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Procedimientos y Flujos de Información

Enviado por elibeth_yuri



Indice
1. Introducción
2. Determinación de la existencia de una necesidad
3. Ordenes de emergencia y urgentes
4. Ordenes Pequeñas
5. Ordenes de compra con cheque en blanco
6. Descripción precisa del artículo deseado
7. Flujo de la requisición del compra
8. Uso de requisiciones preimpresas
9. Uso de la requisición de lista de materiales
10. Compra de artículos no inventariables o contratación de sistemas
11. Selección de las posibles fuentes de abastecimiento
12. Análisis de las ofertas; colocación de pedidos

1. Introducción

El área de administración de materiales requiere de una gran diversidad de procedimientos estandarizados de operación que habrán de utilizarse en las tareas diarias normales. Cinco razones fundamentales para desarrollar un buen sistema son las siguientes: por una parte la gran cantidad de artículos y el gran valor monetario de ello y, por otra parte, la necesidad de mantener un control adecuado, las graves consecuencias derivadas de operaciones no satisfactorias que redundan en resultados desfavorables, así como la contribución potencial de esta función para lograr efectividad en las operaciones corporativas. El proceso de adquisición se halla estrechamente ligado a las demás funciones comprendidas dentro de la organización, así como al medio ambiente externo, creando la necesidad de sistemas de información totales. La introducción del procesamiento electrónico de datos tuvo un gran impacto sobre el proceso de adquisición y su administración. Se requiere de una gran destreza para garantizar una continua efectividad.

Los pasos que comprenden el sistema de compras
Los pasos esenciales de un procedimiento de compras son los siguientes:

  1. Determinación de la existencia de una necesidad.
  2. El precisar el tipo de artículo que se necesita, así como la cantidad que se debe pedir.
  3. Selección de las posibles fuentes de abastecimiento.
  4. Análisis de las alternativas y colocación del pedido.
  5. Seguimiento de la orden.
  6. Recepción e inspección de los artículos.
  7. Revisión de la factura y pago al proveedor.
  8. El llevar registros apropiados.

2. Determinación de la existencia de una necesidad

Toda compra habrá de tener su origen al reconocerse la existencia definitiva de una necesidad por alguien dentro de la organización. La persona responsable de alguna actividad en particular deberá saber cuáles son las necesidades individuales de dicha unidad: qué se necesita, cuánto se necesita y cuándo se tendrá tal necesidad. Esto habrá de conducir a una requisición al departamento de almacén. Ocasionalmente, estas demandas se podrán satisfacer transfiriendo material sobrante de otros departamentos. Tarde o temprano, por supuesto, surgirá la necesidad de efectuar la compra de materiales nuevos. Algunas requisiciones de compra se originarán de los departamentos productivos o usuarios. Las solicitudes de compra de equipo de oficina podrán surgir del gerente de oficina o del contralor de la compañía. Incluso algunas solicitudes podrán provenir de los departamentos de ventas o de publicidad, o bien, de los laboratorios de investigación. Frecuentemente, formas especiales habrán de indicar el origen de las requisiciones; cuando esto no sucede se podrá utilizar números de codificación que identifiquen a los departamentos.

Por supuesto, también habrá de ser responsabilidad del departamento de compras el poder anticipar las necesidades de los departamentos usuarios. Se considera parte del equipo del gerente de compras no sólo el exigir que las demandas de los demás departamentos sean lo más estándar posible en cuanto a su naturaleza, y que se pase de órdenes especiales o extraordinarias, sino además, que tales demandas sean previstas con la debida anticipación para evitar un exceso número de pedidos "urgentes". Asimismo, puesto que el departamento de compras está enterado de las tendencias en los precios y de las condiciones generales del mercado, podrá considerarse indispensable el que se coloquen pedidos por anticipado a las necesidades con el fin de protegerse en contra de la escasez de materiales o alza de precios. Esto significa que el departamento de compras deberá abastecerse de todos los materiales estandarizados que utilizan los departamentos usuarios, tomando en consideración un tiempo de espera razonable y una tolerancia para contingencias.

3. Ordenes de emergencia y urgentes

Con frecuencia se habrán de recibir un gran número de requisiciones que indiquen ser "urgentes". No siempre se pueden suprimir las órdenes urgentes; pueden surgir emergencia que justifiquen su empleo. Aun el programa de materiales mejor planeado podrá verse alterado como consecuencia de cambios repentinos en el estilo o en el diseño, así como por cambios inesperados en las condiciones del mercado. Las interrupciones son algo inevitable y éstas podrán originarse de demandas de piezas de repuestos o materiales que resultaría incosteable manejar dentro de los inventarios normales.

Sin embargo, también existen algunas órdenes denominadas urgentes que no pueden justificarse por ningún motivo. Consisten de aquellas requisiciones que surgen como consecuencia de a) un deficiente control de inventarios, b) una mala planeación de la producción o presupuestos erróneos, c) una aparente falta de confianza en la capacidad del departamento de compras de poder conseguir el material para la planta de una manera oportuna, y d) la simple costumbre de anotar a las órdenes el término de "urgente". Independientemente de cuál sea el motivo, tales órdenes Selene ser muy costosas. Este mayor costo puede deberse, en parte, a la probabilidad de error que se tiene cuando el trabajo se efectúa bajo presión. Las órdenes urgentes también implican un mayor trabajo para el vendedor y estas molestias de una manera directa o indirecta habrán de repercutir en el precio que pague el comprador.

¿Qué podrá hacerse para reducir la gravedad del problema? Respecto a la mayor parte de las órdenes denominadas urgentes, pero que no lleguen al carácter de emergentes, la solución será la de educar en lo concerniente a procedimientos de compra. En una compañía, por ejemplo, se ha establecido una regla que consiste en que siempre que se envíe una requisición "urgente" al departamento de compras, será necesario que el departamento que envíe tal orden señale al superintendente general la razón para tal emergencia, para así obtener su autorización. Además, aun cuando la requisición sea aprobada por el superintendente, los costos adicionales, al grado en que éstos puedan ser determinados, se habrán de cargar al departamento que ordene el material. Como resultado del procedimiento, se ha reducido el número de tales órdenes.

4. Ordenes Pequeñas

Las órdenes pequeñas son motivo de constante preocupación en toda organización. La mayoría de las requisiciones siguen la ley de Pareto que señala que el 70% de todas las requisiciones en cuanto a cantidad representan tan sólo el 10% del importe monetario total. Una consideración de mucha importancia habrá de ser el costo del sistema utilizado para manejar estas órdenes pequeñas, comparado con el propio costo de los artículos. Puesto que la autorización de una parte considerada pequeña puede crear un verdadero problema que esté del todo alejado de su valor monetario, es preciso como un primer objetivo que se garantice plenamente el abastecimiento de dicha parte. Diversos enfoques deberán emplearse para poder encontrar la solución al problema de las órdenes pequeñas. Algunos de estos enfoque son los siguientes:

  1. Si el problema radica en los departamentos usuarios, podrá emplearse la persuasión con el fin de incremental el número de bienes estandarizados solicitados.
  2. Una segunda posibilidad podrá ser el que el departamento de compras retuviera las requisiciones pequeñas hasta en tanto se hubiesen acumulado varias de éstas cuyo valor monetario pudiera ser entonces significativo.
  3. Un tercer método consiste en establecer un calendario de requisiciones, separando fechas específicas para hacer requisiciones de materiales específicos, de manera tal que aquellas para un artículo determinado sean recibidas en un mismo día. Como una ayuda para el almacenista, el calendario podrá ser arreglado de manera tal que casi toso el material que se haya de adquirir de determinado proveedor se solicite en la misma fecha.
  4. Aún otro método o procedimiento es el conocido como "compras sin inventario", o concepto de "contrato de sistemas". Este concepto se ha empleado mayormente en la compra de MRO (accesorios de mantenimiento, de reparaciones, de operación).

5. Ordenes de compra con cheque en blanco

Este método para combatir el problema de las órdenes pequeñas se denomina sistema "Giro-Orden de Compra de Kaiser". Hace cierta cantidad de años, cuando la Kaiser Aluminum and Chemical Corporation analizó toda la documentación y trámites concernientes a compras, descubrieron que el que el 75% se sus órdenes de compra tenían un valor de $200 o menos, pero si embargo, representaban tan sólo un 5% del valor monetario de las compras; además, descubrieron que el 92% de sus órdenes de compra eran por un valor de o inferior a $1000, pero representaban sólo el 6% del valor monetario de las compras. Para manejar estas órdenes pequeñas, diseñaron el procedimiento de compras con cheque en blanco.

La orden de compra con cheque en blanco es una forma especial en la cual el proveedor se le remite un cheque conjuntamente con la orden de compra. Cuando se embarca la mercancía, el proveedor anota el importe que se adeuda en el cheque y lo cobra. Este sistema incluye sus propios controles; el cheque sólo podrá depositarse en la cuenta del proveedor; deberá presentarse para el depósito en un plazo de 60 días; y claramente aparece en él la indicación: "este no será válido cuando la cifra supure los $1000. El riesgo para el comprador será pequeño bajo estas restricciones, y se reducirá el costo de tramitación y documentación respecto a compras por pequeños montos. El procedimiento evidentemente tiene otras ventajas: ahorra costos de correos; el comprador podrá negociar un mayor descuento por pronto pago y solicitar que se surtan embarques completos (no se admitirán embarques parciales), lo cual habrá de reducir el número de informes de recepción de materiales, asientos concernientes a inventarios y pagos. El proveedor tendrá un fuerte incentivo para embarcar la orden completa, puesto que el pago será inmediato con respecto a los artículos embarcados.

6. Descripción precisa del artículo deseado

No será posible esperar que el departamento de compras adquiera artículos en forma apropiada si no conoce con precisión qué es lo que desean los departamentos usuarios. Es por esta razón que se considera algo básico el que se tenga una descripción precisa de la necesidad, el artículo, el bien o el servicio que se solicita.

El encargado de las compras podrá cuestionar una especificación si él pensara que la organización pudiera salir beneficiada con alguna modificación a la solicitud. Un caso evidente es aquél en el cual existe escasez de un producto solicitado y se considera que un sustituto representa la única alternativa razonable. Puesto que las futuras condiciones del mercado constituyen un elemento vital, tendrá sentido el que exista un elevado grado de interacción entre el departamento de compras y los demás grupos de personas quienes hacen las especificaciones en las primeras etapas en las cuales se precisan las necesidades. En el mejor de los casos, una descripción inexacta podrá provocar pérdida del tiempo; pero en ocasiones podrá tener serias consecuencias financieras provocando interrupciones en el abastecimiento, resentimientos entre personas y la pérdida de confianza y respeto en el proveedor.

Puesto que es el departamento de compra el último que se entera de las especificaciones antes de que se envíe la orden al proveedor, la necesidad de una verificación final se considera determinante. Tal verificación no habrá de ser factible cuando el personal del departamento de compras no está familiarizado con el producto o servicio solicitado. Cualquier duda respecto a la corrección de una requisición deberá turnarse de regreso a quien hizo las requisiciones, no estando facultado el departamento de compras para resolver tal duda de una manera unilateral.

Deberá existir una gran uniformidad de términos para describir los artículos deseados. No puede pasar inadvertida la importancia que tiene el utilizar la nomenclatura apropiada como un medio para evitar todo tipo de confusiones. La manera más efectiva para lograr esta uniformidad consiste en mantener en el departamento de compras un archivo o listado de los artículos comúnmente comprados. Tales listados podrán llevarse de diversas formas. Algunas empresas han considerado prudente el establecimiento de un catálogo general que incluye todos los artículos utilizados, así como un catálogo de almacén o existencias que contiene un listado de todos los artículos que se mantienen en inventario. Tales catálogos podrán llevarse en forma de hojas sueltas o de índices de tarjetas. También promoverán la uniformidad de descripción si se planean en una forma adecuada y se llevan de una manera apropiada. Tenderá a reducir aquellos tamaños poco utilizados o calidades poco solicitadas, facilitando los procedimientos contables y de almacenes. Salvo que tales catálogos o sus equivalentes sean debidamente planeados, llevados y en realidad utilizados, habrán de provocar confusiones y resultarán demasiados costosos superando cualquier beneficio que pudiera derivarse de ellos.

Una requisición deberá tener espacio para incluir la siguiente información a dicha solicitud:

  1. Fecha.
  2. Número (identificación).
  3. Departamento que le dio origen.
  4. Cuenta a la cual se deberá de cargar.
  5. Una descripción completa del material deseado y su cantidad.
  6. Instrucciones de embarque incluyendo la fecha en que se necesita el material.
  7. Firma de la (s) persona (s) para expedir la requisición.

7. Flujo de la requisición del compra

Como mínimo, será necesario que se formulen dos copias de la requisición: una de ellas la conservará el departamento que hace la requisición y la otra se deberá enviar al departamento de compras. Se considera una práctica generalizada que en una requisición sólo se incluya un tipo de producto, particularmente cuando se trata de artículos estandarizados. En el caso de algunos artículos especiales, como podrían ser los materiales de plomería que no se mantienen en inventario, se podrá incluir diferentes artículos en una sola requisición, condicionado esto a que se hayan de comprar a un solo proveedor y con entrega a una misma fecha. Esto simplificará el manejo de los registros, puesto que se adquirirán artículos específicos de diferentes proveedores, se precisarán fechas de entrega diferentes, órdenes de compra por separado y otras clase de tratamiento.

Se considera de suma importancia para el departamento de compras que se sepa quién tiene la autoridad para presentar solicitudes de compra. Bajo ningún concepto aceptará aquél requisiciones de personas que no estén específicamente autorizadas para elaborar tales requisiciones. Esto se considera tan importante como el que todo el personal de ventas esté consciente que una requisición de compra no es en definitiva una orden de compra.

Será necesario que se revisen cuidadosamente todas las requisiciones antes de proseguir. La cantidad solicitada deberá basarse en necesidades previstas y deberá cotejarse con lo que se consideran lotes óptimos de compras. La fecha de entrega solicitada deberá conceder el suficiente tiempo para que se obtengan cotizaciones y muestras, si fueran necesarias, así como para colocar el pedido y obtener la entrega de los productos. Si no se concediera tiempo suficiente, o si para poder cumplir con la fecha estipulada se tuviera que incurrir en costos adicionales, esto deberá comunicarse de inmediato a la persona que presenta la requisición.

El procedimiento que aplica el departamento de compras para manejar las requisiciones al recibirlas, se considera de tanta importancia que amerita citar un ejemplo:

Cuando el departamento de compras recibe las requisiciones, después de que se les anota la fecha, se turnan en su totalidad a la persona que mecanografía la orden y que las tarjetas de especificaciones, quien habrá de adjuntar la tarjeta correspondiente de especificación a cada una de las requisiciones. Estas se turnan luego al comprador quien habrá de señalar cuáles corresponden a contratos, anotando el término "contrato" en la orden, el nombre de la empresa a la cual se le hará el pedido, el precio, los términos, las condiciones de l.a.b., el valor total y la fecha de pago, información que necesita el contralor. Las requisiciones se habrán de regresar a la persona que mecanografía las órdenes, quien procederá a elaborar la orden y al terminar de hacer esto se procederá a compararla con la tarjeta de especificación, con el precio y términos, etc., antes de enviarla finalmente al proveedor.

Cuando los artículos no estén comprendidos en contratos, será necesario que se envíen solicitudes de cotización en las formas estándar que se tienen para tal efecto. Cuando se tenga que enviar solicitudes de cotizaciones, será necesario que en el reverso de las requisiciones se anote el listado de nombres de proveedores potenciales. Las requisiciones se turnarán luego a la persona que mecanografía, quien habrá de elaborar las formas de solicitud de cotización entregándoselas a la persona encargada de compras quien las revisará y firmará antes de enviarlas.

Cuando se reciban las cotizaciones de los diversos proveedores, habrá de vaciarse los datos en una hoja de cotizaciones y el empleado que haga tal trabajo la turnará al encargado de compras, quien decidirá a cuál de los proveedores se le pasará el pedido. El comprador inicial hará la requisición y la turnara al empleado que se encargará de mecanografiar la orden de compra.

8. Uso de requisiciones preimpresas

Con el afán de reducir los gastos de operación, algunas compañías han llegado a considerar deseable el utilizar requisiciones respecto a demandas recurrentes de materiales y partes estandarizadas. Esta requisición tiene la forma e un cartón y se utiliza cuando un artículo específico debe adquirirse frecuentemente por un determinado departamento. Tal requisición contiene la descripción detallada de un artículo, habiendo de enviarse al departamento de compras cuando el usuario necesite que se le abastezca de nuevo con el material solicitado, indicando en tal requisición la cantidad y la fecha en que se necesitará. El departamento de compras procederá a elaborar la orden de compra u anotará en la requisición el nombre del proveedor, el precio y el número de dicha orden, regresando el documento a la persona que hizo la solicitud de compra, quien colocará la tarjeta en el archivo hasta en tanto se necesite de nuevo volver reabastecer. De 24 a 36 compras podrán tramitarse mediante estas requisiciones preimpresas. El uso de estas requisiciones evita el tener que volver a copiar cierta descripción de rutina y habrá de reemplazar hasta 24 a 36 requisiciones individuales de compra, ahorrando papeleo y tiempo del personal de oficina. Asimismo, proporciona un historial completo y acumulativo respecto de compras y consumos en una sola forma.

En el anverso de la tarjeta se proporcionará la siguiente información:

En la parte superior de la tarjeta:

  1. El número de la pieza o descripción de artículo o material que se requiere y la indicación donde habrá de utilizarse.
  2. Inventarios máximos y mínimos, así como los puntos de indicación para hacer nuevos pedidos.

En la parte inferior de la tarjeta:

  1. En el lado izquierdo, se incluirá una sección de "Ordenado" que incluye espacio para la fecha, número de la orden de compra, fecha en que se necesita el material, departamento en nombre de quien se hace el pedido y que presentó la requisición, la cantidad que se necesita y espacio para que se incluyan la firma autorizada.
  2. A la derecha se incluirá una sección de "Recibido" en donde se anotará la fecha en que recibe, el número de la orden de compra, la cantidad y el costo del artículo arenado en el momento en que se recibe.

El reverso de la tarjeta permite que se presente una descripción de los artículos incluidos en la orden de compra, así como el número de la pieza, si lo tuviera; un listado de proveedores autorizados, incluyendo los términos de descuento por pronto pago y las condiciones de L.A.B. para cada uno de esos proveedores; incluirá, además, columnas para indicar cuál de los proveedores fue el que en definitiva obtuvo el pedido; se indicará también el número de la orden de compra, la cantidad, la fecha límite de entrega, el precio unitario, así como un espacio para anotar en él el nombre del encargado de hacer la compra y la fecha.

Cuando se estén ordenando piezas o materiales comprendidos en una de estas requisiciones preimpresas, el empleado encargado de control de inventarios anotará en ella la fecha en que hace tal anotación, la fecha en que se necesitará el material, el nombre del departamento para el que se hace la requisición y la cantidad, obteniendo una firma autorizada antes de que se envíe la requisición al departamento de compras. Después de seleccionar al proveedor, el comprador anota el número de codificación de éste, la cantidad, la fecha límite de entrega, el precio unitario, y su nombre y fecha, regresando la tarjeta al departamento de control de inventario después de que se elabora la Orden de Compra.

9. Uso de la requisición de lista de materiales

Una segunda variante lo constituye la lista de materiales. Es utilizada por las empresas que fabrican un producto estándar durante un espacio de tiempo relativamente largo, como una forma rápida de notificar al departamento de compras respecto de las necesidades de producción. Una lista de materiales relativa a un tostador fabricado por un productor de aparatos habría de señalar el número total o cantidad, la cual deberá proveer cierta cantidad para desperdicios, de piezas o materiales que se necesiten para elaborar un producto terminado. El departamento de programación de la producción sólo habrá de notificar al departamento de compras que ha programado 18.000 de tal modelo dentro de la producción del siguiente mes. El departamento de compras habrá entonces de "disparar" la lista de materiales (generalmente mediante el empleo de un sistema de computador) considerando los 18.000 para así determinar la cantidad total de materiales que se necesitan para poder cubrir el programa de producción del siguiente mes. Una comparación de estas cifras con las cantidades en inventarios brindarán al departamento de compras las cifras de "aprobación para compra". El empleo del sistema Lista de Materiales representa un medio para simplificar el proceso de requisiciones cuando están involucradas grandes cantidades de artículos frecuentemente utilizados.

10. Compra de artículos no inventariables o contratación de sistemas

Esta Técnica es relativamente nueva y se ha utilizado con mayor frecuencia en la compra de papelería y accesorios de oficina, cuando se trata de compras repetitivas, en la adquisición de reparaciones y de mantenimiento, y accesorios de operación. Este último género de compras se caracteriza por muchos diferentes tipos de artículos, todos los cuales son de valor comparativamente bajo y que se necesitan de inmediato cuando falla alguna unidad de planta o equipo. Esta técnica gira en torno de un contrato del tipo abierto el cual se elabora con mucho detalle en cuanto a las cantidades que se hayan de utilizar dentro de espacios de tiempo específicos, respecto de los precios, provisiones para ajustar los precios, procedimientos que se hayan de emplear para tomar las requisiciones diarias y para hacer entregas en un lapso de 24 h, procedimientos simplificados de facturación, y un catálogo completo de todos los artículos cubiertos por el contrato.

Generalmente, todos los artículos inventariados cubiertos por un contrato serán almacenados por el proveedor, lo cual implicará que el comprador pueda eliminar la inversión y ahorrase espacio. Las requisiciones de artículos cubiertos por el contrato se envían directamente al proveedor y, por tanto, no son procesadas por el departamento de compras. La requisición es utilizada por el proveedor para buscar los artículos en el inventario, empacarlos, facturarlos y, finalmente, como nota de entrega. Este procedimiento simplificado reduce los costos de tramitación y documentación tanto del comprador como el vendedor y ha llegado a ser de gran ayuda para resolver los problemas relacionados con órdenes pequeñas.

Algunas organizaciones utilizan un sistema de Transmisión Telefónica de Datos dentro de "contratación de sistemas", el cual requiere que el departamento de compras posea una terminal de transmisión de datos. El comprador simplemente inserta una tarjeta preperforada para cada artículo que se necesite, indicando la cantidad requerida, transmitiéndose por medios electrónicos al computador del proveedor, el cual redacta la orden de compra, consideran el precio previamente convenido para cada uno de los artículos.

La "contratación de sistemas" también se ha llegado a divulgar bastante dentro de las empresas no industriales. En la actualidad, no está restringido exclusivamente a accesorios de mantenimiento, de reparación y operativos (MRO) sino que, además, incluye varios artículos de elevado valor monetario. El hecho de que se acorte el espacio de tiempo entre el momento en que se hace la requisicón y el momento de la entrega ha originado sustanciales reducciones en los inventarios y que haya respaldo de la organización con respecto al sistema de abastecimiento, La cantidad de "papeleo" se ha reducido a un mínimo. Puesto que el usuario por lo general provee una buena estimación de las demandas y comunica oportunamente cuando haya alguna variación respecto de lo estimado, el proveedor habrá de arriesgar muy poco en su inversión de inventarios. El grado de cooperación e intercambio de información que se requiere entre el comprador y el vendedor dentro de un "sistema basado en contrato", frecuentemente conducirá a relaciones más estrechas de las que existían conforme el tradicional método de negociación.

11. Selección de las posibles fuentes de abastecimiento

La selección de los proveedores constituye una parte muy importante de la función de compras e involucra la búsqueda de fuentes de abastecimiento apropiadas, así como el llegar a convenios respecto a la entrega y precio del material deseado. Dentro de los principales registros que debe tener un departamento de compras que esté debidamente organizado, se encuentran:

  1. Un registro de todos los contratos vigentes sobre los cuales ya se hayan colocado pedidos conforme haya sido necesario.
  2. Una clasificación de artículos comprados.
  3. Un registro de proveedores.

Respecto a los innumerables productos que se utilizan de una manera constante dentro de una organización, y particularmente para aquellos para los que exista un mercado libre y abierto y de los cuales se pueda obtener cotizaciones prácticamente a cualquier hora del día, no se considerará que exista problema alguno. Sin embargo, con frecuencia se habrán de solicitar cotizaciones sobre artículos de uso común, como es el caso de la papelería.

12. Análisis de las ofertas; colocación de pedidos

El análisis de las cotizaciones ofrecidas por los proveedores y la selección de éstos conducirá a que se coloquen los pedidos. Puesto que el análisis de las cotizaciones y la selección del proveedor constituyen cuestiones de criterio, consideramos necesario el sólo mencionar por ahora que representan pasos lógicos dentro del proceso de compras. Algunas empresas utilizan una forma como auxiliar en tal análisis de las ofertas, pero no existe una práctica generalizada. Existen en ocasiones en las órdenes de compras se colocan sen que se hayan obtenido cotizaciones.

La colocación de una orden generalmente implica el uso de una orden de compra, salvo que fuera necesario utilizar en su lugar el contrato de ventas del proveedor, o si se empleara el sistema de "contrato de compra sin inventario". El dejar de utilizar la forma de contrato apropiada puede dar como resultado el que se presenten graves complicaciones legales. Además, pudiera darse el caso de que no existiera una constancia formal d la transacción de compra. Es por ello que se juzga prudente que aun cuando la orden sea colocada por teléfono, también exista una orden por escrito para efectos de confirmación. En ocasiones, cuando surjan condiciones de emergencia podrá ser conveniente enviar un camión para que recoja las piezas sin tener que pasar a través de todo el procedimiento de formulación de la requisición y orden de compra. Pero en ningún caso (salvo en aquellas compras menores que se pagan con caja chica9 podrán comprarse los materiales sin que exista una forma por escrito de alguna índole.

Todas las compañías tienen formas de orden de compra; en la práctica sin embargo, no todas las compras se basarán en las condiciones estipuladas en las órdenes de compra, sino más bien de estar gobernadas por el convenio de ventas presentado por el proveedor. La comparación entre los convenios de ventas y las órdenes de compra podrá considerarse algo muy interesante. Puesto que toda compañía trata de protegerse a sí misma lo mejor posible, algunas responsabilidades que la orden de compra asigna al proveedor son frecuentemente asignadas al comprador dentro del contrato de venta. Es natural que una compañía trate de que se aplique su propio contrato de venta cuando venda sus productos y su propio modelo de orden de compra cuando realice sus compras.

Algunos funcionarios de compras enfatizan que ellos solamente efectuarán sus compras si se respetan las condiciones de su propia orden de compra. Si el proveedor se opusiera con firmeza a alguna de las condiciones incluidas en la orden de compra y pudiera ofrecer razones suficientes para ello, se podrá llegar a algún convenio. Sin embargo, dentro de un mercado donde prevalecen las condiciones de los proveedores, será muy difícil poder adherirse a esta regla. Cabe también añadir que algunos proveedores no firmarán los contratos de compraventa, salvo que el comprador acepte su modelo de orden de venta. Cuando no hubiese una fuente alternativa, como por ejemplo, cuando una compañía eléctrica posee una patente sobre un artículo que se considera tan importante que no existe ningún sustituto apropiado, entonces el funcionario de compras no tendrá otra alternativa más que aceptar las condiciones del vendedor. Pero generalmente, la decisión respecto a cuál de los dos documentos haya de dominar dependerá de la fuerza comparativa de ambas partes, de la naturaleza del artículo que se esté comparando, de lo complejo de la transacción y de la estrategia utilizada para obtener o colocar la orden.

Suele existir mucha confusión al respecto. Un agente de compras podrá libremente firmar una orden que le presente el vendedor (la cual, aun cuando puede comprometer al comprador, no habrá de comprometer al proveedor hasta en tanto no sea confirmada por las oficinas centrales), para posteriormente enviar al proveedor una orden de compra, esperando que sea ésta la que rija. Asimismo, el agente de compras podrá después de enviar la orden de compra recibir no una confirmación de ésta sino por el contrario, una orden d venta, la cual habrá de constituir en realidad una contraoferta, y por ningún motivo una aceptación de las condiciones incluidas en la orden de compra.

Cuando se trate de pedidos de poco valor, sin embrago, no habrá mucha necesidad de que haya un contrato legal que comprometa a las parte, ya que existe muy poca probabilidad de que posteriormente se presenten problemas de índole legal.

 

 

Autor:


Elibeth Cabrera


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