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Papeles de trabajo




Enviado por zamaheidi



    1. Definición
    2. Clasificación
    3. Archivo de papeles de
      trabajo
    4. Contenido
    5. Propiedad de los papeles de
      trabajo.
    6. Confidencialidad de los
      papeles de trabajo.
    7. Cédulas
    8. Asientos de
      reclasificación
    9. Asientos de
      ajuste
    10. Expedientes o archivos
      permanentes
    11. Pruebas
      sustantivas.
    12. Pruebas de
      cumplimiento
    13. Procesamiento
      electrónico de datos (PED)
    14. Comité de
      auditoria
    15. Ciclo de
      auditoria
    16. Métodos de
      valuación
    17. Bibliografía

    DEFINICIÓN

    Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los
    datos e
    información obtenidos por el auditor en su
    examen, así como la descripción de las pruebas
    realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales
    sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.

    PROPÓSITO

    El objetivo
    general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a
    garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo
    a las normas de
    auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado
    que corresponden a la auditoria del año actual son una
    base para planificar la auditoria, un registro de las
    evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para
    determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una base
    de análisis para los supervisores y
    socios.

    CLASIFICACIÓN

    La clasificación de los papeles de trabajo es la
    siguiente:

    • Archivo de referencia permanente

    Contiene información que servirá para
    auditorias
    posteriores

    • Legajo de Auditoria

    Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de
    la auditoria

     ARCHIVO DE
    PAPELES DE TRABAJO

    Todas las asociaciones de contadores públicos
    establecen un método
    propio para preparar, diseñar, clasificar y organizar los
    papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta le
    método de su despacho. Los conceptos generales comunes a
    todos los papeles de trabajo son:

    ARCHIVOS PERMANENTES. Tienen como objetivo reunir os
    datos de naturaleza
    histórica o continua relativos a la presenta auditoria.
    Estos archivos
    proporcionan una fuente conveniente de información sobre
    la auditoria que es de interés
    continuo de un año a otro. Más adelante
    estudiaremos más acerca del archivo
    permanente.

    ARCHIVOS PRESENTES. Incluyen todos los documentos de
    trabajo aplicables al año que se está auditando.
    Los tipos de información que se incluyen en el archivo
    presente son: programas de
    auditoria, información general, balanza de
    comprobación de trabajo, asientos de ajuste y
    reclasificación y cedulas de apoyo.

    CONTENIDO

    La preparación adecuada de las cédulas
    acumuladas para documentar las evidencias de auditoria, los
    resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte
    importante de la auditoria. El auditor reconoce las
    circunstancias que requiere una cédula y el diseño
    adecuado de las cédulas que deben incluirse en los
    archivos. Aunque el diseño depende de los objetivos
    involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:

    • Cada papel de
      trabajo debe de estar identificado con información tal
      como nombre del cliente,
      periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de
      quien lo preparó, la fecha de preparación y el
      código de índice.
    • Los papeles de trabajo están catalogados y con
      referencias cruzadas para ayudar el archivo y organización.
    • Los papeles de trabajo completos indican con claridad
      el trabajo
      de auditoria realizado.
    • Cada papel de trabajo incluye suficiente
      información para cumplir los objetivos para los cuales
      fue diseñado.
    • Las conclusiones a las que se llegaron sobre el
      segmento de auditoria que se esta considerando también
      se expresan en forma clara.

    PROPIEDAD DE LOS
    PAPELES DE TRABAJO.

    Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria,
    incluyendo aquellos que preparó el cliente par ale
    auditor, son propiedad del
    auditor. La única vez en que otra persona,
    incluyendo el cliente, tienen derechos legales de examinar
    los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia
    legal. Al término de la auditoria los papeles de trabajo
    se conservan en las oficinas del despacho de contadores para
    referencia futura.

    CONFIDENCIALIDAD
    DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

    De la misma manera que los libros,
    registros y
    documentos de la contabilidad
    respaldan y comprueban los balances y los estados
    financieros de las empresas,
    así también los papeles de trabajo constituyen la
    base del dictamen que el contador público rinde con
    relación a esos mismos balances y estados
    financieros.

    Cuando una empresa da a
    conocer el resultado de sus operaciones,
    siempre lo hace a través de los estados financieros que ha
    preparado, y no mediante los libros y registros contables o
    procedimientos
    administrativos.

    El dictamen del auditor debe ser suficiente para los
    efectos de informar, por lo tanto no revelará
    ninguna información confidencial que haya obtenido en el
    curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento
    del cliente.

    Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el
    profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a
    presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena
    fe, como de la corrección técnica de sus
    procedimientos para llegar a su dictamen.

    CÉDULAS

    Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como
    empleado del departamento de auditoria interna o como contador
    publico, el auditor necesitará examinar los libros y los
    documentos que amparen las operaciones registradas y
    deberá, además conservar constancia de la
    extensión en que se practicó ese examen, formulando
    al efecto, extractos de las actas de las asambleas de
    accionistas, del consejo de administración, de los contratos
    celebrados, etc. así como análisis del contenido de
    sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro,
    etc. Estos extractos, análisis, notas y demás
    constancias constituyen lo que se conoce como cédulas, y
    su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de
    trabajo.

    Estos documentos constituyen la base y la evidencia para
    el dictamen o el informe final.

    Una definición de cédulas de auditoria
    podría ser:

    Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que
    consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta,
    rubro, área u operación sujeto a su
    examen.

    CLASIFICACIÓN

    Las cédulas de auditoria se pueden considerar de
    dos tipos:

    • Tradicionales.
    • Eventuales.

    Las tradicionales, también denominadas
    básicas, son aquellas cuya nomenclatura es
    estándar y su uso es muy común y ampliamente
    conocido; dentro de estas se encuentran las:

    • Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o
      cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras
      homogéneas de una cuenta, rubro, área u
      operación.
    • Cedulas analíticas.- En ellas se coloca
      el detalle de los conceptos que conforman una cédula
      sumaria.

    Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por
    cobrar a clientes
    informará, por grupos
    homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad
    sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno,
    así como el saldo total de cada grupo. Las
    cédulas analíticas se harán una por cada
    tipo de clientela, señalando en ellas como está
    conformado el saldo de cada grupo.

    Las cedulas eventuales no obedecen a
    ningún tipo de patrón estándar de
    nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y
    pueden ser cédulas de observaciones, programa de
    trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de
    reclasificaciones, confirmaciones, cartas de
    salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de
    tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos
    más tipos de cedulas que pudieran presentarse.

    ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN

    Los asientos de reclasificación deben ser
    registrados únicamente en los papeles de trabajo del
    auditor y corresponden a la debida presentación de estados
    financieros de la agrupación correcta de cuentas, sin
    importar que las operaciones realizadas en un periodo
    estén debidamente registradas.

    Para determinar el asiento de reclasificación que
    se requiere, el auditor deberá asegurarse de la debida
    composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto si el
    saldo de la partida de obligaciones
    en circulación incluya algunas obligaciones que vencen el
    próximo año, estas deberán presentarse como
    pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso
    será cargo a obligaciones en circulación con abono
    a porción vencida de obligaciones en
    circulación.

    El auditor deberá resumir estos asientos en una
    lista dentro de los papeles de trabajo, codificarlos mediante una
    letra y explicarlos al cliente si es necesario, pero no
    deberá regístralos; porque su trabajo no es hacer
    la contabilidad.

    Para facilitar la identificación, los asientos de
    reclasificación deben estar debidamente
    agrupados.

    ASIENTOS DE AJUSTE

    Cuando el auditor descubre errores importantes en los
    registros de contabilidad, deben corregirse los estados
    financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma
    adecuada el inventario en
    cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un
    ajuste para reflejar el valor de
    realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste
    descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el
    auditor, éstos deben ser aprobado por el cliente porque
    la
    administración tiene la responsabilidad principal por la
    presentación razonable de los estados
    financieros.

    Sólo los asientos que afecten en forma relevante
    la presentación razonable de los estados financieros,
    deben ser hechos. La determinación de cuándo
    ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho
    error en los estados financieros de la empresa que se
    trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes
    que no se ajustan pueden ocasionar un error global importante
    cuando se combinan. Es común que los auditores resuman
    todos los asientos que no hayan sido registrados en un papel de
    trabajo aparte como medio para determinar su efecto
    acumulativo.

    EXPEDIENTES O ARCHIVOS PERMANENTES

    Como su nombre lo indica en el archivo permanente debe
    conservarse información de interés continuo que se
    extiende más allá de cualquier periodo de auditoria
    en particular.

    En la parte introductoria de este archivo se debe
    incorporar una cédula que hará las veces de
    índice o contenido que indicará las distintas
    secciones que lo integran, mismas que, a su vez, se
    acomodarán en orden cronológico conforme a la fecha
    de recopilación. Por lo tanto resulta indispensable
    planear adecuadamente la información que debe contener
    este archivo; previendo así su crecimiento.

    Es importante que al término del trabajo de
    auditoria se haga una revisión final de la
    información que contiene el archivo permanente, para
    cerciorarse que sea la que (a juicio del auditor) se considere
    conveniente mantener.

    Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir los
    datos de naturaleza histórica o continua relativos a la
    presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente
    conveniente de información sobre la auditoria que es de
    interés continuo de un año al otro. Los archivos
    permanentes incluyen lo siguiente:

    • Programa general de trabajo de la auditoria y su
      evolución.
    • Resúmenes o copias de documentos de la
      compañía que son de importancia continua como el
      acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de
      emisión y compra de bonos y los
      contratos. Los contratos son los planes de pensiones, los
      arrendamientos, las opciones de acciones,
      etc. Cada uno de estos documentos es de importancia para el
      auditor durante tantos años como está en
      vigor.
    • Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra
      sujeta la entidad..
    • Copia o extracto de los principales contratos con los
      que esta obligada la entidad.
    • Análisis de años anteriores de cuentas
      tales como deudas a largo plazo, cuentas del capital de
      accionistas, crédito mercantil y activos fijos.
      Al tener esta información en archivos permanentes el
      auditor la concentra analizando sólo cambios del balance
      del presente año mientras conserva para un estudio
      posterior los resultados de las auditorias de años
      anteriores en forma accesible.
    • Evolución de las cuentas de activos
      capitalizables y su correspondiente depreciación y/o amortización.
    • Información relacionada con el
      conocimiento de la estructura
      de control
      interno y la evaluación del riesgo de
      control. Incluye organigramas,
      flujogramas,
      cuestionarios y otra información de control interno,
      incluyendo lista de controles y desventajas en el sistema.
    • Los resultados de los procedimientos
      analíticos de auditorias de años anteriores.
      Entre estos datos están razones y porcentajes calculados
      por el auditor y el saldo total o el saldo por mes para cuentas
      seleccionadas. Esta información es útil pues
      ayuda al auditor a decidir si existen cambios inusuales en los
      saldos en cuenta del presente año que deberían
      investigarse con mayor amplitud.
    • Sistemas de operación en uso, como es el caso
      de sistemas de
      contabilidad general y del sistema de contabilidad de
      costos (incluyendo en ambos, catálogo
      de cuentas, guía contabilizadora e instructivo de
      contabilización).

    PRUEBAS SUSTANTIVAS.

    Una prueba sustantiva es un procedimiento
    diseñado para probar el valor monetario de saldos o la
    inexistencia de errores monetarios que afecten la
    presentación de los estados financieros. Dichos errores
    (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara
    indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar
    desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver,
    es de sí estos errores son suficientemente importantes
    como para requerir ajuste o su divulgación en los estados
    financieros.

    Deben ejecutarse para determinar si los errores
    monetarios han ocurrido realmente.

    En resumen ayudarán a comprobar si la
    información ha sido corrompida comparándola con
    otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las
    transacciones que se han ejecutado.

     Una vez valorados los resultados de las pruebas se
    obtienen conclusiones que serán comentadas y discutidas
    con los responsables directos de las áreas afectadas con
    el fin de corroborar los resultados. Por último, el
    auditor deberá emitir una serie de comentarios donde se
    describa la situación, el riesgo existente y la
    deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerirá la
    posible solución.

     Esta será la técnica a
    utilizar para auditor el entorno general de un sistema de
    bases de
    datos, tanto en su desarrollo
    como durante la explotación.

    PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

    Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos
    de auditoria diseñados para verificar si el sistema de
    control interno del cliente está siendo aplicado de
    acuerdo a la manera en que se le describió al auditor y de
    acuerdo a la intención de la gerencia. Si,
    después de la comprobación, los controles del
    cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor
    justifica el poder tener
    confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas
    sustantivas.

    Las pruebas de cumplimiento están relacionadas
    con tres aspectos de los controles del cliente:

    • La frecuencia con que los procedimientos de
      control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las
      pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el
      sistema deben estar cumpliéndose
      consistentemente.
    • La calidad con que se ejecutan los
      procedimientos de control. Los procedimientos de control se
      deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su
      ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre
      el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.
    • La persona que ejecuta el procedimiento. La
      persona responsable de los procedimientos de control, debe ser
      independiente de funciones
      incompatibles para que el control sea efectivo.

    PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS
    (PED)

    Con los avances de la tecnología , es
    necesario que el auditor conozca los equipos electrónicos
    que utilice su cliente para aprovecharlos al practicar su
    auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en la
    programación, pero si que conozca los
    programas de contabilidad que utiliza el cliente.

    COMPLEJIDAD TÉCNICA

    Los sistemas PED se definen por su complejidad
    técnica y el grado en que se utilizan en una
    organización. Una mejor medida de la complejidad es la
    capacidad de un sistema en comparación con la capacidad de
    un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como
    complejo.

    GRADO DE USO

    Hay dos maneras de las cuales el auditor podría
    servirse de los equipos electrónicos

    1. Pera obtener estados, relaciones, análisis de
      cuentas, etc. que podrá utilizar como cédulas
      cuyo contenido facilite la verificación de ciertas
      partidas.

    Como medio para comprobar el funcionamiento del control
    interno, en caso que se trate de una auditoria
    operacional..

    El grado en que el PED se utiliza en un sistema
    también esta relacionado con la complejidad. Por lo
    general, cuando más funciones de negocios y
    contabilidad se realizan mediante computadora,
    el sistema tiene que irse haciendo más complejo para
    acomodar las necesidades de procesamiento. Una forma en que un
    sistema puede hacerse más complejo es incrementando el
    número de ciclos de transacciones que se basan en la
    computadora.

    La complejidad también se incrementa a medida que
    se incrementa el número de funciones basadas en
    computadora en un ciclo dado.

    EFECTO DEL PED SOBRE LAS
    ORGANIZACIONES

    El PED tiene varios efectos importantes sobre las
    organizaciones. El más importante desde la
    perspectiva de la auditoria se relaciona con los cambios
    organizacionales, la visibilidad de la información y el
    potencial de comisión de errores.

    El cambio
    organizacional se refiere a las instalaciones, el personal, la
    centralización de datos y separación
    de responsabilidades y a los métodos de
    autorización de las organizaciones que usan el PED, estos
    cambios dependerán de la complejidad del mismo.

    En sistemas no complejos del PED, con frecuencia existen
    documentos fuentes en
    apoyo de cada transacción, y la mayor parte de los
    resultados de procesamiento se imprimen. De manera que las
    entradas, salidas y también en gran parte del
    procesamiento, son visibles para el usuario y el auditor del PED.
    Con mayores volúmenes de datos y más complejidad la
    visibilidad de los datos de entrada, la visibilidad del
    procesamiento y la visibilidad del rastro de la
    transacción ya no será posible.

    Otros factores que incrementan la probabilidad de
    cometer errores importantes en los estados financieros son:
    reducción de la participación humana, la
    uniformidad de procesamiento, el acceso no autorizado y la
    perdida de datos. Estos factores son de importancia para el
    auditor.

    COMITÉ DE AUDITORIA

    Un comité de auditoria es un grupo de individuos
    que se reúnen para tratar asuntos que a todos competen o
    es de su interés, con el propósito de recibir,
    analizar, discutir y llegar a acuerdos o conclusiones
    relacionados con el objetivo para el que fue creado el
    comité. Se debe despersonalizar la jerarquía de sus
    integrantes para evitar imposiciones por autoridad, sus
    integrantes deben considerarse en un mismo nivel
    jerárquico, lo cual nos lleva a la necesidad de un alto
    grado de madurez profesional y administrativa de sus
    componentes.

    El objetivo estará delineado por el tipo y el fin
    de la
    organización, sin embargo puede entenderse que el fin
    de un CA será "Coordinar los esfuerzos de auditoria de una
    organización bajo un esquema que dicten políticas
    y lineamientos tendientes al apoyo y cumplimiento de los
    objetivos de auditoria externa"

    CICLO
    DE AUDITORIA

    Periodo durante el cual se someten a auditoria todas las
    actividades de un centro determinado.

    Un enfoque de auditoria efectivo en las revisiones de
    las operaciones y del control interno en los trabajos donde se
    requiera informar u opinar sobre el control interno, como
    sería el caso de la auditoria integral es el de los ciclos
    de auditoria:

    Este enfoque se relaciona con la auditoria de los
    controles de las transacciones económicas que originan los
    estados financieros, con énfasis en el control interno. El
    enfoque para efectuar la auditoria mediante una revisión
    más analítica y profunda del control interno,
    requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones
    características de cada negocio. El estudio de este
    concepto
    requiere como base fundamental, que se definan dichas
    transacciones y la forma como pueden agruparse.
    Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones
    según sus características, para efectos
    prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo
    normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos
    típicos aplicables en general a la mayoría de los
    negocios:

    1. Ciclo de ingresos. Se
      refiere a la venta de
      bienes y
      servicios a
      terceros a cambio de
      dinero.
    2. Ciclo de compras. Se
      refiere a la adquisición de activos de capital, mano de
      obra, servicios y materiales a
      cambio de efectivo.
    3. Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las
      erogaciones y transacciones de los recursos
      humanos.
    4. Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los
      fondos de la empresa;
      comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la
      distribución del efectivo en las
      operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de
      éste a los inversionistas y acreedores.
    5. Ciclo de producción. Consiste en la
      transformación de los activos adquiridos en bienes y
      servicios para la venta.
    6. Ciclo de información financiera. Comprende la
      preparación de estados financieros que resumen el
      resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un
      período determinado.

    MÉTODOS DE VALUACIÓN

    Los métodos de valuación de Inventarios que
    mas se utilizan son los siguientes:

    • Costos Identificados
    • Precio Promedio (PP)
    • Primeras Entradas, Primeras Salidas o
      (PEPS)
    • Ultimas Entradas, Primeras Salidas o
      (UEPS)
    • Método Detallista.

    MÉTODO COSTOS
    IDENTIFICADOS

    Este método puede arrojar los importes mas
    exactos debido a que las unidades en existencia si pueden
    identificarse como pertenecientes a determinadas
    adquisiciones.

    PRECIO PROMEDIO

    En este método es necesario determinar el
    costo al que
    se va a dar salida a la mercancía del almacén de
    la siguiente manera: debe dividirse el saldo que se tenga entre
    el numero de artículos existentes en el almacén
    después de cada compre realizada.

    PEPS

    Este método se basa en el supuesto de que los
    primeros artículos y/o materias primas en entrar al
    almacén o a la producción son los primeros en salir
    de el, a su costo de adquisición.

    UEPS

    Este método parte de la suposición de que
    las ultimas entradas en el almacén o al proceso de
    producción, son los primeros artículos o materias
    primas en salir.

    DETALLISTA

    Con la aplicación de este método el
    importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a
    precios de
    venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta,
    así obtenemos el costo por grupo de artículos
    producidos.

    MÉTODOS DE LA
    DEPRECIACIÓN

    LÍNEA RECTA

    Este método trata de distribuir durante la vida
    de servicio,
    cantidades tan aproximadas como sea posible al costo de un activo
    o grupo de activos menos lo que se pueda prever por valor de
    desecho. Este es el método más usado por los
    contadores.

    UNIDADES PRODUCIDAS

    Este método es similar al de línea recta
    solo difiere en que reparte la depreciación en base a las
    unidades que se producirán cada año, este
    método es recomendable para activos que se encuentren en
    departamentos de producción, como la maquinaria y el
    equipo se transporte
    interno.

    MÉTODO DE CARGOS DECRECIENTES (
    DEPRECIACIÓN ACELERADA)

    En este método los cargos por depreciación
    son mayores durante los primeros años de vida de una
    activo fijo nuevos que en los últimos años.
    Conforme a este método de depreciación, se
    aplicará un porcentaje constante sobre el valor en libros
    o valor por depreciar del activo. Dado que el valor en libros
    disminuye en cada año, los cargos por depreciación
    son elevados al principio y luego se hacen cada vez menores.
    Generalmente los activos fijos nuevos son capaces de producir
    mayores ingresos que las unidades viejas, se logra recaer la
    depreciación en los primeros períodos cuando el
    activo rinde su máxima utilidad
    económica.

    MÉTODO DE LA SUMA DE AÑOS DE
    DÍGITOS

    Este método pretende que los
    cargos por depreciación en los primeros años de
    vida del activo fijo sean suficientemente grandes. La
    depreciación para cada uno de los años
    representará una fracción del valor despreciable.
    El denominador de la fracción se obtiene numerando los
    años de vida útil y sumándolos. El numerador
    para el primer año será igual a la vida útil
    estimada.

    BIBLIOGRAFÍA

    • Santillana González. "Conoce las
      Auditorias"

    Editorial: ECASA. Cuarta edición.

     

     

     

    Beatriz Zamarron

    Facultad de Contaduria y
    Administración UJED

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