Normas generales de control interno

Indice
1.
Disposiciones Generales
2. Del control interno
3. Disposiciones
Finales

1. Disposiciones
Generales

Artículo 1°.- Las disposiciones contenidas en
las presentes normas
señalan los estándares mínimos que deben ser
observados por los organismos y entidades señalados en el
artículo 2°, en el establecimiento,
implantación, funcionamiento y evaluación
de sus sistemas y
mecanismos de control
interno.
Artículo 2°.- El Contralor General de la
República, los titulares de los órganos de control externo
de los Estados y Municipios y la máxima autoridad
jerárquica de cada uno de los organismos y entidades a que
se refieren los numerales 1 al 6 del artículo 5° de la
Ley
Orgánica de la Contraloría General de la
República, son responsables por la aplicación de
las presentes normas en sus
respectivas estructuras de
control
interno.

2. Del control
interno

Artículo 3°.- El control interno de cada
organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y
principios
generalmente aceptados de sistema y estar
constituido por las políticas
y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos
efectivamente implantados y los recursos
humanos, financieros y materiales,
cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de
los objetivos
siguientes:
a) Salvaguardar el patrimonio
público.
b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de
la información presupuestaria, financiera,
administrativa y técnica.
c) Procurar la eficiencia,
eficacia,
economía y
legalidad de los procesos y
operaciones
institucionales y el acatamiento de las políticas
establecidas por las máximas autoridades del organismo o
entidad.
Articulo 4°.-Los objetivos del
control interno deben ser establecidos para cada área o
actividad del organismo o entidad, y caracterizarse por ser
aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con
los objetivos generales de la institución.
Artículo 5°.-El control interno administrativo lo
conforman las normas, procedimientos y
mecanismos que regulan los actos de administración, manejo y disposición
del patrimonio
público y los requisitos y condiciones que deben cumplirse
en la autorización de las transacciones presupuestarias y
financieras.
Artículo 6°.- El control interno contable comprende
las normas, procedimientos y mecanismos, concernientes a la
protección de los recursos y a la
confiabilidad de los registros de las
operaciones
presupuestarias y financieras, así como a la producción de información atinente a las mismas.
Articulo 7°.-El costo del control
interno no debe exceder el que resulte de la suma de los
beneficios esperados de la función
contralora.
Son beneficios esperados del control interno, en general, los que
incrementen la protección del patrimonio público,
minimicen los riesgos de
daños contra el mismo e incrementen su eficiente
utilización.
Articulo 8°.-Los sistemas de
control interno deben ser estructurados de acuerdo con las
premisas siguientes:
a) Corresponde a la máxima autoridad
jerárquica de cada organismo o entidad establecer,
mantener y perfeccionar el sistema de
control interno, y en general vigilar su efectivo
funcionamiento.
Asimismo, a los niveles directivos y gerenciales les corresponde
garantizar el eficaz funcionamiento del sistema en cada
área operativa, unidad organizativa, programa,
proyecto,
actividad u operación, de la cual sean responsables.
b) El sistema de control interno es parte de los sistemas
financieros, presupuestarios, contables, administrativos y
operativos del organismo o entidad y no un área
independiente, individual o especializada.
c) Es responsabilidad del órgano de control
interno del organismo o entidad, sin menoscabo de la que
corresponde a la función
administrativa, la revisión y evaluación
del sistema de control interno, para proponer a la máxima
autoridad jerárquica las recomendaciones tendentes a su
optimización y al incremento de la eficacia y
efectividad de la gestión
administrativa.
d) Sin menoscabo de que puedan aplicarse criterios
técnicos de general aceptación relativos a la
unidad e integridad de los procesos y a
la forma unificada de su conducción gerencial, los deberes
y responsabilidades atinentes a la autorización,
ejecución, registro ,
control de transacciones y custodia del patrimonio
público, deben mantener una adecuada y perceptible
delimitación.
Articulo 9°.-Los sistemas y mecanismos de control interno
deben estar sometidos a pruebas
selectivas y continuas de cumplimiento y exactitud.
Las pruebas de
cumplimiento están dirigidas a determinar sí dichos
sistemas y mecanismos permiten detectar con prontitud cualquier
desviación en el logro de las metas y objetivos
programados, y en la adecuación de las acciones
administrativas, presupuestarias y financieras a los
procedimientos y normas prescritas.
Las pruebas de exactitud están referidas a la
verificación de la congruencia y consistencia
numérica que debe existir en los registros
contables entre sí y en los estadísticos, y a la
comprobación de la ejecución física de tareas y
trabajos.
Articulo 10.-Los niveles directivos y gerenciales de los
organismos o entidades deben:
a) Vigilar permanentemente la actividad administrativa de las
unidades, programas,
proyectos u
operaciones que tienen a su cargo;
b) ser diligentes en la adopción
de las medidas necesarias ante cualquier evidencia de
desviación de los objetivos y metas programadas,
detección de irregularidades o actuaciones contrarias a
los principios de
legalidad, economía, eficiencia y/o
eficacia;
c) Asegurarse de que los controles internos contribuyan al logro
de los resultados esperados de la gestión.
d) Evaluar las observaciones y recomendaciones formuladas por los
organismos y dependencias encargados del control externo e
interno, y promover la aplicación de las respectivas
medidas correctivas.
Articulo 11.-El órgano de control interno de los
organismos o entidades debe estar adscrito al máximo nivel
jerárquico de su estructura
administrativa y asegurársele el mayor grado de independencia
dentro de la
organización, sin participación alguna en los
actos típicamente administrativos u otros de índole
similar
Igualmente, la máxima autoridad jerárquica del
organismo o entidad debe dotarlo de personal
idóneo y necesario, así como d
razonables recursos
presupuestarios, materiales y
administrativos que le faciliten la efectiva coordinación del sistema de control interno
de la organización y el ejercicio de las funciones de
vigilancia y fiscalización.
Articulo 12.- Las funciones y
responsabilidades del órgano de control interno deben ser
definidas formalmente, mediante instrumento normativo, por la
máxima autoridad jerárquica del organismo o
entidad, tomando en consideración las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes y las normas, pautas e
instrucciones que en materia de
control dicten la Contraloría General de la
República y demás órganos competentes para
ello.
Articulo 13.- Las funciones del órgano de control interno
serán ejecutadas con base en un plan operativo
anual, en cuya elaboración se aplicarán criterios
de economía, objetividad, oportunidad y de relevancia
material, y se tomarán en consideración:
a) Los lineamientos establecidos en los planes nacionales
estratégicos y operativos de control.
b) Los resultados de la actividad de control desarrollada en
ejercicios anteriores.
c) Los planes, programas,
objetivos y metas a cumplir por el organismo o entidad en el
respectivo ejercicio fiscal.
d) La situación administrativa, importancia,
dimensión y áreas críticas del organismo o
entidad.
e) Las solicitudes de actuaciones y los lineamientos que le
formule la Contraloría General de la República, o
cualquier organismo o entidad legalmente competente para
ello.
f) Las denuncias recibidas.
g) Las propias recomendaciones, las que formulen las firmas de
auditoría y los órganos de control
externo.
Articulo 14.-El órgano de control interno debe realizar la
función de auditoría
interna de conformidad con las disposiciones legales
aplicables, las Normas Generales de Auditoría de Estado
prescritas por la Contraloría General de la
República, las presentes Normas, otros instrumentos
reglamentarios y las normas de auditoría de general y
convencional aceptación.

Articulo 15.- Las políticas que dicten los organismos o
entidades deben definirse por escrito. Asimismo, deben adoptarse
decisiones dirigidas a procurar la debida concordancia y
adecuación de la
organización con sus planes y programas, a establecer
mecanismos para ejercer el control de las actividades de acuerdo
con lo programado y a motivar al personal en la
consecución de los objetivos y metas establecidos.
Articulo 16.-La planificación debe ser una función
institucional permanente, sujeta a evaluación
periódica.
Articulo 17.- Los planes, programas y proyectos de cada
organismo o entidad deben estar en concordancia con los planes
nacionales, estadales y municipales, y formularse con base a
estudios y diagnósticos actualizados, teniendo en cuenta
la misión de
la institución, sus competencias
legales o estatutarias, el régimen jurídico
aplicable y los recursos
humanos , materiales y financieros que permitan el normal
desarrollo de
las actividades programadas.
Articulo 18.-Los responsables de la ejecución de los
planes, programas y proyectos, deben informar a los niveles
superiores correspondientes acerca de la situación de los
mismos, con indicación de las desviaciones ocurridas, sus
causas, efectos, justificación y medidas adoptadas.
Artículo 19.-Las autoridades del organismo o entidad y en
general los funcionarios y empleados bajo su supervisión , deben desempeñarse con
arreglo a principios éticos y demostrada capacidad
técnica e idoneidad en el cumplimiento de los deberes
asignados.
Articulo 20.-En los organismos y entidades deben estar claramente
definidas, mediante normas e Instrucciones escritas, las
funciones de cada cargo, su nivel de autoridad, responsabilidad y sus relaciones
jerárquicas dentro de la estructura
organizativa, procurando que el empleado o funcionario sea
responsable de sus actuaciones ante una sola autoridad.
Articulo 21.-El supervisor responsable de unidades, programas,
proyectos u operaciones, debe comunicar claramente las funciones
y responsabilidades atribuidas a cada supervisado, examinar
sistemáticamente su trabajo y asegurarse que se ejecute
conforme a las instrucciones dictadas al efecto.
Artículo 22.-Los manuales
técnicos y de procedimientos deben ser aprobados por las
máximas autoridades jerárquicas de los organismos y
entidades. Dichos manuales deben
incluir los diferentes pasos y condiciones de las operaciones a
ser autorizadas, aprobadas, revisadas y registradas, así
como lo relativo al archivo de la
documentación justificativa que le sirva de
soporte.
Articulo 23.-Todas las transacciones y operaciones financieras,
presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con la
suficiente documentación justificativa. En este
aspecto se tendrá presente lo siguiente:
a) Los documentos deben
contener información completa y exacta, archivarse
siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de
archivo que
faciliten su oportuna localización, y conservarse durante
el tiempo
estipulado legalmente.
b) Las autoridades competentes del organismo o entidad
adoptarán las medidas necesarias para salvaguardar y
proteger los documentos contra
incendios ,
sustracción o cualquier otro riesgo , e
igualmente, para evitar su reproducción no autorizada.
Articulo 24.-El acceso a los registros y recursos materiales y
financieros debe limitarse a los funcionarios o empleados
autorizados para ello, quienes estarán obligados a rendir
cuenta de su custodia o utilización. La restricción
del acceso a los mismos dependerá de su grado de
vulnerabilidad, del riesgo potencial
de pérdidas, de la necesidad de reducir la posibilidad de
utilización no autorizada y de contribuir al cumplimiento
de las directrices de la organización .
Articulo 25.-Se establecerá un adecuado sistema de
contabilidad
para el registro oportuno
y funcional de las operaciones financieras realizadas por la
entidad u organismo, el cual deberá sujetarse a las Normas
Generales de Contabilidad
del Sector
Público prescritas por la Contraloría General
de la República. Asimismo, los asientos deberán ser
aprobados por un funcionario
competente, con el propósito de garantizar la correcta y
exacta imputación en cada cuenta de control.
Articulo 26.- Todas las transacciones que ejecute un organismo o
entidad y que produzcan variaciones en sus activos ,
pasivos, patrimonio, ingresos ,
gastos y, en
general en cualesquiera de las cuentas que
conforman el sistema, deberán ser objeto de registro
contable en los libros
principales y auxiliares correspondientes, para facilitar de este
modo la adecuada clasificación y explicación de los
respectivos rubros.
Articulo 27.- Las formas pre-impresas tales como recibos de caja,
órdenes de compra y venta , facturas,
cheques ,
comprobantes de asientos de contabilidad y demás
documentos que se utilicen para la sustentación de
operaciones, serán numerados correlativamente al momento
de su impresión y su uso será controlado
permanentemente.
Articulo 28.- Debe elaborarse un Manual de
Contabilidad, a los efectos de asegurar el correcto ordenamiento
y clasificación de las transacciones, que incluya un
catálogo de
cuentas acorde con el plan de cuentas prescrito
para la Administración
Pública , las instrucciones actualizadas para la
utilización de las mismas, la definición de los
registros auxiliares a utilizar, la estructura de los informes
financieros y finalmente, que describa el funcionamiento del
sistema de contabilidad.
Articulo 29.- El sistema de contabilidad debe proveer la
información necesaria para elaborar, en el tiempo previsto,
el balance de comprobación y los estados
financieros del organismo o entidad.
Articulo 30.- Como soporte de los sistemas y mecanismos de
control interno se debe implantar y mantener un sistema de
comunicación y coordinación que provea información
relativa a las operaciones, confiable, oportuna, actualizada y
acorde a las necesidades de los organismos.
Artículo 31.-La máxima autoridad jerárquica
del organismo o entidad, deberá garantizar la existencia
de sistemas o mecanismos con información acerca del
desempeño de la organización, para
controlar y evaluar la gestión.
Articulo 32.- Con respecto a los sistemas de
información computadorizados la máxima
autoridad jerárquica del organismo o entidad y
demás niveles organizativos competentes
deberán:
a) Adoptar las medidas que permitan, sólo al personal
autorizado, el acceso y la modificación de los datos y de la
información contenidos en los sistemas.
b) Asegurar que los sistemas automatizados tengan controles
manuales y/o automáticos de validación de los
datos a ser
ingresados para su procesamiento.
c) Establecer controles para los sistemas
administrativos , financieros y técnicos, a los fines
de asegurar que los datos procesados y la información
producida sean consistente, completa y referida al período
del que se trate.
d) Implantar los procedimientos para asegurar el uso eficiente,
efectivo y económico de los equipos, programas de computación e información
computadorizada.
e) Disponer de mecanismos o medidas para la creación de
archivos de
respaldo de los registros correspondientes.
f) Establecer procedimientos relativos a:
1) La suspensión automática y oportuna del registro
de operaciones que no cumplan con los requisitos establecidos
para su ingreso al computador
.
2) El funcionamiento y operación de los sistemas de
información computadorizados a nivel de usuarios.
3) La implementación de nuevos programas a ser
incorporados en los sistemas de información
computadorizados, que se generen a partir de los requerimientos
formalmente tramitados.
4) Las modificaciones a los programas cuando ellas no impliquen
el desarrollo de
nuevos sistemas o subsistemas.
5) La protección y salvaguarda contra pérdidas y
sustracción de los equipos, programas e información
procesada.
6) El mantenimiento
de equipos y programas.

3. Disposiciones
Finales

Artículo 33.-La aplicación de las
presentes Normas se hará sin perjuicio de las que
prescriban otros organismos o entidades que legalmente tengan
atribuida tal competencia.
Artículo 34.-Sin perjuicio de las atribuciones que le
competen a la Contraloría General de la República,
el órgano a que se
refiere el artículo 148 de su Ley
Orgánica y los órganos de control externo e
interno, dentro del ámbito de sus respectivas
competencias,
velarán por el cumplimiento de las presentes Normas.
Artículo 35.- El Ejecutivo Nacional adecuará la
organización del control interno en los organismos de
la
Administración Pública Nacional a las presentes
normas.
Asimismo, las normas y/o pautas que sean prescritas por el
órgano a que se refiere el artículo 148 de la Ley
Orgánica de la
Contraloría General de la República, deberán
sujetarse al contenido de la presente Resolución.
Artículo 36.- Dentro de los ciento veinte días
siguientes a la entrada en vigencia de las presentes Normas, las
máximas autoridades de los organismos o entidades
deberán adoptar las acciones
necesarias para lograr su incorporación en los respectivos
sistemas y mecanismos de control interno. En caso de que el
organismo o entidad considere que alguna de las disposiciones
contenidas en estas normas sean inaplicables en la respectiva
organización, la máxima autoridadjerárquica
deberá efectuar los planteamientos debidamente motivados
al Organismo Contralor, a fin de que éste evalúe
y
mita su pronunciamiento.
Artículo 37.-Se derogan las Normas de Control Interno para
los Entes de la Administración
Pública Nacional Descentralizada dictadas mediante
Resolución N° CG-09 de fecha 30.04.85, publicada en la
Gaceta Oficial de la República de Venezuela
N° 33.214 del 02.05.85.
Artículo 38.-Las presentes Normas Generales de Control
Interno comenzarán a regir a partir de su
publicación en la Gaceta Oficial de la República de
Venezuela.
Comuníquese y publíquese,
Eduardo Roche Lander
Contralor General de la República
Publicada en la Gaceta Oficial de la República de
Venezuela
N°36.229 del 17-06-97
Constitución de la República Bolivariana de
Venezuela Año 1999. Título V. Capítulo IV.
Sección Cuarta. De la Contraloría General de la
República.

Resolución número
01-00-00-015 186° y 138°

El contralor general de la república, de
conformidad con lo dispuesto en los artículos 54, 69, 70 y
72 de la ley orgánica de la contraloría general de
la república y en ejercicio de la atribución que le
confiere el numeral 4 del artículo 15 del reglamento
interno de este organismo contralor, considerando:
Que a la contraloría general de la república, como
órgano rector de los sistemas de control interno y externo
de la administración pública nacional, le compete
dictar las normas e instrucciones para el funcionamiento
coordinado de dichos sistemas, y que es fundamental para tal
funcionamiento la prescripción uniforme de los
mismos;

Considerando:
Que para ejercer un control ágil y eficaz, se requiere que
las entidades y organismos públicos establezcan y
mantengan adecuados controles internos, de forma tal que el
control fiscal Externo se complemente con el que le corresponde
ejercer a la administración activa; considerando:
Que la existencia de normas reguladoras del control interno de
las entidades y organismos facilita el ejercicio de las
potestades de orientación, coordinación,
ordenación y evaluación que sobre el mismo tiene
legalmente asignadas la contraloría general de la
república; resuelve dictar las siguientes:

 
Trabajo enviado por:
Engel Sofia Bustamante

Contraloría General de la República
Despacho del Contralor General de la República.