- Primero lo
primero - Conocer el terreno que se
pisa - El contador dentro del sistema
de información - Desarrollo del
sistema - Compartir el
conocimiento - A futuro
- Conclusiones
- Referencias
Mediante este artículo se pretende acercar al
lector a los sistemas de
información, mediante la descripción del funcionamiento y diseño
de los mismos, enfocado principalmente a los contables, con los
objetivos de
primero encontrar cuáles son las necesidades
informáticas de la empresa (y
como satisfacerlas) y después de describir el papel del
contador público en las organizaciones
del siglo XXI como parte fundamental en el buen funcionamiento de
la misma. Las empresas no deben
de seguir modas al evaluar sus necesidades tecnológicas,
sino satisfacer sus necesidades fundamentales; para ayudar a
cumplir este objetivo, se
necesita cambiar la antigua percepción
del contador como "arrastra-lápiz", y más
recientemente como capturista de datos, para
ubicarlo como diseñador y administrador del
recurso fundamental de la empresa, la
información.
Palabras Clave: Sistemas de Información,
Tecnologías de Información, Sistemas
Transaccionales, Sistemas de apoyo en la toma de
decisiones, Sistemas estratégicos, Bases de
Datos
Día a día surgen nuevas
tecnologías, se presentan programas y
equipos más baratos que realizan más funciones con
menos esfuerzo. Durante los últimos años hemos
observado la gran aceptación de la que han gozado en los
centros de trabajo, llegando incluso al punto en que se compran
equipos que no se adaptan a los requisitos tecnológicos de
la empresa, ya sea que se encuentre por debajo o muy por encima
de las necesidades específicas del negocio.
Para no caer en excesos se debe de observar a tiempo la
situación tecnológica de la empresa, planear una
auditoría
informática al menos una vez al año, tal y como
se realiza con los resultados financieros de la
compañía; pero no hay que delegar este trabajo
exclusivamente a los ingenieros en sistemas, tomando en cuenta
que por las computadoras
de las empresas fluye información que los contadores
recopilan, clasifican, capturan, reportan y analizan, nadie mejor
que ellos (apoyados por los expertos en sistemas por supuesto)
para evaluar si el manejo de la misma es el correcto o requiere
de modificaciones en la manera en que circula la
información. En esta revisión debe tomar parte de
manera importante el contador público de la empresa,
puesto que como usuario posee información de primera mano
para modificar conflictos que
se tengan al acceder la información.
Con el fin de estar enterados a plenitud de la forma en
que funcionan las tecnologías y sistemas de
información, a continuación se presenta a grandes
rasgos la forma en que se manejan, así como la manera en
que se pueden facilitar el registro del
ciclo contable, para mantener la información lo más
veraz, confiable y oportuna en el menor tiempo
posible.
Comencemos definiendo algunos de los términos
más comunes que se tratarán sobre este tema.
Sistema de
información es el conjunto de elementos
interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en
información, que almacena para posteriormente distribuir
entre sus usuarios. Como todo sistema, incluye
también un ciclo de retroalimentación a manera de mecanismo de
control mediante
el cual se puede saber si se cumple con las expectativas y
requerimientos de los usuarios. En toda empresa se cuenta con
diversos subsistemas de información, surgidos de los
diferentes departamentos, que conforman el sistema
principal.
Por otro lado las tecnologías de la
información son los medios en los
que se desarrollan y utilizan los sistemas de información,
como lo son computadoras, redes, etc. Dicho de otra
manera, los sistemas de información arrojan los reportes
que nos llegan a través de las tecnologías de
información.
Bajo estas definiciones podemos clasificar a la contabilidad
como un sistema de información puesto que captura,
procesa, almacena y distribuye un tipo de datos, financieros, que
sirven como apoyo para los encargados de tomar decisiones en la
empresa. Actualmente la principal fuente de esta
información son las computadoras, y es por esta
razón por la que es importante entender como
funcionan.
Los sistemas de información tienen tres objetivos
primordiales:
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