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Auditoria




Enviado por skeyla



    Indice

    1.
    Introducción

    2. Generalidades

    3. Procedimientos de
    Auditoría

    4. Valores, Otras Inversiones y su
    Rendimiento

    5. Conclusiones

    6.
    Bibliografía

     

    1. Introducción

    El estudio que se hará a continuación
    tendrá como finalidad dar una visión más
    amplia y clara sobre los programas de
    auditoría, en este caso más
    especialmente sobre Efectivo, valores y
    títulos negociables. Iniciando por la auditoría de caja y Bancos, esto es,
    del examen de los cobros y desembolsos (operaciones en
    efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos
    de caja y bancos). Se
    observará que se ocupa fundamentalmente de los procedimientos de
    auditoría para la verificación de la
    adecuación y validez de las operaciones en
    efectivo y los saldos de caja y Banco
    resultantes. Excepto cuando sea necesario, no se estudiará
    el efecto de las operaciones en Efectivo sobre otras cuentas. En forma
    general se estará enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos
    provienen de las ventas, pero
    también se puede aplicar con carácter
    general a cualquier tipo de empresa,
    incluyendo aquellas sin ánimo de lucro.

    Igualmente, en el desarrollo de
    este objetivo se
    encontrarán la auditoría de valores, otras inversiones y
    su rendimiento del cual se podrá notar que es el grupo
    más importante de inversiones,
    desde el punto de vista del auditor consiste en acciones y
    bonos, porque
    se encuentran más frecuentemente, y generalmente son de
    valor
    monetario más grande que otras clases de inversiones. Los
    certificados de depósito bancario, el papel
    comercial emitido por las sociedades
    anónimas y el valor de
    rescate de las pólizas de seguros son otros
    tipos de inversión que a menudo se
    encuentra.

    Se espera que este trabajo cumpla con su finalidad de
    ampliar conocimientos en cuanto a la Auditoría,
    específicamente del Efectivo, valores y Títulos
    negociables.

     

    2. Generalidades

    Es importante conocer y comprender las siguientes
    cuentas de caja y
    bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de una a
    otra:

    1. Cuenta General de Efectivo: Es la cuenta bancaria en
    la mayoría de las organizaciones a
    través depósitos y desembolsos para todas las
    demás cuentas de bancos se suelen efectuar a través
    de la cuenta general.

    2. Cuenta Bancaria de Fondo Fijo: En muchas empresas, se
    mantiene una cuenta de nómina
    con un saldo fijo como, por ejemplo, Bs. 500.000,00 en una cuenta
    bancaria separada. Los únicos depósitos que se
    efectúan en esta cuenta son el importe líquido a
    percibir por los empleados, de forma periódica, y los
    únicos desembolsos son los cheques de
    pago, a los mismos. Una cuenta fija puede mejorar los controles
    internos y reducir también el tiempo necesario
    para conciliar las cuentas bancarias.

    3. Fondo fijo de caja chica: Es un fondo disponible en
    efectivo que se emplea para compras de poco
    valor que se pagan con mayor eficacia y
    comodidad al contado que mediante cheque.
    Normalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una
    cantidad mínima, por ejemplo de Bs.25.000,00 que se
    reembolsa periódicamente.

    Objetivos del Auditor.

    Los objetivos del
    auditor variarán dependiendo de su papel y de la
    finalidad del examen, el auditor ajustará el alcance de
    las transacciones de las que él se ocupará
    personalmente. También se establecerán los procedimientos
    específicos de auditoria y la profundidad y oportunidad de
    su aplicación.

    El objetivo del
    auditor independiente que efectúa una auditoria de caja y
    bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las
    operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y
    válidos. Esto deberá ser consistente con el
    objetivo global del examen, esto es, la emisión de su
    opinión sobre los estados
    financieros. El auditor debe obtener la evidencia suficiente
    como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como
    aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente
    todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo
    disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que
    los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta
    entre cobros y desembolsos. El efectivo debe aparecer debidamente
    clasificado en los estados
    financieros y debe informarse suficientemente de los fondos
    retenidos o comprometidos y del efectivo no disponible para su
    reintegro (depósitos permanentes, certificados de
    depósito a largo plazo, etc.).

    Un factor clave en el desarrollo de
    un programa
    eficaz de auditoria del efectivo consiste en establecer una
    correspondencia entre los procedimientos de auditoria propuestos
    y los objetivos que
    se espera obtener mediante ellos.

    El objetivo que persigue el auditor interno es
    determinar con un cierto grado de seguridad la
    adecuación y validez de dichas operaciones, lo que es
    consistente con su papel como pieza importante de los controles
    de dirección de una organización.

    El objetivo del auditor del gobierno
    serán determinar con un cierto grado de seguridad la
    adecuación y validez de las operaciones y cuentas de caja
    y bancos, manteniendo una coherencia con su papel, ya se trate de
    una agencia independiente o de una rama de dirección de una agencia.

    Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia
    fundamentalmente la adecuación y validez de las
    operaciones y saldos. Puesto que la adecuación y validez
    de estos elementos describe la situación que se produce
    cuando no existen errores o irregularidades, puede decirse que la
    auditoria de caja y bancos se ocupa fundamentalmente de los
    posibles errores e irregularidades. Por lo tanto,
    resultaría útil su posible clasificación a
    la hora de considerar las posibilidades de control
    interno y los procedimientos de auditoria.

    Los errores considera que se producen sin
    intención, mientras que las irregularidades se producen
    intencionadamente. Puesto que es más difícil
    prevenir o detectar las irregularidades que los errores, la
    consideración del control interno y
    de los procedimientos de auditoria para determinar que posibles
    irregularidades pueden producirse afecta también a los
    errores.

    Las posibles irregularidades que afectan a las
    operaciones de caja y bancos y a sus saldos pueden clasificarse,
    desde el punto de vista de su ejecución, de la siguiente
    forma:

    Desfalcos:

    · Interceptación: efectuar cobros antes de
    que éstos se registran (por ejemplo, ventas al
    contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados).

    · Sustracciones hacerse con una cantidad en
    efectivo después de haberla registrado (por ejemplo,
    apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no
    depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias).

    · Desviaciones hace que un desembolso que en
    principio es legítimo se desvíe de su destino
    correspondiente.

    Distorsiones: modificación de los estados
    financieros sin obtener ningún activo.

    Las irregularidades en las operaciones de caja y bancos
    y en sus saldos pueden clasificarse también según
    las posibilidades de encubrimiento y la situación
    resultante de los registros
    correspondientes, de la siguiente forma:

    Descubiertas o abiertas: Los recuentos o conciliaciones
    son inferiores a las cifras registradas.

    Encubiertas:

    · Temporales: los recuentos o conciliaciones han
    sido sobrevalorados para hacer que coincidan con las cifras
    registradas.

    · Permanentes: las cantidades no se han
    registrado o se han reducido una vez registradas.

    El encubrimiento "temporal " y "permanente", se refiere
    a la frecuencia de la acción necesaria para intentar
    llevar a cabo el encubrimiento. Para que se dé un
    encubrimiento permanente, es necesario una acción
    única, mientras que para que se dé el encubrimiento
    temporal se ha de repetir cada vez que se lleve a cabo la
    conciliación de las cuentas bancarias u otro tipo de
    conciliación entre las cifras registradas y los activos
    reales.

    Las interceptaciones dan como resultado un encubrimiento
    permanente en lo que a operaciones de caja y bancos y sus saldos
    se refiere, ya que no se registran las cantidades percibidas, Si
    los efectivos no registrados fueron recibidos como un pago por
    algún otro activo por el cual la contabilidad
    fue previamente bien registrada, la interceptación resulta
    en un déficit de la otra cuenta de activo, la que a su vez
    puede volver a mostrar o a esconder la situación
    anteriormente mencionada. Un ejemplo común de esta
    situación es la interceptación y subsiguiente
    encubrimiento en cadena de recaudación sobre cuentas por
    cobrar. Si el efectivo no registrado corresponde a ventas y
    otros ingresos para los
    cuales no hubo registro de
    contabilidad,
    el encubrimiento permanente conlleva a una infravaloración
    de tales cuentas de ingresos o beneficios.

    Las sustracciones implican una disposición
    indebida de una cantidad que ha sido registrada. Esta
    disposición puede registrarse o no. Si no se hace,
    aparecerá una deficiencia, que podrá mantenerse
    descubierta o encubierta temporalmente mediante una
    sobrevaloración en los recuentos de efectivo o en las
    conciliaciones de las cuentas bancarias. Si se registra la
    disposición de la cantidad, ésta será
    reducida y existirá un encubrimiento permanente. El
    registro puede
    llevarse a cabo directamente, mediante un asiento que aparente o
    dé a entender un desembolso correcto , o indirectamente,
    reduciendo la cantidad registrada mediante la
    falsificación de los registros
    totales, anotaciones o saldos correspondientes.

    Las desviaciones dan como resultado un encubrimiento
    permanente en lo que al registro de las operaciones de caja y
    bancos se refiere, ya que se registra el desembolso. Sin embargo,
    dan como resultado una infravaloración del pasivo que
    puede ser abierta o temporalmente encubierta.

    El estudio del control
    interno de los saldos de caja y bancos y de sus operaciones
    se centrar en el tratamiento y custodia de los fondos (incluyendo
    los reintegros o egresos de cuentas bancarias),
    preparación, sumas y subtotales y anotación de
    asientos y de los controles ejercidos sobre todas estas funciones
    mediante una observación, comprobación o
    verificación independientes.

    El estudio preliminar del control interno
    debe incluir una examen meticuloso con los empleados responsables
    y una referencia a los organigramas,
    manuales de
    procedimientos, hojas de especificaciones de trabajo y fuentes
    similares de información. El estudio podría
    incluir la inspección de documentos,
    observación de procedimientos y pasos
    similares y de esta forma, en cierta medida, cualquier resultado
    obtenido en las pruebas de
    auditoria llevadas a cabo durante el estudio preliminar, sin
    embargo, no siempre es éste el caso y pueden hacerse las
    pruebas de
    auditoria totalmente aparte del estudio preliminar del control
    interno.

    El estudio preliminar debería reflejar el mejor
    juicio hecho por el auditor de la eficacia
    potencial de estos procedimientos y, en consecuencia, este
    debería estudiar el posible efecto de cualquier aparente
    falta de agudeza mental, competencia,
    independencia
    o integridad de los empleados y el posible efecto de cualquier
    cambio de los
    procedimientos o funciones,
    incluyendo los cambios temporales durante las horas de las
    comidas, vacaciones, períodos de enfermedad y
    circunstancias similares.

    Debe considerarse también la situación
    financiera y otros aspectos de la
    organización. En una organización
    próspera de crecimiento rápido, puede que la
    dirección no estime necesario o no tenga capacidad para
    ampliar la planilla con el de satisfacer las exigencias cada vez
    más fuertes a que se somete a sus empleados. Una
    organización en una situación financiera menos
    sólida podría ser tentada por falsos métodos de
    ahorro de
    costos eliminando
    o simplificando los controles fundamentales.

    Los controles internos sobre las operaciones de caja y
    bancos y sus saldos deben evaluarse según su potencial
    para prevenir o detectar los posibles errores o
    irregularidades.

    Registros y Funciones

    Los "registros iniciales" son los primeros preparados
    por la
    organización o sus agentes que se utilizan
    directamente o, mediante registros intermedios, que constituyen
    la base de un asiento en el Mayor General. Tales registros
    iniciales copias de documentos (como
    duplicaciones de cheques),
    cintas (como las cintas de caja registradora) u otras listas, Los
    "registros finales" son los asientos de Diario u otras fuentes que
    sirven de medios de
    anotación en el Mayor General. Los "registros intermedios"
    son todos los efectuados, en forma detallada y resumida, entre
    los registros respectivos se preparan manualmente o mediante
    ordenador.

    Estas distinciones son significativas por dos razones:
    Primero, los objetivos y requisitos de control interno difieren
    en cierto modo entre los registros iniciales y los posteriores.
    En segundo lugar, los procedimientos y la separación de
    responsabilidades pueden permitir un control satisfactorio sobre
    algunos de los registros, pero no sobre otros y deberían
    detectarse cualesquiera de estas diferencias al evaluar los
    controles y relacionarlos con los procedimientos de auditoria que
    se han de aplicar.

    Al estudiar la asignación de funciones a los
    empleados, es necesario incluir a todas personas que pueden
    modificar, insertar o suprimir datos en el
    proceso de
    realización de la función
    estudiada. Las personas que preparan o anotan los asientos
    deberían incluir no solamente a aquellos que registran los
    asientos directamente , sino también aquellos que lo hacen
    de forma indirecta preparando o manipulando tales documentos u
    otro material a partir del cual se obtengan los asientos. Entre
    las personas que preparan, calculan los totales o registran los
    asientos deberían incluirse a aquellas que

    programan u operan los ordenadores para estos fines.
    Entre las personas que preparan, calculan totales, registran
    asientos o tramitan cobros, cheques firmados o documentos
    deberían incluirse solo a aquellas que lo hacen en el
    curso normal de sus obligaciones y
    sus inmediatos superiores.

    Cobros

    Los cobros son susceptibles de errores no intencionados
    y de interceptación o sustracción. Indudablemente,
    no todo el que tramita cobros esta capacitado para cometer
    cualquier tipo de irregularidad, Esta posibilidad puede reducirse
    de forma diferente mediante los siguientes
    procedimientos;

    Recomendación a los clientes para que
    envíen todas las remesas, giros o letras de cambio
    directamente a un buzón cerrado bajo control del banco
    depositado.

    Envío de instrucciones a los bancos depositarios
    por escrito para que no efectúen el reintegro o egreso de
    ningún cheque a pagar
    a la organización.

    Endosado inmediato de todos los cheques recibidos.
    "Sólo para ingreso en cuentas" en los haberes de la
    organización.

    Depósito de los cobros diarios de forma intacta
    antes de que se pueda disponer de los del día
    siguiente.

    Aparte de los procedimientos anteriores u otros
    diseñados para impedir irregularidades, las restantes
    posibilidades de control interno del efectivo se centran
    necesariamente en la limitación de las posibilidades de
    encubrimiento. Esto a su vez, pretende básicamente crear y
    mantener los registros contables y comparar la cantidad real de
    efectivo disponible con la registrada a intervalos
    oportunos.

    Dado que las interceptaciones se refieren a cobros no
    registrados, el objetivo obvio del control interno sobre este
    riesgo es
    asegurar un registro inmediato de todos los cobros. El grado de
    viabilidad de este procedimiento
    depende de la naturaleza de los
    mismos y de una variedad de circunstancias; en consecuencia; en
    este capítulo se explican únicamente algunos
    conceptos generales y distinciones a este respecto.

    Donde la naturaleza de los
    cobros sea tal que su registro puede efectuarse
    prácticamente como un paso integral de la
    operación, este procedimiento
    representa el medio de control más directo contra las
    interceptaciones. Entre los ejemplos de este procedimiento se
    incluye el registro automático mediante dispositivos
    mecánicos cerrados con llave (como máquinas
    registradoras, molinetes, contadores, etc.) y la
    restricción física de acceso a
    las copias de impresos de cobro enviados directamente a los
    remitentes. El elemento común de control en estos ejemplos
    es que el registro se efectúa de forma simultánea
    al cobro y es observado por los remitentes.

    En el caso en que el remitente no pueda observar el
    registro, existe una posibilidad de emplear un segundo medio
    contra la interceptación que consiste en una
    participación mutua en la apertura del correo o vaciado de
    los buzones de cobro, o contenedores similares, que no producen
    un registro automático, así como del registro
    inicial de tales cobros.

    La tercera clase de control posible para impedir las
    interceptaciones depende de algún tipo de fuente
    independiente para determinar o estimar la contabilización
    de los cobros. Dentro de este tipo de control, existe una cierta
    gama de variaciones respecto a la puntualidad y
    eficacia.

    Un ejemplo de esta posibilidad es la
    determinación de los cobros que son competencia de
    los agentes de ventas o vendedores de billetes, mediante inventarios de
    productos
    frecuentes o de billetes no vencidos. Otro ejemplo lo constituye
    la preparación independiente y el control de los cheques o
    facturas de ventas minoristas, por parte del personal de
    ventas, para predeterminar las cantidades que ha de cobrar el
    cajero. En estos dos ejemplos, las posibilidades son similares a
    las anteriormente expuestas porque la contabilización de
    los cobros puede efectuarse para días o períodos
    concretos.

    Por el contrario, la contabilización de cobros de
    cuentas a cobrar registrados puede establecerse a partir de las
    tales registros, pero la contabilización diaria no es
    normalmente posible. En consecuencia, la eficacia de las cuentas
    a cobrar registradas como medio directo para establecer la
    contabilización de los cobros correspondientes se centra
    fundamentalmente en la posibilidad de encubrir las
    interceptaciones mediante la "manipulación de la cuenta de
    clientes" o
    mediante el abono de la misma por asientos que no constituyan
    partidas de efectivo.

    En donde tenga lugar una "manipulación de la
    cuenta de clientes", se efectuará posteriormente un abono
    en las cuentas de aquellos clientes cuyas remesas hayan sido
    interceptados, mediante los cobros registrados a otros clientes.
    Esto da como resultado una especie de encubrimiento temporal, ya
    que la cantidad acumulada en tales interceptaciones en un momento
    dado, está representada por los errores en los saldos de
    las cuentas de uno o más clientes. El requisito más
    obvio para impedir la manipulación de los abonos en
    concepto de
    cobros de clientes es la separación de las funciones de
    manipulación del cobro antes del registro inicial y de
    anotación de los abonos en las cuentas de
    cobrar.

    Los abonos indebidos no efectivos en las cuentas de
    clientes con el fin de lograr un encubrimiento permanente de las
    interceptaciones pueden registrarse mediante asientos de cobros
    en concepto de
    descuentos u otras deducciones concebidas a los clientes, o
    mediante otros asientos como previsiones o cancelaciones de
    saldos por parte de la empresa. En
    cualquier caso, el requisito más obvio de control es
    exigir la aprobación de los abonos por personas que no
    manipulan los cobros antes de su registro inicial.

    Entre las ilustraciones adicionales de fuentes
    independientes que puedan justificar la contabilización en
    cobros se incluye una gran variedad de ratios y coeficientes o
    índices de resultados como las proyecciones de
    disponibilidades, volumen de
    ventas, ratio de beneficios brutos y la rotación de las
    cuentas a cobrar; contrates de alquiler, de explotación u
    otro tipo de contratos; los
    informes sobre
    equipos o eliminación de desperdicios; el interés
    fijado o los dividendos de valores bursátiles; los
    registros de afiliación a clubs u organizaciones
    similares; y los registros de asistencia o inscripción en
    las reuniones. Los requisitos de control interno y eficacia
    respecto a éstos y otras fuentes de
    información varia ampliamente según las
    circunstancias del caso concreto y,
    per lo tanto, en este capítulo no se incluye una exposición
    adicional.

    Dado que las sustracciones de cobros se producen con
    posterioridad al registro inicial, cualquier persona que
    tramite los cobros posteriormente podrá cometer este tipo
    de irregularidad. Los procedimientos mencionados anteriormente
    constituyen unos impedimentos para la realización de
    sustracciones, así come de interceptaciones.

    A no ser que se lleve a cabo un encubrimiento permanente
    de las sustracciones mediante una reducción de las
    cantidades registradas, la deficiencia de efectivo será
    descubierta o bien encubierta temporalmente mediante la
    falsificación de los recuentos de efectivo o de las
    conciliaciones de cuentas bancarias. Los procedimientos para
    controlar estas dos últimas posibilidades se exponen en la
    sección referente a los saldos de caja y
    bancos.

    La reducción de las cantidades registradas en
    concepto de cobros puede llevarse a cabo falsificando la suma de
    los registros iniciales de cobros o la preparación,
    determinación de totales o anotación de los
    registros intermedios o finales de cobros o en el cálculo de
    los saldos de cuentas de caja o bancos del Mayor General.
    Deberían estudiarse otras posibilidades de
    reducción indebida de las cantidades registradas mediante
    asientos de Diario u otros asientos en tales cuentas pero las
    primeras quedan fuera del alcance de este capitulo. Un método
    para impedir la falsificación en cualquier etapa del
    proceso de
    resumen, que se ha descrito anteriormente, es asignar esta
    función
    a personas que no admitan cobros después de su registro
    inicial. Otro método
    consiste en exigir que los registros iniciales que no sean
    susceptibles de manipulación sean comparados en su
    totalidad con los depósitos diarios en las cuentas
    bancarias por alguna persona que no
    manipule los cobros registrados. Si se depositan de forma intacta
    los inicialmente registrados de forma puntual, podrá
    tenerse la seguridad de que no se ha producido ninguna
    sustracción.

    Desembolsos

    Las sustracciones mediante desembolsos las puede cometer
    cualquier persona que pueda extender cheques o solicitar
    efectivo. Puesto que generalmente se aplican las mismas
    consideraciones de control interno a ambos tipos de desembolsos y
    normalmente éstos últimos suelen representar una
    cantidad menor, la exposición
    en esta sección se centrará en los desembolsos
    mediante cheques.

    Entre las personas que se consideran responsables para
    extender cheques por si mismas debería incluirse a los
    firmantes de cheques con una sola firma, los firmantes de cheques
    con dos firmas si los documentos justificativos no son examinados
    por ambas partes y a otras que sean delegadas para extender
    cheques sin la aprobación de ninguna otra persona. Entre
    estos últimos debería incluirse a las personas que
    preparan cheques si los documentos justificativos no son
    examinados por, al menos, un firmante de los mismos, a las que se
    encargan de la custodia de los sellos de firma necesarios y a las
    que manipulan los equipos de firmado sin control independiente
    sobre el número y detalles de los cheques
    firmados.

    Se consideran procedimientos convenientes In
    restricción del acceso a cheques en blanco y la
    utilización de papel no falsificable para impedir la
    realización de sustracciones, aunque probablemente la
    eficacia de estos procedimientos es limitada.

    Los cheques irregulares pueden registrarse o no. Si
    tales cheques están registrados, se vera reflejado en la
    reducción necesaria de las cifras registradas y se
    producirá un encubrimiento

    En consecuencia, para protegerse contra este tipo de
    sustracción es necesario: 1) que nadie pueda extender
    cheques por sí solo; o 2) que alguien, que no esté
    capacitado para extender cheques por sí mismo, examine
    posteriormente los documentos justificativos. El primero de estos
    métodos
    pretende impedir la realización de tales sustracciones y
    el segundo su ocultación o encubrimiento.

    Las personas que manipulan cheques firmados están
    en situación de desviar un cheque legítimo de su
    debido destino y hacer uso propio del mismo. Esta irregularidad
    haría necesaria generalmente una alteración del
    librado, una falsificación del endosado del librado
    seguido de un endosado del falsificador, pero la experiencia
    indica que el
    conocimiento de estos hechos no impide la perpetración
    de los mismos.

    Dado que las desviaciones implican pagos destinados a
    proveedores
    legítimos, el resultado inmediato es una forma de
    encubrimiento temporal, ya que las cuentas a pagar
    superarán a las cifras correspondientes registradas y cabe
    esperar quejas por parte de los proveedores.
    En consecuencia, un encubrimiento permanente de las desviaciones
    requiere que el ejecutor o falsificador esté capacitado
    para efectuar los verdaderos pagos que se han de hacer al
    proveedor. De forma coincidente o dentro de un período
    razonable. Los pagos a los proveedores podrían hacerse
    mediante cheques duplicados, o posiblemente de fondos obtenidos
    por el ejecutor o falsificador mediante la obtención de la
    cantidad del cheque sobre valorado y el retenimiento del exceso.
    En este último caso, el exceso constituye una
    sustracción. Los cheques duplicados podrían estar
    justificados por copias de los documentos empleados para
    justificar los cheques desviados o mediante documentos no
    cancelados empleados para justificar otros cheques. El
    procedimiento más directo de control para impedir la
    perpetración de desviación es limitar la
    manipulación de cheques firmados a personas que nos
    participen en la preparación de recibos u otros
    documentos. Justificativos de los desembolsos. Entre los posibles
    controles para impedir el encubrimiento se incluye un examen de
    los cheques pagados para detectar evidencia de alteraciones o
    endosados irregulares y un examen de los documentos
    justificativos por parte de las personas que tengan funciones
    incompatibles.

    Saldos de caja y bancos

    Los objetivos del control interno sobre los saldos de
    caja y bancos son asegurarse de que la cantidad de efectivo real
    disponible: 1) coincide con la cifra registrada correspondiente a
    las operaciones efectuadas, y 2) es suficiente pero no excesivo
    para las necesidades de la organización. Este
    último objetivo es un aspecto de control
    administrativo que se expone más adelante en este
    mismo capítulo.

    La cantidad disponible coincidirá, por supuesto,
    con la registrada si no se han producido errores o
    irregularidades en el registro de las operaciones.
    Indudablemente, el primer requisito para determinar si existe tal
    coincidencia es la realización de recuentos de efectivo y
    conciliaciones de cuentas bancarias con carácter
    periódico. Este procedimiento, por si solo,
    debería ser suficiente para desvelar los errores
    existentes, pero no para descubrir la irregularidades. Pare
    detectarlas es necesario que los recuentos y conciliaciones sean
    efectuados: 1) por personas que no están capacitadas pera
    perpetrar sustracciones o desvíos, como se ha expuesto
    anteriormente, y 2) de tal forma que permitan detectar cualquier
    encubrimiento temporal.

    El encubrimiento temporal de deficiencias en los saldos
    de caja o bancos puede lograrse mediante: 1) la
    falsificación de los recuentos de efectivos o
    conciliaciones bancarias; 2) la inclusión de partidas no
    válidas en los recuentos de efectivo o depósitos
    bancarios; 3) la sustitución de partidas validas de otros
    fondos de la organización.

    "La falsificación de recuentos de efectivo o
    conciliaciones bancarias", tal y como se utiliza en este
    capitulo, se refiere a un listado erróneo de las partidas
    recontadas, de los saldos que aparecen en los libros o
    extractos bancarios, cheques pendientes de pago u otras partidas
    de conciliación o un cómputo erróneo de la
    suma de los recuentos o conciliaciones. La preparación de
    los mismos por personas independiente, como se ha mencionado
    anteriormente, es el método más directo de control
    de este tipo encubrimiento. Las dos posibilidades restantes
    corresponderían a acciones
    llevadas a cubo por los encargados de custodiar los fondos cuyo
    recuento o conciliación se está llevando a cabo, y
    por lo tanto, deberían tenerle en cuenta las personas que
    realizan estas funciones.

    "Las partidas no válidas" se refieren a cheques,
    comprobantes u otros documentos incorrectos o indebidamente
    incluidos en los recuentos de efectivo con el pretexto de
    mantenerlos para un depósito, cobro o reembolso
    posteriores, y a aquellos cheques indebidos que se han
    depositado, pero que cabe esperar que el banco los rechace. Los
    procedimientos para descubrir la inclusión de partidas no
    válidas en los recuentos de efectivo y conciliaciones
    bancarias incluyen el examen de los cheques, comprobantes o
    documentos similares incluidos en ellos, obteniendo una
    aprobación independiente de partidas cuestionables,
    depositando cheques bajo el control de la persona que
    efectúa el recuento e investigando los cheques depositados
    pero rechazados por los bancos, durante el período
    razonable con posterioridad al recuento de efectivo.

    "La sustitución de las partidas válidas"
    se refiere a la utilización de depósito bancarios o
    cheques obtenidos de otros fondos de la organización para
    ocultar una deficiencia en el fondo cucho recuento o
    conciliación se está llevando a cabo. Entre las
    fuentes a partir de las que puede efectuarse tal
    sustitución se encuentran los cobros no depositados,
    fondos de explotación y cuentas bancarias. Un ejemplo
    corriente de sustituciones consiste en la utilización de
    los cobros de un día o días posteriores para
    efectuar un depósito bancario exigido por los cobros
    registrados de un día anterior. Otro ejemplo consiste en
    el depósito de un cheque en una cuenta bancaria o el cobro
    del mismo a otra, lo que corrientemente se denomina "recambio".
    El principal procedimiento de control para evitar la
    sustitución de los recuentos de efectivo constituye el
    recuento simultáneo de todos los fondos a partir de los
    cuales sería factible efectuar la sustitución,
    considerando la custodia y ubicación de los fondos
    respectivos. En lo que respecta a los cobros no depositados,
    requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los
    cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras
    correspondientes a los cobros hasta el momento del recuento. La
    conciliación simultánea de todas las cuentas
    bancarias consiste también en un método de
    protección contra "recambio". Sin embargo, dado que este
    recambio también requiere un depósito no registrado
    en la cuenta bancaria a partir de la que se giró el
    chequeo sustituido, podría emplearse un procedimiento
    alternativo para evitar la sustitución que consiste en una
    comparación de los depósitos reales con los cobros
    registrados desde la fecha de la última
    conciliación de los demás cuentas
    bancarias.

    Además de los errores e irregularidades
    anteriormente expuestos, los saldos de caja y bancos son
    también susceptibles de una forma de distorsión
    denominada "retoque de cuentas". Como se ha indicado
    anteriormente, esta práctica no implica la existencia de
    desfalcos, pero pretende mejorar la posición financiera
    aparente, el ratio del capital
    circulante o la relación entre los saldos de caja y otras,
    como las de cuentas a cobrar o a pagar. Puede lograrse
    "manteniendo abiertos los libros de
    contabilidad" de forma que se puede disponer del tiempo necesario
    para registrar los asientos debidos o mediante asientos
    incorrectos. El establecimiento de fechas puntuales de cierre de
    libros y los controles previamente mencionados para los recuentos
    de efectivo y las conciliaciones bancarias deben permitir
    detectar este tipo de distorsión; sin embargo, no es
    probable que se produzca si la dirección no da
    instrucciones evidentes para olvidar los procedimientos de
    control interno establecidos. En consecuencia, los auditores
    constituyen el factor disuasivo más eficaz de esta
    práctica.

     

     

    3. Procedimientos de
    Auditoría

    Cobros

    Deberían verificarse los descuentos por pronto
    pago, rebajas y otras deducciones efectuadas cliente
    registradas en los asientos de cobros, examinando si los
    documentos justificativos han sido aprobados o presentan otros
    signos claros de validez.

    Deberían verificarse las ventas al contado,
    efectuando una selección
    de las mismas a de los independientes disponibles (como los
    registros de ventas, entregas, envíos o registros
    puntuales de inventario) y
    compararlos posteriormente con los registros de cobros.
    Deberían verificarse los demás cobros verificarse
    los demás cobros (otros que no sean los cobros
    correspondientes a cuentas a cobrar y a ventas al contado)
    efectuando una selección
    a partir de cualquier fuente de información independiente disponible y
    comparándolos con los registros de cobros o con las
    cuentas relacionadas.

    Debería verificarse la preparación de
    registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las
    cantidades de los registros iniciales hasta los
    finales.

    Deberían verificarse también las sumas y
    anotaciones de los asientos correspondientes a los
    cobros.

     

    Desembolsos

    Se deben verificar los asientos en los registros
    iniciales de desembolsos comparando las cantidades y otros
    detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si
    tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados
    múltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados
    cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados
    directamente para su depósito en un banco).

    Deben verificarse también los asientos en los
    registros iniciales de desembolsos mediante un examen de los
    documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido examinados
    como parte de la auditoria de compras y cuentas
    a pagar. El examen de documentos justificativos debería
    comprobar la existencia de las pertinentes aprobaciones y de la
    propiedad de
    los pagos y distribuciones de cuentas.

    Debe verificarse la preparación de los rasgos
    intermedio y final de desembolsos, efectuando un seguimiento de
    las cantidades desde los registros finales hasta los
    iniciales.

    Deben verificarse los totales y las anotaciones de los
    registros de desembolsos.

    Saldos de caja y bancos

    La consideración de los procedimientos de;
    auditoría sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones
    como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, así
    como de qué forma se ha de hacer.

    Los saldos de caja y bancos suelen incluir un
    número de fondos de explotación, y a veces cuentas
    en bancos con saldos registrados relativamente pequeños.
    Tanto los auditores independientes como los otros deben
    considerar la importancia de tales saldos en relación con
    su respectivo papel y los objetivos de auditoría para
    determinar si requieren auditarse y con qué frecuencia se
    ha de efectuar.

    Para el auditor independiente es preferible auditar los
    saldos importantes registrados, disponibles o en depósito,
    en una fecha tan cercana a la del balance de situación
    como sea posible, según las circunstancias, aunque en la
    mayoría de los casos coincide realmente con la fecha del
    balance de situación. Para los auditores internos y otros
    auditores la fecha de auditar los saldos de caja y bancos puede
    tener un importancia menor. En cualquier caso, debería
    efectuarse un examen simultáneo o procedimientos
    equivalentes, como ya se ha explicado, a las cuentas en las que
    podría darse un encubrimiento de una deficiencia
    importante mediante sustitución. De forma similar,
    debería efectuarse un examen simultáneo o aplicarse
    un procedimiento similar en la auditoría de valores
    bursátiles, cuentas a cobrar u otras cuentes de las que
    pudieran obtenerse fondos para la sustitución en los
    saldos de caja y bancos.

    Los restantes párrafos de esta sección
    describen de forma general los procedimientos de auditoria que se
    han de aplicar a los saldos seleccionados, suponiendo que se
    efectúe un examen simultáneo si este es necesario,
    según las circunstancias.

    Debe efectuarse un recuento y listado de los
    depósitos, cheques, comprobantes, etc., que afecten a los
    fondos fijos o a otros fondos de explotación o a cobros no
    depositados, según sea necesario para una investigación posterior.

    Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se
    hayan especificado como cobros no depositados hasta los asientos
    de los registros iniciales de cobros, tal y como se encuentren en
    la fecha y momento del recuento.

    Debería comprobarse la propiedad de
    los cheques cobrados y, si es necesario, deberían
    depositarse en el banco o ser aprobados por una persona
    responsable que no sea el encargado de custodiar los
    fondos.

    Debería efectuarse un seguimiento de los cheques
    cargados a otras cuentas bancarias de la organización,
    relacionándolos con los registros de desembolsos
    correspondientes o, en el caso de un examen simultáneo,
    con la lista asociada de cheques pendientes.

    Deberían examinarse los comprobantes de anticipos
    o gastos y
    cualquier otro documento incluido en el recuento de efectivo para
    comprobar si cuentan con la aprobación que se haya
    considerado necesaria en las circunstancias presentes. Si tales
    partidas representan una cantidad significativa, podría
    ser necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al
    período de auditoría.

    El auditor debe verificar independientemente las
    conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de
    los saldos por parte de los bancos. Estas confirmaciones, aunque
    no constituyen una parte integral sin la auditoria de los saldos
    de Bancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como las
    obligaciones
    directas y de contingencia, el colateral retenido, la fianza y
    otras relaciones con los bancos.

    Se debe hacer una comparación de los
    depósitos reflejados en los estados bancarios con los
    cobros registrados durante un período suficiente, previo a
    la conciliación, para permitir que los cheques y
    transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen
    a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la
    conciliación.

    Deben cuadrarse los depósitos en tránsito
    mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados antes
    de la fecha de conciliación y deben referenciarse a los
    abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.

    El auditor debe obtener directamente de los bancos los
    extractos bancarios y cheques pagados durante un período
    razonable después de la fecha de la conciliación.
    Deben examinarse los números y fechas de cheques y las
    fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para
    determinar cuáles fueron examinados antes de la fecha de
    la conciliación y entonces comprobarlos. con la lista de
    cheques pendientes de la conciliación.

    Cualquier otra partida en conciliación debe
    considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar
    íntegramente.

    Desgloses

    La clasificación de caja y bancos en el balance
    de situación incluye normalmente depósitos
    bancarios y cheques no depositados, libretas de ahorro,
    certificados de depósito y depósitos a la vista.
    Las partidas de libretas de ahorro y certificados de
    depósito deberían presentarse por separado, a no
    ser que las cantidades sean insignificativas, y los descubiertos
    bancarios deben incluirse como una partida de pasivo en lugar de
    deducir al activo. Además, debe hacerse distinción
    entre el efectivo disponible. para operaciones generales y el
    destinado a fines especiales.

    Donde exista un acuerdo entre el banco y el cliente para
    mantener un saldo mínimo determinado, debería
    separarse este saldo restringido y describirse en una nota a los
    estados financieros.

    A esto se le denomina saldo de compensación y la
    información referente al mismo debería tenerse
    mediante confirmaciones por parte del banco, lectura de las
    actas y examen del acuerdo sobre préstamos entre el banco
    y el cliente.

    Controles administrativos

    Los controles administrativos, tal y come se definen en
    las Declaraciones de Normas de
    Auditoría, Sección AU 320.27, incluyen, aunque no
    están limitados, al organigrama y a
    los procedimientos y registros relacionados con los procesos de
    decisión que llevan a la autorización de las
    operaciones por parte de la dirección. Tal
    autorización constituye una función de
    dirección asociada directamente con la responsabilidad de consecución de los
    objetivos de la organización y constituye el punto de
    partida para establecer el control contable de las
    operaciones.

    El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los
    controles administrativos, ya que están relacionados de
    forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria
    su evaluación. Sin embargo, si el auditor
    independiente cree que ciertos controles administrativos "pudiera
    tener una influencia importante sobre la fiabilidad de los
    registros financieros", debería plantearse la evaluación
    de los mismos.

    Areas de control administrativo

    En relación con la función de dar fe, el
    auditor independiente se ocupará más de los
    aspectos financieros de la empresa. Sin
    embargo, cuando lleve a cabo servicios para
    la dirección se ocupará generalmente de los
    aspectos operacionales, de forma similar al auditor
    interno.

    A continuación se presentan ilustraciones de los
    controles administrativos sobre cada y bancos:

    Proyecciones de necesidades en efectivo. Uno de los
    controles administrativos más importante sobre caja y
    bancos es la proyección de necesidades de efectivo
    correspondiente a cobros y desembolsos. Muchas empresas han
    podido mantener constantes las necesidades de efectivo,
    frecuentemente con aumentos del volumen de
    ventas, gracias a una planificación meticulosa del mismo. El
    auditor puede revisar los datos
    fundamentales y las estimaciones de deficiencias o excesos. Debe
    sugerir un cambio en la oportunidad de los cobras y desembolsos
    para reducir las necesidades de efectivo.

    Evaluación de los riesgos. Aunque
    en general es conveniente mantener unos controles estrictos, a
    veces el control es demasiado costoso debido al riesgo. En lugar
    de mantener el control continuo, podría ser más
    razonable ampliar el trabajo de
    auditoria. En una oficina
    pequeña puede resultar difícil lograr una
    separación de responsabilidades óptima y
    podría ser necesario realizar trabajos de auditoria
    adicionales. Sin embargo, normalmente se pueden separar ciertas
    funciones importantes, como el firmado cheques y la
    conciliación de cuentas bancarias

    Eficacia de procedimiento. El auditor, al efectuar la
    revisión de caja y bancos, debe estudiar la eficacia de
    los procedimientos. Con frecuencia pueden modernizarse los
    procedimientos y se puede reducir el costo, siendo
    efectivos todavía para los posibles riesgos. Por
    ejemplo, un aumento de la eficacia en el proceso de las remesas
    contribuirá a acelerar los depósitos bancarios. El
    auditor puede investigar si es necesario llevar a cabo una
    verificación de las facturas cuyo importe sea
    pequeño. El costo suele
    superar al posible ahorro. Para mantener un control estricto, las
    empresas que cuenten con numerosas instalaciones y filiales
    podrían efectuar todos los pagos en la oficina
    principal, incluso cuando se trate de facturas de poca monta. El
    procesamiento y preparativos comerciales extraordinarios pueden
    resultar costosos. El auditor puede revisar la operación y
    sugerir un costo mínimo para las facturas que se
    envíen a la oficina principal. Se ha mostrado que con tal
    mínimo de número de pagos puede quedar reducido en
    un 33 % y la oficina principal todavía controla el 98 %
    del importe de los pagos.

    Confección de diagramas de
    flujo. Una técnica analítica que emplean los
    auditores frecuentemente es la confección de diagramas de
    flujo. Resulta especialmente inútil en la revisión
    de los controles internos existentes sobre los cobros y
    desembolsos. Resulta útil para representar las relaciones
    dentro de la empresa en forma
    de organigrama. Se
    trata también de una técnica básica de
    auditoría por ordenador.

    Utilización de los fondos. El auditor
    debería conocer qué fondos no se utilizan. Por
    ejemplo, en una empresa con
    una cierta cantidad de instalaciones y filiales podría
    existir una cantidad sustanciosa en exceso en varias de las
    filiales. El auditor puede efectuar un cómputo de los
    desembolsos medios y
    determinar el número de semanas para las que se
    habría de disponer de efectivo en la filial concreta,
    donde pueda comprobarse que el fondo disponible es excesivo.
    Podría compararse el costo de mantener un saldo
    equivalente a la cantidad neta de nómina
    en la bancaria de nómina con el que supone el enviar
    telegráficamente los fondos el mismo día en que
    tiene lugar el pago. Algunos fondos especiales restrictivos, como
    los fondos entregados en derecho a terceros quizá no
    produzcan intereses. El auditor debería revisar los
    documentos pertinentes para asegurarse de que la cantidad
    íntegra retenida es actualmente necesaria. Quizá se
    hayan producido cambios que justifiquen una reducción de
    los fondos.

    Aceleración del flujo de entrada de efectivo. La
    aceleración del flujo de entrada de efectivo o ingresos en
    metálico equivale a un aumento de la cantidad total de
    éste. Por lo tanto, el auditor debería conocer el
    método mediante el cual puede acelerarse dicho flujo. Por
    ejemplo, si se emplea un buzón con llave para las remesas,
    puede reducirse notablemente la cantidad "pendiente de pago",
    especialmente si la oficina central está situada en una
    ciudad y se dispone de un buzón con llave en otra. Otra
    forma para acelerar el flujo de efectivo
    es exigir a los clientes una facturación inmediata. Como
    parte de este procedimiento, el auditor puede determinar que
    todas las facturaciones se efectúan el día
    siguiente después de su envío. Los métodos
    de reducción de los niveles de inventario y
    niveles de cuentas a cobrar permiten acelerar también el
    flujo de entrada de efectivo.

    Desaceleración del flujo de salida de efectivo.
    La cantidad de efectivo disponible puede maximizarse
    desacelerando el flujo de salida del mismo. los pagos a los
    vendedores pueden efectuarse el último día del
    periodo de descuento. El auditor puede determinar el periodo de
    máximo número cobros y sugerir a los vendedores que
    establezcan las fechas de pago coincidiendo con
    él.

    Distribución de fondos. El audito puede presentar
    un cambio en la distribución de las cuentas bancarias
    después de revisar los diversos gastos de
    servicio. Por
    ejemplo, si se mantiene una cuenta de nómina en un banco y
    el fondo rotativo en otra, puede efectuarse un cargo de servicio a la
    cuenta nómina sin que produzca un interés en
    el saldo del fondo rotativo. Si ambas cuentas se mantienen en el
    mismo banco, puede existir una compensación y no
    efectuarse ningún cargo de servicio bancario.

    Objetivos de los auditores en el examen de la
    caja.

    En el examen de la caja, los objetivos principales de la
    auditoria son:

    · Estudiar y evaluar los controles internos sobre
    las transacciones en efectivo.

    · Determinar que la caja se presente
    razonablemente en los estados financieros del cliente.

    Las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja
    indica el grado en que los controles usados a tal
    propósito realmente funcionan en la práctica. Los
    resultados de estas pruebas proporcionan a los auditores las
    bases para evaluar la validez de las transacciones registradas
    por caja, la validez de los métodos usados en el manejo y
    registro del efectivo y la credibilidad general de los registros
    contables.

    El segundo objetivo el de determinar lo razonablemente
    que se presenta la caja como parte de la posición
    financiera global del cliente es relativamente simple, porque la
    caja, a diferencia de otros activos,
    virtualmente no presenta problemas de
    valuación, Para justificar la cantidad de caja que se
    menciona en el balance
    general, los auditores llevarán a cabo las pruebas
    sustancias necesarias, tales como la de confirmación de
    las cantidades en depósito, comunicándose
    directamente con los bancos y contando la existencia en efectivo
    en la caja.

     

     

    ¿Cuánto tiempo dedicar a la auditoria de
    caja?

    Los auditores ciertamente dedican una proporción
    bastante más grande de horas de auditoria a la caja de lo
    que se justifica por el importe relativo del efectivo que se
    presenta en el balance
    general.

    Se invierte un tiempo considerable de auditoria en
    problemas de
    valorización en el trabajo
    sobre inventarios y
    cuentas por
    cobrar.

    Otra razón que contribuye a una extensa auditoria
    de la caja es que el efectivo es el activo más
    líquido y ofrece la tentación más grande
    para el robo, el desfalco, y la malversación. El riesgo
    relativo es alto para los activos líquidos y los auditores
    tratan de hacer frente a las situaciones de alto riesgo con una
    investigación más detallada. En
    algunos trabajos de auditoria, el cliente puede tener razones
    específicas para sospechar de la existencia de fraudes de
    los empleados, y puede pedir a los auditores que pongan
    interés en el examen de las transacciones por
    caja.

    Control interno de las transacciones por
    caja.

    El departamento financiero, bajo la dirección de
    un tesorero, es generalmente responsable de la mayoría de
    las funciones que se relacionan con el manejo de la caja, Estas
    funciones incluyen; aprobación de crédito, manejo y depósito de
    ingresos a caja; firma de cheques, inversión del dinero ocioso:
    y custodia del efectivo, los valores
    cotizados y otros activos negociables. Además, el
    departamento financiero participa activamente en el proceso de
    pronosticar los requerimiento de efectivo, y hace arreglos de
    financiamiento
    a corto y largo plazo.

    Los auditores independientes pueden sugerir cambios en
    los procedimientos operativos que reforzarán los controles
    sobre los ingresos a caja y los desembolsos de efectivo, sin
    incurrir en costos
    adicionales de operación.

    Estas reglas universales para lograr el control interno
    sobre el efectivo pueden resumir como sigue:

    1. No permita que un mismo empleado maneje una
    transacción desde el principio hasta el fin.

    2. Separe el manejo de la caja del registro
    contable.

    3. Centralice el recibo de dinero tanto
    como sea posible.

    4. Registre inmediatamente los ingresos a
    caja.

    5. Aliente a los clientes a que pidan recibos, y vigile
    los totales de registro de caja.

    6. Deposite intactos todos los días los ingresos
    a caja.

    7. Haga todos los pagos con cheques, con
    excepción de los gastos por caja chica.

    8. Haga que las conciliaciones de las cuentas de bancos
    las realicen empleados que no sean responsables de la
    expedición de cheques o la custodia de
    efectivo.

    Si la política de la
    compañía permite el pago de los gastos utilizando
    los ingresos en efectivo, se ocultan más fácilmente
    los desembolsos ficticios y la exageración de los pagos
    reales que cuando las obligaciones se pagan con cheques
    después de una comprobación adecuada. Cualquier
    retraso en el depósito de cheques aumenta el riesgo de que
    éstos resulten incobrables. Más aún, los
    ingresos no depositados representan fondos ociosos, los que no
    son un activo que produzca rendimientos.

    Control interno sobre ventas en efectivo

    El control sobre las ventas en efectivo es más
    fuerte cuando dos o más empleados (generalmente un
    empleado de ventas y un cajero) participan en cada
    transacción con un cliente.

    Generalmente los teatros tienen un cajero que vende
    boletos prenumerados que recoge un portero cuando se admite a los
    clientes. Si los boletos o las fichas de
    venta
    están numerados en serie y se responde por todos los
    números, esta separación de responsabilidad en la transacción es un
    medio efectivo para evitar el fraude.

    Control interno sobre los cobros al cliente

    En muchos negocios
    fabriles de ventas al mayoreo, los ingresos pro caja consisten
    principalmente en cheques que se reciben por correo. Esta
    situación ofrece poca oportunidad para el desfalco, menos
    que al empleado se le permita recibir y depositar estos cheques y
    además registrar los créditos a las cuentas de los clientes. En
    supuesto, los controles que realmente se usan variarán de
    un cliente a otro.

    Control interno sobre los desembolsos en
    efectivo.

    Para presentar el problema en términos positivos,
    todos los pagos deberán hacerse por medio de cheques,
    excepto los pagos por partidas menores que se hacen con fondos de
    caja chica. Aun cuando la emisión de cheques es en cierto
    modo más costosa que el pago en efectivo, la ventaja que
    se tiene por el uso de cheques generalmente justifica el gasto
    implicado. La ventaja principal es obtener un recibo del
    beneficiario en la forma de un endoso en el cheque. Otras
    ventajas incluyen:

    · La centralización de la facultad de pagar en
    manos de pocos funcionarios designados, únicamente las
    personas autorizadas para firmar cheques.

    · Un registro permanente de
    desembolso.

    · Una reducción en la cantidad de dinero
    en efectivo en caja.

    Aspectos de control de los fondos de caja
    chica.

    Un sistema de fondo
    fijo de caja chica requiere que los cheques que se expidan
    periódicamente para reponer el fondo estén de
    acuerdo con la cantidad de desembolsos del fondo. En
    consecuencia, el fondo fijo de caja chica permanece con un saldo
    fijo.

    Control Interno sobre las Sucursales.

    Las compañías que operan sucursales en las
    que los gerentes de sucursal no están sujetos a una
    supervisión directa deben cuidar
    especialmente el mantenimiento
    de un fuerte control interno. Un dispositivo de protección
    es la apertura de una cuenta de banco "en un solo sentido" en la
    cual se depositan intactos los ingresos diarios por el gerente de la
    sucursal. Sin embargo, el gerente de la
    sucursal no está autorizado para escribir cheques con
    cargo a esta cuenta; solamente la oficina matriz puede
    hacer retiros, y al banco se le dan instrucciones de que
    envíe los estados de cuenta y los cheques pagados
    directamente a la oficina matriz. La
    oficina matriz hace traspasos frecuentes de esta cuenta de banco
    a su cuenta general, a fin de que el saldo de la cuenta de la
    sucursal se conserve muy bajo.

    Se logra un control aún mejor sobre los ingresos
    de la sucursal, por el sistema de caja
    con cerradura, en la que los clientes de la sucursal
    envían sus remesas a una caja de oficina postal controlada
    por el banco. El banco registra y procesa las remesas, e informa
    periódicamente de los cobros a la oficina
    matriz.

    Puede llevarse una cuenta bancaria por separado operada
    por el sistema de fondo fijo por la sucursal, para sus
    desembolsos. A medida que esta cuenta se agota el gerente de la
    sucursal envía una lista de los desembolsos a la oficina
    matriz, con una solicitud para su reabastecimiento. La casa
    matriz y no el gerente de la sucursal, es la que está
    autorizada para hacer depósitos en esta cuenta. Los
    estados de la cuenta del banco y los cheques pagados se
    envían a la casa matriz para conciliación. Una
    variación de este procedimiento para el control de los
    desembolsos requiere que el gerente de la sucursal prepare cada
    cheque por duplicado, para enviar inmediatamente la copia al
    carbón a la oficina matriz. Los cheques están
    numeradas en serie, y la oficina matriz toma en cuenta todos los
    números de la serie.

    El control interno y la computadora

    El procedimiento de las transacciones en efectivo por
    computadora
    puede contribuir substancialmente a un fuerte control interno
    sobre la caja. Como se comentó anteriormente, el control
    sobre las ventas en efectivo puede reforzarse por el uso de
    terminales de registro en línea. Los aviso de remesa, o
    los listados en el cuarto de correo con los pagos de los clientes
    pueden perforarse para procesarse por computadora.

    Papeles de trabajo para la auditoría de la
    caja

    Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de
    acatamiento de las transacciones por caja, y una
    evaluación del control interno para la caja. Otros papeles
    de trabajo para la caja incluyen una hoja de agrupamiento,
    arqueos de caja, confirmaciones bancarias, confirmaciones de
    saldos de compensación, conciliaciones bancarias, listas
    de cheques en circulación, listas de cheques investigados,
    las conclusiones escritas de los auditores respecto a la fuerza del
    control interno, recomendaciones al cliente para mejorar el
    control interno.

    Programa de Auditoria para la Caja

    · Estudio y evaluación del control interno
    para la caja.

    · Pruebas sustantivas de las transacciones y
    saldos de caja.

     

     

    4. Valores, Otras Inversiones y su
    Rendimiento

    Las empresas comerciales hacen inversiones en valores
    por muy variadas razones. Y el efectivo que se requiere en los
    períodos activos de las operaciones estaría ocioso
    e improductivo si no estuviera invertido durante la
    estación floja. La inversión temporal de dinero
    ocioso en tipos selectos de valores cotizados es un elemento de
    buena administración
    financiera. Tales posesiones se ven como una reserva
    secundaria de caja, susceptibles se ven como una reserva
    secundaria de caja, susceptible de convertirse rápidamente
    en efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa
    de rendimiento modesta pero constante.

    Objetivos de los auditores al examinar los
    valores

    En el examen de las inversiones en valores los auditores
    tratan de determinar si existe un control interno adecuado sobre
    los valores y
    sobre el rendimiento de dichas inversiones. Otros objetivos
    incluyen el determinar que los valores realmente existen y que
    son propiedad del cliente, que están valorizados
    razonablemente de acuerdo con los principios de
    contabilidad generalmente aceptados, y que están
    adecuadamente clasificados en el balance general.

    El control interno sobre los valores

    En virtud de que la mayoría de los valores son
    fácilmente negociables el problema de la protección
    física
    tiene una importancia similiar a la salvaguarda de la caja y de
    las cuentas por cobrar. La revisión del control interno
    por parte de los auditores indicará el grado y la
    dirección del trabajo de auditoría que se requiera
    en un trabajo en particular.

    1. Separación de obligaciones entre el ejecutivo
    que autoriza la compra y la venta de valores,
    el encargado de la custodia de los valores, y la persona que
    lleve el registro de las inversiones.

    2. Registros complejos y detallados de todos los valores
    que se poseen, y el rendimiento respectivo en intereses y
    dividendos.

    3. Autorización de todas las transacciones de
    compra y venta por funcionario responsables.

    4. Registro de los valores a nombre de la
    compañía.

    5. Inspección física periódica de
    valores por un auditor interno o un funcionario que no tenga
    responsabilidad en cuanto a la autorización, custodia o
    registro contable de las inversiones.

    Papeles de trabajo de la auditoria para
    valores

    Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los
    valores porque una sola cuenta de mayor, apoyada por registros
    auxiliares, es generalmente suficiente para cada
    clasificación de valores en el balance general.

    Programa de auditoria para valores

    Los procedimientos más apropiados para una
    auditoria en particular dependen de los estudios de los auditores
    y de la evaluación del control interno sobre los valores,
    así como sobre otros aspectos del trabajo. Por ejemplo, si
    el compromiso incluye la preparación de la
    declaración del impuesto del
    cliente, se tendrán que reunir ciertos informes
    relativos a las transacciones con valores que para los
    propósitos de la auditoria pueden no ser
    esenciales.

    Otras Inversiones.

    Un Certificado de depósito de un banco es un
    recibo que da un banco por un depósito de fondos durante
    un tiempo específico, Generalmente los certificados de
    depósito son negociables, y ganan una tasa de
    interés mayor que las cuentas de ahorro bancarias
    comunes.

    Si el cliente tiene un certificado en exceso de la
    cantidad asegurada, emitido por un banco que tiene problemas
    financieros, los auditores deben considerar la posible necesidad
    de una reserva por pérdida en el certificado.

    El término papel comercial describe los
    pagarés no asegurados emitidos por sociedades por
    período generalmente menores de un año. Los
    auditores deberán inspeccionar los papeles comerciales del
    cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores
    deberán inspeccionar los papeles comerciales del cliente y
    confirmarlos con los emisores. Si los auditores tienen alguna
    duda respecto a la recuperabilidad del papel comercial,
    deberán investigar situación financiera del
    emisor.

    Presentación de otras inversiones en el balance
    general

    Como se dijo en el Capítulo 11, certificados de
    depósito que tienen importancia en cuanto a su cantidad se
    presentan por separado en la sección del activo circulante
    del balance general. El papel comercial también puede
    presentarse como una cuenta de activo por separado, o puede
    combinarse con la de valores cotizados que se incluyen como
    activo circulante.

    Certificado de Depósito: Un recibo emitido por un
    banco por un depósito de fondos durante un tiempo
    específico.

    Papel Comercial: Pagarés a corto plazo no
    garantizado emitidos por muchas de las grandes por período
    de un año o menos.

    Solicitud de Confirmación: Valores Una carta preparada
    por un cliente, dirigida a un corredor, banco u otro tenedor de
    valores propiedad del cliente, solicitando al tenedor que
    responda directamente a los auditores independientes
    dándoles una información completa de los valores y
    el propósito para el que los guarda.

     

     

    5. Conclusiones

    Luego del anterior estudio se logró conocer entre
    los aspectos más resaltantes que las distorsiones que se
    suelen presentar pueden estar relacionadas con el momento del
    registro de asientos legítimos o con el de los
    incorrectos. Del análisis previos se desprende que los
    procedimientos de control interno y de auditoría
    relacionados con las operaciones de caja y bancos se ocupan de la
    posibilidad de mantener unos registros de caja y bancos, mientras
    que el control interno sobre los saldos se ocupa de determinar
    que la cantidad real del efectivo disponible en caja y bancos se
    ajusta a la registrada. Igualmente se expusieron las
    posibilidades de perpetrar y encubrir las irregularidades que
    afectan a los cobros, desembolsos, saldos de caja y bancos y a
    los procedimientos de control interno asociados.

    El análisis precedente de las posibilidades de
    errores e irregularidades ha pretendido poner de manifiesto los
    propósitos de los procedimientos de auditoría que
    se cometieron y el análisis correspondiente de los
    requisitos de control interno pretendía servir de
    guía para conocer el grado de su
    aplicación.

    En cuanto a la Auditoría de valores y
    títulos negociables se observó que la
    administración también puede decidir conservar
    algunas inversiones en valores cotizados sobre una base
    semipermanente. El tiempo que se retienen estas inversiones puede
    quedar determinado por la tendencia de los mercados de
    valores y por la situación del impuesto sobre la
    renta de la compañía, así como por las
    necesidades del Efectivo. Las inversiones en valores pueden
    efectuarse también con el propósito de conservar el
    control o la influencia sobre compañías
    afiliadas.

    Aún cuando la inversión en acciones
    comunes es el medio básico para conservar el control sobre
    las subsidiarias, los auditores encuentran a encuentran a menudo
    que se conceden créditos entre las compañías
    afiliadas por medio de la adquisición de bonos o
    pagarés.

     

     

    6.
    Bibliografía

    • Auditoria
    • Tomo II
    • Control Interno
    • Áreas Específicas de
      Implantación
    • Procedimientos y Control
    • Edición 1997
    • Edición Especial para Cultural,
      S.A.
    • Enciclopedia de la Auditoría
    • Océano Centrum
    • Principios de Auditoría
    • Walter B. Meigs
    • E. John Larsen y Robert F. Meigs
    • 2da. Edición

     

     

     

     

     

    Autor:

    Suárez Galviz, Keyla

    Edad: 27 años

    T.S.U. en Contaduría

    Estudiante de Postgrado en Gerencia
    Tributaria

    Cursos de: Auditoria Interna

    Ajuste por Inflación

    Gerencia, Mercadeo y
    Finanzas

    Impuesto sobre la Renta

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