Sistemas
Informáticos II
Desarrollo de
software para
elaborar los cálculos de lotería
Indice
1. Antecedentes del
problema
4. Descripción del sistema
actual
5. Presentación del sistema
propuesto
1. Antecedentes del
problema
La empresa
GARCIA Y ASOCIADOS, S.A. inició sus
actividades en el mes de agosto de 1997, con 10
vendedores.
Esta
empresa se dedica a la venta de
lotería independiente y se encuentra ubicada en la calle
Joaquín Franco, vía Tablas Debajo de la ciudad de
Las Tablas.
La empresa
fue fundada por la familia
García: Ovidio García, Ovidio García G. Hijo
y Cecilia G. De García, con un capital de
30,000 balboas que procedían de ahorros de la familia.
Situación Actual
En la
actualidad la empresa
GARCIA Y ASOCIADOS, S.A. no cuenta con un sistema
automatizado para llevar sus registros de las
ventas, solo
utilizan la hoja de cálculo de Excel y
allí solo se calculan las sumas generales de las
ventas. No se hacen ni las multiplicaciones de los premios
que salen en la lotería, ni las comisiones de los
vendedores, ni las ganancias y pérdidas, ni el efectivo,
todos estos cálculos se hacen con una calculadora en mano,
lo cual hace esta actividad muy tediosa y larga, hay que disponer
de varias horas antes del sorteo para poder terminar
a tiempo.
En esta
empresa se trabaja con alrededor de 28 vendedores los cuales
tienen que dictarles los números que venden a los
encargados de manejar la empresa.
Actualmente la empresa maneja un aproximado de 10,000
balboas por sorteo, lo que la hace merecedora de un sistema
automatizado para el manejo de sus actividades para un mejor
desenvolvimiento de la misma.
Supuesto
General
Con la
elaboración de un sistema que haga los cálculos de
las ventas y genere informes
actualizados constantemente, tomando en cuenta las pautas que
actualmente utiliza la empresa y nuevas sugerencias que podemos
aportar a la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., sus labores
serán más nítidas y precisas de las cuales
se brindará apoyo a la toma de
decisiones.
Objetivo
general
Desarrollar un sistema que realice los cálculos de
las restas y que genere informes actualizados, de manera
más rápida, nítida y precisas que brinde
apoyo a la toma de decisiones.
Objetivos
específicos
?
Minimizar el tiempo en que se hacen los
cálculos
?
Tener las cuentas
claras
?
Mayor exactitud en los cálculos
?
Realizar todos los cálculos a través del
sistema
Delimitación, alcance o cobertura
Delimitación
La
investigación junto con la programación,
instalación del software, capacitación, pruebas, se
harán en un lapso de un año a partir del mes de
agosto del 2002 hasta el mes de agosto del 2003, tiempo necesario
para realizar este proyecto
según las pautas y requerimientos de la Universidad
Latina de Panamá, Sede de Azuero y la profesora encargada
del curso de Sistemas
Informáticos II, Maribel de Casas.
La empresa
actualmente si cuenta con los recursos para
desarrollar este software lo que nos facilita la
realización del mismo.
La
automatización se hará del mes de mayo de 2003,
fecha en que ya se debe haber terminado el estudio y la
realización del software.
Alcance O
Cobertura
La
investigación se hará en la empresa GARCIA Y
ASOCIADOS, S.A., ubicada en la calle Joaquín Franco,
vía Tablas Abajo de la ciudad de Las Tablas.
Restricciones Y/O Limitaciones
?
Poco tiempo en la fase de investigación y
planteamiento del proyecto
?
Gran cantidad de deberes que reducen el tiempo que tienen
los investigadores para este respecto
?
Por la actividad a la que se dedica esta empresa no se
puede estar divulgando lo que la misma hace y por eso no se
darán muchos detalles del mismo
Justificación del proyecto
Importancia
Este es de
gran importancia ya que permitirá investigar y conocer
sobre los manejos de las ventas de la empresa GARCIA Y ASOCIADOS,
S.A. así se conocerá más sobre su
situación actual para que se puedan tomar decisiones que
favorezcan el crecimiento de la asociación y las mejoras
de sus actividades, se conocerán las partes en que la
asociación está en desventaja de otras, nos
dará una amplia visión de cómo y en
qué aspectos se puede mejorar, a través de la
automatización de sus cálculos que por ser una empresa de
ventas de lotería es la parte medular, la cual es el
aspecto que determina su crecimiento y expansión y es la
que se debe prestar mayor atención, para que su
participación aumente, y en la medida en que esa
participación aumente, crecerán sus
ganancias.
Se
conocerá de los aspectos que al cliente, que es
quien le da vida a este negocio, le interesan para
satisfacerlos y despertar en ellos un interés por adquirir
los chances en la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., que para
ellos será la empresa preferida, como así
también para los diferentes revendedores.
Ayudará a los encargados de la empresa a tener un
mayor conocimiento
en el manejo de ordenadores y software para las actividades antes
mencionadas, todo esto ayudará a formar profesionales
mejor preparados, lo cual redundará en beneficio de la
comunidad en
general, ya que teniendo estos profesionales en la empresa
ésta será más eficiente y se le
brindará una mejor y mas eficiente atención a sus
clientes.
Aportes
algunos de
los aportes que harán de el software una atractiva
alternativa para mejorar las áreas de ventas de la empresa
GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., son:
?
La empresa podrá ampliar sus actividades por el
respaldo de la agilidad de un sistema de ventas
automatizado
?
Se obtendrá una distinción de esta empresa
entre las otras de la misma índole
?
Ganarán mayor popularidad y aceptación entre
la clientela por su preocupación en brindar un mejor
servicio a sus
clientes
?
Será un estímulo a otras empresas que
atraídas por la fiabilidad y beneficios del software en
mejorar sus sistemas
?
Se minimizarán los errores en las actividades de la
empresa ya que con este software los cálculos serán
más exactos y se tendrá una menor tendencia a
equivocaciones que muchas veces suelen ser muy costosas para la
empresa
?
Se tendrá un ahorro
considerable en el tiempo que se utiliza para los cálculos
ya que el sistema automatizado hará estas actividades
más rápidas
En fin son
un sin número de aportes de este software y éste
proyecto a la empresa en su totalidad y así confiada
clientela que verá en ella una empresa renovada y distinta
que les ofrece un mejor servicio a sus clientes.
Hoy en
día es una realidad en nuestro país el gran
incremento de vendedores de lotería
independiente.
Esto da
como resultado que se quieran ofrecer mejores servicios de
las personas que dependen directamente de tal
incremento.
Actualmente
en esta provincia la mayoría de las personas que se
dedican a esta actividad no ofrecen un servicio eficiente ya que
se toman mucho tiempo en hacer todos los cálculos que se
tienen que hacer y por tal razón no se toman decisiones en
el momento que se deben tomar pues no se observa el
desenvolvimiento y el estado de
las ventas cosa que se debe observar durante el recibo de listas
y antes de que se realice el sorteo de la lotería,
además la falta de exactitud en los cálculos,
realidad a la que no escapa la empresa GARCIA Y ASOCIADOS, S.A.,
por tal razón la elaboración de este proyecto se
ajusta a los requerimientos de esta empresa de poder implementar
métodos para brindar y mantener un servicio de calidad que ponga
a la misma en la vanguardia de
las nuevas tecnologías satisfaciendo así el
creciente mercado
local.
Formulación De Supuestos
Con la
implementación de un sistema automatizado para hacer los
cálculos de la venta de lotería independiente se
mejora el rendimiento de la empresa por hacer los mismos
más rápidamente.
La anuencia
por mejorar el manejo de información en la empresa
estimulará a su clientela a comprar en ella.
Con el
nuevo sistema se brindará mayor claridad en la
información que es manejada en la empresa.
Las
personas que se vean afectadas por este proyecto
sentirán mayor seguridad, cosa
indispensable que requieren los negocios.
Instrumentación
Entrevistas
Las
personas que serán entrevistadas son gerente de la
empresa garcia y asociados, s.a., El señor ovidio garcia,
quien junto a su hijo ovidio garcia jr. Y su esposa la
señora eva de garcia son los encargados de
manejar la empresa y los que dominan a fondo el tema y conocen
mejor que nadie las necesidades a las que se enfrentan y los
beneficios que esperan obtener.
Selección de los elementos muestrales
Los
aspectos que se necesita conocer sobre la empresa son aquellos
que nos brindaran una mayor facilidad para ralizar nuestro
proyecto de investigación. Entre los que podemos
mencionar:
1.
Año de fundación de la empresa
2. Por
quien o quienes fue fundada la misma.
3. A que
se dedica la empresa
4. Capital
de fundación y actual de la empresa
5. Si
cuenta o no lo empresa con un sistema para realizar sus labores y
de ser así que sistema es el utilizado.
6. Si la
empresa cuenta con dicho sistema, es el mismo satisfactorio o no
y si no cuenta si los propietarios desearían que se les
desarrollara uno para sus funciones.
Expectativas y otros comentarios.
Procedimientos para su realización
Se
concertará una cita con el gerente de la empresa garcia y
asociados, s.a., Y después se procederá a asistir a
la cita en la hora y fecha estipulada por el señor
garcía.
Observación
Método(s) de observación
En este punto
observaremos mediante visita a la empresa el día de sorteo
aspectos tales como tiempo que toma recibir una lista, cantidad
de listas y tiempo en que se debe hacer, rapidez para
obtener resultados en el periodo establecido, observar los
cálculos que se deben optimizar y como son realizados en
la actualidad, medidas de seguridad.
Registro de
observaciones:
·
Tiempo para el recibo de listas.
·
Cantidad de listas.
·
Tiempo que hay para recibirlas todas.
·
Rapidez en los resultados pre-sorteo.
·
Rapidez en los cálculos secundarios.
·
Procesos a
optimizar y porque?
·
Medidas de seguridad.
Tipo De
Investigación
Escogimos una investigación de tipo descriptiva
porque es la que se ajusta a nuestro tipo de
investigación.
Definición
Investigación Descriptiva: El propósito del
investigador es describir situaciones y eventos. Esto es
decir como es y como se manifiesta determinado fenómeno.
Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades
importantes de personas, grupos,
comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a
análisis.
Estos
miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o
componentes del fenómeno a investigar.
Un
estudio descriptivo selecciona una serie de cuestiones y se mide
cada una de ellas independientemente, para así determinar
lo que se investiga. Es importante notar que la
descripción del estudio puede ser más o menos
general o detallada.
Aunque desde luego, pueden integrar las mediciones de cada
una de dichas variables para
decir cómo es y cómo se manifiesta el
fenómeno de interés, su objetivo no es
indicar cómo se relacionan las variables
medidas.
Los
estudios descriptivos se centran en medir con la mayor
precisión posible; en esta clase de estudios el
investigador debe ser capaz de definir qué se va a
medir y cómo lograr precisión en esta
medición. Asimismo debe ser capaz de especificar quienes
deben estar incluidos en la medición.
La
investigación descriptiva, en comparación con la
naturaleza
poco estructurada de los estudios exploratorios, requiere
considerable conocimiento del área que se investiga para
formular las preguntas especificas que busca
responder.
La
descripción puede ser más o menos profunda, pero en
cualquier caso se basa en la medición de cada uno de los
atributos del fenómeno descrito. Los estudios descriptivos
pueden ofrecer la posibilidad de predicciones aunque sean
rudimentarias.
Justificación
Utilizamos la Investigación Descriptiva por que es
la que más se adapta al tipo de investigación que
realizaremos ya que reúne la mayoría de las
especificaciones, antes mencionadas, que requiere este tipo de
investigación y así se nos facilitará el
desarrollo de
nuestro proyecto de investigación y con esto se
realizará un proyecto de mayor calidad que pueda servir
para la consulta de las futuras generaciones.
En este punto
analizaremos los resultados de las entrevistas y
las observaciones que fueron realizadas para desarrollar un mejor
proyecto y asi identificar mejor las ventajas , desventajas y
necesidades del manejo actual para tomarlas en cuenta o que rijan
la elaboración del nuevo sistema.
De Las
Entrevistas
Pregunta #
1:
¿En
que año fue fundada esta empresa?
Respuesta
#1:
La empresa
fue fundada en el mes de agosto de el año 1997
Análisis:
La
empresa cuenta en la actualidad con 6 años luego de haber
sido fundada por lo que tanto los propietarios como nosotros
consideramos que amerita que se mejoren las condiciones de
trabajo actual y optimizar así como sistematizar sus
procesos mas aun por la facilidad que brindaría , la
claridad, y exactitud, además los propietarios ya estaban
con la idea de que el tiempo solicita cambios y
mejoras.
Pregunta #
2:
¿Por
quién fue fundada?
Respuesta
#2:
La
empresa fue fundada por el Señor Ovidio
García, su Señora Esposa y el Hijo de estos, con la
señora Maria de Montenegro como socia externa.
Análisis:
La empresa fue fundada
por los tres miembros de la familia García en
sociedad con
personas o empresas que ya estaban interesados o que ya
trabajaban en este campo y aprovechaban las ventajas o beneficios
económicos que la misma brindan, en el mercado local
siempre con expectativas de crecimiento pero que en su momento
son solo esperanzas de que la empresa se haga prospera
dependiendo de un buen manejo y aplicación de los recursos
que e ofrecen.
Pregunta #
3:
¿A
que se dedica la empresa?
Respuesta
#3:
A la venta
de lotería independiente
Análisis:
La venta de
lotería independiente es un negocio de gran envergadura
para aquellos que lo realizan como “Casa Grande”, que
es el nombre que se da a los que son receptores de listas, o sea,
a los que reciben listas de otros vendedores y pagan a estos
porcentaje por sus ventas haciéndose responsable en casos
de que las ventas no cubran los pagos que dependen de los premios
y las ventas por número para cada sorteo.
Pregunta #
4:
¿Cuál fue el capital inicial necesario para
fundar la empresa?
Respuesta
#4:
El capital
inicial fue de 30,000 balboas
Análisis:
La empresa
consideró necesario un capital de esa magnitud por la
magnitud de aquel entonces de las ventas pues al inicio no se
contaba con la cantidad de vendedores que en la actualidad y
así mismo las ventas eran menores por lo que era una suma
que en caso de una perdida extrema podía fácilmente
satisfacer o cumplir con las obligaciones
de un mes completo.
Pregunta #
5:
¿Cuál es el valor actual
de la empresa?
Respuesta
#5:
El valor
actual de la empresa es variante
Análisis:
El valor actual de la
empresa es variante puesto que depende de los niveles
de venta y los premios por sorteo ya que si por ejemplo los
números que salen en el sorteo son bajos habrá
mayor perdida y si son altos las utilidades serán mayor,
pero en cifras aproximadas el manejo de capital
mensual está en los 100,000 balboas o unos
10,000 balboas por sorteo.
Pregunta #
6:
¿Cuenta la empresa con algún sistema para las
labores que allí se realizan?
Respuesta
#6:
Actualmente
no.
Análisis:
En la actualidad la
empresa no cuenta con un sistema para sus labores, solo cuanta o
solo utilizan una hoja de calculo de Excel que mediante el
bloqueo de celdas genera sumas masivas de las ventas tanto por
vendedor como por numero y deja por fuera muchos otros
cálculos mas complicados que las sumas como lo son el
calculo de el efectivo, porcentaje, premios entre
otros.
Pregunta #
7:
¿Les
satisface el sistema actual?
Respuesta
#7:
Si y
No
Análisis:
Si nos satisface por
el hecho de que realiza un proceso que
siendo el mas largo y tedioso se debía realizar en un
tiempo de una hora, hablando de sumar alrededor de 3000
cantidades para luego entonces restar las cantidades a
respaldar.
No nos satisface
porque conociendo el potencial de las herramientas
tecnológicas de hoy en día sabemos que mas
procesos pueden elaborarse con igual facilidad y mayor
precisión .
Pregunta #
8:
¿quisiera que
se le desarrollara un sistema para realizar las operaciones que
hoy son llevadas manualmente?, Explique.
Respuesta
#8:
Si
Análisis:
Si nos
agradaría que se nos elaborara dicho sistema pues de ese
modo como ya hemos dicho las labores serán mas
rápidas, fáciles y precisas lo que
permitiría corroborar con los vendedores las cifras de
efectivos inmediatamente después de que el mismo dicta sus
ventas, tomar decisiones antes de el sorteo que ayuden a
maximizar utilidades o a minimizar perdidas y a que en caso de
errores solo haya que recurrir a las grabaciones de voz pues se
tendrá la certeza de que los procesos y cálculos
brindan cifras inequívocas.
Pregunta #
9:
¿Expectativas
que tiene usted con respecto a la realización y desarrollo
del proyecto?
Respuesta
#9:
Muchas,
como precisión, rapidez, entre otos.
Análisis:
Tenemos muchas
expectativas pues esperamos que el mismo contribuya al
mejoramiento de las condiciones de trabajo de la empresa y sus
miembros y colaboradores, esperamos también que con el
mismo se pueda encargar a una sola persona que
realice el trabajo que era realizado por dos y en ocasiones tres
personas, que las cuantas estén claras, exactas y se
puedan tomar decisiones en momentos críticos que influyen
de manera directa tanto en las ganancias como en las perdi9das de
capital.
De Las
Observaciones
Conducta a
observar #1:
Tiempo para recibir
listas
Conducta
observada #1:
Se observo un tiempo
de entre 3 y 5 minutos por recibo de lista
Análisis
En este punto pudimos
observar que el recibo de litas toma entre 3 y 5 minutos por
lista dependiendo de el tamaño de ellas, o sea, de la
magnitud de la venta. Esta condición no se puede controlar
mediante un sistema puesto que depende únicamente de la
velocidad de
quien dicta y de el capturador de los datos.
Conducta a
observar #2:
Cantidad de
listas
Conducta
observada #2:
28 listas por
sorteo
Análisis
En la actualidad se
cuanta con 28 vendedores cuyas ventas son muy variables en el
cual inclusive el factor “día de sorteo” es
muy importante, es muy importante además el hecho de que
la cantidad de listas es variante por lo que se deberá
prever dichos cambios en el sistema.
Conducta a
observar #3:
Tiempo para recibir
todas las listas
Conducta
observada #3:
Hora y media para el
recibo de listas
Análisis
Todas las listas deben
ser recibidas en un tiempo de hora y media que va desde las 11:00
de la mañana del día de sorteo y las 12:30 para que
quede un tiempo para los cálculos antes mencionados ya que
si el tiempo es mayor a este no se podrá elaborar el
resto de los cálculos que deben estar listos antes del
sorteo.
Conducta a
observar #4:
Rapidez en los
resultados Pre-sorteo
Conducta
observada #4:
Tiempo de 30 minutos
para estos
cálculos
Análisis
Los resultados
pre-sorteo como lo son los cálculos de cantidades a
respaldar son realizados de manera muy lenta y complicada pues
solo se cuanta con 30 minutos para restar cantidades x que deben
generar 3 listas a dictar antes del sorteo.
Conducta a
observar #5:
Rapidez en los
cálculos secundarios
Conducta observada
#5:
No tienen tiempo
especifico pero son cálculos
largos
Análisis
Los cálculos
secundarios, o sea, los de porcentaje, efectivo, subtotales,
premios, neto y otros son muy tediosos y demorados pues son
realizados con calculadora en mano lo que es poco
funcional.
Conducta a
observar #6:
Procesos a optimizar y
porque?
Conducta
observada #6:
Procesos Pre-sorteo y
procesos secundarios
Análisis
Los procesos antes
mencionados todos deberán ser optimizados porque de esta
manera todos los resultados serán mas claros y
rápidos que es la característica mas importante
para el proyecto, la rapidez de los cálculos.
Conducta a
observar #7:
Medidas de
seguridad
Conducta
observada #7:
Grabación de
reportes y baterías de energía e impresión
de informes.
Análisis
Se cuenta actualmente
con medidas de seguridad como lo son la grabación de el
reporte de los vendedores, batería para la PC en caso de
que se corte el fluido eléctrico de modo que de el tiempo
suficiente para terminar los procesos y el trabajo o
para imprimir los informes y continuar manualmente.
Además se imprimen los reportes e informes de cada sorteo
en caso de que la información se pierda en el computador.
4. Descripción del sistema
actual
La empresa
GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., no cuenta actualmente con
un sistema automatizado para realizar los registros de ventas,
solo utilizan la hoja de cálculos de Excel las cuales solo
generan las sumas masivas por número y por vendedor, luego
son pasadas, las sumas por número, manualmente a una lista
y posteriormente los cálculos de restas para respaldar son
realizados manualmente. Luego se imprimen las listas con
las sumas para entonces conocer el efectivo, porcentaje,
subtotal, etc, mediante cálculos manuales que son
cálculos largos, tediosos y por ser llevados manualmente
no están listos en el momento requerido, luego la
información es archivada posterior a haber
extraído, manualmente, la información y saldo del
vendedor en ese sorteo, así como del sorteo
anterior.
Presentación del sistema
El sistema
de ventas con que cuenta actualmente la empresa, como se
mencionó anteriormente es manejado en su gran
mayoría de forma manual, el cual
es llevado a cabo por un grupo de dos
personas que trabajan en la empresa que son el Gerente y el
asistente.
Estas
personas reciben las listas vía telefónica y las
van anotando en x fila en una hoja de Excel, llamadas que
también, para mayor seguridad, son gravadas en cintas
magnéticas, en caso de que se de algún error
comprobar por parte de quien fue el mismo.
El sistema
que se utiliza actualmente, si bien ayuda, no permite realizar
los cálculos pre-sorteo que son tan importantes para tomar
decisiones en base a las ventas y contando con las herramientas
tecnológicas a disposición de la empresa las
labores que se pueden realizar más rápida y
eficazmente se están realizando de una manera que afecta
un desenvolvimiento mas productivo de la empresa y sus
colaboradores y por ende la productividad de
la empresa.
Identificación De La Comunidad De
Usuarios
Los
usuarios del sistema actual son el Gerente General el Sr.
Ovidio García y su asistente(Hijo) que le ayudan en las
funciones de venta.
Identificación De Entrada / Salida
Identificación de Entrada
Información Entrada | Genera | Procesa | Frecuencia | Medio |
Listas | Vendedores | Sumas | Eventual | Listas |
Porcentajes | Gerente | Porcentaje de Ventas | Eventual | Rango |
Identificación de Salida
Información Salida | Destino | Uso | Frecuencia |
Informe | Gerente | Niveles | Por |
Informe | Gerente | Estado | Por |
Funciones,
Limitaciones Y Resricciones
La empresa cuenta con
funciones, limitaciones y restricciones, ya que una empresa que
no cumple con éstos no tendrá éxito en sus
labores.
Funciones
- Se
realizarán los informes de las ventas más
nítidas, claras y precisas - Se le
brindará un mejor servicio al cliente - Tener
siempre y un debido control de
las ventas
Limitaciones
Los pagos de las venta se reciben en sorteos
siguientes
El asistente y el gerente son los encargados de hacer los
cobros
Restricciones
Personas no autorizadas no podrán acceder a la
información
A
través de este gráfico se representará el
sistema actual, identificando entradas y salidas, sus
orígenes y destinos además de cada uno de sus
procesos lógicos, permitiendo así visualizar el
sistema de una forma más sencilla.
Diagrama de
Contexto
5. Presentación del
sistema propuesto
El sistema
que proponemos a la empresa GARCIA Y ASOCIADOS ,S.A.
generará informes tales como:
- Informes de la actividad de los socios
- Estados
de cuenta - Cantidad por número vendido
Identificación De Comunidad De Usuarios
En
este punto nos referimos al encargado de trabajar con el nuevo
sistema, Ovidio García Jr., quien realiza funciones tales
como:
·
Realizar todos los cálculos desde el mas elemental
hasta procesos complicados como cantidades a respaldar para cada
destinatario o socio.
·
Mantener los informes siempre actualizados
·
Asegurarse de que el sistema obtenga los datos necesarios
para su funcionamiento
·
Evaluar y verificar que los informes sean producto
exacto del desempeño real de la empresa
Con la
implementación de este sistema se hace necesario que el
resto del personal de la
empresa sea capacitado para el mejor uso de la compleja
herramienta pues tocará diversos puntos de la
empresa.
Siguiendo tales
parámetros se tendrá un sistema que
permitirá a la empresa obtener óptimos
resultados.
Los usuarios del
sistema serán:
·
Gerente: velará por el buen desarrollo de la empresa
GARCIA Y ASOCIADOS, S.A., quien deberá vigilar que todas
las funciones de esta sean llevadas a cabo
correctamente.
·
Asistente: será el principal usuario del sistema
pues sobre el recaerá el uso del mismo cada
sorteo
Identificación de entrada / salida
Inicio: en
esta pantalla se presenta el sistema, el nombre de la empresa y
la entrada al mismo, esta pantalla lleva directamente al sistema
o a la aplicación que se utilizará.
Pantalla de
trabajo: esta es la pantalla donde se realizara todos los
procesos conforme se vallan recibiendo las listas cada sorteo, en
ella se anotaran las ventas y automáticamente se
elaboraran los cálculos necesarios.
Funciones,
limitaciones y restricciones
Funciones
Con el sistema que
proponemos se realizarán las siguientes
funciones:
- Generar
informes siempre actualizados - Generar
estados de cuentas - Aumentar la productividad de la empresa
- Ahorro
de tiempo dando a sus clientes mayor
satisfacción
Limitaciones
Algunas de las limitaciones que se nos presentan
son:
·
El personal no está debidamente capacitado para el
uso de los recursos tecnológicos.
·
Gran complicación al entender el manejo del sistema
debido a la gran cantidad de especificaciones y
variabilidad.
Diagrama de
Flujo de Datos (DFD’S)
Los
graficos de esta seccion se encuentran en la version completa,
disponible en el menu superior: “bajar
trabajo”
Costos y
beneficios estimados
Los
costos y los
beneficios, son los costos que se ponen para el desarrollo del
sistema y los beneficios que obtendrá el usuario con el
sistema.
Se debe
contar que los beneficios que se obtendrán se deben tomar
en relación con los costos pues estos estarán
íntimamente ligados.
Costos de
hardware
La
empresa ya cuenta con un hardware altamente capacitado para
soportar cualquier software, lo cual representa que es una
ventaja pues ya es un ahorro de tiempo pues no habrá que
instalar más que el software y ahorro de dinero por ya
contar con el equipo
Costos de
software
Sólo
se cargará el programa que
será elaborado en una hoja de cálculos de excel,
sin los códigos de acceso a las formulas para evitar que
sea modificado.
Y el
costo que hemos
estimado del sistema que desarrollaremos es de
b/500.00
Otros
costos
Impresiones
de informes, capacitación, mantenimiento
tanto del equipo como del software el cual se estima un valor de
B/250.00
Beneficios
Estimados
Podríamos mencionar
muchísimos beneficios pero solo mencionaremos los que
consideramos de mayor importancia:
- Beneficios en la nitidez y precisión de los
informes y demás documentos - Ahorro
de tiempo y esfuerzo del personal que se puede utilizar en
otras áreas de la empresa - Mayor
confiabilidad en la información manejada - Mayor
rapidez al atender clientes - Los
informes estarán siempre actualizados
Viabilidad
Del Sistema
Viabilidad
técnica
Este
sistema cuenta con una viabilidad técnica amplia, ya que,
garcia y asociados, s.a., Cuenta para manejar sus cuentas con la
hoja de cálculo de excel que si bien no es muy amigable es
muy complejo y se pueden realizar un si número de
funciones ahí.
Es viable
además porque las personas que trabajan en esta empresa ya
están familiarizados con el uso de estos equipos lo que
facilitará su uso para aprovechar las aplicaciones del
software que desarrollaremos.
Viabilidad
económica
si
hay viabilidad económica, ya que, los costos que
tendrá la empresa al implementar el sistema propuesto son
menores que los beneficios que ha de adquirir con unos informes
actualizados.
Viabilidad
financiera
Este
sistema es viable financieramente puesto que la empresa cuenta
con la capacidad y la disposición en cuanto a los recursos
financieros requeridos para desarrollar el mismo.
La empresa
esta en la disponibilidad de invertir siempre y cuando el sistema
llene las expectativas que tienen y mas aun que cumpla las
funciones necesarias.
Viabilidad
operativa
Para
esta empresa, el sistema cuenta con una viabilidad operativa,
pues la implementación de este sistema va ha tener cambios
que no serán tan visibles o que afecten tanto el normal
desenvolvimiento de la empresa pues ellos ya tienen experiencia
manejando, por lo menos el equipo.
Viabilidad
de cronograma
el sistema
propuesto cuenta con dicha viabilidad ya que el sistema
estará listo en los próximos 4 meses, lo que
brindará tiempo para que este sea debidamente probado y
corregido si presenta alguna inconveniencia o desperfecto
funcional para que al ser instalado brinde o llene las
expectativas que en él se han puesto.
6. Diseño De
Pantallas
a
continuación presentaremos las pantallas del
sistema
Diseño De Pantallas De Captación Y
Presentación
Pantalla PRINCIPAL
Diseño de pantallas de reportes
Pantalla de
captura de reportes
Diseño de pantallas de calculos y
resultados
Pantalla de
calculos, resultados y comandos
Programación
A continuación
presentaremos algunos delos códigos que hemos utilizado en
el desarrollos de nuestro sistema.
Código fuente
1. Codigos
de sumas HORIZONTALES por vendedor:
·
cy3=SUMA(B3:CW3)
·
cy4=SUMA(B4:CW4)
·
cy5=SUMA(B5:CW5)
·
cy6=SUMA(B6:CW6)
·
cy7=SUMA(B7:CW7)
2. Codigos
de sumas VERTICALES por numero:
·
b37=SUMA(B3:B36)
·
c37=SUMA(c3:c36)
·
d37=SUMA(d3:d36)
·
e37=SUMA(e3:e36)
·
f37=SUMA(f3:f36)
3. codigos
de efectivo por vendedor:
·
cz3=CY3*0,2
·
cz4=CY4*0,2
·
cz5=CY5*0,2
·
cz6=CY6*0,2
·
cz7=CY7*0,2
4. codigos
de porcentaje por vendedor:
·
da3=CZ3*DF3
·
da4=CZ4*DF4
·
da5=CZ5*DF5
·
da6=CZ6*DF6
·
da7=CZ7*DF7
5. codigos
de subtotal vendedor:
·
db3=CZ3-DA3
·
dba=CZ4-DA4
·
db5=CZ5-DA5
·
db6=CZ6-DA6
·
db7=CZ7-DA7
6. codigos
de premios vendedor:
·
No identificado aun.
7. codigos
de cuenta neta por vendedor:
·
dd3=DB3-DC3
·
dd4=DB4-DC4
·
dd5=DB5-DC5
·
dd6=DB6-DC6
·
dd7=DB7-DC7
8. codigos
de respaldo para socio 1:
·
Menores a 33:
=SI(C37>DI8+DI12;C37-(DI8+DI12);0)
·
Mayores a 33:
=SI(AJ37>DI9+DI13;AJ37-(DI9+DI13);0)
9. codigos
de respaldo para socio 2:
·
Menores a 33: =SI(C37>DI8+DI12;DI8;C37-DI12)
·
Mayores a 33:
=SI(AJ37>DI9+DI13;DI9;AJ37-DI13)
10. codigos de respaldo
propio:
·
Menores a 33: =DI12
·
Mayores a 33: =DI13
11. codigo de ganancia o perdida
neta:
·
di43=SUMA(DD3:DD32)-(DD39+DD41)
Documentación
Manual de
usuario
A continuación
se explicaran las pantallas de este sistema:
Pantalla
Principal: en la pantalla principal se encuentra la
presentación del sistema en donde se detalla el nombre de
la empresa, que es el sistema, por quienes fue creado y el
botón de entrada. Para entrar al sistema el usuario
sencillamente debe dar clic sobre el botón entrar e
inmediatamente estará el la pantalla de
trabajo.
Pantalla De
Captura De Reportes: en esta pantalla se observaran
los nombre de los vendedores que pueden ser modificados a gusto
de el usuario ya que le permitirá anotar las listas en el
orden que van entrando lo que dará congruencia en la
grabación de los reportes de cada vendedor. A
continuación el usuario debe anotar las cantidades de los
cada numero vendido utilizando los botones de avance y retroceso
que se encentran en la parte derecha de el teclado y los
botones de números que se encuentras junto a los
anteriormente mencionados.
Pantalla de
calculos, resultados y comandos:
En esta pantalla se
observaran los resultados a los requerimientos entre los cuales
están sumas totales, efectivos, porcentajes entre
otros los cuales serán generados por el sistema y en los
que el usuario no deberá introducir mas que los
porcentajes del vendedor para ese sorteo y las cantidades a
respaldar y el sistema hará todo lo demás.
Además se cuenta en la parte superior izquierda con los
botones de comando que son el de imprimir que solo dándole
clic sobre el se imprimirán los informes, el de rehacer
para cuando se comete un error volver a corregir y el
botón de guardar para que al terminar de recibir a cada
vendedor se guarde la información para prever cualquier
posible error de manejo o de el sistema.
Manual De
Programación
este programa fue realizado de la siguiente
manera:
1. Codigos
de sumas HORIZONTALES por vendedor:
·
cy3=SUMA(B3:CW3)
·
cy4=SUMA(B4:CW4)
·
cy5=SUMA(B5:CW5)
·
cy6=SUMA(B6:CW6)
·
cy7=SUMA(B7:CW7)
2. Codigos
de sumas VERTICALES por numero:
·
b37=SUMA(B3:B36)
·
c37=SUMA(c3:c36)
·
d37=SUMA(d3:d36)
·
e37=SUMA(e3:e36)
·
f37=SUMA(f3:f36)
Aquí se
presenta el primer paso que se llevo a cabo que fueron los
códigos de las sumas verticales y horizontales, los
códigos que aparecen arriba son los códigos que
definen en donde aparecerán el resultado de la
operación de suma de cada vendedor y cada
numero.
3. codigos
de efectivo por vendedor:
·
cz3=CY3*0,2
·
cz4=CY4*0,2
·
cz5=CY5*0,2
·
cz6=CY6*0,2
·
cz7=CY7*0,2
en este
punto lo que se encuentran son los códigos de los
cálculos de efectivo que igualmente definen la
ubicación de los resultados de los
cálculos.
4. codigos
de porcentaje por vendedor:
·
da3=CZ3*DF3
·
da4=CZ4*DF4
·
da5=CZ5*DF5
·
da6=CZ6*DF6
·
da7=CZ7*DF7
En estas líneas
de códigos se presenta el calculo de el porcentaje del
vendedor pues el usuario tiene la opción de colocar el
porcentaje que desee colocar ya que no estará establecido
pues es algo que esta muy sujeto a cambios y le da mayor
facilidad al manejador de los datos.
5. codigos
de subtotal vendedor:
·
db3=CZ3-DA3
·
dba=CZ4-DA4
·
db5=CZ5-DA5
·
db6=CZ6-DA6
·
db7=CZ7-DA7
en este
paso se programó el subtotal o sea la cantidad que parece
luego de restar el porcentaje al efectivo que tiene el vendedor
por lo que el código hace solo este calculo y lo ubica en
el espacio especificado al inicio del código.
6. codigos
de premios vendedor:
·
No identificado aun.
7. codigos
de cuenta neta por vendedor:
·
dd3=DB3-DC3
·
dd4=DB4-DC4
·
dd5=DB5-DC5
·
dd6=DB6-DC6
·
dd7=DB7-DC7
Se observan los
códigos del total o el resultado neto ya sea perdida o
ganancia de cada vendedor luego de restar el premio al
subtotal.
8. codigos
de respaldo para socio 1:
·
Menores a 33:
=SI(C37>DI8+DI12;C37-(DI8+DI12);0)
·
Mayores a 33:
=SI(AJ37>DI9+DI13;AJ37-(DI9+DI13);0)
En este paso los
códigos que están aquí escritos definen los
respaldos o sea una cantidad cualquiera que asigna el
propietario o x persona y que dependiendo de ciertas condiciones
se restará del total de ventas horizontales y se ubicara
en un espacio especifico para obtener las estados de cuenta y de
reportes del primer socio.
9. codigos
de respaldo para socio 2:
·
Menores a 33: =SI(C37>DI8+DI12;DI8;C37-DI12)
·
Mayores a 33:
=SI(AJ37>DI9+DI13;DI9;AJ37-DI13)
En este paso los
códigos que están aquí escritos definen los
respaldos o sea una cantidad cualquiera que asigna el
propietario o x persona y que dependiendo de ciertas condiciones
se restará del total de ventas horizontales y se ubicara
en un espacio especifico para obtener las estados de cuenta y de
reportes del segundo socio.
10. codigos de respaldo
propio:
·
Menores a 33: =DI12
·
Mayores a 33: =DI13
en este
se observan los códigos de el propietario o sea la
cantidad que el respaldara, que será la que el decida
conforme observe las ventas y que asignará antes de el
sorteo.
11. codigo de ganancia o perdida
neta:
·
di43=SUMA(DD3:DD32)-(DD39+DD41)
En este punto se
obtiene la ganancia o la perdida neta de el propietario de la
empresa.
Implementación y evaluación
Introducción
El sistema
será instalado en la empresa para su implementación
en la aplicación especificada una vez se hayan realizados
ciertas prueba y se compruebe el buen funcionamiento del mismo, y
será sujeto a una evaluación que nos dirá
que tan satisfactorio es el mismo en la marcha.
Personal
que participa
El personal que
participara en la parte de implementación serán los
realizadores de el proyecto quienes instalaran el sistema en el
equipo con que ya cuenta la empresa y será y el mismo
será evaluado por los usuarios, en este caso el gerente y
el asistente de la misma, quienes darán fe del
desenvolvimiento del mismo ya en la practica.
Plan De
Pruebas
- Pruebas
de Unidades
–
Responsable: el responsable en la corrección
del programa es el programador Ovidio García Jr., que se
garantiza que todo error que se presente en dicho programa
será corregido.
-Responsabilidades: una vez se entregue el programa la
responsabilidad de manejar correctamente el
sistema dependerá de el asistente de la empresa y de el
gerente además de contar con la responsabilidad de los
creadores del programa quines vigilaran el sistema
verificando si es bueno el funcionamiento del programa, resolver
en caso de emergencia cualquier problema que surja con el mismo,
dar el debido mantenimiento y mejoramiento entre otras
responsabilidades.
Uso y
mantenimiento
Introducción
En el presente punto
se detallara cual será el correcto uso y el mantenimiento
que se brindara al sistema luego de ser entregado al usuario
final o sea a la empresa garcia y asociados, s.a.
Personal
que participa
El uso como es
lógico será por parte de los miembros de la empresa
o sea por parte de el gerente de la misma y el asistente quien
será quien capture los datos, cabe anotar que los
creadores del sistema no se harán responsables de
ningún daño ocasionado por mal manejo del programa
por lo que se ofrece un manual de usuario y además un
programa que ofrece mucha facilidad en su manejo para evitar
situaciones de este tipo.
El
mantenimiento será ofrecido por los realizadores del
proyecto quienes mensualmente estaremos comprobando el buen
funcionamiento del sistema haciendo pruebas, mejoramiento, en fin
todo aquello que conlleve a que funcione en perfectas condiciones
y evitar errores o problemas en
la marcha.
Tipos de
mantenimientos
Emergencias
- En caso
de emergencias de problemas con se software, se le brindara
revisión cada que sea requerido tomando en cuanta
tanto la disposición de el programador como las
necesidades de el usuario. - Si el
error no es del software o sea por mal manejo u otro tipo de
desperfecto se realizara la revisión con cargos extras
previa consulta y conversación. - Se
proporcionara soporte con mayor anuencia los días de
sorteo entre las 10:00am y las 3:00 pm.
Solicitud
de funciones especiales
Debido a
que las solicitudes de funciones especiales son ajenas al
proyecto actual se consideraran como anexos al proyecto de modo
que no forman parte del proyecto actual y se cobrara luego de
estudiarlo lo que se acuerde entre ambas partes. Esto
será así ya que de haber sido contempladas en el
actual proyecto seria obligación de el programador
facilitar estas opciones de otro modo no es responsabilidad
hacerlo.
Mejoramiento Del Sistema
el mejoramiento del
sistema es una facilidad que se brinda al usuario comprador como
incentivo y por la seriedad que amerita dicho proyecto para que
este funcione en optimas condiciones en los campos o
áreas que fueron solicitadas por el nuevo propietario del
sistema.
Detección De Fallas
La detección de
fallas es una parte obligatoria del desarrollador del sistema
pues si esas fallas son de el programa en si, el usuario no debe
afrontar costos solo solicitar una revisión y
corrección del desperfecto que por ser responsabilidad del
programador deberá ser atendido con urgencia notoria para
brindar seriedad y anuencia en los problemas que el mismo
confronte de esta índole.
Trabajo enviado
por:
Xiao
Zhong
Milciades
Zarzavilla