Sistemas contables computarizados (página 2)

2. Costos de
modificación de los programas
informáticos existentes.

En ocasiones, las empresas pueden
necesitar incurrir en costos, de cuantía considerable,
para modificar los sistemas de
aplicaciones informáticos existentes, ejemplos claros de
ello son: lo que se le llamó "Costo de los
programas informáticos por el efecto 2000", y la adopción
de una nueva unidad de cuenta, como el euro.

La necesidad de realizar modificaciones importantes en
los programas informáticos puede dar lugar a que se
presenten incertidumbres. De acuerdo con el párrafo
8 de la NIC 1 (revisada
en 1997), se aconseja a las empresas informar, fuera del cuerpo
principal de los Estados
Financieros, acerca de los principales incertidumbres a las
que se enfrentan por esta causa (por ej. dando una descripción de las actividades y gastos, tanto
planeados para períodos futuros como ya realizados,
relacionados con las modificaciones significativas de los
programas informáticos).

Causas De Modificación

Cuando una empresa
decide modificar los programas informáticos, se derivan
por razones diferentes, entre las cuales pueden estar:

• Debido a la obsolescencia
• Debido la ineficacia e ineficiencia con que
  desarrollan las operaciones
• Ampliación de estructura
  organizacional
• Debido a disposiciones legales
• Debido a nuevos requerimientos de la
  empresa.

Tratamiento Contable De Las Modificaciones De Los
Programas Informáticos

El tratamiento contable que se pueda derivar de las
modificaciones de los programas, o es decir, las erogaciones
posteriores el costo inicial (esto se hace necesario para un
mejor desempeño del programa
informático). Estos desembolsos pueden ser considerados de
dos formas:

• Cuando se considera un gasto

Los desembolsos posteriores, en los que se incurra tras
la adquisición de un activo intangible o de su
terminación por parte de la empresa, deben
ser tratados como
cargos al Estado de
Resultados del período en el que se incurra en ellos,
salvo que:

1. Sea probable que tales desembolsos permitan a los
   programas informáticos producir beneficios
   económicos futuros, adicionales a los inicialmente
   previstos para el rendimiento normal del mismo, y
2. Dichos desembolsos puedan ser medidos y atribuidos al
   activo de forma fiable.

Los costos en los que se haya incurrido para recuperar o
mantener los beneficios económicos futuros, que la empresa
pudiera esperar del nivel originalmente evaluado de rendimiento
de los sistemas de programas informáticos, deben ser
reconocidos como gasto del período cuando, y sólo
cuando, los trabajos de recuperación o mantenimiento
se hayan llevado a cabo (por ej. para permitirlos funcionar como
inicialmente se esperaba que lo hicieran, tras el cambio de
milenio o la introducción del euro).

• Cuando se considera como costo

Al modificar un programa informático y poderlo
considerar como un costo capitalizable, es necesario que cumpla
con las dos características siguientes:

1. Sea probable que tales desembolsos permitan al activo
   generar beneficios económicos en el futuro, adicionales
   a los inicialmente previstos para el rendimiento normal del
   mismo, y además que
2. Tales desembolsos puedan ser medidos y atribuidos al
   activo de forma fiable.

Cuando se cumplen estas dos condiciones, el desembolso
posterior a la compra debe ser añadido como mayor costo al
valor en
libros del
activo intangible.

Revaluación

Otra forma de modificar el valor en libros de un activo
intangible y sin tener que hacer salidas de efectivo es a
través de la Revaluación; la NIC 38 en el
párrafo 64 dice que el importe de la revaluación se
fijará por referencia a un mercado activo.
Aunque en la realidad es poco probable que exista un mercado
activo para este tipo de activos como lo
son los intangibles.

La revaluación no deberá ser selectiva, es
decir, que si un activo ha sido revaluado todos los demás
de su clase deberán ser revaluados, a menos que no exista
un mercado activo para dichos elementos.

Es de recordar que una revaluación no
precisamente implica un aumento en el valor del activo, ya que
éste también puede disminuir.

1. Si se incrementa el valor en libros

2. El incremento debe ser llevado a una cuenta de
   superávit por revaluación dentro del patrimonio
   neto. No obstante el incremento debe ser reconocido como
   ingreso del período en la medida que se exprese la
   reversión de un decremento de valor del mismo activo,
   que anteriormente se reconoció como una
   pérdida.

3. Si se reduce el valor en libros

La disminución deberá ser reconocida como
una pérdida del período. No obstante el decremento
debe ser cargado directamente contra cualquier superávit
de revaluación registrado previamente en relación
con el mismo activo, siempre y cuando tal decremento no exceda al
saldo de la cuenta de superávit por
revaluación.

El Superávit por revaluación se
considerará realizado cuando se produzca el retiro o se
venda el activo, entonces éste podrá ser
transferido a las ganancias retenidas, dicha transferencia no se
realizará a través del Estado de
Resultados.

Cuando un activo intangible ha sido revaluado, la
amortización acumulada podrá
tratarse de 2 formas:

1. Ajustándola proporcionalmente en función
   del cambio experimentado por el valor en libros bruto antes de
   amortizaciones del activo, de forma que el valor en libros
   final para el activo intangible, tras la revaluación,
   sea igual al importe revaluado que se quiere
   conseguir.
2. Eliminándola por compensación con el
   valor en libros bruto del activo, de forma que sea el saldo
   neto resultante el que se revalúa hasta el importe
   correspondiente.

Existen 2 alternativas que se pueden utilizar para
contabilizar una valuación de un intangible después
de su reconocimiento inicial:

• Tratamiento por punto de referencia

Tras el reconocimiento inicial, los elementos del activo
intangible deben ser contabilizados por su costo menos la
amortización acumulada y las pérdidas por deterioro
del valor acumuladas, que les hayan podido afectar.

• Tratamiento alternativo

Tras el reconocimiento inicial, los elementos de los
activos intangibles deben ser contabilizados por sus valores
revaluados, es decir, deben ser llevados contablemente por su
valor razonable en la fecha de la revaluación, menos la
amortización acumulada y cualquier pérdida por
deterioro del valor del activo con posterioridad a la
revelación.

Presentación En El Estado De
Situación Financiera

Los activos intangibles aparecen en el Estado de
Situación Financiera como el último grupo de los
activos y su presentación es de la siguiente
forma:

LA PIRAMIDE S.A. de C.V.

Estado de Situación Financiera

Al 31 de Diciembre de 200x

Activos Intangibles $ xxxx

Programas Informáticos $ xxx

Patentes x

Derechos de Autor xx

Crédito Mercantil xxx

Total Activo $ xxxxxx

Caso Practico

La empresa La Pirámide S.A. de C.V. adquiere un
programa para el área financiera, compuesta por los
siguientes módulos:

1. Contabilidad Financiera
2. Control de Bancos
3. Cuentas por Pagar
4. Activos

Dicho programa está desarrollado con las herramientas
gráficas de Oracle,
Developer 2000 1.3.5. y opera con la base de datos
Oracle Server Workgroup 2000.

El costo del programa es de $5,500.00 y el precio de la
licencia Oracle es de $ 280.00 por usuario. Para la
implementación del programa la empresa dispone de dos
usuarios. (Los precios no
incluyen IVA).

Caso I

Cuando el costo se capitaliza

1. Cuando la modificación realizada al Programa
   de Informática se contabiliza en la misma
   cuenta del registro
   inicial.

Datos para el cálculo de
la Amortización

$6,060.00 /5 = $ 1,212.00

EL 1 – 05 – 2002 la empresa adquiere los
programas para el área comercial y para el área de
recursos
humanos, los cuáles junto al programa financiero
conforman el sistema integrado
de la empresa.

El programa para el área comercial tiene un
precio de $ 3,500.00 y está firmado por los siguientes
módulos:

1. Inventarios
2. Facturación y ventas
3. Cuentas por Cobrar

El programa para el área de Recursos Humanos
se compone del módulo para la elaboración de
planillas a un precio de $750.00, además se requiere una
licencia par aun nuevo usuario por un valor de $280.00

DATOS

Costo inicial $ 6,060.00

Menos

Amortización Acumulada 1,616.00

Valor en libros $ 4,444.00

Más

Modificación 4,530.00

Nuevo Costo del Sistema de inf. $ 8,974.00

Calculo De Amortización

$ 8,974.00/5 = $ 1,794.00/12 meses = $ 149.57 x 8 = $
1,196.56

NOTA: Con la modificación anterior se estima que
la vida útil del programa se incremente en 2 años
más.

Al hacer la contabilización de esta forma se
requiere que se haga una revelación suficiente en los
Estados Financieros para reflejar el costo histórico del
activo y del porque ha sido modificado el valor en
libros.

1. Cuando la modificación realizada al Programa
   de Información se contabiliza en una cuenta
   diferente a la del registro inicial.

Ejemplo No. 2 ( tomando en consideración el
párrafo 7 de la SIC – 6)

• El día 01 de Mayo de 2003 la empresa La
  Pirámide S.A. De C.V., firma un contrato con
  COMPUSOFT para la elaboración de un programa para el
  área de comercialización y otro para el
  área de Recursos Humanos, los cuáles incluyen los
  siguientes módulos:

1. Inventarios
2. Facturación y Ventas
3. Cuentas por Cobrar
4. Elaboración de Planillas

El precio por ambos programas es de $3,755.00 más
IVA dentro del contrato se acordó lo siguiente:

• Tiempo de instalación: 2 meses
• Final del primer mes: Primer avance
• Final del segundo mes: Instalación
  completa
• Forma de pago: A la hora de firmar el contrato un
  anticipo del 20%, el resto se pagará a la
  finalización del trabajo.

Caso II

Cuando la modificación realizada a los Programas
de Información se considera como un gasto.

El día 1 de Mayo de 2002 se le adiciona al
módulo de planillas un recurso por medio del cual se pueda
transferir información referente a las retenciones de
Impuesto sobre la
Renta de acuerdo al formulario electrónico F –
910 a un precio de $ 137.15 más IVA.

Caso I

1. Reexpresado proporcionalmente al cambio en el valor
   en libros bruto del activo.

Intangibles

Programas informaticos

Costo de Programa
Informático $6,060.00

(-) Amortización Acumulada
1,616.00

valor en libros $4,444.00

(-) Revaluación $5,500.00

Revaluación Real $1,056.00

Prorrateo de Amortización:

Costo : $ 6,060.00 x 0.22709 = $ 1,376.19

Revalúo : $1,056.00 x 0.22709 = $
239.81

$ 1,616.00

Resultado:

Programas Informáticos $ 6,060.00

(-) Amortización
1,376.19 $4,683.81

Revaluación de Programas Informáticos $
1,056.00

(-) Amortización 239.81 $
816.19

$5,500.0

2. Registro de Revalúo

RESULTADOS

MAYORIZACIÓN

Programas Informáticos $ 7,355.81

(-) Amortización 1,855.81

Valor en libros $ 5,500.00

Compensado con el valor en libros, bruto del activo, de
manera que el valor neto resultante se exprese hasta alcanzar el
importe revaluado.

Su registro:

*Anular amortización contra el costo del
bien

3. Deterioro de los
software

Definiciones

1. Importe recuperable de un activo: es el mayor entre
   su precio de venta neto y
   su valor de uso
2. Importe depreciable de un activo: es su costo
   histórico, o el importe que lo sustituya en los estados
   financieros, una vez deducido su valor residual.
3. Pérdida por deterioro: es la cantidad en que
   excede al valor en libros de un activo, a su importe
   recuperable.

La NIC 36 exige reconocer una pérdida por
deterioro siempre que el valor en libros del activo en
cuestión sea mayor que su importe recuperable. Esta
pérdida debe tratarse como un cargo en el estado de
resultados si los activos en cuestión se contabilizan por
su precio de adquisición o costo de producción, y como una disminución
de las cuentas
superávit por revaluación si el activo se
contabiliza por su revaluación.

La empresa debe evaluar, en cada fecha de cierre del
balance, si existe algún indicio de deterioro del valor de
sus activos. Si se detectase algún indicio, la empresa
deberá estimar el valor recuperable del activo en
cuestión.

El concepto de
importancia relativa tiene aplicación al determinar
sí es necesario estimar el importe recuperable de un
activo.

La mejor evidencia del precio de venta neto la
constituye la existencia de un precio, dentro de un compromiso
formal de venta, en una transacción libre, ajustado por
los costos incrementales que pudieren ser directamente
atribuibles a la desapropiación del activo.

Reconocimiento y medicion de la perdida por
deterioro.
El valor en libros de un activo debe ser reducido hasta que
alcance su importe recuperable sí, y sólo
sí, éste importe recuperable es menor que el valor
en libros. Tal reducción se designa como pérdida
por deterioro.

La pérdida por deterioro debe ser reconocida
inmediatamente como un gasto en el estado de resultados, a menos
que el activo en cuestión se contabilice por su valor
revaluado. Las pérdidas por deterioro, en los activos
revaluados, deben tratarse como una disminución de la
revaluación practicada.

Si existiera algún indicio de que un activo puede
haber deteriorado su valor, el importe recuperable del mismo se
deberá estimar para el activo individualmente considerado.
Si no fuera posible estimar el importe recuperable del activo
individual, la empresa debe proceder a determinar el importe
recuperable de la unidad generadora de efectivo a la que tal
elemento pertenece.

Las unidades generadoras de efectivo deben estar
identificadas en todos los períodos de forma
homogénea, y formadas por el mismo activo o tipos de
activos salvo que se justifique un cambio.

El valor recuperable de una unidad generadora de
efectivo, es el valor mayor entre el precio de venta neto de la
unidad y su valor de uso.

Reversion de las perdidas de valor por deterioro.
Una empresa debe evaluar, en cada fecha del balance si existe
algún indicio de que la pérdida por deterioro
reconocida para los activos en años anteriores ya no
existe o ha disminuido.
Debe proceder a la reversión de la pérdida por
deterioro reconocida para el activo en períodos anteriores
sí, y sólo sí, se ha producido un cambio en
las estimaciones utilizadas, para determinar el importe
recuperable del mismo, desde que se reconoció por
última vez la susodicha pérdida. Sí este
fuera el caso, el valor en libros del activo debe ser aumentado
hasta que alcance su importe recuperable.

El nuevo valor en libros de un activo, tras la
reversión de una pérdida por deterioro, no debe
exceder al valor en libros que podría haberse obtenido
(neto de amortización) de no haberse reconocido la
pérdida por deterioro para el mismo en períodos
anteriores.

La reversión de una pérdida por deterioro
en un activo debe ser reconocida como un ingreso inmediatamente
en el estado de resultados, a menos que dicho activo se
contabilice por su valor revaluado. Cualquier reversión de
la pérdida por deterioro en un activo previamente
revaluado, debe tratarse como un aumento de
revaluación.

Autor:

Marta Lilian Linares Rivera