Indice
1.
Introducción
2. Determinación de la existencia
de una necesidad
3. Ordenes de emergencia y
urgentes
4. Ordenes
Pequeñas
5. Ordenes de compra con cheque en
blanco
6. Descripción precisa del
artículo deseado
7. Flujo de la requisición del
compra
8. Uso de requisiciones
preimpresas
9. Uso de la requisición de lista
de materiales
10. Compra de artículos no
inventariables o contratación de
sistemas
11. Selección de las posibles
fuentes de abastecimiento
12. Análisis de las ofertas;
colocación de pedidos
El área de administración de materiales
requiere de una gran diversidad de procedimientos
estandarizados de operación que habrán de
utilizarse en las tareas diarias normales. Cinco razones
fundamentales para desarrollar un buen sistema son las
siguientes: por una parte la gran cantidad de artículos y
el gran valor
monetario de ello y, por otra parte, la necesidad de mantener un
control adecuado,
las graves consecuencias derivadas de
operaciones no
satisfactorias que redundan en resultados desfavorables,
así como la contribución potencial de esta función
para lograr efectividad en las operaciones corporativas. El
proceso de
adquisición se halla estrechamente ligado a las
demás funciones
comprendidas dentro de la
organización, así como al medio ambiente
externo, creando la necesidad de sistemas de
información totales. La introducción del procesamiento
electrónico de datos tuvo un
gran impacto sobre el proceso de adquisición y su
administración. Se requiere de una gran destreza para
garantizar una continua efectividad.
Los pasos que comprenden el sistema de compras
Los pasos esenciales de un procedimiento de
compras son los
siguientes:
- Determinación de la existencia de una
necesidad. - El precisar el tipo de artículo que se
necesita, así como la cantidad que se debe
pedir. - Selección de las posibles fuentes de
abastecimiento. - Análisis de las alternativas y
colocación del pedido. - Seguimiento de la orden.
- Recepción e inspección de los
artículos. - Revisión de la factura y
pago al proveedor. - El llevar registros
apropiados.
2. Determinación
de la existencia de una necesidad
Toda compra habrá de tener su origen al
reconocerse la existencia definitiva de una necesidad por alguien
dentro de la organización. La persona
responsable de alguna actividad en particular deberá saber
cuáles son las necesidades individuales de dicha unidad:
qué se necesita, cuánto se necesita y cuándo
se tendrá tal necesidad. Esto habrá de conducir a
una requisición al departamento de almacén.
Ocasionalmente, estas demandas se podrán satisfacer
transfiriendo material sobrante de otros departamentos. Tarde o
temprano, por supuesto, surgirá la necesidad de efectuar
la compra de materiales nuevos. Algunas requisiciones de compra
se originarán de los departamentos productivos o usuarios.
Las solicitudes de compra de equipo de oficina
podrán surgir del gerente de
oficina o del contralor de la compañía. Incluso
algunas solicitudes podrán provenir de los departamentos
de ventas o de
publicidad, o
bien, de los laboratorios de investigación. Frecuentemente, formas
especiales habrán de indicar el origen de las
requisiciones; cuando esto no sucede se podrá utilizar
números de codificación que identifiquen a los
departamentos.
Por supuesto, también habrá de ser
responsabilidad del departamento de compras el
poder
anticipar las necesidades de los departamentos usuarios. Se
considera parte del equipo del gerente de compras no sólo
el exigir que las demandas de los demás departamentos sean
lo más estándar posible en cuanto a su naturaleza, y que
se pase de órdenes especiales o extraordinarias, sino
además, que tales demandas sean previstas con la debida
anticipación para evitar un exceso número de
pedidos "urgentes". Asimismo, puesto que el departamento de
compras está enterado de las tendencias en los precios y de
las condiciones generales del mercado,
podrá considerarse indispensable el que se coloquen
pedidos por anticipado a las necesidades con el fin de protegerse
en contra de la escasez de materiales o alza de precios. Esto
significa que el departamento de compras deberá
abastecerse de todos los materiales estandarizados que utilizan
los departamentos usuarios, tomando en consideración un
tiempo de
espera razonable y una tolerancia para
contingencias.
3. Ordenes de emergencia y
urgentes
Con frecuencia se habrán de recibir un gran
número de requisiciones que indiquen ser "urgentes". No
siempre se pueden suprimir las órdenes urgentes; pueden
surgir emergencia que justifiquen su empleo. Aun el
programa de
materiales mejor planeado podrá verse alterado como
consecuencia de cambios repentinos en el estilo o en el diseño,
así como por cambios inesperados en las condiciones del
mercado. Las interrupciones son algo inevitable y éstas
podrán originarse de demandas de piezas de repuestos o
materiales que resultaría incosteable manejar dentro de
los inventarios
normales.
Sin embargo, también existen algunas
órdenes denominadas urgentes que no pueden justificarse
por ningún motivo. Consisten de aquellas requisiciones que
surgen como consecuencia de a) un deficiente control de
inventarios, b) una mala planeación
de la producción o presupuestos
erróneos, c) una aparente falta de confianza en la
capacidad del departamento de compras de poder conseguir el
material para la planta de una manera oportuna, y d) la simple
costumbre de anotar a las órdenes el término de
"urgente". Independientemente de cuál sea el motivo, tales
órdenes Selene ser muy costosas. Este mayor costo puede
deberse, en parte, a la probabilidad de
error que se tiene cuando el trabajo se
efectúa bajo presión.
Las órdenes urgentes también implican un mayor
trabajo para el vendedor y estas molestias de una manera directa
o indirecta habrán de repercutir en el precio que
pague el comprador.
¿Qué podrá hacerse para reducir la
gravedad del problema? Respecto a la mayor parte de las
órdenes denominadas urgentes, pero que no lleguen al
carácter de emergentes, la solución
será la de educar en lo concerniente a procedimientos de
compra. En una compañía, por ejemplo, se ha
establecido una regla que consiste en que siempre que se
envíe una requisición "urgente" al departamento de
compras, será necesario que el departamento que
envíe tal orden señale al superintendente general
la razón para tal emergencia, para así obtener su
autorización. Además, aun cuando la
requisición sea aprobada por el superintendente, los
costos
adicionales, al grado en que éstos puedan ser
determinados, se habrán de cargar al departamento que
ordene el material. Como resultado del procedimiento, se ha
reducido el número de tales órdenes.
Las órdenes pequeñas son motivo de
constante preocupación en toda organización. La
mayoría de las requisiciones siguen la ley de Pareto que
señala que el 70% de todas las requisiciones en cuanto a
cantidad representan tan sólo el 10% del importe monetario
total. Una consideración de mucha importancia habrá
de ser el costo del sistema utilizado para manejar estas
órdenes pequeñas, comparado con el propio costo de
los artículos. Puesto que la autorización de una
parte considerada pequeña puede crear un verdadero
problema que esté del todo alejado de su valor monetario,
es preciso como un primer objetivo que
se garantice plenamente el abastecimiento de dicha parte.
Diversos enfoques deberán emplearse para poder encontrar
la solución al problema de las órdenes
pequeñas. Algunos de estos enfoque son los
siguientes:
- Si el problema radica en los departamentos usuarios,
podrá emplearse la persuasión con el fin de
incremental el número de bienes
estandarizados solicitados. - Una segunda posibilidad podrá ser el que el
departamento de compras retuviera las requisiciones
pequeñas hasta en tanto se hubiesen acumulado varias de
éstas cuyo valor monetario pudiera ser entonces
significativo. - Un tercer método
consiste en establecer un calendario de requisiciones,
separando fechas específicas para hacer requisiciones de
materiales específicos, de manera tal que aquellas para
un artículo determinado sean recibidas en un mismo
día. Como una ayuda para el almacenista, el calendario
podrá ser arreglado de manera tal que casi toso el
material que se haya de adquirir de determinado proveedor se
solicite en la misma fecha. - Aún otro método o procedimiento es el
conocido como "compras sin inventario", o
concepto de
"contrato de
sistemas". Este
concepto se ha empleado mayormente en la compra de MRO
(accesorios de mantenimiento, de reparaciones, de
operación).
5. Ordenes de compra con
cheque en
blanco
Este método para combatir el problema de las
órdenes pequeñas se denomina sistema "Giro-Orden de
Compra de Kaiser". Hace cierta cantidad de años, cuando la
Kaiser Aluminum and Chemical Corporation analizó toda la
documentación y trámites
concernientes a compras, descubrieron que el que el 75% se sus
órdenes de compra tenían un valor de $200 o menos,
pero si embargo, representaban tan sólo un 5% del valor
monetario de las compras; además, descubrieron que el 92%
de sus órdenes de compra eran por un valor de o inferior a
$1000, pero representaban sólo el 6% del valor monetario
de las compras. Para manejar estas órdenes
pequeñas, diseñaron el procedimiento de compras con
cheque en blanco.
La orden de compra con cheque en blanco es una forma
especial en la cual el proveedor se le remite un cheque
conjuntamente con la orden de compra. Cuando se embarca la
mercancía, el proveedor anota el importe que se adeuda en
el cheque y lo cobra. Este sistema incluye sus propios controles;
el cheque sólo podrá depositarse en la cuenta del
proveedor; deberá presentarse para el depósito en
un plazo de 60 días; y claramente aparece en él la
indicación: "este no será válido cuando la
cifra supure los $1000. El riesgo para el
comprador será pequeño bajo estas restricciones, y
se reducirá el costo de tramitación y
documentación respecto a compras por pequeños
montos. El procedimiento evidentemente tiene otras ventajas:
ahorra costos de correos; el comprador podrá negociar un
mayor descuento por pronto pago y solicitar que se surtan
embarques completos (no se admitirán embarques parciales),
lo cual habrá de reducir el número de informes de
recepción de materiales, asientos concernientes a
inventarios y pagos. El proveedor tendrá un fuerte
incentivo para embarcar la orden completa, puesto que el pago
será inmediato con respecto a los artículos
embarcados.
6. Descripción precisa del artículo
deseado
No será posible esperar que el departamento de
compras adquiera artículos en forma apropiada si no conoce
con precisión qué es lo que desean los
departamentos usuarios. Es por esta razón que se considera
algo básico el que se tenga una descripción precisa
de la necesidad, el artículo, el bien o el servicio que
se solicita.
El encargado de las compras podrá cuestionar una
especificación si él pensara que la
organización pudiera salir beneficiada con alguna
modificación a la solicitud. Un caso evidente es
aquél en el cual existe escasez de un producto
solicitado y se considera que un sustituto representa la
única alternativa razonable. Puesto que las futuras
condiciones del mercado constituyen un elemento vital,
tendrá sentido el que exista un elevado grado de
interacción entre el departamento de compras y los
demás grupos de
personas quienes hacen las especificaciones en las primeras
etapas en las cuales se precisan las necesidades. En el mejor de
los casos, una descripción inexacta podrá provocar
pérdida del tiempo; pero en ocasiones podrá tener
serias consecuencias financieras provocando interrupciones en el
abastecimiento, resentimientos entre personas y la pérdida
de confianza y respeto en el
proveedor.
Puesto que es el departamento de compra el último
que se entera de las especificaciones antes de que se
envíe la orden al proveedor, la necesidad de una
verificación final se considera determinante. Tal
verificación no habrá de ser factible cuando el
personal del
departamento de compras no está familiarizado con el
producto o servicio solicitado. Cualquier duda respecto a la
corrección de una requisición deberá
turnarse de regreso a quien hizo las requisiciones, no estando
facultado el departamento de compras para resolver tal duda de
una manera unilateral.
Deberá existir una gran uniformidad de
términos para describir los artículos deseados. No
puede pasar inadvertida la importancia que tiene el utilizar la
nomenclatura
apropiada como un medio para evitar todo tipo de confusiones. La
manera más efectiva para lograr esta uniformidad consiste
en mantener en el departamento de compras un archivo o listado
de los artículos comúnmente comprados. Tales
listados podrán llevarse de diversas formas. Algunas
empresas han
considerado prudente el establecimiento de un catálogo
general que incluye todos los artículos utilizados,
así como un catálogo de almacén o
existencias que contiene un listado de todos los artículos
que se mantienen en inventario. Tales catálogos
podrán llevarse en forma de hojas sueltas o de
índices de tarjetas.
También promoverán la uniformidad de
descripción si se planean en una forma adecuada y se
llevan de una manera apropiada. Tenderá a reducir aquellos
tamaños poco utilizados o calidades poco solicitadas,
facilitando los procedimientos contables y de almacenes. Salvo
que tales catálogos o sus equivalentes sean debidamente
planeados, llevados y en realidad utilizados, habrán de
provocar confusiones y resultarán demasiados costosos
superando cualquier beneficio que pudiera derivarse de
ellos.
Una requisición deberá tener espacio para
incluir la siguiente información a dicha solicitud:
- Fecha.
- Número (identificación).
- Departamento que le dio origen.
- Cuenta a la cual se deberá de
cargar. - Una descripción completa del material deseado
y su cantidad. - Instrucciones de embarque incluyendo la fecha en que
se necesita el material. - Firma de la (s) persona (s) para expedir la
requisición.
7. Flujo de la
requisición del compra
Como mínimo, será necesario que se
formulen dos copias de la requisición: una de ellas la
conservará el departamento que hace la requisición
y la otra se deberá enviar al departamento de compras. Se
considera una práctica generalizada que en una
requisición sólo se incluya un tipo de producto,
particularmente cuando se trata de artículos
estandarizados. En el caso de algunos artículos
especiales, como podrían ser los materiales de
plomería que no se mantienen en inventario, se
podrá incluir diferentes artículos en una sola
requisición, condicionado esto a que se hayan de comprar a
un solo proveedor y con entrega a una misma fecha. Esto
simplificará el manejo de los registros, puesto que se
adquirirán artículos específicos de
diferentes proveedores,
se precisarán fechas de entrega diferentes, órdenes
de compra por separado y otras clase de tratamiento.
Se considera de suma importancia para el departamento de
compras que se sepa quién tiene la autoridad para
presentar solicitudes de compra. Bajo ningún concepto
aceptará aquél requisiciones de personas que no
estén específicamente autorizadas para elaborar
tales requisiciones. Esto se considera tan importante como el que
todo el personal de ventas esté consciente que una
requisición de compra no es en definitiva una orden de
compra.
Será necesario que se revisen cuidadosamente
todas las requisiciones antes de proseguir. La cantidad
solicitada deberá basarse en necesidades previstas y
deberá cotejarse con lo que se consideran lotes
óptimos de compras. La fecha de entrega solicitada
deberá conceder el suficiente tiempo para que se obtengan
cotizaciones y muestras, si fueran necesarias, así como
para colocar el pedido y obtener la entrega de los productos. Si
no se concediera tiempo suficiente, o si para poder cumplir con
la fecha estipulada se tuviera que incurrir en costos
adicionales, esto deberá comunicarse de inmediato a la
persona que presenta la requisición.
El procedimiento que aplica el departamento de compras
para manejar las requisiciones al recibirlas, se considera de
tanta importancia que amerita citar un ejemplo:
Cuando el departamento de compras recibe las
requisiciones, después de que se les anota la fecha, se
turnan en su totalidad a la persona que mecanografía la orden y que las tarjetas de
especificaciones, quien habrá de adjuntar la tarjeta
correspondiente de especificación a cada una de las
requisiciones. Estas se turnan luego al comprador quien
habrá de señalar cuáles corresponden a
contratos,
anotando el término "contrato" en la orden, el nombre de
la empresa a
la cual se le hará el pedido, el precio, los
términos, las condiciones de l.a.b., el valor total y la
fecha de pago, información que necesita el contralor. Las
requisiciones se habrán de regresar a la persona que
mecanografía las órdenes, quien procederá a
elaborar la orden y al terminar de hacer esto se procederá
a compararla con la tarjeta de especificación, con el
precio y términos, etc., antes de enviarla finalmente al
proveedor.
Cuando los artículos no estén comprendidos
en contratos, será necesario que se envíen
solicitudes de cotización en las formas estándar
que se tienen para tal efecto. Cuando se tenga que enviar
solicitudes de cotizaciones, será necesario que en el
reverso de las requisiciones se anote el listado de nombres de
proveedores potenciales. Las requisiciones se turnarán
luego a la persona que mecanografía, quien habrá de
elaborar las formas de solicitud de cotización
entregándoselas a la persona encargada de compras quien
las revisará y firmará antes de
enviarlas.
Cuando se reciban las cotizaciones de los diversos
proveedores, habrá de vaciarse los datos en una hoja de
cotizaciones y el empleado que haga tal trabajo la turnará
al encargado de compras, quien decidirá a cuál de
los proveedores se le pasará el pedido. El comprador
inicial hará la requisición y la turnara al
empleado que se encargará de mecanografiar la orden de
compra.
8. Uso de requisiciones
preimpresas
Con el afán de reducir los gastos de
operación, algunas compañías han llegado a
considerar deseable el utilizar requisiciones respecto a demandas
recurrentes de materiales y partes estandarizadas. Esta
requisición tiene la forma e un cartón y se utiliza
cuando un artículo específico debe adquirirse
frecuentemente por un determinado departamento. Tal
requisición contiene la descripción detallada de un
artículo, habiendo de enviarse al departamento de compras
cuando el usuario necesite que se le abastezca de nuevo con el
material solicitado, indicando en tal requisición la
cantidad y la fecha en que se necesitará. El departamento
de compras procederá a elaborar la orden de compra u
anotará en la requisición el nombre del proveedor,
el precio y el número de dicha orden, regresando el
documento a la persona que hizo la solicitud de compra, quien
colocará la tarjeta en el archivo hasta en tanto se
necesite de nuevo volver reabastecer. De 24 a 36 compras
podrán tramitarse mediante estas requisiciones
preimpresas. El uso de estas requisiciones evita el tener que
volver a copiar cierta descripción de rutina y
habrá de reemplazar hasta 24 a 36 requisiciones
individuales de compra, ahorrando papeleo y tiempo del personal
de oficina. Asimismo, proporciona un historial completo y
acumulativo respecto de compras y consumos en una sola
forma.
En el anverso de la tarjeta se proporcionará la
siguiente información:
En la parte superior de la tarjeta:
- El número de la pieza o descripción de
artículo o material que se requiere y la
indicación donde habrá de utilizarse. - Inventarios máximos y mínimos,
así como los puntos de indicación para hacer
nuevos pedidos.
En la parte inferior de la tarjeta:
- En el lado izquierdo, se incluirá una
sección de "Ordenado" que incluye espacio para la fecha,
número de la orden de compra, fecha en que se necesita
el material, departamento en nombre de quien se hace el pedido
y que presentó la requisición, la cantidad que se
necesita y espacio para que se incluyan la firma
autorizada. - A la derecha se incluirá una sección de
"Recibido" en donde se anotará la fecha en que recibe,
el número de la orden de compra, la cantidad y el costo
del artículo arenado en el momento en que se
recibe.
El reverso de la tarjeta permite que se presente una
descripción de los artículos incluidos en la orden
de compra, así como el número de la pieza, si lo
tuviera; un listado de proveedores autorizados, incluyendo los
términos de descuento por pronto pago y las condiciones de
L.A.B. para cada uno de esos proveedores; incluirá,
además, columnas para indicar cuál de los
proveedores fue el que en definitiva obtuvo el pedido; se
indicará también el número de la orden de
compra, la cantidad, la fecha límite de entrega, el precio
unitario, así como un espacio para anotar en él el
nombre del encargado de hacer la compra y la fecha.
Cuando se estén ordenando piezas o materiales
comprendidos en una de estas requisiciones preimpresas, el
empleado encargado de control de inventarios anotará en
ella la fecha en que hace tal anotación, la fecha en que
se necesitará el material, el nombre del departamento para
el que se hace la requisición y la cantidad, obteniendo
una firma autorizada antes de que se envíe la
requisición al departamento de compras. Después de
seleccionar al proveedor, el comprador anota el número de
codificación de éste, la cantidad, la fecha
límite de entrega, el precio unitario, y su nombre y
fecha, regresando la tarjeta al departamento de control de
inventario después de que se elabora la Orden de
Compra.
9. Uso de la
requisición de lista de materiales
Una segunda variante lo constituye la lista de
materiales. Es utilizada por las empresas que fabrican un
producto estándar durante un espacio de tiempo
relativamente largo, como una forma rápida de notificar al
departamento de compras respecto de las necesidades de
producción. Una lista de materiales relativa a un tostador
fabricado por un productor de aparatos habría de
señalar el número total o cantidad, la cual
deberá proveer cierta cantidad para desperdicios, de
piezas o materiales que se necesiten para elaborar un producto
terminado. El departamento de programación de la producción
sólo habrá de notificar al departamento de compras
que ha programado 18.000 de tal modelo dentro
de la producción del siguiente mes. El departamento de
compras habrá entonces de "disparar" la lista de
materiales (generalmente mediante el empleo de un sistema de
computador)
considerando los 18.000 para así determinar la cantidad
total de materiales que se necesitan para poder cubrir el
programa de producción del siguiente mes. Una
comparación de estas cifras con las cantidades en
inventarios brindarán al departamento de compras las
cifras de "aprobación para compra". El empleo del sistema
Lista de Materiales representa un medio para simplificar el
proceso de requisiciones cuando están involucradas grandes
cantidades de artículos frecuentemente
utilizados.
10. Compra de
artículos no inventariables o contratación de
sistemas
Esta Técnica es relativamente nueva y se ha
utilizado con mayor frecuencia en la compra de papelería y
accesorios de oficina, cuando se trata de compras repetitivas, en
la adquisición de reparaciones y de mantenimiento, y
accesorios de operación. Este último género de
compras se caracteriza por muchos diferentes tipos de
artículos, todos los cuales son de valor comparativamente
bajo y que se necesitan de inmediato cuando falla alguna unidad
de planta o equipo. Esta técnica gira en torno de un
contrato del tipo abierto el cual se elabora con mucho detalle en
cuanto a las cantidades que se hayan de utilizar dentro de
espacios de tiempo específicos, respecto de los precios,
provisiones para ajustar los precios, procedimientos que se hayan
de emplear para tomar las requisiciones diarias y para hacer
entregas en un lapso de 24 h, procedimientos simplificados de
facturación, y un catálogo completo de todos los
artículos cubiertos por el contrato.
Generalmente, todos los artículos inventariados
cubiertos por un contrato serán almacenados por el
proveedor, lo cual implicará que el comprador pueda
eliminar la inversión y ahorrase espacio. Las
requisiciones de artículos cubiertos por el contrato se
envían directamente al proveedor y, por tanto, no son
procesadas por el departamento de compras. La requisición
es utilizada por el proveedor para buscar los artículos en
el inventario, empacarlos, facturarlos y, finalmente, como nota
de entrega. Este procedimiento simplificado reduce los costos de
tramitación y documentación tanto del comprador
como el vendedor y ha llegado a ser de gran ayuda para resolver
los problemas
relacionados con órdenes pequeñas.
Algunas organizaciones
utilizan un sistema de Transmisión Telefónica de
Datos dentro de "contratación de sistemas", el cual
requiere que el departamento de compras posea una terminal de
transmisión de datos. El comprador simplemente inserta una
tarjeta preperforada para cada artículo que se necesite,
indicando la cantidad requerida, transmitiéndose por
medios
electrónicos al computador del proveedor, el cual redacta
la orden de compra, consideran el precio previamente convenido
para cada uno de los artículos.
La "contratación de sistemas" también se
ha llegado a divulgar bastante dentro de las empresas no
industriales. En la actualidad, no está restringido
exclusivamente a accesorios de mantenimiento, de
reparación y operativos (MRO) sino que, además,
incluye varios artículos de elevado valor monetario. El
hecho de que se acorte el espacio de tiempo entre el momento en
que se hace la requisicón y el momento de la entrega ha
originado sustanciales reducciones en los inventarios y que haya
respaldo de la organización con respecto al sistema de
abastecimiento, La cantidad de "papeleo" se ha reducido a un
mínimo. Puesto que el usuario por lo general provee una
buena estimación de las demandas y comunica oportunamente
cuando haya alguna variación respecto de lo estimado, el
proveedor habrá de arriesgar muy poco en su
inversión de inventarios. El grado de cooperación e
intercambio de información que se requiere entre el
comprador y el vendedor dentro de un "sistema basado en
contrato", frecuentemente conducirá a relaciones
más estrechas de las que existían conforme el
tradicional método de negociación.
11. Selección
de las posibles fuentes de abastecimiento
La selección de los proveedores constituye una
parte muy importante de la función de compras e involucra
la búsqueda de fuentes de abastecimiento apropiadas,
así como el llegar a convenios respecto a la entrega y
precio del material deseado. Dentro de los principales registros
que debe tener un departamento de compras que esté
debidamente organizado, se encuentran:
- Un registro de
todos los contratos vigentes sobre los cuales ya se hayan
colocado pedidos conforme haya sido necesario. - Una clasificación de artículos
comprados. - Un registro de proveedores.
Respecto a los innumerables productos que se utilizan de
una manera constante dentro de una organización, y
particularmente para aquellos para los que exista un mercado
libre y abierto y de los cuales se pueda obtener cotizaciones
prácticamente a cualquier hora del día, no se
considerará que exista problema alguno. Sin embargo, con
frecuencia se habrán de solicitar cotizaciones sobre
artículos de uso común, como es el caso de la
papelería.
12. Análisis de las ofertas; colocación
de pedidos
El análisis de las cotizaciones ofrecidas por los
proveedores y la selección de éstos
conducirá a que se coloquen los pedidos. Puesto que el
análisis de las cotizaciones y la selección del
proveedor constituyen cuestiones de criterio, consideramos
necesario el sólo mencionar por ahora que representan
pasos lógicos dentro del proceso de compras. Algunas
empresas utilizan una forma como auxiliar en tal análisis
de las ofertas, pero no existe una práctica generalizada.
Existen en ocasiones en las órdenes de compras se colocan
sen que se hayan obtenido cotizaciones.
La colocación de una orden generalmente implica
el uso de una orden de compra, salvo que fuera necesario utilizar
en su lugar el contrato de ventas del proveedor, o si se empleara
el sistema de "contrato de compra sin inventario". El dejar de
utilizar la forma de contrato apropiada puede dar como resultado
el que se presenten graves complicaciones legales. Además,
pudiera darse el caso de que no existiera una constancia formal d
la transacción de compra. Es por ello que se juzga
prudente que aun cuando la orden sea colocada por teléfono, también exista una orden
por escrito para efectos de confirmación. En ocasiones,
cuando surjan condiciones de emergencia podrá ser
conveniente enviar un camión para que recoja las piezas
sin tener que pasar a través de todo el procedimiento de
formulación de la requisición y orden de compra.
Pero en ningún caso (salvo en aquellas compras menores que
se pagan con caja chica9 podrán comprarse los materiales
sin que exista una forma por escrito de alguna
índole.
Todas las compañías tienen formas de orden
de compra; en la práctica sin embargo, no todas las
compras se basarán en las condiciones estipuladas en las
órdenes de compra, sino más bien de estar
gobernadas por el convenio de ventas presentado por el proveedor.
La comparación entre los convenios de ventas y las
órdenes de compra podrá considerarse algo muy
interesante. Puesto que toda compañía trata de
protegerse a sí misma lo mejor posible, algunas
responsabilidades que la orden de compra asigna al proveedor son
frecuentemente asignadas al comprador dentro del contrato de
venta. Es natural
que una compañía trate de que se aplique su propio
contrato de venta cuando venda sus productos y su propio modelo
de orden de compra cuando realice sus compras.
Algunos funcionarios de compras enfatizan que ellos
solamente efectuarán sus compras si se respetan las
condiciones de su propia orden de compra. Si el proveedor se
opusiera con firmeza a alguna de las condiciones incluidas en la
orden de compra y pudiera ofrecer razones suficientes para ello,
se podrá llegar a algún convenio. Sin embargo,
dentro de un mercado donde prevalecen las condiciones de los
proveedores, será muy difícil poder adherirse a
esta regla. Cabe también añadir que algunos
proveedores no firmarán los contratos de compraventa,
salvo que el comprador acepte su modelo de orden de venta. Cuando
no hubiese una fuente alternativa, como por ejemplo, cuando una
compañía eléctrica posee una patente sobre
un artículo que se considera tan importante que no existe
ningún sustituto apropiado, entonces el funcionario de
compras no tendrá otra alternativa más que aceptar
las condiciones del vendedor. Pero generalmente, la
decisión respecto a cuál de los dos documentos haya
de dominar dependerá de la fuerza
comparativa de ambas partes, de la naturaleza del artículo
que se esté comparando, de lo complejo de la
transacción y de la estrategia
utilizada para obtener o colocar la orden.
Suele existir mucha confusión al respecto. Un
agente de compras podrá libremente firmar una orden que le
presente el vendedor (la cual, aun cuando puede comprometer al
comprador, no habrá de comprometer al proveedor hasta en
tanto no sea confirmada por las oficinas centrales), para
posteriormente enviar al proveedor una orden de compra, esperando
que sea ésta la que rija. Asimismo, el agente de compras
podrá después de enviar la orden de compra recibir
no una confirmación de ésta sino por el contrario,
una orden d venta, la cual habrá de constituir en realidad
una contraoferta, y por ningún motivo una
aceptación de las condiciones incluidas en la orden de
compra.
Cuando se trate de pedidos de poco valor, sin embrago,
no habrá mucha necesidad de que haya un contrato legal que
comprometa a las parte, ya que existe muy poca probabilidad de
que posteriormente se presenten problemas de índole
legal.
Autor:
Elibeth Cabrera