Indice
3. Procedimientos de
Auditoría
4. Valores, Otras Inversiones y su
Rendimiento
El estudio que se hará a continuación
tendrá como finalidad dar una visión más
amplia y clara sobre los programas de
auditoría, en este caso más
especialmente sobre Efectivo, valores y
títulos negociables. Iniciando por la auditoría de caja y Bancos, esto es,
del examen de los cobros y desembolsos (operaciones en
efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos
de caja y bancos). Se
observará que se ocupa fundamentalmente de los procedimientos de
auditoría para la verificación de la
adecuación y validez de las operaciones en
efectivo y los saldos de caja y Banco
resultantes. Excepto cuando sea necesario, no se estudiará
el efecto de las operaciones en Efectivo sobre otras cuentas. En forma
general se estará enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos
provienen de las ventas, pero
también se puede aplicar con carácter
general a cualquier tipo de empresa,
incluyendo aquellas sin ánimo de lucro.
Igualmente, en el desarrollo de
este objetivo se
encontrarán la auditoría de valores, otras inversiones y
su rendimiento del cual se podrá notar que es el grupo
más importante de inversiones,
desde el punto de vista del auditor consiste en acciones y
bonos, porque
se encuentran más frecuentemente, y generalmente son de
valor
monetario más grande que otras clases de inversiones. Los
certificados de depósito bancario, el papel
comercial emitido por las sociedades
anónimas y el valor de
rescate de las pólizas de seguros son otros
tipos de inversión que a menudo se
encuentra.
Se espera que este trabajo cumpla con su finalidad de
ampliar conocimientos en cuanto a la Auditoría,
específicamente del Efectivo, valores y Títulos
negociables.
Es importante conocer y comprender las siguientes
cuentas de caja y
bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de una a
otra:
1. Cuenta General de Efectivo: Es la cuenta bancaria en
la mayoría de las organizaciones a
través depósitos y desembolsos para todas las
demás cuentas de bancos se suelen efectuar a través
de la cuenta general.
2. Cuenta Bancaria de Fondo Fijo: En muchas empresas, se
mantiene una cuenta de nómina
con un saldo fijo como, por ejemplo, Bs. 500.000,00 en una cuenta
bancaria separada. Los únicos depósitos que se
efectúan en esta cuenta son el importe líquido a
percibir por los empleados, de forma periódica, y los
únicos desembolsos son los cheques de
pago, a los mismos. Una cuenta fija puede mejorar los controles
internos y reducir también el tiempo necesario
para conciliar las cuentas bancarias.
3. Fondo fijo de caja chica: Es un fondo disponible en
efectivo que se emplea para compras de poco
valor que se pagan con mayor eficacia y
comodidad al contado que mediante cheque.
Normalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una
cantidad mínima, por ejemplo de Bs.25.000,00 que se
reembolsa periódicamente.
Objetivos del Auditor.
Los objetivos del
auditor variarán dependiendo de su papel y de la
finalidad del examen, el auditor ajustará el alcance de
las transacciones de las que él se ocupará
personalmente. También se establecerán los procedimientos
específicos de auditoria y la profundidad y oportunidad de
su aplicación.
El objetivo del
auditor independiente que efectúa una auditoria de caja y
bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las
operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y
válidos. Esto deberá ser consistente con el
objetivo global del examen, esto es, la emisión de su
opinión sobre los estados
financieros. El auditor debe obtener la evidencia suficiente
como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como
aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente
todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo
disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que
los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta
entre cobros y desembolsos. El efectivo debe aparecer debidamente
clasificado en los estados
financieros y debe informarse suficientemente de los fondos
retenidos o comprometidos y del efectivo no disponible para su
reintegro (depósitos permanentes, certificados de
depósito a largo plazo, etc.).
Un factor clave en el desarrollo de
un programa
eficaz de auditoria del efectivo consiste en establecer una
correspondencia entre los procedimientos de auditoria propuestos
y los objetivos que
se espera obtener mediante ellos.
El objetivo que persigue el auditor interno es
determinar con un cierto grado de seguridad la
adecuación y validez de dichas operaciones, lo que es
consistente con su papel como pieza importante de los controles
de dirección de una organización.
El objetivo del auditor del gobierno
serán determinar con un cierto grado de seguridad la
adecuación y validez de las operaciones y cuentas de caja
y bancos, manteniendo una coherencia con su papel, ya se trate de
una agencia independiente o de una rama de dirección de una agencia.
Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia
fundamentalmente la adecuación y validez de las
operaciones y saldos. Puesto que la adecuación y validez
de estos elementos describe la situación que se produce
cuando no existen errores o irregularidades, puede decirse que la
auditoria de caja y bancos se ocupa fundamentalmente de los
posibles errores e irregularidades. Por lo tanto,
resultaría útil su posible clasificación a
la hora de considerar las posibilidades de control
interno y los procedimientos de auditoria.
Los errores considera que se producen sin
intención, mientras que las irregularidades se producen
intencionadamente. Puesto que es más difícil
prevenir o detectar las irregularidades que los errores, la
consideración del control interno y
de los procedimientos de auditoria para determinar que posibles
irregularidades pueden producirse afecta también a los
errores.
Las posibles irregularidades que afectan a las
operaciones de caja y bancos y a sus saldos pueden clasificarse,
desde el punto de vista de su ejecución, de la siguiente
forma:
Desfalcos:
· Interceptación: efectuar cobros antes de
que éstos se registran (por ejemplo, ventas al
contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados).
· Sustracciones hacerse con una cantidad en
efectivo después de haberla registrado (por ejemplo,
apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no
depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias).
· Desviaciones hace que un desembolso que en
principio es legítimo se desvíe de su destino
correspondiente.
Distorsiones: modificación de los estados
financieros sin obtener ningún activo.
Las irregularidades en las operaciones de caja y bancos
y en sus saldos pueden clasificarse también según
las posibilidades de encubrimiento y la situación
resultante de los registros
correspondientes, de la siguiente forma:
Descubiertas o abiertas: Los recuentos o conciliaciones
son inferiores a las cifras registradas.
Encubiertas:
· Temporales: los recuentos o conciliaciones han
sido sobrevalorados para hacer que coincidan con las cifras
registradas.
· Permanentes: las cantidades no se han
registrado o se han reducido una vez registradas.
El encubrimiento "temporal " y "permanente", se refiere
a la frecuencia de la acción necesaria para intentar
llevar a cabo el encubrimiento. Para que se dé un
encubrimiento permanente, es necesario una acción
única, mientras que para que se dé el encubrimiento
temporal se ha de repetir cada vez que se lleve a cabo la
conciliación de las cuentas bancarias u otro tipo de
conciliación entre las cifras registradas y los activos
reales.
Las interceptaciones dan como resultado un encubrimiento
permanente en lo que a operaciones de caja y bancos y sus saldos
se refiere, ya que no se registran las cantidades percibidas, Si
los efectivos no registrados fueron recibidos como un pago por
algún otro activo por el cual la contabilidad
fue previamente bien registrada, la interceptación resulta
en un déficit de la otra cuenta de activo, la que a su vez
puede volver a mostrar o a esconder la situación
anteriormente mencionada. Un ejemplo común de esta
situación es la interceptación y subsiguiente
encubrimiento en cadena de recaudación sobre cuentas por
cobrar. Si el efectivo no registrado corresponde a ventas y
otros ingresos para los
cuales no hubo registro de
contabilidad,
el encubrimiento permanente conlleva a una infravaloración
de tales cuentas de ingresos o beneficios.
Las sustracciones implican una disposición
indebida de una cantidad que ha sido registrada. Esta
disposición puede registrarse o no. Si no se hace,
aparecerá una deficiencia, que podrá mantenerse
descubierta o encubierta temporalmente mediante una
sobrevaloración en los recuentos de efectivo o en las
conciliaciones de las cuentas bancarias. Si se registra la
disposición de la cantidad, ésta será
reducida y existirá un encubrimiento permanente. El
registro puede
llevarse a cabo directamente, mediante un asiento que aparente o
dé a entender un desembolso correcto , o indirectamente,
reduciendo la cantidad registrada mediante la
falsificación de los registros
totales, anotaciones o saldos correspondientes.
Las desviaciones dan como resultado un encubrimiento
permanente en lo que al registro de las operaciones de caja y
bancos se refiere, ya que se registra el desembolso. Sin embargo,
dan como resultado una infravaloración del pasivo que
puede ser abierta o temporalmente encubierta.
El estudio del control
interno de los saldos de caja y bancos y de sus operaciones
se centrar en el tratamiento y custodia de los fondos (incluyendo
los reintegros o egresos de cuentas bancarias),
preparación, sumas y subtotales y anotación de
asientos y de los controles ejercidos sobre todas estas funciones
mediante una observación, comprobación o
verificación independientes.
El estudio preliminar del control interno
debe incluir una examen meticuloso con los empleados responsables
y una referencia a los organigramas,
manuales de
procedimientos, hojas de especificaciones de trabajo y fuentes
similares de información. El estudio podría
incluir la inspección de documentos,
observación de procedimientos y pasos
similares y de esta forma, en cierta medida, cualquier resultado
obtenido en las pruebas de
auditoria llevadas a cabo durante el estudio preliminar, sin
embargo, no siempre es éste el caso y pueden hacerse las
pruebas de
auditoria totalmente aparte del estudio preliminar del control
interno.
El estudio preliminar debería reflejar el mejor
juicio hecho por el auditor de la eficacia
potencial de estos procedimientos y, en consecuencia, este
debería estudiar el posible efecto de cualquier aparente
falta de agudeza mental, competencia,
independencia
o integridad de los empleados y el posible efecto de cualquier
cambio de los
procedimientos o funciones,
incluyendo los cambios temporales durante las horas de las
comidas, vacaciones, períodos de enfermedad y
circunstancias similares.
Debe considerarse también la situación
financiera y otros aspectos de la
organización. En una organización
próspera de crecimiento rápido, puede que la
dirección no estime necesario o no tenga capacidad para
ampliar la planilla con el de satisfacer las exigencias cada vez
más fuertes a que se somete a sus empleados. Una
organización en una situación financiera menos
sólida podría ser tentada por falsos métodos de
ahorro de
costos eliminando
o simplificando los controles fundamentales.
Los controles internos sobre las operaciones de caja y
bancos y sus saldos deben evaluarse según su potencial
para prevenir o detectar los posibles errores o
irregularidades.
Registros y Funciones
Los "registros iniciales" son los primeros preparados
por la
organización o sus agentes que se utilizan
directamente o, mediante registros intermedios, que constituyen
la base de un asiento en el Mayor General. Tales registros
iniciales copias de documentos (como
duplicaciones de cheques),
cintas (como las cintas de caja registradora) u otras listas, Los
"registros finales" son los asientos de Diario u otras fuentes que
sirven de medios de
anotación en el Mayor General. Los "registros intermedios"
son todos los efectuados, en forma detallada y resumida, entre
los registros respectivos se preparan manualmente o mediante
ordenador.
Estas distinciones son significativas por dos razones:
Primero, los objetivos y requisitos de control interno difieren
en cierto modo entre los registros iniciales y los posteriores.
En segundo lugar, los procedimientos y la separación de
responsabilidades pueden permitir un control satisfactorio sobre
algunos de los registros, pero no sobre otros y deberían
detectarse cualesquiera de estas diferencias al evaluar los
controles y relacionarlos con los procedimientos de auditoria que
se han de aplicar.
Al estudiar la asignación de funciones a los
empleados, es necesario incluir a todas personas que pueden
modificar, insertar o suprimir datos en el
proceso de
realización de la función
estudiada. Las personas que preparan o anotan los asientos
deberían incluir no solamente a aquellos que registran los
asientos directamente , sino también aquellos que lo hacen
de forma indirecta preparando o manipulando tales documentos u
otro material a partir del cual se obtengan los asientos. Entre
las personas que preparan, calculan los totales o registran los
asientos deberían incluirse a aquellas que
programan u operan los ordenadores para estos fines.
Entre las personas que preparan, calculan totales, registran
asientos o tramitan cobros, cheques firmados o documentos
deberían incluirse solo a aquellas que lo hacen en el
curso normal de sus obligaciones y
sus inmediatos superiores.
Cobros
Los cobros son susceptibles de errores no intencionados
y de interceptación o sustracción. Indudablemente,
no todo el que tramita cobros esta capacitado para cometer
cualquier tipo de irregularidad, Esta posibilidad puede reducirse
de forma diferente mediante los siguientes
procedimientos;
Recomendación a los clientes para que
envíen todas las remesas, giros o letras de cambio
directamente a un buzón cerrado bajo control del banco
depositado.
Envío de instrucciones a los bancos depositarios
por escrito para que no efectúen el reintegro o egreso de
ningún cheque a pagar
a la organización.
Endosado inmediato de todos los cheques recibidos.
"Sólo para ingreso en cuentas" en los haberes de la
organización.
Depósito de los cobros diarios de forma intacta
antes de que se pueda disponer de los del día
siguiente.
Aparte de los procedimientos anteriores u otros
diseñados para impedir irregularidades, las restantes
posibilidades de control interno del efectivo se centran
necesariamente en la limitación de las posibilidades de
encubrimiento. Esto a su vez, pretende básicamente crear y
mantener los registros contables y comparar la cantidad real de
efectivo disponible con la registrada a intervalos
oportunos.
Dado que las interceptaciones se refieren a cobros no
registrados, el objetivo obvio del control interno sobre este
riesgo es
asegurar un registro inmediato de todos los cobros. El grado de
viabilidad de este procedimiento
depende de la naturaleza de los
mismos y de una variedad de circunstancias; en consecuencia; en
este capítulo se explican únicamente algunos
conceptos generales y distinciones a este respecto.
Donde la naturaleza de los
cobros sea tal que su registro puede efectuarse
prácticamente como un paso integral de la
operación, este procedimiento
representa el medio de control más directo contra las
interceptaciones. Entre los ejemplos de este procedimiento se
incluye el registro automático mediante dispositivos
mecánicos cerrados con llave (como máquinas
registradoras, molinetes, contadores, etc.) y la
restricción física de acceso a
las copias de impresos de cobro enviados directamente a los
remitentes. El elemento común de control en estos ejemplos
es que el registro se efectúa de forma simultánea
al cobro y es observado por los remitentes.
En el caso en que el remitente no pueda observar el
registro, existe una posibilidad de emplear un segundo medio
contra la interceptación que consiste en una
participación mutua en la apertura del correo o vaciado de
los buzones de cobro, o contenedores similares, que no producen
un registro automático, así como del registro
inicial de tales cobros.
La tercera clase de control posible para impedir las
interceptaciones depende de algún tipo de fuente
independiente para determinar o estimar la contabilización
de los cobros. Dentro de este tipo de control, existe una cierta
gama de variaciones respecto a la puntualidad y
eficacia.
Un ejemplo de esta posibilidad es la
determinación de los cobros que son competencia de
los agentes de ventas o vendedores de billetes, mediante inventarios de
productos
frecuentes o de billetes no vencidos. Otro ejemplo lo constituye
la preparación independiente y el control de los cheques o
facturas de ventas minoristas, por parte del personal de
ventas, para predeterminar las cantidades que ha de cobrar el
cajero. En estos dos ejemplos, las posibilidades son similares a
las anteriormente expuestas porque la contabilización de
los cobros puede efectuarse para días o períodos
concretos.
Por el contrario, la contabilización de cobros de
cuentas a cobrar registrados puede establecerse a partir de las
tales registros, pero la contabilización diaria no es
normalmente posible. En consecuencia, la eficacia de las cuentas
a cobrar registradas como medio directo para establecer la
contabilización de los cobros correspondientes se centra
fundamentalmente en la posibilidad de encubrir las
interceptaciones mediante la "manipulación de la cuenta de
clientes" o
mediante el abono de la misma por asientos que no constituyan
partidas de efectivo.
En donde tenga lugar una "manipulación de la
cuenta de clientes", se efectuará posteriormente un abono
en las cuentas de aquellos clientes cuyas remesas hayan sido
interceptados, mediante los cobros registrados a otros clientes.
Esto da como resultado una especie de encubrimiento temporal, ya
que la cantidad acumulada en tales interceptaciones en un momento
dado, está representada por los errores en los saldos de
las cuentas de uno o más clientes. El requisito más
obvio para impedir la manipulación de los abonos en
concepto de
cobros de clientes es la separación de las funciones de
manipulación del cobro antes del registro inicial y de
anotación de los abonos en las cuentas de
cobrar.
Los abonos indebidos no efectivos en las cuentas de
clientes con el fin de lograr un encubrimiento permanente de las
interceptaciones pueden registrarse mediante asientos de cobros
en concepto de
descuentos u otras deducciones concebidas a los clientes, o
mediante otros asientos como previsiones o cancelaciones de
saldos por parte de la empresa. En
cualquier caso, el requisito más obvio de control es
exigir la aprobación de los abonos por personas que no
manipulan los cobros antes de su registro inicial.
Entre las ilustraciones adicionales de fuentes
independientes que puedan justificar la contabilización en
cobros se incluye una gran variedad de ratios y coeficientes o
índices de resultados como las proyecciones de
disponibilidades, volumen de
ventas, ratio de beneficios brutos y la rotación de las
cuentas a cobrar; contrates de alquiler, de explotación u
otro tipo de contratos; los
informes sobre
equipos o eliminación de desperdicios; el interés
fijado o los dividendos de valores bursátiles; los
registros de afiliación a clubs u organizaciones
similares; y los registros de asistencia o inscripción en
las reuniones. Los requisitos de control interno y eficacia
respecto a éstos y otras fuentes de
información varia ampliamente según las
circunstancias del caso concreto y,
per lo tanto, en este capítulo no se incluye una exposición
adicional.
Dado que las sustracciones de cobros se producen con
posterioridad al registro inicial, cualquier persona que
tramite los cobros posteriormente podrá cometer este tipo
de irregularidad. Los procedimientos mencionados anteriormente
constituyen unos impedimentos para la realización de
sustracciones, así come de interceptaciones.
A no ser que se lleve a cabo un encubrimiento permanente
de las sustracciones mediante una reducción de las
cantidades registradas, la deficiencia de efectivo será
descubierta o bien encubierta temporalmente mediante la
falsificación de los recuentos de efectivo o de las
conciliaciones de cuentas bancarias. Los procedimientos para
controlar estas dos últimas posibilidades se exponen en la
sección referente a los saldos de caja y
bancos.
La reducción de las cantidades registradas en
concepto de cobros puede llevarse a cabo falsificando la suma de
los registros iniciales de cobros o la preparación,
determinación de totales o anotación de los
registros intermedios o finales de cobros o en el cálculo de
los saldos de cuentas de caja o bancos del Mayor General.
Deberían estudiarse otras posibilidades de
reducción indebida de las cantidades registradas mediante
asientos de Diario u otros asientos en tales cuentas pero las
primeras quedan fuera del alcance de este capitulo. Un método
para impedir la falsificación en cualquier etapa del
proceso de
resumen, que se ha descrito anteriormente, es asignar esta
función
a personas que no admitan cobros después de su registro
inicial. Otro método
consiste en exigir que los registros iniciales que no sean
susceptibles de manipulación sean comparados en su
totalidad con los depósitos diarios en las cuentas
bancarias por alguna persona que no
manipule los cobros registrados. Si se depositan de forma intacta
los inicialmente registrados de forma puntual, podrá
tenerse la seguridad de que no se ha producido ninguna
sustracción.
Desembolsos
Las sustracciones mediante desembolsos las puede cometer
cualquier persona que pueda extender cheques o solicitar
efectivo. Puesto que generalmente se aplican las mismas
consideraciones de control interno a ambos tipos de desembolsos y
normalmente éstos últimos suelen representar una
cantidad menor, la exposición
en esta sección se centrará en los desembolsos
mediante cheques.
Entre las personas que se consideran responsables para
extender cheques por si mismas debería incluirse a los
firmantes de cheques con una sola firma, los firmantes de cheques
con dos firmas si los documentos justificativos no son examinados
por ambas partes y a otras que sean delegadas para extender
cheques sin la aprobación de ninguna otra persona. Entre
estos últimos debería incluirse a las personas que
preparan cheques si los documentos justificativos no son
examinados por, al menos, un firmante de los mismos, a las que se
encargan de la custodia de los sellos de firma necesarios y a las
que manipulan los equipos de firmado sin control independiente
sobre el número y detalles de los cheques
firmados.
Se consideran procedimientos convenientes In
restricción del acceso a cheques en blanco y la
utilización de papel no falsificable para impedir la
realización de sustracciones, aunque probablemente la
eficacia de estos procedimientos es limitada.
Los cheques irregulares pueden registrarse o no. Si
tales cheques están registrados, se vera reflejado en la
reducción necesaria de las cifras registradas y se
producirá un encubrimiento
En consecuencia, para protegerse contra este tipo de
sustracción es necesario: 1) que nadie pueda extender
cheques por sí solo; o 2) que alguien, que no esté
capacitado para extender cheques por sí mismo, examine
posteriormente los documentos justificativos. El primero de estos
métodos
pretende impedir la realización de tales sustracciones y
el segundo su ocultación o encubrimiento.
Las personas que manipulan cheques firmados están
en situación de desviar un cheque legítimo de su
debido destino y hacer uso propio del mismo. Esta irregularidad
haría necesaria generalmente una alteración del
librado, una falsificación del endosado del librado
seguido de un endosado del falsificador, pero la experiencia
indica que el
conocimiento de estos hechos no impide la perpetración
de los mismos.
Dado que las desviaciones implican pagos destinados a
proveedores
legítimos, el resultado inmediato es una forma de
encubrimiento temporal, ya que las cuentas a pagar
superarán a las cifras correspondientes registradas y cabe
esperar quejas por parte de los proveedores.
En consecuencia, un encubrimiento permanente de las desviaciones
requiere que el ejecutor o falsificador esté capacitado
para efectuar los verdaderos pagos que se han de hacer al
proveedor. De forma coincidente o dentro de un período
razonable. Los pagos a los proveedores podrían hacerse
mediante cheques duplicados, o posiblemente de fondos obtenidos
por el ejecutor o falsificador mediante la obtención de la
cantidad del cheque sobre valorado y el retenimiento del exceso.
En este último caso, el exceso constituye una
sustracción. Los cheques duplicados podrían estar
justificados por copias de los documentos empleados para
justificar los cheques desviados o mediante documentos no
cancelados empleados para justificar otros cheques. El
procedimiento más directo de control para impedir la
perpetración de desviación es limitar la
manipulación de cheques firmados a personas que nos
participen en la preparación de recibos u otros
documentos. Justificativos de los desembolsos. Entre los posibles
controles para impedir el encubrimiento se incluye un examen de
los cheques pagados para detectar evidencia de alteraciones o
endosados irregulares y un examen de los documentos
justificativos por parte de las personas que tengan funciones
incompatibles.
Saldos de caja y bancos
Los objetivos del control interno sobre los saldos de
caja y bancos son asegurarse de que la cantidad de efectivo real
disponible: 1) coincide con la cifra registrada correspondiente a
las operaciones efectuadas, y 2) es suficiente pero no excesivo
para las necesidades de la organización. Este
último objetivo es un aspecto de control
administrativo que se expone más adelante en este
mismo capítulo.
La cantidad disponible coincidirá, por supuesto,
con la registrada si no se han producido errores o
irregularidades en el registro de las operaciones.
Indudablemente, el primer requisito para determinar si existe tal
coincidencia es la realización de recuentos de efectivo y
conciliaciones de cuentas bancarias con carácter
periódico. Este procedimiento, por si solo,
debería ser suficiente para desvelar los errores
existentes, pero no para descubrir la irregularidades. Pare
detectarlas es necesario que los recuentos y conciliaciones sean
efectuados: 1) por personas que no están capacitadas pera
perpetrar sustracciones o desvíos, como se ha expuesto
anteriormente, y 2) de tal forma que permitan detectar cualquier
encubrimiento temporal.
El encubrimiento temporal de deficiencias en los saldos
de caja o bancos puede lograrse mediante: 1) la
falsificación de los recuentos de efectivos o
conciliaciones bancarias; 2) la inclusión de partidas no
válidas en los recuentos de efectivo o depósitos
bancarios; 3) la sustitución de partidas validas de otros
fondos de la organización.
"La falsificación de recuentos de efectivo o
conciliaciones bancarias", tal y como se utiliza en este
capitulo, se refiere a un listado erróneo de las partidas
recontadas, de los saldos que aparecen en los libros o
extractos bancarios, cheques pendientes de pago u otras partidas
de conciliación o un cómputo erróneo de la
suma de los recuentos o conciliaciones. La preparación de
los mismos por personas independiente, como se ha mencionado
anteriormente, es el método más directo de control
de este tipo encubrimiento. Las dos posibilidades restantes
corresponderían a acciones
llevadas a cubo por los encargados de custodiar los fondos cuyo
recuento o conciliación se está llevando a cabo, y
por lo tanto, deberían tenerle en cuenta las personas que
realizan estas funciones.
"Las partidas no válidas" se refieren a cheques,
comprobantes u otros documentos incorrectos o indebidamente
incluidos en los recuentos de efectivo con el pretexto de
mantenerlos para un depósito, cobro o reembolso
posteriores, y a aquellos cheques indebidos que se han
depositado, pero que cabe esperar que el banco los rechace. Los
procedimientos para descubrir la inclusión de partidas no
válidas en los recuentos de efectivo y conciliaciones
bancarias incluyen el examen de los cheques, comprobantes o
documentos similares incluidos en ellos, obteniendo una
aprobación independiente de partidas cuestionables,
depositando cheques bajo el control de la persona que
efectúa el recuento e investigando los cheques depositados
pero rechazados por los bancos, durante el período
razonable con posterioridad al recuento de efectivo.
"La sustitución de las partidas válidas"
se refiere a la utilización de depósito bancarios o
cheques obtenidos de otros fondos de la organización para
ocultar una deficiencia en el fondo cucho recuento o
conciliación se está llevando a cabo. Entre las
fuentes a partir de las que puede efectuarse tal
sustitución se encuentran los cobros no depositados,
fondos de explotación y cuentas bancarias. Un ejemplo
corriente de sustituciones consiste en la utilización de
los cobros de un día o días posteriores para
efectuar un depósito bancario exigido por los cobros
registrados de un día anterior. Otro ejemplo consiste en
el depósito de un cheque en una cuenta bancaria o el cobro
del mismo a otra, lo que corrientemente se denomina "recambio".
El principal procedimiento de control para evitar la
sustitución de los recuentos de efectivo constituye el
recuento simultáneo de todos los fondos a partir de los
cuales sería factible efectuar la sustitución,
considerando la custodia y ubicación de los fondos
respectivos. En lo que respecta a los cobros no depositados,
requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los
cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras
correspondientes a los cobros hasta el momento del recuento. La
conciliación simultánea de todas las cuentas
bancarias consiste también en un método de
protección contra "recambio". Sin embargo, dado que este
recambio también requiere un depósito no registrado
en la cuenta bancaria a partir de la que se giró el
chequeo sustituido, podría emplearse un procedimiento
alternativo para evitar la sustitución que consiste en una
comparación de los depósitos reales con los cobros
registrados desde la fecha de la última
conciliación de los demás cuentas
bancarias.
Además de los errores e irregularidades
anteriormente expuestos, los saldos de caja y bancos son
también susceptibles de una forma de distorsión
denominada "retoque de cuentas". Como se ha indicado
anteriormente, esta práctica no implica la existencia de
desfalcos, pero pretende mejorar la posición financiera
aparente, el ratio del capital
circulante o la relación entre los saldos de caja y otras,
como las de cuentas a cobrar o a pagar. Puede lograrse
"manteniendo abiertos los libros de
contabilidad" de forma que se puede disponer del tiempo necesario
para registrar los asientos debidos o mediante asientos
incorrectos. El establecimiento de fechas puntuales de cierre de
libros y los controles previamente mencionados para los recuentos
de efectivo y las conciliaciones bancarias deben permitir
detectar este tipo de distorsión; sin embargo, no es
probable que se produzca si la dirección no da
instrucciones evidentes para olvidar los procedimientos de
control interno establecidos. En consecuencia, los auditores
constituyen el factor disuasivo más eficaz de esta
práctica.
3. Procedimientos de
Auditoría
Cobros
Deberían verificarse los descuentos por pronto
pago, rebajas y otras deducciones efectuadas cliente
registradas en los asientos de cobros, examinando si los
documentos justificativos han sido aprobados o presentan otros
signos claros de validez.
Deberían verificarse las ventas al contado,
efectuando una selección
de las mismas a de los independientes disponibles (como los
registros de ventas, entregas, envíos o registros
puntuales de inventario) y
compararlos posteriormente con los registros de cobros.
Deberían verificarse los demás cobros verificarse
los demás cobros (otros que no sean los cobros
correspondientes a cuentas a cobrar y a ventas al contado)
efectuando una selección
a partir de cualquier fuente de información independiente disponible y
comparándolos con los registros de cobros o con las
cuentas relacionadas.
Debería verificarse la preparación de
registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las
cantidades de los registros iniciales hasta los
finales.
Deberían verificarse también las sumas y
anotaciones de los asientos correspondientes a los
cobros.
Desembolsos
Se deben verificar los asientos en los registros
iniciales de desembolsos comparando las cantidades y otros
detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si
tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados
múltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados
cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados
directamente para su depósito en un banco).
Deben verificarse también los asientos en los
registros iniciales de desembolsos mediante un examen de los
documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido examinados
como parte de la auditoria de compras y cuentas
a pagar. El examen de documentos justificativos debería
comprobar la existencia de las pertinentes aprobaciones y de la
propiedad de
los pagos y distribuciones de cuentas.
Debe verificarse la preparación de los rasgos
intermedio y final de desembolsos, efectuando un seguimiento de
las cantidades desde los registros finales hasta los
iniciales.
Deben verificarse los totales y las anotaciones de los
registros de desembolsos.
Saldos de caja y bancos
La consideración de los procedimientos de;
auditoría sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones
como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, así
como de qué forma se ha de hacer.
Los saldos de caja y bancos suelen incluir un
número de fondos de explotación, y a veces cuentas
en bancos con saldos registrados relativamente pequeños.
Tanto los auditores independientes como los otros deben
considerar la importancia de tales saldos en relación con
su respectivo papel y los objetivos de auditoría para
determinar si requieren auditarse y con qué frecuencia se
ha de efectuar.
Para el auditor independiente es preferible auditar los
saldos importantes registrados, disponibles o en depósito,
en una fecha tan cercana a la del balance de situación
como sea posible, según las circunstancias, aunque en la
mayoría de los casos coincide realmente con la fecha del
balance de situación. Para los auditores internos y otros
auditores la fecha de auditar los saldos de caja y bancos puede
tener un importancia menor. En cualquier caso, debería
efectuarse un examen simultáneo o procedimientos
equivalentes, como ya se ha explicado, a las cuentas en las que
podría darse un encubrimiento de una deficiencia
importante mediante sustitución. De forma similar,
debería efectuarse un examen simultáneo o aplicarse
un procedimiento similar en la auditoría de valores
bursátiles, cuentas a cobrar u otras cuentes de las que
pudieran obtenerse fondos para la sustitución en los
saldos de caja y bancos.
Los restantes párrafos de esta sección
describen de forma general los procedimientos de auditoria que se
han de aplicar a los saldos seleccionados, suponiendo que se
efectúe un examen simultáneo si este es necesario,
según las circunstancias.
Debe efectuarse un recuento y listado de los
depósitos, cheques, comprobantes, etc., que afecten a los
fondos fijos o a otros fondos de explotación o a cobros no
depositados, según sea necesario para una investigación posterior.
Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se
hayan especificado como cobros no depositados hasta los asientos
de los registros iniciales de cobros, tal y como se encuentren en
la fecha y momento del recuento.
Debería comprobarse la propiedad de
los cheques cobrados y, si es necesario, deberían
depositarse en el banco o ser aprobados por una persona
responsable que no sea el encargado de custodiar los
fondos.
Debería efectuarse un seguimiento de los cheques
cargados a otras cuentas bancarias de la organización,
relacionándolos con los registros de desembolsos
correspondientes o, en el caso de un examen simultáneo,
con la lista asociada de cheques pendientes.
Deberían examinarse los comprobantes de anticipos
o gastos y
cualquier otro documento incluido en el recuento de efectivo para
comprobar si cuentan con la aprobación que se haya
considerado necesaria en las circunstancias presentes. Si tales
partidas representan una cantidad significativa, podría
ser necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al
período de auditoría.
El auditor debe verificar independientemente las
conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de
los saldos por parte de los bancos. Estas confirmaciones, aunque
no constituyen una parte integral sin la auditoria de los saldos
de Bancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como las
obligaciones
directas y de contingencia, el colateral retenido, la fianza y
otras relaciones con los bancos.
Se debe hacer una comparación de los
depósitos reflejados en los estados bancarios con los
cobros registrados durante un período suficiente, previo a
la conciliación, para permitir que los cheques y
transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen
a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la
conciliación.
Deben cuadrarse los depósitos en tránsito
mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados antes
de la fecha de conciliación y deben referenciarse a los
abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.
El auditor debe obtener directamente de los bancos los
extractos bancarios y cheques pagados durante un período
razonable después de la fecha de la conciliación.
Deben examinarse los números y fechas de cheques y las
fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para
determinar cuáles fueron examinados antes de la fecha de
la conciliación y entonces comprobarlos. con la lista de
cheques pendientes de la conciliación.
Cualquier otra partida en conciliación debe
considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar
íntegramente.
Desgloses
La clasificación de caja y bancos en el balance
de situación incluye normalmente depósitos
bancarios y cheques no depositados, libretas de ahorro,
certificados de depósito y depósitos a la vista.
Las partidas de libretas de ahorro y certificados de
depósito deberían presentarse por separado, a no
ser que las cantidades sean insignificativas, y los descubiertos
bancarios deben incluirse como una partida de pasivo en lugar de
deducir al activo. Además, debe hacerse distinción
entre el efectivo disponible. para operaciones generales y el
destinado a fines especiales.
Donde exista un acuerdo entre el banco y el cliente para
mantener un saldo mínimo determinado, debería
separarse este saldo restringido y describirse en una nota a los
estados financieros.
A esto se le denomina saldo de compensación y la
información referente al mismo debería tenerse
mediante confirmaciones por parte del banco, lectura de las
actas y examen del acuerdo sobre préstamos entre el banco
y el cliente.
Controles administrativos
Los controles administrativos, tal y come se definen en
las Declaraciones de Normas de
Auditoría, Sección AU 320.27, incluyen, aunque no
están limitados, al organigrama y a
los procedimientos y registros relacionados con los procesos de
decisión que llevan a la autorización de las
operaciones por parte de la dirección. Tal
autorización constituye una función de
dirección asociada directamente con la responsabilidad de consecución de los
objetivos de la organización y constituye el punto de
partida para establecer el control contable de las
operaciones.
El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los
controles administrativos, ya que están relacionados de
forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria
su evaluación. Sin embargo, si el auditor
independiente cree que ciertos controles administrativos "pudiera
tener una influencia importante sobre la fiabilidad de los
registros financieros", debería plantearse la evaluación
de los mismos.
Areas de control administrativo
En relación con la función de dar fe, el
auditor independiente se ocupará más de los
aspectos financieros de la empresa. Sin
embargo, cuando lleve a cabo servicios para
la dirección se ocupará generalmente de los
aspectos operacionales, de forma similar al auditor
interno.
A continuación se presentan ilustraciones de los
controles administrativos sobre cada y bancos:
Proyecciones de necesidades en efectivo. Uno de los
controles administrativos más importante sobre caja y
bancos es la proyección de necesidades de efectivo
correspondiente a cobros y desembolsos. Muchas empresas han
podido mantener constantes las necesidades de efectivo,
frecuentemente con aumentos del volumen de
ventas, gracias a una planificación meticulosa del mismo. El
auditor puede revisar los datos
fundamentales y las estimaciones de deficiencias o excesos. Debe
sugerir un cambio en la oportunidad de los cobras y desembolsos
para reducir las necesidades de efectivo.
Evaluación de los riesgos. Aunque
en general es conveniente mantener unos controles estrictos, a
veces el control es demasiado costoso debido al riesgo. En lugar
de mantener el control continuo, podría ser más
razonable ampliar el trabajo de
auditoria. En una oficina
pequeña puede resultar difícil lograr una
separación de responsabilidades óptima y
podría ser necesario realizar trabajos de auditoria
adicionales. Sin embargo, normalmente se pueden separar ciertas
funciones importantes, como el firmado cheques y la
conciliación de cuentas bancarias
Eficacia de procedimiento. El auditor, al efectuar la
revisión de caja y bancos, debe estudiar la eficacia de
los procedimientos. Con frecuencia pueden modernizarse los
procedimientos y se puede reducir el costo, siendo
efectivos todavía para los posibles riesgos. Por
ejemplo, un aumento de la eficacia en el proceso de las remesas
contribuirá a acelerar los depósitos bancarios. El
auditor puede investigar si es necesario llevar a cabo una
verificación de las facturas cuyo importe sea
pequeño. El costo suele
superar al posible ahorro. Para mantener un control estricto, las
empresas que cuenten con numerosas instalaciones y filiales
podrían efectuar todos los pagos en la oficina
principal, incluso cuando se trate de facturas de poca monta. El
procesamiento y preparativos comerciales extraordinarios pueden
resultar costosos. El auditor puede revisar la operación y
sugerir un costo mínimo para las facturas que se
envíen a la oficina principal. Se ha mostrado que con tal
mínimo de número de pagos puede quedar reducido en
un 33 % y la oficina principal todavía controla el 98 %
del importe de los pagos.
Confección de diagramas de
flujo. Una técnica analítica que emplean los
auditores frecuentemente es la confección de diagramas de
flujo. Resulta especialmente inútil en la revisión
de los controles internos existentes sobre los cobros y
desembolsos. Resulta útil para representar las relaciones
dentro de la empresa en forma
de organigrama. Se
trata también de una técnica básica de
auditoría por ordenador.
Utilización de los fondos. El auditor
debería conocer qué fondos no se utilizan. Por
ejemplo, en una empresa con
una cierta cantidad de instalaciones y filiales podría
existir una cantidad sustanciosa en exceso en varias de las
filiales. El auditor puede efectuar un cómputo de los
desembolsos medios y
determinar el número de semanas para las que se
habría de disponer de efectivo en la filial concreta,
donde pueda comprobarse que el fondo disponible es excesivo.
Podría compararse el costo de mantener un saldo
equivalente a la cantidad neta de nómina
en la bancaria de nómina con el que supone el enviar
telegráficamente los fondos el mismo día en que
tiene lugar el pago. Algunos fondos especiales restrictivos, como
los fondos entregados en derecho a terceros quizá no
produzcan intereses. El auditor debería revisar los
documentos pertinentes para asegurarse de que la cantidad
íntegra retenida es actualmente necesaria. Quizá se
hayan producido cambios que justifiquen una reducción de
los fondos.
Aceleración del flujo de entrada de efectivo. La
aceleración del flujo de entrada de efectivo o ingresos en
metálico equivale a un aumento de la cantidad total de
éste. Por lo tanto, el auditor debería conocer el
método mediante el cual puede acelerarse dicho flujo. Por
ejemplo, si se emplea un buzón con llave para las remesas,
puede reducirse notablemente la cantidad "pendiente de pago",
especialmente si la oficina central está situada en una
ciudad y se dispone de un buzón con llave en otra. Otra
forma para acelerar el flujo de efectivo
es exigir a los clientes una facturación inmediata. Como
parte de este procedimiento, el auditor puede determinar que
todas las facturaciones se efectúan el día
siguiente después de su envío. Los métodos
de reducción de los niveles de inventario y
niveles de cuentas a cobrar permiten acelerar también el
flujo de entrada de efectivo.
Desaceleración del flujo de salida de efectivo.
La cantidad de efectivo disponible puede maximizarse
desacelerando el flujo de salida del mismo. los pagos a los
vendedores pueden efectuarse el último día del
periodo de descuento. El auditor puede determinar el periodo de
máximo número cobros y sugerir a los vendedores que
establezcan las fechas de pago coincidiendo con
él.
Distribución de fondos. El audito puede presentar
un cambio en la distribución de las cuentas bancarias
después de revisar los diversos gastos de
servicio. Por
ejemplo, si se mantiene una cuenta de nómina en un banco y
el fondo rotativo en otra, puede efectuarse un cargo de servicio a la
cuenta nómina sin que produzca un interés en
el saldo del fondo rotativo. Si ambas cuentas se mantienen en el
mismo banco, puede existir una compensación y no
efectuarse ningún cargo de servicio bancario.
Objetivos de los auditores en el examen de la
caja.
En el examen de la caja, los objetivos principales de la
auditoria son:
· Estudiar y evaluar los controles internos sobre
las transacciones en efectivo.
· Determinar que la caja se presente
razonablemente en los estados financieros del cliente.
Las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja
indica el grado en que los controles usados a tal
propósito realmente funcionan en la práctica. Los
resultados de estas pruebas proporcionan a los auditores las
bases para evaluar la validez de las transacciones registradas
por caja, la validez de los métodos usados en el manejo y
registro del efectivo y la credibilidad general de los registros
contables.
El segundo objetivo el de determinar lo razonablemente
que se presenta la caja como parte de la posición
financiera global del cliente es relativamente simple, porque la
caja, a diferencia de otros activos,
virtualmente no presenta problemas de
valuación, Para justificar la cantidad de caja que se
menciona en el balance
general, los auditores llevarán a cabo las pruebas
sustancias necesarias, tales como la de confirmación de
las cantidades en depósito, comunicándose
directamente con los bancos y contando la existencia en efectivo
en la caja.
¿Cuánto tiempo dedicar a la auditoria de
caja?
Los auditores ciertamente dedican una proporción
bastante más grande de horas de auditoria a la caja de lo
que se justifica por el importe relativo del efectivo que se
presenta en el balance
general.
Se invierte un tiempo considerable de auditoria en
problemas de
valorización en el trabajo
sobre inventarios y
cuentas por
cobrar.
Otra razón que contribuye a una extensa auditoria
de la caja es que el efectivo es el activo más
líquido y ofrece la tentación más grande
para el robo, el desfalco, y la malversación. El riesgo
relativo es alto para los activos líquidos y los auditores
tratan de hacer frente a las situaciones de alto riesgo con una
investigación más detallada. En
algunos trabajos de auditoria, el cliente puede tener razones
específicas para sospechar de la existencia de fraudes de
los empleados, y puede pedir a los auditores que pongan
interés en el examen de las transacciones por
caja.
Control interno de las transacciones por
caja.
El departamento financiero, bajo la dirección de
un tesorero, es generalmente responsable de la mayoría de
las funciones que se relacionan con el manejo de la caja, Estas
funciones incluyen; aprobación de crédito, manejo y depósito de
ingresos a caja; firma de cheques, inversión del dinero ocioso:
y custodia del efectivo, los valores
cotizados y otros activos negociables. Además, el
departamento financiero participa activamente en el proceso de
pronosticar los requerimiento de efectivo, y hace arreglos de
financiamiento
a corto y largo plazo.
Los auditores independientes pueden sugerir cambios en
los procedimientos operativos que reforzarán los controles
sobre los ingresos a caja y los desembolsos de efectivo, sin
incurrir en costos
adicionales de operación.
Estas reglas universales para lograr el control interno
sobre el efectivo pueden resumir como sigue:
1. No permita que un mismo empleado maneje una
transacción desde el principio hasta el fin.
2. Separe el manejo de la caja del registro
contable.
3. Centralice el recibo de dinero tanto
como sea posible.
4. Registre inmediatamente los ingresos a
caja.
5. Aliente a los clientes a que pidan recibos, y vigile
los totales de registro de caja.
6. Deposite intactos todos los días los ingresos
a caja.
7. Haga todos los pagos con cheques, con
excepción de los gastos por caja chica.
8. Haga que las conciliaciones de las cuentas de bancos
las realicen empleados que no sean responsables de la
expedición de cheques o la custodia de
efectivo.
Si la política de la
compañía permite el pago de los gastos utilizando
los ingresos en efectivo, se ocultan más fácilmente
los desembolsos ficticios y la exageración de los pagos
reales que cuando las obligaciones se pagan con cheques
después de una comprobación adecuada. Cualquier
retraso en el depósito de cheques aumenta el riesgo de que
éstos resulten incobrables. Más aún, los
ingresos no depositados representan fondos ociosos, los que no
son un activo que produzca rendimientos.
Control interno sobre ventas en efectivo
El control sobre las ventas en efectivo es más
fuerte cuando dos o más empleados (generalmente un
empleado de ventas y un cajero) participan en cada
transacción con un cliente.
Generalmente los teatros tienen un cajero que vende
boletos prenumerados que recoge un portero cuando se admite a los
clientes. Si los boletos o las fichas de
venta
están numerados en serie y se responde por todos los
números, esta separación de responsabilidad en la transacción es un
medio efectivo para evitar el fraude.
Control interno sobre los cobros al cliente
En muchos negocios
fabriles de ventas al mayoreo, los ingresos pro caja consisten
principalmente en cheques que se reciben por correo. Esta
situación ofrece poca oportunidad para el desfalco, menos
que al empleado se le permita recibir y depositar estos cheques y
además registrar los créditos a las cuentas de los clientes. En
supuesto, los controles que realmente se usan variarán de
un cliente a otro.
Control interno sobre los desembolsos en
efectivo.
Para presentar el problema en términos positivos,
todos los pagos deberán hacerse por medio de cheques,
excepto los pagos por partidas menores que se hacen con fondos de
caja chica. Aun cuando la emisión de cheques es en cierto
modo más costosa que el pago en efectivo, la ventaja que
se tiene por el uso de cheques generalmente justifica el gasto
implicado. La ventaja principal es obtener un recibo del
beneficiario en la forma de un endoso en el cheque. Otras
ventajas incluyen:
· La centralización de la facultad de pagar en
manos de pocos funcionarios designados, únicamente las
personas autorizadas para firmar cheques.
· Un registro permanente de
desembolso.
· Una reducción en la cantidad de dinero
en efectivo en caja.
Aspectos de control de los fondos de caja
chica.
Un sistema de fondo
fijo de caja chica requiere que los cheques que se expidan
periódicamente para reponer el fondo estén de
acuerdo con la cantidad de desembolsos del fondo. En
consecuencia, el fondo fijo de caja chica permanece con un saldo
fijo.
Control Interno sobre las Sucursales.
Las compañías que operan sucursales en las
que los gerentes de sucursal no están sujetos a una
supervisión directa deben cuidar
especialmente el mantenimiento
de un fuerte control interno. Un dispositivo de protección
es la apertura de una cuenta de banco "en un solo sentido" en la
cual se depositan intactos los ingresos diarios por el gerente de la
sucursal. Sin embargo, el gerente de la
sucursal no está autorizado para escribir cheques con
cargo a esta cuenta; solamente la oficina matriz puede
hacer retiros, y al banco se le dan instrucciones de que
envíe los estados de cuenta y los cheques pagados
directamente a la oficina matriz. La
oficina matriz hace traspasos frecuentes de esta cuenta de banco
a su cuenta general, a fin de que el saldo de la cuenta de la
sucursal se conserve muy bajo.
Se logra un control aún mejor sobre los ingresos
de la sucursal, por el sistema de caja
con cerradura, en la que los clientes de la sucursal
envían sus remesas a una caja de oficina postal controlada
por el banco. El banco registra y procesa las remesas, e informa
periódicamente de los cobros a la oficina
matriz.
Puede llevarse una cuenta bancaria por separado operada
por el sistema de fondo fijo por la sucursal, para sus
desembolsos. A medida que esta cuenta se agota el gerente de la
sucursal envía una lista de los desembolsos a la oficina
matriz, con una solicitud para su reabastecimiento. La casa
matriz y no el gerente de la sucursal, es la que está
autorizada para hacer depósitos en esta cuenta. Los
estados de la cuenta del banco y los cheques pagados se
envían a la casa matriz para conciliación. Una
variación de este procedimiento para el control de los
desembolsos requiere que el gerente de la sucursal prepare cada
cheque por duplicado, para enviar inmediatamente la copia al
carbón a la oficina matriz. Los cheques están
numeradas en serie, y la oficina matriz toma en cuenta todos los
números de la serie.
El control interno y la computadora
El procedimiento de las transacciones en efectivo por
computadora
puede contribuir substancialmente a un fuerte control interno
sobre la caja. Como se comentó anteriormente, el control
sobre las ventas en efectivo puede reforzarse por el uso de
terminales de registro en línea. Los aviso de remesa, o
los listados en el cuarto de correo con los pagos de los clientes
pueden perforarse para procesarse por computadora.
Papeles de trabajo para la auditoría de la
caja
Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de
acatamiento de las transacciones por caja, y una
evaluación del control interno para la caja. Otros papeles
de trabajo para la caja incluyen una hoja de agrupamiento,
arqueos de caja, confirmaciones bancarias, confirmaciones de
saldos de compensación, conciliaciones bancarias, listas
de cheques en circulación, listas de cheques investigados,
las conclusiones escritas de los auditores respecto a la fuerza del
control interno, recomendaciones al cliente para mejorar el
control interno.
Programa de Auditoria para la Caja
· Estudio y evaluación del control interno
para la caja.
· Pruebas sustantivas de las transacciones y
saldos de caja.
4. Valores, Otras Inversiones y su
Rendimiento
Las empresas comerciales hacen inversiones en valores
por muy variadas razones. Y el efectivo que se requiere en los
períodos activos de las operaciones estaría ocioso
e improductivo si no estuviera invertido durante la
estación floja. La inversión temporal de dinero
ocioso en tipos selectos de valores cotizados es un elemento de
buena administración
financiera. Tales posesiones se ven como una reserva
secundaria de caja, susceptibles se ven como una reserva
secundaria de caja, susceptible de convertirse rápidamente
en efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa
de rendimiento modesta pero constante.
Objetivos de los auditores al examinar los
valores
En el examen de las inversiones en valores los auditores
tratan de determinar si existe un control interno adecuado sobre
los valores y
sobre el rendimiento de dichas inversiones. Otros objetivos
incluyen el determinar que los valores realmente existen y que
son propiedad del cliente, que están valorizados
razonablemente de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, y que están
adecuadamente clasificados en el balance general.
El control interno sobre los valores
En virtud de que la mayoría de los valores son
fácilmente negociables el problema de la protección
física
tiene una importancia similiar a la salvaguarda de la caja y de
las cuentas por cobrar. La revisión del control interno
por parte de los auditores indicará el grado y la
dirección del trabajo de auditoría que se requiera
en un trabajo en particular.
1. Separación de obligaciones entre el ejecutivo
que autoriza la compra y la venta de valores,
el encargado de la custodia de los valores, y la persona que
lleve el registro de las inversiones.
2. Registros complejos y detallados de todos los valores
que se poseen, y el rendimiento respectivo en intereses y
dividendos.
3. Autorización de todas las transacciones de
compra y venta por funcionario responsables.
4. Registro de los valores a nombre de la
compañía.
5. Inspección física periódica de
valores por un auditor interno o un funcionario que no tenga
responsabilidad en cuanto a la autorización, custodia o
registro contable de las inversiones.
Papeles de trabajo de la auditoria para
valores
Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los
valores porque una sola cuenta de mayor, apoyada por registros
auxiliares, es generalmente suficiente para cada
clasificación de valores en el balance general.
Programa de auditoria para valores
Los procedimientos más apropiados para una
auditoria en particular dependen de los estudios de los auditores
y de la evaluación del control interno sobre los valores,
así como sobre otros aspectos del trabajo. Por ejemplo, si
el compromiso incluye la preparación de la
declaración del impuesto del
cliente, se tendrán que reunir ciertos informes
relativos a las transacciones con valores que para los
propósitos de la auditoria pueden no ser
esenciales.
Otras Inversiones.
Un Certificado de depósito de un banco es un
recibo que da un banco por un depósito de fondos durante
un tiempo específico, Generalmente los certificados de
depósito son negociables, y ganan una tasa de
interés mayor que las cuentas de ahorro bancarias
comunes.
Si el cliente tiene un certificado en exceso de la
cantidad asegurada, emitido por un banco que tiene problemas
financieros, los auditores deben considerar la posible necesidad
de una reserva por pérdida en el certificado.
El término papel comercial describe los
pagarés no asegurados emitidos por sociedades por
período generalmente menores de un año. Los
auditores deberán inspeccionar los papeles comerciales del
cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores
deberán inspeccionar los papeles comerciales del cliente y
confirmarlos con los emisores. Si los auditores tienen alguna
duda respecto a la recuperabilidad del papel comercial,
deberán investigar situación financiera del
emisor.
Presentación de otras inversiones en el balance
general
Como se dijo en el Capítulo 11, certificados de
depósito que tienen importancia en cuanto a su cantidad se
presentan por separado en la sección del activo circulante
del balance general. El papel comercial también puede
presentarse como una cuenta de activo por separado, o puede
combinarse con la de valores cotizados que se incluyen como
activo circulante.
Certificado de Depósito: Un recibo emitido por un
banco por un depósito de fondos durante un tiempo
específico.
Papel Comercial: Pagarés a corto plazo no
garantizado emitidos por muchas de las grandes por período
de un año o menos.
Solicitud de Confirmación: Valores Una carta preparada
por un cliente, dirigida a un corredor, banco u otro tenedor de
valores propiedad del cliente, solicitando al tenedor que
responda directamente a los auditores independientes
dándoles una información completa de los valores y
el propósito para el que los guarda.
Luego del anterior estudio se logró conocer entre
los aspectos más resaltantes que las distorsiones que se
suelen presentar pueden estar relacionadas con el momento del
registro de asientos legítimos o con el de los
incorrectos. Del análisis previos se desprende que los
procedimientos de control interno y de auditoría
relacionados con las operaciones de caja y bancos se ocupan de la
posibilidad de mantener unos registros de caja y bancos, mientras
que el control interno sobre los saldos se ocupa de determinar
que la cantidad real del efectivo disponible en caja y bancos se
ajusta a la registrada. Igualmente se expusieron las
posibilidades de perpetrar y encubrir las irregularidades que
afectan a los cobros, desembolsos, saldos de caja y bancos y a
los procedimientos de control interno asociados.
El análisis precedente de las posibilidades de
errores e irregularidades ha pretendido poner de manifiesto los
propósitos de los procedimientos de auditoría que
se cometieron y el análisis correspondiente de los
requisitos de control interno pretendía servir de
guía para conocer el grado de su
aplicación.
En cuanto a la Auditoría de valores y
títulos negociables se observó que la
administración también puede decidir conservar
algunas inversiones en valores cotizados sobre una base
semipermanente. El tiempo que se retienen estas inversiones puede
quedar determinado por la tendencia de los mercados de
valores y por la situación del impuesto sobre la
renta de la compañía, así como por las
necesidades del Efectivo. Las inversiones en valores pueden
efectuarse también con el propósito de conservar el
control o la influencia sobre compañías
afiliadas.
Aún cuando la inversión en acciones
comunes es el medio básico para conservar el control sobre
las subsidiarias, los auditores encuentran a encuentran a menudo
que se conceden créditos entre las compañías
afiliadas por medio de la adquisición de bonos o
pagarés.
- Auditoria
- Tomo II
- Control Interno
- Áreas Específicas de
Implantación - Procedimientos y Control
- Edición 1997
- Edición Especial para Cultural,
S.A. - Enciclopedia de la Auditoría
- Océano Centrum
- Principios de Auditoría
- Walter B. Meigs
- E. John Larsen y Robert F. Meigs
- 2da. Edición
Autor:
Suárez Galviz, Keyla
Edad: 27 años
T.S.U. en Contaduría
Estudiante de Postgrado en Gerencia
Tributaria
Cursos de: Auditoria Interna
Ajuste por Inflación
Gerencia, Mercadeo y
Finanzas
Impuesto sobre la Renta