A continuación citamos las causas económico – administrativas, por las cuales las empresas, tienen inclinación por la auditoría de procedimientos convenidos, siendo las siguientes:

• MEJOR ORGANIZACIÓN GERENCIAL:

Los gerentes se caracterizan por diferentes actitudes, métodos y motivaciones.

• Buscan introducir nuevos enfoques e ideas en la organización, a menudo realizan su potencial por medio de las relaciones interpersonales.
• La gestión gerencial, asegura competencia, control y equilibrio del poder, imaginación, creatividad y conducta ética, en los destinos de una organización.
• Los gerentes tienen un punto de vista mundial, las metas, el trabajo, las relaciones humanas, frente a sí mismos./⁴

Cuando los accionistas o propietarios de las empresas y su gente se trazan objetivos precisos el camino es más corto. Como podemos darnos cuenta la Gerencia esta tomando parte activa en el desarrollo y funcionamiento de su empresa, debido a muchos factores, entre ellos: Competencia, bajas en la Ventas, situación económica, etc.
Por ello al estar inmerso en todos los asuntos de su empresa, ahorra costos al no solicitar una auditoria completa de todas las cuentas de los Estados Financieros, ya que sabe que áreas necesitan el examen y revisión, y de que forma pueden evaluarse, optando así por la auditoría de procedimientos convenidos.

• POR EL GRADO DE IMPORTANCIA:

Entre varias cuentas la que generalmente es objeto de Auditoria de procedimientos convenidos, es el área de Cuentas por Cobrar, debido al volumen de la cartera de clientes que se maneja en ciertas empresas, ya que a ella le interesa saber si realmente lo cobrado sé esta depositando, si hay errores e irregularidades importantes en este rubro que deban ser informados a la administración, para cualquier empresa las finanzas también son parte medular de su crecimiento.

Esta es la razón de peso más clara para que las empresas opten por la auditoria de procedimientos convenidos. Hay que dejar claro que también hay otras cuentas importantes que merecen ser revisadas.

• POR LA SITUACIÓN ECONÓMICA:

Tratando de respirar, ahogados por una economía que no pasa por buenos tiempos, el país enfrenta un gobierno que procura que los números le calcen, en medio de incertidumbre ante la inminente baja del intercambio comercial con el socio más fuerte Estados Unidos.
No pareciera darse una pronta reactivación económica en Guatemala. Analistas y empresarios creen que esto no será posible ni en el corto plazo ni en el próximo año, incluso algunas posiciones apuntan a una económica estancada, con síntomas de recesión.

De acuerdo con el analista Cesar García, de la firma Certeza Consulting, no habrá reactivación económica en el país, a menos que cambien algunas condiciones, como la incertidumbre jurídica y la inestabilidad política. Por ello el crecimiento será raquítico, con el riesgo de un agravamiento en las condiciones actuales./⁵

Todos estos factores económicos asé necesario, que las empresas aprovechen al máximo sus recursos y minimicen los costos y gastos, o al menos hacer una revisión de los Estados Financieros en conjunto, únicamente para el cierre del Ejercicio Contable, siendo este tipo de auditorias una nueva alternativa ante la situación económica.

Efectos En La Opinion Del Cpa
Hemos a venido mencionando en el desarrollo del trabajo, que la revisión que se hace a determinadas cuentas o partidas específicas de los Estados Financieros, no proporcionan una base razonable para expresar una opinión, debido a que la administración y el auditor discuten los procedimientos que se llevarán acabo en el examen de determinada cuenta o partida, en conclusión el efecto para la opinión en este tipo de auditorias es simplemente que no aplica, ya que solamente se proporciona un informe de resultados de hechos o hallazgos, de los resultados previamente convenidos, los usuarios del informe deberán sacar sus propias conclusiones del informe presentado y no debe ser usado para otro próposito.

Contenido Del Informe A Presentar
El informe sobre un trabajo con procedimientos convenidos necesita describir el propósito y los procedimientos convenidos del trabajo con suficiente detalle para permitir al lector comprender la naturaleza y el grado del trabajo desempeñado.
El informe del auditor sobre los resultados de la aplicación de los procedimientos previamente convenidos debe incluir lo siguiente:

1. Un título (La identificación de los usuarios específicos)
2. Referencia a la carta o convenio en el que se establecen los procedimientos acordados que deberá aplicar el auditor.
3. Indicación de los componentes, cuentas o partidas específicas, a los cuales fueron aplicados los procedimientos acordados.
4. Declaración sobre las restricciones de su uso, en vista de que su intención es para ser utilizado solamente por los usuarios específicos.
5. Indicación, en su caso, de la responsabilidad de la administración de la entidad en la preparación de la información a que se refiere el propio informe.
6. Enumeración de los procedimientos aplicados y su alcance.
7. Señalamiento de los errores u omisiones que se hubieran detectado por el auditor.
8. La abstención de opinión del auditor referente a la realización de una auditoría del componente, rubro o partida específica.
9. Aclaración en el sentido de que si se hubieran aplicado procedimientos adicionales o examinado los estados financieros de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, podrían haber surgido asuntos a informar.
10. Indicación de que el informe se refiere exclusivamente al componente, cuenta o partida mencionada, y de que no constituye un examen de los estados financieros de la entidad.

Ejemplo De Informe De Procedimientos Convenidos
A continuación se presenta un ejemplo de informe cuando se aplican procedimientos previamente convenidos:
Informe de los auditores independientes
Compañía A, S.A.
Conforme a sus deseos y en los términos de nuestra carta de fecha ________, he aplicado los procedimientos abajo mencionados, al análisis de ventas por el año que terminó el 31 de diciembre del 20XX, preparado por la administración de la Compañía A, S.A. mismo que se acompaña a este informe, el cual sirve de base para la fijación de las rentas, conforme al contrato de arrendamiento de fecha _________, celebrado entre la Compañía A, S.A., como arrendataria, y la Compañía B, S.A., como arrendador. La suficiencia de los procedimientos convenidos, es responsabilidad de _________ (usuarios interesados). Mi revisión consistió en lo siguiente:

1. Conocimiento y comprobación de las políticas contables seguidas por la empresa para el reconocimiento y registro de las ventas de contado y crédito.
2. Examen del ____% de las facturas emitidas y de sus correspondientes documentos de embarque. En su caso, las facturas examinadas se cotejaron contra los pedidos de clientes y notas de crédito relativas.
3. Comparación de los datos consignados en los documentos descritos en el punto anterior, con aquellos que se muestran en los registros contables de ventas y cuentas por cobrar.

En la aplicación de los procedimientos anteriores no encontré observación alguna.
No fui contratado para, y no realicé una auditoría del análisis de ventas de la Compañía A, S.A., por el año que terminó el 31 de diciembre de 20XX, por lo tanto, no expreso una opinión sobre dicho análisis de ventas. De haber aplicado otros procedimientos o efectuado un examen de los estados financieros de la Compañía A, S.A. de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría, podrían haber resultado situaciones, las cuales hubiera señalado.

Este informe se refiere únicamente al análisis arriba indicado para el propósito de la fijación de las rentas entre las partes mencionadas y no se refiere a ningún estado o estados financieros de la Compañía A, S.A.

Este informe es para uso exclusivo de _________ (Usuarios interesados) y no deberá ser utilizado por otros, que no acordaron los procedimientos y no tomaron la responsabilidad por la suficiencia de los mismos para sus propósitos.
C.P.
Fecha
Informe del auditor independiente sobre la aplicación de procedimientos previamente convenidos
Señor
Enrique Rivas Lemus
Mandatario General
JIVO CENTROAMÉRICA, S.A.
Ciudad de Guatemala.

Hemos realizado los procedimientos enumerados a continuación, los cuales fueron previamente convenidos con usted y con el Licenciado Ernesto de la Cruz como funcionarios de JIVO CENTROAMÉRICA, S. A., y manifestados en nuestra carta propuesta de servicios profesionales de fecha 3 de julio de 2001. Nuestra contratación se realizó de conformidad con la Norma Internacional de Auditoría aplicable a contrataciones de procedimientos previamente convenidos.

Los procedimientos se realizaron con el único fin de ayudar a ustedes a determinar si hubieron irregularidades en el manejo administrativo y financiero en las operaciones registradas en las cuentas contables de JIVO CENTROAMÉRICA, S. A., seleccionadas por ustedes y que se mencionan a continuación:
La suficiencia de los procedimientos es solamente responsabilidad de ustedes como funcionarios de JIVO CENTROAMERICA, S. A.. Consecuentemente, no obtuvimos representaciones en relación con la suficiencia de los procedimientos descritos a continuación, con el propósito por el cual este informe ha sido requerido o para cualquier otro propósito.

Los procedimientos aplicados y los hallazgos relativos, son como sigue:
Cuentas Por Cobrar Clientes Y Otros Deudores
Procedimientos aplicados:
1) Revisamos los cargos y abonos efectuados a las cuentas de clientes, así como los abonos realizados durante el período comprendido del 1 de enero de 1996 al 30 de junio de 2001.
2) Enviamos confirmaciones de cuentas de clientes con saldos mayores a Q50,000 y de los saldos por cobrar a compañías relacionadas al 30 de junio de 2001.
3) Revisamos los cheques y pólizas de diario emitidas durante el período comprendido del 1 de enero de 1996 al 30 de
junio de 2001, correspondientes a los cargos y abonos efectuados a la cuenta número 1-7-14-005 CUENTAS POR COBRAR AFILIADAS, originados principalmente por los pagos o anticipos efectuados por cuenta de esta compañía.
4) Revisamos los cargos y abonos operados en la cuenta número 1-8-15-006 OTRAS CUENTAS POR COBRAR SEÑOR ANIBAL VARGAS. Estas operaciones se originaron por pagos efectuados a favor de Anibal Vargas o pagos efectuados por su cuenta a otras personas u otras entidades, las que fueron registradas a través de los cheques voucher y pólizas de diario emitidas durante el período comprendido del 1 de enero de 1996 al 30 de junio de 2001.

Como resultado de la aplicación de los procedimientos descritos anteriormente, observamos las situaciones que se muestran a continuación:
1) Como resultado de la revisión de los cargos y abonos registrados en las cuentas por cobrar indicadas en el punto 1.1 inciso 1), ANEXO I se incluye un detalle de las partidas de diario por cargos y abonos registradas en la cuenta de clientes con un importe neto de Q1,353,272.45, las cuales no se encuentran documentadas y en el ANEXO II se incluye una integración de las diferencias establecidas al comparar el monto de la facturación emitida mensualmente, contra los débitos registrados por este concepto en la cuenta de control contable. Esta situación no nos permitió satisfacernos de la validez de estos cargos.

2. No obtuvimos respuestas de los clientes que circularizamos al 30 de junio de 2001, por lo que fue necesario aplicar procedimientos supletorios para satisfacernos del saldo de esta cuenta a esa fecha.

De acuerdo con el análisis de cobrabilidad que efectuamos sobre los saldos por cobrar de clientes que la compañía dejó registrados al 30 de junio de 2001, concluimos que los mismos pueden ser recuperables a su vencimiento, con excepción de la cuenta por cobrar a Mexicana, S. A. de C. V. por un importe de Q40,416, para la cual se creó en los estados financieros a esa fecha una reserva para cuentas incobrables, equivalente a su importe.

3) El movimiento y los hallazgos observados en la revisión de cargos y abonos efectuados en la cuenta número 1-7-14-005 CUENTAS POR COBRAR AFILIADAS, se muestran en la página siguiente:

RESUMEN DEL ANEXO III

No obtuvimos evidencia que existiera un contrato que respalde el cobro de los gastos administrativos por parte de RCA REPRESENTACIONES; además, no hay evidencia escrita de la autorización por parte del Consejo de Administración para pagar dichos servicios.

4) El movimiento y los hallazgos observados en la revisión de cargos y abonos efectuados en la cuenta número 1-8-15-006 OTRAS CUENTAS POR COBRAR (SEÑOR ANIBAL VARGAS), se muestran a continuación:

Compras E Inventarios
Procedimientos aplicados:

1. Llevamos a cabo el examen selectivo de las compras efectuadas desde el inicio de las operaciones de la compañía hasta el 30 de junio de 2001.
2. Revisamos el procedimiento utilizado por la compañía para la determinación de los costos unitarios.
3. Efectuamos un inventario físico de las existencias de productos almacenados en las bodegas de la compañía y en almacenes de consignatarios.
4. Revisamos selectivamente las transacciones registradas en la cuenta de Inventarios en Tránsito, con el fin de establecer lo apropiado de su registro, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Como resultado de la aplicación de los procedimientos descritos anteriormente, observamos las situaciones que se muestran a continuación:

1) No nos fueron proporcionados los movimientos del diario mayor general correspondientes desde el inicio de operaciones de la compañía (1996) al 30 de junio de 1997.

2) No nos fueron proporcionadas las pólizas de diario que amparan cargos la cuenta contable MATERIA PRIMA por Q13,664,370, las cuales se detallan en el ANEXO VI.

3) Las pólizas de diario que amparan las salidas de inventario por concepto de costo de ventas, no tienen adjunto un detalle que muestre la integración de los productos vendidos, el costo unitario y el costo total, que se registró como costo de venta en los resultados.

4) La cuenta de MATERIA PRIMA se utilizó para registrar ajustes efectuados para regularizar el saldo de las cuentas de CAJA GENERAL, CLIENTES, PROVEEDORES y COSTO DE VENTAS. Las pólizas de diario que amparan los ajustes indicados, no fueron documentadas con el detalle de las operaciones ajustadas, las cuales suman cargos por Q1,681,031 y abonos por Q1,350,891.

5) Los hallazgos más comunes observados en el examen selectivo de los prorrateos de facturas por importaciones efectuadas por la compañía, fueron los siguientes;

1. El valor total de la mayoría de los prorrateos examinados no coinciden con el cargo registrado en la cuenta de inventarios del diario mayor general y el personal del departamento de contabilidad no pudo dar explicaciones sobre las diferencias determinadas.
2. En la mayoría de los casos no está documentado el valor del almacenaje, el seguro y el agente aduanal. Según explicaciones obtenidas del personal de contabilidad, estos cargos corresponden a sobre costos provisionados por la compañía para incrementar el costo del inventario.
3. Algunos prorrateos examinados no tienen adjunta la factura del proveedor.
4. La compañía no tiene un archivo adecuado de los prorrateos de facturas, que permita verificar el adecuado control y registro de las importaciones de productos que efectúa.

6) Se observó, que la compañía utiliza un registro auxiliar (kardex), para controlar los movimientos de productos en unidades y valores; sin embargo, en algunas ocasiones solo se cargaba las unidades de producto, no así los valores correspondientes, consecuentemente, el saldo de este registro no coincide con el saldo que muestra los registros principales. Este auxiliar no se está utilizando para llevar un control perpetuo de las existencias de productos.

7) No obtuvimos evidencia que la compañía practicara inventarios físicos al final de cada período contable, que le sirvieran de base para comparar los resultados de los mismos con los valores registrados en los libros principales.

8. Los productos en existencia al 30 de junio de 2001, considerados como obsoletos o de poco movimiento por un valor de Q226,109, fueron eliminados de la cuenta de inventarios de MATERIA PRIMA y su valor fue registrado como parte de los resultados del período 1 de julio de 2000 al 30 de junio de 2001.
9. No nos fueron proporcionadas las pólizas de diario que amparan cargos y créditos a la cuenta contable MATERIA PRIMA EN TRÁNSITO por Q1,122,738 y Q1,726,865 respectivamente, las cuales se detallan en el ANEXO VII.

Cuentas por pagar:
Procedimientos aplicados:
Derivado de las deficiencias importantes observadas en el registro de las cuentas de MATERIA PRIMA y MATERIA PRIMA EN TRÁNSITO y de que el departamento de contabilidad no nos proporcionó los registros auxiliares que nos permitiera revisar el movimiento de las CUENTAS POR PAGAR, no pudimos aplicar los procedimientos convenidos en nuestra carta propuesta; sin embargo para asegurarnos de la validez de los saldos mostrados por la compañía en los estados financieros al 30 de junio de 2001, llevamos a cabo los siguientes procedimientos:

1) Solicitamos un listado de las cuentas por pagar a PROVEEDORES LOCALES, PROVEEDORES DEL EXTERIOR y OTRAS CUENTAS POR PAGAR, al 30 de junio de 2001.
2) Solicitamos confirmaciones de saldos a todos los proveedores del exterior, de los cuales tuvimos conocimiento.
3) Revisamos las operaciones del 1 de julio al 17 de agosto de 2001, con el fin de determinar que no hubieran operaciones pendientes de registro correspondientes al período que terminó el 30 de junio de 2001.
4) Examinamos pagos posteriores de las obligaciones registradas al 30 de junio de 2001.
Como resultado de la aplicación de los procedimientos descritos anteriormente, observamos las situaciones que se muestran a continuación:

1. La compañía no tiene integradas las operaciones que conforman los valores registrados en el diario mayor general, en la cuenta de PROVEEDORES DEL EXTERIOR.

2) En la cuenta de PROVEEDORES DEL EXTERIOR se operaron pólizas de diario para registrar operaciones de débitos y créditos por un valor de Q516,138, y Q1,154,765, respectivamente. Dichas pólizas corresponden a ajustes derivados de las confirmaciones de saldos obtenidas directamente de los proveedores. La compañía no realizó un análisis de las discrepancias observadas entre los saldos de los registros auxiliares y las confirmaciones recibidas previo a su ajuste contable.
3) Las cuentas por pagar a PROVEEDORES, al 30 de junio de 2001, quedaron registradas de acuerdo con las confirmaciones recibidas. Nada llegó a nuestra atención que nos indicara que hubieren cuentas por pagar pendientes de registro, excepto las que se puedan derivar de contingencias fiscales existentes.

Ventas, costo de ventas y gastos
Ventas
Procedimientos aplicados:

1. Obtuvimos el correlativo de las facturas locales emitidas desde el 1 de julio de 1997 hasta el 30 de junio de 2001 y efectuamos el siguiente trabajo:
1. Tabulamos por mes el 100% de las facturas incluidas en el archivo correlativo que nos fue proporcionado.
2. Comparamos el total de las facturas tabuladas por mes y lo comparamos con los valores registrados en el Diario Mayor General.
3. De acuerdo con un alcance predeterminado, examinamos las operaciones aritméticas, la operación en el auxiliar de clientes, cotejamos que la salida estuviera operada en el auxiliar de inventarios, cotejamos los valores de las mismas con los valores mostrados en los pedidos del cliente.
2. Obtuvimos un detalle de las facturas emitidas para clientes del exterior, y verificamos que hubiesen sido operadas en el Diario Mayor General de la cuenta clientes del exterior.

Como resultado de la aplicación de los procedimientos descritos anteriormente, observamos las situaciones que se muestran a continuación:

1. En la comparación de los valores determinados al tabular todas las facturas de los meses sujetos a revisión, determinamos diferencias con relación a los valores registrados en la cuenta VENTAS del Diario Mayor General por un importe neto de Q312,664, un detalle de estas diferencias se muestra en el ANEXO II.
2. El examen del registro contable de las facturas emitidas reveló que algunas facturas estaban físicamente anuladas; sin embargo, se encontraban operadas como vigentes en los registros principales. Debido a las deficiencias observadas en el sistema contable no pudimos verificar si la anulación de estas facturas fue ajustada posteriormente; esta situación podría ser parte de las diferencias que se mencionan en el inciso 1) anterior.
3. Las facturas que se indican a continuación no se encontraban en el archivo correlativo que mantiene la compañía para el control de las facturas emitidas: Facturas número 1849, 3068, 3123, 3124, 3180, 3181, 3234, 3235, 3330, 3391, 3452, 3453, 3506, 3507, 3562, 3580, 3599 y 3600.
4. La compañía efectuó ventas a clientes del exterior por un importe de Q7,566,291, las cuales no fueron declaradas a la Administración Tributaria; por consiguiente, existe una contingencia fiscal por estos ingresos no declarados.
5. Los precios de venta son fijados en los pedidos en dólares de los Estados Unidos de América, los cuales se facturan al tipo de cambio vigente del día. Sin embargo, observamos que no se utilizó el mismo tipo de cambio en todas las facturas emitidas en un mismo día.

Costo De Ventas
Procedimientos aplicados:

1) Obtuvimos un movimiento de la cuenta de INVENTARIO DE MATERIA PRIMA, para revisar los créditos de esta cuenta que constituyen cargos a la cuenta de COSTO DE VENTAS.

2. Revisamos las pólizas de diario que respaldan las salidas de inventario por concepto de costo de ventas.
3. Solicitamos los listados de los inventarios físicos practicados por la compañía al final de cada período contable.
4. Revisamos los prorrateos de facturas que consideramos necesarias para revisar el procedimiento utilizado para la determinación de los costos unitarios de los productos adquiridos para la venta.

Como resultado de la aplicación de los procedimientos descritos anteriormente, observamos las situaciones que se muestran a continuación:
Las pólizas de diario que respaldan el registro del costo de ventas, no tienen adjunto un detalle de los productos vendidos, el costo unitario y el costo total de los mismos
El costo de ventas pueden ser objetado por parte de las autoridades fiscales en caso efectuaran una revisión de las operaciones contables de la compañía, debido a las deficiencias que presentan los registros contables en el registro de las compras, determinación de costos unitarios de compras y otras deficiencias que se mencionan en el punto 2.2 de la revisión de compras e inventarios.

Gastos De Operación
Procedimientos aplicados:

1. Tabulamos los cheques emitidos del Banco Uno, S.A. y Bac Bank, correspondientes al período comprendido del 1 de enero de 1996 al 30 de junio de 2001.
2. Por cada cheque tabulado, revisamos que cumpliera con los siguientes atributos:

1. Documentación legal de soporte a nombre de la compañía.
2. Que los bienes o servicios adquiridos correspondieran al giro normal de la empresa, de lo contrario que dicho gasto se haya registrado como una Cuenta por Cobrar.
3. Que la distribución del gasto estuviera debidamente autorizada.
4. Que los servicios mas importantes adquiridos estuvieran documentados con el contrato respectivo.
5. Que los pagos de comisiones cumplieran con las políticas establecidas.
6. Que estuvieran debidamente registrados en el Diario Mayor General.

Como resultado de la aplicación de los procedimientos descritos anteriormente, observamos las situaciones que se muestran a continuación:

1) No nos fue proporcionado el registro auxiliar de Bancos (Libro de Bancos) del año 1996.

2) Como resultado de la revisión de cada uno de los cheques emitidos por la compañía, se observó que algunos cheques no cumplían con algunos de los atributos fijados para efectos de nuestra revisión. Un resumen de estos desembolsos se muestra en la página siguiente:

Las situaciones más comunes observadas al efectuar el análisis de los desembolsos examinados que conforman el resumen anteriormente descrito, fueron las siguientes:

1. Cheques sin documentación de respaldo.
2. Gastos comunes incurridos por Jivo, C.A.S.A. y Mexicana, S.A. de C.V. que debieron distribuirse entre ambas compañías, fueron pagados en su totalidad por Jivo, C.A.S.A., como ejemplo se mencionan los siguientes:

• Energía Eléctrica
• Teléfono
• Servicio de Internet
• Courier
• Seguros
• Gastos de Caja Chica
• Papelería y Utiles
• Combustibles
• Arrendamientos
• Gastos Generales

Normas Internacionales de Auditoria.
NIA 920, Impresa en talleres de Equus impresores S.A. de C. V.
Boletín Informativo Número 4120.
De Instituto Mexicano de Contadores Públicos y Auditores
Boletín Informativo número 22323
Departamento de edición del Instituto de Mexicano de Contadores Públicos, A. C.
Manual de Informes del Auditor.
Instituto Mexicano de Contadores Públicos A. C.
Declaración sobre Normas de Auditoria No. 35 (SAS-35)
Enciclopedia de la Auditoría.
Oceano Centrun. Pag, 1090
Auditoría Conceptos y Métodos.
John J. Willingham D.R. Carmichael.
Revista Estrategia & Negocios No. 27, año 2001.