Fases de la administración documentaria en la Secretaria de la Región Policial San Martin, Perú

Enviado por Jose Javier MANOSALVA SALVADOR

Introducción

La Policía Nacional del Perú en cumplimiento de sus competencias, funciones y atribuciones establecidas en Ley de la Policía Nacional del Perú, D. L. Nº 1148 del 11DIC2012, formula diversos documentos con el fin de atender los requerimientos de las entidades públicas, privadas y público en general; motivo por el cual el personal que presta servicios en las secretarias y Mesa de Partes de las diversas unidades PNP, deberán ejecutar correctamente las fases de la Administración Documentaria en la PNP.

La REGPOL- San Martín, es un órgano dependiente de la DIRNOP-PNP, que tiene por misión garantizar, mantener la tranquilidad pública en todo su ámbito jurisdiccional, restablecer el orden interno, prestar protección y ayuda a las personas y a la comunidad, garantizar el cumplimiento de las leyes y la seguridad del patrimonio público y privado, prevenir, investigar y combatir la delincuencia; con el propósito de defender a la sociedad y las personas, a fin de permitir su pleno desarrollo, en el marco del respeto a los derechos humanos; para el cumplimiento de dicha misión se debe formular documentación policial a todas las Direcciones Policiales y Comando Institucional, por tal motivo el personal que presta servicio en la secretaria de la REGPOL-SM, debe cumplir eficientemente las fases de la administración documentaria PNP, en cumplimiento al manual de documentación policial.

La presente investigación se desarrollara en el capítulos donde afrontare la problemática que me impulsa a realizar la investigación a fin de conocer y determinar el problema; posteriormente tendremos el Marco Teórico-Doctrinario, en donde se desarrollan conceptos básicos como Documentación Policial, fases de la administración documentaria y etc., asimismo se formulara el análisis de la información obtenida de entrevistas y bibliografía, lo cual nos ayudan en la investigación. Culminando con el trabajo de investigación expondré mis conclusiones y recomendaciones.

EL PARTICIPANTE CAPITULO I

Planteamiento del problema

I. DESCRIPCION DEL PROBLEMA

La complejidad de las funciones que desempeña la Policía Nacional del Perú a nivel nacional, requiere que la formulación de documentos estén bien definidos para el mejor cumplimiento de sus fines, desde el punto de vista de la función policial; por ello con el aporte de diferentes instancias Institucionales y de comisiones se formulo en Manual de Documentación Policial, aprobado con RD Nº 312-2013-DIRGEN/EMG, 13ABR2013; cuyo objetivo es dotar a la Institución Policial de un instrumento normativo, coherente y orientador, que facilite la formulación y administración documentaria.

La REGPOL-San Martín, como Órgano Ejecutivo de la Policía Nacional del Perú, ante la necesidad de responder a escenarios profundamente cambiantes y exigentes en lo referente a la calidad de los servicios, competitividad, racionalidad, modernidad, eficiencia y excelencia, ha aceptado el reto de conocerse mejor a sí misma, con un cambio de mentalidad y paradigmas, con el surgimiento de una cultura de esfuerzo y éxito, basada en el conocimiento, la administración moderna, la calidad total y la reingeniería.

El déficit de personal en las diferentes áreas administrativas de la jurisdicción policial de la REGPOL-SM, a consecuencia de una estricta racionalización de sus efectivos, da lugar a que el personal de dichas áreas no desarrolle sus actividades de manera eficiente, no cumpliendo en forma oportuna el trámite de los documentos administrativos.

La Secretaria de la REGPOL-SM, tiene por función apoyar en forma permanente a la Jefatura de la REGPOL- San Martín, en la recepción, evaluación, registro, trámite y archivo de la documentación; así como la centralización del archivo general, en cumplimiento a disposiciones vigentes, siendo el caso que a pesar de la existencia de un manual de documentación policial vigente, no se viene dando cumplimento de manera eficiente, las fases de la Administración Documentaria en la PNP Por ello considero importante investigar los motivos por los cuales no se viene dando cumplimiento de manera eficiente a las fases de la Administración Documentaria PNP, en la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, tomando en consideración que es importante reorientar y capacitar al personal PNP, a fin se dé una unidad de criterio y correcta aplicación del Manual de Documentación Policial.

II. DELIMITACION DEL PROBLEMA

El presente trabajo monográfico permitirá que el personal que presta servicios en la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, cumpla eficientemente las fases de la Administración Documentaria en la PNP, cumpliendo con los principios que rigen la formulación y administración de la documentación en la Policía Nacional del Perú.

III. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA

El presente trabajo de investigación tiene su justificación e importancia debido a que permitirá conocer las causas que no permiten una adecuado cumplimento de las fases de las fases de la Administración Documentaria en la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN; asimismo dará a conocer la importancia que debe de tener el redactar correctamente la documentación policial, dando cumplimiento a los principios que rigen la formulación y administración de la documentación en la PNP.

IV. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
A. OBJETIVO GENERAL

Determinar cuáles son las causas que imposibilitan que la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, cumpla eficientemente las fases de la Administración Documentaria en la PNP y no permiten el cumpliendo de los principios que rigen la formulación y administración de la documentación en la Policía Nacional del Perú.

B. OBJETIVO ESPECIFICO

Determinar las causas que imposibilitan que la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, cumpla eficientemente las fases de la Administración Documentaria en la PNP.

Identificar los motivos por los cuales la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, no viene cumpliendo con la aplicación los principios que rigen la formulación y administración de la documentación en la Policía Nacional del Perú.

CAPITULO II

Marco teorico

BASES TEORICAS

1. SECRETARIA DE LA REGPOL-SAN MARTIN

a. MISION La misión de Secretaria Mesa de Partes de la REGPOL–SAN MARTIN, es centralizar, formular y administrar toda la documentación, interna y externa dirigida al Jefe de la REGPOL-San Martin, realizando el proceso de recepción, clasificación, registro y distribución correspondiente. Asimismo, administrar el archivo de Secretaria Mesa de Partes de la REGPOL-San Martin, y conservar la documentación de valor histórico por constituir patrimonio documentario de la institución.

b. FUNCIONES GENERALES

(1) Planear organizar dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades de la Secretaría, adoptando las medidas de seguridad correspondientes.
(2) Centralizar, registrar, tramitar, archivar y custodiar la documentación administrativa de competencia de la REGPOL.
(3) Administrar el archivo de la Secretaría de la REGPOL y conservar la documentación del valor histórico por constituir patrimonio documentario.
(4) Formular la documentación que surja como consecuencia de la que se ha recibido y de la que ordene el Jefe REGPOL, en el ejercicio de sus funciones y atribuciones, relacionada con la administración general de la REGPOL.
(5) Formular los proyectos de Resoluciones que se originen en la REGPOL y revisar los proyectos de Resoluciones u otros dispositivos que deben ser elevados a la superioridad, evitando en su tramitación los errores de fondo o de forma.
(6) Dirigir la formulación, evaluación y ejecución del Plan de Trabajo de su Unidad PNP.

(7) Formular el MOF, Memoria Anual y otros documentos.
(8) Otras funciones que en el ámbito de su competencia le sean asignadas.

c. RELACIONES (1) De Autoridad Está a cargo de un Oficial Superior PNP, depende orgánica y funcionalmente del Jefe de la REGPOL-SM.

(2) De Responsabilidad Es responsable de la evaluación, recepción, registro, análisis, calificación, redacción, tramitación y archivo de la documentación.

(3) De Coordinación Coordina con las Dependencias de quien recibe los documentos y a las que les remite.

d. ATRIBUCIONES

(1) Asesorar al Comando PNP sobre el trámite o denegatoria de las peticiones y solicitudes del personal de la Unidad, debidamente sustentadas en procedimientos administrativos y requisitos establecidos.
(2) Aperturar la documentación común y clasificada recibida de Organismos de la PNP e Instituciones Públicas y Privadas.
(3) Firmar las Guías de Destino de trámite de la documentación ingresada a la Unidad, por disposición del Director Territorial.

e. FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS (1) Del Secretario

(a) Mantener informado al jefe de la REGPOL-San Martín, sobre las ocurrencias de mayor importancia.
(b) Dar cuenta diariamente de la documentación recepcionada y registrada, para su evaluación y calificación.
(c) Organizar y dirigir la labor relacionada con la administración y trámite de la documentación.
(d) Recibir, procesar y tramitar la documentación que ingresa a la REGPOL- San Martín.
(e) Brindar especial preferencia a la documentación clasificada que requiera celeridad en el trámite.
(f) Formular la documentación para su trámite a la Superioridad y Subunidades Policiales.
(g) Verificar la redacción y distribución de los documentos ordenados por el Jefe REGPOL.
(h) Mantener actualizada la documentación administrativa.
(i) Adoptar las medidas de seguridad de la documentación, para evitar la pérdida, deterioro o alteración de los documentos recepcionados.
(j) Conservar la documentación de valor histórico por constituir Patrimonio Documentario de la Institución.
(k) Otras funciones que en el ámbito de su competencia le sean asignadas.

(2) Del encargado de la Mesa de Partes

(a) Registrar el ingreso de los documentos comunes y clasificados provenientes de los escalones superiores, subordinados y particulares.
(b) Clasificar y distribuir los documentos recepcionados previa autorización superior y previo cargo respectivo.

(c) Proporcionar información exacta referente a la situación de la documentación activa clasificada.
(d) Llevar los libros de registros que se emplea en la Mesa de Partes completamente limpios.
(e) asegurar el trámite documentario que ingresa y sale de la Mesa de Partes con el descargo respectivo.
(f) Descargar en los Libros Toma Razón la documentación diligenciada y cumplimentada.
(g) Poner especial interés a los Libros de Registros de documentos procedentes del Comando Institucional, para el trámite oportuno.
(h) Otras funciones que en el ámbito de su competencia le sean asignadas.

(3) Del encargado de Trámite Documentario

(a) Supervisar que la recepción, clasificación y registro de los documentos dirigidos a la REGPOL-SM, se efectúe correctamente y de acuerdo a lo prescrito en el Reglamento de Documentación Policial.
(b) Disponer y controlar la correcta distribución de los documentos recepcionados a las Subunidades encargadas de su diligenciamiento.
(c) Controlar que la formulación y trámite de documentos registrados, observando los plazos y términos establecidos en el Reglamento y Normas Generales de Procedimientos Administrativos y demás disposiciones específicas para la PNP.
(d) Tramitar adecuadamente la documentación operativa y/o administrativa, observando los conductos establecidos en cada caso.
(e) Mantener informado al Secretario sobre el diligenciamiento y/o cumplimiento de los documentos a cargo de la REGPOL-SM.

(4) Del encargado de la Correspondencia

(a) Recoger y distribuir diariamente la documentación respectiva.
(b) Depositar en el correo y otros medios de transporte la documentación que son remitidas a las Unidades fuera de la localidad.

2. PROBLEMATICA EXISTENTE EN LA SECRETARIA DE LA REGPOL-SAN MARTIN, SEGÚN MEMORIA ANUAL-2015.

a. Personal

Existe déficit de personal en la Secretaria de la REGPOL-SM, a consecuencia de una estricta racionalización de efectivos PNP, dando a lugar que el personal no desarrolle sus actividades de manera eficiente, no cumpliendo en forma oportuna el trámite de los documentos administrativos.

PERSONAL PERTENECIENTE A LA SECRETARIA DE LA REGPOL-SAN MARTIN (L.R. 01JUN2016)

N°

GRADO

APELLDIOS Y NOMBRES

CARGO

SOB.

PNP

SANTAMARIA PAICO, Luis Alberto

Mesa de Partes

SOT1

PNP

CANCINO CUSCO Jaime Hernan

Secretario

SO3.

PNP

GOICOCHEA RUBIO, Cristian Max

APOYO

b. Capacitación

A la fecha no se ha desarrollado en la sede de la REGPOL-San Martin, curso de capacitación relacionado a la administración de documentación policial y/o aplicación del manual de documentación policial.

c. Infraestructura

La Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, no cuenta con un ambiente destinado al archivo de la documentación pasiva de años anteriores, por lo que se viene almacenado en una esquina de la oficina, encontrándose el espacio reducido.

d. Materiales y Equipos

La secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, no cuentan con lo necesario para el desempeño de sus funciones; existiendo déficit de equipos de cómputo, impresoras, entre otros, etc.; requiriendo de la afectación de equipos de cómputo, con la finalidad de dar cumplimiento a cabalidad, en lo que se refiere al trámite de la documentación; asimismo permitiría difundir la información policial y disposiciones de comando y que las Sub Unidades PNP se encuentren en mejores condiciones de responder a los requerimientos de la sociedad.
El mobiliario como escritorio y estantes se encuentran en mal estado, por ser muy antiguos, requiriendo la renovación de los mismo.

3. DOCUMENTACIÓN POLICIAL

Es la comunicación escrita que se formula y administra en todas las Unidades de la Policía Nacional del Perú.

a. Principios de la Documentación Policial

Los Principios que rigen la formulación y administración de la documentación policial, son los siguientes:

Claridad: Es la correcta construcción gramatical cuidando la ortografía y evitando expresiones ambiguas, de tal manera que su lectura permita la comprensión del texto.
Coherencia: Consiste en la formulación armónica y lógica del documento, de tal manera que los diferentes aspectos que se desea expresar, guarden relación entre sí.
Concisión: Es el uso de oraciones simples y cortas, expresando un solo pensamiento en cada oración, pueden utilizarse abreviaturas de uso común y que no ofrezcan dudas o interpretaciones equivocadas.
Precisión: Es la expresión en forma exacta, adecuada y objetiva del mensaje que se desea transmitir.
Unidad: Cada documento en lo posible debe referirse a un solo tema o asunto.
Oportunidad: Consiste en la formulación a tiempo del documento, que permita ejecutar las medidas o acciones que sean necesarias o convenientes, para la toma de decisiones.

b. Clasificación de la documentación policial

Común

Es la de libre acceso, con las formalidades que establece la ley.

Clasificada

Es aquella cuyo acceso es restringido, su limitación está establecida en el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806 – Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública, y en las excepciones previstas en la Constitución o Leyes Especiales; siendo estos: SECRETO, RESERVADO o CONFIDENCIAL. c. Soporte de la información

1) El papel, el mismo que contiene el registro de información y debe tener las características siguientes:

Bond.- Tamaño oficial (A-4) de 297 mm por 210 mm con peso de 60 a 80 gr; para originales.
Periódico o cebolla.- Con las mismas dimensiones del papel Bond; para copias.
Folkote satinado y/o couché.- Tamaño oficial (A-4) con peso de 80 gr; para originales de Resoluciones.

2) Los dispositivos de almacenamiento (Disco Compacto-CD, Diskette, USB y otros).

d. Márgenes Debe determinarse a partir del borde de página, según el detalle siguiente:

Margen superior : 3,5 cm ó 09 espacios verticales.
Margen izquierdo: 3,5 cm ó 09 espacios horizontales.
Margen derecho : 2,5 cm ó 07 espacios horizontales.
Margen inferior : 2,5 cm ó 07 espacios verticales.

e. Normas para la redacción de la Documentación Policial

1) La terminología a utilizarse será la de uso común, evitando excesos de tecnicismos o extranjerismos que lleven a erradas interpretaciones.
2) Se emplearán las reglas gramaticales.
3) Se usarán las siglas y abreviaturas normadas por el Instituto. De ser necesario abreviar otras palabras, se consignará en la primera mención el nombre completo seguido de la abreviatura entre paréntesis y en las veces siguientes sólo la abreviatura correspondiente.
4) El contenido del documento debe redactarse en tercera persona, exceptuándose la Solicitud, el Memorándum y Oficio que se formularán en primera persona al igual que las respuestas de la manifestación o entrevista.
5) La documentación interna, según corresponda, y la que debe remitirse al exterior, deberá iniciarse con la frase "Es grato dirigirme a usted."
6) La denominación del destinatario en la documentación es impersonal, por lo que debe consignarse sólo el grado policial o militar, profesión o títulos honoríficos del titular, (excepcionalmente se podrá consignar entre el grado y el cargo, el nombre del destinatario).
7) En caso de consignarse a la persona, se iniciará con los nombres en minúsculas a excepción de la primera letra seguida de los apellidos en mayúsculas. Cuando se traten de relaciones nominales, se observará la misma forma de escritura, pero los apellidos precederán a los nombres. Para ambos casos se antepone el grado o título profesional, según corresponda.
8) Las cantidades se expresan en letras mayúsculas, seguidas de la cantidad en números arábigos entre paréntesis a excepción de la fecha, número de documento y la numeración de los párrafos.
9) La indicación de la fecha y la hora en el contenido de los Planes de Operaciones y Órdenes de Operaciones, se hará empleando dos dígitos para la fecha, cuatro dígitos para la hora, seguidas de las tres primeras letras en mayúsculas del mes y los cuatro dígitos del año. Cuando a la fecha, hora o minuto le correspondiera un solo dígito, éste irá precedido de un cero.
10) Las páginas de los documentos deben ser numeradas en la parte céntrica y a 01 cm. del borde inferior de la página en números arábigos. Consignando la numeración parcial y total de las paginas (02-10, 03-10, 04-10…10-10). Se exceptúa la numeración en la primera página.

f. Del empleo de los anexos Se usarán anexos, cuando sea necesario adicionar información a una parte del contenido del documento. Los ANEXOS constituyen parte del documento principal y se designan con números arábigos. Cuando se requiera ampliar un anexo con datos complementarios se emplearán APÉNDICES, designados con letras mayúsculas del alfabeto.

g. De la organización de los documentos

Los documentos que van formando parte de un expediente, se ordenarán tomando como base el primer documento que da origen, seguido de los otros, conforme se vayan formulando; este ordenamiento permitirá que el folio N° 01 corresponda al documento base, permitiendo esta secuencia mantener un orden cronológico.

h. Del uso de sobres

Para la remisión de los documentos policiales se emplearán sobres de papel bond, kraft, manila, u otros sin transparencia, de acuerdo a las dimensiones de la documentación a enviar.

i. De la rotulación de los sobres
1) Anverso
a. Angulo superior izquierdo: el membrete.
b. Parte superior derecha: la denominación y el número del documento.
c. Parte central con asimetría a la izquierda: la palabra Señor, seguida del grado o título, a renglón seguido el cargo del destinatario y a dos espacios debajo del anterior, en la parte inferior derecha: la dirección con el lugar de destino.
2) Reverso.- Se coloca el sello redondo en la parte céntrica y a los extremos en forma equidistante, para dar seguridad al cierre del sobre.
j. De la remisión de la documentación clasificada

Se empleará doble sobre por razones de seguridad.

k. Administración de documentos- trámite de documentos

1) De los destinatarios de la Documentación

La documentación policial debe dirigirse al titular de la Dependencia o entidad.

2) Observancia del conducto regular

Los documentos que no tienen destinatario y excepcionalmente las Solicitudes, observarán el conducto regular. Se excluyen también de esta regla aquellos que por razones de urgencia debe ser de conocimiento inmediato del comando, por lo que podrá utilizarse medios más rápidos y directos (correo electrónico, fax, entrega personal u otros), manteniendo la confidencialidad que el caso amerite, sin perjuicio de cumplir con el diligenciamiento correspondiente.

3) De las competencias de los comandos intermedios

El conducto regular implica la responsabilidad del conocimiento, trámite y control de los documentos por los comandos intermedios, los que tendrán en cuenta lo siguiente:

1. Si el documento en trámite a la superioridad no se ajusta a las prescripciones reglamentarias, se devolverá indicando las observaciones e instrucciones del caso para su reformulación.
2. La documentación que los comandos tramiten a la superioridad, contendrán su respectiva opinión y sugerencia.
3. La documentación proveniente de la superioridad será tramitada conteniendo las orientaciones y disposiciones.
4. Los comandos comprendidos en el conducto regular, darán trámite obligatorio a las Solicitudes presentadas por el personal de la Institución, hasta el destinatario que debe resolver.

4) Plazos y Términos.

Se adoptarán los que expresamente se encuentren señalados en las Leyes Especiales, complementariamente en la Ley Nº 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General y Reglamentos Internos PNP.

l. Fases de la administración documentaria
1) De la descripción de las fases de la Administración Documentaria
1. Recepción.
2. Clasificación.
3. Registro.
4. Distribución.
5. Diligenciamiento.
6. Archivo.
2) De la Recepción

La recepción consiste en la verificación de la conformidad del destinatario y de la integridad del documento, acto que se corrobora con la impresión del sello en el cargo y en la primera página de la copia del documento, con la firma, grado y nombre del que recibe, además de la fecha y hora de recepción.

Las Unidades de Trámite Documentario, orientan al administrado en la presentación de sus Solicitudes y formularios, quedando obligados a recibirlos cuando estén dirigidos al titular de la entidad y darles ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos, sin que en ningún caso pueda calificar, negar o diferir su admisión.

3) De la clasificación

Consiste en determinar si la documentación es por su contenido común o clasificado y por la prioridad URGENTE o MUY URGENTE.

4) Del registro

Es el acto de anotar en el Libro de Registro o Software desarrollado en la computadora, generando un número de orden de ingreso, fecha, hora de recepción, denominación, asunto, procedencia y destino.

5) De la distribución

Consiste en la entrega del documento al destinatario o personas responsables de su diligenciamiento, mediante el cargo correspondiente.

6) Del diligenciamiento

Es el procedimiento por el cual el destinatario o responsable de su diligenciamiento estudia, analiza, acciona, informa y da cumplimiento a la finalidad del documento.

7) Del archivo

Consiste en clasificar, ordenar y conservar los documentos que han cumplido con la finalidad de su trámite y que podrían ser utilizados posteriormente, de conformidad al Texto Único Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

m. De la finalidad del archivo
1) De los Archivos Policiales

Son documentos producidos en el ejercicio de las funciones policiales y que habiendo cumplido con las fases de su administración, se centralizan y conservan en forma ordenada por periodos establecidos, con el propósito de que sirvan como fuente de consulta para su utilización en temas estadísticos, evaluación científica de la actividad delictiva o productividad policial, investigación, cultural, histórica, informativa y de gestión administrativa.

2) Del aspecto sistémico de los Archivos
a) El archivo documentario es un sistema, conformado por:

El Archivo Central de la Policía Nacional del Perú.
Los Archivos Especializados.
Los Archivos Territoriales.
Los Archivos Regionales.
Los Archivos Provinciales.
Los Archivos de las Comisarías.

b) La Secretaría General de la Policía Nacional del Perú es el órgano rector y central del sistema de administración documentaria, en este extremo goza de autonomía técnica y administrativa y depende de la Dirección General de la Policía Nacional del Perú.
3) De la clasificación de los Archivos
a) Activo. Comprende todos los documentos del año en curso y de los años anteriores que mantengan vigencia y sean de frecuente consulta.
b) Pasivo. Comprende los documentos históricos y de los años anteriores al año en curso, cuya consulta no es frecuente.

n. De la conservación de la documentación
1) Del Patrimonio Documental y de su custodia

Constituye patrimonio documental, los archivos existentes en todas las Unidades Policiales, que sirve de fuente de información para estudios históricos y desarrollo cultural, social, jurídico, estadístico y de investigación, el mismo que no podrá ser objeto de transferencias bajo ningún título, sin conocimiento y autorización expresa de la Secretaría General de la Policía Nacional del Perú.

2) Obligaciones del personal policial

Todo el personal policial está obligado a proteger, conservar e incrementar el Patrimonio Documental Institucional y Nacional.

3) Cuidado de la Documentación

La documentación que se administra en todos los niveles, debe ser conservada como fuente de información e investigación.

4) De la transferencia documental al Archivo General de la Nación

Los documentos con más de TREINTA (30) años de antigüedad que se encuentran archivados y tengan alguna clasificación, solamente serán transferidos al Archivo General de la Nación, cuando hayan perdido dichas clasificaciones previa autorización del titular del Sector Interior.

o. Acceso a la información pública

1) Ámbito de aplicación

a) Lo señalado en este Capítulo, será de aplicación en la Policía Nacional del Perú, en concordancia a lo establecido en el Artículo 2º del Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
b) El derecho de las partes de acceder al expediente administrativo, se ejerce de acuerdo a lo establecido en el Artículo 160º de la Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

2) Funcionarios responsables de entregar la información

a) El titular de la Secretaría General de la Dirección General de la Policía Nacional del Perú proporcionará la información obrante en la Dirección General, así como la existente en sus Órganos Consultivos.
b) El Jefe de Estado Mayor General.
c) El Inspector General de la Policía Nacional del Perú y el Inspector en las sedes regionales.
d) El titular del Tribunal Disciplinario Nacional.
e) El Director, respecto de la información existente en su respectiva Dirección, incluyéndose en ésta categoría al Jefe de la Interpol.
f) El Jefe de Región Policial.
g) El Comisario.

p. Clases de documentos por su función
1) Clases de documentos policiales
1. Comunes.
2. Especializados.
2) Comunes

Son aquellos que se formulan en todas las Dependencias de la Institución como consecuencia del cumplimiento de la función policial.

3) Especializados

Son aquellos que para su formulación se redactan en virtud de la profesión o especialidad técnica o científica del personal policial que interviene cumpliendo la función policial o en apoyo a la labor policial o extra institucional. CAPITULO III

Análisis

Habiendo revisado las bases teóricas, así como analizar la entrevista realizada al personal de la secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN y efectivos policiales pertenecientes a las diferentes Sub Unidades de la REGPOL-SAN MARTIN, se observa que la secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, viene cumpliendo sus funciones a medida que los recursos le permiten, no logrando la eficiencia requerida, en vista que presenta déficit de personal, contando en la actualidad con TRES (03) efectivos policiales, que resulta insuficiente para el cumplimiento de las fases de la administración documentaria, en vista que al recepcionar un documento Muy Urgente, el personal de tramite documentario tiene que abandonar su puesto de trabajo y dirigirse a las diferentes sub unidades a fin de agilizar y/o recabar información para dar respuesta al documento ingresado y cumplir con lo dispuesto por la superioridad, dejando así de tramitar otros documentos; obteniendo como consecuencia una recargar de documentos a tramitar, en vista que por día ingresan TREINTA (30) documentos con carácter Urgente o Muy Urgente y OCHENTA (80) Documentos comunes aproximadamente.

Asimismo podemos observar, que la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, cuenta con mobiliario en mal estado, por ser muy antiguos y al no contar con ingresos propios muchos han sido reparados por el mismo personal; existe déficit de material de escritorio y material de limpieza; asimismo los equipos informáticos se encuentra en regular estado de conservación, no contando con aplicativos actualizados como son los antivirus y otros programas; asimismo no cuenta con una fotocopiadora equipo requerido con suma urgencia por lo recargado de la labor policial en la indicada sub unidad PNP.

La secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, no cuenta con unidad móvil, ante esta carencia el personal PNP para la distribución de la documentación a las diferentes sub unidades enclavadas en los distritos de Tarapoto, Banda de Shilcayo y Morales, tiene que utilizar sus vehículos propios, abastecidos con su propio peculio; asimismo no cuenta con un ambiente destinado para el archivo de la documentación pasiva. A la fecha no se ha realizado un curso de capacitación policial, seminario o cursillo, en temas relacionados al trámite documentario, Sistema Integrado de Gestión de Expedientes, Manual de Documentación policial u otros afines, por lo que no existe una unidad de criterio en la formulación de la documentación policial.

CAPITULO IV

Conclusiones y recomendaciones

A. CONCLUSIONES.

– Que, la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, no cumple eficientemente las fases de la Administracion Documentaria por contar con déficit de personal y materiales logísticos.

– Que, la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, no viene cumpliendo con la aplicación de los principios que rigen la formulación y administración de la documentación en la Policía Nacional del Perú, en vista no encontrase capacitado en la aplicación del Manual de Documentación Policial.

– Que, el personal de la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, en muchas ocasiones viene utilizando su propio peculio, para el cumplimiento de la misión encomendada.

B. RECOMEDACIONES

Que la REGPOL-SAN MARTIN, a través de la OFAD, gestione la asignación de personal y materiales logísticos suficientes para que la secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, cumpla eficientemente con las fases de la Administracion Documentaria PNP y por ende con la misión encomendada.

Que la REGPOL-SAN MARTIN, a través de la Unidad de Educación, proyecte un curso de capacitación en temas relacionados al trámite documentario, Sistema Integrado de Gestión de Expedientes, Manual de Documentación policial u otros afines

Que la REGPOL-SAN MARTIN, a través de la OFAD, gestione la asignación de una unidad móvil (motocicleta) a la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, a fin sirva para la distribución de la documentación policial.

Que se felicite al personal de la Secretaria de la REGPOL-SM, por su altruismo al utilizar su propio patrimonio para el cumplimiento de la misión encomendada.

Bibliografía

RD Nº 312-2013-DIRGEN/EMG.- MANUAL DE DOCUMENTACION POLICIAL.
MOF DE LA REGPOL-SAN MARTIN
MEMORIA ANUAL AF-2015 REGPOL-SAN MARTIN
MOF SECETARIA DE LA REGPOL-SAN MARTIN
APRECIACION DE SITUACION DE LA REGPOL-SAN MARTIN.
www.monografias.com

Anexos

Entrevista realizada al personal PNP de la REGPOL-SAN MARTIN.
Organigrama de la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN.

Entrevista

EL PARTICIPANTE DE LA PRACTICAS TECNICO PROFESIONALES REALIZA LA SIGUIENTES INTERROGANTES A FIN SEAN RESPONDIDAS SEGÚN SU CRITERIO.

1.- ¿Cree Ud. que la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, está cumpliendo con eficiencia sus funciones? 2.- ¿Cree Ud., que la Secretaria de la REGPOL-SAN Martin, cuenta con personal y medios logísticos suficientes para realizar su función? 3- ¿Cree Ud, que el personal de la Secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, tiene pleno conocimiento del manual de documentación policial vigente? 4. ¿Cree Ud., que el ambiente en donde funciona la secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN, es adecuado? 5. ¿Cree Ud., que se viene cumpliendo con las fases de la administración documentaria en la secretaria de la REGPOL-SAN MARTIN?

ORGANIGRAMA DE LA SECRETARIA DE LA REGPOL-SAN MARTIN

Monografias.com

Dedicatoria

Expreso mi reconocimiento y eterna, gratitud al personal docente, quienes con su amplia experiencia en el ámbito policial, permitieron actualizar y ampliar mis conocimientos, necesario en la formación policial, a mis padres que me brindan su apoyo permanente para superarme y alcanzar mis metas.

Agradecimiento

Mi especial agradecimiento al Comando Institucional y Comando de la Escuela de Educación Superior Técnico Profesional –Tarapoto, por permitirme ampliar mis conocimiento para brindar un buen servicio policial y a mis queridos catedráticos por impartirnos sus conocimientos para alcanzar nuestra superación profesional.

POLICIA NACIONAL DEL PERU.

DIREED-PNP-LIMA.

EESTP-PNP-TARAPOTO.

Monografias.com

Tarapoto-Peru 2016.

Autor:

Jose Javier Manosalva.