El uso del prototipo en el ciclo de desarrollo de sistema

 

Indice
1. Introducción
2. Prototipo
3. Desarrollo de Prototipo
4. Estrategias para el Desarrollo de Prototipos
5. Roles
6. Ventajas y Desventajas
7. Conclusiones
8. Bibliografía

1. Introducción

A menos que el proyecto de sistemas sea lo más tradicional o muy básico, los usuarios no siempre podrán definir sus requerimientos en forma adecuada y precisa o simplemente no pueden especificar los requerimientos de manera previa, sino que se deben descubrirlo. Prototipo es un vocablo usado por docentes, profesionales pero a que proyecto se debe emplear. Este trabajo pretende

1. Establecer los factores que llevan al uso de los prototipos.
2. Establecer los propósitos del prototipo
3. Determinar en que etapa del Desarrollo puedo usar prototipos.
4. Determinar los roles que desempeña tanto los usuarios como los profesionales de sistema al usar Prototipos.
5. Determinar las Ventajas y Desventajas al usar prototipos.

2. Prototipo

¿Qué es un Prototipo?
Es un modelo a escala o facsímil de lo real, pero no tan funcional para que equivalga a un producto final, ya que no lleva a cabo la totalidad de las funciones necesarias del sistema final. Proporcionando una retroalimentación temprana por parte de los usuarios acerca del Sistema.

Importancia de Definir su Objetivo
Siempre se debe establecer cual es su objetivo, ya que un prototipo puede ser útil en diferentes fases del proyecto, por ello su objetivo debe ser claro. Durante la fase de análisis se usa para obtener los requerimientos del usuario. En la fase de diseño se usa para ayudar a evaluar muchos aspectos de la implementación seleccionada.

Propósitos del Prototipo
En la fase de Análisis de un proyecto, su principal propósito es obtener y validar los requerimientos esenciales, manteniendo abiertas, las opciones de implementación. Esto implica que se debe tomar los comentarios de los usuarios, pero debemos regresar a sus objetivos para no perder la atención.
En la fase de Diseño, su propósito, basándose en los requerimientos previamente obtenidos, es mostrar las ventanas, su navegación, interacción, controles y botones al usuario y obtener una retroalimentación que nos permite mejorar el Diseño de Interfaz.

Características de los Prototipos
El proceso de desarrollo y empleo de prototipos tiene las siguientes características:

• El prototipo es una aplicación que funciona
• Los prototipos se crean con rapidez
• Los prototipos evolucionan a través de un proceso iterativo
• Los prototipos tienen un costo bajo de desarrollo

Información Obtenida con el uso del Prototipo
Reacciones Iniciales del Usuario
El profesional de Sistema por medio de la observación, evaluación y la retroalimentación, obtendrá como reaccionan los usuarios al trabajar con el prototipo, y que tan conveniente es el acoplamiento entre las necesidades y las características modeladas en el sistema. A través de la recopilación de tales reacciones, el profesional, irá descubriendo nuevas perspectivas del prototipo, incluso si los usuarios se encuentran satisfechos con él, o si habrá dificultades para vender o implantar el sistema.

Sugerencias
Las sugerencias son el fruto de la relación de los usuarios con el prototipo, las sugerencias aportadas por el usuario indican al profesional porque caminos dirigirse para refinar el prototipo, modificarlo o depurarlo, de forma que satisfaga mejor las necesidades de los usuarios.

Innovaciones
Las innovaciones son aquellas características nuevas del sistema que no fueron contempladas previamente a la interacción con el prototipo.

Prioridades
La información que se obtiene con el uso de prototipos permite al profesional establecer prioridades y reorientar sus planes de una manera menos costosas y con un mínimo de contratiempo.
Una de las peores cosas que le puede pasar a un profesional es diseñar e implantar un sistema que el usuario no necesita, ni desean.

3. Desarrollo de Prototipo

Problemas Candidatos
Para decidir si el prototipo debe incluirse o no Ciclo de Desarrollo de Sistema de Información, el profesional considera los siguientes factores:

• Problemas no estructurado, novedosos y complejos, de información personalizada del usuario, ya que sus salidas no son predecibles y definidas
• Problemas de ambiente Inestable, el profesional también debe evaluar el contexto del sistema
• Experiencia en diseños similares
• No se conocen los requerimientos, la naturaleza del sistema es tal que existe poca información con respecto a las características que debe tener el nuevo sistema para satisfacer las necesidades del usuario
• Los requerimientos deben evaluarse, se conocen los requerimientos aparentes de información pero es necesario verificarlos y evaluarlos
• Costos altos, donde la inversión involucra gran cantidad de recursos financieros y humanos.
• Altos riesgo, la evaluación inexacta de los requerimientos o el desarrollo incorrecto ponen en peligro a la organización
• El usuario, donde no está dispuesta examinar modelos en papel, o no sabe lo que quiere pero lo reconocerá cuando lo vea.
• Tecnologías Nuevas, la falta de experiencia en el uso de dichas tecnologías, junto con el deseo de instalar nuevas tecnología hace que sea propicio el uso del prototipo.

Etapas del Prototipo
El desarrollo de un prototipo se lleva a cabo en forma ordenada a través de las siguientes etapas, Figura 1:

Identificación de Requerimientos Conocidos
El profesional de sistema identifica los requerimientos conocidos, generales, o características esenciales y determina el propósito del prototipo de la aplicación.

Desarrollo de un Modelo
En esta etapa se explica el método iterativo y las responsabilidades a los usuarios ya que el usuario participa directamente en todo el proceso. La rapidez con la que se genera el sistema es esencial para que no se pierda el estado de ánimo sobre el proyecto y los usuarios puedan comenzar a evaluar la aplicación con la mayor brevedad posible. El profesional de sistema para construcción inicial del prototipo emplea cualquier herramienta, como Lenguajes de Cuarta Generación, Generadores de Reportes, Generadores de Pantallas
En el desarrollo de un prototipo se preparan los siguientes componentes:

• El lenguaje para el diálogo o conversación entre el usuario y el sistema
• Pantallas y formatos para la entrada de datos
• Módulos esenciales de procesamientos
• Salida del sistema

La incorporación en la interfaz de entrada/salida de características representativas de las que serán incluidas en el sistema final permite una mayor exactitud en el proceso de evaluación.

Revisión del Prototipo
Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus características y operación. La experiencia con el sistema bajo condiciones reales permite la familiaridad indispensable para determinar los cambios o mejoras que sean necesarios, o también la eliminación de características innecesarias.
El profesional de sistema captura la información sobre lo que le gusta y lo que le desagrada a los usuarios. Esta información tiene influencia en la siguiente versión del prototipo, la cual se presenta modificada, refinada.

Iteración
Los dos últimos etapas descriptas anteriormente se repiten varias veces hasta que estén usuarios y profesionales de sistema de acuerdo en que el prototipo ha evolucionado lo suficiente o que una iteración mas no traerá beneficios adicionales.

Prototipo Terminado
Cuando el prototipo está terminado, es decir, tenemos la información que buscamos seguimos en el punto donde habíamos quedado dentro del Ciclo de Desarrollo de Sistema.

4. Estrategias para el Desarrollo de Prototipos

Se puede desarrollar un prototipo para cada uno de los componentes de la aplicación

Prototipos por Pantallas
La interface entre el sistema y el usuario es la pantalla de visualización, esta es el vehiculo para presentar la información tal como ésta es proporcionada al sistema o como es recuperada de éste.
Los prototipos de pantalla permite evaluar la posición de información sobre la pantalla, los encabezados, los botones, mensajes. Tambíen permite la reacción de los usuarios por la cantidad de información sobre la pantalla. La ceación de un prototipo de pantalla conduce a:

• Que debe presentarse como información sobre la pantalla principal
• Cuál pertence a una pantalla de detalle

Prototipos para Procedimientos de Procesamientos
Las funciones de procesamiento incluye entradas, cálculos, recuperar información y actividades de salidas. Como los datos pocas veces son ingresados de la forma correcta o en la secuencia válida, es por ello que la aplicación se diseña para asegurar la detección de errores.
El objetivo es determinar si los procedimientos de aplicación fueron desarrollados adecuadamente.
La evaluación de los procedimientos y la observación de errores y equivocaciones cometidas por los individuos cuando emplean el prototipo, pueden sugerir la adición de características de manejo de errores que no se habían anticipado.

Prototipos de Funciones Básicas
Para determinar los requerimientos de una aplicación no es necesario desarrollar todos los módulos del sistema, sino los básicos, son aquellos que forman el núcleo de la aplicación.
Incluye las funciones primarias de la aplicación como edición y validación, y excluye las secundarias como el manejo de archivos que no forman parte del procesamiento esencial.
Por ejemplo:
Una aplicación de Reclamos de una venta, tendrá módulos de:

• Recepción de la información de la venta que se reclama
• Validación del número de factura
• Recuperación de la venta
• Generación de Nota de Crédito

Y pueden omitirse por ejemplo:

• La impresión de la Nota de Crédito
• Registro de esta operación

5. Roles

Rol del Usuario
El papel del usuario con el prototipo puede resumirse en compromiso y honestidad. Si carece de compromiso pocos son los motivos para desarrollar un prototipo, ya que el usuario es el pivote del proceso de desarrollo y evaluación. Los usuarios interactuan con el prototipo teniendo las siguientes responsabilidades:

• Utilizar y evaluar el prototipo las veces que sea necesario
• Identificar mejoras
• Sugerir las característica no deseadas
• Describir los requerimientos de datos
• Describir la salida deseada

Rol del Profesional de Sistema
El papel del profesional de sistema no solo debe contruir el prototipo sino tambien que debe:

• Crear el clima adecuado al usuario para que este se exprese sin temor alguno
• Familiarizar al usuario con el prototipo
• Crear el plan para el desarrollo del prototipo
• Contruir la versión inicial
• Evaluar las reacciones del usuario y plasmar las modificaciones en una nueva versión

6. Ventajas y Desventajas

Existen ventajas relevantes en el uso del Prototipo:

• Modificación del Sistema en Etapas tempranas de su desarrollo: El éxito del uso del prototipo depende de qué tan pronto y con que frecuencia se reciba la retroalimentación del usuario para hacer cambios y adecuarlos a las necesidades actuales. Los cambios iniciales durante el desarrollo de un proyecto son menos costosos que si se realizan en etapas tardías, como el prototipo puede cambiar varias veces la flexibilidad y adaptabilidad son su esencia, la pauta del cambio la da la retroalimentación, la cual nos permite conocer la opinión del usuario sobre cambios a la entrada o salida de un proceso, que al evaluarla nos permite obtener los requerimientos y mejorar el sistema.

El desarrollo de prototipos implica una inversión en tiempo y en dinero, siempre pero siempre es menor a la del sistema completo. Los problemas y descuidos de sistemas son más fáciles de detectar en un prototipo.

• Eliminación de sistemas indeseables: Por permitir recopilar información nos permite eliminar un sistema que no llegó a ser lo que esperaban de él los usuarios. La inversión de tiempo y dinero se destaca pero es menor que la del sistema completo. Se toma esta decisión cuando el sistema no es útil o no satisface los objetivos que se propuso el equipo de desarrollo, es una decisión dificil pero evita seguir gastando dinero y tiempo en un proyecto inservible.
• Diseño de Sistemas acorde a las necesidades y expectativas de los usuarios: El uso del prototipo hace que los sistemas se ajusten a las necesidades de los usuarios. Se reduce el intervalo de tiempo desde que se relevan los requerimientos y el sistema concluido. Permite que los usuarios se involucren desde el principio y lo hace participar en forma activa, de esta forma hacen suyo el proyecto, siendo los principales promotores del éxito.

El prototipo cuenta con las siguientes desventajas:

• Administración dificil: Dicha dificultad radica en manejar el prototipo como un proyecto dentro del Ciclo de Desarrollo de Sistema sin perder de vista cual era sus propósito.
• Adoptarlo como el sistema final: Los usuarios y profesionales de sistemas pueden considerar al prototipo como el sistema final cuando aún es imcompleto e inadecuado.

7. Conclusiones

La elaboración de prototipos es un enfoque de construir un poco y probar un poco, antes de construir el sistema final.
El profesional de sistema se encuentra ante una excelente técnica de relevamiento de información, obteniendo Reacciones del Usuario, Sugerencias, Innovaciones, Prioridades.
Los resultados de un acoplamiento estrecho entre el usuario, el profesional de sistema y los modelos reducen el vacío entre lo que los usuarios piensan de los sistemas y lo que realmente obtiene. Al usuario se lo introduce directamente en el desarrollo de manera que la aplicación se convierta en su proyecto, comunicando mejor sus requerimientos, reduciendo la habilidad del profesional de sistema en traducir los requerimientos.
El usuario prueba algo, ve lo que sucede, luego lo modifica, esta interacción proporciona una retroalimentación instantánea y le permite ver al usuario ver inmediatamente sus resultados y modificar el modelo tantas veces como sea necesario antes de su terminación. Los pasos de análisis, diseño y construcción se convinan en un flujo interactivo que es el paso clave.
La elaboración de prototipo no es aplicable para sistemas básicos pero si para desarrollo de sistemas únicos e innovadores que traen consigo un gran número de beneficios cualitativos, para satisfacer las necesidades especiales de reportes y toma de decisión, tal como se observa en la Figura 2

Consideraciones Generales
El enfoque que aquí se plantea consiste en desarrollar prototipos como parte del Ciclo de Desarrollo de Sistema. Con este enfoque se considera como un método complementario especializado para relevar requerimientos de información del usuario

8. Bibliografía

• BURCH J. G. y GRUDNITSKI G.,1997, Diseño de Sistemas de Información. Megabyte Noriega Asociados, 985 p.
• KENDALL, K. E. y KENDALL J. E.,1991, Análisis y Diseño de Sistema. Prentice –Hall Hispanoamericana S.A., 881 p.
• RUBLE, D. A., 1998, Análisis y Diseño Práctico de Sistemas Cliente/Servidor con GUI. Prentice Hall, 514 p.
• SENN, J. A., 1992, Análisis y Diseño de Sistemas de Información. McGraw –Hill, 942 p.
• YOURDON, E., 1989, Análisis Estructurado Moderno. Prentice –Hall Hispanoamericana S.A., 735 p.

Resumen
En este trabajo se presentan los factores que llevan al uso del Prototipo en el Ciclo de Desarrollo del Sistema, en que etapa del mismo se puede usar, la importancia de definir cual es el propósito del Prototipo. Se define las etapas y estrategias para su desarrollo, se detallan cuales son los roles de los participante como así también las ventajas y desventajas del prototipo.
In this work are present the factors that bring to the use of the Prototype in the System Develop Cycle, in what stage itself are cant to use, the important of to define which is the propose of the prototype. Are defined the stages and strategies to your develop, are specify which are the roles of participant, as well as advantage and handicap of the prototype.
Palabras Claves
Prototipo, Ciclo de Desarrollo de Sistema, Requerimiento, Sistemas de Información.

 

 

 

Autor:

Ing Germán Pereyra

General Paz s/n, 2568 Mórrison Provincia de Córdoba, Argentina