El control interno : Un medio eficaz para la toma de decisiones en el control (página 2)

2,1,3. Entrevistas
con los usuarios y los responsables de estos.

2,1,4. Cuestionarios de relevamiento.

2,1,5. Los responsables de sectores, áreas,
funciones,
etc., efectuados como declaraciones o
confirmaciones.

2,2. Documentación de la información
relevada.

Para efectuar un relevamiento nos podemos valer de
algunos de los siguientes métodos:

2,2,1. Narraciones y descripciones.

Es la narración o descripción detallada,
en forma de relato, de las características de los sistemas
o el modo de operar de una organización, referente a las
secuencias relevadas provenientes de las explicaciones de los
individuos de la empresa, en
cuanto a: funciones, normas, procedimientos, operaciones,
archivos,
custodia de bienes,
etcétera.

La función de
relevamiento del Sistema de Control Interno por el método
descriptivo, se puede realizar por tres formas o procedimientos
distintos:

• Encuesta o entrevista
  personal
• Formularios
• Combinación de formularios y
  entrevistas

Cuestionarios.

Este método se basa en un conjunto de preguntas
estándar presentadas por escrito en un formulario
preimpreso o dentro de un programa o
archivo
incorporado a un procesador
personal, sobre los aspectos fundamentales del control interno
que son comunes a la mayoría de las empresas y que
interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en el
ente.

Cursogramas.

El cursograma o flujo grama es la representación
gráfica del sentido, curso, flujo o recorrido de una masa
de información o de un sistema o proceso
administrativo u operativo, dentro del contexto de la
organización, mediante la utilización de
símbolos convencionales que representan operaciones,
registraciones, controles, etc., que ocurren o suceden en forma
oral u escrita en el quehacer diario del ente.

Podríamos decir que el cursograma tiene tres
"elementos básicos" que son:

se trata de un diagrama o
representación gráfica;

representa el fluir de información ya sea de tipo
verbal o escrito;

se refiere siempre a un proceso de
tipo administrativo u operación
específica.

Este método tiene su origen dentro del
área de la teoría
de los gráficos, sus antecedentes se remontan a
los gráficos utilizados por los ingenieros en los diagramas
industriales, que representaban las actividades de producción como, por ejemplo: los diagramas
de proceso de la operación industrial, los de recorrido y
los denominados "mano izquierda – mano derecha."

Los cursogramas tienen dos grandes partes
componentes:

Simbología: la simbología utilizada
representa la operación o proceso y el fluir o recorrido
de la información.

Diagramación: la forma de realizar,
dibujar o graficar depende de los siguientes factores a tener en
cuenta:

Lenguaje a usar: el conjunto de señales que dan a
entender una cosa;

Método a desarrollar: mantener un modo razonado
de obrar o proceder.

Uno de los problemas que
tiene este método es que no existe una simbología
de carácter universal, es decir que falta uniformidad en
cuanto a su interpretación simbólica.

Contenido de la
documentación.

Los papeles de trabajo contendrán:

Por sistemas: el flujo general de las operaciones y
transacciones.

Las áreas o los sectores que intervienen en cada
procedimiento.

Los controles vigentes y la forma en que se
practican.

Determinación en cada sistema
de:

• Formulario
• Autorizaciones de validez
• Registros
• Archivos

Verificación de las descripciones de los
sistemas.

Finalizada la etapa anterior, se deberá proceder
a:

• Confirmar lo conocido, mediante la realización
  de una prueba de auditoría, que consistirá en
  verificar el cumplimiento de todo lo relevado.
• La prueba consistirá en realizar el
  seguimiento de una operación o transacción a
  través de cada paso de sistema para poder
  determinar si la información se procesa en la forma
  descripta.
• Si existen discrepancias, éstas pueden tener
  origen en:
• Error o defecto en la descripción realizada
  del sistema, en este caso se debe practicar la
  corrección de la misma.
• Error o deficiencia de sistema operante. Esta
  alternativa se deberá tener muy en cuenta en el momento
  de la evaluación final de las actividades de
  control.
• En los papeles de trabajo se detallaran todas las
  pruebas
  efectuadas y las conclusiones a las que se
  llegaron.

Evaluación de las actividades de control de
los sistemas.

Identificación de los controles existentes:
Finalizado el relevamiento y la descripción de los
sistemas, hay que detectar los controles existentes en los
sistemas y su efectividad.

Errores potenciales: Pueden ocurrir estos tipos o
clases

• Transacciones registradas:
• Que no son válidas;
• En períodos incorrectos;
• En forma incorrecta o incompleta;

Transacciones incorrectamente:

• Salvadas o corregidas;
• Imputadas;
• Registradas en el período.

Transacciones no:

• Registradas;
• Autorizadas o aprobadas.

Verificación de la capacidad de las actividades
de control de los sistemas operantes para: prevenir, detectar y
corregir los errores potenciales.

Para determinar el grado de confiabilidad de los
controles existentes, sobre la base de la capacidad de las
actividades de control, se deberá establecer la ocurrencia
de posibles o potenciales errores en los sistemas y su incidencia
en los estados contables.

La presente clasificación permitirá
evaluar la alternativa de confiar o no en las actividades de
control de los sistemas existentes.

Pruebas de las actividades de control de los sistemas:
Si se está en condiciones de confiar en las actividades de
control de los sistemas, se procede a evaluar las actividades
reales de control.

La verificación de la realidad se
hará:

• Seleccionando una muestra de las transacciones u
  operaciones que será representativa del
  todo.
• En cada caso se verificará el funcionamiento y
  comportamiento de los controles
  existentes.

Los papeles de trabajo contendrán:

• Pruebas efectuadas;
• Resultados obtenidos.

En caso de que no se confíe en las actividades de
control de los sistemas, no es necesario efectuar prueba
alguna.

Resultado de la
evaluación de las actividades de control de los
sistemas.

Las actividades de control de los sistemas son
eficientes. Si se decide confiar en las actividades de control de
los sistemas y los resultados de las pruebas han sido
satisfactorias, el auditor basará su labor en dichas
actividades y las tendrá en cuenta al determinar la
naturaleza, el
alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoria a
aplicar.

Las actividades de control de los sistemas son
deficientes. Si se ha determinado que las actividades de control
de los sistemas no son confiables o los resultados de las pruebas
sobre las mismas no son satisfactorias, no se confiará en
dichas actividades. Por lo tanto, al programarse la naturaleza,
el alcance y la oportunidad de los procedimientos, se
contemplará la realización de una prueba mayor, y
de análisis superior.

En el siguiente cuadro detallamos las etapas y los pasos
intermedios a seguir para realizar un estudio y evaluación
del control interno.

RESULTADOS.

Control Interno.

Sistema Administrativo:

La entidad no cuenta con un manual de normas
y procedimientos que responda a las características de su
objeto social.

Las funciones llevadas a cabo por cada uno de los
individuos no son reflejadas en un documento oficial, o manual de
funciones.

Sistema Contable:

Se realizaron comprobaciones en cuatro subsistemas en
los que fueron detectados las siguientes deficiencias:

Activos fijos tangibles:

Los registros y modelos que se
encuentran relacionados con este subsistema no se encuentran en
vigor debido a que los registros se llevan en sistemas
computarizados.

El departamento no emite modelos SNC-1-01 "Movimiento de
Medios
Básicos", ya que se encuentra habilitado en el sistema.
Debemos aclarar que este realiza el control minuciosamente de
todos los medios básicos.

Cuentas por Cobrar:

Las facturas son confeccionadas y elaboradas por la
misma persona,
violándose los Principios y
Procedimientos de Control Interno.

Las facturas no pueden ser registradas contablemente en
orden numérico por características particulares de
la Sucursal, violándose los Principios y Procedimientos de
Control Interno.

Cuentas por Pagar:

Los expedientes de pago por proveedores no
son elaborados por el departamento. Estos se realizan en la
Sucursal.

Costos y Gastos:

La entidad carece de un sistema de costo que le
permita conocer los costos reales de
servicio.

No existen fichas de
costo por servicio, impidiendo que sean comparadas con los gastos
reales.

La entidad no realiza presupuestos
por cada área de responsabilidad. Estos son hallados de forma
general.

Sistema
Garantía Comercial.

El proceso de solicitud de piezas no es comprobado por
una persona nombrada responsable de verificar si el
técnico solicita las piezas que realmente necesita el
equipo.

Las piezas que son retiradas por encontrarse defectuosas
no son almacenadas.

Estas piezas defectuosas no son registradas
contablemente, tampoco siguen ningún procedimiento que
registre las cantidades defectuosas.

La entidad no posee un responsable de determinar si el
dictamen emitido por el técnico cuando el equipo resulta
reposición es adecuado y si realmente el equipo
reúne las características necesarias para ser
repuesto.

Servicio a Terceros y Afiliados:

En este subsistema se detectó igual deficiencia
que en el anterior, referente a la falta de control con las
piezas en mal estado

Subsistema de Mercadotecnia:

El departamento no utiliza informes,
métodos o técnicas
que sean efectivos para lograr un control sobre el comportamiento
de las ventas, las
técnicas utilizadas para llevar a cabo una investigación
de mercados que puedan ser interceptados, así como
políticas publicitarias que puedan ser
utilizadas y de distribución de los productos.

Operaciones de Compras:

La entidad posee un solo proveedor que se encarga de
cubrir todas las necesidades. Por lo que queda eliminada la
búsqueda en nuevos mercados que
faciliten variedad en las fuentes de
aprovisionamiento.

Operaciones de Compras:

La entidad no posee habilitado un manual de funciones y
procedimientos.

La entidad no realiza presupuestos de ventas reales con
las presupuestadas.

Sistema de Almacenamiento:

Se realizaron comprobaciones en tres subsistemas de
inventarios
donde no fueron detectadas deficiencias por lo que se califica de
Confiable.

IV-
RECOMENDACIONES

Confeccionar un manual de funciones de cada individuo
que se desempeñe en la entidad, pudiendo ser extensivo
hacia los dos centros de servicios
territoriales.

Garantizar que exista separación de funciones
entre la responsable de confeccionar y elaborar la factura.

Garantizar la implantación de un sistema de costo
acorde a las características del departamento y el
servicio que realiza. Además de confeccionar las fichas de
costo por servicio.

Llevar a cabo procedimientos de control que permitan el
almacenamiento y control de las piezas defectuosas ya sea en
Servicio de Equipos en Garantía o el Servicio a Terceros y
Afiliados.

Garantizar que exista un responsable con los
conocimientos necesarios para controlar si las reposiciones de
piezas de repuesto realizadas se adecuan a la rotura que presente
realmente el equipo.

Garantizar que exista una persona nombrada responsable,
que posea los conocimientos necesarios para controlar el proceso
de reparación de equipos defectuosos y la decisión
tomada a partir de las características de la rotura para
determinar si el equipo pasa a ser baja técnica o vendido
como ocasión.

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