Documentos Mercantiles:

2. Documentos
   Mercantiles
3. Clasificación de los
   documentos

Introducción

La creciente complejidad de las actividades mercantiles
ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan
sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de
los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los
negocios
cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace
constar en algún documento y, en caso de que su
importancia lo justifique, el documento en cuestión puede
llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo
expuesto se infiere que las continuas operaciones
efectuadas por la empresa
requieren la emisión y recepción de documentos de
diversas índole.

Documentos
Mercantiles:

Los documentos
mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la
operación se realiza, y su objeto es el de certificar
entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado
un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora
de ventas, el
cual se entrega a el cliente que ha
hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de
muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa
maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la
operación en forma escrita, reduciendo así en gran
parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los
interesados.

Dentro del concepto de
documentación mercantil se comprenden no
solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los
que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría
en ultimo extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al
Departamento de Contabilidad
donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos
los datos necesarios
para efectuar los asientos en los libros. Cuanto
más grande sea la empresa mayor
será la necesidad del empleo de
documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por
departamentos, habrá en ella muchos dependientes
atendiendo a la venta en los
distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto
número de compradores estará adquiriendo
mercancías del mercado local,
nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se
estará recibiendo dinero en pago
de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se
envía a depositar al banco; a su vez
se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de
una organización de la clase que hemos
descrito, sería imposible que llevase a cabo sus
operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de
naturaleza
mercantil.

Los documentos intercambiados por las empresas que
intervienen en una transacción mercantil facilitan la
conclusión de está, informan al contador o auxiliar
de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y
sirven de autorización para hacer la anotación de
los libros de contabilidad.

En conclusión, podemos decir que entra dentro de
la idea de documentación mercantil toda constancia escrita
de una transacción comercial o de un aspecto de ella que
pueda utilizarse para:

1. Certificar las anotaciones en los libros de
   contabilidad.
2. Probar un hecho desde el punto de vista
   legal.

Con respecto a lo dicho en segundo término
conviene observar que los libros de contabilidad son tan
sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede
convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca
servirán para destruir la evidencia surgida de un
comprobante escrito y revestido de las características
legales: puede decirse entonces que aún los libros de
contabilidad pierden valor sino
están apoyados en un archivo de
documentos bien organizado.

Nuestro Código de
Comercio vigente establece al respecto en su artículo
124, entre otras cosas que:

" Las obligaciones
mercantiles y su liberación se prueban" :

1. Con documentos públicos.
2. Con documentos privados.
3. Con facturas aceptadas.
4. Con telegramas.
5. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la
   ley
   civil.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN
MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es
tal que ha creado normas especiales
de carácter
técnico y disposiciones legales para impresión,
archivo y conservación de los distintos documentos que se
utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de
simple orden interno para tramitación entre dependencias
de una misma empresa constituyen elementos probatorios que
permiten seguir el curso de un lote de mercancías,
identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de
una norma o disposición interna cualquiera como pudiera
ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo
mención de la fecha y número de una solicitud de
compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo
establecido.

CLASIFICACION DE LOS
DOCUMENTOS

Los documentos que se utilizan en las empresas
mercantiles son tan variados y complejos como las propias
operaciones, pero aquí solo se explicarán los que
mas comúnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente
clasificación:

1. 1. Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las
      compras, como todo el sistema
      de contabilidad, deben adaptarse a la
      organización interna de la empresa. El
      departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de
      las mercancías que necesiten él, o los
      departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante
      solicitudes de compras o requisiciones de material, en
      virtud de las cuales se transmita la adquisición de
      las mercancías en las cantidades que dichos
      documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y
      una vez consultados los precios
      a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de
      compra a aquél que ofresca, como es natural, las
      condiciones más favorables. En caso de que las
      mercancías sean recibidas conforme, se libra un
      cheque a
      favor del proveedor si la condición acordada hubiera
      sido que el pago sea al contado, o bien se registra una
      obligación a su favor, si hubiera establecido que el
      pago fuera a crédito, siempre utilizando como base
      para la anotación en los libros la factura
      expedida por el proveedor. Abarca, como pudimos ver al
      principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes
      siguientes:
2. Documentos corrientes

• Solicitud de compra, El departamento de
  compras, de no existir éste, quien haga sus veces,
  actuará de acuerdo con una solicitud por escrito
  aprobada por un empleado suficientemente calificado que
  represente alguno de los departamentos en que la empresa se
  divida. Por ejemplo el Departamento de ventas puede solicitar
  que se le tramite la adquisición de artículos
  que se destinan a la reventa.
• Orden de compra, Su finalidad es documentar
  en un formulario propio toda adquisición autorizada
  por la empresa. Si está tiene un departamento de
  compras, la orden de compras suele hacerse en una hoja
  impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir
  en una simple carta firmada
  por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en
  ocasiones consiste en una orden verbal que se da al
  representante del proveedor.
• La factura, Consiste en una relación
  detallada de las mercancías compradas, debe contener
  los nombre y domicilios tanto del vendedor como del
  comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del
  embarque y las cantidades, descripción y precios de las
  mercancías.
• Las notas de debito, Si las
  mercancías llegan averiadas son de calidad
  inferior a la requerida o se comprueba la falta de
  algún artículo, es preciso obtener un ajuste en
  el precio que
  haya cargado el proveedor.

2. Comprobantes de ventas, Los procedimientos que se siguen para la venta de
   mercancías pueden ser mas muy simples o más
   complicados, según sea la magnitud y particularidades
   de cada empresa. En empresas de pequeñas de venta al
   por menor no se hace mas registro que
   el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras
   de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas
   produce un ticket, el cual se entrega a el
   cliente.
3. Comprobantes de operaciones bancarias, Los
   cheques
   han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones
   mas importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En
   contabilidad suelen considerarse a los cheques como
   numerario. Cuando una empresa
   hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a
   depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus
   cheques, y sus depósitos pueden estar
   constituídos en gran parte por cheque de sus clientes.

1. 1. La letra de
      cambio, Es el instrumento negociable que constituye
      una orden escrita en virtud de la cual una persona
      manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad
      de dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual
      una persona (el librador) concede un crédito a otra
      (el librado) comprometiéndose esta última a
      pagar el importe señalado a la fecha de vencimiento
      acordada. Como documento mercantil es un instrumento
      negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que
      el librador puede diferir del tenedor de la letra.
      Asimismo, la letra de cambio
      puede presentarse en una entidad financiera al descuento,
      es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe
      de la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga
      de cobrársela al librado llegada la fecha del
      vencimiento.
2. Documentos de crédito

Según el artículo 410 a 485
del Código
de Comercio:

Es un documento a la orden, en virtud del cual una
persona – el Librador – emite y ordena a otra
– el Librado – que acepte pagar y pague, en cierto
plazo, a un tercero (Beneficiario) o a su orden una suma de
dinero que se determina en la Letra de Cambio. En otros
términos, es una orden que se da a una persona para que
pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado
plazo.

Requisitos que debe llenar una letra de
cambio.

Según el artículo 410 del
Código de Comercio:

2. La denominación de la "Letra de Cambio" o
   "Única de Cambio" expresada en el mismo texto del
   titulo y en el mismo texto del titulo y en el mismo idioma
   empleado en la redacción del documento. También
   puede usarse la cláusula "a la orden". Con esto se
   busca mayor claridad en el documento y evitar
   confusiones.
3. Orden pura y simple de pagar una cantidad
   determinada de dinero. Es decir que no este sometida a
   condición alguna y que la cantidad sea expresada con
   precisión en la moneda que se va a pagar. Si la
   cantidad se expresa en números y letras y existe
   disparidad, valdrá la cantidad expresada en letras. Si
   se expresa en números y hay diferencia, valdrá
   la cantidad menor.
4. El nombre del que debe pagar: librado, girado u
   obligado directo. No necesariamente su firma. La ausencia del
   nombre del librado determina la nulidad del titulo. En caso
   de empresa, debe mencionarse el nombre exacto, porque de otra
   manera es nula.
5. Librada la letra y aceptada por el girado se hace
   necesario saber cuando deberá éste cancelar su
   valor y, por lo tanto, cuando deberá
   presentársele al cobro. Para ello debe indicarse en
   forma precisa la fecha de vencimiento o fecha de pago. Si el
   vencimiento no estuviera indicado, se considera pagadera "a
   la vista". A partir del vencimiento es exigible el pago de la
   letra y esta devenga intereses moratorios. En cuanto al
   vencimiento, la letra de cambio puede ser:

• A día fijo.
• A cierto plazo de la fecha.
• A la vista.
• A cierto termino vista.
• Si tienen otro tipo de vencimiento son
  nulas.

1. Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de
   esto se considerará como lugar de pago el domicilio
   del librado designado al lado del nombre de
   esté.
2. Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe
   efectuarse el pago beneficiario.
3. La fecha y lugar donde la letra fue emitida. Si no
   se indica el sitio se considerará como suscrita en el
   lugar designado al lado del nombre del librador.
4. La firma del que gira la letra – librador,
   girador, emitente –. Este requisito es indispensable
   para la validez de la letra de cambio.

Casos:

1. El librador, el librado y el beneficiario pueden
   ser personas distintas.
2. El librador y el librado pueden ser una misma
   persona.
3. El beneficiario puede ser el mismo que emite la
   letra o sea que el librador y beneficiario serían la
   misma persona.

Según el artículo 419 del Código
de Comercio, toda letra de cambio aunque no sea girada
expresamente a la orden, es transmitible por medio de endoso.
Este debe ser puro y simple y toda condición a la cual
aparezca subordinado, se considerará no escrita. El
endoso parcial es nulo e igualmente el endoso "al portador"
según el artículo 420. El endoso transmite todos
los derechos
derivados de la letra de cambio y es valido aunque no se
designe el beneficiario por cuanto el tenedor se considera
portador legitimo de la misma.

De acuerdo al artículo 433 la aceptación
se expresa por la palabra "acepto" o equivalente. Debe estar
firmada por el librado. Su simple firma puesta en la cara
anterior de la letra equivale a su
aceptación.

El pago de una letra de cambio puede ser garantizado
por medio de aval. Esta garantía se puede prestar por un
tercero aún por un signatario de la letra. Se expresa
por medio de las palabras "bueno por aval" y debe estar firmada
por el avalista. Este se obliga de la misma manera que aquel
por el cual se ha constituido garante y cuando ha pagado la
letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y
contra los garantes del mismo.

El portador de una letra de cambio debe presentarla a
su pago, el día en que es pagadera ó en uno de
los dos días laborables que le siguen.

La negativa de aceptación o de pago debe
constar por medio de un documento auténtico o protesto
por falta de aceptación o por falta de pago.

Todas las acciones
derivadas de
la letra desde cambio contra el aceptante, prescriben a los
tres años, contados desde la fecha del
vencimiento.

Sintetizado lo expuesto se puede decir que una letra
de cambio válida es aquella que cumple con todos los
requisitos exigidos por la ley, en este caso el artículo
410 del Código de Comercio, y que crea una serie de
obligaciones y derechos entre el librador, el librado y el
beneficiario. Es más, si posteriormente la letra de
cambio se transmite mediante endoso y se garantiza por medio de
un aval, también quedarán ligados por derechos y
obligaciones el endosante, el endosatario y el
avalista.

• Endosante es la persona que en un momento
  determinado posee el derechos de cobrar la letra de cambio y
  puede, por tanto, transmitir dichos derechos a otra persona
  mediante su firma en reverso de la letra.
• Endosatario es la persona que recibe la
  letra por intermedio del endoso y que adquiere, por tanto,
  los derechos que se le transmiten.
• Avalista es la persona que garantiza el
  cumplimiento de una obligación y que lo manifiesta por
  medio de su firma en el anverso de la letra de
  cambio.

Es necesario recordar que el librador tiene una
obligación, que es la de garantizar el pago de la letra.
En otros términos, que si la letra no es pagada por el
librado que acepto pagarla, el librador tendrá que
cancelar la letra en razón de encontrarse "obligado en
regreso". Esta última obligación no puede ser
excluida por el librador: la Ley lo prohíbe
terminantemente.

Por su parte, el librado no tiene obligación de
aceptar la letra, pero una vez que la acepta, asume
definitivamente la obligación de pagarla y no puede
eximirse de dicha obligación.

Cuando el librado se niega a aceptar una letra cambio,
se puede recurrir al protesto que es el acto público por
el cual se deja constancia del requerimiento formulado al
librado ó al aceptante para que acepte ó pague la
letra, y de la negativa de hacerlo. Para ello se prepara una
solicitud dirigida a un Notario Público, en la cual se
le pide a este funcionario que se traslade al lugar donde se
encuentra el librado para que deje constancia de su negativa de
aceptar la letra. En la ciudades o pueblos donde no hay
Notario, el protesto puede hacerse por intermedio de un juez o
de un Registrador.

El protesto es importante porque de no hacerlo, el
beneficiario puede perder entonces la posibilidad de exigirle
al librador que pague la letra.

Este problema puede eliminarse con la cláusula
"sin aviso y sin protesto", incluida en la letra.

Su forma suele ser como lo indica el
siguiente ejemplo:

1. El pagaré, Es un
   documento de crédito en virtud del cual una persona
   promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha
   posterior. Es un título valor o instrumento
   financiero; documento escrito mediante el cual una persona
   —el emisor— se compromete a pagar a otra persona
   —el beneficiario— una determinada cantidad de
   dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés
   pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden
   transmitir a un tercero. los pagarés pueden emitirlos
   individuos particulares, empresas o el
   estado.

Según el artículo 486 al 488: Es una
promesa o compromiso unilateral de pago escrita, en virtud del
cual una persona natural o jurídica se obliga a pagar a
otra ó a su orden, una cierta suma de dinero en una
fecha determinada.

De acuerdo al artículo 486, los pagares deben
contener:

1. La fecha de emisión y firma del
   documento.
2. La cantidad en número y letras.
3. La época de su pago, es decir, la fecha de
   vencimiento.
4. La persona a quien ó a cuya orden debe ser
   pagado.

   Al pagaré se aplican las siguientes
   disposiciones similares a las establecidas para las letras
   de cambio :

   1. Los plazos en que vencen, es decir, los
      vencimientos: a día fijo , a cierto plazo de la
      fecha, a la vista y a cierto termino vista.
   2. Lo relativo al endoso.
   3. Los términos para la
      presentación, cobro protesto.
   4. Lo referente al aval.
   5. Lo relativo al pago y al por
      intervención.
   6. Lo concerniente al protesto.
   7. Los términos de la
      prescripción.
5. La expresión de si es por valor recibido y
   en que especie ó por valor en cuenta.

El portador de un pagaré protestado por falta
de pago, tiene derecho a cobrar de los responsables:

1. El valor de la obligación.
2. Los intereses desde la fecha de
   protesto.
3. Los gastos del
   protesto.
4. Los intereses de estos desde la demanda
   judicial.
5. Los gastos judiciales que hubiese
   desembolsado.

Su forma suele ser como lo indica el siguiente
ejemplo:

1. Su forma suele ser como lo indica
   el siguiente ejemplo:

   CUENTAS N° __________________ CHEQUE N° D – 433671 Barcelona , _______________de __________________de 20_________ Bs.____________________________________________________________ Páguese a la orden de________________________________________ La suma de__________________________________________ Bolívares BANCO MERCANTIL CARACAS – VENEZUELA SUCURSAL BARCELONA ____________________________

2. El cheque, Es un giro a nombre
   del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye
   una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero
   para que éste pague una determinada cantidad al
   beneficiario que se indique o al portador. Es una orden o
   mandato de pago incorporado a un título de
   crédito que permite al librador disponer, en favor de
   una determinada persona o del simple portador del
   título, de fondos que tenga disponibles en un banco.
   El cheque deberá contener: la denominación de
   cheque inserta en el texto mismo del título, el
   mandato puro y simple de pagar una suma determinada de
   dinero, el nombre del que debe pagar (al que se denomina
   librado), que por fuerza ha
   de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la
   emisión del cheque, la firma del que lo expide, al que
   se denomina librador. El librador o tenedor de un cheque
   podrá solicitar al banco librado que preste su
   conformidad al mismo, con lo cual se acredita la autenticidad
   de éste y la existencia de fondos suficientes en la
   cuenta del librador. El cheque puede ser librado para que se
   pague a persona determinada, con o sin cláusula 'a la
   orden' o 'no a la orden'; puede también ser librado
   para que se pague al portador. El cheque al portador se
   trasmite mediante su entrega o tradición; el cheque
   extendido a favor de una persona concreta, con o sin la
   cláusula 'a la orden', es transmisible por medio de
   endoso. El endoso deberá ser total, puro y simple;
   deberá, además, escribirse en el cheque y
   será firmado por el endosante. El endoso transmite
   todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un
   cheque podrá garantizarse mediante aval, ya sea por la
   totalidad o por parte de su importe. Esta garantía
   podrá ser prestada por un tercero o por el librador.
   El cheque es pagadero a la vista. Cualquier mención
   contraria se reputa no escrita. El librado podrá
   exigir, al pago del cheque, que éste sea entregado con
   el "recibí" del portador. Se presumirá pagado
   el cheque que después de su vencimiento se hallare en
   poder del
   librado.
3. Aval, Es el afianzamiento que
   presenta un tercero para el pago de una letra de cambio
   independientemente de la obligación que contraen el
   aceptante y el endosante. Firma que se pone al pie de una
   letra u otro documento de crédito, para responder de
   su pago en caso de no efectuarlo la persona principalmente
   obligada a él. Es un término utilizado con
   frecuencia en la práctica de los negocios para
   referirse a cualquier clase de garantía personal.
   Otras veces se utiliza este término como
   sinónimo de fianza, por lo que sería el
   contrato por el que el avalista se obliga a pagar o cumplir
   por un tercero (avalado), en el supuesto de no hacerlo
   éste.

En Derecho
mercantil se denomina aval cambiario a un contrato
perteneciente al género
de la fianza personal destinada a garantizar el pago de una
letra de cambio. El aval es una obligación accesoria de
la obligación cambiaria, que es la principal, por lo que
se extingue en el caso de hacerlo ésta. Es además
subsidiaria, pues el avalista sólo está obligado
a pagar si el deudor no paga. Por las peculiaridades del
tráfico en el que se produce el aval cambiario, la
subsidiariedad no se suele entender de una forma estricta y
basta con el incumplimiento del deudor para que se pueda
reclamar el pago al avalista, sin requerir ningún tipo
de persecución especial de los bienes del
deudor. Por ello, desde que llegado el momento del cumplimiento
el deudor no lo hace, el acreedor puede dirigirse tanto contra
el deudor principal como contra el avalista, pues entre ambos
ha quedado establecido un auténtico vínculo de
solidaridad. En
el caso en que el avalista se vea obligado a satisfacer la
deuda adquirirá un derecho de reintegro contra el
deudor. El aval puede ser limitado para un periodo de tiempo
marcado, con relación a un caso específico, en
cuanto a la cantidad o frente a una persona concreta, cuando
sólo responde el avalista frente a un acreedor
individualizado o definido, y no frente a cualquiera. Este
puede ser "absoluto o limitado".

La persona que da un "aval absoluto", responde
solidariamente del pago de la letra de la misma forma que el
librador y el endosante.

El "aval limitado" es el que reduce la garantía
a tiempo, cantidad o persona expresamente determinados; dado en
estos términos, no produce mas responsabilidades que la
que el firmante se impuso, ni da a éste más
derechos que contra la persona a quien garantizado y los
endosantes anteriores.

El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo
figurar en la misma letra cuyo pago se garantiza, o bien en un
documento separado.

Cuando el "aval" se extiende en la misma letra, basta
escribir al lado de la firma del librador la firma del avalista
en la forma siguiente:

Por Aval

Marcos Garcia

1. Fianza, Obligación que alguien
   adquiere de hacer algo a lo que otra persona se ha obligado
   en caso de que esta no lo haga. Que supone un pacto por el
   que un tercero asume la condición de obligado con
   carácter subsidiario al pago, para afrontar el
   supuesto de que no cumpla el deudor principal

Arianny Vanessa Gil

IUTPAL