Propuesta para mejorar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones establecidas (página 2)
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.
Los principales objetivos que
constituyen a la auditoría son el control de las
funciones de
la empresa, el
análisis de la eficiencia de los
Sistemas que la
conforman, la verificación del cumplimiento de la
Normativa general de la empresa en este
ámbito y la revisión de la eficaz gestión
de los recursos materiales y
humanos que la conforman. En este sentido el auditor debe velar
por la correcta utilización de los amplios recursos que la
empresa pone en juego para
disponer de un eficiente y eficaz Sistema de
trabajo.
Es necesario señalar algunos trabajos de
investigación relacionados con el control que hacen las
empresas para
verificar la eficiencia y efectividad de sus operaciones, en
términos de procesos
auditables.
Partiendo de esta premisa, el trabajo
realizado por Barroeta C., Yleana C. (1998) titulado "La
auditoría como apoyo Técnico y Financiero requerido
por las Microempresas
Valeranas.
Esta investigación tuvo como propósito
fundamental determinar las características específicas de la
auditoría como apoyo técnico y financiero requerido
por las Microempresas Valeranas. El tipo de investigación
que se llevó a cabo fue el de una investigación
tipo descriptiva, con un diseño
de campo, donde se empleo un
cuestionario y
una entrevista
estructurada como instrumento de recolección
de datos, para tal fin se estudiaron cincuenta y siete (57)
microempresarios seleccionados de una población de ciento treinta y tres (133),
utilizando para ello el tipo de muestreo de tipo
aleatorio simple; así como también; cinco (5)
organismos, tres gubernamentales y dos no gubernamentales que
brindan apoyo técnico y financiero a los microempresarios
valeranos.
Los resultados obtenidos reflejan que las microempresas
del Municipio Valera presentan en su situación financiera
lo siguiente: más de la mitad poseen un grado de
consolidación medio y sus principales necesidades son de
maquinaria y equipo respectivamente. Se identificaron los
organismos gubernamentales y no gubernamentales que presentan
mayor participación en programas
destinados a prestar este tipo de apoyo; los cuales van dirigidos
en un 80% a microempresas productivas y de servicios y el
20% sólo a microempresas de producción. Sin embargo en la
mayoría de ellos no se evidenció un sistema de
control
interno o externo que pudiese verificar los principios
administrativos y contables que llevan a cabo las microempresas
Valeranas.
Otro trabajo, que es importante destacar, es el que
desarrollaron Nava C. Sandra María y Ojeda P. Freddy
Antonio (1998) denominado: Propuesta de Modernización
de los Sistemas
Administrativos de Auditoría en la Gobernación
del Estado
Trujillo.
El propósito de este trabajo especial de grado,
fue hacer un diagnóstico sobre la modernización
de los procesos
administrativos de auditoría en la Gobernación
del Estado Trujillo, específicamente en el departamento de
administración.
La población estuvo conformada por 35 empleados y
5 jefes de división. La investigación se
basó en el análisis de las encuestas que
se aplicaron a los jefes de división y a los empleados del
departamento y de la observación realizada por los
investigadores. El tipo de investigación fue
descriptiva.
La Gobernación del Estado Trujillo, especialmente
en el departamento considerado, se presentan una serie de
problemas
administrativos. A través del estudio pudo conocerse su
situación actual, y además determinar si se cumple
con el proceso
administrativo, (planificación, organización, dirección y control).
A través de las encuestas y de la
observación realizada pudo detectarse que existen fallas
en todas las etapas del proceso
considerado como muestra de
estudio, lo que afecta considerablemente los controles internos
de la institución pública.
Por su parte Luisa Falco y Mariela Fernández.
(1997), realizaron un trabajo titulado: "Diagnóstico
del Control de Inventario en los
Repuestos para Maquinaria Pesada, como apoyo a los procesos de
auditoría de la empresa Sílice Boquerón
C.A."
El propósito fundamental de la presente
investigación fue diagnosticar la situación actual
de la empresa SILBOCA, sobre el control interno de inventario,
con relación a los niveles máximos y mínimos
establecidos en los repuestos para maquinaria pesada. Se
realizó una investigación de tipo descriptiva, para
lo cual no se formuló hipótesis. La población estuvo
conformada por un total de catorce (14) sujetos de la cual no se
hizo necesario tomar muestra.
Para la recolección de la información se aplicaron tres cuestionarios
estructurados en preguntas abiertas y cerradas, dirigidos al
Departamento de Compras, al
Departamento de Almacén y
la Sección de la Maquinaria Pesada de SILBOCA. Los
datos
obtenidos fueron procesados a través de la técnica
estadística
descriptiva, en su modalidad porcentual, la cual
permitió detectar los efectos de las variables, los
resultados obtenidos condujeron al logro de los objetivos
propuestos, demostrando que es más eficiente dejar a un
lado el empirismo con
el cual la empresa maneja y controla sus inventarios,
deduciendo la necesidad de formular un modelo
matemático que maximice la eficiencia con la cual opera.
En concordancia con lo anterior, se recomendó finalmente,
el Modelo de Lote Económico de Compras (EOQ) para la
empresa SÍLICE BOQUERÓN C.A. (SILBOCA).
Dentro de este orden de ideas, Marín
Narváez, Nereida del Valle. (1996) realizó un
trabajo titulado "Incidencia del control interno y de cambio en las
pequeñas y medianas Industrias del
Municipio Valera del estado Trujillo.
Esta investigación estuvo orientada a la
determinación de la incidencia que ha tenido el control
interno y de cambio en la capacidad productiva de la
pequeña y mediana Industria del
Municipio Valera del estado Trujillo. Para cumplir con este
propósito se realizó un estudio de tipo
descriptivo, en el cual se utilizó como técnica de
recolección de datos una entrevista construida
especialmente para esta investigación, que se
aplicó en 7 empresas de la Ciudad de Valera.
Los resultados obtenidos permitieron evidenciar que las
fallas evidenciadas en el control interno han venido afectando la
adquisición de materia prima
importada y nacional, de la cual depende el proceso productivo de
las pequeñas y medianas industrias, estudiadas, generando
un incremento en los costos de
producción, afectando el crecimiento
económico de estas empresas quienes han mantenido pero
no incrementado sus niveles de producción.
Así mismo, dentro del tema objeto de
estudio, se presenta otra investigación de
Núñez A. Katiuska del V y Pavón R. Egisto J.
(1996) realizaron un trabajo titulado: "Diseño de
aplicación de un Sistema de Control interno de inventario
en la Comercial Valera, S.A." El control interno de los
inventarios ciertamente requiere de mucha atención, especialmente cuando la empresa
está en una etapa de crecimiento o cuando sus costos
están aumentando, este requiere además de un buen
juicio, criterio o experiencia de quienes toman decisiones con
respecto de cuando y cuanto comprar para mantener un nivel
balanceado de inventarios, con la mínima inversión y al menor costo posible.
Esto constituyó una herramienta muy útil para
manejar políticas
de control que ayudaron a correlacionar la fluctuación de
la demanda y el
establecimiento de inventarios.
El estudio de las ventas de la
empresa tomando como punto de partida el año 1993 hasta
los cuatro primeros meses del año 1995, permitió
conocer la realidad de la misma, y a su vez, sirvió de
base para proponer el modelo del lote económico de pedido,
puesto que este permite determinar el tamaño óptimo
de los pedidos así como la frecuencia con que deben
hacerse los mismos.
Por ser una de las actividades más complejas
dentro de la
organización; su planeación
y ejecución implican la participación activa de
varios departamentos de la empresa; como ventas; finanzas,
compras y contabilidad.
Su resultado final tiene gran trascendencia en la posición
financiera y competitiva, puesto que afecta directamente el
servicio que
se le da a los clientes, a las
utilidades y a la liquidez del capital de
trabajo.
El modelo propuesto debe cumplir con los siguientes
aspectos para lograr los objetivos planteados:
- Que sea posible determinar la demanda
anual - Cuando una orden o pedido llega, lo hace en forma
completa o instantánea. - Qué sea posible determinar los costos de orden
y de mantenimiento.
La buena aplicación del modelo
procurará:
- Tener el mínimo de inversión en
inventarios. - Mantener el nivel de los inventarios de acuerdo con
la demanda de los clientes. - Descubrir a tiempo los
artículos que no tenían movimiento o
son ya obsoletos en el mercado.
Una vez definido el modelo y cumplido éste, con
los requisitos para alcanzar los objetivos, es necesario, antes
de poner en marcha el mismo, reestructurar la organización
de la empresa, definiendo claramente los niveles de autoridad y
funciones, así como los responsables de la buena marcha
del mismo. Esta propuesta va a permitir desarrollar procesos de
auditoría de manera más efectiva y
confiable.
Las investigaciones
citadas anteriormente son de gran importancia para el presente
trabajo de investigación, por cuanto resaltan la
importancia que tiene para la empresa el seguimiento y control de
sus procesos operativos, sea esta de forma interna o
externa.
El desarrollo e
implementación de procesos de auditoría permiten
detectar las fallas en las diferentes funciones del proceso
administrativo, lo cual incide en el logro de los objetivos
organizacionales ya que, aún cuando se expresa la misión de
la institución no se conocen o no se cumplen los objetivos
y metas de la misma.
Esto afecta la supervisión y los procesos de toma de
decisiones gerenciales, ya que no se tiene información
cierta de los procesos productivos y rentables de la
empresa.
Por otra parte existe la necesidad de comprender los
diferentes procesos y funciones de la empresa a fin de que se
produzca eficientemente como una preocupación permanente
de toda administración.
Por otra parte es importante señalar, algunas
Empresas que realizan auditorías externas:
La empresa Arthur Andersen: Cuenta con 420 oficinas en
todo el mundo, casi 40.000 profesionales, y factura
alrededor de 2,8 billones de dólares anuales. Invierte 250
millones de dólares por año en educación y capacitación a medida de sus empleados.
Menos del uno por ciento del presupuesto para
entrenamiento
se gasta fuera de la organización, aunque la cuota de
educación que cada profesional recibe es
prácticamente equivalente a un "master" norteamericano. Se
dictan los cursos de la
compañía en el multimillonario Centro para la
Capacitación Profesional que Arthur Andersen posee cerca
de Chicago, con capacidad para 1.700 estudiantes con cama y
comida. En la Argentina, como
en muchos otros mercados
complejos, Arthur Andersen combina el tradicional papel de
auditor con un rol más creativo como consejero, en el cual
la firma ayuda a sus clientes a mejorar sus operaciones a
través de la generación de ideas nuevas y mejoras
en sistemas y prácticas comerciales. Este punto de vista
en materia
auditora permite que las dos unidades de la firma puedan, en
muchos casos, trabajar juntas en la elaboración de
proyectos
especiales para empresas/clientes.
Otra empresa importante en este campo es Price
Waterhouse: que de llegar a fusionarse con la empresa consultora
Coopers & Lybrand, tendrían una fuerza de
trabajo de 135.000 personas, 8.500 socios y una
facturación anual superior a los 13.000 millones de
dólares. Además, el gigante Andersen pasaría
a ocupar el segundo lugar en el ranking de los Seis Grandes
Internacionales. ()
Finalmente se puede expresar que hoy en día, el
90 por ciento de las empresas tienen toda su información
estructurada en Sistemas Informáticos, de aquí, la
vital importancia que los sistemas de
información funcione correctamente. El éxito
de una empresa
depende de la eficiencia de sus sistemas de información.
En cuanto al trabajo de la auditoría en sí, se
puede remarcar que se precisa de gran conocimiento,
seriedad, capacidad, minuciosidad y responsabilidad; la auditoría de
Sistemas debe hacerse por gente altamente capacitada, una
auditoría mal hecha puede acarrear consecuencias
drásticas para la empresa auditada, principalmente
económicas.
BASES TEÓRICAS.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA.
A finales del siglo XX, y principios del XXI, los
sistemas administrativos y contables se han constituido en las
herramientas
más poderosas para materializar uno de los conceptos
más vitales y necesarios para cualquier
organización empresarial, como son los sistemas de
Información de la empresa, que representan el elemento
fundamental para iniciar un proceso de auditoría en la
empresa.
La palabra auditoría proviene del latín
auditorius, y de esta proviene la palabra auditor, que se refiere
a todo aquel que tiene la virtud de oír.
Por otra parte, el diccionario
Español
Sopena (1987: 78) lo define como: Revisor de Cuentas
colegiado. En un principio esta definición carece de la
explicación del objetivo
fundamental que persigue todo auditor: evaluar la eficiencia y
eficacia.
Si se consulta el Boletín de Normas de
auditoría del Instituto mexicano de contadores (1990: 134)
señala que "La auditoría no es una actividad
meramente mecánica que implique la aplicación
de ciertos procedimientos
cuyos resultados, una vez llevado a cabo son de carácter
indudable."
De todo lo anterior se puede deducir que la
auditoría es un examen crítico pero no
mecánico, que no implica la preexistencia de fallas en la
entidad auditada y que persigue el fin de evaluar y mejorar la
eficacia y eficiencia de una sección o de un
organismo.
Por otra parte, el término de Auditoría se
ha empleado incorrectamente con frecuencia ya que se ha
considerado como una evaluación
cuyo único fin es detectar errores y señalar
fallas. A causa de esto, se ha tomado la frase "Tiene
Auditoría" como sinónimo de que, en dicha entidad,
antes de realizarse la auditoría, ya se habían
detectado fallas. El concepto de
auditoría es mucho más que esto. Es un examen
crítico que se realiza con el fin de evaluar la eficacia y
eficiencia de una sección, un organismo, una entidad,
entre otros.
Los principales objetivos que constituyen a la
auditoría son el control de la función
administrativa, el análisis de la eficiencia de los
Sistemas que conforman la empresa, la verificación del
cumplimiento de la Normativa general en este ámbito y la
revisión de la eficaz gestión de los recursos
materiales y humanos. El auditor a de velar por la correcta
utilización de los amplios recursos que la empresa pone en
juego para disponer de un eficiente y eficaz Sistema de
Información.
La Auditoría: nace como control de algunas
instituciones
estatales y privadas. Su función inicial es estrictamente
económico-financiero, y los casos inmediatos se encuentran
en las peritaciones judiciales y las contrataciones de contables
expertos.
La función auditora debe ser absolutamente
independiente; no tiene carácter ejecutivo, ni son
vinculantes sus conclusiones. Queda a cargo de la empresa tomar
las decisiones pertinentes. La auditoría contiene
elementos de análisis, de verificación y de
exposición de debilidades y disfunciones.
Aunque pueden aparecer sugerencias y planes de acción para
eliminar las disfunciones y debilidades antedichas; estas
sugerencias plasmadas en el Informe final
reciben el nombre de Recomendaciones.
AUDITORÍA INTERNA Y AUDITORÍA
EXTERNA:
La auditoría
interna es la realizada con recursos materiales y personas
que pertenecen a la empresa auditada. Los empleados que realizan
esta tarea son remunerados económicamente. La
auditoría interna existe por expresa decisión de la
Empresa, o sea, que puede optar por su disolución en
cualquier momento. Por otro lado, la auditoría externa es
realizada por personas afines a la empresa auditada; es siempre
remunerada. Se presupone una mayor objetividad que en la
Auditoría Interna, debido al mayor distanciamiento entre
auditores y auditados.
Una Empresa o Institución que posee
auditoría interna puede y debe en ocasiones contratar
servicios de auditoría externa. Las razones para hacerlo
suelen ser:
- Necesidad de auditar una materia de gran
especialización, para la cual los servicios propios no
están suficientemente capacitados. - Contrastar algún Informe interno con el que
resulte del externo, en aquellos supuestos de emisión
interna de graves recomendaciones que chocan con la
opinión generalizada de la propia empresa. - Servir como mecanismo protector de posibles
auditorías informáticas externas decretadas por
la misma empresa.
Aunque la auditoría interna sea independiente del
Departamento de Sistemas, sigue siendo la misma empresa, por lo
tanto, es necesario que se le realicen auditorías externas
como para tener una visión desde afuera de la
empresa.
Síntomas de Necesidad de una
Auditoría Las empresas acuden a las auditorías
externas cuando existen síntomas bien perceptibles de
debilidad. Estos síntomas pueden agruparse en
clases:
- Síntomas de descoordinación y
desorganización:
No coinciden los objetivos de la Informática de la Compañía y
de la propia Compañía.
Los estándares de productividad se
desvían sensiblemente de los promedios conseguidos
habitualmente. [Puede ocurrir con algún cambio masivo de
personal, o en
una reestructuración fallida de alguna área o en la
modificación de alguna Norma importante]
- Síntomas de mala imagen e
insatisfacción de los usuarios:
No se atienden las peticiones de cambios de los
usuarios.
No se reparan las averías de Hardware ni se resuelven
incidencias en plazos razonables. El usuario percibe que
está abandonado y desatendido permanentemente.
No se cumplen en todos los casos los plazos de entrega
de resultados periódicos. Pequeñas desviaciones
pueden causar importantes desajustes en la actividad del usuario,
en especial en los resultados de Aplicaciones críticas y
sensibles.
- Síntomas de debilidades
económico-financiero:
Incremento desmesurado de costes.
Necesidad de justificación de Inversiones
(la empresa no está absolutamente convencida de tal
necesidad y decide contrastar opiniones).
Desviaciones Presupuestarias significativas.
Costos y plazos de nuevos proyectos (deben auditarse
simultáneamente a Desarrollo de Proyectos y al
órgano que realizó la petición).
- Síntomas de Inseguridad:
Evaluación de nivel de riesgos.
Seguridad Lógica.
Seguridad Física.
Confidencialidad [Los datos son propiedad
inicialmente de la organización que los genera. Los datos
de personal son especialmente confidenciales]
Continuidad del Servicio. Es un concepto aún
más importante que la Seguridad.
Establece las estrategias de
continuidad entre fallos mediante Planes de Contingencia Totales
y Locales.
Centro de Proceso de Datos fuera de control. Si tal
situación llegara a percibirse, sería
prácticamente inútil la auditoría. Esa es la
razón por la cual, en este caso, el síntoma debe
ser sustituido por el mínimo indicio.
ELABORACIÓN DEL PLAN Y DE LOS
PROGRAMAS DE TRABAJO
Una vez asignados los recursos, el responsable de la
auditoría y sus colaboradores establecen un plan de
trabajo. Decidido éste, se procede a la programación del mismo.
El plan se elabora teniendo en cuenta, entre otros
criterios, los siguientes:
- Si la Revisión debe realizarse por
áreas generales o áreas específicas. En el
primer caso, la elaboración es más compleja y
costosa. - Si la auditoría es global, de toda la
Información , o parcial. El volumen
determina no solamente el número de auditores
necesarios, sino las especialidades necesarias del
personal.
- En el plan no se consideran calendarios, porque se
manejan recursos genéricos y no
específicos. - En el Plan se establecen los recursos y esfuerzos
globales que van a ser necesarios. - En el Plan se establecen las prioridades de
materias auditables, de acuerdo siempre con las prioridades
del cliente. - El Plan establece disponibilidad futura de los
recursos durante la revisión. - El Plan estructura
las tareas a realizar por cada integrante del grupo. - En el Plan se expresan todas las ayudas que el
auditor ha de recibir del auditado.
Una vez elaborado el Plan, se procede a la
Programación de actividades. Esta ha de ser lo
suficientemente como para permitir modificaciones a lo largo del
proyecto.
Informe Final: La función de la
auditoría se materializa exclusivamente por escrito. Por
lo tanto, la elaboración final es el exponente de su
calidad.
Resulta evidente la necesidad de redactar borradores e informes
parciales previos al informe final, los que son elementos de
contraste entre opinión entre auditor y auditado y que
pueden descubrir fallos de apreciación en el
auditor.
Estructura del informe final: El informe comienza
con la fecha de comienzo de la auditoría y la fecha de
redacción del mismo. Se incluyen los
nombres del equipo auditor y los nombres de todas las personas
entrevistadas, con indicación de la jefatura,
responsabilidad y puesto de trabajo que ostente.
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA
AUDITORÍA.
Enumeración de temas considerados: Antes de
tratarlos con profundidad, se enumerarán lo más
exhaustivamente posible todos los temas objeto de la
auditoría.
Cuerpo expositivo: Para cada tema, se
seguirá el siguiente orden a saber:
Situación actual. Cuando se trate de una
revisión periódica, en la que se analiza no
solamente una situación sino además su evolución en el tiempo, se expondrá
la situación prevista y la situación
real.
- Tendencias. Se tratarán de hallar
parámetros que permitan establecer tendencias
futuras. - Puntos débiles y amenazas.
- Recomendaciones y planes de acción.
Constituyen junto con la exposición de puntos
débiles, el verdadero objetivo de la
auditoríaMODELO CONCEPTUAL DE LA EXPOSICIÓN DEL
INFORME FINAL:El informe debe incluir solamente hechos
importantes. La inclusión de hechos poco relevantes
o accesorios desvía la atención del
lector.El Informe debe consolidar los hechos que se
describen en el mismo. El término de "hechos
consolidados" adquiere un especial significado de
verificación objetiva y de estar documentalmente
probados y soportados. La consolidación de los
hechos debe satisfacer, al menos los siguientes
criterios: - Redacción posterior de la Carta de
Introducción o
Presentación. - El hecho debe poder ser
sometido a cambios. - Las ventajas del cambio deben superar los
inconvenientes derivados de mantener la
situación. - No deben existir alternativas viables que superen
al cambio propuesto. - La recomendación del auditor sobre el hecho
debe mantener o mejorar las normas y estándares
existentes en la instalación.
La aparición de un hecho en un informe de
auditoría implica necesariamente la existencia de una
debilidad que ha de ser corregida.
FLUJO DEL HECHO O DEBILIDAD:
Hecho encontrado.
Ha de ser relevante para el auditor y pera el
cliente.
Ha de ser exacto, y además
convincente.
No deben existir hechos repetidos.
Consecuencias del hecho
Las consecuencias deben redactarse de modo que sean
directamente deducibles del hecho.
Repercusión del hecho
Se redactará las influencias directas que el
hecho pueda tener sobre otros aspectos informáticos u
otros ámbitos de la empresa.
Conclusión del hecho
No deben redactarse conclusiones más que en los
casos en que la exposición haya sido muy extensa o
compleja.
Recomendación del auditor
Deberá entenderse por sí sola, por simple
lectura.
Deberá estar suficientemente soportada en el
propio texto.
Deberá ser concreta y exacta en el tiempo, para
que pueda ser verificada su implementación.
La recomendación se redactará dé
forma que vaya dirigida expresamente a la persona o
personas que puedan implementarla.
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Según el COMITÉ OF SPONSORING
ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMISIÓN (COSO),
(2000: 23) el control Interno se define así:
"Control Interno es un proceso, ejecutado por el
consejo de directores, la
administración y otro personal de una entidad,
diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras
a la consecución de objetivos en las siguientes
categorías:
- Efectividad y eficiencia de las
operaciones. - Confiabilidad en la información
financiera. - Cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.
Según la federación de Colegios de
Contadores Públicos de Venezuela, se
define al control Interno de la siguiente manera:
"El control Interno comprende el plan de
organización, todos los métodos
coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para
proteger sus activos,
verificar la exactitud y Confiabilidad de sus datos contables,
promover la eficiencia en las operaciones y estimular la
adhesión a las prácticas ordenadas por la
gerencia"(2000: 54).
Señala además, que establecer y mantener
un sistema de control interno (SCI) es una responsabilidad
importante de la gerencia. El sistema de control interno debe
quedar bajo la continua supervisión de la gerencia para
determinar que está funcionando tal como se definió
y que es modificado apropiadamente en razón de cambios en
las condiciones.
CLASIFICACIÓN DEL CONTROL
INTERNO
- Administrativos. Son procedimientos y
actividades que se relacionan fundamentalmente con las
operaciones de una empresa y con las directivas,
políticas e informes administrativos. - Contables. Comprende el plan de
organización y los procedimientos y registros que
se relacionan con la protección de los activos y la
confiabilidad de registros financieros, y por consiguiente se
diseñan para prestar seguridad razonable de
que:
- Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la
autorización general o específica de la
administración. - Se registran las operaciones como sean necesarios
para 1) permitir la preparación de estados
financieros de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro
criterio aplicable a dichos estados y 2) mantener la
contabilidad de los activos. - El acceso a los activos solo se permite de acuerdo
con autorizaciones de la gerencia. - Los activos registrados en la contabilidad se
comparan a intervalos razonables con los activos existentes y
se toma la acción adecuada respecto a cualquier
diferencia.
COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
El control Interno esta compuesto por cinco (5)
componentes interrelacionados, los cuales se derivan de la manera
como la administración dirige un negocio, los cuales
son:
- Ambiente de Control. Se refiere a los
recursos
humanos y al ambiente
en el cual opera. Los recursos humanos deben tener una serie
de atributos entre los cuales se cuenta la integridad,
los
valores éticos y la idoneidad. - Valoración de Riesgos. La entidad
debe estar consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe
establecer objetivos interrelacionados con los procesos de
ventas, producción, mercadeo,
finanzas, entre otros. También debe establecer
mecanismos para identificar, analizar y valorizar los riesgos
para manejar y minimizar las posibilidades de errores o
irregularidades que se produzcan y afecten la eficiencia,
efectividad y economía de los recursos que se
manejen. Un error se refiere a equivocaciones, una
irregularidad se refiere a actuaciones intencionales,
generalmente fraudulentas. - Actividad de Control. Se deben formular
políticas y procedimientos para garantizar el
cumplimiento de las instrucciones emanadas de la
gerencia. - Información y Comunicación. Estos sistemas se
interrelacionan y ayudan al personal de la entidad en el
cumplimiento de sus objetivos.RELACIÓN ENTRE LOS OBJETIVOS Y LOS
COMPONENTES.Existe una relación directa entre los
objetivos, representados por lo que la entidad desee
conseguir y los componentes, que consisten en los medios
para conseguir los objetivos. Los objetivos pueden ser
clasificados dentro de tres categorías: - Monitoreo. Debe monitorearse el proceso
total e introducir las correcciones que sean necesarias. De
esta manera, el sistema puede retroalimentarse. - OBJETIVOS RELACIONADOS CON LAS
OPERACIONES. Se refiere al uso efectivo y eficiente de los
recursos de la entidad. - OBJETIVOS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN
FINANCIERA. Se refiere al procesamiento de la
información financiera y a la preparación de
Estados Financieros Contables.PRINCIPIOS PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO.Los principios que fundamentan el sistema de
control interno (SCI) coinciden con los principios de la
función administrativa; en consecuencia, se
deberán concebir y organizar de tal manera que su
ejercicio sea intrínseco al desarrollo y
función para lo cual han sido creados. Entre estos
tenemos: - OBJETIVOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO. Se
refiere al cumplimiento de la entidad en relación a
las leyes y obligaciones sociales vigentes. Un objetivo en
particular se puede ubicar en mas de una
categoría. - PRINCIPIOS EN RELACIÓN
CON LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: - PRINCIPIOS DE LEGALIDAD
- PRINCIPIO DE IGUALDAD
- PRINCIPIO DE MORALIDAD
- PRINCIPIO DE EFICACIA
- PRINCIPIO DE EFICIENCIA
- PRINCIPIO DE ECONOMÍA
- PRINCIPIO DE LA CELERIDAD
- PRINCIPIO DE LA IMPARCIALIDAD
- PRINCIPIO DE PUBLICIDAD
- PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD
PRINCIPIOS EN RELACIÓN CON EL EJERCICIO
DE COMPETENCIAS. - PRINCIPIO DE VALORACIÓN DE COSTOS
AMBIENTALES. - PRINCIPIO DE
COORDINACIÓN - PRINCIPIO DE CONCURRENCIA
- PRINCIPIO DE COMPLEMENTARIDAD
LA VALORACIÓN DE RIESGOS.
Según se ha visto, dentro de los
componentes del Sistema de Control Interno, se encuentra el
de valoración de riesgos, el cual es muy importante
para los profesionales de la Contaduría
Pública y muy especialmente para los Auditores
Internos, razón por la cual haremos algunos
comentarios al respecto.El proceso de identificación y
análisis de riesgos es un proceso interactivo ongoig
y componente crítico de un sistema de control
interno efectivo. Siguiendo los criterios del informe COSO,
los riesgos pueden provenir de :FACTORES EXTERNOS:
- PRINCIPIO DE SUBSIDIARIEDAD
- Los desarrollos tecnológicos son la
oportunidad de la investigación y el desarrollo hacia
la procura de cambios. - Las necesidades o expectativas cambiantes
de los clientes puede afectar al desarrollo del producto,
el proceso de producción, el servicio del cliente, los
precios o
las garantías. - La competencia puede alterar las actividades de
mercado o servicio. - La legislación y regulación
reciente puede forzar cambios en las políticas y en
las estrategias de operación. - Las catástrofes naturales pueden orientar los
cambios en las operaciones o en los sistemas de
información y hacer urgente la necesidad de planes
de contingencia.FACTORES INTERNOS:
- Los cambios económicos pueden tener
impacto sobre las decisiones relacionadas con
financiación, desembolso de capital y
expansión. - Una ruptura en el procesamiento de los
sistemas de información puede afectar adversamente las
operaciones de la entidad. - La calidad del personal vinculado y los
métodos de entrenamiento y motivación pueden influir el nivel de
conciencia
de control de la entidad. - Un cambio en las responsabilidades de la
administración puede afectar la manera como se
efectúan ciertos controles. - La naturaleza de
las actividades de la entidad, y el acceso de los empleados a
los activos, pueden contribuir a una equivocada
apropiación de los recursos. - Un comité de auditoría que
no actúa o que no es efectivo puede proporcionar
oportunidades para indiscreciones. - La evolución de riesgos es el
proceso mediante el cual se identifican, analizan y valoran
los medios de control diseñado para minimizar las
posibilidades de errores o irregularidades en las
entidades.
AUDITORÍA INTERNA:
La auditoría interna es una actividad de
evaluación independiente cuya finalidad es examinar las
operaciones financieras, administrativas, operativas y contables,
cuyos resultados constituyen la base para la toma de decisiones
en los más altos niveles de la
organización.
La auditoría interna es un elemento fundamental
del sistema control interno (SCI) que se traduce en una
función preventiva de asistencia y asesoramiento que se
desarrolla a través de una permanente verificación,
revisión, evaluación, comprobación y
análisis de todas las operaciones administrativas,
financieras, de producción, mercadeo y contables con la
finalidad de efectuar recomendaciones sobre los correctivos que
sean pertinentes, a los ejecutivos de más alto nivel,
así como también en procura de los objetivos y
metas predeterminadas.
CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORÍA
INTERNA:
Partiendo de la concepción de que la
Auditoría Interna se concibe doble carácter de
asesoría gerencial y control preventivo, se tiene las
siguientes categorías:
- Es una función inscrita en la estructura de la
organización. - Analiza y comprueba la información que se
reporta a la gerencia. - Informa a la gerencia sobre el cumplimiento y
mantenimiento de la eficacia, eficiencia y economía de
los sistemas y procedimientos dentro de la
organización.
No puede concebirse dentro del concepto de
Auditoría Interna los criterios y comportamiento
positivos, prohibitivos y mucho menos represivos, por lo tanto,
en dicha función no se autoriza, ni refrenda, ni sanciona
ningún tipo de comportamiento. Así mismo, tampoco
debe obstaculizar, entorpecer o retardar la tarea
administrativa.
OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA
INTERNA:
El objetivo central de la Auditoría
Interna es coadyudar con la gestión de la gerencia en la
obtención de los objetivos de la entidad,
suministrándole análisis, opiniones y
recomendaciones relativas a las actividades revisadas.
Como objetivos específicos, se pueden
señalar:
- Evaluar permanentemente si el control Interno
está operando en forma efectiva y
eficiente. - Formular recomendaciones a la gerencia para
corregir deficiencias, omisiones y/o errores que permitan el
fortalecimiento de los controles internos existentes o
sugerir otros nuevos. - Promover la eficiencia de los procedimientos
existentes. - Vigilar el manejo y protección de los
recursos y activos de la entidad, a fin de garantizar su
correcta utilización. - Verificar que la información producida en la
entidad sea oportuna y confiable.
LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA EN LAS
EMPRESAS COMPETITIVAS.
Dentro del marco de globalización que hemos analizado, las
empresas que aspiren a sobrevivir en el presente siglo, deben
caracterizarse por ser altamente competitivas, entendiendo por
tal, la capacidad de competir exitosamente.
Según Michael Porter, (1999: 35) uno de los
autores mas reconocido sobre estos temas, la competitividad
es la capacidad de una empresa para producir y mercadear productos en
mejores condiciones de precio,
calidad y oportunidad que sus rivales.
Las empresas crean ventajas competitivas al percibir o
descubrir nuevas y variadas formas de competir en un sector y
trasladarlas al mercado, lo que en último extremo es un
acto de innovación.
Las ventajas competitivas relativas a los productos
suelen clasificarse en tres grandes aspectos:
- Precio.
- Calidad.
- Oportunidad.
Las maneras de lograr las ventajas se producen mediante
la combinación de dos líneas de acción
gerencial:
- La Estrategia
Competitiva. - La Organización Competitiva.
Por lo anteriormente expuesto, la Auditoría
Interna, en base a sus características, objetivos,
funciones, atribuciones y responsabilidades está llamada a
cumplir con el compromiso, tanto con la alta gerencia como con la
productividad, de tal suerte que permita el logro de los
objetivos de la entidad, sin perjuicio de sacrificar la calidad
del servicio de la auditoría.
LA AUDITORÍA INTEGRAL.
Señala Blanco (2000:2) que La auditoría
integral es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un
período determinado, evidencia relativa a la siguiente
temática: la información financiera, la estructura
del control interno, el cumplimiento de las leyes pertinentes y
la conducción ordenada en el logro de las metas y
objetivos propuestos; con el propósito de informar sobre
el grado de correspondencia entre la temática y los
criterios o indicadores
establecidos para su evaluación.
De acuerdo con la definición anterior, los
objetivos de una auditoría integral practicada por el
contador público independiente son:
Este objetivo tiene el propósito de
proporcionar una certeza razonable de que los estados
financieros, finales o intermedios, tomados de forma
integral están libres de manifestaciones
erróneas importantes. Certeza razonable es un
término que se refiere a la acumulación de la
evidencia de la auditoría necesaria para que el
auditor concluya que no hay manifestaciones erróneas
substanciales en los estados financieros tomados en forma
integral.- Expresar una opinión sobre si los estados
financieros objetos del examen, están preparados en
todos los asuntos importantes de acuerdo con las normas de
contabilidad y de revelaciones que le son
aplicables. - Establecer si las operaciones financieras,
administrativas, económicas y de otra índole se
han realizado conforme a las normas legales, reglamentarias,
estatuarias y de procedimientos que le son aplicables. El
propósito de esa revisión es proporcionar al
auditor una certeza razonable si las operaciones de la
entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos
que las rigen. - Si la entidad se ha conducido de manera ordenada en
el logro de las metas y objetivos propuestos. El grado en
que la administración ha cumplido adecuadamente con
las obligaciones y atribuciones que han sido asignadas y si
tales funciones se han ejecutado de manera eficiente,
efectiva y económica.·
Efectividad y eficiencia de las
operaciones.·
Confiabilidad en la información
financiera.·
Cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.La definición anterior enmarca la
auditoría integral que viene desarrollando el
contador público en un contrato de
aseguramiento, con todos los elementos señalados en
la norma internacional para esta clase de contratos.
El International Auditing Practices Committee – IAPC,
de la International Federation of Accountants emitió
en junio del año 2000 una norma internacional sobre
contratos de aseguramiento (International Standard On
Assurance Engagements – ISAE), en la que establece
una estructura conceptual para los contratos de
aseguramiento que tienen como objetivo fortalecer la
credibilidad de la información a un nivel alto o
moderado.Uno de los objetivos de la estructura conceptual,
incluida en la norma, es diferenciar un contrato de
aseguramiento de otros servicios prestados por la
profesión contable; lo cual, no quiere decir que los
contadores profesionales no deban emprender los otros
servicios, sino que tales trabajos no están
cubiertos por la estructura conceptual y los principios
generales incluidos en la norma sobre contratos de
aseguramiento.Expresa Blanco (2000: 7) que la Norma
Internacional sobre Contratos de Aseguramiento tiene tres
propósitos: - Evaluar el sistema global del control interno para
determinar si funciona efectivamente para la
consecución de los siguientes objetivos
básicos: - Describir los objetivos y los elementos
de los contratos de aseguramiento que tienen la
intención de proveer niveles de aseguramiento ya sean
altos o moderados. - Establecer estándares para y proveer
orientación dirigida a los contadores profesionales
en práctica pública en relación con el
desempeño de los contratos que tienen
la intención de proveer un nivel alto de
aseguramiento.Señala la norma, que cuando se contrata a
un contador profesional para ejecutar un contrato de
aseguramiento para el cual existen estándares
específicos, aplican esos estándares: si no
existieren la norma. Cuando un contador profesional en
práctica pública ejecuta un contrato que
tiene la intención de proveer un nivel alto de
aseguramiento para el cual no existen estándares
específicos, se debe seguir el estándar y los
principios señalados. La Norma sobre Contratos de
Aseguramiento no sustituye las Normas Internacionales de
Auditoría (ISAS). Por ejemplo, no aplica a una
auditoría o revisión de estados
financieros.El Plan Global de Auditoría: Se
debe desarrollar y documentar un plan global de
auditoría describiendo el alcance y
conducción esperados del trabajo. Mientras que el
registro
del plan global de auditoría necesitará estar
suficientemente detallado para guiar el desarrollo del
programa de
trabajo, su forma y contenido precisos variarán de
acuerdo con el tamaño de la entidad, la complejidad
del trabajo y la metodología y tecnología específicas usadas
por el contador público.Los asuntos que se deben considerar al desarrollar
el plan global de auditoría incluyen: - Actuar como una estructura conceptual para el
desarrollo por parte de IAPC de estándares
específicos para tipos particulares de contratos de
aseguramiento. - Conocimiento de la Actividad
del Cliente.
- Factores económicos generales y condiciones
de la industria que afectan al negocio de la
entidad. - Características importantes de la entidad,
su negocio, su desempeño financiero y sus
requerimientos para informar incluyendo cambios desde la
fecha de la anterior auditoría. - El nivel general de competencia de la
administración.
El auditor puede obtener un conocimiento de la industria
y de la entidad de un número de fuentes. Por
ejemplo:
- Experiencia previa con la entidad y su
industria. - Discusión con personas de la
entidad. - Discusión con personal de auditoría
interna y revisión de informes de auditoría
interna. - Discusión con otros auditores y con asesores
legales o de otro tipo que hayan proporcionado servicios a la
entidad o dentro de la industria. - Discusión con personas enteradas fuera de la
entidad, por ejemplo, economistas de la industria,
conocedores de la industria, clientes, abastecedores,
competidores. - Publicaciones relacionadas con la industria, por
ejemplo, estadísticas de gobierno,
encuestas, textos, revistas de comercio,
reportes preparados por bancos y
corredores de valores,
periódicos financieros. - Legislación y regulaciones que afecten en
forma importante a la entidad. - Visitas a las oficinas de la entidad y a
instalaciones de sus plantas. - Documentos producidos por la entidad; por ejemplo,
plan global de gestión, minutas de juntas o
comités, material enviado a accionistas, o presentado
a autoridades reglamentadoras, literatura
promocional, informes anuales y financieros de años
anteriores, presupuestos, informes internos de la
administración, informes financieros provisionales,
manual de
políticas de la administración, manuales de
sistemas de contabilidad y control interno, catálogo de cuentas, descripciones de
puestos, planes de mercadotecnia y de ventas.
- Comprensión de los Sistemas de
Contabilidad y de Control Interno.
- Las políticas contables adoptadas por la
entidad y los cambios en esas políticas. - El efecto de pronunciamientos nuevos de
contabilidad y auditoría. - El conocimiento acumulable del auditor sobre los
sistemas de contabilidad y de control interno y el relativo
énfasis que se espera se ponga en las pruebas de
procedimientos de control y otros procedimientos
sustantivos.
- Riesgo e Importancia Relativa.
- Las evaluaciones esperadas de los riesgos
inherentes y de control y la identificación de
áreas de auditoría importantes. - El establecimiento de niveles de importancia
relativa para propósitos de
auditoría. - La posibilidad de manifestaciones erróneas o
de fraude. - La identificación de áreas de
contabilidad complejas incluyendo las que implican
estimaciones contables.
- Naturaleza, Tiempos, y Alcance de los
Procedimientos.
- Posible cambio de énfasis sobre áreas
específicas de auditoría. - El efecto de la tecnología de información sobre
la auditoría. - El trabajo de auditoría interna y el efecto
esperado sobre los procedimientos de auditoría
externa.
- Coordinación, Dirección,
Supervisión y Revisión.
- La inclusión de otros auditores en la
auditoría de componentes, por ejemplo, subsidiarias,
sucursales y divisiones. - La inclusión de expertos.
- El número de locales o plantas.
- Requerimientos de personal.
- Otros Asuntos.
Dentro de los otros asuntos que se deben cubrir en la
planeación de los trabajos de la auditoría integral
se incluye:
- Plan de la auditoría de
cumplimiento. - Plan de la auditoría de
gestión. - Plan de la auditoría de control
interno. - La posibilidad de que el principio de negocio en
marcha pueda ser puesto en duda. - Condiciones que requieren atención especial,
como la existencia de partes relacionadas. - Los términos del trabajo y cualesquiera
responsabilidades estatutarias. - La naturaleza y oportunidad de los informes u otra
comunicación con la entidad que se esperan bajo los
términos del trabajo. - Indicios de incumplimiento de leyes o
regulaciones.
Programa de trabajo: El contador público
deberá desarrollar y documentar un programa de trabajo que
exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los
procedimientos de auditoría planeados que se requieren
para implementar el plan de auditoría global. El programa
de trabajo sirve como un conjunto de instrucciones a los
auxiliares involucrados en la auditoría integral y como un
medio para el control y registro de la ejecución apropiada
del trabajo.
Al preparar el programa de trabajo, el contador
público debe considerar las evaluaciones
específicas de los riesgos inherentes y de control y el
nivel requerido de certeza que tendrán que proporcionar
los procedimientos sustantivos. El contador público debe
también considerar los tiempos para pruebas de controles y
de procedimientos sustantivos, la coordinación de cualquier ayuda esperada de
la entidad, la disponibilidad de los auxiliares y la
inclusión de otros auditores o expertos.
El contador público debe considerar la
importancia relativa y las relaciones con el riesgo del
contrato cuando planea y desarrolla un servicio de
auditoría integral para reducir el riesgo de expresar una
conclusión inapropiada. La importancia relativa se juzga,
teniendo en cuenta factores tanto cuantitativos como
cualitativos, en relación con el prospecto razonable de
una materia modificando o influenciando las decisiones del
usuario a quien va dirigido el informe del contador
público. El contador público necesita entender y
valorar qué factores pueden influir en las decisiones del
usuario a quien va dirigido el informe. Esto es materia de juicio
profesional en las circunstancias específicas de un
contrato.
El riesgo de contratación es el riesgo de que el
contador público exprese una conclusión
inapropiada. El contador público planea y realiza el
trabajo de manera tal que reduzca a un nivel aceptable el riesgo
de expresar una conclusión inapropiada. En general, esos
riesgos se pueden representar por los siguientes componentes del
riesgo de contratación:
a) Riesgo inherente – los riesgos asociados con la
naturaleza de la temática;
b) Riesgo de control – el riesgo de que los controles
sobre la temática no existan u operen inefectivamente;
y,
c) Riesgo de detección – el riesgo de que los
procedimientos del contador público no detecten los
aspectos importantes que pueden afectar la
temática.
El contador público deberá obtener
evidencia suficiente y apropiada en la auditoría
integral para poder extraer conclusiones razonables sobre
las cuales basar su informe.Evidencia en la auditoría:
Significa la información obtenida por el contador
público para llegar a las conclusiones sobre las que
se basa su informe. La evidencia en la auditoría
integral comprenderá documentos fuente y registros contables
subyacentes a los estados financieros, información
corroborativa de otras fuentes, procedimientos sobre el
manejo de las áreas o divisiones e indicadores
de gestión. La evidencia en la auditoría
se obtiene de una mezcla apropiada de pruebas de control,
de procedimientos sustantivos, análisis de
proyecciones y análisis de los indicadores claves de
éxito.Pruebas de control: Significa pruebas
realizadas para obtener evidencia en la auditoría
sobre lo adecuado del diseño y operación
efectiva de los sistemas de contabilidad y de control
interno; el cumplimiento de las metas y objetivos
propuestos; y el grado de eficacia, economía y
eficiencia y el manejo de la entidad.Procedimientos sustantivos: Significa
pruebas realizadas para obtener evidencia en la
auditoría para encontrar manifestaciones
erróneas de importancia relativa en los estados
financieros o en sus operaciones, y son de dos tipos: a)
pruebas de detalles de transacciones y saldos; y b)
procedimientos analíticosEvidencia suficiente y apropiada en la
auditoría: La suficiencia y la propiedad
están interrelacionadas y se aplican a la evidencia
en la auditoría obtenida, tanto de las pruebas de
control, como de los procedimientos sustantivos. La
suficiencia es la medida de la cantidad de evidencia en la
auditoría; apropiada es la medida de la calidad de
evidencia en la auditoría y su relevancia para una
particular afirmación y su confiabilidad.
Normalmente, el contador público encuentra necesario
confiar en la evidencia de la auditoría, que es
persuasiva y no definitiva y a menudo buscará
evidencia en la auditoría de diferentes fuentes o de
una naturaleza diferente para soportar la misma
afirmación.Para obtener las conclusiones de la
temática, el contador público normalmente no
examina toda la información disponible ya que se
puede llegar a conclusiones sobre el saldo de una cuenta,
los procesos, operaciones, transacciones o controles, por
medio del ejercicio de su juicio o de muestreo
estadístico. El juicio del auditor respecto de
qué es evidencia suficiente y apropiada en la
auditoría es influenciado por factores
como:· La
evaluación del auditor de la naturaleza y nivel del
riesgo inherente tanto en el ámbito de los estados
financieros como a nivel del saldo de la cuenta o clase de
transacciones u operaciones.·
Naturaleza de los sistemas de contabilidad y de
control interno y la evaluación del riesgo de
control.·
Importancia relativa de la partida o
transacción que se examina.·
Experiencia obtenida en auditorías
previas.·
Resultados de procedimientos de auditoría,
incluyendo fraude o error que puedan haberse
encontrado.·
Fuente y confiabilidad de información
disponible.Fuente de la que es obtenida: La
confiabilidad de la evidencia en la auditoría es
influenciada por su fuente: interna o externa, y por su
naturaleza: visual, documental o verbal. Si bien, la
confiabilidad de la evidencia en la auditoría
depende de la circunstancia individual, las siguientes
generalizaciones ayudarán para evaluar la
confiabilidad de la evidencia en la
auditoría:· La
evidencia en la auditoría de fuentes externas por
ejemplo, confirmación o manifestación
recibida de una tercera persona es más confiable que
la generada internamente.· La
evidencia en la auditoría generada internamente es
más confiable cuando los sistemas de contabilidad y
de control interno relacionados son efectivos.· La
evidencia en la auditoría obtenida directamente por
el auditor es más confiable que la obtenida de la
entidad.· La
evidencia en la auditoría en forma de documentos y
manifestaciones escritas es más confiable que las
manifestaciones verbales.La evidencia en la auditoría es más
persuasiva cuando las partidas de evidencia de diferentes
fuentes o de una diferente naturaleza son consistentes. En
estas circunstancias, el contador público puede
obtener un grado acumulativo de confianza más alto
del que se obtendría de partidas de evidencia en la
auditoría cuando se consideran individualmente. Por
el contrario, cuando la evidencia en la auditoría
obtenida de una fuente es inconsistente con la obtenida de
otra, el contador público debe determinar los
procedimientos adicionales necesarios para resolver la
inconsistencia.- Obtención y Evaluación de
Evidencia.El contador público deberá
documentar los asuntos que son importantes para apoyar las
conclusiones expresadas en el informe de auditoría y
dejar evidencia de que la auditoría se llevó
a cabo de acuerdo con las normas técnicas de trabajo señaladas
por los organismos profesionales.Documentación significa el material,
papeles de trabajo preparados por y para, u obtenidos o
retenidos por el contador público en conexión
con la ejecución de la auditoría. Los papeles
de trabajo pueden ser en la forma de datos almacenados en
papel, película, medios electrónicos, u otros
medios y cumplen los siguientes objetivos:·
Auxilian en la planeación y ejecución
del trabajo;·
Auxilian en la supervisión y revisión
del trabajo; y·
Registran la evidencia en la auditoría
resultante del trabajo realizado, para soportar el
informe.El contador público deberá preparar
papeles de trabajo que sean lo suficientemente completos y
detallados para proporcionar una comprensión global
de la auditoría integral.El contador público deberá registrar
en papeles de trabajo la planeación, la naturaleza,
oportunidad y el alcance de los procedimientos de
auditoría desarrollados; así como, los
resultados y las conclusiones extraídas de la
evidencia obtenida. Los papeles de trabajo
incluirían el razonamiento del contador
público sobre todos los asuntos importantes que
requieran un ejercicio de juicio, junto con las
conclusiones. En áreas que impliquen cuestiones
difíciles de principio o juicio, los papeles de
trabajo registrarán los hechos relevantes que fueron
conocidos por el contador público en el momento de
alcanzar las conclusiones.La extensión de los papeles de trabajo es
un caso de juicio profesional, ya que, no es necesario ni
práctico documentar todos los asuntos que el
contador público examina. Al evaluar la
extensión de los papeles de trabajo que se
deberán preparar y ser retenidos, puede ser
útil para el contador público considerar
qué es lo que sería necesario para
proporcionar a otro contador público sin experiencia
previa con la auditoría una posibilidad de
comprensión del trabajo realizado y la base de las
decisiones de principios tomadas pero no los aspectos
detallados de la auditoría.La forma y contenido de los papeles de trabajo son
afectados por asuntos como:· La
temática del trabajo.· La
forma del informe del contador público.· La
naturaleza y complejidad del negocio.· La
naturaleza y condición de los sistemas de
contabilidad y control interno de la entidad.· Las
necesidades en las circunstancias particulares, de
dirección, supervisión, y revisión del
trabajo realizado por los auxiliares.·
Metodología y tecnología de
auditoría específicas usadas en el curso del
trabajo.Los papeles de trabajo son diseñados y
organizados para cumplir con las circunstancias y las
necesidades del contador público para cada
auditoría en particular. El uso de papeles de
trabajo estandarizados (por ejemplo, listas de control,
cartas
machote, organización estándar de papeles de
trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados
y revisados dichos papeles de trabajo; facilitan la
delegación de trabajo a la vez que proporcionan un
medio para controlar su calidad.Para mejorar la eficiencia de la auditoría,
el contador público puede utilizar agendas o
calendarios, análisis y otros documentos preparados
por la entidad. En tales circunstancias, el contador
público necesitaría estar satisfecho de que
esos materiales han sido apropiadamente
preparados.Los papeles de trabajo de la auditoría
integral deberían incluir los siguientes asuntos
básicos:·
Información referente a la estructura
organizacional de la entidad y de su plan de
gestión.·
Extractos o copias de documentos legales
importantes, convenios, y minutas.·
Resumen de las principales leyes, reglamentos y
normas que debe cumplir la entidad.·
Información concerniente a la industria,
entorno económico y entorno legislativo dentro de
los que opera la entidad.·
Evidencia del proceso de planeación
incluyendo programas de auditoría y cualesquier
cambios al respecto.·
Evidencia de la comprensión del contador
público de los sistemas de contabilidad, de control
interno y del proceso de planeación
estratégica.·
Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes
y de control.·
Evidencia de la consideración del contador
público del trabajo de auditoría
interna.·
Análisis de transacciones, balances de
prueba, tendencias e indicadores claves de
gestión.· Un
registro de la naturaleza, tiempos, y grado de los
procedimientos de auditoría desarrollados y de los
resultados de dichos procedimientos.·
Evidencia de que el trabajo realizado por los
auxiliares fue supervisado y revisado.·
Indicación de quién desarrolló
los procedimientos de auditoría y cuándo
fueron desarrollados.·
Copias de comunicaciones con otros contadores,
expertos y otras terceras partes.·
Copias de cartas o memorandos de asuntos de
auditoría comunicados, o discutidos con la entidad,
incluyendo los términos del trabajo y las
debilidades, irregularidades o incumplimientos
importantes.·
Cartas de representación recibidas de la
entidad.·
Conclusiones alcanzadas por el contador
público concernientes a la temática de la
auditoría integral.·
Copias de los estados financieros e informes del
contador público incluyendo cómo la
administración resolvió las debilidades,
excepciones o irregularidades comunicadas. - Documentación.
El contador público debe considerar el
efecto que los eventos
subsecuentes tienen a partir de la fecha del período
auditado. La fecha del informe final suele ser la fecha en
que se completa la auditoría. El usuario del informe
presume que se ha considerado el efecto de la
temática de transacciones y eventos importantes que
ocurran después de la fecha del período
auditado hasta la fecha del informe; éstos se
conocen como eventos subsecuentes. La extensión de
cualquier consideración sobre los eventos
subsecuentes depende del potencial de tales eventos para
impactar la temática y para afectar lo apropiado de
las conclusiones del contador público. - Eventos Subsecuentes.
La temática y el criterio relacionado con
la auditoría integral pueden estar compuestos por
una cantidad de elementos que requieren conocimiento y
habilidades especializados para la obtención y
evaluación de la evidencia. En esas situaciones, el
contador público requerirá trabajar con
personas de otras disciplinas profesionales, a las que se
hace referencia como expertos, quienes tienen las
habilidades y el
conocimiento requeridos sobre los aspectos relevantes
de la temática o del criterio.Cuando está involucrado un experto en la
obtención y evaluación de evidencia, el
contador público y cualesquier otras personas que
ejecuten la auditoría integral deberán, a
partir de una base combinada, tener el conocimiento
adecuado de la temática y tener pro eficiencia
adecuada en la temática a fin que el contador
público determine que se ha obtenido la evidencia
suficientemente apropiada.El debido cuidado es una cualidad profesional
requerida para todos los individuos, incluyendo los
expertos, que participan en un servicio de auditoría
integral. Las personas vinculadas en servicio de
auditoría integral tendrán diferentes
responsabilidades asignadas a ellos y por lo tanto la
extensión de la pro eficiencia requerida para el
desempeño de esos contratos variará
según la naturaleza de sus
responsabilidades.El contador público debe asegurar que
cuando se involucra a un experto, el propio nivel de
participación del contador público en el
contrato y el entendimiento de los aspectos de la
temática para lo cual, se ha empleado al experto,
son suficientes para permitirle al contador público
aceptar la responsabilidad de expresar una
conclusión sobre la temática. El contador
público considera la extensión en la cual se
puede confiar en el trabajo de un experto en la
formación de una conclusión sobre la
temática.Generalmente no se espera, que el contador
público posea el mismo conocimiento sobre los
componentes de la temática, que el que tiene el
experto involucrado respecto de esos componentes. Sin
embargo, el contador público requiere tener una
razonable comprensión para: - Uso del Trabajo de un Experto.
- Definir los objetivos del
trabajo asignado al experto y la manera como ese trabajo se
relaciona con el objetivo del contrato; - Considerar y concluir sobre la racionabilidad de los
supuestos, métodos y fuentes de datos empleados por
el experto; y,Cuando un experto está involucrado, el
contador público debe obtener evidencia
suficientemente apropiada respecto de que el trabajo del
experto es adecuado para los propósitos del contrato
de auditoría integral. En tales situaciones, el
contador público evalúa la suficiencia y lo
apropiado de la evidencia provista por el experto mediante
la consideración y evaluación de: - Considerar y concluir sobre la
racionabilidad de los hallazgos del experto en
relación con el objetivo del contrato. - La competencia profesional, la
experiencia y la objetividad del experto; - Los supuestos razonables, métodos y fuentes de
datos empleados por el experto; yEL INFORME.
Los contadores públicos deben proveer un
nivel de seguridad sobre la credibilidad de la
temática en la forma de una conclusión en el
informe. La forma de conclusión a ser expresada por
el contador público está determinada por la
naturaleza de la temática y por el objetivo acordado
en el contrato diseñado para satisfacer las
necesidades del usuario del informe del contador
público. El nivel de seguridad provisto en los
contratos de servicios de presentación de informes
puede variar desde un nivel bajo hasta un nivel absoluto.
Este rango depende de la interacción entre las
siguientes variables: - La racionalidad y la importancia de los
hallazgos del experto en relación con el objetivo del
contrato y la conclusión sobre la
temática. - La naturaleza y la forma de la
temática; - La naturaleza y la forma del criterio
aplicado a la temática; - La naturaleza y la extensión del proceso
empleado para recoger y evaluar la evidencia; yEl informe final del contador público debe
contener una expresión clara de su conclusión
sobre la temática basándose en el criterio
confiable identificado. Como las circunstancias de un
contrato varían, el nivel de seguridad provisto por
el contador público requiere que sea establecido
claramente en su informe. El nivel de seguridad para un
contrato específico estará influenciado por
los factores arriba señalados, para diferenciar este
rango para los usuarios del informe del contador
público, el informe puede incluir lenguaje
adicional explicativo relativo a esas variables.La conclusión y el
lenguaje explicativo, si lo hay, facilitarán
la
comunicación para informar a los usuarios de las
conclusiones expresadas y limitarán el potencial
para que esos usuarios asuman un nivel de seguridad
más allá del que fue señalado, y que
es razonable en las circunstancias.La culminación de cada una de las fases o
segmentos principales de la auditoría integral es la
emisión del informe. Con base en los resultados que
se vayan obteniendo en la auditoría integral, el
auditor debe rendir a los administradores u órganos
de dirección de la entidad examinada o a la parte
contratante los siguientes informes:Informes Eventuales: Emitidos sobre
errores, incumplimiento de leyes, irregularidades, o
desviaciones significativas del control interno, que se
encuentre en el desarrollo del trabajo; así como las
recomendaciones que estime pertinentes con relación
a las diferentes situaciones observadas a fin de adoptar
las medidas a que haya lugar.Informes Intermedios: Con periodicidad
trimestral o semestral, a manera de ejemplo, con
indicación del trabajo desarrollado y los resultados
obtenidos, indicando los procedimientos de auditoría
aplicados en cada una de las áreas auditadas con sus
hallazgos y conclusiones.Los informes intermedios pueden tener su origen en
requerimientos gubernamentales de comisiones de valores o
de organismos encargados del control y vigilancia de las
compañías, en estos casos se puede exigir al
contador público alcances mínimos en el
trabajo y elementos básicos en el contenido del
informe. Pero también los informes intermedios
pueden ser fruto del proceso de la auditoría
integral para comunicar la culminación de un trabajo
en un área o sección de la
compañía, para comunicar deficiencias
importantes en los controles internos, incumplimiento de
leyes y regulaciones o para proponer sugerencias y
recomendaciones.Los informes eventuales y los informes intermedios
de la auditoría integral son muy variados en su
estructura y contenido ya que dependen de las
circunstancias en las que sean elaborados.Informe Final: La culminación de la
auditoría integral es un informe final con su
dictamen u opinión y conclusiones sobre: los estados
financieros básicos; lo adecuado del control
interno; el cumplimiento de las normas legales,
reglamentarias y estatutarias; la gestión de los
administradores; y la concordancia entre la
información adicional presentada por los
administradores, si la hubiere.El modelo del informe y la redacción de las
conclusiones variarán de acuerdo con las
circunstancias. Este marco conceptual no pretende
prescribir una forma estandarizada de informe, pero
identifica los elementos de su presentación y
orienta los problemas relacionados con la
presentación del informe.El informe de un contrato de aseguramiento, de
acuerdo con la norma internacional debe incluir: - La suficiencia y lo apropiado de la
evidencia considerada disponible. - Título: un
título apropiado ayuda a identificar la naturaleza del
contrato de aseguramiento que se está proveyendo, la
naturaleza del informe y para distinguir el informe del
profesional en ejercicio de otros informes emitidos por otros
tales como aquellos que no tienen que atenerse a los mismos
requerimientos éticos del profesional en
ejercicio; - Un destinatario: un destinatario
identifica la parte o partes a quienes está dirigido
el informe; - Una descripción del contrato y la
identificación de la materia sujeto: la
descripción incluye el objetivo del contrato, la
materia sujeto, y (cuando es apropiado) el período de
tiempo cubierto; - Una declaración para identificar
la parte responsable y describir las responsabilidades del
profesional en ejercicio: esto le informa a los lectores
que la parte es responsable de la materia sujeto y que el rol
del profesional en ejercicio es expresar una
conclusión sobre la materia sujeto; - Cuando el informe tiene un
propósito restringido, la identificación de las
partes para quienes está restringido el informe y el
propósito para el cual fue preparado: si bien el
profesional en ejercicio no puede controlar la distribución del informe, éste
informará a los lectores sobre la parte o partes para
quienes está restringido el informe y para qué
propósito, y provee una advertencia para otros
lectores diferentes de los identificados respecto de que el
informe está destinado solamente para los
propósitos especificados; - Identificación de los
estándares bajo los cuales fue conducido el
contrato: cuando un profesional en ejercicio
desempeña un contrato para el cual existen
estándares específicos, el informe identifica
esos estándares específicos. Cuando no existen
estándares específicos, el informe
señala que el contrato fue desempeñado de
acuerdo con este Estándar. El informe incluye una
descripción del proceso del contrato e identifica la
naturaleza y la extensión de los procedimientos
aplicados; - Identificación del criterio:
el informe identifica el criterio contra el cual fue evaluada
o medida la materia sujeto de manera tal que los lectores
puedan entender las bases para las conclusiones del
profesional en ejercicio. El criterio puede ser descrito en
el informe del profesional en ejercicio o simplemente ser
referenciado si existe una aserción preparada por la
parte responsable o existe en una fuente fácilmente
accesible. La revelación de la fuente del criterio y
de sí existe o no el criterio generalmente aceptado en
el contexto del propósito del contrato y la naturaleza
de la materia sujeto es importante para el entendimiento de
las conclusiones expresadas; - La conclusión del auditor,
incluyendo cualesquiera reservas o negaciones de
conclusión: informa a los usuarios de la
conclusión del profesional en ejercicio sobre la
materia sujeto evaluada contra el criterio y transmite un
nivel alto de aseguramiento expresado en la forma de una
opinión. Cuando el contrato tiene más de un
objetivo, se expresa una conclusión sobre cada
objetivo. Cuando el profesional en ejercicio expresa una
reserva o negación de opinión, el informe
contiene una descripción clara de todas las razones
para ello; - Fecha del informe: la fecha informa a los
usuarios que el profesional en ejercicio ha considerado el
efecto sobre la materia sujeto de los eventos materiales
por los cuales el profesional en ejercicio es consciente a
esa fecha; yEl contador público puede extender el
informe para incluir otra información y otras
explicaciones que no se entienden como reservas. Otros
ejemplos incluyen hallazgos relacionados con aspectos
particulares del trabajo y recomendaciones del contador
público. Cuando se está considerando si se
incluye tal información, el contador público
valora el significado de esa información en el
contexto del objetivo del trabajo. No se debe redactar
información adicional de manera que afecte la
conclusión del contador público.Se debe expresar claramente una reserva o
negación de la conclusión cuando: - El nombre de la firma o del auditor y
el lugar de emisión del informe: el nombre informa
a los lectores sobre el individuo o la firma que asume la
responsabilidad por el contrato. - El contador público
considera que alguno o todos los aspectos de la
temática no están conforme al criterio
identificado; o - La afirmación preparada por la
parte responsable es inapropiada en términos del
criterio identificado; o - El contador público es incapaz de
obtener evidencia suficientemente apropiada para evaluar uno
o más aspectos de la conformidad de la temática
con el criterio identificado.
Cuando el contador público está
considerando expresar una reserva o negar la conclusión,
debe valorarla con base en la materialidad del asunto. La
razón de la reserva o negación de la
conclusión se debe explicar claramente en el informe del
contador público.
CAPÍTULO III
El presente Capítulo está referido al
proceso metodológico que se lleva a cabo para hacer
posible la investigación. En tal sentido, Ander E, (1984:
171), define Investigación de las ciencias
sociales como el estudio que se realiza en contacto directo
con la comunidad, grupo
o personas que son motivo de estudio.
Al respecto, Balestrini (1998: 6), sostiene que el Marco
Metodológico es la instancia referida a los
métodos, diversas reglas, registros, técnicas y
protocolos con
los cuales una teoría
y su método
calculan las magnitudes.
Cabe destacar, que este estudio se inserta en un modelo
de investigación de las ciencias
sociales, por cuanto se ajusta a una disciplina que
trata al hombre en su
contexto natural.
En apoyo a lo antes planteado, Quintana citado por
Hurtado (1998), considera que este modelo de investigación
facilita llegar a conclusiones a partir de la verificación
de las variables propuestas para el estudio.
ENFOQUE EPISTEMOLÓGICO DE LA
INVESTIGACIÓN.
El estudio se ubica en el Enfoque Epistemológico
Empirista Inductivo, el cual según Padrón (1998: 6)
se basa en que los sucesos del mundo (tanto materiales como
humanos), por más disímiles e inconexos que
parezcan, obedecen a ciertos patrones cuya regularidad puede ser
establecida gracias a la observación de sus repeticiones,
lo cual a su vez permitirá inferencias
probabilísticas de sus comportamientos futuros. En este
sentido, conocer algo científicamente equivale a conocer
tales patrones de regularidad. De allí que de acuerdo a
los patrones de regularidad observados en las ciencias sociales,
se pretende en la presente investigación establecer el
comportamiento gerencial en cuanto al cumplimiento de las
observaciones y recomendaciones establecidas en los informes de
auditoría interna en la Corporación de los Andes
Dirección Trujillo.
TIPO Y DISEÑO DE
INVESTIGACIÓN.
Según el objetivo que pretende la presente
investigación, Diseñar una propuesta que permita
mejorar el cumplimiento de las observaciones y recomendaciones
establecidas en los informes de auditoría interna en la
Corporación de los Andes Dirección Trujillo, esta
investigación es considerada de tipo descriptivo
documental, por cuanto, de acuerdo a lo expuesto por
Méndez R. (1997:132), expresa que "la
investigación descriptiva se ocupa de la exposición
de las características que identifican los diferentes
elementos y componentes de la investigación".
Por su parte Dankhe, citado por Hernández S.
(1998: 60), señala que los estudios descriptivos buscan
especificar las propiedades importantes de personas, grupos,
comunidades o cualquier otro fenómeno que sea sometido a
análisis.
A su vez la investigación es de tipo documental
ya que la revisión de los datos relevantes se sustenta en
fuentes primarias como son los documentos de auditoría de
Corpoandes Trujillo.
Así mismo, el estudio se corresponde con un
Diseño de Investigación
de Campo, el cual es definido como
"el análisis sistemático de problemas en
la realidad, con el propósito bien sea de describirlos,
interpretarlos, entender su naturaleza y factores
constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su
ocurrencia, haciendo uso de métodos
característicos de cualquiera de los paradigmas o
enfoques de investigación conocidos o en
desarrollo".(Manual de Trabajos de Grado de
Especialización y Maestría y Tesis
Doctorales de la UPEL 1998:5).
Por su parte, Balestrini (1998: 9), sostiene que la
investigación de campo se refiere a lo relativo y
circunscrito a un área de investigación, para lo
cual, los datos se recogen de la realidad en su ambiente
natural.
En este mismo sentido, los datos de interés
del presente estudio, serán recogidos en forma directa de
la realidad, en su propio ambiente natural, es decir en los
informes de auditoría de la Corporación de los
Andes Dirección Trujillo.
POBLACIÓN O UNIDADES DE
ANÁLISIS.
Según Selltiz, citado por Hernández S.
(1998: 04). La población objeto de estudio esta
considerada en el conjunto de todos los casos o unidades de
análisis, que concuerdan con una serie de
especificaciones, que se establecen en correspondencia con los
objetivos de investigación.
En el caso de la presente investigación, se
consideran unidades de análisis, los informes de
auditoría emitidos, en Corpoandes Trujillo en los
últimos años, en los cuales se hayan emitido
recomendaciones.
Las unidades de análisis esta referida
fundamentalmente a lograr:
- Determinar los alcances y logros de la
auditoría interna realizados en los últimos
años en Corpoandes Dirección
Trujillo. - Identificar el plan o el Programa de Trabajo,
implementado para llevar a cabo las recomendaciones previstas
emitidas en los informes de auditoría de Corpoandes
Dirección Trujillo. - Determinar el significado de la detección
temprana de los riesgos y dificultades que comprometan los
ajustes, reemplazo de bienes o
procesos vitales que puedan estar afectando el funcionamiento
de Corpoandes Dirección Trujillo.
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN
DE DATOS.
Para la recolección de los datos se
utilizará la técnica de Observación y
análisis, la cual es definida por Hernández S.
(1998: 314), como "el tipo de investigación en la que el
observador interactúa con los sujetos u objetos
observados".
Para sustentar la técnica mencionada se
aplicará como instrumento una Guía de
Observación, fundamentado en un cuestionario de preguntas
cerradas.
El Cuestionario, según Hurtado (1998 :249), es
"un instrumento que agrupa una serie de preguntas relativas a un
evento o temático particular, sobre la cual el
investigador desea obtener información".
La aplicación de la técnica e instrumento
antes mencionados, permitirán además de recolectar
la información, dar pie para contrastar la
información obtenida durante la investigación y al
mismo tiempo, considera diferentes ópticas para verificar
el estudio de las variables.
Cuestionarios:Las auditorías se
materializan recabando información y documentación
de todo tipo. Los informes finales de los auditores dependen de
sus capacidades para analizar las situaciones de debilidad o
fortaleza de los diferentes entornos. El trabajo de campo del
auditor consiste en lograr toda la información necesaria
para la emisión de un juicio global objetivo, siempre
amparado en hechos demostrables, llamados también
evidencias.
Para esto, suele ser lo habitual comenzar solicitando el
cumplimiento de cuestionarios preimpresos que se envían a
las personas concretas que el auditor cree adecuadas, sin que sea
obligatorio que dichas personas sean las responsables oficiales
de las diversas áreas a auditar.
Estos cuestionarios no pueden ni deben ser repetidos
para instalaciones distintas, sino diferentes y muy
específicos para cada situación, y muy cuidados en
su fondo y su forma.
Sobre esta base, en la presente investigación se
estudia y analiza la documentación recibida, de la
Dirección Administrativa y Contable de Corpoandes
Trujillo, de modo que tal análisis determine a su vez la
información que deberá elaborar el propio auditor.
El cruzamiento de ambos tipos de información es una de las
bases fundamentales de la auditoría.
El auditor profesional y experto es aquél que
reelabora muchas veces sus cuestionarios en función de los
escenarios auditados. Tiene claro lo que necesita saber, y por
qué. Sus cuestionarios son vitales para el trabajo de
análisis, cruzamiento y síntesis
posterior, lo cual no quiere decir que haya de someter al
auditado a unas preguntas estereotipadas que no conducen a nada.
Muy por el contrario, el auditor conversará y hará
preguntas "normales", que en realidad servirá para la el
cumplimiento sistemático de sus Cuestionarios.
Según la claridad de las preguntas y el talento del
auditor, el auditado responderá desde posiciones muy
distintas y con disposición muy variable.
También en la presente investigación se
utiliza la técnica de las Entrevistas, ya que el
investigador comienza las relaciones personales con el auditado,
a fin de obtener la información relevante, esta actividad
puede ser realizada a través de la petición de
documentación concreta sobre los informes de
auditoría
La entrevista
es una de las actividades personales más importantes del
auditor; en ellas, éste recoge más
información, y mejor matizada, que la proporcionada por
medios propios puramente técnicos o por las respuestas
escritas a cuestionarios.
Aparte de algunas cuestiones menos importantes, la
entrevista entre auditor y auditado se basa fundamentalmente en
el concepto de interrogatorio; es lo que hace un auditor,
interroga y se interroga a sí mismo.
VALIDEZ Y CONFIABILIDAD.
Validez: Según Hernández S.
(1998.236), la validez se refiere al "grado en que un instrumento
realmente mide la variable que se pretende medir o
investigar".
En tal sentido, el criterio de validez esta determinado
por la presencia del juicio de expertos, los cuales establecen y
analizan la correspondencia entre los objetivos e indicadores de
la investigación desde el punto de vista de congruencia y
claridad.
En la presente investigación los informes de
auditoría son emitidos por expertos en el área
contable como es la figura del auditor (en este caso interno del
organismo), lo cual garantiza el carácter de validez de la
información reportada en los documentos
emitidos.
Asimismo la confiabilidad de la información o de
los datos es un concepto que refiere según
Hernández S. (1998 : 235), que la Confiabilidad de un
instrumento de medición se refiere al "grado en que su
aplicación repetida al mismo sujeto u objeto produce
iguales resultados".
En tal sentido, la confiabilidad de los instrumentos que
se utilizan para recabar la información en esta
investigación, será determinada por la ausencia del
margen de error, el cual se obtendrá mediante el
análisis de la información contenida en los
informes de auditoría. De manera tal, que al ser los
documentos consultados de tipo confidencial y de primera fuente
constituyen información de tipo confiable de ser analizada
e interpretada en la presente investigación.
PROCEDIMIENTOS.
El estudio está constituido en fases con la
finalidad de realizar un trabajo coordinado, organizado y
coherente.
Fase Inicial: se lleva a cabo una
exploración del contexto a estudiar, para detectar la
situación del problema que se pretende investigar, el
objeto de investigación.
Fase Documental: Se realizó un arqueo
bibliográfico para la selección
y extracción de ideas, conceptos, teorías, que dieran sustento a la
investigación.
Fase de Campo: Se seleccionó la unidad de
análisis para la investigación. Se aplicará
la técnica de la Observación y el instrumento
Guía de Observación apoyado en un
cuestionario.
Fase de análisis e interpretación:
Una vez recolectada la información de la base de datos
obtenida, se procede a tabular y presentar la información
en, matrices para
su correspondiente interpretación.
Fase de Conclusiones: Se establecerán las
conclusiones del estudio y se harán las recomendaciones
pertinentes a las necesidades reflejadas al problema
planteado.
CAPÍTULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE
RESULTADOS
ITEM 1.- ¿El Departamento de Contabilidad,
desarrolla la actividad contable a través de?
- Un plan global que depende de Corpoandes –
Mérida - Un plan parcial adecuado a las exigencias
locales - Un plan con proyección de futuro
- Plan antiguo operativo por partidas y
programasTabla N° 1
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
6
100%
b
0
0 %
c
0
0 %
d
0
0 %
e
0
0 %
Total
6
100 %
INTERPRETACIÓN Y
ANALISISEn la Interpretación del Items 1, se puede
denotar que el 100% de los encuestados coinciden en que el
departamento de contabilidad desarrolla su actividad
contable a través de un plan antiguo operativo por
partidas y programas. Notándose que el resto de las
categorías no mostraron frecuencia
alguna.De esta manea en el Análisis, se
puede deducir que la actividad contable es el arte de
registrar las operaciones y hechos de carácter
financiero y de interpretación de resultados; es por
esto que se hace necesario una actualización
constante para así optimizar todo y cada uno de los
procesos, operaciones, ejercicios y períodos que en
el departamento de contabilidad se manejan.ITEMS 2.- ¿ La presentación de los
operarios contables se realiza? - Otro _______ ¿Cuál?
- Periodos en lapsos normales
- Periodos en lapsos trimestrales
- Periodos en lapsos semestrales
Tabla N° 2
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
6
100%
b
0
0 %
c
0
0 %
d
0
0 %
Total
6
100 %
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 2, se
puede denotar que el 100% de los encuestados afirman que en
la Corporación de los Andes la presentación
de la operaciones contables se realizan en períodos
de lapsos normales. Notándose que el resto de las
categorías no mostraron frecuencia
alguna.En relación al Análisis de
presente Items, se indica que es difícil lograr un
control adecuado de las operaciones; es por esto que la
Institución es la más indicada en organizar
los períodos correspondientes para la
presentación de dichas operaciones
contables.ITEM 3 ¿La uniformidad de
los operarios contables viene dada por? - Anual
- Su aplicación en el tiempo de acuerdo a
políticas y procedimientos establecidos con
anterioridadTabla N° 3
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
6%
100%
b
0
0 %
Total
6
100 %
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 3, se
puede denotar que el 100% de los encuestados se inclina por
la determinación de la uniformidad de las
operaciones contables dadas por su aplicación en el
tiempo de acuerdo a políticas y procedimientos
establecidos con anterioridad. Notándose que el
resto de las categorías no mostraron frecuencia
alguna.En el Análisis del Items 3, se
explica que los datos contables basados en políticas
y procedimientos establecidos con anterioridad, muestran
una mayor consistencia en el flujo de los resultados
obtenidos.ITEMS 4 ¿El método de verificar
gastos
es? - Políticas que permiten la comparación
de la información - Relacionando ingresos y
gastos - Por el sistema de partidas y programas
Tabla N° 4
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
4%
66,7%
b
2%
33,3%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 4, se
puede denotar que el 66.7% de los encuestados se inclina
por la relación ingresos y gastos como método
de verificar gastos, mientras que el 33.3% por el sistema
de partidas y programas. Notándose que la
categoría restante no muestra frecuencia
alguna.En el Análisis del presente Items,
se observa que a pesar de las diferencias en los
porcentajes obtenidos, la Coorporación de los Andes
trabaja con ambos métodos para la
verificación de gastos.ITEM 5 ¿El sistema de
contabilidad apoya el ejercicio de Control Interno y
Auditoria? - Otro _____ ¿Cuál?
- Si _____
Tabla N° 5
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
Si
5
83,3%
No
1
16,7%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANALISISEn la Interpretación del Items 5, se
observa que el 83.3% de los encuestados se inclina la
afirmación de que el sistema de contabilidad apoya
el ejercicio de control interno y la auditoría
mientras que un 17% opina lo contrario.Esto nos confirma que en el Análisis
del presente Items, se confirma que la Coorporación
de los Andes y específicamente el área de
contabilidad apoya el control interno y la
Auditoría, pretendiéndose con esto mantener
la organización en la dirección de sus
objetivos de rentabilidad y en la consecuencia de su
misión a fin de minimizar imprevistos en sus
desarrollo.ITEM 6 ¿El responsable de ejercer la
función de control interno es? - No_____
- El auditorio interno
- El jefe de Contabilidad
- El jefe de Administración
- El Director de la Corporación de
TrujilloTabla N° 6
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
0
0%
b
0
0%
c
6
100%
d
0
0%
e
0
0%
Total
6
100 %
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 6, se
observa que el 100% de los encuestados confirman que el
Jefe de Administración, es responsable de ejercer la
función de Control Interno en la sección de
contabilidad.En el Análisis del Items 6, se puede
observar que el Jefe de Administración es el
encargado de ejercer la función principal en el
control Interno que se le aplica al departamento. Siendo de
vital importancia que este papel lo ejerzan personas
externas al departamento, esto con el fin de su
óptima seguridad.ITEMS 7 ¿Las actividades de
Control Interno en Corpoandes, abarcan aspectos tales
como? - Un agente externo
- Evaluación de Programas y
Proyectos - Patrimoniales y de gestión
- Presupuestarios y económicos
Tabla N° 7
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
5
83,3%
c
1
16,7%
d
0
0%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 7, se
observa que el 83% de los encuestados se inclina con la
afirmación de que las actividades de Control Interno
en Corpoandes abarcan la Evaluación de Programas y
Proyectos, mientras que un 17% opinan que abarca solo el
área presupuestaria y económica.Desde este punto de vista se puede confirmar en el
presente Análisis, que en las actividades
correspondientes del control Interno se abarca la
Evaluación de Programas y Proyectos y estos a su vez
incluyen el área presupuestaria y
económica.ITEM 8 ¿El monitoreo de las actividades
referidas al Control Interno se realiza? - Otro _____ ¿Cuál?
- En función de la ocurrencia de los
acontecimientos - Cuando se producen cambios en las
organizacionesTabla N° 8
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
5
83,3%
b
1
16,7%
c
0
0%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANALISISEn la Interpretación del Items 8, se
observa que el 83% de los encuestados confirman que el
monitoreo de las actividades referidas al control Interno
se realiza, en función de la ocurrencia de los
acontecimientos, mientras que el 17% indica que esto sucede
solo cuando ocurren cambios en la
organización.En el Análisis del Items 8, se observa que
a raíz de una buena planificación de las
actividades su monitoreo reacciona por las ocurrencias de
las actividades programadas como lo indica una buena
planificación en el control Interno.ITEM 9 ¿Qué tipo de
actividades de Control Interno se realizan por lo general
en Corpoandes? - Otra _____ ¿Cuál?
- Medición de
desempeño - Establecimientos de Normas
operacionales - Comparación de Normas
- Toma de decisiones de medidas correctivas
Tabla N° 9
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
0
0%
b
5
83,3%
c
0
0%
d
1
16,7%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 9, se
observa que el 83% de los encuestados opinan que el tipo de
control Interno que se realiza en Corpoandes, es el
establecimiento de Normas operacionales, por otro lado un
17% indica que el tipo de actividades se trabaja por
comparación de normas. Notándose la no
frecuencia en las otras categorías.En el Análisis del Items 9, que en la
Corporación de los Andes la actividad mas
común consiste en el Establecimiento de Normas
Operacionales, usando las medidas correctivas como un
último recurso.ITEM 10 ¿Con respecto al cumplimiento de
políticas de auditoria interna estos? - Otra _____ ¿Cuál?
- Se ciñen estrictamente a lo
establecido en la Ley
Orgánica de Administración Financiera del Sector
Público. - Se conforman con lo señalado en la
Superintendencia Nacional de Auditoria Interna - Ambas
- Ningunas
Tabla N° 10
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
5
83,3%
b
1
16,7%
c
0
0%
d
0
0%
e
0
0%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 10,
se observa que el 83% de los encuestados confirman que, en
la Corporación de los Andes existe un cumplimiento
de políticas de auditoría Interna que se
ciñe estrictamente a lo establecido en la Ley
Orgánica de Administración Financiera del
sector Público. Por otra parte un 17% restante
informa que estos solo se conforman con lo señalado
en la Superintendencia Nacional de Auditoría
Interna.En el Análisis del Items 10, Ambas opciones
seleccionadas por Corpoandes nos demuestra que dicha
Institución cumple y aplica la auditoría
Interna como lo exige la ley para la optimización
del sistema contable.ITEM 11 ¿Qué tipo de
funciones de Auditoria Interna se realizan? - Otra _____ ¿Cuál?
- Revisión de confiabilidad de la
información Financiera - Revisión de sistemas para asegurar el
cumplimiento de políticas - Valoración de la eficiencia de los recursos
materiales y humanos - Consistencia de resultados con objetivos y
metas - Todas las anteriores
- Ninguna
Tabla N° 11
categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
0
0%
b
0
0%
c
1
16,7%
d
4
66,7%
f
0
0%
g
0
0%
e
1
16,7%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 11,
se pueden observar diferentes opiniones que resultaron como
resultado de personas encuestadas. Un 66% expresa que el
tipo de funciones de Auditoría Interna se realiza
según la consistencia de resultados con objetivos y
metas, mientras que un 17% indica que el tipo de
función es por la valoración de la eficiencia
de los recursos materiales y humanos, y por último
un 17% restante indica que en la auditoría Interna
también se revisa la información financiera y
se revisan el sistema de asegurar el cumplimiento de
políticas.Desde el punto de vista Analítico, se puede
deducir que en Corpoandes predomina el trabajo elaborado
bajo objetivos y metas, pero de igual forma tienen la
libertad
del uso de los diferentes tipos de funciones los cuales son
de gran importancia en la optimización de las
funciones.ITEM 12 ¿El sistema de
Revisión y Control Interno de acuerdo con la Ley de
Administración Financiera del Sector Público,
proporciona? - Otra _____ ¿Cuál?
- Mucha seguridad para consecución de los
objetivos relacionados con la confiabilidad de la
AuditoriaTabla N° 12
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
5
83,3%
b
1
16,7%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 12,
Se puede observar que un 83% de los encuestados afirman de
la existencia de mucha seguridad para consecución de
los objetivos relacionados con la confiabilidad de la
auditoría, mientras que un 17% expresa la poca
seguridad para consecución de los objetivos
relacionados con la confiabilidad de la
auditoría.En el Análisis del presente Items, se puede
confirmar la seguridad relacionado con el mayor porcentaje
obtenido. Desde el punto de vista general todas las
transacciones de las entidades deberán registrarse
en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita
la preparación de los informes operativos, es por
esto que se debe velar por la seguridad como se indica en
la ley de Administración Financiera del sector
público.ITEMS 13 ¿Las actividades de Auditoria
Interna se realiza? - Poca seguridad para consecución de los
objetivos relacionados con al confiabilidad de la
Auditoria - Dentro de la Unidad de
Administración - Dentro del Departamento de Contabilidad
Tabla N° 13
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
5
83,3%
b
1
16,7%
c
0
0%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 13, se puede
inferir que el 83.3% de los encuestados confirma que las
actividades de Auditoría Interna se realizan dentro
de la Unidad de Administración, mientras que un 17%
confirma que se desarrolla en el departamento de
contabilidad.En el Análisis del presente Items, se
confirma que las actividades de auditoría Interna se
debe desarrollar en la Unidad en estudio; para de esta
manera obtener en forma exacta y precisa los
resultados.ITEM 14 ¿La Selección de Auditoria
Interna obedece a? - En una Unidad Especializada
- Congreso de acuerdo a lo establecido en
la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República - Presentación de Credenciales
- Decisiones del Nivel Central
Tabla N° 14
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
1
16,7%
b
0
0%
c
5
83,3%
Total
6
100%
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 14, se puede
observar que un 83% de los encuestados se inclinaron por la
categoría que indica que la Corporación de
los Andes desarrolla la selección de
auditoría Interna obedeciendo la decisión del
Nivel Central. Mientras que un 17% expresa que la
selección es bajo un congreso de acuerdo a lo
establecido en la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República.
Observándose las otras categorías no
mostraron frecuencia alguna.En el Análisis del Items 14, se deduce que
para la selección de auditoría Interna la
decisión es del Nivel Central; observándose
que se trabaja con elementos neutros los cuales favorecen
la veracidad de la auditoría.ITEM 15 ¿Contrata la
Corporación de los Andes – Trujillo, estudios
de Consultoría y Auditoria
Externa? - Otra condición, ¿Cuál?
__________________________________ - Si
De ser positiva la respuesta, explique las
circunstancias.Tabla N° 15
Categoría
Frecuencia
Porcentaje
a
0
0%
b
6
100%
Total
6
100 %
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISISEn la Interpretación del Items 15,
observamos que el 100% de los encuestados confirman que no
existe un a contratación por parte de la
Corporación de los Andes para estudios de
consultoría y Auditoría Externa. Mientras que
la otra categoría no obtuvo frecuencia
alguna.En el Análisis del Items 15, se confirma la
importancia de la capacitación y orientación
en el área de Auditoría, ya que este nace
como órgano de control para las instituciones y las
personas que allí laboran deben estar en total
conocimiento de las ocurrencias.ITEM 16¿La manera como se realiza la
Auditoria Interna en la Corporación de los Andes .
Trujillo, está en función de? - No, ¿Porqué?
- Promover la oportuna rendición de
cuentas de los funcionarios encargados de administrar los
recursos - Proporcionar parámetros para lograr el
mejoramiento continuo de la Organización - Promover actividades de entrenamiento y
capacitación en materia de Control - Otra, _____ ¿Cuál?
Tabla N° 16
Categoría | Frecuencia | Porcentaje |
a | 0 | 0% |
b | 6% | 100% |
c | 0 | 0% |
d | 0 | 0% |
Total | 6 | 100 % |
INTERPRETACIÓN Y
ANÁLISIS
En la Interpretación del Items 16,
observamos que el 100% de los encuestados confirman que la manera
como se realiza la auditoría Interna en la
Corporación del los Andes está en función de
proporcionar parámetros para lograr el mejoramiento
contiguo de la organización.
En el Análisis del Items 16, se deduce que
en la Corporación de los Andes la auditoría y el
control interno forman parte integral de los sistemas
contables y financieros, de planeación,
verificación y evaluación en función de
parámetros que por ende mejoran el ritmo de la
organización.
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
El presente trabajo de investigación, permite
estudiar los Estado de Avance de las Recomendaciones Propuestas
para mejorar el cumplimiento de las observaciones establecidas en
los informes de Auditoría Interna en la corporación
de los andes, dirección Trujillo. En una muestra
representativa de 6 encuestados.
En este sentido las características predominantes
evidenciadas en el estudio son las siguientes:
Se puede afirmar que en la Corporación de los
Andes, cuenta con un departamento de Administración
estructurado, con su área respectiva para la contabilidad
y su personal capacitado para el desarrollo del Control Interno.
Así pues, dicha área de contabilidad presenta el
respectivo plan parcial de acuerdo a sus exigencias locales;
confirmando de esta manera una deficiencia en la
planificación a largo plazo.
Por otra parte, se detectó que en dicha
Corporación cumple y apoya medianamente el Control Interno
y la Auditoría; observándose el uso, como un
método de aplicación sin tomar en cuenta la
importancia en los resultados que arrojan dichos
informes.
Así mismo Corpoandes trabaja con la
identificación de riesgos potenciales de afectación
al entorno, a las personas o a sus bienes. Comprobándose
de esta manera el cumplimiento de la normatividad en renglones
como son la seguridad
industrial, salud
ocupacional y control . De la experiencia obtenida en la
presente investigación con el programa de auditoría
se ha observado mayor interés en el personal desde punto
de vista Administrativo.
Es importante destacar, que el monitoreo de las
actividades referidas al Control Interno deben ser constantes, y
mas aún si se cuenta con personal capacitado en esta
área. Esto, no sólo debe ser en función de
ocurrencias de los acontecimientos o cuando se producen cambios
en la organización sino de modo constante.
Finalmente, los representantes de la Corporación
de los Andes se esfuerzan por mantener políticas
apropiadas para la dirección y administración de la
entidad; sin tomar mucho en cuenta los expedientes de las
auditorías en relación a los años
anteriores. De ser así se disminuiría de la
detección riesgos y dificultades que comprometan los
ajustes, reemplazo de bienes o procesos vitales que puedan estar
afectando el funcionamiento general de la
Corporación.
Las medidas que se deben adoptar para fortalecer los
Estado de Avance de las recomendaciones propuestas para mejorar
el cumplimiento de las observaciones establecidas en los informes
de auditoría interna en la corporación de los
andes, dirección Trujillo son los que a
continuación se detallan:
- Actualizar los sistemas de información
relacionados con los informes anteriores de modo que permitan
conocer en forma oportuna los datos allí
plasmados. - Realizar con regularidad conciliaciones entre los
informes de auditoría de años anteriores y la
planificación anual registrada lo que implica actualizar
los registros constituyan un patrón de
comparación. - Asegurar que los registros en general se mantengan
permanentemente actualizados, que contengan los antecedentes
necesarios que permita un adecuado control de legalidad y
propiedad. - Reforzar el procedimiento
de resguardo de informes de auditoría de años
anteriores. - Actualizar la asignación de responsabilidades,
respecto de la salvaguarda de los bienes fiscales, conforme al
uso y destino de los mismos, que en cada repartición
corresponda. - En general existen adecuados procedimientos y
controles que aseguran el correcto manejo y custodia de los
recursos financieros que fortalezcan el Control Interno, sin
embargo, a continuación se mencionan algunas
recomendaciones que permitirían fortalecer la
administración y control Interno de estos
bienes. - Se deben actualizar los manuales de procedimientos
para uniformarlos en todo el sector, indicando
específicamente: - Todos los documentos girados o recibidos deben
ser nominativos - Se deben estandarizar los períodos para
realizar los arqueos de caja, especies valoradas y
conciliaciones bancarias. - Debe existir una Unidad responsable que realice
tanto los arqueos como las conciliaciones. - Cumplir con toda la normativa de la
Contraloría General de la República,
especialmente la relacionada con el tratamiento que se debe
dar a los cheques
caducados. - Separar, cuando las condiciones así lo
permitan, las funciones de Tesorería de las del
Registro Contable. - Deben estar debidamente resguardados los valores
y los documentos de respaldo. - Realizar periódicamente cuadraturas entre
los saldos reales inventariables y los registros contables,
analizando, cuando corresponda, la antigüedad de los
saldos para llevar a cabo las acciones
requeridas..
- Todos los documentos girados o recibidos deben
- Los mecanismos de control interno de las unidades que
desarrollan trabajos administrativos y contables deben ser
evaluados permanentemente por la Unidad de Auditoría
Interna. - Verificar periódicamente que las
pólizas de fidelidad funcionaria se encuentren
actualizadas.
Es preciso señalar que estas recomendaciones se
dieron a conocer a las autoridades de la Corporación de
los Andes, quienes tienen la facultad administrativa de
implementar las medidas necesarias para corregir las debilidades
que corresponda a cada servicio.
CONSTANCIA DE
VALIDACIÓN
Quien suscribe __________________ portador de la
Cédula de Identidad
N° _____________ Profesión _________________ hace
constar por medio del presente, que reviso y apruebo el
instrumento presentado por el bachiller VALERO A. BELKIS
C. Portador (a) de la Cédula de Identidad N°
13.925.765 para desarrollar la base de datos de su
investigación, con la finalidad de obtener el
Título de Licenciado en Contaduría
Pública.
Constancia que se expide por parte del interesado (a) en
Trujillo a los treinta días del mes de Enero del dos Mil
Dos.
Firma _______________________
C.I. _________________________
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"Diseño de aplicación de un Sistema de Control
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de grado para optar al título de Licenciado en
Administración de empresas. Universidad Rafael
Urdaneta.
Autor:
Belkis Valero A.
Nancy del Valle Aguilar Andara
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