige la Superintendencia de Compañías. Y su trámite puede demorar, como mínimo un mes, si ha entregado correctamente los documentos.  Una compañía limitada debe conformarse con entre dos y quince socios y el capital mínimo inicial debe ser de USD 400. Una compañía anónima está conformada desde dos socios en adelante y con un capital mínimo de UDS 800.

Desde el principio ya se debe contar con el contador y con un abogado para la empresa a constituir.

1. Constitución de empresas

En un primer paso, debe presentar un nombre para su compañía en la oficina de la Superintendencia de Compañías (Vicente Ramón Roca, Quito 170143) y que la Superintendencia lo apruebe. Ahí mismo revisa que no exista ninguna compañía con el mismo nombre que has pensado para la tuya. Tras 72 horas recibirá una respuesta. Una vez ya realizado este paso, además de estar registrado en la superintendencia de compañías, también se está registrado en el registro mercantil.

La página web de la superintendencia de compañías es: http://www.supercias.gob.ec/portal/ Dentro de la constitución se deben elaborar LOS ESTATUTOS, que no es más que el contrato social que regirá a la sociedad y se validan mediante una minuta firmada por un abogado. Es recomendable que estos estatutos sean escritos por el abogado.

2. Publicación de la resolucion de la superintendencia de compañias

Si todo ha estado en regla, debe publicar la resolución en un periódico autorizado por la superintendencia y dejarlo oficializado en la misma notaría que la formalizó.

Hay una notaría en la Av. Gaspar de Villarroel y Paris.

3. Apertura de cuentas bancarias

Abrir una cuenta en cualquier banco con el monto del capital y tres escrituras de constitución realizadas en una notaría.

Los requisitos básicos, que pueden variar dependiendo del banco, son: 

• Capital mínimo: $400 para compañía limitada y $800 para compañía anónima

• Carta de socios en la que se detalla la participación de cada uno

• Copias de cédula y papeleta de votación de cada socio

 Por último, se debe solicitar el "certificado de cuentas de integración de capital".

Algunos de los bancos disponibles son:

• Banco Pichincha: https://www.pichincha.com/portal/Inicio

• Banco internacional: http://www.bancointernacional.com.ec/bcointernacional/

• Produbanco: https://www.produbanco.com/GFPNet/

• Banco Guayaquil: http://www.bancoguayaquil.com/responsive/index.asp

4. Junta general de accionistas

Se llevará a cabo una primera reunión y dicha reunión servirá para nombrar a los representantes de la empresa (presidente, gerente, etc.), según se haya definido en los estatutos.

5. Inscribir el nombramiento del representante legal

Nuevamente en el Registro Mercantil (Av. 6 de diciembre N56-78 y, Av. Gaspar de Villarroel), inscribe el nombramiento del administrador de la empresa designado en la Junta de Accionistas, con su razón de aceptación. Esto debe suceder dentro de los 30 días posteriores a su designación.

La página web del registro mercantil es: http://registromercantil.gob.ec/

6. Obtener documentos habilitantes

Con la inscripción del representante legal en el Registro Mercantil, en la Superintendencia de Compañías te entregarán los documentos para abrir el RUC de la empresa.

7. Servicio de rentas internas (SRI)

El RUC de la empresa se consigue en el SRI, ubicado en Ulpiano Páez N22-53 y Ramírez Dávalos, Gral. Ulpiano Páez, Quito 170143 El Servicio de Rentas Internas (SRI) permite al emprendedor operar bajo dos dinámicas: el Registro Único de Contribuyentes (RUC). Al utilizar el RUC se nos exige emitir facturas y declarar mensualmente el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y otras obligaciones.

Para solicitar el RUC se deben presentar originales y copias a color de la cédula de ciudadanía del representante legal, papeleta de votación y planillas de agua, luz o teléfono.  Con el RUC, la Superintendencia de Compañías entrega una carta dirigida al banco donde se aperturo la cuenta, para que se pueda disponer del valor depositado.

Cumpliendo con estos pasos ya la compañía limitada o anónima lista para funcionar.  La página web del SRI es: http://www.sri.gob.ec/web/guest/home Para este punto la compañía está constituida. Por ende, los siguientes pasos no son necesarios para la constitución; Son tramites a realizar una vez que ya se cuente con la oficina, tienda o cualquier lugar donde operará la empresa, y cuando se vaya a contratar empleados.

8. Licencias municipales (Alcaldias)

Una vez decidido el negocio, se debe tomar en cuenta que el lugar donde va a funcionar tiene que tener una Licencia Metropolitana de Funcionamiento.

La Licencia Metropolitana de Funcionamiento comprende los siguientes componentes:

• Patente municipal: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 547 del COOTAD, están obligados al pago anual del impuesto de patentes municipales, las personas naturales, jurídicas, sociedades, nacionales o extranjeras, con establecimiento en la jurisdicción municipal metropolitana, que ejerzan permanentemente actividades comerciales, industriales, financieras, inmobiliarias y profesionales.

• LUAE (Licencia única de actividades económicas): Es un permiso único que hay que sacar para llevar a cabo toda actividad económica, este permiso incluye:

• Informe de Compatibilidad y Uso de Suelo (ICUS)

• Permiso Sanitario

• Permiso de Funcionamiento de Bomberos

• Rotulación (Identificación de la actividad económica)

• Permiso Ambiental

• Licencia Única Anual de Funcionamiento de las Actividades Turísticas

• Permiso Anual de Funcionamiento de la Intendencia General de Policía

Todo ello se solicita en las oficinas municipales.  La página web del municipio de Quito es: http://www.quito.gob.ec/ La dirección de la oficina municipal de Quito es: Venezuela entre Chile y Espejo.

10. Emisión de facturas fiscales

Documentos para la venta realizados por imprentas a solicitud del contribuyente, estos se realizan solo con imprentas autorizadas por el SRI.

En Ecuador existe la opción de Facturación Electrónica que es el envío mediante "mensajes de datos", de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, los cuales contienen una firma electrónica del contribuyente emisor, se envían en tiempo real y tienen validez tributaria. 

11. Contratación de personal

Si empieza con nómina en su negocio, tiene la obligación de afiliar a su personal al Instituto +Laborales. 

• INSCRIPCION EN EL IESS: El empleador tiene la obligación de registrar al trabajador/a desde el primer día de labor, mediante  aviso de entrada que se envía  a través de la página web de la Institución.El afiliado tiene la obligación de exigir al empleador la afiliación al IESS y los pagos mensuales de aportes, entre los primeros quince días siguientes al mes trabajado. El trabajador es sujeto de una retención sobre salario integral devengado en el mes por una alícuota del 9.45%. Y el empleador o patrono a su vez realiza un aporte mensual sobre el 12% de los salarios pagados.

• INSCRIPCION EN EL MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES: El empleador tiene la obligación de registrar al trabajador/a desde el primer día de labor, mediante un contrato de trabajo definiendo el tipo de contratación (Indefinida o Temporal), que se envía a través de la página web de la Institución. Como parte de la innovación tecnológica el Ministerio de Relaciones Laborales, desde el 6 de octubre, puso en vigencia un nuevo sistema que permite registrar contratos y actas de finiquito en línea en tan solo diez minutos y con un solo clic.

• De igual manera para un finiquito Laboral se realiza un documento tradicionalmente en papel, y actualmente en línea, por el que se pone a la relación laboral existente entre el trabajador y el empresario. Con su firma, el empresario queda libre de abonar cantidad alguna al empleado y este queda libre de la obligación de trabajar a las órdenes del empresario. Las actas de terminación laboral deben realizarse a través del internet en la página web del Ministerio de Relaciones Laborales por el empleador.

Constitución on-line

Hoy en día las empresas también pueden ser constituidas en línea, lo que puede ser una buena opción cuando se cuenta con muy poco tiempo para constituirla. Sin embargo, si se cuenta con bastante tiempo es mucho más recomendable realizar el proceso anterior.

Para constituir de manera electrónica primero hay que dirigirse a la siguiente página web: http://www.supercias.gob.ec/portalConstitucionElectronica/ correr el video y seguir los pasos.

En la misma página del hipervínculo se encuentran las opciones para registrarse como usuario, reservar una denominación para la compañía a constituir, y consultar el avance del trámite.

PASOS ESQUEMATICOS PARA LEGALIZAR UNA COMPAÑÍA EN ECUADOR

Autor:

Gabriel Bonaiuto.