Auditoria de recursos humanos
Función : Descripción De Puestos

Aunque la descripción y el análisis de puestos están estrechamente relacionados en sus finalidades y en el proceso de obtención de datos, se diferencian entre sí: la descripción se orienta al contenido del cargo (qué hace el ocupante, cuándo lo hace, cómo lo hace y porqué lo hace), en tanto el análisis pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de manera adecuada. Este análisis es la base para evaluar y clasificar los puestos, con el propósito de compararlos.
La descripción del puesto es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los demás puestos de la empresa; es la enumeración detallada de las funciones o tareas del puesto (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos de puesto (porqué lo hace). Básicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del puesto y de los deberes y las responsabilidades que comprende.
Es necesario describir un cargo, para conocer su contenido.

Necesidad Legal
La Ley Federal del Trabajo, en su artículo 25, fracción III, establece que deberá tenerse por escrito "el servicio o los servicios que deban prestarse, los que se determinaran con la mayor precisión posible".
Asimismo, el articulo 47, fracción XI, nos dice que el patrón podrá rescindir el contrato de trabajo, sin incurrir en responsabilidad, al "desobedecer el trabajador al patrón o a sus representantes, sin causa justificada, siempre que se trate del trabajo contratado".
Por último, el artículo 134 en su fracción IV marca como obligación de los trabajadores "ejecutar el trabajo con la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma, tiempo y lugar convenidos".
A pesar de esto, es frecuente encontrar contratos de trabajo en los que se da escasa importancia a la definición de funciones, ocupándose mas bien de aspectos que regulen la relación, olvidando la esencia de esta; es decir, se atiende a posibles causas de conflicto, en detrimento de la verdadera materia de trabajo.

Necesidad Social
Urge determinar el contenido de cada puesto, sus características y los requerimientos deseables de quien vaya a ser su titular, a fin de conjugar los intereses de éste con el trabajo a realizar, ya que este debe constituir una forma de realización de sus potencialidades.

Necesidades De Eficiencia Y Productividad
La eficiencia en el trabajo y la productividad son motivo de preocupación constante; es por ello que la especialización, la división del mismo, la capacitación y el desarrollo de los RH, se buscan afanosamente.
Sin embargo, para llegar a una autentica división de funciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un estudio analítico del trabajo a nivel de los puestos que componen la organización.
La existencia del análisis y la descripción de puestos se justifica en todo tipo de organizaciones, sin importar el régimen social y político al que pertenezcan.

Objetivos de la descripcion y el analisis de puestos
Los objetivos del análisis y la descripción de puestos son muchos, pues estos constituyen la base de cualquier programa de Recursos Humanos. Los principales objetivos son:

1. Ayudar a la elaboración de los anuncios, demarcación del mercado de mano de obra donde debe reclutarse, etc., como base para el reclutamiento de personal.
2. Determinar el perfil del ocupante del puesto, de acuerdo con el cual se aplicarán las pruebas adecuadas, como base para la selección del personal.
3. Suministrar el material necesario, según el contenido de los programas de capacitación, como base para la capacitación de personal.
4. Determinar las escalas salariales –mediante la evaluación y clasificación de puestos-, según la posición de los puestos en la empresa y el nivel de los salarios en el mercado de trabajo, como base para la administración de salarios.
5. Estimular la motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y el mérito funcional.
6. Servir de guía del supervisor en el trabajo con sus subordinados, y guía del empleado para el desempeño de sus funciones.
7. Suministrar a la sección higiene y seguridad industrial los datos relacionados para minimizar la insalubridad y peligrosidad de ciertos puestos.

Aplicacion Y Utilización
Las posibilidades de la aplicación del análisis y la descripción de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones, algunas son:

1. Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.
2. Como una valiosa ayuda para una selección objetiva de personal.
3. Para fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo.
4. Como base para posteriores estudios de calificación de meritos.
5. Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos.
6. Como parte integrante de manuales de organización.
7. Para orientar y obviar discusiones de contratación, tanto individual como colectiva.
8. Para fines contables y presupuestales.
9. Para estructurar sistemas de higiene y seguridad industrial.
10. Para posibles sistemas de incentivos.
11. Para determinar montos de fianzas y seguros.
12. Para efectos de planeación de RH.
13. Para efectos organizacionales.
14. Para efectos de supervisión.
15. Como valioso instrumento en auditorias administrativas.
16. Como técnica inicial de una mejor administración de RH.

Algunas reglas aplicables para la elaboracion de descripciones de puestos

1. Trate de dar a la descripción un sentido lógico. Utilice para ello, según lo juzgue conveniente, criterios de importancia, de frecuencia o bien los correspondientes a un proceso administrativo.
2. Busque lo esencial de cada función o tema, evitando caer en detalles innecesarios.
3. Siempre que pueda, emplee términos cuantitativos y evite vaguedades. En vez de decir "maneja sumas elevadas" diga: "Maneja efectivo por un valor de $65 000".
4. Siempre que pueda, cuantifique el tiempo empleado en cada actividad, diga: "Recibe aproximadamente 10 pacientes entre las 8 de la mañana y las 12 del día" en lugar de: "Recibe pacientes por la mañana".
5. Empiece cada frase con un verbo activo y funcional como "supervisa", "dicta", "anota", etcétera.

Elementos del análisis y la descripción de puestos
Se dividen en tres categorías los datos que se han de recoger cuando se procede a un análisis y descripción de puestos, los cuales son:
Identificación de puestos. Un puesto se va a diferenciar de todos los demás que no tengan las mismas características, para esto se deben consignar los siguientes puntos:

• Nombre del puesto
• División
• Departamento
• Servicio
• Sección
• Equipo
• Clave
• Numero
• Numero de puestos similares
• Numero de individuos
• Categoría profesional
• Nombre de la empresa
• Nombre del analista
• Fecha en que se efectúa el análisis de puestos

Descripción de puestos. Se consigna todo el contenido funcional del puesto, señalando el tiempo para cada función que se dedica y por orden de importancia. Esta integrada por:

1. El encabezado o identificación. Contiene los siguientes datos:

• Titulo del puesto
• Numero o clave que se asigne al puesto
• Ubicación
• Especificación de las maquinas o herramientas empleadas por el trabajador
• Jerarquía y contactos
• Numero de los trabajadores que desempeñan el puesto
• Nombre y firma del analista y del supervisor inmediato
• Fecha del análisis

1. Descripción genérica. Descripción breve y precisa del puesto.
2. Descripción especifica. Detalles de las actividades que se realizan en el puesto.

Especificación del puesto. Conjunto de requisitos que ha de reunir la persona que haya de ejecutar las tareas, las responsabilidades que implica, los esfuerzos, las condiciones. Como:

• Requisitos. Conocimientos, experiencia, iniciativa, supervisión recibida.
• Responsabilidad. Por la seguridad de los demás, por el equipo, por el proceso, por el trato con personas, por el mando, por manejo de dinero, etc.
• Esfuerzo. Mental, visual, físico.
• Condiciones. Ambientales, riesgos inevitables.

Beneficios.
Para la empresa:
Señala las lagunas que existen en la organización y el trabajo y el encadenamiento de los puestos y funciones.
Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.
Es una de las bases para un sistema técnico de ascensos.
Para los supervisores
Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla.
Puede exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la forma como debe hacerlo.
Evita interferencias en el mando y en la realización de los trabajos.
Para el trabajador
Le hace conocer con precisión lo que debe hacer.
Le señala con claridad sus responsabilidades.
Le ayuda a conocer si esta laborando bien.
Para el departamento del personal
Es base fundamental para la mayoría de las técnicas que debe aplicar.
Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar el personal.
Permite colocar al trabajador en el puesto mas conforme con sus aptitudes.
Su Objeto

Es requisito ineludible conocer la realidad misma que va a ser analizada: el puesto.
Un trabajador realiza un conjunto fijo de actividades, porque de ello depende la perfección de estas y la organización misma de la empresa. Se forman así, grupos de las mismas con unidad funcional perfectamente definidas. Cada una de estas unidades de trabajo recibe el nombre de puesto.
Podríamos definir este como el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo especifica y personal.

Conjunto de operaciones.
"Todo trabajador hace algo" concreto y definido, sea en forma continua sea periódica o eventualmente. Estas operaciones constituyen por su materialidad el elemento más visible y apreciable del puesto.

Cualidades, responsabilidades y condiciones.
Para que estas operaciones sean productivas, el trabajador necesita poseer ciertas aptitudes físicas así como habilidades y conocimientos.

Unidad especifica de trabajo.
Como las operaciones y requisitos de un puesto están ligados con vista en la eficiencia de la producción y las posibilidades de la actuación humana normal, cada uno de ellos forma una unidad especifica.

Impersonalidad del puesto.
Las operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones de un puesto, no son las del obrero concreto que lo ocupa en determinado momento, sino las que deben exigirse como mínimo indispensable a cualquiera que vaya a ocuparlo. Por eso, un mismo puesto puede ser desempeñado por varias personas a la vez, pueden trabajar en una oficina varias mecanógrafas, etc.
La determinación de la eficiencia y méritos de los trabajadores concretos que ocupan los puestos, es objeto de otra técnica.

La ocupación.
Es el conjunto de operaciones y características comunes a varios puestos que tiene entre si intima relación funcional.
La diferencia entre ocupación y puesto es la que se da entre el genero y las especies que comprende.

El titulo del puesto.
Es el término con el que se conoce y determina. Todo el conjunto de operaciones y requisitos complejos que integran un puesto, tienen que designarse con una sola palabra, o lo más, con unas cuantas.

Su Técnica
La dificultad para precisar el contenido de un puesto, nos obliga a usar de un sistema para realizarlo. Está técnica recibe el nombre de análisis de puestos.

Se requiere fundamentalmente.

1. Recabar todos los datos necesarios, con integridad y precisión.
2. Separa los elementos objetivos que constituyen el trabajo, de los subjetivos que debe poseer el trabajador.
3. Ordenar dentro de cada uno de estos grupos los datos correspondientes, de una manera lógica.
4. Consignarlos por escrito clara y sistemáticamente, y
5. Organizar la conservación y el manejo del conjunto de los resultados del análisis.

Actividades previas.
Aprobación de la gerencia.
Como en todas las técnicas de administración de personal, se requiere como punto de partida para implantarla el convencimiento y la gerencia. Para lograrlos es imprescindible presentar el planeamiento del sistema como una inversión, haciendo cálculos aproximados sobre su costo y listando los beneficios, directos e indirectos que necesariamente rendirá.

Determinación de sus objetivos.
Los objetivos determinaran el tipo de factores que se investiguen, la extensión y minuciosidad de los datos que se consignan, la forma de estructurarlos, etc.
Podemos distinguir cuatro tipos principales de análisis de puestos:

1. El que se realiza con el fin de mejorar los sistemas de trabajo. Comprende solo la descripción de puestos, cuyos elementos, además de ser muy minuciosos, deben estar ligados en forma de que se perciba con toda precisión las secuencia de los mismos.
2. El que se hace para orientar la selección de personal. En el lo fundamental es, por el contrario, la especificación orientada con miras a constatar si un candidato posee los requisitos mínimos exigidos para desempeñar el puesto satisfactoriamente.
3. El análisis formulado con miras al adiestramiento del trabajador. Se pone énfasis especial en " el como " deben hacerse las operaciones, y se procura establecer grados en las cualidades que se requieren en un puesto, en consonancia con los sistemas que se emplean para calificar las que posean los individuos que vamos adiestrar.
4. El que se estructura con la finalidad de servir a la valuación de puestos. Suele ser el más amplio y preciso, pero en el se toman en cuenta solo los elementos que pueden encontrarse en todos los puestos de una empresa.

Información a los trabajadores.
Sin la cooperación, o lo que es peor con la oposición de los trabajadores es muy difícil realizar un buen análisis de puestos y sus beneficios serán muy limitados. Por ello debe instruirse el convencerse al personal sobre sus finalidades y su utilidad, mediante folletos, carteles, circulares, volantes, conferencias, etc.
Los supervisores necesitan una preparación mas amplia puesto que serán auxiliares del analista en su labor. Los dirigentes sindicales requerirán también una instrucción más completa y detallada para que presten su colaboración.

Preparación de analistas.
Es necesario contar con uno o varios analistas y para ello prepararlos convenientemente. Además requieren tener una idea general sobre los sistemas de producción empleados en la empresa.

Los métodos que mas se utilizan en la descripción y el análisis de puestos son:

• Observación directa
• Cuestionario
• Entrevista directa
• Métodos mixtos

Método de observación directa.
Es uno de los métodos mas utilizados, tanto por ser el más antiguo como por su eficiencia. El análisis del puesto se efectúa observando al ocupante del puesto, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de puestos anota los datos clave de sus observación en la hoja de análisis de puestos. Es mas recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos.
Se aconseja que este método se aplique en combinación con otros para que el análisis sea mas completo y preciso.

Características:

1. El analista de puestos recolecta los datos acerca de un puesto mediante la observación de las actividades que realiza el ocupante de este.
2. La participación del analista de puestos en la recolección de la información es activa; la del ocupante es pasiva.

Ventajas:

1. Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de puestos) y al hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo.
2. No requiere que el ocupante del puesto deje de realizar sus labores.
3. Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
4. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula básica del análisis de puestos (qué hace, cómo lo hace y porqué lo hace).

Desventajas:

1. Costo elevado porque el analista de puestos requiere invertir bastante tiempo para que el método sea completo.
2. La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite obtener datos importantes para el análisis.
3. No se recomienda aplicarlo en puestos que no sean sencillos ni repetitivos.

Método del cuestionario.
Tiene como objetivo la identificación de labores, responsabilidades, habilidades, conocimientos y niveles de desempeño necesarios en un puesto especifico.

Características:

1. La recolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de análisis del puesto, que llena el ocupante o su superior.
2. La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva; la del ocupante es activa.

Ventajas:

1. Los ocupantes del puesto y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión mas amplia de su contenido y de sus características, además de que participan varias instancias jerárquicas.
2. Este método es el mas económico.
3. También es el que mas personas abarca, pues el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de puestos y devuelto con relativa rapidez. Esto no ocurre en los demás métodos.
4. Es ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

1. No se recomienda su aplicación en puestos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
2. Exige que se planee y se elabore con cuidado.
3. Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las respuestas escritas.

Método de la entrevista.
Consiste en recoger los elementos relacionados con el puesto que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno, ambos, juntos o por separado.
El analista visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle información relevante sobre algún puesto. La entrevista puede basarse en el cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto.

Características:

1. La recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante del puesto, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
2. La participación del analista y del ocupante del puesto es activa.

Ventajas:

1. Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor.
2. Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas.
3. Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de reunir los datos.
4. No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto.

Desventajas:

1. Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.
2. Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
3. Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla.
4. Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del ocupante del puesto.

Método mixto.
Se recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones eclécticas de dos o mas métodos para tener el mayor provecho posible. Los mas utilizados son:

1. Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto). Primero el ocupante responde el cuestionario y después presenta una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia.
2. Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente). Para profundizar y aclarar los datos obtenidos.
3. Cuestionario y entrevista (ambos con el supervisor).
4. Observación directa y entrevista (con el ocupante y con el supervisor respectivamente).
5. Cuestionario y observación directa (ambos con el ocupante del cargo).
6. Cuestionario y observación directa (con el supervisor y con el ocupante del puesto respectivamente).

Niveles De Desempeño
Los niveles de desempeño al igual que las descripciones de puestos y las especificaciones de puestos, integran la base mínima de datos que necesitan los departamentos de personal y permiten la toma de decisiones.
El análisis de puestos permite fijar los niveles de desempeño del puesto que suman dos propósitos:

• Ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento imparcial de medición de resultados.
• Por otra parte los supervisores también se benefician, sin niveles de medición es imposible medir el desempeño logrado en un puesto.

Principales actividades gerenciales vinculadas directamente con la información sobre análisis y descripción de puestos

• Compensar en forma adecuada y justa a los empleados.
• Ubicar a los empleados en puestos adecuados.
• Determinar niveles realistas de desempeño.
• Crear planes para capacitación y desarrollo.
• Identificar candidatos adecuados a las vacantes.
• Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
• Evaluar la manera en que los cambios en el entorno, afectan el desempeño de los empleados.
• Conocer el grado exacto de las necesidades de RH de una empresa.

En resumen la descripción de puestos esta orientada hacia el contenido de estos, es decir, hacia sus aspectos intrínsecos.