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Correspondencia

Enviado por José Avilez



  1. La correspondencia
  2. Cartas comerciales o mercantiles
  3. Mecanica de una carta comercial
  4. Guia para la colocación de cartas
  5. Bibliografía

INTRODUCCIÓN

La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los negocios.

El objetivo de este trabajo es, por lo tanto, proporcionar los conocimientos y prácticas necesarios para desarrollar la habilidad de escribir bien de los tipos de cartas sobre todo cuando se trata de las cartas comerciales mas comunes.

A pesar del número de cartas comerciales que se escriben y de su importancia, casi el 80 por ciento de ellas está mal escrito. El objetivo de este trabajo es de que se aprenda a escribir dentro del 20 por ciento de las cartas bien escritas.

LA CORRESPONDENCIA

La palabra carta se deriva del latín charta y significa, papel escrito que se manda a una persona para darle cuenta de algo. Se llama también epístola, misiva o comunicación.

Tomando en cuenta la forma de su redacción, la carta es realmente una conversación. Por eso, todas las normas y requisitos exigidos por esta , son también necesarios para la carta.

Elementos Formales Básicos

  • Lugar y fecha.
  • Nombre y dirección del destinatario.
  • Salutación.
  • Introducción.
  • Desarrollo o cuerpo.
  • Despedida.
  • Firma.

Tipos De Cartas

  • Comerciales o mercantiles.
  • Sociales.
  • Oficiales.
  • Privadas.

CARTAS COMERCIALES O MERCANTILES

"Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.

Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro."

Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.

Tipos de Cartas Comerciales.

  1. Cartas de Ventas. Son las cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de reclamación, de remesas, etc.
  2. Cartas de Relaciones Públicas. Son aquellas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos, los nombramientos, etc.
  3. Cartas Varias. En este tipo están las cartas de recomendación, informes, memorandos, cartas de seguimiento, de publicidad y otras.

Ventaja de la carta comercial.

La carta comercial tiene varias ventajas otros tipos de comunicaciones comerciales. En primer lugar, es mucho menos costosa que una visita personal. De hecho, su costo proporcionalmente menor cuanto mayor sea posible una visita.

Su costo en relación con una llamada telefónica dependerá del tiempo y la distancia. La carta llegará al destinatario, mientras que una llamada telefónica puede correr el riesgo de no ser aceptada.

La carta proporciona, además, un registro escrito de una transacción, que puede ser utilizado legalmente como una prueba.

La carta comercial tiene la ventaja adicional de ser confidencial, ya que generalmente se lee en privado y probablemente sin interrupciones, lo cual hace el mensaje más efectivo.

Sin embargo , la carta comercial es costosa, no por el valor del papel y el sobre en que está escrita, sino por el tiempo empleado en producirla. Por lo tanto, cualquier cosa que usted haga para ahorrar tiempo, ahorrará también dinero.

Importancia de la Habilidad para Escribir Cartas Comerciales

En primer lugar, si usted puede escribir una buena carta comercial, le será mucho más fácil conseguir empleo la terminar sus estudios. Generalmente, los ejecutivos y jefes de personal escogen aquellos solicitantes que demuestren tener habilidad para comunicar sus ideas.

Una vez que usted haya logrado vincularse a una compañía, encontrará que su habilidad para comunicarse claramente por escrito le ayudará a ascender en su trabajo y a obtener aumentos de salario. Si usted no puede escribir informes de lo que se hace, nunca superará los niveles inferiores de empleo, ya que el mantenimiento de flujo de información es esencial para el funcionamiento de las empresas comerciales de hoy y del futuro.

CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA COMERCIAL

Para crear un mensaje que cumpla con un fin comercial específico, es indispensable que posea características básicas, que pueden ser:

  1. Vitales
  2. Complementarias

Características Vitales

  1. Una buena carta comercial transmite el mensaje de tal manera que el lector no tiene que contestar con una solicitud de aclaración. Para que una carta sea clara, cuando se lee, debe expresar todas las ideas indispensables en un mínimo de tiempo y poco a poco esfuerzo. Veamos el siguiente ejemplo:

    Estamos interesados en adquirir para nuestras labores agrícolas, tres marca "GMC" que ustedes representan, con las características mecánicas que adjuntamos.

    Les agradeceríamos nos enviaran los más pronto posible catalabos, cotizaciones, condiciones de venta y cualquier otra información que consideren pertinente.

    De ustedes atentamente,

    En el ejemplo anterior, en seis cortas líneas, se ha hecho un pedido y se ha solicitado información

    adicional para el cierre del negocio, sin que sea necesario que el destinatario dé respuesta con una carta solicitando aclaración.

  2. Claridad

    Esta característica implica el empleo de las palabras indispensables para hacer que el mensaje sea breve y completo. Una carta en la cual abundan las palabras no indispensables se hace tediosa y quita tiempo al hombre o mujer de negocios para quienes "el tiempo es oro".

    Lea cuidadosamente los siguientes apartes de dos cartas comerciales. Luego seleccione el que parezca más efectivo y explique por qué.

  3. Concisión

    Una Carta Comercial se escribe para logra un objetivo. Generalmente tiene un papel importante en una transacción comercial. Si la carta está bien escrita obtiene su propósito y lleva a feliz término la transacción.

    Aparte A

    Le estamos escribiendo esta carta para anunciarle que el Club de Oratoria tendrá su próxima reunión a las 8 p.m. del día viernes, 9 de enero, y para extenderle nuestra cordial invitación. Si usted decide venir, oirá al Doctor Pedro Alcántara, quien será el orador principal. El tema de su charla será "Tabúes y Tensiones". Esta charla será el orador es un siquiatra y conferencista de fama.

    Aparte B

    Agradeceríamos su asistencia a la próxima reunión del Club de Oratoria, a las 8 p.m. Del viernes, 9 de junio. Como orador principal presentaremos al siquiatra y conferencista Doctor Pedro Alcántara, quien compartirá con nosotros algunas ideas interesantes obre "Tabúes y tensiones".

    Considere, como ejemplo, una carta que se envía en respuesta a un cliente que solicitó información sobre el precio de los huevos. En la carta se le agradece al cliente su solicitud y se le

    dice que toda la compañía aprecia su interés, pero nunca llega a decírsele cuál es el precio de los huevos. Esta carta no dejará satisfecho al cliente ni atraerá su oferta porque no contestó su pregunta original.

  4. Objetividad
  5. Cortesía

Esta características refleja la actitud amistosa, sincera y cordial y contribuye a crear y sostener la buena voluntad del lector hacia la empresa o persona que le escribe. A continuación presentamos dos aparte de una carta que sostiene misma información. Léala cuidadosamente y exprese su opinión sobre el cual de los dos logrará conservar la buena voluntad del cliente hacia la compañía.

Aparte A

Hemos recibido su carta en la que nos indica su desacuerdo con nuestro sistemas de cobros y con nuestro procedimientos de contabilidad. Lamentamos que a usted indica sólo traerán resultados indeseables. Sin embargo, tomaremos nota de sus sugerencias y consejos.

Aparate B

Sus sugerencias para efectuar cambios en nuestro sistema de cobros agradecemos y examinamos con mucha atención recomendaciones como la suya, en la esperanza de que nos ayudarán a mejorar nuestra forma de organización actual.

 

Características complementarias

  1. Corrección

El efecto total que una carta produce en el lector, determina en que ella logre su objetivo.

Si la carta tiene todas las características vitales descritas anteriormente, pero contiene algunos de los errores que indicaremos a continuación, la primera impresión que tendrá el lector será desfavorable y lo obligará a desviar su atención del contenido de la carta para fijarla y su apariencia. Por lo tanto es importante evitar los siguientes errores:

Bogotá, 17 de febrero de 1978

 

Señora Luisa L. Contreras

Calle 34 27-85

Bogotá. Colombia

Hemos recivido su alfombra, y nos complaserá limpiarlas. Puede estar segura de que la recibirá el mismo cuidado que quedamos a todos nuestros negocios.

Unaves que halla sido limpiada, su alfombra le será devuelta previo del pago de su limpiesa.

Gracias por la oportunidad de servirla.

Siceramente,

H.L Rios

Colóquese usted en el lugar de la señora Contreras, que envió una valiosa alfombra oriental a una nueva compañía de lavado en seco con instrucciones de que le enviará una carta avisando recibió de ella La señora de Contreras recibió la siguiente carta:

¿Cree usted que la valiosa alfombra de la señora Contreras estará en buenas manos? Como es obvio, la apariencia y cantidad de errores destruye el mensaje. El efecto total del mensaje escrito es desastroso.

  1. La cohesión permite vincular la idea del primer párrafo con la del segundo y con las de los demás párrafos, mediante palabras de enlace. Así, el lector es conducido a través del tema mediante ideas articuladas hasta finalizar la lectura.

    Note en la siguiente carta (1) como se han agrupado lógicamente las ideas relacionadas, en párrafos de diferentes extensión; (2) como se emplea la fase de transición, "estamos seguros de que usted no se hará perder un solo programa durante el próximo año", a la otra frase, "con esta guía", para conducir al lector, de manera natural, de un párrafo al siguiente; y (3) como el corto párrafo anterior al final de la carta insita a actuar de acuerdo con los deseos del remitente.

    Estimada señorita Ramírez:

    Aquí está su copia de la edición de enero de la guía de programas de HJCK. Nos complace saber que usted es asidua oyente de nuestro programa musical que ofrecemos durante las 24 horas.

    Estamos seguros de que usted no deseará perder un solo programa durante el próximo año. Podría surgirle, entonces, que usted tomara una suscripción anual de la guía de programas, la cual cuesta solamente $ 5. muchas personas nos escriben diciéndonos que no se imaginan como podían escuchar buena música sin la guía de programa. Con esta guía usted también puede programar la música que quiere escuchar con días y aun con semanas de anticipación.

    Le rogamos devolvernos la tarjeta adjunta para incluir su nombre en nuestra lista de correo para el año que comienza. Le enviaremos nuestra cuenta más adelante, pero usted puede comenzar su programación musical en unos pocos días.

    Otras expresiones que se puedan usar para conectar párrafos son: así mismo, por lo tanto, por consiguiente, de este modo, también, además, finalmente, entre otras.

  2. Cohesión

    Una carta comercial tiene que atraer y mantener la atención del lector de tal manera que este sienta la necesidad de actuar, o por lo menos, reaccionar favorablemente hacia ella. Para ello, el material debe ser presentado en forma agradable y enfocado desde el punto de vista del lector. Es preciso colocarse en el lugar del lector y determinar qué ventajas podrías derivar éste del mensaje contenido en la carta.

    Lea con atención lo dos apartes de la carta que incluimos a continuación e indique cuál de los más efectivo e interesante para el lector.

    Aparte A

    La carta que usted nos envió hace unos días nos indica que su secretaria debería usar cintas para máquinas de escribir comprar marca Fulgor. Le adjuntamos un cupón que le permitirá comprar las primeras dos docenas de cintas de Fulgor con el 50 por ciento de descuento. Si usted usa estas cintas, sabemos que los resultados serán muy satisfactorios para usted.

    Aparte B

    Felicitaciones a su secretaria por la atractiva apariencia de la carta que nos envió hace algunos días. Escritura artística de ese calibre merece cintas Fulgor. Le rogamos utilizar el cupón adjunto para comprar las primeras dos docenas de cintas para máquina escribir Fulgor el cincuenta por ciento de descuento. Tanto su secretaria como usted quedarán maravillas con la escritura clara y firme y la duración que obtendrá de estas cintas de alta calidad

  3. Crear Interés
  4. Lenguaje positivo

Una carta comercial debe ser positiva en su tono para asegurar una reacción favorable del lector. Para ello, debe tener las siguientes características:

  1. Emplear palabras como usted, a ustedes, en lugar de yo o nosotros.
  2. Evitar expresiones y palabras de sentido de sentido negativo como lamentamos, queja , inferior, imposible, reclamación, desafortunadamente, etc.
  3. Emplear palabras tales como cooperación, servicio, sincero, etc.

Estudiemos el siguiente ejemplo de un párrafo con tono totalmente negativo.

Lamentamos recibir su carta en la cual se queja de haber recibido una batería defectuosa. Nos apenas que este articulo haya sido encontrado poco satisfactorio. Le rogamos devolverlo y en su reemplazo le enviaremos una nueva batería.

Su cuenta le será acreditada por el valor de la batería vieja.

Analicemos el mensaje el mensaje, parte por parte.

"Lamentamos recibir su carta"... ¿Escribiría usted alguna vez a alguien de quien está apenado de recibir su carta? Lo que usted lamenta en realidad es que la mercancía estuviera defectuosa.

... en la cual se queja". El cliente probablemente no se está quejando sino simplemente informando de una situación que debe ser corregida.

A continuación le indicamos una forma como podría haberse escrito la carta si hubiere pensado en lector.

Muchas gracias por informarnos acerca de la batería que adquirió recientemente. Lamentamos que no estuviera a la altura de lo que usted esperaba de ella; por lo tanto, le rogamos devolvérnosla con cargo a nuestra cuenta.

En su lugar inmediatamente le hemos enviado una batería nueva por la cual no tendrá que pagar. Nosotros lo llamamos cambio justo.

Estamos seguros de que su nueva batería le dará muchos años de servicio.

A menudo es más fácil y más alentador para el lector destacar lo que usted puede hacer en vez de lo que no puede. ¿Por qué escribir "lamentamos no enviarle un cálculo de costo de aire acondicionado para su casa hasta que sepamos cuántas habitaciones y cuál es su tamaño?". Al lector le agradaría más leer, "tendremos mucho gusto en enviarle un presupuesto para la calefacción de su casa tan pronto tengamos en nuestro poder el detalle del número de habitaciones de su casa y sus tamaños".

  1. Lenguaje Actualizado

Como el estilo cambia las palabras, lo correcto es de usar un lenguaje actualizado. No consulte cartas comerciales pasadas de moda para buscar palabras para una carta que va a escribir hoy. Emplee solamente aquellas palabras que se utilizan actualmente en los negocios.

Hace algunos años cundo los negocios se desenvolvían en u estilo más formal, era común usar expresiones tales como "su obediente servidor". Estas expresiones se consideren hoy anticuadas. La carta comercial debe tener un lenguaje simple, claro, moderno y breve. Cada palabra debe ser la apropiada para permitir una total comprensión del mensaje.

Lenguaje antiguo Lenguaje moderno

  1. Acusamos recibido Gracias, muchas gracias por
  2. De los corrientes De julio, de agosto
  3. próximo pasado De julio, de agosto, etc.
  4. Agradezco por anticipado Agradezco
  5. De acuerdo con su solicitud Según su solicitud
  6. Llegó a mis manos recibimos
  7. La presente tiene por objeto informarle Me es grato informarle
  8. Atto. Y s.s., atentamente,

 

MECANICA DE UNA CARTA COMERCIAL

PAPERLERIA Y PARTES DE LA CARTA

Comenzaremos con la papelería porque con la papelería es lo primero que comienza a presentar la "imagen" de la carta.

Los principales factores en la selección de la papelería son la calidad y la sencillez. Es una economía mal entendida utilizar papel y sobres de baja calidad, ya que el costo del papel es solamente una pequeña fracción del costo total de la carta

El papel blanco es de uso universal para cartas hoy día; es lo suficientemente liviano para poder hacer un número razonable de copias y se puede doblar nítidamente sin requerir mucho espacio.

Sobres

Para el tamaño carta normal de 21, 5x 28 cms. Se requiere el obre número 63/4. los sobres, como las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del membrete. Generalmente están impresos con la misma información que aparece en el membrete.

Partes de una carta comercial

La ubicación correcta de las partes de una carta comercial en la página con membrete es importante, porque de una carta comercial en la página con membrete es importante, porque la apariencia de la carta es la primera impresión que recibe el lector y ésta puede ser agradable o desagradable. Las principales partes de la carta aparecen en la ilustración y son:

La línea de localidad y fecha

La primera palabra de esta línea es el nombre del lugar, nunca una cifra. En un papel con membrete, la línea de localidad y fecha se escribe dejando una línea de localidad y fecha se escribe dejando una línea en blanco entre ésta y el membrete.

En papel sin membrete se pueden escribir 15 líneas debajo del filo superior del papel.

No abrevie la fecha porque se presta a confusión; 6/6/78, puede significar junio 8 ó 6 de agosto de 1978. tampoco. Tampoco es de buen gusto abreviar los meses del año; éstos siempre se escriben con letra minúscula. Ejemplo:

Cartagena, 26 de noviembre de 1978

Línea del nombre y dirección del destinatario

Estas líneas contienes el nombre completo de la persona o institución a quien va dirigida la carta y su dirección postal. Todas las líneas se escriben contra el margen izquierdo y espacio sencillo. Todas las líneas terminan en coma menos la primera que no lleva puntuación si es el tratamiento de respeto (señor, señora), ni la última que termina en punto. Se debe tratar de que el nombre de la persona y la dirección del destinatario con el nombre de la ciudad, número de la calle y casa o número de l apartado y de la zona postal, se escriban correctamente para evitar extravíos molestos.

Estas líneas se deben comenzar de 4 a 10 líneas debajo de la fecha y se pueden escribir según las ilustraciones que presentamos a continuación:

Señores Señora

Luz M. De Velasco, Peláez y Co.,

Avenida Venezuela 10-97, Calle topacios, 286,

Bogotá Colombia. México, D.F

Señor Señores

Doctor Pedro Urueta M., Editorial McGraw-Hill Latinoamericana

Clínica central Apartado 6-10 64, Panamá 6, República.

La Paz, Bolivia.

La línea de atención

Esta parte de la carta es necesaria solamente cuando la correspondencia va a una compañía y se da el nombre de una persona para agilizar el trámite del negocio. En la carta moderna sin embargo, es más frecuente dirigirse directamente al individuo dentro de la compañía al individuo dentro de la compañía.

Carta tradicional Carta Moderna

Señores Señor

Club de deportistas, Pedro Cárdenas

Ave. Ponce de León 1004. Club de deportistas,

Río Piedra, Puerto Rico. Avenida Ponce de León 1004,

Atención: Sr. Pedro Cárdenas Río Piedras, Puerto Rico.

Cuando se usa la línea de atención, se escriben dos líneas dos líneas debajo de la dirección del destinatario, puede ir centrada o comenzar contra el margen izquierdo, puede mecanografiarse con todas las letras mayúsculas, subrayada, o en cualquiera de las siguientes formas:

ATENCIÓN: Señor Pedro Cárdenas.

ATENCIÓN: JEFE DE VENTAS.

Atención: Señor Pedro Cárdenas

Atención: Jefe de Ventas.

Línea de saludo

Es la expresión que ayuda a establecer el tono corté de la carta. Siempre se escribe a dos líneas por debajo del nombre de la ciudad. Las expresiones de saludo más corrientes son:

  1. Para una empresa o institución:
  2. Señores: Estimados señores:

  3. Para un individuo:

Estimada señora: Estimado señor Barrios:

Línea de referencia o asunto

Esta línea le permite al lector determinar de una sola mirada el asunto o tema al cual se refiere la carta. Como la línea a dos líneas por debajo del saludo, seguida de dos líneas antes de comenzar el mensaje. Puede ir subrayada o escrita toda con letras mayúsculas. Por ejemplo:

Estimados señores:

Asunto: Investigación de mercados

Estimada señora de Pérez

Ref. Limpieza de su alfombra.

ASUNTO Estimados señores:

: CONCURSO LITERARIO

Cuerpo de la carta

Es la parte central de la carta y la que contiene el mensaje comercial. Al escribirlo con máquina debe observar los siguientes principios para que su apariencia sea atractiva:

  1. Trate de que el margen derecho de tan parejo como el izquierdo sin tener que dividir demasiadas palabras.
  2. Comience el cuerpo de la carta dos líneas por debajo del saludo, o dos líneas por debajo de la referencia.
  3. Escriba la carta a espacio sencillo. La escritura es espacio doble en blanco es aceptable en cartas demasiado cortas.
  4. Cuando se escribe a espacio sencillo, siempre deje una línea en blanco entre párrafos.
  5. Los párrafos, ya sea que estén escritos a espacio sencillo o a espacio doble, deben llevar sangría.

Despedida

La carta tradicional contenía abreviaturas de frases tales como atto., S.S.; la carta moderna, en cambio, se limita a emplear una despedida sincera e informal:

Cordialmente,

Sinceramente,

Muy atentamente,

Atentamente,

Recuerde los siguientes puntos:

  1. Use mayúscula únicamente para la primera palabra.
  2. Coloque una coma después de la despedida.
  3. Inicie la despedida en la segunda línea debajo de último párrafo, cerca del centro de la carta.

Firma

La firma escrita a mano por el remitente aparece inmediatamente debajo de la despedida. Para ello se dejan cuanto líneas en blanco después de la cual se coloca el nombre completo de la persona que escribe la carta, seguida del título o departamento, o ambos.

Cordialmente, 5

Rafael Suárez,

Jefe de Publicidad, 2

Algunas empresas prefieren que se escriba el nombre de la compañía en mayúsculas, dos líneas debajo a la despedida, para indicar que la compañía y no el que escribe la carta es legalmente responsable por el contenido del mensaje. E n este caso, se dejan cuatro líneas en blanco para la firma debajo del nombre de la compañía, de la siguiente forma:

Atentamente,

SHELL CONDOR, S.A., 5

Pedro González

Gerente General, 2

Iniciales de Identificación

Las iniciales del que dicta la carta y las del mecanográfico siempre se escriben con máquina contra el margen izquierdo dejando una línea de la sección correspondiente a la firma.

Las iniciales de identificación pueden ser escritas de diversas formas; las cuatros más populares son:

1) RGP:

2) RGP: bd

3) rgp: bd

4) rgp/bd

Inclusos o anexos

Con frecuencia es necesario enviar junto con la carta algún documento adicional que puede ser un cheque, una letra de cambio, un contrato, una copia de carbón o un folleto. En cada caso, se debe avisar el envío de estos de estos documentos escribiendo debajo de las iniciales sin dejar en blanco y contra el margen izquierdo, una anotación en cualquiera de los cuatros estilos siguientes:

  1. Anexo: cheque
  2. Inc.: cheque
  3. Inc, (2)
  4. Anexos: cheque

Anexos : Informe

Anexos : Póliza

Copia con Carbón

Si desea que el destinatario sepa que le ha enviado una copia de la carta a alguien más, indique este hecho en una línea debajo de las iniciales de identificación, así:

RGR: bd

cc. Señor Jaime Zarabia

Posdata

Como en una persona se escribe algo que se recordó después de la carta estaba escrita, es un elemento poco corriente en una carta comercial. Es posible que la persona que lee la carta preste más atención a la posdata y emplee más tiempo en leerla que en la carta misma; por eso, evite usar posdata a menos de que quiera hacer hincapié en un tema.

La posdata debe escribirse contra el margen izquierdo, dos líneas debajo de las iniciales de identificación de los anexos, si los número de la página.

Este título se puede escribir en tres líneas a espacio sencillo o en una línea. En cualquiera de las dos formas el primer renglón de la carta se escribe en la séptima línea. Esta es una ilustración de las formas más usuales de títulos para la segunda página de una carta.

 

Compañía de Construcciones Escolares

Página 2

2 de marzo de 1978

Señor Juan B Correa Página 2 2 de marzo e 178

Al escribir la segunda página, recuerde estas sugerencias para que lo escrito esté bien balanceado.

  1. El último párrafo de la página debe tener dos o más líneas.
  2. El párrafo de la página siguiente, también debe tener dos o más líneas.
  3. Nunca divida la última palabra de la página.
  4. Si la carta tiene una tercera hoja, asegúrese de que el margen inferior sea igual al de la palabra página y que tenga un mínimo de 6 líneas d escritura.

Distribución y centrado de una carta comercial

La carta debe escribirse correctamente a máquina y prepararse en forma atractiva dentro de la página. Como muchas otras habilidades comerciales, aprender a preparar una carta atractivamente, requiere tanto conocimiento como práctica.

CORTA

MEDIANA

LARGA

Palabras en el cuerpo

Posición de la fecha

Posición de la dirección

Longitud de la línea

PICA márgenes

 

ELITE Márgenes

 

Menos de 100

Líneas 15

8-10 espacios

 

 

 

40 espacios 25-65

25-65

50 espacios 25-75

 

100-200

Línea 15

6-8 espacios

 

 

 

50 espacios

25-75

60 espacios

20-80

 

200 y más

Línea 15

4-6 espacios

 

 

 

60 espacios

15-75

70 espacios

15-85

GUIA PARA LA COLOCACIÓN DE CARTAS

MODELOS DE CARTAS

Escoger el modelo correcto para su carta es otro paso que le ayudará a crear la impresión deseada en el lector. Así como escoger un color para su carro refleja su personalidad, seleccionar el modelo más adecuado para las cartas dice mucho acerca de du buen juicio y del de su compañía.

Otros modelos de cartas

Cuando el mecanógrafo escribe en el idioma inglés, tiene muchos modelos de carta para escoger; los dos modelos más usados, y que en conjunto se emplean en el 75 por ciento de las cartas comerciales que se escriben hoy, son los llamados bloque y semibloque.

  1. El modelo de carta bloque es relativamente fácil y rápido de hacer porque la fecha, la despedida y la firma comienzan en el centro de la línea de escritura. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y todas las líneas de escritura. Los párrafos se escriben a espacio sencillo y todas las líneas comienzan contra el margen izquierdo. Entre un párrafo y otro se deja una línea en blanco.
  2. En relación con el modelo de carta semibloque, quienes gustan de este modelo afirman que proporcionan la distribución más balanceada y de mejor apariencia entre todos y que las sangrías de los párrafos facilitan la lectura.
  3. El modelo bloque extremo es muy usado en la actualidad para mensajes informales porque no requiere tabulación y por eso es más rápido para escribir.
  4. Modelo sangrado. Es idéntico al llamado en español carta escalonada que se mencionó antes.

El sobre de la carta

En el sobre, las líneas del nombre y dirección se escriben en la misma forma como se escriben en la misma forma como se escriben en la carta, decir, si la carta se ha escrito a espacio sencillo, la dirección se escribe en forma compacta o de bloque. Ahora bien, si la carta se ha escrito a espacio doble, la dirección se escribe en forma escalonada.

 

 

 

 

 

 

 

Para escribir la dirección del destinatario en el sobre, siempre se usa como punto de referencia el centro vertical y el centro horizontal del sobre. La primera línea de la dirección se escribe a una

línea por debajo del centro horizontal y a cinco golpes a la izquierda del centro vertical.

Para enviar una carta de una sola página sin adjuntos, se usa el sobre número 63/ 4 , llamado "pequeño" y que mide 16,25 por 9,06 cm. Para cartas de dos hojas o de una con adjuntos, se usa el sobre 10 que mide 23, 75 por 10, 31 cm. Para enviar estados de cuentas y otras formas se usa el sobre de ventana que facilita el ahorro de tiempo, energía y dinero.

....................................
....................................... Membrete
.......................

.................................................
Lugar y fecha
.................................................................
Asunto o Referencia

...................................
...................................... Destinatario
....................................... Dirección

....................... ............................. ............................... ...............................
............................... ............................... ............................... ...............................
............................... ............................... ............................... ...............................
............................... ............................... ............................... ...............................
................................ ................................. .................................. ...........................

 

...........................

Despedida

..............................................
Ante firma

..............................................

Firma

....................... Iniciales Identificación

....................... Anexos

........................ P.D.

 

 

 

 

Esquema De Una Carta Comercial

 

CARTAS SOCIALES

Tienes como principal objetivo una atención de cortesías; sus asuntos más comunes son: invitación, felicitación, agradecimiento, pésame, recomendación, excusa, aceptación, presentación.

CARTAS OFICIALES

Son todas aquellas que están relacionadas con trámites ante instituciones gubernamentales y dependencias públicas. Algunos tipos serán los siguientes: de solicitud de certificado de servicio, aumento de sueldo, solicitud de revocatoria de una multa.

Todos los tipos de cartas hasta aquí mencionados, debe ser redactados con un lenguaje formal; las ideas deben ser presentadas de manera clara, breve, precisa y directa. El tratamiento dado al destinatario debe de ser de cortesía, respeto y consideración.

Por último haremos referencia a la carta privada, la que se hace a título personal, desprovista de toda formalidad y "en tono íntimo", dirigida familiares y amigos. El lenguaje empleado se caracteriza por ser sencillo, espontáneo, efectivo y en muchos casos puede estar llena de expresiones coloquiales.

CONCLUSIÓN

La carta comercial, como también otros tipos de cartas, es de gran importancia ya que esta es un medio de comunicación escrito, que puede informar al cualquier tipo de persona, un hecho o simplemente para darle cuenta de algo. Se puede decir que la carta es una herramienta principal en el campo de trabajo, lo puede ser una empresa, compañía, es sus oficinas, como también de uso doméstico, que las personas envían a sus familiares, amigos, etc. La carta es una papel escrito, en hojas de color claro, como blanco, beige..., en decir de tonalidades claras, generalmente lleva sobres, y para su legalidad debe de llevar estampillas. La carta está constituida por diversas partes, que son el saludo, contenido, firma, fecha, entre otras. La carta es una técnica por lo tanto tiene sus normas que son de limpieza, formalidad ó informalidad, la ortografía , en ella están incluidos los signos de puntuación, la redacción, etc.

Por eso que la carta tiene un papel importante, en la vida diaria, laboral; es decir, es universal, ya que se emplea en todo organismo social, con la finalidad de comunicar.

BIBLIOGRAFÍA

DE CONCETTA, Risi de Alzuru

CASTELLANO Y LITERATURA 9º GRADO. Ediciones CO-BO.

Caracas, 20 de abril de 1993.

pp. 214- 215.

CURSO BASICO DE CORRESPONDENCIA

México, Primera edición.

pp. 1-10/ , 13-22/, 26-28

 

Avilez, José.

 


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