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Auditoria de recursos humanos




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    Indice
    1.
    Descripción de puestos

    2. El concepto de puesto.

    3. Métodos
    de descripción y análisis de puestos


    4.
    Etapas en el análisis y descripción de
    puestos.

    1. Descripción de
    puestos

    Aunque la descripción y el análisis de
    puestos están estrechamente relacionados en sus
    finalidades y en el proceso de
    obtención de datos, se
    diferencian entre sí: la descripción se orienta al
    contenido del cargo (qué hace el ocupante, cuándo
    lo hace, cómo lo hace y porqué lo hace), en tanto
    el análisis pretende estudiar y determinar los
    requisitos de calificación, las responsabilidades
    implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser
    desempeñado de manera adecuada. Este análisis es la
    base para evaluar y clasificar los puestos, con el
    propósito de compararlos.
    La descripción del puesto es un proceso que consiste en
    enumerar las tareas o funciones que lo
    conforman y lo diferencian de los demás puestos de
    la empresa; es
    la enumeración detallada de las funciones o tareas del
    puesto (qué hace el ocupante), la periodicidad de la
    ejecución (cuándo lo hace), los métodos
    aplicados para la ejecución de las funciones o tareas
    (cómo lo hace) y los objetivos de
    puesto (porqué lo hace). Básicamente, es hacer un
    inventario de
    los aspectos significativos del puesto y de los deberes y las
    responsabilidades que comprende.
    Es necesario describir un cargo, para conocer su
    contenido.

    Necesidad Legal
    La Ley Federal del
    Trabajo, en su artículo 25, fracción III,
    establece que deberá tenerse por escrito "el servicio o los
    servicios que
    deban prestarse, los que se determinaran con la mayor
    precisión posible".
    Asimismo, el articulo 47, fracción XI, nos dice que el
    patrón podrá rescindir el contrato de
    trabajo, sin incurrir en responsabilidad, al "desobedecer el trabajador al
    patrón o a sus representantes, sin causa justificada,
    siempre que se trate del trabajo contratado".
    Por último, el artículo 134 en su fracción
    IV marca como
    obligación de los trabajadores "ejecutar el trabajo con
    la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma,
    tiempo y lugar
    convenidos".
    A pesar de esto, es frecuente encontrar contratos de
    trabajo en los que se da escasa importancia a la
    definición de funciones, ocupándose mas bien de
    aspectos que regulen la relación, olvidando la esencia de
    esta; es decir, se atiende a posibles causas de conflicto, en
    detrimento de la verdadera materia de
    trabajo.

    Necesidad Social
    Urge determinar el contenido de cada puesto, sus características y los requerimientos
    deseables de quien vaya a ser su titular, a fin de conjugar los
    intereses de éste con el trabajo a realizar, ya que este
    debe constituir una forma de realización de sus
    potencialidades.

    Necesidades De Eficiencia Y
    Productividad
    La eficiencia en el trabajo y la productividad son
    motivo de preocupación constante; es por ello que la
    especialización, la división del mismo, la capacitación y el desarrollo de
    los RH, se buscan afanosamente.
    Sin embargo, para llegar a una autentica división de
    funciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un
    estudio analítico del trabajo a nivel de los puestos que
    componen la
    organización.
    La existencia del análisis y la descripción de
    puestos se justifica en todo tipo de organizaciones,
    sin importar el régimen social y político al que
    pertenezcan.

    Objetivos de la descripcion y el analisis de puestos
    Los objetivos del análisis y la descripción de
    puestos son muchos, pues estos constituyen la base de cualquier
    programa de
    Recursos
    Humanos. Los principales objetivos son:

    1. Ayudar a la elaboración de los anuncios,
      demarcación del mercado de
      mano de obra donde debe reclutarse, etc., como base para el
      reclutamiento de
      personal.
    2. Determinar el perfil del ocupante del puesto, de
      acuerdo con el cual se aplicarán las pruebas
      adecuadas, como base para la selección del personal.
    3. Suministrar el material necesario, según el
      contenido de los programas de
      capacitación, como base para la capacitación de personal.
    4. Determinar las escalas salariales –mediante la
      evaluación y clasificación de
      puestos-, según la posición de los puestos en la
      empresa y el
      nivel de los salarios en
      el mercado de trabajo, como base para la
      administración de salarios.
    5. Estimular la
      motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y el
      mérito funcional.
    6. Servir de guía del supervisor en el trabajo
      con sus subordinados, y guía del empleado para el
      desempeño de sus funciones.
    7. Suministrar a la sección higiene y seguridad
      industrial los datos relacionados para minimizar la
      insalubridad y peligrosidad de ciertos puestos.

    Aplicacion Y Utilización
    Las posibilidades de la aplicación del análisis y
    la descripción de puestos son muy variadas, en virtud de
    que conocer con detalle las funciones a realizar y lo necesario
    para ello, puede tener diferentes aplicaciones, algunas
    son:

    1. Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.
    2. Como una valiosa ayuda para una selección
      objetiva de personal.
    3. Para fijar adecuados programas de capacitación
      y desarrollo.
    4. Como base para posteriores estudios de
      calificación de meritos.
    5. Como elemento primario de estudios de
      evaluación de puestos.
    6. Como parte integrante de manuales de
      organización.
    7. Para orientar y obviar discusiones de
      contratación, tanto individual como
      colectiva.
    8. Para fines contables y presupuestales.
    9. Para estructurar sistemas de
      higiene y
      seguridad
      industrial.
    10. Para posibles sistemas de incentivos.
    11. Para determinar montos de fianzas y seguros.
    12. Para efectos de planeación de RH.
    13. Para efectos organizacionales.
    14. Para efectos de supervisión.
    15. Como valioso instrumento en auditorias
      administrativas.
    16. Como técnica inicial de una mejor administración de RH.

    Algunas reglas aplicables para la elaboracion de
    descripciones de puestos

    1. Trate de dar a la descripción un sentido
      lógico. Utilice para ello, según lo juzgue
      conveniente, criterios de importancia, de frecuencia o bien los
      correspondientes a un proceso
      administrativo.
    2. Busque lo esencial de cada función o tema,
      evitando caer en detalles innecesarios.
    3. Siempre que pueda, emplee términos
      cuantitativos y evite vaguedades. En vez de decir "maneja sumas
      elevadas" diga: "Maneja efectivo por un valor de $65
      000".
    4. Siempre que pueda, cuantifique el tiempo empleado en
      cada actividad, diga: "Recibe aproximadamente 10 pacientes
      entre las 8 de la mañana y las 12 del día" en
      lugar de: "Recibe pacientes por la mañana".
    5. Empiece cada frase con un verbo activo y funcional
      como "supervisa", "dicta", "anota",
      etcétera.

    Elementos del análisis y la descripción de
    puestos
    Se dividen en tres categorías los datos que se han de
    recoger cuando se procede a un análisis y
    descripción de puestos, los cuales son:
    Identificación de puestos. Un puesto se va a diferenciar
    de todos los demás que no tengan las mismas
    características, para esto se deben consignar los
    siguientes puntos:

    • Nombre del puesto
    • División
    • Departamento
    • Servicio
    • Sección
    • Equipo
    • Clave
    • Numero
    • Numero de puestos similares
    • Numero de individuos
    • Categoría profesional
    • Nombre de la empresa
    • Nombre del analista
    • Fecha en que se efectúa el análisis de
      puestos

    Descripción de puestos. Se consigna todo el
    contenido funcional del puesto, señalando el tiempo para
    cada función que se dedica y por orden de importancia.
    Esta integrada por:

    1. El encabezado o identificación. Contiene los
      siguientes datos:
    • Titulo del puesto
    • Numero o clave que se asigne al puesto
    • Ubicación
    • Especificación de las maquinas o herramientas empleadas por el
      trabajador
    • Jerarquía y contactos
    • Numero de los trabajadores que desempeñan el
      puesto
    • Nombre y firma del analista y del supervisor
      inmediato
    • Fecha del análisis
    1. Descripción genérica.
      Descripción breve y precisa del puesto.
    2. Descripción especifica. Detalles de las
      actividades que se realizan en el puesto.

    Especificación del puesto. Conjunto de requisitos
    que ha de reunir la persona que haya
    de ejecutar las tareas, las responsabilidades que implica, los
    esfuerzos, las condiciones. Como:

    • Requisitos. Conocimientos, experiencia, iniciativa,
      supervisión recibida.
    • Responsabilidad. Por la seguridad de
      los demás, por el equipo, por el proceso, por el trato
      con personas, por el mando, por manejo de dinero,
      etc.
    • Esfuerzo. Mental, visual, físico.
    • Condiciones. Ambientales, riesgos
      inevitables.

    Beneficios.
    Para la empresa:
    Señala las lagunas que existen en la organización y
    el trabajo y el encadenamiento de los puestos y funciones.
    Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.
    Es una de las bases para un sistema
    técnico de ascensos.
    Para los supervisores
    Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla.
    Puede exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la forma
    como debe hacerlo.
    Evita interferencias en el mando y en la realización de
    los trabajos.
    Para el trabajador
    Le hace conocer con precisión lo que debe hacer.
    Le señala con claridad sus responsabilidades.
    Le ayuda a conocer si esta laborando bien.
    Para el departamento del personal
    Es base fundamental para la mayoría de las técnicas
    que debe aplicar.
    Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar
    el personal.
    Permite colocar al trabajador en el puesto mas conforme con sus
    aptitudes.
    Su Objeto

    2. El concepto de
    puesto.

    Es requisito ineludible conocer la realidad misma que va
    a ser analizada: el puesto.
    Un trabajador realiza un conjunto fijo de actividades, porque de
    ello depende la perfección de estas y la
    organización misma de la empresa. Se forman así,
    grupos de las
    mismas con unidad funcional perfectamente definidas. Cada una de
    estas unidades de trabajo recibe el nombre de puesto.
    Podríamos definir este como el conjunto de operaciones,
    cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad
    de trabajo especifica y personal.

    Conjunto de operaciones.
    "Todo trabajador hace algo" concreto y
    definido, sea en forma continua sea periódica o
    eventualmente. Estas operaciones constituyen por su materialidad
    el elemento más visible y apreciable del
    puesto.

    Cualidades, responsabilidades y condiciones.
    Para que estas operaciones sean productivas, el trabajador
    necesita poseer ciertas aptitudes físicas así como
    habilidades y conocimientos.

    Unidad especifica de trabajo.
    Como las operaciones y requisitos de un puesto están
    ligados con vista en la eficiencia de la producción y las posibilidades de la
    actuación humana normal, cada uno de ellos forma una
    unidad especifica.

    Impersonalidad del puesto.
    Las operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones de
    un puesto, no son las del obrero concreto que lo ocupa en
    determinado momento, sino las que deben exigirse como
    mínimo indispensable a cualquiera que vaya a ocuparlo. Por
    eso, un mismo puesto puede ser desempeñado por varias
    personas a la vez, pueden trabajar en una oficina varias
    mecanógrafas, etc.
    La determinación de la eficiencia y méritos de los
    trabajadores concretos que ocupan los puestos, es objeto de otra
    técnica.

    La ocupación.
    Es el conjunto de operaciones y características comunes a
    varios puestos que tiene entre si intima relación
    funcional.
    La diferencia entre ocupación y puesto es la que se da
    entre el genero y las
    especies que comprende.

    El titulo del puesto.
    Es el término con el que se conoce y determina. Todo el
    conjunto de operaciones y requisitos complejos que integran un
    puesto, tienen que designarse con una sola palabra, o lo
    más, con unas cuantas.

    Su Técnica
    La dificultad para precisar el contenido de un puesto, nos obliga
    a usar de un sistema para realizarlo. Está técnica
    recibe el nombre de análisis de puestos.

    Se requiere fundamentalmente.

    1. Recabar todos los datos necesarios, con integridad y
      precisión.
    2. Separa los elementos objetivos que constituyen el
      trabajo, de los subjetivos que debe poseer el
      trabajador.
    3. Ordenar dentro de cada uno de estos grupos los datos
      correspondientes, de una manera lógica.
    4. Consignarlos por escrito clara y
      sistemáticamente, y
    5. Organizar la conservación y el manejo del
      conjunto de los resultados del análisis.

    Actividades previas.
    Aprobación de la gerencia.
    Como en todas las técnicas de administración
    de personal, se requiere como punto de partida para
    implantarla el convencimiento y la gerencia. Para lograrlos es
    imprescindible presentar el planeamiento del
    sistema como una inversión, haciendo cálculos
    aproximados sobre su costo y listando
    los beneficios, directos e indirectos que necesariamente
    rendirá.

    Determinación de sus objetivos.
    Los objetivos determinaran el tipo de factores que se
    investiguen, la extensión y minuciosidad de los datos que
    se consignan, la forma de estructurarlos, etc.
    Podemos distinguir cuatro tipos principales de análisis de
    puestos:

    1. El que se realiza con el fin de mejorar los sistemas
      de trabajo. Comprende solo la descripción de puestos,
      cuyos elementos, además de ser muy minuciosos, deben
      estar ligados en forma de que se perciba con toda
      precisión las secuencia de los mismos.
    2. El que se hace para orientar la selección de
      personal. En el lo fundamental es, por el contrario, la
      especificación orientada con miras a constatar si un
      candidato posee los requisitos mínimos exigidos para
      desempeñar el puesto satisfactoriamente.
    3. El análisis formulado con miras al adiestramiento del trabajador. Se pone
      énfasis especial en " el como " deben hacerse las
      operaciones, y se procura establecer grados en las cualidades
      que se requieren en un puesto, en consonancia con los sistemas
      que se emplean para calificar las que posean los individuos que
      vamos adiestrar.
    4. El que se estructura
      con la finalidad de servir a la valuación de puestos.
      Suele ser el más amplio y preciso, pero en el se toman
      en cuenta solo los elementos que pueden encontrarse en todos
      los puestos de una
      empresa.

    Información a los trabajadores.
    Sin la cooperación, o lo que es peor con la
    oposición de los trabajadores es muy difícil
    realizar un buen análisis de puestos y sus beneficios
    serán muy limitados. Por ello debe instruirse el
    convencerse al personal sobre sus finalidades y su utilidad,
    mediante folletos, carteles, circulares, volantes, conferencias,
    etc.
    Los supervisores necesitan una preparación mas amplia
    puesto que serán auxiliares del analista en su labor. Los
    dirigentes sindicales requerirán también una
    instrucción más completa y detallada para que
    presten su colaboración.

    Preparación de analistas.
    Es necesario contar con uno o varios analistas y para ello
    prepararlos convenientemente. Además requieren tener una
    idea general sobre los sistemas de
    producción empleados en la empresa.

    3. Métodos de
    descripción y análisis de puestos

    Los métodos que mas se utilizan en la
    descripción y el análisis de puestos
    son:

    • Observación directa
    • Cuestionario
    • Entrevista directa
    • Métodos mixtos

    Método de observación directa.
    Es uno de los métodos mas utilizados, tanto por ser el
    más antiguo como por su eficiencia. El análisis del
    puesto se efectúa observando al ocupante del puesto, de
    manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus
    funciones, mientras el analista de puestos anota los datos clave
    de sus observación en la hoja de análisis de
    puestos. Es mas recomendable para aplicarlo a los trabajos que
    comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y
    repetitivos.
    Se aconseja que este método se
    aplique en combinación con otros para que el
    análisis sea mas completo y preciso.

    Características:

    1. El analista de puestos recolecta los datos acerca de
      un puesto mediante la observación de las actividades que
      realiza el ocupante de este.
    2. La participación del analista de puestos en la
      recolección de la información es activa; la del ocupante es
      pasiva.

    Ventajas:

    1. Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se
      originan en una sola fuente (analista de puestos) y al hecho de
      que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el
      trabajo.
    2. No requiere que el ocupante del puesto deje de
      realizar sus labores.
    3. Método ideal para aplicarlo en cargos
      sencillos y repetitivos.
    4. Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y
      la formula básica del análisis de puestos
      (qué hace, cómo lo hace y porqué lo
      hace).

    Desventajas:

    1. Costo elevado porque el analista de puestos requiere
      invertir bastante tiempo para que el método sea
      completo.
    2. La simple observación, sin el contacto directo
      y verbal con el ocupante del puesto, no permite obtener datos
      importantes para el análisis.
    3. No se recomienda aplicarlo en puestos que no sean
      sencillos ni repetitivos.

    Método del cuestionario.
    Tiene como objetivo la
    identificación de labores, responsabilidades, habilidades,
    conocimientos y niveles de desempeño necesarios en un
    puesto especifico.

    Características:

    1. La recolección de datos sobre un cargo se
      efectúa mediante un cuestionario de análisis del
      puesto, que llena el ocupante o su superior.
    2. La participación del analista de cargos en la
      recolección de datos es pasiva; la del ocupante es
      activa.

    Ventajas:

    1. Los ocupantes del puesto y sus jefes directos pueden
      llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta
      manera se proporciona una visión mas amplia de su
      contenido y de sus características, además de que
      participan varias instancias jerárquicas.
    2. Este método es el mas
      económico.
    3. También es el que mas personas abarca, pues el
      cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de
      puestos y devuelto con relativa rapidez. Esto no ocurre en los
      demás métodos.
    4. Es ideal para analizar puestos de alto nivel, sin
      afectar el tiempo ni las actividades de los
      ejecutivos.

    Desventajas:

    1. No se recomienda su aplicación en puestos de
      bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para
      interpretarlo y responderlo por escrito.
    2. Exige que se planee y se elabore con
      cuidado.
    3. Tiende a ser superficial o distorsionado en lo
      referente a la calidad de las
      respuestas escritas.

    Método de la
    entrevista.
    Consiste en recoger los elementos relacionados con el puesto que
    se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal
    con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno,
    ambos, juntos o por separado.
    El analista visita personalmente al sujeto que puede
    proporcionarle información relevante sobre algún
    puesto. La entrevista
    puede basarse en el cuestionario general, al cual pueden
    agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas
    que presente el puesto.

    Características:

    1. La recolección de datos se lleva a cabo
      mediante una entrevista del analista con el ocupante del
      puesto, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas
      verbales.
    2. La participación del analista y del ocupante
      del puesto es activa.

    Ventajas:

    1. Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes
      lo conocen mejor.
    2. Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las
      dudas.
    3. Este método es el de mejor calidad y el que
      proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a
      la manera racional de reunir los datos.
    4. No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a
      cualquier tipo o nivel de puesto.

    Desventajas:

    1. Una entrevista mal conducida puede llevar a que el
      personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte
      sus objetivos.
    2. Puede generar confusión entre opiniones y
      hechos.
    3. Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos
      no se prepara bien para realizarla.
    4. Costo operativo elevado: exige analistas expertos y
      parálisis del trabajo del ocupante del
      puesto.

    Método mixto.
    Se recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones
    eclécticas de dos o mas métodos para tener el mayor
    provecho posible. Los mas utilizados son:

    1. Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del
      puesto). Primero el ocupante responde el cuestionario y
      después presenta una entrevista rápida; el
      cuestionario se tendrá como referencia.
    2. Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el
      supervisor respectivamente). Para profundizar y aclarar los
      datos obtenidos.
    3. Cuestionario y entrevista (ambos con el
      supervisor).
    4. Observación directa y entrevista (con el
      ocupante y con el supervisor respectivamente).
    5. Cuestionario y observación directa (ambos con
      el ocupante del cargo).
    6. Cuestionario y observación directa (con el
      supervisor y con el ocupante del puesto
      respectivamente).

    Niveles De Desempeño
    Los niveles de desempeño al igual que las descripciones de
    puestos y las especificaciones de puestos, integran la base
    mínima de datos que necesitan los departamentos de
    personal y permiten la toma de
    decisiones.
    El análisis de puestos permite fijar los niveles de
    desempeño del puesto que suman dos
    propósitos:

    • Ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben
      intentar alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento
      imparcial de medición de resultados.
    • Por otra parte los supervisores también se
      benefician, sin niveles de medición es imposible medir
      el desempeño logrado en un puesto.

    Principales actividades gerenciales vinculadas
    directamente con la información sobre análisis y
    descripción de puestos

    • Compensar en forma adecuada y justa a los
      empleados.
    • Ubicar a los empleados en puestos
      adecuados.
    • Determinar niveles realistas de
      desempeño.
    • Crear planes para capacitación y
      desarrollo.
    • Identificar candidatos adecuados a las
      vacantes.
    • Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
    • Evaluar la manera en que los cambios en el entorno,
      afectan el desempeño de los empleados.
    • Conocer el grado exacto de las necesidades de RH de
      una empresa.

    En resumen la descripción de puestos esta
    orientada hacia el contenido de estos, es decir, hacia sus
    aspectos intrínsecos.

    DESCRIPCION DEL PUESTO

    Nombre del puesto:

    Fecha de elaboración:

    __/__/__

    Fecha de revisión:

    __/__/__

    Código:

    Departamento:

    Unidad o dependencia:

    Resumen:

    Descripción detallada:

    Partes: 1, 2

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