- Auditoría interna en
México. - La auditoría
administrativa, elemento clave del control
superior - Estructura de la
auditoría administrativa - Los papeles de
trabajo - Organización del trabajo
de auditoría - Bibliografia
Es aquélla cuyo ámbito de su ejercicio se
da por auditores que dependen o son empleados de la misma
organización en que se practica. El
resultado de su trabajo es con propósitos internos o de
servicio para
la misma organización.
Objetivo: El objetivo de la
auditoria administrativa en apoyar a los miembros de la
organización en el desempeño de sus actividades.
Beneficios:
- La auditoria interna permite determinar si los
sistemas y
procedimientos
establecidos son efectivos. - Hace recomendaciones para el mejoramiento de las
políticas, procedimientos,
sistemas,
etc. - Permite verificar continuamente la efectividad de los
controles establecidos.
Tipos de auditoria interna:
- Auditoria realizada por el presidente
- Auditoria realizada por el jefe de unidad
- Auditoria realizada por el personal de
control de
calidad - Auditoria mutua de control de
calidad
II AUDITORIA INTERNA EN MÉXICO.
El comité de investigaciones
del Instituto de Auditorias
Internacionales, defina la auditoria interna como:
"Una actividad de evaluación independiente dentro de una
organización, dedicada al análisis de la contabilidad, de las finanzas y
de las demás operaciones
como base de un servicio a
la dirección".
Es un control cuyas funciones son
medir y evaluar la efectividad de otros controles.
En México, la
función
de la auditoria administrativa interna, esta clasificada de la
siguiente manera:
- Empresas sin auditoria interna. En nuestro
país el porcentaje de este tipo de empresas es muy
alto. En general se trata de empresas
medianas y otras veces grandes, que son dirigidas por una
persona o por
familiares de esta. - Empresas con auditor fuera de funciones.
Otras empresas responsabilizan a una persona al
nombrarla como auditor interno; pero , en realidad esta
dedicada a otro tipo de funciones y muy rara vez a la actividad
de la auditoria interna. - Empresas con departamentos de auditoria interna. Este
tipo de empresas es un grupo
minoritario. Se trata de empresas grandes cuyo volumen de
operaciones
y la diversificación de su producción dispersa la
localización geográfica de sus centros de
venta, con
gran cantidad de personal, hacen
indispensable la función
de auditoria interna.
En nuestro medio se encuentra un error, que es el ubicar
esta función en un nivel subdepartamental que depende de
contabilidad.
Lo mas recomendable es que la unidad de auditoria interna se
ubique al nivel jerárquico mas alto, y que dependa del
gerente
general o del consejo de administración.
Su ubicación en la estructura
orgánica, debe ser como sigue:
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opción "Descargar" del menú superior
III LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, ELEMENTO CLAVE
DEL CONTROL SUPERIOR
La auditoria administrativa interna, independientemente
de ser ella misma parte integrante del sistema total de
control superior, es la principal herramienta para la
revisión y evaluación
de los resultados logrados.
Cumple con una doble misión:
primero, como parte integrante del control superior; es decir, un
medio para obtener y mantener el control; el segundo es; el medio
principal para la medición y evaluación de
resultados.
Por tanto la dirección superior, propietarios,
accionistas, auditores financieros y otros interesados deben
confiar en ésta para la prevención de
inconvenientes, y para garantizar la adecuada marcha del sistema.
ADSCRIPCION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
La auditoria administrativa, como función
interna, puede verse desde el punto de vista de la
organización como:
- una extensión de la auditoria interna
financiera - función independiente de la
administración financiera - forma departamental con la auditoria
interna - órgano asesor del consejo de
administración
FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD
DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Las funciones de a auditoria administrativa deben quedar
enmarcadas dentro de la organización de una empresa en
una unidad que, por su situación jerárquica le
permita la consecución de sus fines.
El nivel donde deberá quedar la unidad
departamental de auditoria administrativa reunirá las
características:
- Jerarquía suficiente para poder
inmiscuirse en cualquier unidad administrativa de la
empresa - Que el tipo de funciones de dicha unidad sea
relacionado con la dirección, control y
coordinación - Que tenga suficiente autoridad
sobre los demás departamentos
FUNCIONES A DESARROLLAR:
- investigación constante de planes y
objetivos - estudio de las políticas y sus
prácticas - revisión constante de la estructura
orgánica - estudio constante de las operaciones de la
empresa - analizar la eficiencia de
la utilización de recursos
humanos y materiales - revisión del equilibrio
de las cargas de trabajo - revisión constante de los métodos
de control
IV ESTRUCTURA DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Una unidad de auditoria administrativa se estructura de
la manera siguiente:
- Auditor supervisor. Es la persona que tiene la
responsabilidad propiamente dicha de la
auditoria administrativa y esta encargado de elaborar el
"plan de
auditoria", y de autorizar los procedimientos y programas de
revisión. Es indispensable que el auditor supervisor sea
un profesionista de la
administración, con suficiente experiencia y
capacidad. - Auditor por áreas. Es aquel profesional
a quien después de dominar las técnicas
de la auditoria administrativa, se le clasifica y se le
especializa por áreas de trabajo, se le puede clasificar
de la manera siguiente:
- Auditor de alta gerencia.
- Auditor de asesoria.
- Auditor de personal.
- Auditor de producción.
- Etc.
- Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor
y al de áreas en la recopilación de información y cuando se trata de empresas
pequeñas puede coordinar actividades. - Auditor principiante. Al encargado de este
puesto generalmente se le asignan trabajos de rutinas, en la
practica a esta persona se le guía y supervisa en el
desarrollo
de su trabajo.
El grupo de
auditoria administrativa debe figurar en el nivel
jerárquico de la empresa de
donde pueda operar en forma debida, además puede formar
parte de las actividades de la gerencia
general, contraloría, control
administrativo, planeación, etc.
Diseño de la estructura de una
unidad de auditoria administrativa
La estructura de la organización es un organismo
proyectado para ayudar a proyectar las metas, lo fundamental para
el diseño
de organizaciones es
el
conocimiento actual de la empresa. Sin la
comprensión general y especifica de la situación
actual y la situación futura, la posibilidad de que el
sistema propuesto sea bueno se reduce en forma
considerable.
Factores que influyen en el tipo de decisión para
la estructura mas conveniente:
- Actividad
- Programática. Comprende el tipo de estructura
por proyectos o
matricial. - Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal
funcional. - Eventual. Seria un área de apoyo.
- Temporalidad
- permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores
para decidir el tipo de estructura adecuada. - Temporal. Estructura por proyectos o
matricial.
- Ámbito
- Pequeña. Tiende a ser una estructura lineal en
la medida en que crece. - Grande. Tiende a ser una estructura
funcional.
4. Relaciones
- Independientes. La estructura depende del criterio
que adopte. - Interrelacionada. La estructura es
programática.
- Recursos
Recursos humanos
- Especialistas. Estructura
programática. - No especialistas. El tipo de estructura lineal
funcional. - Recursos financieros
- Estructura programática. Es mas alto el
costo, por
el tipo de personal mas calificado; pero a mediano y largo
plazo resultara mas barato, porque se trabaja a base de
programas,
lo que requiere de un solo supervisor. - Lineal funcional. Es menor el costo, por
el tipo de personal no calificado; pero con forme crece el
numero de personal se requerirá de mas supervisores, lo
que provocara un aumento en los costos. - Recursos materiales
- Distribución de oficinas. Influye en el tipo
de estructura, sobre todo cuando crece el personal y este no se
puede colocar en la oficina, lo
cual provocar llevar a otra oficina parte
del personal.
Beneficios de la auditoria interna
El propósito de la auditoria interna es
proporcionar un medio de control
interno y determinar la efectividad de otros controles;
consecuentemente, la auditoria interna puede considerarse como un
control nuestro sobre las demás formas de
control.
Son muchos los beneficios que se obtienen de un proyecto de
auditoria efectivo, pero son tres los que sobresalen.
- la auditoria interna permite determinar si los
sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para
alcanzar los objetivos
fijados y asegurar el cumplimiento de las políticas
establecidas. - la auditoria interna hace recomendaciones para el
mejoramiento de las políticas, procedimientos, sistemas,
etc. - la auditoria interna suministra un medio de proveer
un mayor grado de delegación de autoridad y
si es necesario, un medio para facilitar la descentralización de las
operaciones
El éxito
de la auditoria interna depende no solo de la actitud de la
dirección superior, sino también del grado de
aceptación acordado al equipo de trabajo de auditoria por
los niveles medio y bajo de la
empresa.
Conjunto de documentos que
contienen la información obtenida por el auditor en su
examen y la descripción de las pruebas
realizadas.
Importancia
- Constituyen la prueba del trabajo
realizado. - Fundamentan la opinión o informe que
emite el auditor - Son una fuente de aclaración o
ampliación de información - Califican la calidad y el
avance de la planeación de la auditoria
Información que deben contener
- Nombre de la entidad
- Tipo de auditoria a realizar
- Fecha en que se este efectuando la
revisión - Nombre de la cuenta
- Clave de identificación
- Firma. Nombre
Los papeles de trabajo son propiedad
absoluta de este profesional, por lo que la información
en ellos contenida debe quedar salvaguardada en términos
de secreto profesional y responsabilidad moral hacia
la entidad que se les confió.
VII
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA
- Se elabora el programa de
auditoria - Se revisa y autoriza el programa
- Se ordena la formulación del o de los
programas de trabajo - Se elabora el programa de
trabajo - Se aprueba el programa de trabajo
- Se revisa y se autoriza la
intervención - Se giran instrucciones para que proceda la
intervención - Se presentan con el responsable de la unidad a
auditar - Se establecen las bases que regirán la
auditoria - Se elabora el control de entrevistas
- Se aplica el cuestionario
general de auditoria - Se practica análisis funcional
- Se practica análisis operacional
- Se practica análisis de la productividad
del trabajo - Se practica análisis de la demanda de
los servicios
que presta la unidad - Se practica análisis de las condiciones de
trabajo - Se practica análisis de la actitud del
personal hacía el trabajo - Se revisa el avance obtenido a la fecha de los
programas de trabajo - Se revisa el marco normativo
- Se integran las carpetas de papeles de
trabajo - Se formula la relación de las observaciones
mas relevantes - Se coordina los trabajadores tendientes a evaluar la
información captada en la etapa de examen - Se comenta la relación de observaciones con el
responsable de la unidad - Se elaboran las hojas de
evaluación - Se elabora el informe de
auditoria - Se revisa el informe
- Se aprueba el informe
- Se revisa y autoriza a comentar el informe con el
responsable de la unidad auditada
Auditoria Administrativa,
JOSE ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA
Guía práctica de auditoria
administrativa
VICTOR M. RUBIO
Sinopsis de auditoria Administrativa,
JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA
Any Jáuregui