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El control interno : Un medio eficaz para la toma de decisiones en el control

Enviado por lsara



  1. Resumen
  2. Metodología Aplicada.
  3. Contenido de la documentación.
  4. Resultado de la evaluación de las actividades de control de los sistemas.
  5. Sistema Garantía Comercial.
  6. Bibliografia

Resumen

El presente trabajo investiga, en primer lugar, las características de la actividad auditora generalizada y con las particularidades en que se desarrolla esta en la economía cubana. En segundo lugar, se describe una metodología aplicable a cualquier ente, para la evaluación del sistema de control interno existente. La metodología desarrolla esquemas de organización y cuales son los principales procesos de la información. Para culminar se toma de muestra un ente con características propias de sociedad anónima.

Introducción.

La Historia de la Contaduría Pública, su Evolución y Seguimiento, pretende aportar como novedad, de manera sintética y entendible, todo un número de hechos que al final se convirtieron en pasos importantes para lograr y definir lo que hoy se reconoce como "Auditoría". Desde la exposición de los antecedentes más remotos, en el mundo y en Cuba, hasta las actuales y vigentes instituciones y legislaciones que rigen la profesión, se abordan relevantes hechos que significaron, desde el punto de vista conceptual, un cambio en la forma en que el ejercicio de la auditoría se venía realizando.

Así cabe todo el mérito a las primeras obras que tratan los métodos de llevar libros de contabilidad, como preceptos teóricos definitorios, unido a la incidencia que introdujo la Revolución Industrial en la Europa tradicional, para converger en todo un desencadenamiento de escritos reguladores de tan importante trabajo. Uno de ellos lo constituye el cuerpo legal, al que luego de varios años de aplicación de métodos y de arduo trabajo, se logra obtener y aplicar en Cuba, es decir el Decreto Ley 159, el cual deja muy bien claro sus objetivos y alcances.

Esta historia, que no contiene introducción, conclusiones ni recomendaciones, porque de hecho están implícitas en ella misma, es sin otro asunto, una manera de resaltar lo que sin lugar a dudas debe verse como un fenómeno que por su significación y expresión final, coadyuva a todo perfeccionamiento, mejoramiento y profundización del desarrollo económico en sí.

Metodología Aplicada.

La corporación Cimex, una sociedad mercantil de carácter privado, propiedad del estado cubano, se ha caracterizado siempre por un crecimiento constante y su solidez financiera. Prueba de ello es la amplia organización que ha desarrollado, con sucursales en todo el país y divisiones especializadas que cubren amplios e importantes sectores del mercado cubano.

En los últimos años Cimex ha creado cinco cadenas de tiendas con más de 550 puntos de venta a la población; la mayor de ellas, la cadena de Tiendas Panamericanas, vende artículos de vestir y para el hogar, alimentos, ferretería, etc., en todas las poblaciones importantes.

El estudio y la evaluación de las actividades de control de los sistemas de una empresa u organización, serán ejecutados por el auditor, siempre y cuando este adopte la decisión de depositar su confianza en dichas actividades de control.

Pasos a seguir:

Identificación de los tipos importantes de operaciones o transacciones y de los sistemas adecuados a la revisión.

1,1. Tipos importantes de transacciones: Son aquellas operaciones más importantes que generan un gran volumen de casos y que inciden en los estados contables. Dichas transacciones u operaciones están sistematizadas y agrupadas o clasificadas en sistemas principales y accesorios o subsistemas.

1,2. Objetivo de los sistemas: Conocer el ente para programar más detalladamente su labor, y concentrar su esfuerzo en puntos determinados de acuerdo a su importancia.

Descripción de los sistemas: Cuando están determinados los tipos importantes de transacciones u operaciones, se debe obtener una detallada descripción de los sistemas operantes. La descripción de los sistemas operantes:

Permitirá identificar el procedimiento de las transacciones y la forma en las actividades de control vigente actúan para prevenir, detectar y corregir posibles desviaciones o errores.

Indicará las fuentes de evidencia documental de las transacciones u operaciones. En otras palabras, es la documentación respaldatoria de los registros analíticos.

2,1. Obtención de la información detallada sobre los sistemas. La información puede obtenerse de:

2,1,1.Manuales de sistemas o procedimientos.

2,1,2. Normas, instrucciones escritas, etc.

2,1,3. Entrevistas con los usuarios y los responsables de estos.

2,1,4. Cuestionarios de relevamiento.

2,1,5. Los responsables de sectores, áreas, funciones, etc., efectuados como declaraciones o confirmaciones.

2,2. Documentación de la información relevada.

Para efectuar un relevamiento nos podemos valer de algunos de los siguientes métodos:

2,2,1. Narraciones y descripciones.

Es la narración o descripción detallada, en forma de relato, de las características de los sistemas o el modo de operar de una organización, referente a las secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los individuos de la empresa, en cuanto a: funciones, normas, procedimientos, operaciones, archivos, custodia de bienes, etcétera.

La función de relevamiento del Sistema de Control Interno por el método descriptivo, se puede realizar por tres formas o procedimientos distintos:

Cuestionarios.

Este método se basa en un conjunto de preguntas estándar presentadas por escrito en un formulario preimpreso o dentro de un programa o archivo incorporado a un procesador personal, sobre los aspectos fundamentales del control interno que son comunes a la mayoría de las empresas y que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en el ente.

Cursogramas.

El cursograma o flujo grama es la representación gráfica del sentido, curso, flujo o recorrido de una masa de información o de un sistema o proceso administrativo u operativo, dentro del contexto de la organización, mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones, registraciones, controles, etc., que ocurren o suceden en forma oral u escrita en el quehacer diario del ente.

Podríamos decir que el cursograma tiene tres "elementos básicos" que son:

se trata de un diagrama o representación gráfica;

representa el fluir de información ya sea de tipo verbal o escrito;

se refiere siempre a un proceso de tipo administrativo u operación específica.

Este método tiene su origen dentro del área de la teoría de los gráficos, sus antecedentes se remontan a los gráficos utilizados por los ingenieros en los diagramas industriales, que representaban las actividades de producción como, por ejemplo: los diagramas de proceso de la operación industrial, los de recorrido y los denominados "mano izquierda - mano derecha."

Los cursogramas tienen dos grandes partes componentes:

Simbología: la simbología utilizada representa la operación o proceso y el fluir o recorrido de la información.

Diagramación: la forma de realizar, dibujar o graficar depende de los siguientes factores a tener en cuenta:

Lenguaje a usar: el conjunto de señales que dan a entender una cosa;

Método a desarrollar: mantener un modo razonado de obrar o proceder.

Uno de los problemas que tiene este método es que no existe una simbología de carácter universal, es decir que falta uniformidad en cuanto a su interpretación simbólica.

Contenido de la documentación.

Los papeles de trabajo contendrán:

Por sistemas: el flujo general de las operaciones y transacciones.

Las áreas o los sectores que intervienen en cada procedimiento.

Los controles vigentes y la forma en que se practican.

Determinación en cada sistema de:

  • Formulario
  • Autorizaciones de validez
  • Registros
  • Archivos

Verificación de las descripciones de los sistemas.

Finalizada la etapa anterior, se deberá proceder a:

  • Confirmar lo conocido, mediante la realización de una prueba de auditoría, que consistirá en verificar el cumplimiento de todo lo relevado.
  • La prueba consistirá en realizar el seguimiento de una operación o transacción a través de cada paso de sistema para poder determinar si la información se procesa en la forma descripta.
  • Si existen discrepancias, éstas pueden tener origen en:
  • Error o defecto en la descripción realizada del sistema, en este caso se debe practicar la corrección de la misma.
  • Error o deficiencia de sistema operante. Esta alternativa se deberá tener muy en cuenta en el momento de la evaluación final de las actividades de control.
  • En los papeles de trabajo se detallaran todas las pruebas efectuadas y las conclusiones a las que se llegaron.

Evaluación de las actividades de control de los sistemas.

Identificación de los controles existentes: Finalizado el relevamiento y la descripción de los sistemas, hay que detectar los controles existentes en los sistemas y su efectividad.

Errores potenciales: Pueden ocurrir estos tipos o clases

  • Transacciones registradas:
  • Que no son válidas;
  • En períodos incorrectos;
  • En forma incorrecta o incompleta;

Transacciones incorrectamente:

  • Salvadas o corregidas;
  • Imputadas;
  • Registradas en el período.

Transacciones no:

  • Registradas;
  • Autorizadas o aprobadas.

Verificación de la capacidad de las actividades de control de los sistemas operantes para: prevenir, detectar y corregir los errores potenciales.

Para determinar el grado de confiabilidad de los controles existentes, sobre la base de la capacidad de las actividades de control, se deberá establecer la ocurrencia de posibles o potenciales errores en los sistemas y su incidencia en los estados contables.

La presente clasificación permitirá evaluar la alternativa de confiar o no en las actividades de control de los sistemas existentes.

Pruebas de las actividades de control de los sistemas: Si se está en condiciones de confiar en las actividades de control de los sistemas, se procede a evaluar las actividades reales de control.

La verificación de la realidad se hará:

  • Seleccionando una muestra de las transacciones u operaciones que será representativa del todo.
  • En cada caso se verificará el funcionamiento y comportamiento de los controles existentes.

Los papeles de trabajo contendrán:

  • Pruebas efectuadas;
  • Resultados obtenidos.

En caso de que no se confíe en las actividades de control de los sistemas, no es necesario efectuar prueba alguna.

Resultado de la evaluación de las actividades de control de los sistemas.

Las actividades de control de los sistemas son eficientes. Si se decide confiar en las actividades de control de los sistemas y los resultados de las pruebas han sido satisfactorias, el auditor basará su labor en dichas actividades y las tendrá en cuenta al determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar.

Las actividades de control de los sistemas son deficientes. Si se ha determinado que las actividades de control de los sistemas no son confiables o los resultados de las pruebas sobre las mismas no son satisfactorias, no se confiará en dichas actividades. Por lo tanto, al programarse la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos, se contemplará la realización de una prueba mayor, y de análisis superior.

En el siguiente cuadro detallamos las etapas y los pasos intermedios a seguir para realizar un estudio y evaluación del control interno.

RESULTADOS.

Control Interno.

Sistema Administrativo:

La entidad no cuenta con un manual de normas y procedimientos que responda a las características de su objeto social.

Las funciones llevadas a cabo por cada uno de los individuos no son reflejadas en un documento oficial, o manual de funciones.

Sistema Contable:

Se realizaron comprobaciones en cuatro subsistemas en los que fueron detectados las siguientes deficiencias:

Activos fijos tangibles:

Los registros y modelos que se encuentran relacionados con este subsistema no se encuentran en vigor debido a que los registros se llevan en sistemas computarizados.

El departamento no emite modelos SNC-1-01 "Movimiento de Medios Básicos", ya que se encuentra habilitado en el sistema. Debemos aclarar que este realiza el control minuciosamente de todos los medios básicos.

Cuentas por Cobrar:

Las facturas son confeccionadas y elaboradas por la misma persona, violándose los Principios y Procedimientos de Control Interno.

Las facturas no pueden ser registradas contablemente en orden numérico por características particulares de la Sucursal, violándose los Principios y Procedimientos de Control Interno.

Cuentas por Pagar:

Los expedientes de pago por proveedores no son elaborados por el departamento. Estos se realizan en la Sucursal.

Costos y Gastos:

La entidad carece de un sistema de costo que le permita conocer los costos reales de servicio.

No existen fichas de costo por servicio, impidiendo que sean comparadas con los gastos reales.

La entidad no realiza presupuestos por cada área de responsabilidad. Estos son hallados de forma general.

Sistema Garantía Comercial.

El proceso de solicitud de piezas no es comprobado por una persona nombrada responsable de verificar si el técnico solicita las piezas que realmente necesita el equipo.

Las piezas que son retiradas por encontrarse defectuosas no son almacenadas.

Estas piezas defectuosas no son registradas contablemente, tampoco siguen ningún procedimiento que registre las cantidades defectuosas.

La entidad no posee un responsable de determinar si el dictamen emitido por el técnico cuando el equipo resulta reposición es adecuado y si realmente el equipo reúne las características necesarias para ser repuesto.

Servicio a Terceros y Afiliados:

En este subsistema se detectó igual deficiencia que en el anterior, referente a la falta de control con las piezas en mal estado

Subsistema de Mercadotecnia:

El departamento no utiliza informes, métodos o técnicas que sean efectivos para lograr un control sobre el comportamiento de las ventas, las técnicas utilizadas para llevar a cabo una investigación de mercados que puedan ser interceptados, así como políticas publicitarias que puedan ser utilizadas y de distribución de los productos.

Operaciones de Compras:

La entidad posee un solo proveedor que se encarga de cubrir todas las necesidades. Por lo que queda eliminada la búsqueda en nuevos mercados que faciliten variedad en las fuentes de aprovisionamiento.

Operaciones de Compras:

La entidad no posee habilitado un manual de funciones y procedimientos.

La entidad no realiza presupuestos de ventas reales con las presupuestadas.

Sistema de Almacenamiento:

Se realizaron comprobaciones en tres subsistemas de inventarios donde no fueron detectadas deficiencias por lo que se califica de Confiable.

IV- RECOMENDACIONES

Confeccionar un manual de funciones de cada individuo que se desempeñe en la entidad, pudiendo ser extensivo hacia los dos centros de servicios territoriales.

Garantizar que exista separación de funciones entre la responsable de confeccionar y elaborar la factura.

Garantizar la implantación de un sistema de costo acorde a las características del departamento y el servicio que realiza. Además de confeccionar las fichas de costo por servicio.

Llevar a cabo procedimientos de control que permitan el almacenamiento y control de las piezas defectuosas ya sea en Servicio de Equipos en Garantía o el Servicio a Terceros y Afiliados.

Garantizar que exista un responsable con los conocimientos necesarios para controlar si las reposiciones de piezas de repuesto realizadas se adecuan a la rotura que presente realmente el equipo.

Garantizar que exista una persona nombrada responsable, que posea los conocimientos necesarios para controlar el proceso de reparación de equipos defectuosos y la decisión tomada a partir de las características de la rotura para determinar si el equipo pasa a ser baja técnica o vendido como ocasión.

Bibliografia

Colectivo de autores. Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría e Inspección Fiscal. / Colectivo de autores. -- Cienfuegos: Editorial Tributo, 1996.--

Contreras Díaz, Albi. Teoría de la Hacienda Pública , Albi Contreras Díaz, Zubiri González Páramo.—Barcelona: Editorial Ariel, 1994.--

Hernández Muñóz, Humberto. Bases de Auditoría Fiscal../ Humberto Hernández Muñóz,-- Cienfuegos: 1998.--

Hernández Muñóz, Humberto. Propuesta de Aplicación integral del impuesto a las ventas../ Humberto Hernández Muñóz .. -- Cienfuegos: 1999.--

Monasterio Ramírez , Carlos. El endeudamiento: Teoría y evidencia empírica. / Carlos Monasterio Ramírez, Joaquín Suárez Ortega.-- Madrid: Fundación BBV, 1993.--

Musgrave, Richard. Hacienda Pública. / Richard Musgrave, Peqqy Musgrave.-- Madrid: Mc Graw- Hill, 1992.--

Rosen, Harvey S. Manual de Hacienda Pública. /Harvey S. Rosen. -- Barcelona: Editorial Ariel , 1987.--

Cuba, decreto ley No. 169.—Ciudad de la Habana, 1997.--

Cuba, decreto ley No. 136: Patrimonio Forestal y de la Funa Silvestre . – 5.--

Cuba, Ley 73: Sistema Tributario. --

Cuba, Ministerio de Finanzas y Precios. Resolución No. 24, 1997.--

 

  

 

 

Autor:

Leidisara Martínez Calderin,

 


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