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Sistemas contables computarizados

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Indice
1. Tratamiento contable de los software.
2. Costos de modificación de los programas informáticos existentes.
3. Deterioro de los software

1. Tratamiento contable de los software.

Valuación y registro
Un activo intangible es un activo identificable, de carácter no monetario y sin apariencia física que se tiene para ser utilizado en la producción o suministro de bienes o servicios, para ser arrendado a terceros o para funciones relacionadas con la administración de la entidad. Un activo es un recurso:

  1. Controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, y
  2. Del que se espera obtener, en el futuro, beneficios económicos para la entidad.

Se ha de reconocer un activo intangible en los estados financieros, cuando.

  1. Es probable que los beneficios económicos futuros, que se han atribuido al mismo, lleguen a la empresa, y
  2. El costo del activo pueda ser medido de forma fiable.

Definiciones

  • Amortización: es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo intangible entre los años de su vida útil estimada.
  • Desarrollo: es la aplicación de los resultados de la investigación a un plan o diseño en particular para la producción de materiales, productos, métodos, procesos o sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su producción o uso comercial.
  • Investigación: es el estudio original y planificado, emprendido con la finalidad de obtener nuevos conocimientos científicos o tecnológicos.

Caracteristicas que debe cumplir un bien para ser considerado como activo intangible.
Los párrafos 10 – 17 de la NIC 38, menciona tres características esenciales:

  1. Identificabilidad:
  2. Un activo intangible puede ser identificado claramente y de manera separable, siempre que la empresa pueda alquilarlo, venderlo, cambiarlo o distribuir los beneficios económicos futuros, atribuibles a tal activo.

    Una empresa controlará un determinado activo siempre que tenga el poder de obtener los beneficios económicos futuros que procedan de los recursos subyacentes en el mismo, y además pueda restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios. En lo que concierne, una empresa puede controlar sus beneficios futuros si los tiene protegidos con las leyes que son exigibles ante la justicia.-

  3. Control
  4. Beneficios económicos futuros.

Entre los beneficios que pueden proceder de un activo intangible se incluyen los ingresos procedentes de la venta de productos o servicios, los ahorros de costos y otros rendimientos que se deriven del uso del activo por parte de la empresa.

Reglas de valuacion.

  1. Software adquirido
  2. Cuando el software es adquirido por la empresa, la medición debe hacerse a su costo histórico de adquisición.
    El costo histórico de adquisición comprende su precio de compra incluyendo los aranceles o los impuestos que gravan la adquisición y que no sean recuperables por parte de la empresa, y todos los desembolsos directamente atribuibles a la preparación del activo para el uso al que va destinado.

    Cuando el software es desarrollado internamente, la medición inicial debe hacerse a su costo de producción, es decir, la suma de los desembolsos incurridos, desde el momento en que el momento cumple las condiciones para su reconocimiento.

    b.1. Técnicamente, es posible completar la producción del activo intangible, de forma que pueda estar disponible para su utilización o su venta.

    b.2. Su intención de completar el activo intangible en cuestión, para usarlo o venderlo.

    b.3. Su capacidad de utilizar o vender el activo intangible.

    b.4. La forma en que el activo vaya a generar probables beneficios económicos en el futuro.

    b.5. La disponibilidad de recursos técnicos, financieros o de otro tipo para completar el desarrollo.

    b.6. Su capacidad para evaluar, de forma fiable, el gasto atribuido al activo intangible durante su desarrollo.

  3. Software desarrollado
  4. Amortización De Los Activos Intangibles

c.1. Amortización.

Según la NIC- 38 en su párrafo 79 establece la vida útil de un activo intangible no puede exceder de veinte años, contados desde el momento en que el elemento está disponible para el uso al que va destinado, lo cual se justifique técnicamente.

Para establecer la vida útil de un activo intangible, es necesario considerar muchos factores tales como:

  1. El uso esperado del activo por parte de la empresa, así como si el elemento podría ser gestionado de forma eficiente por otro equipo distinto;
  2. Los ciclos típicos de vida del producto, así como la información pública disponible sobre estimaciones de la vida útil, similares de activos que tenga una utilización parecida;
  3. La incidencia de la obsolescencia técnica, tecnológica o de otro tipo;
  4. La estabilidad de la industria en la que se va a operar el activo, así como los cambios en la demanda de mercado para los productos o servicios fabricados con el elemento en cuestión.

Asimismo, dada la experiencia actual de los cambios rápidos en la tecnología, tanto los programas computarizados como la obsolescencia tecnológica, por lo tanto su vida útil es corta.

Por lo que establecer la vida útil de un software se debe de tomar en cuenta los cambios a que se hace referencia en el párrafo anterior, ya que constantemente se están desarrollando nuevos programas y/o mejorando los ya existentes, actualizando las versiones de los que se encuentran en el mercado, lo que vuelve obsoletos o deficientes a los programas que se están utilizando. Por lo que se considera que la vida útil de éstos se pueden estimar en períodos muy cortos de tiempo, esto debido a la incidencia ocasionada por la obsolescencia técnica.

c.2. Método de Amortización

El método de amortización utilizado debe reflejar el patrón de consumo y de utilización, por parte de la empresa, de los beneficios económicos derivados del activo; si esto no puede ser determinado de forma segura, debe adoptarse el método lineal de amortización (línea recta). La cuota de amortización calculada deber ser cargada como gasto del período.

Es de señalar, que tanto el período como el método de amortización utilizados deben ser objeto de revisión como mínimo, al final de cada período contable, con el objeto de efectuar las modificaciones necesarias, en el período y en el método de amortización, por los efectos que se produzcan en las cuotas de amortización del período en el que se detecten y en los posteriores, los cuales deben ser tratados como cambios en las estimaciones contables, según lo establecido en la NIC 8.

Registro contable

  1. Tratamiento por punto de referencia
  2. Según la NIC 38, el reconocimiento por punto de referencia se refiere al registro del intangible a su costo menos la amortización acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumulado que le hayan podido afectar.

    Pda. No. x1

    IVA Crédito Fiscal $ xx

    Activos intangibles x

    Softwares

    Efectivo $ xxx

    V/ registro inicial por la adquisición

    De software

    Pda. No. X2

    Gastos de administración $ xx

    Amortización del software

    Gastos de venta xx

    Amortización del software

    Amortización acumulada $ xxx

    Software

    V/Registro del gasto por amortización

  3. Tratamiento Alternativo Permitido

Este se aplica al activo después de haberlo reconocido por su costo de adquisición o producción, este tratamiento se hará tomando en cuenta un mercado activo.

Tras el reconocimiento inicial los elementos de los activos intangibles deben ser contabilizados por sus valores revaluados, esto significa que deben ser llevados contablemente menos la amortización acumulada y cualquier pérdida acumulado por deterioro del valor de activo. Con posterioridad a la revaluación.

En lo que respecta a los software el tratamiento alternativo no tendría mayor aplicabilidad, ya que debido a los avances tecnológicos, la vida útil de estos es cada vez más corta, pues son utilizados por cortos períodos y luego van cayendo en obsolescencia y es necesario adquirir un nuevo software o hacer ajustes bastante drásticos al desarrollado para acoplarte a lo que se requiere en ese momento.

Caso Practico

A continuación se plantean los registros de las diferentes razones que se pueden generar en la contabilización de un software:

  1. Contabilización Como Gasto
  2. Se da cuando el software es desarrollado por la empresa, según la NIC 38, párrafo 42 establece que los desembolsos de la fase de investigación deben reconocer como gastos del período en el que se incurran, debido a que en la fase de investigación la empresa no puede demostrar que exista activo intangible alguno que pueda generar beneficios en el futuro.

    El registro a efectuar por esta operación sería:

    Pda. No. x

    Gastos de investigación $ xxx

    Software

    Efectivo $ xxx

    V/Registro de gastos incurridos en la

    Investigación de mercado para el desa-

    rrollo del software para el departamento x.

     

  3. Contabilizacion De La Adquisición De Un Software

Los registros contables a desarrollar por dicha operación son los siguientes:

  • Para efectuar la contabilización del Software al monto reconocido inicialmente.

Pda. No. x

IVA CREDITO FISCAL $ xxx

ACTIVOS INTANGIBLES $ xxx

Software

BANCOS $ xxx

Bancos Cuentas Corrientes

V/Registro de la adquisición del

Software XXX.

  • Registro de la Amortización del Costo del Software

Pda. No. x

GASTOS $ xxx

Amortización

AMORTIZACIÓN ACUMULADA $ xxx

Software

V/Reconocimiento de la amortización

Mensual del Software XXX.

  1. Contabilización De Un Software Desarollado
  2. Se registran todos los desembolsos realizados durante el desarrollo, los cuáles forman parte del costo del Activo los cuáles serán capitalizados y se reconocerán hasta el momento en el cual esté concluido el proceso de desarrollo del software.

    Los registros contables a desarrollar por dichas operaciones son los siguientes:

    Pda. No. x

    CARGOS DIFERIDOS $ xxx

    Software desarrollado

    BANCOS $ xxx

    Bancos Cuentas Corrientes

    V/Costos incurridos durante el

    Desarrollo del Software XXX.

    Pda. No. X .2

    Activos Intangibles $ xxx

    Software desarrollado

    Cargos Diferidos $ xxx

    Software desarrollado

    V/ Para registrar el software al monto

    De desarrollo, como activo intangible.

    Pda. No. x – 3

    Gastos $ xxx

    Amortización del software

    Amortización acumulada $ xxx

    Software

    V/Reconocimiento de la amortización

    Mensual del software

  3. Contabilización De Un Software Arrendado

d.1. Contabilización del Arrendamiento en los Estados Financieros del Arrendatario.

Al inicio del arrendamiento financiero, éste debe reconocerse, en el balance de situación general del arrendatario, registrando un activo y un pasivo del mismo importe, igual al valor razonable del bien alquilado, o usará, será la tasa de interés implícita en el arrendamiento, si se puede determinar, de lo contrario será la tasa de interés incremental, de los préstamos del arrendatario.

Ejemplo: Por medio de un contrato de arrendamiento financiero se adquiere un lote de computadoras y un software contable, para el procesamiento y generación de información contable de la empresa, arrendataria "X", el contrato estima cuotas de $ 250.00 a una tasa del 12 % por un año.

VA = CUOTA ì (1 + i )n - 1ü

  • i ( 1 + i )nþ

Donde:

A: Valor actual ?

i: Tasa de interés 12 % Î 0.95 % mensual

n: Período de pago 1 año

R: Renta ordinaria $ 250.00

Cálculo de la cuota

VA = 250.00 ì (1 + 0.0095 )12 - 1ü VA= $ 2,822.68

î i ( 1 + 0.0095 )12 þ

Pda. No. x

Activos Adquiridos en Arrendamiento $ 2,822.68

Arrendamiento financiero $ 2,822.68

Equipo de computo

Software contable

Obligaciones por arrendamiento $ 2,822.68 Arrendamiento financiero

Empresa "Y" $ 2,822.68

V/ del registro del contrato de arrendamiento

Financiero celebrado con la empresa

Arrendadora "Y".

Es importante mencionar que el valor registrado en la cuenta "Obligaciones por arrendamiento" representa tanto la obligación a largo plazo en la proporción respectiva, este tipo de transacciones se deben contabilizar y presentar de acuerdo con su significado financiero esencial, y no solamente en consideración a su forma legal.

Cuotas De Arrendamiento

Cada una de estas cuotas constituyen respectivamente las cargas financieras o intereses por la utilización del tipo de financiamiento que presenta el arrendamiento financiero, y la redacción de la deuda; esto implica que cada una de las cuotas del arrendamiento han de ser divididas en dos partes que representan respectivamente las cargas financieras y la redacción de la deuda. El registro contable es el siguiente:

Partida No. X

Obligaciones por arrendamiento $ 223.18

Arrendamiento financiero $ 223.18

Empresa "Y"

Efectivo $ 223.18

V/ del pago de una cuota de arrendamiento

Financiero en que se adquirió un lote de

Computadoras y un software contable.

Partida No. X

Crédito Fiscal IVA $ 3.49

Gastos Financieros $ 26.82

Intereses $ 26.82

Efectivo $ 30.31

V/ de los intereses por arrendamiento

Financiero, inmersos en la cuota de

Arrendamiento pagada.

Depreciacion

Para el arrendatario fiscalmente la depreciación no es aceptada como un gasto deducible que reduzca el impuesto sobre la renta a pagar; en cambio el gasto por el pago de cuotas a que da lugar el arrendamiento financiero si puede ser deducible.

La política de depreciación para activos arrendados debe ser coherente con la seguida para el resto de activos depreciables que se posean, y sino existe razonable certeza de que el arrendamiento obtendrá la propiedad del termino del plazo de arrendamiento, el activo debe depreciarse totalmente en el menor período de vida útil o en el plazo del arrendamiento, según cual sea menor.

En caso de que exista razonable certeza de que se obtendrá al finalizar el plazo del arrendamiento, entonces se debe depreciar en y durante la vida útil del activo.

Partida No. X

Gastos de Administración $ 80.00

Gastos de Venta 120.00

Depreciación de activos en arrendamiento

Depreciación acumulada $ 160.00

Activos en arrendamiento $ 160.00

Amortización acumulada 40.00

Activos en arrendamiento $ 40.00

V/ del registro del cargo de depreciación

de las computadoras y el software

adquiridas en Arrendamiento financiero.

d.2. Contabilización del Arrendamiento en los Estados Financieros del Arrendador.

Según la Norma Internacional de Contabilidad (NIC – 17)

Concepto de arrendador:

  • Se llama así a la persona natural o jurídica, quien conoce el uso o goce de una cosa ejecutada la obra o presta el servicio.

Párrafo No. 28

Los arrendadores deben reconocer los Activos que mantienen en Arrendamiento Financiero dentro del balance de situación general y presentarlos como una partida por cobrar, por un importe igual al de la inversión neta en el arrendamiento.

Caso practico

Registros iniciales

Partida No. 1

Deudores por arrendamiento $ 1,000.00

Financiero

Empresa "X"

Activos por arrendamiento $ 1,000.00

Financiero

V/registro de activos en arrendamiento.

Partida No. 2

Efectivo $ 253.49

Deudores por arrendamiento $ 223.18

Empresa "X" $ 223.18

Débito Fiscal 3.49

Productos Financieros $ 26.82

Arrendamiento Financiero

V/registro de la primera cuota

amortización de capital e intereses.

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