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La comprensión de los sistemas de información (página 2)




Enviado por al00179114



Partes: 1, 2

  • Automatizar los procesos
    operativos.
  • Proporcionar información que apoye la toma de
    decisiones.
  • Lograr ventajas competitivas a través de su
    uso.

El primero de estos objetivos se logra a través
de los llamados sistemas transaccionales que se encargan de
registrar todas las operaciones
diarias del negocio, con los cuales se logran ahorros en mano de
obra. Ejemplos de este tipo de sistema son los de nómina,
de cuentas por
cobrar, entre otros.

Los sistemas de apoyo a las decisiones son los que se
implantan después de los transaccionales, toman la
información directamente de éstos y con esa base
proporcionan reportes que ayudan a evaluar decisiones. Algunos
ejemplos son los sistemas de apoyo a las decisiones (DSS) y los
sistemas de información para ejecutivos (EIS).

Los sistemas estratégicos pueden ser
transaccionales o sistemas de apoyo a las decisiones, lo que los
hace ser estratégicos son las ventajas que se obtienen
mediante su uso, lo que representa una barrera de entrada a la
competencia, y
que al momento de que los competidores desarrollan sistemas
similares se convierten en estándares de la industria. Un
ejemplo son los sistemas de reservación de boletos para
aviones, que pasaron de ser una ventaja para American Airlines
(primero en desarrollarlo) a un requisito para las demás
líneas aéreas.

En la siguiente figura [2] se explica la forma en que
fluye la información dentro de la compañía y
cómo se van incorporando las funciones a través de
los sistemas, comenzando por el procesamiento de las operaciones
(Sist. Transaccionales) llegando hasta la administración de los sistemas
estratégicos de la empresa.

3. Conocer el
terreno que se pisa

Saber en donde se encuentra el desarrollo
tecnológico de la empresa es el primer análisis que se debe realizar para conocer
los pasos a seguir, y errores a evitar, para llevar a que la
tecnología
trabaje adecuadamente para nosotros, y no seamos nosotros quienes
trabajemos para mantener sus ineficiencias. De acuerdo a Richard
Nolan, conocido autor y profesor de la Universidad de
Harvard, existen seis etapas de crecimiento de los sistemas
dentro de las empresas:

La primera etapa, llamada de inicio, comienza con la
adquisición del primer equipo computacional justificado
por el ahorro en la
mano de obra. Las primeras aplicaciones que se instalan son los
sistemas transaccionales, comúnmente un sistema de
nóminas
y uno de contabilidad. La administración de los sistemas
la realiza un empleado que no posee preparación en la
materia. Se
considera que esta etapa termina al momento de instalar
exitosamente el primer sistema de información.

La siguiente etapa, de contagio o expansión, se
caracteriza por la imitación dentro de la
organización del primer ejecutivo usuario del sistema.
Se comienzan a utilizar el resto de los sistemas transaccionales
como inventarios,
facturación, proveedores,
etc. Se observa la proliferación de aplicaciones de una
manera desordenada, muchas veces sin compartir el mismo formato
lo que provoca que la información entre sistemas sea
incompatible y se tenga que capturar varias veces los mismo
datos. Al ver como crece el gasto en sistemas la gerencia
decide abrir nuevos puestos como analista de sistemas,
programador, jefe de soporte técnico, entre
otros.

La etapa de control se inicia con la necesidad de
controlar el uso de los recursos
computacionales en base a presupuestos.
Las aplicaciones en esta etapa están orientadas a al
control de las operaciones del negocio, lo que lleva al
departamento de sistemas a una posición gerencial
dependiente de la dirección de administración o de
finanzas. Se
comienzan a definir estándares de trabajo dentro del
departamento para el desarrollo de nuevas aplicaciones con el fin
de tener interfaces automáticas.

La etapa de integración surge debido a que el
departamento de sistemas comienza a aprovechar las bases de datos
para integrar la información. Se comienzan a desarrollar
nuevos sistemas que llevan a reemplazar los antiguos en beneficio
de la organización.

En la etapa de administración de datos se
reconoce a la información como un recurso valioso que debe
estar al alcance de los usuarios, para lo cual se requiere de una
administración apropiada de los datos y el manejo de
diferentes niveles de acceso para los diferentes
usuarios.

En la última etapa, llamada etapa de madurez, se
reconoce a la informática como una función
básica y se le otorga el nivel de dirección dentro
del organigrama de la
empresa. Se desarrollan aplicaciones como sistemas de manufactura
integrados por computadora,
sistemas basados en el
conocimiento y sistemas
expertos que proporcionan información a la alta
administración y son de carácter
estratégico. Se integran redes de comunicaciones
tanto dentro como fuera del lugar físico de la empresa.
Comienza a planearse rigurosamente el uso de recursos y
aplicaciones con horizontes de planeación
de al menos cinco años.

Ahora que ya conoce las etapas de la implantación
de sistemas puede ver en cual se encuentra su empresa y anticipar
los problemas que
han surgido en otras compañías para llegar lo
más pronto posible a la madurez.

4. El contador
dentro del sistema de información

El papel del contador dentro de las organizaciones
está cambiando, por lo que se deben de adaptarse a las
nuevas necesidades de las empresas. De acuerdo con la Guía
Internacional de Educación Nº 9,
"Educación de Precalificación, Valoración de
la Competencia Profesional y Requerimientos de Experiencia de
Contadores Profesionales" [3], de IFAC (Federación
Internacional de Contadores) el conocimiento
que los aspirantes a trabajar como contadores deben adquirir se
reúne en cuatro componentes:

  • Conocimiento en Contabilidad que proporciona la base
    técnica elemental.
  • Conocimiento general, cubriendo un amplio rango de
    temas en las artes, ciencias y
    las humanidades.
  • Conocimiento organizacional y de negocios, es
    decir, del contexto en el que trabajan.
  • Conocimiento en tecnología de la
    información.

Lo mínimo que un profesional de la contabilidad
al nivel de usuario debe manejar es un programa procesador de
textos (MS Word, por
ejemplo), una hoja de
cálculo (MS Excel), un
programa de correo
electrónico y navegador de Internet, una base de datos y,
al menos, un paquete de contabilidad básico
(Compaq).

Aunque si se quieren aprovechar las nuevas oportunidades
de negocio, el contador necesita también tener
educación general sobre los sistemas de
información, conociendo al menos los conceptos de
tecnologías de la información, equipo de
cómputo, programas aplicaciones, de organización de
datos, redes y aplicaciones de contabilidad, control
interno, seguridad, el
papel de la información en las organizaciones y aspectos
éticos y legales; aparte del suficiente conocimiento y
familiaridad con conceptos de sistemas de información que
le permitan tomar decisiones razonables para poder
identificar las necesidades y alternativas de un sistema de
información sencillo, decidir si adquirir una
aplicación para adaptarse a ella, o bien desarrollarla
utilizando hojas de
cálculo o bases de datos, ya sea por cuenta propia o
contratando a un consultor externo.

Según la IFAC, debido a que el contador es
usuario de los sistemas de información, principalmente de
los transaccionales que son los directamente relacionados con su
área, debe de influir en su administración y
diseño, para lo cual debe conocer los componentes del
sistema que maneja.

En la siguiente figura se exponen los posibles
componentes del Sistema de Información
Contable (SIC) [4].

 Tomando en cuenta esta figura, puede tomar los
conceptos que le apliquen, o los que quisiera desarrollar dentro
de su organización, para tener el esquema básico
del sistema de información contable.

5. Desarrollo del
sistema

Una vez definidas por el contador las funciones de
información requeridas en el negocio podemos solicitar la
ayuda de los expertos en sistemas para que evalúen los
requisitos técnicos y tecnológicos de la empresa.
Los pasos elementales que se seguirán son los
siguientes:

  • Establecer un ambiente
    computacional que incluya una infraestructura de red.
  • Instalar las aplicaciones requeridas de acuerdo al
    estudio realizado por el contador.
  • Revisar que exista la interfase necesaria para
    evitar el registrar en distintas ocasiones la misma
    información.

Cuando funcione correctamente el sistema de
información se puede dar el siguiente paso, constituido
por las Bodegas de Datos (Datawarehouse),
para entrar de lleno en la "Era del Conocimiento", para ello se
requieren las siguientes acciones
[5]:

  • Crear una Bodega de Datos (Datawarehouse)
    extrayendo y resumiendo la información del libro
    mayor a una base de datos.
  • Implementar una tabla dinámica para crear reportes
    estandarizados.
  • Crear una página
    web que muestre un índice de los reportes
    disponibles, entre los cuales puede estar una
    descripción de las políticas contables de la
    empresa.
  • Diseñar formatos que faciliten las tareas
    rutinarias como la creación y actualización de
    nuevos registros,
    asientos de diario y el procesamiento de facturas. Dichas
    formas se pueden grabar en la página web y
    así ponerlas al alcance de todos.
  • Eliminar reportes y procesos manuales que
    dupliquen la información contenida en el
    sistema.

Ninguna las herramientas
requeridas para construir y utilizar la Bodega de
Información está fuera del alcance de la empresa
pequeña o mediana. Microsoft
implementó esta tecnología hace 8 años
utilizando una red interna (intranet),
llamada Microsoft FinWeb (Financial Information Network), una
Bodega de Datos que extrae información del diario y la
pone accesible en una base de datos de Microsoft
Access.

Otras herramientas son tablas dinámicas de Excel
(PivotTable) que permiten profundizar en los detalles de cada
división, producto,
mercado, etc.,
que se complementa con consultas SQL mediante
una herramienta llamada MS Report, así como el MAP
(Políticas Contables de Microsoft), una parte de la
intranet que archiva las políticas contables de la
empresa, sobre 500 aspectos con el fin de estandarizar los
criterios contables (por ejemplo, los métodos de
depreciación a utilizar).

6. Compartir el
conocimiento

En el momento en que la empresa se encuentre utilizando
las tecnologías descritas anteriormente, se puede plantear
la posibilidad de implementar otras herramientas que le ayuden a
automatizar aún más sus procesos, como lo son el
Intercambio Electrónico de Datos (EDI) o la minería de
datos (DataMining) [6].

El Intercambio Electrónico de Datos consiste en
transmitir electrónicamente documentos
contables entre aplicaciones en un formato común. El EDI
es una forma de Comercio
electrónico Empresa a Empresa (B2B).

Cuando el EDI está perfectamente integrado con el
resto de aplicaciones informáticas, se logra que al
momento de capturar las cantidades de un cheque y
mandarlo a imprimir, los asientos se realizan de forma
automática. También se puede aplicar a actividades
como la facturación o el control de
inventarios, logrando que mediante el uso del EDI se realicen
automáticamente. Con su uso se pretende eliminar la
necesidad de utilizar el papel para las transacciones de las
empresas.

Si se cuenta con una base de datos lo suficientemente
grande, se puede sacar provecho de la minería de datos
(DataMining). Mediante estas aplicaciones se exploraran
automáticamente grandes bases de datos para extraer
patrones de comportamiento, relaciones ocultas entre las
variables,
identificando dependencias.

Con la minería de datos podemos responder
preguntas como qué clientes tienen
más probabilidad de
responder a la oferta
realizada mediante un correo electrónico, descubrir
patrones de comportamiento en consumidores o encontrar cuales son
los mejores y peores clientes de una compañía
financiara. Por ejemplo, esta tecnología puede detectar
que productos
prefiere el consumidor para
acompañar su compra periódica de refrescos, y con
esa información se pueden diseñar campañas
de publicidad o
acomodo de estantes dentro del negocio, para adaptarlos a los
gustos de los clientes.

7. A
futuro

Actualmente, el proceso
requerido para capturar la información contable es una de
las actividades que más esfuerzo administrativo requiere,
dedicando muchas horas-hombre a
alimentar los paquetes contables.

Afortunadamente, las aplicaciones como el Internet, el
correo electrónico, el acceso remoto a cualquier
computadora, la utilización de agentes informáticos
para realizar informes que
combinen información interna y externa, las charlas
interactivas y las videoconferencias son algunas de las
tecnologías que facilitarán la actividad
contable.

Con el uso cada vez más común del EDI, se
facilitará el registro de las operaciones comunes dentro
de la organización, como pagos, compras, ventas,
depreciaciones, etc. Se espera que próximamente llegue a
más empresas la captura automática de
información, con mecanismos como el escáner y
los códigos de barras, el control por la voz,
etc.

Las telecomunicaciones también juegan un papel
importante en el futuro de los sistemas, puesto que
servirán de medio para comunicar de manera más
rápida y segura a los equipos de distintas empresas. Para
observar una de las nuevas aplicaciones, la manera en que
funciona un sistema de contabilidad a través de Internet,
el FASB (Financial Accounting Standard Board) ha puesto la
información de una empresa
ficticia, llamada FAUXCOM [7], en la siguiente
dirección:
http://accounting.rutgers.edu/raw/fasb/fauxcom/Default.htm
.

Una combinación de todas estas tecnologías
es la que resultó en el portal de la SHCP [8], mediante el
cual puede recibir las declaraciones de los contribuyentes, que
aunque al principio causo dolores de cabeza a más de uno,
se ha ido depurando y cada vez funciona mejor. Se espera que
comiencen a desarrollarse aplicaciones similares para las
demás dependencias del Gobierno, con el
fin de otorgarle al ciudadano la posibilidad de realizar
cualquier trámite perder tiempo en las ventanillas de las
diversas secretarías.

8.
Conclusiones

Después de revisar el proceso requerido para
instalar un sistema de información, debemos recordar que
para adaptar un sistema de información a nuestra empresa
se requiere primero de identificar las necesidades de
información con los contadores y luego buscar
asesoría con los expertos de sistemas.

Es importante seguir este orden, ya que el principal
problema en la adaptación de los sistemas en las empresas
es que se empieza comprando el equipo y luego se tratan de
adaptar a él. En el momento en que le pidan decidir entre
varios equipos, o aplicaciones, primero pregunte para que lo van
a usar, o en otras palabras ¿qué necesidades de
información tiene la empresa?

9.
Referencias

[1] Cohen, D. y Asín, E.; Sistemas de
Información para los Negocios (3ª.
Edición). (pp. 3-174). México.
McGraw-Hill.

[2] Gelinas, Sutton. (2002). Accounting Information
Systems (5ª Ed). (Cap. 1). EEUU.
South-western.

[3] IFAC, http://www.ifac.org/,
(accesado el 26 de Octubre de 2002).

[4] Gelinas. Student Resources,
http://www.swcollege.com/acct/gelinas/gelinas_5e/gelinas.html
,
(accesado el 27 de Octubre de 2002).

[5] AICPA, http://www.aicpa.org/pubs/jofa/may1999/boggs.htm,
(accesado el 25 de Octubre de 2002)

[6] Datamining, http://www.datamining.com,
(accesado el 27 de Octubre de 2002)

[7] FASB,
http://accounting.rutgers.edu/raw/fasb/fauxcom/Default.htm

[8]
"Arranca Este Mes Portal E-gobierno"

Infolatina (Base de Datos en línea). Reforma:
Redacción (Sep 2, 2002).

[9]
"El e-SAT permite agilizar trámites y servicios al
contribuyente"
Infolatina (Base de Datos en
línea). México Analytica – Politica:
Redacción (Sep 11, 2002).

[10] "Estudia
SHCP devolver ‘vía Internet’, lo que le debe a
los contribuyentes"
Infolatina (Base de Datos en
línea). Cu4tro.com: ntx (Sep 5, 2002).

[11]
"Se equivocó el SAT: México no es Primer
Mundo"
Infolatina (Base de Datos en
línea). Revista
Siempre: Silvia Meave Avila (Sep 4, 2002). [12]
"Tecnologías de información en el área
contable."
Infolatina (Base de Datos en
línea). Brenix – Contacto de Unión Empresarial:
Jesús Arturo Treviño Enríquez (Sep 2,
2002).

[13]
"Hacienda, los contribuyentes y el Internet"

Infolatina (Base de Datos en línea). El Economista –
Valores y
Dinero:
Redacción (Ago 26, 2002).

[14]
"Buscan Agilizar ‘trÁmites
Pesadilla’"
Infolatina (Base de Datos en
línea). Reforma: Redacción (Ago 26,
2002).

[15] Business Wire "Arthur Andersen's Virtual Learning
Network Establishes Training Intelligence Portal with
VerticalNet; Arthur Andersen Personnel Gain Access to
Instructor-led Courses." Ultima Modificación: Sep 19,
2000


http://www.findarticles.com/m0EIN/2000_Sept_19/65295535/p1/article.jhtml

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[16] Wilkins, David E. "A Call for Knowledge-Based
Planning." Ultima Modificación: Primavera 2001


http://www.findarticles.com/m2483/1_22/73393426/p1/article.jhtml

(Accesado Oct 7, 2002)

[17] Kawamoto, Wayne "web-based accounting.(Buyers
Guide)" Ultima Modificación: Noviembre 2000

http://www.findarticles.com/m1563/11_18/66888774/p1/article.jhtml

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[18]
"Menos Impuestos, Con TecnologÍa"

Infolatina (Base de Datos en línea). Mural:
Redacción (Ago 12, 2002).

[19] Business Wire "Universities Implement Electronic
Statement and Billing Solutions to Reduce Cost and Increase
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http://www.findarticles.com/m0EIN/2000_May_23/62257897/p1/article.jhtml

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[20] Pitrat, Jim "Low-Tech Accounting Can Keep Companies
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[22]
"En El CibercafÉ/ Sigue El Viacrucis
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"Contadores Públicos Consideran Un Avance El Pago Al
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Infolatina (Base de Datos en
línea). Diario de Yucatán: Redacción (Ago
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report." Ultima Modificación: Mayo 2002


http://www.findarticles.com/m3337/3_19/86650228/p1/article.jhtml

(Accesado Oct 8, 2002)

 

 

 

C.P. Rafael Chapa Peña

Partes: 1, 2
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