Sistemas contables computarizados

Indice
1.
Tratamiento contable de los software.

2.
Costos de modificación de los programas
informáticos existentes.
3. Deterioro de los
software

1. Tratamiento contable de
los software.

Valuación y registro
Un activo intangible es un activo identificable, de carácter
no monetario y sin apariencia física que se tiene
para ser utilizado en la producción o suministro de bienes o
servicios,
para ser arrendado a terceros o para funciones
relacionadas con la
administración de la entidad. Un activo es un
recurso:

1. Controlado por la empresa como
   resultado de sucesos pasados, y
2. Del que se espera obtener, en el futuro, beneficios
   económicos para la entidad.

Se ha de reconocer un activo intangible en los estados
financieros, cuando.

1. Es probable que los beneficios económicos
   futuros, que se han atribuido al mismo, lleguen a la empresa,
   y
2. El costo del
   activo pueda ser medido de forma fiable.

Definiciones

• Amortización: es la distribución sistemática del
  importe depreciable de un activo intangible entre los
  años de su vida útil estimada.
• Desarrollo: es la aplicación de los resultados
  de la investigación a un plan o diseño en particular para la
  producción de materiales,
  productos,
  métodos,
  procesos o
  sistemas nuevos
  o sustancialmente mejorados, antes del comienzo de su
  producción o uso comercial.
• Investigación: es el estudio original y
  planificado, emprendido con la finalidad de obtener nuevos
  conocimientos científicos o
  tecnológicos.

Caracteristicas que debe cumplir un bien para ser
considerado como activo intangible.
Los párrafos 10 – 17 de la NIC 38, menciona
tres características esenciales:

1. Identificabilidad:

2. Un activo intangible puede ser identificado
   claramente y de manera separable, siempre que la empresa
   pueda alquilarlo, venderlo, cambiarlo o distribuir los
   beneficios económicos futuros, atribuibles a tal
   activo.

   Una empresa controlará un determinado activo
   siempre que tenga el poder de
   obtener los beneficios económicos futuros que procedan
   de los recursos
   subyacentes en el mismo, y además pueda restringir el
   acceso de terceras personas a tales beneficios. En lo que
   concierne, una empresa
   puede controlar sus beneficios futuros si los tiene
   protegidos con las leyes que son
   exigibles ante la justicia.-

3. Control
4. Beneficios económicos futuros.

Entre los beneficios que pueden proceder de un activo
intangible se incluyen los ingresos
procedentes de la venta de
productos o servicios, los ahorros de costos y otros
rendimientos que se deriven del uso del activo por parte de la
empresa.

Reglas de valuacion.

1. Software adquirido

2. Cuando el software es adquirido por la empresa, la
   medición debe hacerse a su costo
   histórico de adquisición.
   El costo histórico de adquisición comprende su
   precio de
   compra incluyendo los aranceles
   o los impuestos que
   gravan la adquisición y que no sean recuperables por
   parte de la empresa, y todos los desembolsos directamente
   atribuibles a la preparación del activo para el uso al
   que va destinado.

   Cuando el software es desarrollado internamente, la
   medición inicial debe hacerse a su costo de
   producción, es decir, la suma de los desembolsos
   incurridos, desde el momento en que el momento cumple las
   condiciones para su reconocimiento.

   b.1. Técnicamente, es posible completar la
   producción del activo intangible, de forma que pueda
   estar disponible para su utilización o su
   venta.

   b.2. Su intención de completar el activo
   intangible en cuestión, para usarlo o
   venderlo.

   b.3. Su capacidad de utilizar o vender el activo
   intangible.

   b.4. La forma en que el activo vaya a generar
   probables beneficios económicos en el
   futuro.

   b.5. La disponibilidad de recursos técnicos,
   financieros o de otro tipo para completar el desarrollo.

   b.6. Su capacidad para evaluar, de forma fiable, el
   gasto atribuido al activo intangible durante su
   desarrollo.

3. Software desarrollado
4. Amortización De Los Activos
   Intangibles

c.1. Amortización.

Según la NIC- 38 en su párrafo
79 establece la vida útil de un activo intangible no puede
exceder de veinte años, contados desde el momento en que
el elemento está disponible para el uso al que va
destinado, lo cual se justifique técnicamente.

Para establecer la vida útil de un activo
intangible, es necesario considerar muchos factores tales
como:

1. El uso esperado del activo por parte de la empresa,
   así como si el elemento podría ser gestionado de
   forma eficiente por otro equipo distinto;
2. Los ciclos típicos de vida del producto,
   así como la información pública disponible
   sobre estimaciones de la vida útil, similares de activos
   que tenga una utilización parecida;
3. La incidencia de la obsolescencia técnica,
   tecnológica o de otro tipo;
4. La estabilidad de la industria en
   la que se va a operar el activo, así como los cambios en
   la demanda de
   mercado para
   los productos o servicios fabricados con el elemento en
   cuestión.

Asimismo, dada la experiencia actual de los cambios
rápidos en la tecnología, tanto los
programas
computarizados como la obsolescencia tecnológica, por lo
tanto su vida útil es corta.

Por lo que establecer la vida útil de un software
se debe de tomar en cuenta los cambios a que se hace referencia
en el párrafo anterior, ya que constantemente se
están desarrollando nuevos programas y/o mejorando los ya
existentes, actualizando las versiones de los que se encuentran
en el mercado, lo que vuelve obsoletos o deficientes a los
programas que se están utilizando. Por lo que se considera
que la vida útil de éstos se pueden estimar en
períodos muy cortos de tiempo, esto
debido a la incidencia ocasionada por la obsolescencia
técnica.

c.2. Método de
Amortización

El método de amortización utilizado debe
reflejar el patrón de consumo y de
utilización, por parte de la empresa, de los beneficios
económicos derivados del activo; si esto no puede ser
determinado de forma segura, debe adoptarse el método
lineal de amortización (línea recta). La cuota de
amortización calculada deber ser cargada como gasto del
período.

Es de señalar, que tanto el período como
el método de amortización utilizados deben ser
objeto de revisión como mínimo, al final de cada
período contable, con el objeto de efectuar las
modificaciones necesarias, en el período y en el
método de amortización, por los efectos que se
produzcan en las cuotas de amortización del período
en el que se detecten y en los posteriores, los cuales deben ser
tratados como
cambios en las estimaciones contables, según lo
establecido en la NIC 8.

Registro contable

1. Tratamiento por punto de referencia

2. Según la NIC 38, el reconocimiento por punto
   de referencia se refiere al registro del
   intangible a su costo menos la amortización acumulada
   y las pérdidas por deterioro del valor
   acumulado que le hayan podido afectar.

   Pda. No. x1

   IVA Crédito Fiscal
   $ xx

   Activos intangibles x

   Softwares

   Efectivo $ xxx

   V/ registro inicial por la
   adquisición

   De software

   Pda. No. X2

   Gastos de administración $ xx

   Amortización del software

   Gastos de venta xx

   Amortización del software

   Amortización acumulada $ xxx

   Software

   V/Registro del gasto por
   amortización

3. Tratamiento Alternativo Permitido

Este se aplica al activo después de haberlo
reconocido por su costo de adquisición o
producción, este tratamiento se hará tomando en
cuenta un mercado activo.

Tras el reconocimiento inicial los elementos de los
activos intangibles deben ser contabilizados por sus valores
revaluados, esto significa que deben ser llevados contablemente
menos la amortización acumulada y cualquier pérdida
acumulado por deterioro del valor de activo. Con posterioridad a
la revaluación.

En lo que respecta a los software el tratamiento
alternativo no tendría mayor aplicabilidad, ya que debido
a los avances
tecnológicos, la vida útil de estos es cada vez
más corta, pues son utilizados por cortos períodos
y luego van cayendo en obsolescencia y es necesario adquirir un
nuevo software o hacer ajustes bastante drásticos al
desarrollado para acoplarte a lo que se requiere en ese
momento.

Caso Practico

A continuación se plantean los registros de las
diferentes razones que se pueden generar en la
contabilización de un software:

1. Contabilización Como Gasto

2. Se da cuando el software es desarrollado por la
   empresa, según la NIC 38, párrafo 42 establece
   que los desembolsos de la fase de investigación deben
   reconocer como gastos del
   período en el que se incurran, debido a que en la fase
   de investigación la empresa no puede demostrar que
   exista activo intangible alguno que pueda generar beneficios
   en el futuro.

   El registro a efectuar por esta operación
   sería:

   Pda. No. x

   Gastos de investigación $ xxx

   Software

   Efectivo $ xxx

   V/Registro de gastos incurridos en la

   Investigación de mercado para el
   desa-

   rrollo del software para el departamento
   x.

    

3. Contabilizacion De La Adquisición De Un
   Software

Los registros contables a desarrollar por dicha
operación son los siguientes:

• Para efectuar la contabilización del Software
  al monto reconocido inicialmente.

Pda. No. x

IVA CREDITO
FISCAL $ xxx

ACTIVOS INTANGIBLES $ xxx

Software

BANCOS $
xxx

Bancos Cuentas
Corrientes

V/Registro de la adquisición del

Software XXX.

• Registro de la Amortización del Costo del
  Software

Pda. No. x

GASTOS $ xxx

Amortización

AMORTIZACIÓN ACUMULADA $ xxx

Software

V/Reconocimiento de la amortización

Mensual del Software XXX.

1. Contabilización De Un Software
   Desarollado

2. Se registran todos los desembolsos realizados
   durante el desarrollo, los cuáles forman parte del
   costo del Activo los cuáles serán capitalizados
   y se reconocerán hasta el momento en el cual
   esté concluido el proceso de
   desarrollo del software.

   Los registros contables a desarrollar por dichas
   operaciones
   son los siguientes:

   Pda. No. x

   CARGOS DIFERIDOS $ xxx

   Software desarrollado

   BANCOS $ xxx

   Bancos Cuentas Corrientes

   V/Costos incurridos durante el

   Desarrollo del Software XXX.

   Pda. No. X .2

   Activos Intangibles $ xxx

   Software desarrollado

   Cargos Diferidos $ xxx

   Software desarrollado

   V/ Para registrar el software al monto

   De desarrollo, como activo intangible.

   Pda. No. x – 3

   Gastos $ xxx

   Amortización del software

   Amortización acumulada $ xxx

   Software

   V/Reconocimiento de la
   amortización

   Mensual del software

3. Contabilización De Un Software
   Arrendado

d.1. Contabilización del Arrendamiento en los
Estados Financieros del Arrendatario.

Al inicio del arrendamiento
financiero, éste debe reconocerse, en el balance de
situación general del arrendatario, registrando un activo
y un pasivo del mismo importe, igual al valor razonable del bien
alquilado, o usará, será la tasa de
interés implícita en el arrendamiento, si se
puede determinar, de lo contrario será la tasa de interés
incremental, de los préstamos del arrendatario.

Ejemplo: Por medio de un contrato de
arrendamiento financiero se adquiere un lote de computadoras y
un software contable, para el procesamiento y generación
de información contable de la empresa, arrendataria "X",
el contrato estima cuotas de $ 250.00 a una tasa del 12 % por un
año.

VA = CUOTA ì (1 + i )n –
1ü

• i ( 1 + i )nþ

Donde:

A: Valor actual ?

i: Tasa de interés 12 % Î 0.95 % mensual

n: Período de pago 1 año

R: Renta ordinaria $ 250.00

Cálculo de la cuota

VA = 250.00 ì (1 + 0.0095 )12 –
1ü VA= $
2,822.68

î i ( 1 +
0.0095 )12 þ

Pda. No. x

Activos Adquiridos en Arrendamiento $
2,822.68

Arrendamiento financiero $ 2,822.68

Equipo de computo

Software contable

Obligaciones
por arrendamiento $ 2,822.68 Arrendamiento
financiero

Empresa "Y" $ 2,822.68

V/ del registro del contrato de arrendamiento

Financiero celebrado con la empresa

Arrendadora "Y".

Es importante mencionar que el valor registrado en la
cuenta "Obligaciones por arrendamiento" representa tanto la
obligación a largo plazo en la proporción
respectiva, este tipo de transacciones se deben contabilizar y
presentar de acuerdo con su significado financiero esencial, y no
solamente en consideración a su forma legal.

Cuotas De Arrendamiento

Cada una de estas cuotas constituyen respectivamente las
cargas financieras o intereses por la utilización del tipo
de financiamiento
que presenta el arrendamiento financiero, y la redacción de la deuda; esto implica que
cada una de las cuotas del arrendamiento han de ser divididas en
dos partes que representan respectivamente las cargas financieras
y la redacción de la deuda. El registro contable es el
siguiente:

Partida No. X

Obligaciones por arrendamiento $ 223.18

Arrendamiento financiero $ 223.18

Empresa "Y"

Efectivo $ 223.18

V/ del pago de una cuota de arrendamiento

Financiero en que se adquirió un lote
de

Computadoras y un software contable.

Partida No. X

Crédito Fiscal IVA $ 3.49

Gastos Financieros $ 26.82

Intereses $ 26.82

Efectivo $ 30.31

V/ de los intereses por arrendamiento

Financiero, inmersos en la cuota de

Arrendamiento pagada.

Depreciacion

Para el arrendatario fiscalmente la depreciación no es aceptada como un gasto
deducible que reduzca el impuesto sobre la
renta a pagar; en cambio el
gasto por el pago de cuotas a que da lugar el arrendamiento
financiero si puede ser deducible.

La política de
depreciación para activos arrendados debe ser coherente
con la seguida para el resto de activos depreciables que se
posean, y sino existe razonable certeza de que el arrendamiento
obtendrá la propiedad del
termino del plazo de arrendamiento, el activo debe depreciarse
totalmente en el menor período de vida útil o en el
plazo del arrendamiento, según cual sea menor.

En caso de que exista razonable certeza de que se
obtendrá al finalizar el plazo del arrendamiento, entonces
se debe depreciar en y durante la vida útil del
activo.

Partida No. X

Gastos de Administración $ 80.00

Gastos de Venta 120.00

Depreciación de activos en
arrendamiento

Depreciación acumulada $ 160.00

Activos en arrendamiento $ 160.00

Amortización acumulada 40.00

Activos en arrendamiento $ 40.00

V/ del registro del cargo de
depreciación

de las computadoras y el software

adquiridas en Arrendamiento financiero.

d.2. Contabilización del Arrendamiento en los
Estados Financieros del Arrendador.

Según la Norma Internacional de Contabilidad
(NIC – 17)

Concepto de arrendador:

• Se llama así a la persona natural
  o jurídica, quien conoce el uso o goce de una cosa
  ejecutada la obra o presta el servicio.

Párrafo No. 28

Los arrendadores deben reconocer los Activos que
mantienen en Arrendamiento Financiero dentro del balance de
situación general y presentarlos como una partida por
cobrar, por un importe igual al de la inversión neta en el
arrendamiento.

Caso practico

Registros iniciales

Partida No. 1

Deudores por arrendamiento $ 1,000.00

Financiero

Empresa "X"

Activos por arrendamiento $ 1,000.00

Financiero

V/registro de activos en arrendamiento.

Partida No. 2

Efectivo $ 253.49

Deudores por arrendamiento $ 223.18

Empresa "X" $ 223.18

Débito Fiscal 3.49

Productos Financieros $ 26.82

Arrendamiento Financiero

V/registro de la primera cuota

amortización de capital e
intereses.