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La comprensión de los sistemas de información

Enviado por al00179114



  1. Primero lo primero
  2. Conocer el terreno que se pisa
  3. El contador dentro del sistema de información
  4. Desarrollo del sistema
  5. Compartir el conocimiento
  6. A futuro
  7. Conclusiones
  8. Referencias

Mediante este artículo se pretende acercar al lector a los sistemas de información, mediante la descripción del funcionamiento y diseño de los mismos, enfocado principalmente a los contables, con los objetivos de primero encontrar cuáles son las necesidades informáticas de la empresa (y como satisfacerlas) y después de describir el papel del contador público en las organizaciones del siglo XXI como parte fundamental en el buen funcionamiento de la misma. Las empresas no deben de seguir modas al evaluar sus necesidades tecnológicas, sino satisfacer sus necesidades fundamentales; para ayudar a cumplir este objetivo, se necesita cambiar la antigua percepción del contador como "arrastra-lápiz", y más recientemente como capturista de datos, para ubicarlo como diseñador y administrador del recurso fundamental de la empresa, la información.

Palabras Clave: Sistemas de Información, Tecnologías de Información, Sistemas Transaccionales, Sistemas de apoyo en la toma de decisiones, Sistemas estratégicos, Bases de Datos

1. Introducción

Día a día surgen nuevas tecnologías, se presentan programas y equipos más baratos que realizan más funciones con menos esfuerzo. Durante los últimos años hemos observado la gran aceptación de la que han gozado en los centros de trabajo, llegando incluso al punto en que se compran equipos que no se adaptan a los requisitos tecnológicos de la empresa, ya sea que se encuentre por debajo o muy por encima de las necesidades específicas del negocio.

Para no caer en excesos se debe de observar a tiempo la situación tecnológica de la empresa, planear una auditoría informática al menos una vez al año, tal y como se realiza con los resultados financieros de la compañía; pero no hay que delegar este trabajo exclusivamente a los ingenieros en sistemas, tomando en cuenta que por las computadoras de las empresas fluye información que los contadores recopilan, clasifican, capturan, reportan y analizan, nadie mejor que ellos (apoyados por los expertos en sistemas por supuesto) para evaluar si el manejo de la misma es el correcto o requiere de modificaciones en la manera en que circula la información. En esta revisión debe tomar parte de manera importante el contador público de la empresa, puesto que como usuario posee información de primera mano para modificar conflictos que se tengan al acceder la información.

Con el fin de estar enterados a plenitud de la forma en que funcionan las tecnologías y sistemas de información, a continuación se presenta a grandes rasgos la forma en que se manejan, así como la manera en que se pueden facilitar el registro del ciclo contable, para mantener la información lo más veraz, confiable y oportuna en el menor tiempo posible.

2. Primero lo primero [1]

Comencemos definiendo algunos de los términos más comunes que se tratarán sobre este tema. Sistema de información es el conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena para posteriormente distribuir entre sus usuarios. Como todo sistema, incluye también un ciclo de retroalimentación a manera de mecanismo de control mediante el cual se puede saber si se cumple con las expectativas y requerimientos de los usuarios. En toda empresa se cuenta con diversos subsistemas de información, surgidos de los diferentes departamentos, que conforman el sistema principal.

Por otro lado las tecnologías de la información son los medios en los que se desarrollan y utilizan los sistemas de información, como lo son computadoras, redes, etc. Dicho de otra manera, los sistemas de información arrojan los reportes que nos llegan a través de las tecnologías de información.

Bajo estas definiciones podemos clasificar a la contabilidad como un sistema de información puesto que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo de datos, financieros, que sirven como apoyo para los encargados de tomar decisiones en la empresa. Actualmente la principal fuente de esta información son las computadoras, y es por esta razón por la que es importante entender como funcionan.

Los sistemas de información tienen tres objetivos primordiales:

  • Automatizar los procesos operativos.
  • Proporcionar información que apoye la toma de decisiones.
  • Lograr ventajas competitivas a través de su uso.

El primero de estos objetivos se logra a través de los llamados sistemas transaccionales que se encargan de registrar todas las operaciones diarias del negocio, con los cuales se logran ahorros en mano de obra. Ejemplos de este tipo de sistema son los de nómina, de cuentas por cobrar, entre otros.

Los sistemas de apoyo a las decisiones son los que se implantan después de los transaccionales, toman la información directamente de éstos y con esa base proporcionan reportes que ayudan a evaluar decisiones. Algunos ejemplos son los sistemas de apoyo a las decisiones (DSS) y los sistemas de información para ejecutivos (EIS).

Los sistemas estratégicos pueden ser transaccionales o sistemas de apoyo a las decisiones, lo que los hace ser estratégicos son las ventajas que se obtienen mediante su uso, lo que representa una barrera de entrada a la competencia, y que al momento de que los competidores desarrollan sistemas similares se convierten en estándares de la industria. Un ejemplo son los sistemas de reservación de boletos para aviones, que pasaron de ser una ventaja para American Airlines (primero en desarrollarlo) a un requisito para las demás líneas aéreas.

En la siguiente figura [2] se explica la forma en que fluye la información dentro de la compañía y cómo se van incorporando las funciones a través de los sistemas, comenzando por el procesamiento de las operaciones (Sist. Transaccionales) llegando hasta la administración de los sistemas estratégicos de la empresa.

3. Conocer el terreno que se pisa

Saber en donde se encuentra el desarrollo tecnológico de la empresa es el primer análisis que se debe realizar para conocer los pasos a seguir, y errores a evitar, para llevar a que la tecnología trabaje adecuadamente para nosotros, y no seamos nosotros quienes trabajemos para mantener sus ineficiencias. De acuerdo a Richard Nolan, conocido autor y profesor de la Universidad de Harvard, existen seis etapas de crecimiento de los sistemas dentro de las empresas:

La primera etapa, llamada de inicio, comienza con la adquisición del primer equipo computacional justificado por el ahorro en la mano de obra. Las primeras aplicaciones que se instalan son los sistemas transaccionales, comúnmente un sistema de nóminas y uno de contabilidad. La administración de los sistemas la realiza un empleado que no posee preparación en la materia. Se considera que esta etapa termina al momento de instalar exitosamente el primer sistema de información.

La siguiente etapa, de contagio o expansión, se caracteriza por la imitación dentro de la organización del primer ejecutivo usuario del sistema. Se comienzan a utilizar el resto de los sistemas transaccionales como inventarios, facturación, proveedores, etc. Se observa la proliferación de aplicaciones de una manera desordenada, muchas veces sin compartir el mismo formato lo que provoca que la información entre sistemas sea incompatible y se tenga que capturar varias veces los mismo datos. Al ver como crece el gasto en sistemas la gerencia decide abrir nuevos puestos como analista de sistemas, programador, jefe de soporte técnico, entre otros.

La etapa de control se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales en base a presupuestos. Las aplicaciones en esta etapa están orientadas a al control de las operaciones del negocio, lo que lleva al departamento de sistemas a una posición gerencial dependiente de la dirección de administración o de finanzas. Se comienzan a definir estándares de trabajo dentro del departamento para el desarrollo de nuevas aplicaciones con el fin de tener interfaces automáticas.

La etapa de integración surge debido a que el departamento de sistemas comienza a aprovechar las bases de datos para integrar la información. Se comienzan a desarrollar nuevos sistemas que llevan a reemplazar los antiguos en beneficio de la organización.

En la etapa de administración de datos se reconoce a la información como un recurso valioso que debe estar al alcance de los usuarios, para lo cual se requiere de una administración apropiada de los datos y el manejo de diferentes niveles de acceso para los diferentes usuarios.

En la última etapa, llamada etapa de madurez, se reconoce a la informática como una función básica y se le otorga el nivel de dirección dentro del organigrama de la empresa. Se desarrollan aplicaciones como sistemas de manufactura integrados por computadora, sistemas basados en el conocimiento y sistemas expertos que proporcionan información a la alta administración y son de carácter estratégico. Se integran redes de comunicaciones tanto dentro como fuera del lugar físico de la empresa. Comienza a planearse rigurosamente el uso de recursos y aplicaciones con horizontes de planeación de al menos cinco años.

Ahora que ya conoce las etapas de la implantación de sistemas puede ver en cual se encuentra su empresa y anticipar los problemas que han surgido en otras compañías para llegar lo más pronto posible a la madurez.

4. El contador dentro del sistema de información

El papel del contador dentro de las organizaciones está cambiando, por lo que se deben de adaptarse a las nuevas necesidades de las empresas. De acuerdo con la Guía Internacional de Educación Nº 9, "Educación de Precalificación, Valoración de la Competencia Profesional y Requerimientos de Experiencia de Contadores Profesionales" [3], de IFAC (Federación Internacional de Contadores) el conocimiento que los aspirantes a trabajar como contadores deben adquirir se reúne en cuatro componentes:

  • Conocimiento en Contabilidad que proporciona la base técnica elemental.
  • Conocimiento general, cubriendo un amplio rango de temas en las artes, ciencias y las humanidades.
  • Conocimiento organizacional y de negocios, es decir, del contexto en el que trabajan.
  • Conocimiento en tecnología de la información.

Lo mínimo que un profesional de la contabilidad al nivel de usuario debe manejar es un programa procesador de textos (MS Word, por ejemplo), una hoja de cálculo (MS Excel), un programa de correo electrónico y navegador de Internet, una base de datos y, al menos, un paquete de contabilidad básico (Compaq).

Aunque si se quieren aprovechar las nuevas oportunidades de negocio, el contador necesita también tener educación general sobre los sistemas de información, conociendo al menos los conceptos de tecnologías de la información, equipo de cómputo, programas aplicaciones, de organización de datos, redes y aplicaciones de contabilidad, control interno, seguridad, el papel de la información en las organizaciones y aspectos éticos y legales; aparte del suficiente conocimiento y familiaridad con conceptos de sistemas de información que le permitan tomar decisiones razonables para poder identificar las necesidades y alternativas de un sistema de información sencillo, decidir si adquirir una aplicación para adaptarse a ella, o bien desarrollarla utilizando hojas de cálculo o bases de datos, ya sea por cuenta propia o contratando a un consultor externo.

Según la IFAC, debido a que el contador es usuario de los sistemas de información, principalmente de los transaccionales que son los directamente relacionados con su área, debe de influir en su administración y diseño, para lo cual debe conocer los componentes del sistema que maneja.

En la siguiente figura se exponen los posibles componentes del Sistema de Información Contable (SIC) [4].

 Tomando en cuenta esta figura, puede tomar los conceptos que le apliquen, o los que quisiera desarrollar dentro de su organización, para tener el esquema básico del sistema de información contable.

5. Desarrollo del sistema

Una vez definidas por el contador las funciones de información requeridas en el negocio podemos solicitar la ayuda de los expertos en sistemas para que evalúen los requisitos técnicos y tecnológicos de la empresa. Los pasos elementales que se seguirán son los siguientes:

  • Establecer un ambiente computacional que incluya una infraestructura de red.
  • Instalar las aplicaciones requeridas de acuerdo al estudio realizado por el contador.
  • Revisar que exista la interfase necesaria para evitar el registrar en distintas ocasiones la misma información.

Cuando funcione correctamente el sistema de información se puede dar el siguiente paso, constituido por las Bodegas de Datos (Datawarehouse), para entrar de lleno en la "Era del Conocimiento", para ello se requieren las siguientes acciones [5]:

  • Crear una Bodega de Datos (Datawarehouse) extrayendo y resumiendo la información del libro mayor a una base de datos.
  • Implementar una tabla dinámica para crear reportes estandarizados.
  • Crear una página web que muestre un índice de los reportes disponibles, entre los cuales puede estar una descripción de las políticas contables de la empresa.
  • Diseñar formatos que faciliten las tareas rutinarias como la creación y actualización de nuevos registros, asientos de diario y el procesamiento de facturas. Dichas formas se pueden grabar en la página web y así ponerlas al alcance de todos.
  • Eliminar reportes y procesos manuales que dupliquen la información contenida en el sistema.

Ninguna las herramientas requeridas para construir y utilizar la Bodega de Información está fuera del alcance de la empresa pequeña o mediana. Microsoft implementó esta tecnología hace 8 años utilizando una red interna (intranet), llamada Microsoft FinWeb (Financial Information Network), una Bodega de Datos que extrae información del diario y la pone accesible en una base de datos de Microsoft Access.

Otras herramientas son tablas dinámicas de Excel (PivotTable) que permiten profundizar en los detalles de cada división, producto, mercado, etc., que se complementa con consultas SQL mediante una herramienta llamada MS Report, así como el MAP (Políticas Contables de Microsoft), una parte de la intranet que archiva las políticas contables de la empresa, sobre 500 aspectos con el fin de estandarizar los criterios contables (por ejemplo, los métodos de depreciación a utilizar).

6. Compartir el conocimiento

En el momento en que la empresa se encuentre utilizando las tecnologías descritas anteriormente, se puede plantear la posibilidad de implementar otras herramientas que le ayuden a automatizar aún más sus procesos, como lo son el Intercambio Electrónico de Datos (EDI) o la minería de datos (DataMining) [6].

El Intercambio Electrónico de Datos consiste en transmitir electrónicamente documentos contables entre aplicaciones en un formato común. El EDI es una forma de Comercio electrónico Empresa a Empresa (B2B).

Cuando el EDI está perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informáticas, se logra que al momento de capturar las cantidades de un cheque y mandarlo a imprimir, los asientos se realizan de forma automática. También se puede aplicar a actividades como la facturación o el control de inventarios, logrando que mediante el uso del EDI se realicen automáticamente. Con su uso se pretende eliminar la necesidad de utilizar el papel para las transacciones de las empresas.

Si se cuenta con una base de datos lo suficientemente grande, se puede sacar provecho de la minería de datos (DataMining). Mediante estas aplicaciones se exploraran automáticamente grandes bases de datos para extraer patrones de comportamiento, relaciones ocultas entre las variables, identificando dependencias.

Con la minería de datos podemos responder preguntas como qué clientes tienen más probabilidad de responder a la oferta realizada mediante un correo electrónico, descubrir patrones de comportamiento en consumidores o encontrar cuales son los mejores y peores clientes de una compañía financiara. Por ejemplo, esta tecnología puede detectar que productos prefiere el consumidor para acompañar su compra periódica de refrescos, y con esa información se pueden diseñar campañas de publicidad o acomodo de estantes dentro del negocio, para adaptarlos a los gustos de los clientes.

7. A futuro

Actualmente, el proceso requerido para capturar la información contable es una de las actividades que más esfuerzo administrativo requiere, dedicando muchas horas-hombre a alimentar los paquetes contables.

Afortunadamente, las aplicaciones como el Internet, el correo electrónico, el acceso remoto a cualquier computadora, la utilización de agentes informáticos para realizar informes que combinen información interna y externa, las charlas interactivas y las videoconferencias son algunas de las tecnologías que facilitarán la actividad contable.

Con el uso cada vez más común del EDI, se facilitará el registro de las operaciones comunes dentro de la organización, como pagos, compras, ventas, depreciaciones, etc. Se espera que próximamente llegue a más empresas la captura automática de información, con mecanismos como el escáner y los códigos de barras, el control por la voz, etc.

Las telecomunicaciones también juegan un papel importante en el futuro de los sistemas, puesto que servirán de medio para comunicar de manera más rápida y segura a los equipos de distintas empresas. Para observar una de las nuevas aplicaciones, la manera en que funciona un sistema de contabilidad a través de Internet, el FASB (Financial Accounting Standard Board) ha puesto la información de una empresa ficticia, llamada FAUXCOM [7], en la siguiente dirección: http://accounting.rutgers.edu/raw/fasb/fauxcom/Default.htm.

Una combinación de todas estas tecnologías es la que resultó en el portal de la SHCP [8], mediante el cual puede recibir las declaraciones de los contribuyentes, que aunque al principio causo dolores de cabeza a más de uno, se ha ido depurando y cada vez funciona mejor. Se espera que comiencen a desarrollarse aplicaciones similares para las demás dependencias del Gobierno, con el fin de otorgarle al ciudadano la posibilidad de realizar cualquier trámite perder tiempo en las ventanillas de las diversas secretarías.

8. Conclusiones

Después de revisar el proceso requerido para instalar un sistema de información, debemos recordar que para adaptar un sistema de información a nuestra empresa se requiere primero de identificar las necesidades de información con los contadores y luego buscar asesoría con los expertos de sistemas.

Es importante seguir este orden, ya que el principal problema en la adaptación de los sistemas en las empresas es que se empieza comprando el equipo y luego se tratan de adaptar a él. En el momento en que le pidan decidir entre varios equipos, o aplicaciones, primero pregunte para que lo van a usar, o en otras palabras ¿qué necesidades de información tiene la empresa?

9. Referencias

[1] Cohen, D. y Asín, E.; Sistemas de Información para los Negocios (3ª. Edición). (pp. 3-174). México. McGraw-Hill.

[2] Gelinas, Sutton. (2002). Accounting Information Systems (5ª Ed). (Cap. 1). EEUU. South-western.

[3] IFAC, http://www.ifac.org/, (accesado el 26 de Octubre de 2002).

[4] Gelinas. Student Resources, http://www.swcollege.com/acct/gelinas/gelinas_5e/gelinas.html, (accesado el 27 de Octubre de 2002).

[5] AICPA, http://www.aicpa.org/pubs/jofa/may1999/boggs.htm, (accesado el 25 de Octubre de 2002)

[6] Datamining, http://www.datamining.com, (accesado el 27 de Octubre de 2002)

[7] FASB, http://accounting.rutgers.edu/raw/fasb/fauxcom/Default.htm

[8] "Arranca Este Mes Portal E-gobierno" Infolatina (Base de Datos en línea). Reforma: Redacción (Sep 2, 2002).

[9] "El e-SAT permite agilizar trámites y servicios al contribuyente" Infolatina (Base de Datos en línea). México Analytica – Politica: Redacción (Sep 11, 2002).

[10] "Estudia SHCP devolver ‘vía Internet’, lo que le debe a los contribuyentes" Infolatina (Base de Datos en línea). Cu4tro.com: ntx (Sep 5, 2002).

[11] "Se equivocó el SAT: México no es Primer Mundo" Infolatina (Base de Datos en línea). Revista Siempre: Silvia Meave Avila (Sep 4, 2002). [12] "Tecnologías de información en el área contable." Infolatina (Base de Datos en línea). Brenix - Contacto de Unión Empresarial: Jesús Arturo Treviño Enríquez (Sep 2, 2002).

[13] "Hacienda, los contribuyentes y el Internet" Infolatina (Base de Datos en línea). El Economista - Valores y Dinero: Redacción (Ago 26, 2002).

[14] "Buscan Agilizar ‘trÁmites Pesadilla’" Infolatina (Base de Datos en línea). Reforma: Redacción (Ago 26, 2002).

[15] Business Wire "Arthur Andersen's Virtual Learning Network Establishes Training Intelligence Portal with VerticalNet; Arthur Andersen Personnel Gain Access to Instructor-led Courses." Ultima Modificación: Sep 19, 2000

http://www.findarticles.com/m0EIN/2000_Sept_19/65295535/p1/article.jhtml (Accesado Oct 7, 2002)

[16] Wilkins, David E. "A Call for Knowledge-Based Planning." Ultima Modificación: Primavera 2001

http://www.findarticles.com/m2483/1_22/73393426/p1/article.jhtml (Accesado Oct 7, 2002)

[17] Kawamoto, Wayne "web-based accounting.(Buyers Guide)" Ultima Modificación: Noviembre 2000 http://www.findarticles.com/m1563/11_18/66888774/p1/article.jhtml (Accesado Oct 8, 2002)

[18] "Menos Impuestos, Con TecnologÍa" Infolatina (Base de Datos en línea). Mural: Redacción (Ago 12, 2002).

[19] Business Wire "Universities Implement Electronic Statement and Billing Solutions to Reduce Cost and Increase Effeciency." Ultima Modificación: May 23, 2000 http://www.findarticles.com/m0EIN/2000_May_23/62257897/p1/article.jhtml (Accesado Oct 7, 2002)

[20] Pitrat, Jim "Low-Tech Accounting Can Keep Companies in the Red." Ultima Modificación: Abr 3, 2000 http://www.findarticles.com/m5072/14_22/62217639/p1/article.jhtml (Accesado Oct 7, 2002)

[21] "Panorama Fiscal Información Y Comentarios De Interés Para Empresarios Y Personas Físicas Contribuyentes" Infolatina (Base de Datos en línea). Diario de Yucatán: Redacción (Sep 2, 2002).

[22] "En El CibercafÉ/ Sigue El Viacrucis Fiscal" Infolatina (Base de Datos en línea). Mural: hvelab[arroba]infosel.net.mx (Ago 26, 2002).

[23] "Contadores Públicos Consideran Un Avance El Pago Al Fisco Por Internet" Infolatina (Base de Datos en línea). Diario de Yucatán: Redacción (Ago 17, 2002).

[24] Noack, David "Government web sites--a status report." Ultima Modificación: Mayo 2002

http://www.findarticles.com/m3337/3_19/86650228/p1/article.jhtml (Accesado Oct 8, 2002)

 

 

 

C.P. Rafael Chapa Peña

 


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