El presente trabajo está realizado con la finalidad de profundizar los conocimientos contables en los diferentes temas a desarrollar dentro de este contexto, entre ellos podemos encontrar: efectivo, inventarios, sucursales, ventas y consignación, etc.

Para ello se exponen cada uno de los temas en detalle, así como ejemplo prácticos para visualizar el manejo de cada una de las cuentas y como estas son afectadas en cada situación.

Espero que la información aquí descrita cumpla a cabalidad con los objetivos propuestos.

1. Sociedades Mercantiles
2. Efectivo, Conciliaciones Bancarias y Arqueo de Caja (Ejemplos y Asientos)
3. Inversiones a Corto Plazo (Asientos de Colocación, Inversiones Temporales Versus Banca)
4. Cuentas por Cobrar
5. Inventarios
6. Activos Fijos (Ejemplos de un método de depreciación)
7. Activos Fijos Intangibles (Amortización, Agotamiento)
8. Pasivo Corto Plazo
9. Pasivo Largo Plazo (Obligaciones)
10. Superavit (Tipos, Dividendos, Reservas)
11. Sucursales
12. Ventas y Consignaciones

EI Código de Comercio de Venezuela reconoce las siguientes especies de sociedades mercantiles.

Las sociedades en nombre colectivo o en comandita simple se constituyen por documento público o privado mediante registro en el tribunal de comercio de un extracto del contrato de la compañía y en la misma forma se hacen constar sus modificaciones.

El extracto debe contener:

1. Los nombres, y domicilio de los socios que no sean simples comanditarios y los de éstos, sino han entregado su aporte.
2. Su razón social y objeto de ésta.
3. Su duración.
4. El importe de los valores entregados.
5. La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; y nombre de los socios autorizados para obrar por la compañía.

El documento constitutivo de las compañías anónimas y de las sociedades en comandita por acciones deberá expresar:

1. Denominación y domicilio de la sociedad.
2. El objetivo de la sociedad.
3. El monto del capital suscrito e importe del capital pagado.
4. Nombre, apellido y domicilio de los socios, número y valor nominal de las acciones.
5. El valor de los bienes aportados.
6. Reglas con sujeción a las cuales deberán formarse los balances y calcularse y repartirse los dividendos.
7. Las ventajas y derechos otorgados a los promotores.
8. Número de individuos que compondrán la junta administradora, sus derechos y obligaciones, expresando cuál de ellos puede firmar por la compañía. En el caso de las compañías en comandita, el nombre, apellido y domicilio de los solidariamente responsables.
9. El número de comisarios.
10. Fecha de inicio de la compañía y su duración.

El documento constitutivo de las sociedades de responsabilidad limitada deberá contener:

1. Nombre, domicilio y nacionalidad de los socios fundadores.
2. Denominación de la sociedad y su objeto.
3. El monto del capital social.
4. Monto de la cuota de cada socio.
5. Número de personas que han de ejercer la administración.
6. Número de Comisarios, cuando los haya.
7. Reglas de elaboración de los balances y de calcular los dividendos.
8. Tiempo de duración de la sociedad.

En las tres sesiones siguientes, daremos atención a ciertos problemas de contabilidad que son propios de las organizaciones que se presentan como sociedades mercantiles, a las cuales podríamos empezar por definirlas como aquellas que tienen por objeto la asociación de dos o más personas para operar en común con un propósito de lucro. Las mismas, se rigen por los respectivos contratos de sociedad, actas constitutivas, códigos de comercio, código civil, etc. y pueden ser los siguientes tipos:

1. en nombre colectivo
2. sociedades en comandita
3. sociedades anónimas
4. sociedades de responsabilidad limitada

Se forman teniendo como elementos fundamentales las relaciones personales entre los socios. Sus obligaciones comprometen íntegramente el patrimonio de cada uno de estos, porque normalmente, todos intervienen en la administración de sus negocios.

Se extinguen por la muerte o interdicción de alguno de los socios; salvo que haya sido expresamente previsto lo contrario en el contrato social. La responsabilidad de cada uno de los socios es solidaria y la razón social es por lo regular el nombre de uno o varios de los mismos.

Consideremos el siguiente ejemplo: El día 2 de enero de 1962, A. Alvarado, M. Pérez, y J. Salas, constituyen una sociedad en nombre colectivo que operará, bajo la razón social de A. Alvarado y Cía., con el objeto de comerciar en aparatos de radio y televisión, en la ciudad de Caracas. Los socios aportan inmediatamente en efectivo Bs. 60.000, 40.000 y 20.000 respectivamente. El asiento de apertura que se redactará en el Diario Principal será el siguiente:

La Sociedad Anónima es una persona jurídica comerciante cuya responsabilidad está limitada al patrimonio aportado por los socios, sin que ninguno de ellos quede obligado personalmente por las deudas sociales. Se dedica al comercio bajo una denominación distinta del nombre de los socios que puede ser del objeto del negocio o alguna otra que la distinga de las demás.

El capital de una sociedad anónima se divide en acciones: éstas confieren a sus tenedores determinados derechos fundamentales, de los cuales los más importantes son:

1. Votar en las asambleas de accionistas y participar en la administración de la sociedad.
2. Participar en las ganancias, esto es, recibir dividendos cuando los declaren los administradores.
3. Participar en la suscripción de cualesquiera emisiones de acciones de la clase de las que se posean, en proporción a las que tenga cada accionista en la fecha de la emisión adicional.
4. Participar en la distribución del activo de la sociedad al disolverse ésta.

El asiento correspondiente será:

Es aquella en la cual las obligaciones sociales están garantizadas por la responsabilidad ilimitada y solidaria de uno o más socios, llamados socios solidarios o comanditantes, y por la responsabilidad limitada a una suma determinada de uno o más socios, llamados comanditarios.

El asiento de apertura es, casi igual al de las sociedades en nombre colectivo. En él se debe aclarar si el socio es comanditante o comanditario.

Ejemplo: El día 20/02/1961 se ha constituido la sociedad Alvarado, Pérez y Cía. Sociedad en comandita. Los socios se obligaron en aportar y aportaron en la siguiente forma:

SOCIOS COMANDITANTES

A. Alvarado................................. Bs. 60.000,00 en efectivo;

M. Pérez..................................... Bs. 40.000,00 en efectivo;

J. Salas....................................... Bs. 20.000,00 en efectivo;

SOCIOS COMANDITARIOS

A. Arias....................................... Bs. 15.000,00 en efectivo;

M. Rivas..................................... Bs. 10.000,00 en efectivo;

CAPITULO II EL EFECTIVO

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones.

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuación:

• Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
• Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.
• Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
• Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

• División del trabajo
• Delegación de autoridad
• Asignación de responsabilidades
• Promoción de personal eficiente
• Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo a sus requerimientos. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro en cheque de la cantidad convenida y se asienta de la siguiente manera:

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

• Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho limite, se deberán pagar con cheques.
• Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuír el fondo, o para su eliminación.
• Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

• La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

• La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
• El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

• Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente X por Bs. 160.000,00. Se le hace una factura identificada con el nro. 1234. El Cliente cancela el total con cheque de su cuenta corriente del Banco Caracas. El asiento en el Diario será como sigue:

El mismo día se deposita todo lo que ingresó en CAJA, en una cuenta corriente que la Empresa mantiene en el Banco de Venezuela. Suponiendo que se realizaron otros cobros en efectivo por Bs. 284.000. Se ingresará en el Banco un total de Bs. 444.000. EL asiento de Diarios será:

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualesquiera de las siguientes razones:

• Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
• Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
• Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
• Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
• Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
• Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
• Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.

• Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
• Errores u omisiones por parte de los Bancos

Existen diferentes métodos de conciliación:

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa. Ejemplo: Después de revisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco de Venezuela y los registros de la Empresa, se encuentra las siguientes diferencias:

1. Saldos al 31 de Enero de 2000: Cuenta del Mayor de la Empresa Bs. 1.200.000. Estado de Cuenta del Banco Bs. 1.045.300
2. Los cheques 101001 y 101025 por Bs. 29.000 y 30.000 aún no han sido cobrados
3. El depósito de Bs. 150.000,00 del 30-01-2000, no fue abonado en cuenta
4. El Banco devolvió un cheque, por falta de fondos, por Bs. 60.000
5. El Banco especifica un cargo por comisión por cheque devuelto de Bs. 3600
6. El cheque 101022 por Bs. 11.000, se había abonado por 10.000
7. El cheque 101018 por Bs. 14.500, se había abonado al Banco por 15.400

Los Ajustes del Diario se podrán hacer tomando los datos de la Hoja de Trabajo. Se puede hacer dos asientos: uno por los cargos al Banco y otro por los abonos, de la siguiente manera:

Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado.

El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera:

• Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones.
• Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc.

De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco:

• Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho , los cuales no aparecen en dicho estado de cuenta tales como los errores u omisiones o los depósitos a última hora.
• Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores u omisiones.

Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir:

• Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.
• Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).

CAPITULO III INVERSIONES A CORTO PLAZO

Representan erogaciones realizadas para obtener bienes, con la intención de percibir ingresos, servicios o que de alguna forma favorezcan la imagen del inversor. En las empresas financieras, el rubro de inversiones constituirá el principal componente de su activo. En las no financieras, es decir, las dedicadas a actividades industriales, comerciales o de servicios, el rubro de inversiones no acostumbra ser muy importante, excepto en empresas que tienen una o más subsidiarias(filiales) denominadas empresas matrices o controladoras.

Denominadas también transitorias o temporales, son las realizadas con carácter eventual en valores de gran seguridad y de fácil convertibilidad en efectivo. En el Balance General, las inversiones transitorias se incluirán dentro del grupo activo circulante o corriente y se pueden considerar como efectivo disponible a corto plazo.

Ejemplo: Se ha realizado una inversión por Bs. 9.615.384,00 en un título negociable. El nominal reembolsable a 60 días a Bs. 10.000.000.

Inversiones Temporales 9.615.384,oo

Bancos 9.615.384,oo

Las inversiones en títulos valores u otros bienes, hipotecas, terrenos, edificios, etc., realizadas para obtener beneficios, adquiridas con la intención de no desprenderse de ellas en un plazo no menor a un año o por tiempo indefinido, deben considerarse como inversiones a largo plazo.

Son las realizadas con la intención de que en un futuro mayor a un año sea posible convertirlas en efectivo u otros bienes, sin perjudicar la eficiencia de las operaciones de la empresa. Estas suelen estar representadas por bonos o acciones de cualquier sociedad incluyendo las que pudiéramos considerar como asociado, hipotecas terrenos y edificios.

Las inversiones que por su naturaleza e intención se han realizado como requisito necesario para mantener o mejorar la eficiencia de las operaciones presentes o futuras del ente inversor.

Están constituidas por créditos a favor de las empresas, correspondientes a las ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales, incluyendo cuentas de clientes no garantizadas, efectos o documentos por cobrar, aceptaciones de clientes y montos acumulados o no facturados por los cuales pueden expedirse o no facturadas con posterioridad.

En la mayoría de las empresas, las cantidades por ventas de contado se acumulan todos los días en una o más cajas registradoras y la suma se registra por medio de un asiento de diario al final del día. Todos estos asientos son iguales; todos tienen un cargo repetitivo a:

Ejemplo:

Caja 56.000

Ventas 56.000

El crédito se ha extendido en los negocios modernos, y ya es casi imposible sostener un volumen razonable de ventas sin concederlo. El vendedor tiene que financiar a su comprador y la deuda debe permanecer en los libros hasta que se cobre o se cancele por incobrable. Las cuentas a cobrar se incluyen en el activo circulante solamente los montos a cobrar nacidos de las operaciones del negocio, los cuales se espera convertir en dinero durante el ciclo operativo.

El origen de esta partida es la venta a crédito de mercancías, las empresas mercantiles y manufactureras, o de servicios en las empresas de servicios públicos y profesionales, hoteles e instituciones similares. Se carga a la cuenta del cliente el precio de las mercancías despachadas o de los servicios prestados, y se le abonan los pagos recibidos. El saldo representa un derecho legitimo de la empresa a percibir el dinero por él expresado.

Los saldos acreedores que pudieran existir en algunas subcuentas, deben mostrarse en el pasivo circulante, bajo el titulo de " Saldos acreedores de cuentas por cobrar". Para los efectos de la presentación en el balance general, los saldos acreedores en las cuentas por cobrar no se deben deducir del monto bruto de éstas.

b

Ejemplo:

El día 05-01-99 efectuamos ventas mercancías a crédito, factura N⁰ 567 a 60 días, por Bs. 8000,oo a nuestro cliente R. J. Asociados.

Cuentas por Cobrar 8000,oo

Ventas 8000,oo

Vendemos mercancías por Bs. 100.000 cliente firma 4 (cuatro) giros dando inicial de Bs. 20.000,oo.

Caja 20.000

Efectos por cobrar 80.000

Ventas 100.000

Cliente cancela último giro de Bs. 20.000 correspondiente a su cuenta con nuestra empresa.

Caja 20.000

Efectos por cobrar 20.000

CAPITULO V EL INVENTARIO

Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos, en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante.

De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios:

Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancías en camino (las que han sido compradas y no recibidas aún), las mercancías dadas en consignación o las mercancías pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

Existen dos métodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos permiten determinar el costo de la mercancía vendida. Estos son:

Es el que se realiza al final del ejercicio económico y consiste en el conteo físico de las mercancías y la asignación de sus valores. Cuando se realiza para verificar el Inventario Continuo puede practicarse en cualquier momento. La ejecución de este método de inventario se lleva a cabo en dos etapas: la preparación y la realización. La primera consiste en la organización del trabajo: planificación, ordenamiento de los productos, entrenamiento del personal, etc. La segunda comprende el conteo propiamente dicho de los artículos, el registro en las hojas de inventario y la valoración de los mismos.

Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad e importe del inventario en existencia. Los cambios en el inventario se registran a medida que ocurren, mediante cargos y créditos en la cuenta de inventario, en este método no se utiliza ninguna cuenta de Compras. Cuando se vende una mercancía, se requieren dos asientos contables:

1.- Por la Venta (registrada al precio de venta)

2.- Por la reducción en el inventario (registrada al costo).

Un ejemplo ilustrativo sería:

Una compañía que comercia con Televisores, los que compra al mayor en Bs. 70.000 cada uno y los vende al detal a Bs. 80.000 su asiento sería:

Inventario inicial – 4 unidades.........................................Bs. 280.000

Compra en el período – 10 unidades ............................ Bs. 700.000

Vende en el período – 9 unidades:

Precio de venta ............................................... Bs. 720.000

Inventario Inicial: 280.000

Asiento de ajuste (inventario final determinado por recuento físico)

Inventario ........................................... Bs. 350.000

Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000

Inventario ........................................... Bs.280.000

Compras ............................................ Bs.700.000

Asiento de cierre (Inventario Periódico)

Ventas ................................................ Bs. 720.000

Costo de Ventas ................................. Bs. 630.000

Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000

Asiento de cierre (Inventario Perpetuo) (*)

Ventas ............................................... Bs. 720.000

Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000

Ganancias y Pérdidas......................... Bs. 90.000

ESTADO PARCIAL DE GANANCIAS Y PERDIDAS

Ventas............................................. Bs.720.000

Costo de Ventas.............................. Bs.630.000

Utilidad bruta sobre ventas............. Bs. 90.000

(*) para ambos métodos es el mismo asiento.

En la mayoría de los casos en que se usa el método de inventario perpetuo se mantiene un registro continuo, en cantidades, para cada uno de los distintos tipos de artículos que se tienen para la venta. Un modelo simplificado puede tener la siguiente presentación:

TARJETA DE INVENTARIO

Entre los métodos más importantes para evaluar los inventarios, tenemos:

• Costo o Mercado el Más Bajo: Se toma como base el precio inferior de las existencias, manteniendo el principio contabilístico del Conservatismo el cual no anticipa beneficios y prevé posibles pérdidas.
• El Método FIFO o PEPS: Este método se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Su apreciación se adapta más a la realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada en costos más recientes.
• El Método LIFO o UEPS: Contempla que toda aquella mercancía que entra de último es la que primero sale. Su ventaja se basa en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios.
• El Método del Costo Promedio Aritmético: El resultado lo dará la media aritmética de los precios unitarios de los artículos.
• El Método del Promedio Armónico o Ponderado: Este promedio se calculará ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los importes totales entre el total de las unidades.
• El Método del Costo Promedio Móvil o del Saldo: Calcula el valor de la mercancía, de acuerdo con las variaciones producidas por las entradas y salidas (compras o ventas) obteniéndose promedios sucesivos.
• El Método del Costo Básico: Por medio de este método se atribuyen valores fijos a las existencias mínimas, este método es bastante parecido al LIFO con la diferencia de que se aplica solamente a la cantidad de inventario mínimo.
• El Método del Precio de Venta al Detal: Permite la estimación de inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario físico se practicará, basándose en los precios de venta Marcados en los artículos.

CAPITULO VI ACTIVOS FIJOS

Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las funciones de una empresa.

La proporción del activo fijo con relación al capital no es el mismo en todas las empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo en maquinarías, instalaciones, herramientas, etc. (empresas industriales, de servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus actividades (empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el activo fijo es grande o pequeño debemos conocer las características y el objeto fundamental de la empresa.

Representan la inversión que tiene la empresa en bienes con materia corpórea, como son: maquinarías, instalaciones, muebles y enseres, terrenos, edificios, equipos, etc.

La contabilización y control del activo fijo lo trataremos en la siguiente forma:

1. Compra
2. Control
3. Depreciación
4. Venta o Desincorporación

Al adquirir el activo fijo se le dará entrada en nuestros libros o su valor de costo, según factura de compras más los desembolsos realizados por estas compras (transporte, seguros, derechos de aduana etc.). Es decir cargamos directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos los desembolsos realizados correspondientes a su compra.

Al construir la de una planta de la fabrica no solamente se valorará el terreno y materiales empleados en la construcción del mismo, sino que se incluirán todos los desembolsos realizados desde el momento que comience su planificación: Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniería, estudios arquitectónicos, gastos de obreros, etc.

Ejemplo: Compramos una máquina en U.S.A., por Bs. 50.000,00 pagamos por concepto de transporte, seguros, aduanas y diversos hasta el momento de instalada en nuestra fábrica BS. 15.000,00. El asiento contable sería:

Cada cuenta general de activos será desglosadas en fichas que indicarán el movimiento de la misma. Por ejemplo: Maquinaria. Esta cuenta la controlaremos abriendo una ficha. Si tenemos cien máquinas tendremos abiertas cien fichas, una para cada máquina.

Ejemplo:

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Teniendo en cuenta el principio contable de "Aplicación en el Tiempo" el cual sostiene que los gastos e ingresos deberán reflejarse en el periodo al cual corresponden, la depreciación es un procedimiento de distribución y tiene por objeto distribuir las perdidas de valores de nuestros activos sujetos a depreciación entre los período en los cuales se realicen estas perdidas.

Todos nuestros bienes tangibles son susceptibles al desgaste aún no usándolos la sola acción del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos su desgaste.

La operación por la cual indicamos en nuestros libros la denominaremos depreciación.

La depreciación podemos considerarla por dos causas diferentes:

1. Normales: Son las que realizamos como consecuencia de su uso funcional y tiempo.
2. Anormales o Eventuales: Son las que nos veremos precisados a realizar en forma eventual, como consecuencia de contingencias económicas u obsolescencia prematura de parte de nuestros activos depreciables como consecuencia de adelantos técnicos o científicos no previstos.

Los sistemas más importantes de depreciación son:

1. Sistema de línea recta
2. Sistemas decrecientes
3. Sistema creciente
4. Sistema del tiempo de trabajo realizado
5. Sistemas de reemplazo o retiro

A continuación mencionamos sólo uno de ellos:

Se denomina línea recta, porque considera que las depreciaciones son continuas y sin variaciones, siendo su base principal el tiempo de vida útil calculada, sin tener presente si se uso mucho o poco.

Cuota de Depreciación = Costo valor Residuo

La Vida útil estimada

El caso de no tener valor del residuo sería:

Cuota de Depredación = Costo del Bien a Depreciar

La Vida útil estimada

Nota: Al obtener la cuota anual de depreciación podremos conocer la cuota mensual dividiendo la primera entre 12.

Al comprar un Activo fijo, le asignamos, un número predeterminado de meses o años de vida útil probable para desarrollar la función para la cual fue adquirido. La empresa puede cambiarlo o venderlo antes o después de cumplirse dicho tiempo. Al efectuar esta operación puede ocurrir tres casos:

1. El Valor Contable es igual al Valor Real
2. El Valor Contable es mayor que el Valor Real.
3. El Valor Contable es menor que el Valor Real.

Para este tipo de venta los pasos que deberá seguir son los siguientes:

1. Consiga la Ficha que controla el activo que estamos vendiendo.

Ejemplo:

Vendemos un camión cuyas características son las siguientes: Costo Bs. 60.000, Cantidad depreciada Bs. 40.000 y Valor de venta Bs. 20.000.

En este caso, podemos apreciar que el activo se encontraba Sub-valorado como consecuencia de una cuota de depreciación elevada. Esto nos indica que los periodos anteriores han soportado unas depreciaciones superiores a las pérdidas reales del activó depreciado.

Esta Ganancia en Ventas de Activos Fijos, no debemos considerarla como ganancia del periodo se traspasará a Superávit Operacional y en el supuesto de tener que abonarlas al periodo, deberá Indicarla como una ganancia en Otros Ingresos y nunca como ganancia de operaciones normales.

Cuando se vende un Activo Fijo se debe reemplazar por otro, generalmente de características más modernas y competitivas. Podemos entregar el viejo como parte de pago para adquirir el nuevo y contablemente lo registraremos de la misma forma como se explicó en los casos de venta sin ganancia, con ganancia y con pérdida, la única variable sería que en lugar de dar entrada a Caja (o Efecto a Cobrar) dará entrada al nuevo Activo Fijo.

Ejemplo: El camión de los ejercicios anteriores de Costo Bs. 60.000, Depreciación de Bs. 40.000 nos es admitido como cuota inicial, por Bs. 25.000, en la compra de un nuevo camión cuyo costo total es de Bs. 100.000 y por el resto de la deuda aceptamos giros.

El asiento de Diario para registrar la operación seria:

CAPITULO VII Activos Intangibles

Este grupo estará formado por aquellas cuentas que representan bienes o derechos jurídicos intangibles (inmateriales). Suelen tener un carácter de inversión permanente y ser necesarios para la obtención de los objetivos principales de la empresa.

Las cuentas principales que representan este grupo del activo suelen ser: patentes, marcas de fábrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, fondo de comercio, etc.

Empleamos este nombre para indicar la disminución de nuestro derecho sobre el activo intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo.

Como se sabe, el derecho de propiedad y explotación de parte de nuestro activo intangible (patente, derechos sobre obras literarias, etc.) nos es concedido por un tiempo limitado, por cuyo motivo debemos recuperar nuestra inversión dentro de los límites de ese tiempo.

Para algunas cuentas no se necesita explicación ya que la naturaleza de su contenido, o el título de las mismas se lo indicará. Ejemplo:

Primas de seguro de vida – cobradas

Concesiones petroleras, Etc.

El agotamiento no es un gasto. Representa una transformación del costo de esta clase de activos. La mayoría de las veces, para la explotación de estos bienes es necesario realizar desembolsos para su desarrollo, los cuales denominaremos "Costo de desarrollo" y se pueden incluir el "costo de adquisición", antes de calcular la "cuota de agotamiento" que emplearemos en la recuperación de nuestras inversiones, en los cuales los desarrollos efectuados no tengan la misma vida probable calculada para los bienes sujetos a agotamiento, es conveniente separarlas y tener una cuota para el agotamiento de los costos de adquisición y otra para los costos de desarrollo.

Para las amortizaciones de patentes, concesiones; se divide el costo de la patente entre el número de años que faltan para que caduque la misma y el resultado indicará la cuota de amortización. No obstante es importante que examinemos si el producto que produciremos o la explotación que realicemos tendrá el mismo éxito durante todo el periodo de vida de la patente pues, ocurre, con frecuencia, que ciertos artículos y patentes tienen un éxito momentáneo y luego decaen en su demanda por aparecer otros articulo similares o mejores. En estos casos debe hacerse un estudio profundo del mercado y posibilidades de duración para amortizar el costo de la patente o consecución en los primeros años de vida de la misma contabilización de las depreciaciones.

Hay dos sistemas para reflejar las depreciaciones en nuestros libros los cuales denominaremos:

1. Método Directo

Valor de costo Bs. 60.000

Menos valor de salvamento Bs. 10.000

Cantidad a depreciar Bs. 50.000

Equipo de Reparto

2. Método Indirecto

En el balance general, las cuentas de depreciación acumuladas, como ya hemos visto, se colocarán en el activo, restando al valor de costo del bien que están depreciando, de esta forma el balance nos indicará:

1. El valor del costo (o costo más mejoras)
2. La depreciación acumulada hasta la fecha
3. El valor contable (valor según libros)

Activo fijo

Equipo de reparto Bs. 60.000

Menos Depreciación acumulada Bs. 10.000

Valor contable Bs. 50.000

Todo el activo sujeto a depreciación se efectúa en la misma forma que hemos realizado en el ejemplo del camión. Abriremos una cuenta de "depreciación acumulada" para cada clase de activo fijo: maquinaría, equipos, muebles y enseres, etc.

Ahora bien, donde debe tener cuidado, es al decir quién debe soportar los gastos de las depreciaciones pues no será igual la depreciación de una máquina, que se considera como un costo de producción (gastos de fabricación que la de una mesa de escritorio que será un cargo a gastos de administración).

Las siguientes preguntas se hacen a manera de guía para saber quien soporta los gastos de depreciación; ¿quién se está beneficiando del desgaste de nuestro activo fijo sujeto a depreciación? ¿Que departamento lo esta usando?.

Veremos algunos de los mas corrientes.

• Gastos de administración: Debe soportar las depreciaciones de los muebles, maquinas de escribir, calculadoras, equipos de oficina, equipos de transporte destinados al personal administrativo y ciertos inmuebles destinados al servicio de administración.

• Gastos de ventas: soportaran las depreciaciones de los equipos de reparto destinados a servir en eficiencia y rapidez, las ventas realizadas y material móvil destinados a los vendedores de la empresa, también la de ciertos inmuebles destinados al uso exclusivo de este departamento.
• Gastos de compras: puede ocurrir, que parte de los equipos de transporte que posee la empresa sean destinados, en algunas ocasiones, al departamento de compras por lo que en estos casos, deberá soportar una parte de las depreciaciones.
• Gastos de Fabricación: Los más importantes son; Depreciaciones de maquinarias, troqueles, herramientas, edificios de fábricas, instalaciones de fábrica.

Esta constituido por las deudas y obligaciones pagaderas por la empresa a corto plazo o sea dentro de un plazo aproximado no mayor de un año, a partir de la fecha del balance General Normalmente se pagan con activos circulantes.

CAPITULO IX Pasivo a Largo Plazo

Comprende las obligaciones por pagarse dentro de un plazo mayor de un año, aproximadamente a partir siempre de la fecha del balance general.

Las cuentas de Valores Pasivos, representan las obligaciones contraídas por la empresa, y como tales figuran en el pasivo Ejemplos; Hipotecas a pagar, efectos a pagar, Emisión Empréstito, Impuestos a pagar. Para figurar en el pasivo deben tener saldo Acreedor.

CAPITULO X SUPERAVIT, DIVIDENDOS, RESERVAS

La sociedad anónima, al constituirse, empezará a funcionar, y luego su capital se incrementará o disminuirá de acuerdo con los resultados que se obtengan. Estos resultados se registrarán con la denominación de Superávit Ganado, si ha ocurrido una ganancia, o de Déficit si, por el contrario, ocurre una pérdida. La fuente de donde proviene el Superávit Ganado es, en consecuencia, la utilidad realizada, pero no distribuida.

Cuando las ganancias de la sociedad se conservan los dividendos no se reparten sino que se incrementan el capital se registra en la cuenta Superávit Ganado. El concepto de Superávit envuelve, también, todos aquellos incrementos de capital, por ingresos de efectivo o de otros bienes, pero que no obedecen a operaciones normales de la empresa, es decir, que no son las de obtención de utilidades.

Por ejemplo, cuando se venden acciones por encima de su valor nominal (con primas), se acredita a la subcuenta Primas / Acciones o en la cuenta Superávit Pagado, el cual representa un Superávit de Capital. En este caso se ve claramente que este partido no es una ganancia realizada por la sociedad en sus operaciones normales, por tanto e