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Con el nacimiento del comercio
electrónico, las cadenas de suministro, los call
centres y otras iniciativas de negocios que
son soportadas por las tecnologías de información, las organizaciones se
han preocupado por encontrar aplicaciones que acompañen a
descifrar, interpretar y aprovechar los riesgos que
corren una organización a tomar decisiones o por lo
menos sentirse acompañado en la toma de estas.
La información es un activo invaluable para
las organizaciones.
Es por ello que se debe orientar los recursos de las
organizaciones para hacer que cuenten con la información
que cumpla con las necesidades de los altos ejecutivos que son
los que toman las decisiones estratégicas en los negocios. A
partir de esta perspectiva es importante evaluar los factores que
pueden hacer un éxito o
un fracaso la implementación de un sistema, los
puntos a considerar en el análisis previo a la decisión de
desarrollar un DSS, sirven para implementar un Data Warehouse,
un ERP, Sistema Ejecutivo
o cualquier otro sistema de
información, ya que sus componentes funcionan como
variables a
evaluar en un proyecto de
inversión de tecnología
de información, ¿cuáles son las etapas
de estos proyectos?
Palabras Clave: Implementación, DSS,
tecnología, organización, decisiones,
información, reto, ventaja competitiva, cambio,
involucrados, personal,
atenuar.
LINEAMIENTOS GENERALES DE LA IMPLEMENTACION DE UN
DSS
Con el nacimiento del comercio
electrónico, las cadenas de suministro, los call centres y
otras iniciativas de negocios que son soportadas por las
tecnologías de información, las organizaciones se
han preocupado por encontrar aplicaciones que acompañen a
descifrar, interpretar y aprovechar los riesgos que
corren una organización a tomar decisiones o por lo menos
sentirse acompañado en la toma de estas.
Pero ¿cómo se llega a la mejor
decisión y por medio de qué?, existen muchas formas
de responder al fuego de las metas de negocios, una de ellas
puede ser la manera en que se ligan las piezas de software, hardware y el elemento
humano de la empresa, y la
manera en que se define su construcción y su compra, en caso de
software o de
hardware.
Integrar elementos de aplicaciones de negocios que hagan
esto no es nada nuevo, aunque es el enfoque y prioridad de las
tareas hoy en día, el reto ahora es diseñar un
puente entre los datos en tiempo real y
todos los componentes a través de los cuales se soportan
las decisiones.
La información es un activo invaluable para las
organizaciones. Es por ello que se debe orientar los recursos de las
organizaciones para hacer que cuenten con la información
que cumpla con las necesidades de los altos ejecutivos que son
los que toman las decisiones estratégicas en los negocios.
Esta tarea no es fácil, lograr integrar toda la
infraestructura para proveer información a los gerentes y
directivos es una tarea que trae consigo una lista significativa
de herramientas
que tienen que ser integradas para dar una solución
enfocada a obtener una ventaja competitiva en el mercado.
A partir de esta perspectiva es importante evaluar los
factores que pueden hacer un éxito o
un fracaso la implementación de un sistema, los puntos a
considerar en el análisis previo a la decisión de
desarrollar un DSS, sirven para implementar un Data Warehouse,
un ERP, Sistema
Ejecutivo o cualquier otro sistema de
información, ya que sus componentes funcionan como
variables a
evaluar en un proyecto de
inversión de tecnología
de información, ¿cuáles son las etapas
de estos proyectos?
I. Planes de la
organización
Esta tarea es conjunta del área de tecnología y con el
área de alta dirección, es decir las dos áreas
deben de combinar esfuerzos para definir los resultados que se
quieren alcanzar, la manera en que se quieren alcanzar y los
medios con los
que se van a alcanzar, en ello se debe analizar la manera en como
está trabajando la
organización.
II. Revisión de la Infraestructura
tecnológica actual
En esta parte es necesario definir la infraestructura
tecnológica con la que cuenta la organización y
cual es necesario adquirir, para no incurrir en costos extras la
evaluación de las opciones actuales debe de
efectuarse detenidamente con los involucrados, además ya
que se identificó la infraestructura se debe de analizar
detenidamente cada uno de las alternativas de crecimiento con
base a las expectativas y limitaciones de la
organización.
III. Evaluación
del capital
humano
Definir el personal que va a
intervenir en el proceso, en
este caso se debe de definir responsabilidades en ambas partes,
en la parte tecnológica deberá de hacerse un
completo análisis, en la parte administrativa se
deberá de involucrar el personal adecuado para definir los
parámetros bajo los cuales se pueden estructurar las
decisiones y como pueden ser interpretados estos en una
aplicación.
Quien puede definir o intervenir en el proceso de
implementar un DSS, es decir es necesario definir si interviene
personal externo, que de hacerlo es porque se ha implementado una
herramienta adquirida fuera de la organización y no
desarrollada dentro de la organización, el personal de
tecnología involucrado deberá de contar con el
perfil necesario para aprender y desarrollar cambios en la
herramienta de DSS cada vez que sea necesario. Los equipos de
consultoría externos a la
organización juegan un papel
determinante en esta actividad ya que ellos tienen que adquirir
un grado de involucramiento más alto del que pudiera tener
un equipo de tecnología interno, además el equipo
Interno debe de pasar por un periodo de capacitación en el que sea capaz de
desenvolverse con el sistema sin el equipo de consultaría
una vez que este termino la implementación.
IV. Situación financiera de la empresa
Es necesario definir la factibilidad
económica del proyecto, para
evitar que se incurran en gastos que no
devolverán un beneficio palpable a la empresa, es
necesario hacer un análisis económico, ya que uno
de los objetivos y
beneficios de un DSS es la disminución de costos y no
valdría la pena implementar un sistema que no lo
proporcionara.
Después de que comentamos de los pasos que
podemos seguir para implementar un DSS que nos encontraremos,
consideremos la resistencia al
cambio como uno de los factores importantes a analizar,
¿cómo atenuar dicha resistencia al
cambio en el
proceso de un DSS?
La forma de atenuar la resistencia al
cambio (en este caso la utilización de un DSS), como
en todo proceso en una organización es necesario
diseñar una administración de dicho cambio en el que
intervengan el personal, el
conocimiento, la información y el liderazgo.
El personal debe de intervenir a través de la
capacitación el manejo del sistema, el
grado de familiaridad que tengan las herramientas
de DSS con el personal y el grado de eficacia que
tengan dichas herramientas en los resultados que desea el
personal, esto a su vez se relaciona con el conocimiento
ya que según el grado de conocimiento
que tenga el personal se podrán alcanzar mejores
resultados y una efectividad mayor a la hora de generar
resultados.
Por parte de la información arriba
mencioné que esta ocupaba un rol prioritario dentro de los
activos de la
organización, por tal motivo la información debe de
ser fluida, compartida al grado que se pueda, y bien
estructurada, ello ayudará a que los objetivos sean
más claros e identificables. El liderazgo
implica la participación del personal, así como la
convicción de este en el uso, aprovechamiento y mejora del
DSS.
El proceso de cambio debe de ser una tarea integral de
la organización y dentro de ella Ningún cambio
puede darse exitosamente sin la participación de todos los
interesados. Hay metodologías que colaboran con el cambio
en la organización, son clásicas y muy
genéricas, su trabajo recae en la formación de
equipos de
trabajo, mejores prácticas y la herramienta más
útil en una organización, la capacitación y
la
comunicación.
Si consideramos los dos puntos anteriores es importante
desarrollar un planeación
adecuada para la implementación de un DSS, en el que hay
que considerar cada uno de los factores que van a intervenir en
el manejo y desenvolvimiento del DSS, en el que factores
técnicos, económicos, operacionales y humanos van a
intervenir.
Finalmente el éxito de una implementación
de un DSS dependerá de cómo lo afronte la
organización, el grado de compromiso y la eficacia de las
herramientas de DSS, la manera en que el sistema genere
resultados a partir de las entradas, es importantes
señalar que la salida de un sistema es el producto de la
calidad de las
entradas, si no se estructura
adecuadamente la información que va a entrar al sistema,
la salida no significará mucho para el proceso de toma de
decisiones, y en vez de reforzar el proceso, éste se
verá debilitado y afectado y los resultados pueden ser
doblemente desastrosos, por un lado las decisiones que se tomen
con base en el DSS serán totalmente inconsistentes con la
realidad de la organización y por otro todos los recursos
invertidos y empleados habrán sido un total desperdicio,
por eso es necesario definir y cumplir adecuadamente con la
planeación del desarrollo e
implementación del DSS, que pueda dar a la
organización las características de lo que todos buscan
firmemente una ventaja competitiva.
Hoy en día cada empresa busca
desesperadamente una ventaja competitiva que proporcione la
suficiente fuerza para
seguir operando en los tiempos que enfrentamos a diario, dicha
ventaja puede basarse en la certidumbre de las decisiones que se
tomen dentro del ámbito operacional de cada
organización, para lograr dicho resultado los DSS son de
gran utilidad, dichas
herramientas se enfocan a acompañar a los administradores
en el proceso de la toma de
decisiones, pero que deben de hacer los administradores para
que dichas herramientas funcionen, se debe de generar una
correcta estructura de
la información y además de ello hacer un adecuado
uso de dicha estructura desde el proceso de alimentar a los
sistemas con
datos, la
generación de un DSS solo no es la solución a los
problemas de
muchas organizaciones, sino lo es todas las etapas de diseño,
implementación, interpretación e
implementación de las herramientas de DSS, el trabajo
obviamente no es de pocos, como lo comento arriba es un trabajo
de la mayor parte de la organización, en donde la comunicación de la forma en que
funcionará el sistema, como colaborará a los
objetivos de organización es vital para el buen
funcionamiento del DSS y a su vez de la
organización.
Ya implementado no basta con tenerlo e irlo usando de
vez en cuando, como se ha convertido ISO en la
actualidad, sino usarlo y que en realidad se convierta en una
ventaja competitiva que represente una forma de ganar mercado y atacar
los problemas con
bases y no con información inconsistente derivada de la
falta de estructura de la información.
IV. REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS
1. Senn A. James (1995) . Sistemas de
Información para la
Administración. Segunda Edición, México.
Grupo
Editorial Iberoamérica.
2. Dirección de internet de la Universidad de
Colorado. http://cause-www.colorado.edu/information-resources/ir-library/abstracts/cnc9243.html
3. Capacitar para aceptar el cambio. Mercadeo en
Línea. Tomado el 7 de Noviembre de 2003. World Wide
Web:
http://www.mercadeo.com/02_cambio.html
4. Introducción para el usuario orientado a
los sistemas de
soporte a la decisión. Tomado el 7 de noviembre de 2003.
World Wide Web:
http://darwin.ccm.itesm.mx/iis/profesores/lsainz/DSS/DSS1.htm
Roberto Hernández
Skinfield