Documentación
Contable
- Clasificación de la
documentación Contable - Tipos de
documentación - Circuito que muestra quien
emite y quien recibe la documentación
contable:
Los documentos
comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que
se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de
vital importancia para mantener un apropiado control de todas
las acciones que
se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es
importante ya que en ellos queda precisada la relación
jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación. También ayudan a demostrar
la realización de alguna acción comercial y por
ende son el elemento fundamental para la contabilización
de tales acciones.
Finalmente estos documentos
permiten controlar las operaciones
practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que
cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:
- En ellos queda precisada la relación
jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. - Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para
demostrar la realización de los actos de comercio - Constituyen también el elemento fundamental
para la contabilización de dichas
operaciones. - Permiten el control de las operaciones
practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad.
Clasificación de la documentación Contable
- Desde el punto de vista de quién recibe o
emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de
la empresa y
luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos
de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en
la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa. Ej.: facturas de ventas,
recibos por cobranzas, presupuestos,
vales.
- Desde el punto de vista de documentación
que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan
registración:
Factura
Nota de Débito
Nota de Crédito
Ticket
Recibo
Pagaré
Cheque
Nota de Crédito
Bancaria
Documentos que sólo se archivan:
Orden de Compra
Nota de Venta
Remito
Resumen de Cuenta
Por otra parte, no solamente se registran los documentos
comerciales: los instrumentos públicos (escrituras,
hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea
respaldo de una registración contable, es fuente de
información (planillas de sueldos,
informes
Nota de pedido o de compra
Es un documento mediante el cual una persona o empresa
formula un pedido de compra a un comerciante. Este
documento comercial no obliga a realizar la
operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos
ejemplares: uno que queda en poder del que
lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega
o envía al vendedor.
Nota de ventas
Se llama nota de venta al
documento comercial en el que el vendedor detalla las
mercaderías que ha vendido al comprador, indicando,
cantidad, precio, fecha
de entrega, forma de pago y demás condiciones de la
operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula
la Nota de Venta, por la que
toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería
que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a
recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a
realizar la operación en los términos establecidos.
Es emitida por duplicado (el original para el vendedor y
el duplicado para el comprador). Este documento no origina
registros
contables.
Remito
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega
o remisión de los bienes
vendidos. En él, la persona que
recibe esos bienes deja
constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el
derecho del vendedor a cobrar y la obligación del
comprador a pagar. Sirve de base para la
preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: El original
firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado,
con la conformidad del comprador por los efectos que los ha
recibido, queda en poder del
vendedor y se destina ala sección facturación para
que proceda ala emisión de la factura. Por
último el triplicado permanece en la sección
depósito par constancia de las mercaderías salidas.
Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es
práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al
transportista también le quede una constancia de la
operación realizada.
No se registra en los libros de
contabilidad, dado a que generalmente los Remitos se emiten sin
valores
Factura
Es la relación escrita que el vendedor entrega
al comprador detallando las mercancías que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza,
precio y
demás condiciones de la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se
contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es
el documento que justifica la copra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de
pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por
duplicado. El original queda en poder del comprador y el
duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta
y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la
operación de compraventa con ella queda concretada y
concluida la operación y es un documento de contabilidad y
medio de prueba legal
Nota de débito
Llámase así a la
comunicación que envía un comerciante a su
cliente, en la
que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que la
misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por
un error en la facturación, interés
por pago fuera de término, etc.
Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a
su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación
en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en
la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de
mercaderías vendidas, rebajas de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por
exceso de facturación.
Resumen de cuenta
Es usual remitir a los clientes a fin de
cada mes un resumen de su cuenta, con la finalidad de:
Comprador: le permite cotejar el saldo pendiente de
pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de sus
propios registros.
Vendedor: es una forma de recordarle al cliente el
saldo pendiente.
Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber
recibido dinero. Lo
otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la
prueba de la extinción parcial o total de la
deuda.
Este documento tiene importancia:
- Legal: constituye una prueba para quien hizo
el pago. - Contable: para quien lo confeccionó es
una constancia de los ingresos de
fondos, y para quien lo recibe es un elemento de control de
la salida de valores.
Se emite por duplicado, y se registra en los libros
contables.
Pagaré
Documento Literal o Titulo de valor o
Instrumento Financiero, documento escrito mediante el cual una
persona
( Emisor) Se compromete a pagar a otra persona (El
Beneficiario) Una determinada cantidad de dinero en una
fecha acordada.
Los pagares pueden ser al portador o endosables es
decir, que se pueden transmitir de un tercero los pagares pueden
emitirlos los individuos particulares de empresas o
estados.
Personas que Intervienen en el
Pagaré
- Librador es quien se compromete a pagar la
suma de dinero, a la vista o en una fecha futura fija o
determina dable. - El Beneficiario o Tenedor, es aquel cuya orden
debe hacerse el pago de la suma de dinero estipulada en el
pagare - El Fiador o Avalista. La persona que garantiza
el pago del pagare.
Endosar un pagaré, es cuando una persona
beneficiaria transmite a otra la propiedad del
pagaré
y en consecuencia el derecho de percibir el importe puede ser en
blanco o completo.
- En Blanco: El beneficiario se limita a firmar al
dorso del documento. - Completo: Además de la firma debe indicarse la
fecha y los datos
personales del nuevo beneficiario.
Para ser considerado comercial debe tener la
cláusula: "a su orden", que le confiere la calidad
transmisible y endosable.
Nota de Crédito
Bancaria o Boleta de Deposito
Es el documento que el banco entrega a
sus clientes
declarando haber recibido dinero, cheques u
otros valores en
calidad de
depósito en cuenta corriente.
Clasificación de los depósitos bancarios
según el carácter
de los fondos depositados:
- Depósitos en Cuenta Corriente: Estos
depósitos no otorgan el derecho a recibir
intereses, porque los fondos están permanentemente a
disposición del cliente. Los retiros se efectúan
por medio de cheques. - Depósitos en Caja de Ahorro: Son los
que realizan los ahorristas y obtienen un pequeño
interés por los fondos depositados. El
banco entrega
una libreta donde se registran los depósitos, retiros,
intereses y saldo. Existen 2 clases de Caja de Ahorro: a)
Común b) Especial. - Depósitos a Plazo Fijo: Este tipo de
depósito permite obtener un mayor interés,
ya que el titular no puede disponer de los fondos hasta el
vencimiento del plazo. El retiro de los fondos mas los
intereses se efectúa con el comprobante que el banco
entrega al realizar el deposito.
Cheque
Es una orden de pago librada contra un banco en el cual
el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta
corriente o autorización para girar en
descubierto.
Autorización para girar en descubierto:
Significa librar cheques sin tener los fondos suficiente, previa
autorización del banco.
Partes de un cheque:
- Talón de Cobro: Sirve para cobrar el
cheque en la
ventanilla del banco. - Cuerpo: Es la parte que se entrega al
beneficiario, con o sin el talón de cobro. - Talón fijo en libreta de cheques, puede
o no estar. Tiene como finalidad que el cuentacionista lleve el
control de sus fondos de cuenta corriente.
Personas que intervienen:
- Librador o Firmante: Es quien emite el
cheque y
ordena su pago - El Banco: Es la institución contra la
cual se ha girado o librado el cheque y que debe
pagarlo. - Beneficiario: Es la persona que recibe el
cheque y que puede cobrarlo. - Endosante: Es el que transfiere el cheque por
medio del endoso a favor del banco.
Cheque Cruzado: Es el que lleva dos líneas
paralelar transversales en el Angulo superior izquierdo.
No se puede cobrar en ventanilla, por lo tanto, debe
ser depositado en su cuenta corriente o caja de ahorro.
Cheque al portador: Es aquel en el que no se
menciona el nombre del beneficiario, pudiéndose dejar en
blanco el lugar o escribir al portador. El banco lo abonara a
la persona que lo presente en ventanilla para su cobro o
aceptara su deposito en cuenta bancaria. Hasta un monto
máximo de $200.- (doscientos)
Presentación para pago:
El término de presentación de un cheque
común para su pago es de 30 días corridos, a
partir de su emisión.
Los cheques de pago diferido deberán presentarse
para su registración dentro del plazo máximo de
360 días.
Cheque común: Se utiliza como medio de
pago, el que lo recibe podrá cobrarlo en ventanilla,
depositarlo en su cuenta bancaria o endosarlo. Puede ser endosado
como máximo 2 veces.
Cheque Diferido: Es utilizado como instrumento de
crédito, se puede endosar indefinidamente.
Casos en que el banco puede negarse a pagar un
cheque:
- Por falta de fondos.
- Por ausencia de algunos de los requisitos
esenciales. - Si estuviere raspado, enmendado o
borrado. - Por falta de endoso por el beneficiario.
- Por estar prohibido su pago (quiebra del
librador, etc.) - Por dudosa autenticidad de la firma del
librador. - Cuando el librador denuncia que fue extraviado o
sustraído. - Por endosos tachados o que excedan el limite
permitido.
Endosar un cheque: El cheque extendido a favor de
una persona determinada, que no posea la cláusula "no a la
orden", será transmisible por endoso.
La firma a insertarse en un cheque para su cobro o
deposito, no se computa como endoso.
El endoso deberá ser puro y simple y
contendrá la firma del endosante, sus nombres y apellidos
completos o la denominación de la persona jurídica
que representa.
Cheque común: Su endoso es
limitado.
Cheque Diferido: Su endoso es
ilimitado.
En este caso se puede adosar una hoja, si no caben mas
firmas.
Circuito que
muestra quien
emite y quien recibe la documentación
contable:
Ezequiel Bohrer – Guido Hassid
Federico Romero – Alejandro
Gambetta
M. Laura Capponi – Yanina Godoy
Gabriela