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Glosario administrativo




Enviado por cehernan



    ACTIVIDAD/TAREA:

    Términos sinónimos, aunque se acostumbra
    tratar a la tarea como una acción componente de la
    actividad. En general son acciones
    humanas que consumen tiempo y recursos, y
    conducen a lograr un resultado concreto en un
    plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser
    repetitivas.

    ALGORITMO:

    Procedimiento por medio del cual se resuelve cierta
    clase de problemas. Es
    la representación gráfica de una sucesión
    lógica
    de operaciones o
    pasos que conducen a la solución de un problema o a la
    producción de un bien o a la
    prestación de un servicio.

    ANÁLISIS:

    Acción de dividir una cosa o problema en tantas
    partes como sea posible, para reconocer la naturaleza de las
    partes, las relaciones entre éstas y obtener conclusiones
    objetivas del todo.

    CONTROL:

    Tipos: 1. control de
    calidad; 2. control de
    cantidad; 3. control de costos; 4.
    control de tiempo. Es el acto de registrar la medición de resultados de las actividades
    ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y espacio
    determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y Ex-post respecto a la
    ejecución de las actividades.

    CONTROL DE CALIDAD:

    El control de calidad se ocupa de garantizar el logro de
    los objetivos de
    calidad del trabajo respecto a la realización del nivel de
    calidad previsto para la producción y sobre la
    reducción de los costos de la calidad.

    CONTROLAR:

    Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por
    un agente del sistema
    organizacional en un tiempo y espacio determinados.

    COORDINAR:

    Acto de intercambiar información entre las partes de un todo.
    Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo
    armónico y sincronizado de todas los elementos que
    participan en el
    trabajo.

    DEPARTAMENTALIZACIÓN:

    Fase del análisis administrativo que se ocupa de
    analizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los
    niveles de especialización y complejidad de todas las
    partes o componentes del trabajo y dando figura al organigrama.

    DESARROLLO

    ORGANIZACIONAL:

    Acción de mantenimiento
    y actualización permanente de los cambios aplicados a una
    organización y respecto a su medio
    ambiente.

    DIAGNÓSTICO:

    Identificación y explicación de las
    variables
    directas e indirectas inmersas en un problema, más sus
    antecedentes, medición y los efectos que se producen en su
    medio ambiente.

    DIRIGIR:

    Acto de conducir y motivar grupos humanos
    hacia el logro de objetivos y resultados, con determinados
    recursos.

    DIVISIÓN DEL TRABAJO:

    Acto de segmentar el trabajo total de una
    organización, por especializaciones y niveles de
    dificultad.

    EFICACIA:

    Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad
    de tiempo, respecto a lo planeado.

    EFICIENCIA:

    Indicador de menor costo de un
    resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo.
    Se obtiene al relacionar el valor de los
    resultados respecto al costo de producir esos
    resultados.

    ESTRATEGIA:

    En un proceso
    regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una
    decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo
    general abarca los objetivos, las metas, los fines, la política y la
    programación de acciones de un todo
    organizacional o individual.

    EVALUAR:

    Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados
    en un momento y espacio dados, con los resultados esperados en
    ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas
    correctivas oportunas.

    FINES:

    Son los efectos que se obtienen con el logro de los
    objetivos.

    FLUXOGRAMA:

    Gráfica que muestra el flujo
    y número de operaciones secuenciales de un proceso o
    procedimiento
    para generar un bien o un servicio. Pertenece a la ingeniería
    de sistemas y también se le conoce como algoritmo,
    lógica o diagrama de
    flujo. La ingeniería
    industrial emplea otro diagrama
    conocido como de "proceso, recorrido u hoja de ruta" con una
    simbología diferente a la de sistemas. Al
    igual que el primero, se aplica al diseño
    de procesos y
    procedimientos.

    FODA:

    Técnica de valoración de potencialidades y
    riesgos
    organizacionales y personales, respecto a la toma de
    decisiones y al medio que afecta. Significa: Fortalezas,
    Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

    FORMULARIO:

    Documento impreso que contiene información
    estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser
    complementada con información "variable" según cada
    aplicación y para satisfacer un objetivo
    específico.

    FUNCION:

    Mandato formal permanente e impersonal de una
    organización o de un puesto de trabajo.

    GERENCIA:

    Función mediante la cual las empresas y
    el Estado
    logran resultados para satisfacer sus respectivas
    demandas.

    ÍNDICE:

    Relación matemática
    de un valor respecto a otro valor. El resultado puede ser un
    número absoluto o relativo.

    LOGÍSTICA:

    1. Explica el proceso de cómo se han de allegar
    los recursos necesarios en el lugar, cantidad y tiempo adecuados.
    2. Alguien se preocupa de lo que requiere cada situación y
    asegura además de que todos los recursos necesarios
    estarán disponibles en el momento adecuado.

    MACROANÁLISIS ADMINISTRATIVO:

    Estudio global de más de una institución,
    vistas como unidades de un sistema total de administración general. Es el
    análisis del "sistema del Estado"
    constituido por la totalidad de instituciones
    y órganos que lo forman.

    MANUAL:

    Documento que contiene información válida
    y clasificada sobre una determinada materia de
    la
    organización. Es un compendio, una colección de
    textos seleccionados y fácilmente localizables.

    MANUAL DE FUNCIONES:

    Documento similar al Manual de
    Organización. Contiene información válida y
    clasificada sobre las funciones y productos
    departamentales de una organización. Su contenido son y
    descripción departamental, de funciones y
    de productos

    MANUAL DE ORGANIZACIÓN:

    Documento que contiene información válida
    y clasificada sobre la estructura,
    funciones y productos departamentales de una organización.
    Su contenido son organigramas y
    descripción departamental, de funciones y de
    productos.

    MANUAL DE POLÍTICAS:

    Documento que contiene información válida
    y clasificada sobre las políticas, normas e
    instrucciones que rigen el quehacer de corto, mediano y largo
    plazo de los funcionarios de una organización. Su
    contenido son políticas, normas e
    instrucciones.

    MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:

    Documento que contiene información válida
    y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y
    mantenimiento de una organización. Su contenido son los
    procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de
    su naturaleza y alcances, la descripción de las
    operaciones secuenciales para lograr el producto, las
    normas que le afectan y una gráfica de proceso (hoja de
    ruta, fluxograma).

    MANUAL DE PUESTOS:

    Documento que contiene información válida
    y clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o
    cargo de trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y
    valoración, de una determinada organización. Su
    contenido son los puestos de trabajo, que conllevan
    especificación de su naturaleza y alcances,
    valoración, la descripción de sus funciones y el
    perfil de los productos de salida.

    MANUAL TÉCNICO:

    Documento que contiene información válida
    y clasificada sobre la estructura y modo de operar un aparato. Su
    contenido destina un porcentaje menor a la descripción y
    uno mayor a la gráfica. Ejemplos Manuales de TV y
    Sonido,
    CPU,
    vehículos, etc.

    META:

    Es la cuantificación del objetivo
    específico. Indica la cantidad y unidad de medida del
    resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se compone
    de Verbo+cantidad+unidad de
    medida+tiempo+localización.

    MÉTODO:

    Sucesión lógica de pasos o etapas que
    conducen a lograr un objetivo predeterminado.

    MICROANÁLISIS ADMINISTRATIVO:

    Estudio minucioso de una institución o de un
    órgano, desde lo general hasta el menor detalle operativo.
    Evalúa la naturaleza doctrinaria del ente, sus fines,
    estructura, funciones, puestos, sistemas, formas, normas,
    recursos y planta, para asegurar su congruencia con las funciones
    del Estado y con las demandas de la población.

    MODELO:

    Conjunto de variables relacionadas entre sí e
    interactuantes, que en bloque dinámico conducen a obtener
    un resultado predeterminado o a solucionar un
    problema.

    OBJETIVO ESPECÍFICO:

    Es la especificación de una parte del objetivo
    general. El conjunto de objetivos específicos logran el
    objetivo general.

    OBJETIVO GENERAL:

    Se define como "un deseo a lograr".

    ORGANIZAR:

    Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de
    una organización o plan, para
    alcanzar resultados previstos mediante la
    operación.

    ORGANIGRAMA:

    Es la representación gráfica de la
    estructura formal de una organización, según
    división especializada del trabajo y niveles
    jerárquicos de autoridad.

    PLAN ANUAL OPERATIVO:

    Plan institucional de corto plazo pero vinculado al plan
    de mediano y largo plazos. Es el conjunto armónico de
    políticas, estrategias,
    objetivos, metas, actividades y el presupuesto
    institucionales, programadas en el tiempo y conducentes a un
    objetivo común. Se ejecuta en un año (corto plazo)
    y con determinados recursos.

    PLAN:

    Conjunto de programas y
    proyectos
    relacionados entre sí y conducentes a un objetivo
    común. También conjunto armónico de
    actividades para lograr un resultado concreto.

    PLANIFICACIÓN:

    Proceso racional y sistémico de preveer,
    organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y
    metas en un tiempo y espacio predeterminados.

    PLANIFICACIÓN ADMINISTRATIVA:

    Proceso racional de previsión,
    estructuración, diseño y asignación
    óptima de recursos de las organizaciones,
    para que alcancen resultados en un tiempo y espacio
    dados.

    PLANIFICACIÓN
    SOCIOECONÓMICA:

    Proceso racional y continuo de previsión,
    organización y uso de recursos escasos, para alcanzar
    objetivos y metas sociales y económicas en un tiempo y
    espacio predeterminados.

    POLÍTICA:

    Conjunto de estrategias, normas y parámetros de
    una organización, que orientan la actuación de los
    funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y
    plazo dados. Es un marco general de actuación.

    PRESUPUESTO:

    Plan financiero de ingresos y
    egresos de corto plazo conformado por programas, proyectos y
    actividades a realizar por una organización,
    presentándose en determinadas clasificaciones.

    PROBLEMA:

    Situación anormal respecto a las conductas o
    hechos considerados "normales" en un momento histórico
    determinado y un lugar dado.

    PROCEDIMIENTO:

    Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que
    trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar
    el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para
    producir un determinado bien o servicio.

    PRODUCTO:

    Es el resultado parcial o total (bienes y
    servicios), tangible o intangible, a que conduce una actividad
    realizada.

    PROGNÓSIS:

    Juicio valorativo de costo/beneficio, respecto a la
    información aportada por un diagnóstico o situación de problema
    concreto, para definir distintas alternativas futuras de
    acción.

    PROGRAMA:

    Conjunto armónico de objetivos, políticas,
    metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con
    determinados recursos. Sus resultados son "servicios".

    PROYECTO:

    Conjunto armónico de objetivos, políticas,
    metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con
    determinados recursos. Sus resultados son "bienes de capital".

    PUESTO:

    Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por
    una persona que posee
    determinados requisitos y a cambio de
    remuneración.

    RECURSOS:

    Son los medios que se
    emplean para realizar las actividades. Por lo general son seis:
    humanos, financieros, materiales,
    mobiliario y equipo, planta física y
    tiempo.

    REINGENIERÍA:

    Trata de la reingeniería
    de procesos administrativos o de producción. Implica
    ingeniar con apoyo de las ciencias y la
    tecnología. Aplicada a las organizaciones
    significa rediseñar sus estructuras,
    procesos, métodos,
    formas, planta y equipos, para hacerla más eficiente y
    eficaz y acorde con las exigencias futuras de los mercados. Su
    primer principio es ignorar los modos actuales de hacer las cosas
    y empezar de nuevo, ingeniando nuevas alternativas. El segundo es
    lograr resultados con menos operaciones, en menor tiempo, menor
    costo, mayor calidad y obtener mayor satisfacción del
    cliente.

    RESPONSABLES:

    Son los funcionarios que reciben órdenes de sus
    superiores o las tienen en virtud del puesto que ocupan, sobre
    actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases: unidades
    organizativas o funcionarios.

    SALUD OCUPACIONAL:

    Ciencia encargada del estudio interdisciplinario de los
    accidentes y
    enfermedades del
    trabajo. El estudio se divide en tres áreas: Higiene
    Industrial, Seguridad
    Industrial y Medicina del
    Trabajo.

    SISTEMA:

    Proceso cíclico que consiste en un conjunto de
    partes relacionadas entre sí, capaces de transformar
    insumos en productos para satisfacer demandas de su ambiente.
    Consta de insumos-proceso-productos-ambiente. Los hay abiertos y
    cerrados.

    SISTEMA ABIERTO:

    Se caracteriza porque su estado original se modifica
    constantemente por la acción retroalimentadora del
    ambiente, desde su nacimiento hasta su extinción. Su vida
    útil depende de su adaptabilidad a las exigencias del
    ambiente (homeostasis).

    SISTEMA CERRADO:

    Se caracteriza porque no tiene capacidad de cambio por
    sí mismo para adaptarse a las demandas del ambiente. Es
    irreversible y su estado presente y final está determinado
    por su estado original. Son perecederos por desgaste (entropía).

    SUPERVISAR:

    Acto de vigilar que los hechos de un trabajo sucedan
    conforme a las normas preestablecidas y en el tiempo y lugar
    determinados.

    TÁCTICA:

    Sistema especial que se emplea para disimular y
    hábilmente para conseguir un fin.

    TRABAJO:

    Acción humana, individual o colectiva, que
    conduce a la obtención de un producto o a la
    prestación de un servicio en un tiempo y espacio
    determinado y con el apoyo de otros recursos.

    UNIDAD DE MEDIDA:

    Identificación clara del medio u objeto (kilos,
    casas, informes,
    visitas, dólares) con el cual se va a medir la cantidad de
    bienes o servicios de la
    meta.

    Bibliografía:

    Hernández Orozco, Carlos.

    Análisis Administrativo: Técnicas y
    Métodos.

    EUNED, Costa Rica,
    1998.

     

     

     Por:

    Hernández Orozco, Carlos

    Universidad de Costa Rica.

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