Monografias.com > Administración y Finanzas
Descargar Imprimir Comentar Ver trabajos relacionados

Organización y Métodos




Enviado por mirianpena



    INTRODUCCIÓN

    El trabajo que se verá a continuación se
    hace con la finalidad de establecer y distinguir los diferentes
    conceptos de un sistema de
    Organización y
    Métodos, para comparar las funciones que
    realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las
    características que debe contener los
    análisis del mismo.

    Para comprender esas definiciones se hablará un
    poco de la creación y de los antecedentes de este sistema
    de mejoramiento en el campo laboral
    administrativo.

    Se profundizará en las funciones que cumple la
    unidad de O y M, para poder destacar
    la mejor ubicación del mismo en una empresa u
    organismo, basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho
    órgano.

    1.1
    Concepto

    El avance incesante de la complejidad en la
    Administración y todos los evidentes defectos que ella
    acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los
    cuales han buscado los medios
    necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su
    administración.

    Y es así como hoy en día, en la
    mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de
    Organización y Métodos
    para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;
    Organización y Métodos es uno de los
    términos que integran la labor general de la
    racionalización.

    Sobre la Teoría
    de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una
    forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como
    dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer
    procedimientos
    y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la
    mayor economía de esfuerzo y con el máximo
    de eficacia en los
    resultados". Y por extensión, se llama
    unidad, equipo o servicio de
    Organización y Métodos al conjunto de funcionarios
    especializados en la aplicación de la técnica del
    mencionado servicio.

    Organización y métodos estudia los
    problemas de
    estructura y
    funcionamiento de la Administración, cumpliendo como
    función
    el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la
    organización y métodos empleados por los
    servicios que
    dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y
    Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el
    financiamiento
    de la máquina administrativa, y mediante la
    aplicación adecuada de métodos científicos
    de organización; conseguir economías en el costo de la
    producción y en la utilización de
    mano de obra, pero como regla general a Organización y
    Métodos no se le concede autoridad
    sobre otras unidades en administración.

    Se suele preguntar ¿Por qué es necesario
    emplear un servicio especializado, si el deber de los
    administradores es asegurar que las actividades sean bien
    organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la
    respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este
    servicio, los administradores adquieren los conocimientos
    necesarios de Organización y Métodos, y sea capaz
    de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose
    totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador
    tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los
    negocios sea
    conducido eficientemente y cuando tiene un papel
    directivo, debe trazar la forma de la organización y crear
    los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo
    la función.

    La ventaja principal que Organización y
    Métodos tiene sobre un administrador es, que su
    responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que
    puede tomarse el tiempo para
    pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras
    responsabilidades, haciendo estas en base de reunir datos y obtiene
    la mayoría de su información a través de personas
    encargadas de la actividad que se analiza.

    Otra de las ventajas, es el desarrollo de
    las Facultades Críticas, es decir, pensar en
    términos de propósitos en vez de medios, a
    interrogar sobre lo que se hace y el por qué de
    ello.

    Un buen servicio del departamento de Organización
    y Métodos se caracteriza por:

    • Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las
      soluciones
      sin ninguna presión.
    • Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo
      tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones
      objetivas.
    • Adiestramiento en técnicas
      especializadas que son complementadas con la experiencia de sus
      funcionarios.
    • Liberación de estrecheses departamentales y
      enfocar los problemas desde el punto de vista de las
      necesidades de la
      empresa.

    Tomando en cuenta que todas las propuestas de
    Organización y métodos no serán aceptadas,
    es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en
    cuenta.

    "El término de Organización y
    Métodos se utiliza para designar el conjunto de
    técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el
    funcionamiento de la administración
    pública"

    De esta manera, el término de O y M
    consiste, por una parte, en conceptuar la organización
    como la función que se sustenta en buscar los medios
    prácticos para distribuir las funciones en las distintas
    unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo:
    determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad,
    así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio,
    y por otra parte, en conceptuar al método
    como el proceso de
    reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el
    problema de la organización.

    Además, se aplica en administración
    pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de los
    recursos
    destinados a la prestación de servicios.

    La esencia de la relación entre
    Organización y métodos es que los métodos
    deben ser acordes con la organización y ésta con
    los métodos aplicados. Una variación en la
    organización ocasiona una variación en los
    métodos y, a la inversa, un cambio en los
    métodos provoca cambios en la estructura orgánica.
    El método permite descubrir cuáles son las estructuras y
    procedimientos ideales que deben aplicarse a la
    organización para hacerla eficiente y eficaz.

    La introducción de esta concepción al
    sector
    público se ha realizado conforme han surgido los
    problemas en la prestación de los servicios
    públicos. Se inició la aplicación de este
    concepto en
    las empresas públicas para las cuales el criterio de
    rentabilidad y productividad es
    importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El
    concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque
    político y social. Y en el sector privado bajo un enfoque
    más financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo
    tiempo presta servicios determinados y particulares.

    Las unidades de organización y métodos se
    crean en cada dependencia y obedecen a dos objetivos
    fundamentales:

    1. Servir de vinculación entre el órgano
      central de modernización administrativa y las
      dependencias en la ejecución de las prioridades del
      mejoramiento administrativo.
    2. Analizar los problemas originados en la estructura de
      la organización y los problemas derivados del flujo o
      proceso
      administrativo; así como los problemas del cambio de
      actitud y
      comportamiento, en el marco de la
      modernización administrativa.

    1.2 Origen de
    Organización y Métodos

    La creación de las unidades de
    Organización y Métodos se vincula, por una parte, a
    los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes
    a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes
    que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado
    Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento
    del proceso de modernización administrativa que se inicia
    en 1965.

    La evolución que ha seguido, se puede dividir
    en dos fases importantes: una referente a su origen y
    formación y otra referente a su
    consolidación.

    Esta primera fase abarca el período de 1917 a
    1964, que se inicia con la creación de los departamentos
    administrativos y termina con la instalación de las
    unidades de Organización y Métodos en toda la
    administración. Este período se caracteriza por la
    confusión y el parcialismo, porque se ligó la
    función de Organización y Métodos a las
    funciones de contabilidad y
    auditoría con funciones de mejoramiento
    administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar
    el aprovechamiento de los recursos.

    La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se
    dedican a modernizar la administración e introducen las
    técnicas administrativas experimentadas en el sector
    privado y consolidan su acción de revisión
    permanente tanto de la estructura como del
    funcionamiento.

    Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por
    medio de varios acuerdos:

    1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la
      promoción y coordinación de las
      reformas administrativas"
    2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de
      cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de
      reforma administrativa de su dependencia"
    3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que
      corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas
      periódicas de evaluación en materia de
      reforma administrativa y los diagnósticos
      necesarios"

    "En los últimos años,
    Organización y Métodos, no sólo se ha
    consolidado mediante el apoyo político y legal que se
    les otorga, sino también por su funcionamiento en la
    práctica"

    2.
    Funciones

    El funcionamiento del sistema de
    Organización y Métodos varía de acuerdo con
    el desarrollo de la organización, dentro de la que se
    ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para
    el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño
    organizacional.

    "Las funciones consisten en una orientación
    general en el conjunto de la administración" y se pueden
    destacar de la siguiente manera:

    1. Estudiar y analizar de manera permanente la
      estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera
      función implica que efectúen varias actividades
      como la realización de un diagnóstico general de
      la estructura y procedimientos de la organización, la
      proposición de modificaciones para la adaptación
      de sistemas y
      procedimientos, su diseño y la formulación de
      manuales
      administrativos.
    2. Adecuar la organización y las funciones en la
      dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben
      desarrollarse actividades de investigación y
      clasificación de acuerdo a las bases jurídicas
      que le otorgan legitimidad a la administración de la
      dependencia.
    3. Asesorar a las unidades o departamentos de la
      dependencia que lo solicitan en la interpretación y
      aplicación de técnicas administrativas;
      coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos
      y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
    4. Hacer actividades de promoción,
      investigación y divulgación. Para promover la
      coordinación de los recursos e investigar las nuevas
      técnicas de administración que se puedan aplicar,
      de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para
      que sean aplicadas.
    5. Hacer un estudio de todo el trabajo
      realizado en la organización, donde se verifiquen todas
      las actividades realizadas como un análisis integral de
      finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a
      fin de considerar posibles mejoramientos en los
      métodos.
    6. Dictamen, asesoramiento e información de los
      trabajos que deba realizar la organización en cada una
      de sus divisiones.
    7. Conocimiento de las técnicas concernientes al
      mejoramiento de métodos y a los principios
      generales para resolución de problemas que se plantean
      en la organización de la cual dependen.
    8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de
      organización y métodos.
    9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y
      procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y
      productividad las actividades de los funcionarios y
      empleados.

    "Respecto con las funciones que deben desempeñar
    los sistemas de Organización y Métodos, se pueden
    distinguir tres fases de desarrollo administrativo"

    1ª Fase de
    desarrollo

    (inicial)

    2ª Fase de
    desarrollo

    (intermedia)

    3ª Fase de
    desarrollo

    (consolidación)

    Análisis de estructuras y
    funciones

    Teoría de
    sistemas

    Teoría
    cuantitativa

    Cuadros de distribución del trabajo

    Desarrollo
    Organizacional

    Ingeniería de
    sistemas

    Elaboración de
    organogramas

    Administración por
    proyectos

    Informática

    Elaboración de diagramas de flujo

    Administración
    estratégica

    Modelos de
    simulación

    Análisis y descripción de puestos

    Se dividen en estas fases ya que va
    desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento,
    el comportamiento del personal y los sistemas de la
    organización

    1. Pueden utilizarse criterios y técnicas
      administrativas aportadas por la teoría de la
      organización clásica, para el estudio de la
      estructura y los procesos
      de trabajo de la empresa;
      elaborando organogramas como cuadros de distribución
      del trabajo, departamentalización y
      delegación de tareas.

    2. Fase de Desarrollo (Inicio):

      En este nivel de actividad recurren las
      técnicas más avanzadas y complicadas para el
      desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de
      la organización, así como los sistemas y los
      proyectos.

    3. Fase de Desarrollo (Intermedia):
    4. Fase de Desarrollo
      (Consolidación):

    Es la fase donde se hace más avanzado el
    desarrollo, recurriendo a teorías
    cuantitativas con la utilización de recursos
    matemáticos, operaciones,
    simulacros y procedimientos electrónicos de
    datos.

    3.
    Características de los análisis de
    Organización y Métodos

    La información sobre la actividad
    administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la
    que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el
    cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las
    medidas de mejoramiento administrativo más viables de
    acuerdo con la estimación de costos y presupuestos
    de los recursos
    humanos, financieros y materiales.
    Para poder realizar dichos análisis se deben seguir
    diversos pasos:

    1. Conocer el hecho o la situación que se
      analiza.
    2. Describir tal hecho o situación.
    3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y
      aspectos.
    4. Examinarlo críticamente y comprender cada
      elemento o componente del hecho específico en
      estudio.
    5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de
      clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando
      analogías.
    6. Definir las relaciones que operan entre cada
      elemento, tomando en cuenta los fenómenos
      administrativos y el departamento donde se trabaja.
    7. Clasificar la información por áreas:
      objetivos,
      estructura, normas y
      políticas administrativas, funciones y
      operaciones, equipo y ambiente
      laboral.

    Es importante saber las características que
    distinguen a los análisis de un sistema de
    Organización y métodos, las cuales se denotan
    así:

    1. Eliminación: Es la supresión de
      un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos
      o de pasos dentro de un proceso.
    2. Adición: Introducir nuevos sistemas o
      programas.
    3. Combinación: Combinar el orden de las
      operaciones de un procedimiento
      que considere los factores.
    4. Modificación: Cambios en los
      procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas,
      registros e
      informes.
    5. Simplificación: Introducción de
      mejoras en los métodos de trabajo mediante el
      análisis de las operaciones de un
      procedimiento.
    6. Series de Tiempo: Interpretación de las
      variaciones en los volúmenes de hechos, costos,
      producción, etc., en períodos iguales y
      subdivididos en unidades homogéneas de
      tiempo.
    7. Correlación: Determinar el grado de
      influencia entre dos o más variables.
      Una variable puede ser estimada si el valor de
      otra variable es conocido.
    8. Muestreo: A través del uso de varios
      diseños, el muestreo hace
      posible las inferencias acerca de las características
      del personal.
    9. PERT (Técnica para la Revisión y
      Evaluación de Programas):
      La planeación y control de
      un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones.
      Incluyen: la cadena de eventos y
      actividades, asignación de recursos, etc.
    10. Programación lineal: Para asignar los
      recursos incluyendo una función objetiva, a
      través de la elección entre varias alternativas y
      sistemas cuyos elementos tienen valores para
      adquisición, durabilidad, utilización en diversas
      etapas.
    11. Simulación: Usada para imitar una
      operación antes de su ejecución real, para
      así proporcionar datos aproximados que permiten tomar
      decisiones, haciendo grupos
      complejos de variables.
    12. Teorías: Existen, en los
      análisis de Organización y Métodos,
      diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a
      las etapas por las que está desarrollándose,
      éstas se dividen así:
    • Línea de espera: Es para determinar
      el número óptimo de estaciones de servicio, y
      la mayoría de los modelos
      suponen una distribución específica de las
      llegadas y el tiempo.
    • Decisiones: Seleccionar el mejor curso de
      acción cuando la información se da en forma
      probable para el desarrollo sistemático del
      análisis.
    • Juegos: Es para determinar la estrategia
      óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de
      productividad haciéndose responsables pero conociendo
      las reglas.

    4. Ubicación
    dentro de la empresa:

    Ya está definido que la función
    única de Organización y Métodos corresponde
    a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un
    fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de
    autoridad, dando como resultado que la unidad de
    Organización y Métodos pueda situarse en diferentes
    lugares en la estructura administrativa de una
    empresa.

    Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos
    y finanzas, de
    personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer
    estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón de
    la administración como un instrumento efectivo para su
    mejoramiento.

    "La ubicación de Organización y
    Métodos en los organismos de la administración es
    muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que
    se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los documentos
    oficiales recomiendan que el sistema de organización y
    métodos dependan de la misma autoridad del organismo al
    cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes
    formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la
    empresa u organismo.

    a) Ubicación según la función
    de asesoría:

    Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el
    máximo nivel jerárquico o máximo nivel de
    decisión, pero pueden situarse en otro nivel
    jerárquico. Existen dos casos

    • En una secretaría, donde dependa
      directamente del secretario, del subsecretario y de un
      gerente.

     Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar"

    • En una administración descentralizada, donde
      puede depender directamente del director o gerente general y
      del subdirector o subgerente general.

     Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar"

    La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge,
    cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que
    dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y
    evolución de las actividades administrativas. Al no poder
    detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide
    aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica
    asesora.

    Realizándose mediante la recolección de
    una serie de datos que le permiten conocer la situación
    como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para
    una mejoría del sistema de actuación administrativa
    como una fase de diseño.

    b) Ubicación según la
    función de apoyo administrativo:

    Es aquella que permite a los órganos
    administrativos cumplir con sus acciones
    sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos,
    información, administración de recursos humanos y
    materiales y control.

    Se puede ubicar el sistema de Organización y
    Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de
    línea pero con autoridad funcional sobre las unidades
    orgánicas de la dependencia para el caso específico
    y especial del apoyo administrativo en Organización y
    Métodos.

    Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con
    funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas
    unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las
    áreas que dada su importancia o dimensión las
    requiera.

     Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar"

    c) Ubicación
    según la función de los
    proyectos:

    La organización por programas o proyectos es la
    más resultante del desarrollo de las relaciones
    horizontales dentro las organizaciones.

    La organización por proyectos se caracteriza
    porque constituye una organización orgánico –
    ajustable y flexible, identificándose como una estructura
    horizontal – diagonal. Es una combinación de la
    relación de coordinación y del mando especializado,
    pero también puede considerarse como una
    vinculación entre la estructura programática,
    cuando se aplica el presupuesto por
    programas, cuya base son los proyectos y la
    organización.

      Para ver el
    gráfico seleccione la opción "Descargar"

    "Existen dos enfoque para administrar los proyectos de
    Organización y Métodos"

    El primero se refiere a que el administrador del
    proyecto sea
    asesor directo, lo que ubica al más alto nivel con una
    relación de asesoría en el organograma.

    El segundo se refiere a que el administrador del
    proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del
    proyecto hasta su término y los funcionarios de
    línea conserven su autoridad lineal original.

    "En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo
    vertical de autoridad que emana de los distintos administradores
    funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al
    proyecto"

    4.1 Personal de
    Organización y Métodos

    El personal que labora en Organización y
    Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga
    de recopilar y analizar información con el fin de
    presentar soluciones alternativas a problemas, así como
    asesorar en la implantación de las modificaciones que
    proponga. El analista puede ser un técnico o profesional
    que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos
    tipos:

    • Conocimientos Teóricos: Como
      conocimientos de teoría de la administración y de
      la organización, de sistemas y metodología de la
      investigación.
    • Conocimientos Técnicos: Principalmente
      que le permitan realizar diagnósticos administrativos y
      el diseño organizacional, análisis y
      elaboración de organogramas, diagramas de
      flujo y distribución de espacio.

    El analista debe tener la capacidad de análisis,
    expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser
    observadores y poder trabajar en equipo.

    4.2
    Obstáculos y limitaciones de Organización y
    Métodos

    Los obstáculos y limitaciones de un
    sistema de Organización y Métodos se resumen en
    tres aspectos:

    1. La carencia de un programa general de
      Organización y Métodos en las dependencias
      públicas.
    2. La escasez de personal calificado.
    3. La resistencia al
      cambio.

    CONCLUSIÓN

    Para concluir podemos decir que un sistema de
    Organización y Métodos es vital para cualquier
    empresa ya que en la ubicación donde se presente o
    departamento en el que se localice, ayudará de manera
    directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se
    planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones
    en las cuales se basa la organización.

    Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la
    estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las
    ideas de los proyectos para trabajar de una manera más
    rápida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente
    pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o
    el máximo nivel jerárquico de la
    empresa.

    BIBLIOGRAFÍA

    • INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN
      PÚBLICA:
      Organización y métodos, un
      instrumento de la Reforma administrativa. San José de
      Costa Rica.
      Mayo de 1969. Págs. 90
    • PETROGLIA, Luis A: Organización y
      métodos en la América
      Latina. Ediciones Machi Córdova 2015. Buenos Aires,
      Argentina.
      1966. Págs. 162
    • QUIROGA, Gustavo: Organización y
      Métodos en la Administración Pública.
      Editorial Trillas. México 1999. Págs.
      405.

    Páginas Web:

    • www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg
    • www.monografias.com/trabajos6/napro/napro
    • www.monografias.com/trabajos11/moconta/moconta

     

      

     

    Integrantes:

    Bastidas, Javier

    Concepción, David

    Peña, Mirian

    Solórzano, Jonathan

    Sulbarán, Alba

     

    Nota al lector: es posible que esta página no contenga todos los componentes del trabajo original (pies de página, avanzadas formulas matemáticas, esquemas o tablas complejas, etc.). Recuerde que para ver el trabajo en su versión original completa, puede descargarlo desde el menú superior.

    Todos los documentos disponibles en este sitio expresan los puntos de vista de sus respectivos autores y no de Monografias.com. El objetivo de Monografias.com es poner el conocimiento a disposición de toda su comunidad. Queda bajo la responsabilidad de cada lector el eventual uso que se le de a esta información. Asimismo, es obligatoria la cita del autor del contenido y de Monografias.com como fuentes de información.

    Categorias
    Newsletter