Implementación de estrategias factibles para realizar una correcta planificación de evento

Indice
1. Introducción
2. Descripción de la situación
3. Reseña historica de la empresa.
4. Marco metodólogico
5. Propuesta.
6. Conclusiones
7. Bibliografía

1. Introducción

El presente informe trata sobre la implementación de estrategias factibles para realizar una correcta planificación de evento. Dicho evento se realizó en la empresa B.F.G.P. Ingenieros y trató de información de las nuevas tendencias del área de tecnología en Venezuela en cuanto al software de J.D. Edwards y el hardware de IBM. La locación estuvo situada en la Universidad Metropolitana, en el Aula Virtual, el día 01 de Julio de 2003.

También comentaremos sobre la determinación de las actividades y las tareas asociadas que se utilizan en la elaboración de los eventos, específicamente en estilo conferencia. Estableceremos cómo determinar una audiencia para la asistencia de eventos y mediremos el porcentaje de asistencia, la satisfacción y beneficios de las charlas y construiremos una matriz con los datos finales.

Es importante acotar que este informe se realizó para la presentación del informe de Pasantías IV, en la Universidad Alejandro de Humboltd, para la carrera de Publicidad.

2. Descripción de la situación

En B.F.G.P Ingenieros se han realizado distintos tipos de eventos , pero este se quiere realizó justamente para determinar una metodología a la hora de montar un evento; se dará a conocer una propuesta para la correcta implementación de estrategias y para la correcta planificación de eventos con sus pasos correspondientes: pre-evento, evento y post-evento.

El evento se desarrolló en el Aula Virtual de la Universidad Metropolitana y se denomina como conferencia de información para garantizar la participación de los clientes y prospectos dentro de la información que se desea dar a conocer (Nuevas soluciones del Software de J.D. Edwards) por lo tanto, se desarrolló en un lugar accesible, confortable y bajo un ambiente de negocio inigualable. Esta labor la realizó la pasante; ella es la encargada de todas las actividades de logísticas y operativas del evento, bajo la supervisión del tutor empresarial. Esta actividad se desarrolló bajo un concepto preelaborado de IBM, llamado Co Marketing, que define que los esfuerzos son compartidos por las dos empresas ( B.F.G.P e IBM). B.F.G.P posee una alianza con IBM desde el año 1990; esta alianza ha sido productiva ya que hoy en día B.F.G.P es el primer socio de negocio de IBM. La tercera empresa involucrada en el evento es J.D. Edwards, la cual comercializa la marca del software de igual nombre. Esta alianza se produjo en 1980 y esta sólo aporta para el evento sus conocimientos y nociones, por ser una iniciativa de IBM.

Justificación del informe.
El informe se realizó con la finalidad de dar a conocer en detalle cómo se desarrolla la logística de un evento para compañías relacionadas al mundo I.T. También sirvió de guía para introducir al pasante en la construcción de eventos estilo conferencias. La actividad está desarrollada para comprometer las bondades y beneficios que posee el software y ratificar el compromiso que dicha casa posee con cada uno de los clientes y prospectos en Venezuela. Es de relevancia acotar que en el presente informe se conocerá, paso a paso, cada una de las actividades desarrolladas por la pasante y estuvo justificada la intención de la actividad, que no es más que el mantenimiento de la base instalada y el enganche de los posibles prospectos para que formen parte de la cartera de cliente.

Objetivos del informe.
General.

• Planificar paso a paso las actividades y tareas asociadas en el montaje de eventos estilo conferencia.

Especificos.

• Obtener información acerca de los costos que implica elaborar un evento estilo conferencia (presupuesto).
• Determinar la base de datos de la audiencia a invitar.
• Implementar el evento.
• Medir en porcentajes y por tabulaciones la asistencia al evento.
• Medir el grado de satisfacción de la audiencia invitada.
• Determinar resultados finales.

Alcance
El alcance de la actividad está dirigida a las base instalada de clientes y prospectos del software de J.D. Edwards; esta involucrada la participación de la empresa B.F.G.P. Ingenieros como socios (partner) en cuanto a la elaboración del evento, tomado como responsables al departamento de mercadeo. Dicha actividad se realizará en Caracas, participarán clientes y prospectos de la ciudad de Valencia, sucursal de B.F.G.P Ingenieros.

Limitaciones
Con respecto a la limitaciones podemos citar las siguientes:

• De Aspecto Económico: Para realizar un evento hoy en día se necesita de un presupuesto estable y un flujo de caja accesible ya que los proveedores colocan la fechas de pago con un 50% adelantado. A veces, la empresa no puede cancelar en los tiempos estimados y realiza otras sub-fechas de pago mas allá de las fechas originales.
• De Aspecto Tiempo: Las invitaciones debe elaborarse y distribuirse en el tiempo preciso ya que puede ser una causal para cancelar el evento.
• Otros aspectos: Que los invitados internacionales que viene a dar las ponencias pierdan el avión o alguna conexión.

3. Reseña historica de la empresa.

B.F.G.P Ingenieros. (2003a) Una empresa venezolana cuyo liderazgo en la industria tecnológica se ha consolidado a lo largo de más de 20 años de servicios de alta calidad.
Con más de 150 clientes, 150 empleados y más de $20 millones en ingresos en el año 2002, B.F.G.P Ingenieros es el líder proveedor de soluciones colaborativas en la Nueva Economía de Internet; habilitando la Libertad de Elegir y maximizando el Poder de Compartir en un entorno económico cada vez más competido.

Reconocidos desde nuestros inicios por nuestra alianza estratégica con IBM y la firma multinacional J.D. Edwards, hemos sido testigos de la evolución de la industria tecnológica habilitada por el avance de la Globalización, los adelantos en las Telecomunicaciones y la apertura de nuevos mercados globales.

Conscientes de esta realidad, B.F.G.P Ingenieros entrega valor agregado a sus clientes a través de la innovación y flexibilidad incorporadas en todas sus soluciones tecnológicas, las cuales han resultado esenciales para el desempeño exitoso de las empresas en el complejo y rápido mundo de los negocios modernos.

Nuestras Habilidades:

• Administración de Proyectos.
• Revisión de procesos, procedimientos y normas.
• Capacitación funcional y técnica.
• Consultoría Integral.
• Línea 800 para apoyo técnico.
• Soporte de Conversiones y Migraciones.  
• Adaptaciones del Software según requerimientos venezolanos.
• Soporte a clientes en sitio.  
• Soporte técnico en diferentes plataformas, I-series, P-series, X-Series.
• Manejos de Centros de Computación.
• Especialistas en Implantaciones J.D. Edwards.

Líder en Aplicaciones ERPII para las Pequeñas y Medianas Empresas de Manufactura.
La prestigiosa consultora internacional de la Industria Tecnológica, Gartner Group, ubica a J.D. Edwards como el Líder Global para mayo del 2001 en el segmento de las Pequeñas y Medianas Empresas de Manufactura, por encima de las otras empresas del sector tecnológico y B.F.G.P Ingenieros es el único proveedor autorizado en Venezuela para comercializar la marca.
Entre otras razones, Gartner Group consideró en su análisis la flexibilidad al cambio de las soluciones ERP actuales, así como la facilidad de admitir en estos sistemas el siguiente paso en la Economía de Internet: el Comercio Colaborativo o el C-Commerce.

Actividad economica.
B.F.G.P Ingenieros entrega a través de la tecnología las Mejores Prácticas de Negocios de las Empresas de Clase Mundial, habilitando el Comercio Colaborativo en el mundo de la Economía Digital, con las ventas del software de JDEdwards, ventas de hardware y servicio IBM, consultoría y servicios de soporte técnico.

Misión.
BFGP Ingenieros es una empresa privada cuya misión es prestar servicios profesionales de asesoría, consultoría y de servicio integral en soluciones tecnológicas de Clase Mundial. BFGP Ingenieros entrega a sus clientes servicios de alta calidad, en forma ética y responsable tanto en Venezuela como en el exterior. Para el logro de esta misión, BFGP Ingenieros cuenta con un personal altamente calificado que se identifica con las necesidades de sus clientes de manera eficaz y eficiente, logrando niveles de alta rentabilidad y competitividad.

7Visión.

• Exceder las expectativas de nuestros Clientes.
• Alta Rentabilidad.
• Reconocimiento en el mercado a través de los productos y servicios que ofrecemos en el área de la Tecnología de Información.
• Trabajar en Equipo.
• Lograr un ambiente exigente de trabajo para nuestros empleados, haciéndolos sentir orgullosos de pertenecer a la Empresa, con la posibilidad de realizar sus metas.

Políticas de calidad.
BFGP Ingenieros es una empresa que combina los más avanzados procesos tecnológicos y de consultoría con un recurso humano altamente capacitado, profesional y técnico. Esta combinación de recursos continuamente monitoreada, asegura la permanencia y mejora continua de los procesos y habilidades personales a todo lo largo y ancho de la organización. De esta manera, BFGP Ingenieros ofrece las mejores soluciones integrales a los clientes con el mayor grado de excelencia y calidad. Creemos en el esfuerzo, la dedicación y la lealtad como vehículos para el logro de la superación; deseamos la excelencia para ver satisfechos a nuestros clientes.

Estructura organizativa.
La estructura de B.F.G.P se divide en dos partes, el área administrativa y el área operativa. Por ser del ramo de ventas y servicios tecnológicos de informática a las áreas se les denomina unidades.

Personal Administrativo:
Se contempla 3 unidades administrativas:

• Gerencia de Recursos Humanos: Tiene las funciones propias de la actividad más las relaciones públicas internas relacionadas con el personal y nómina. Esta área posee el siguiente personal:
• • 1 Gerente
  • 2 Recepcionistas
  • 3 Mensajeros
  • 1 Asistente
• Gerencia de Administración: Se encarga de la facturación y pagos a proveedores. Esta área posee el siguiente personal:
• • 1 Gerente
  • 1 Supervisor
  • 2 Analistas
• Gerencia de Tesorería: Se encarga de la coordinación en el flujo de caja de la empresa. Esta área posee el siguiente personal:
• • 1 Gerente
  • 2 Asistentes.

Personal Operativo:
Se contempla 5 unidades de negocios:

• Gerencia de Mercadeo: La cual posee las funciones propias de la actividad más el área de publicidad y relaciones publicas externas. Esta área tiene el siguiente personal:
• • 1 Gerente
  • 1 Asesor
  • 1 Analista
  • 1 Telemercadeo
• Gerencia de Ventas J.D. Edwards (Software): Se encarga de la realización de demos a posibles prospectos y mantenimientos de bases instaladas de clientes. Esta área posee el siguiente personal:
• • 1 Vicepresidente
  • 1 Gerente
  • 2 Ejecutivos
  • 1 Secretaria
• Gerencia de Ventas IBM (Hardware): Se encarga de las ventas corporativas de maquinas IBM, servidores, PC y otras especificaciones técnicas a los prospectos y base instalada. Esta área posee el siguiente personal:
• • 1 Vicepresidente
  • 2 Gerentes
  • 3 Ejecutivos
  • 1 Secretaria
• Gerencia de Consultoría: Se encarga de la consultoría del software. Esta área posee el siguiente personal:
• • 1 Vicepresidente
  • 5 Gerentes
  • 30 Consultores
  • 1 Secretaria
• Gerencia de Tecnología: Se encarga de los servicios de soporte técnico de las maquinas y productos IBM. Esta área posee el siguiente personal:
• • 1 Gerente
  • 1 Supervisor
  • 3 Programadores
  • 3 Analistas

Programa de actividades.
Con respecto al área de Mercadeo, área a la cual nos abocaremos para realizar la pasantía, podemos describir las actividades relacionadas a este departamento de la siguiente manera:

No.	Actividad	Descripción
1	Distribución de Reseñas 2678 contactos.	Es todo el proceso de Recopilación, Elaboración, Envío, Seguimiento, Recepción, Coordinación, Etiquetado, Ensobrado y Distribución del periódico trimestral.
2	Distribución de BFGP al Día 800 contactos.	Es todo el proceso de Recopilación, Envío, Seguimiento, Recepción, Coordinación, Etiquetado, Ensobrado y Distribución del periódico Bimensual
3	Visitantes a la Web BFGP 21040	Se debe estar al pendiente del numero de visitas de la página para elaborar un informe a final de año.
4	Armar portafolio de referencias y testimoniales de clientes JDE.	Se debe armar un portafolio con las referencias de los clientes de JDE, para ser utilizado a visitas con posibles clientes.
5	Arreglo del Address Book.	Es la actividad de depurar y mantener actualizado los listados de clientes, prospectos, socios y allegados
6	Relaciones Públicas	Coordinar las notas sean enviadas a El Nacional. Colocar la nota en un formato de BFGP o ASPerian y enviar a los medios vía fax y correo. Trabajamos con 100 medios (TV, Radio, Electrónico, Prensa y Revistas Especializadas)
7	Relaciones Públicas (atención)	Atender a los ejecutivos de venta de todos los medios nombrados anterior mente con previa cita, para conversar de precios y propuestas para pautas publicitarias, eventos, salutaciones, patrocinios, etc...
8	Material Promocional	Luego de la elaboración de los brochures, carpetas, trípticos, se debe hacer seguimiento a la impresión, chequeo de impresión, seguimiento de facturas y pago
9	Compra Regalos JDE e IBM	Se trata de buscar un objeto que sea bueno, representativo y que el precio no sea perceptible; también se forran, se imprimen las etiquetas de los clientes y verificar la distribución. Previo a esta tarea se debe organizar la lista de Clientes IBM con todos los vendedores.
10	Reuniones de Mercadeo	Todos los Jueves, donde se discuten los puntos pendientes y actividades de la semana
11	Intranet	Colocar información actualizada y nueva en la Intranet todas las semanas
12	Partner Rewards	Manejo de la herramienta de mercadeo, introducir actividades y verificar su estado, reuniones parciales con personas involucradas en el programa, reembolsos.
13	Satisfacción de Clientes IBM	Envío de lista de clientes IBM para la realización anual de la encuesta satisfacción al Cliente 2001, contactos, pagos seguimiento.
14	Logística en los eventos	Toda la producción del evento, creación de las invitaciones, contrato de proveedores, creación de banners, invitaciones, confirmaciones, encuestas, estudios, promoción, distribución de material, Logística en general.
15	Banners de la entrada -Logos	Mantener los logos actualizados, contactar al proveedor, cotización, aprobación, facturas y pago.
16	Informaciones de Nuevos Lead	Envío al área de ventas los posibles leads (preprospectos) que llegan por vía e-mail, teléfono, fax.
17	Conferencia de Usuarios JDE	Logística del evento por completo
18	E-business Center	Coordinación de las charlas de ASPerian los días Jueves Presencia los días que hacemos algún evento. Seguimiento del pago de los contratos, facturas y depósitos.
19	BFGP De Colombia	Ayudas eventuales en algunos aspectos requeridos en ocasiones determinadas.
20	Carpetas y Brochures	Atención al área de ventas JDEdwards para el envío y entrega de todas las carpetas con los brochures que ellos requieran para la presentación. - según prospecto. Presupuesto - Impresión – Proveedores.

MATRIZ DOFA B.F.G.P. INGENIEROS.

Matriz de crecimiento.
La matriz de crecimiento parte del principio que está de la experiencia y la participación de mercado, por lo tanto se muestra que B.F.G.P Ingenieros no esta en los rubros de interrogación, vacas lecheras ni perros, a pesar de la grave situación del país. Con el esfuerzo de los empleados, aunado al de la junta directiva, mantenemos el liderazgo como mejor business partner de IBM y el único socio autorizado en Venezuela para comercializar el software de J.D. Edwards.

Entorno de la empresa.
Líder en Aplicaciones ERPII para las Pequeñas y Medianas Empresas de Manufactura.
La prestigiosa consultora internacional de la Industria Tecnológica, Gartner Group, ubica a J.D. Edwards como el Líder Global para mayo del 2001 en el segmento de las Pequeñas y Medianas Empresas de Manufactura, por encima de las otras empresas del sector tecnológico.

Entre otras razones, Gartner Group consideró en su análisis la flexibilidad al cambio de las soluciones ERP actuales, así como la facilidad de admitir en estos sistemas el siguiente paso en la Economía de Internet: el Comercio Colaborativo o el C-Commerce.

Líder en Bajos Costos Operacionales de Implantación
Otra importante consultora internacional, Meta Group Consulting, nos ubica como los Líderes Globales en Bajos Costos
Operacionales de Implantación.
Ciertamente, la flexibilidad para el cambio y la fácil adaptación de la solución J.D. Edwards a las nuevas políticas del negocio y al complejo entorno competitivo de hoy, han permitido a nuestros clientes disminuir el más importante de los costos de los sistemas ERP: el Costo Total de Propiedad (costo durante la vida útil de la solución ERP).

Cobertura.
Macro ambiente.
B.F.G.P es la respuesta a los cambios que trae la Nueva Economía, los cuales indican que cualquier empresa, no importa su tamaño, debe ser altamente competitiva, abierta a las nuevas oportunidades de mercado que plantea la Globalización, con altos niveles de productividad, elevados márgenes de rentabilidad y beneficios a la altura de las Empresas de Clase Mundial. Mantener la competitividad en un mundo global y sin fronteras se ha vuelto el objetivo central de la planificación estratégica. Es así como los sistemas ERP - Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales), CRM - Customer Resource Management  (Administración de Recursos de Clientes), así como las VP - Aplicaciones Verticales para industrias específicas, se han convertido en conjunto en Las Mejores Prácticas de Negocios de las empresas exitosas que tienen como norma la excelencia y que les han permitido posicionarse como las Empresas de Clase Mundial; logrando con esto destacarse en sus industrias y mantener sus ventajas competitivas.
Las pequeñas y medianas empresas no cuentan con la infraestructura necesaria ni con los recursos económicos suficientes para adquirir, manejar y mucho menos sostener algún tipo de ERP, CRM o VP; dejándolas al margen del proceso globalizador y lejos de las Mejores Prácticas de Negocios de las Empresas de Clase Mundial. Ciertamente, los altos costos tecnológicos y de adquisición de estos sistemas así como los elevados desembolsos por mantenimiento, constituyen una barrera de entrada a la eficiencia y a la competitividad, limitando de esta manera el desempeño eficaz en un entorno altamente competitivo, B.F.G.P ofrece la solución con su versión de software ASPerian a través de un modelo de Outsourcing por Internet. (B.F.G.P Ingenieros, 2003b)
Con respecto al ambiente de B.F.G.P Ingenieros es valedero mencionar las sucursales que se han derivado después de la excelente labor que se realizo desde los inicios de la misma.

1) BFGP Centro C.A. filial de BFGP Ingenieros C.A., inicia sus actividades en la ciudad de Valencia en el mes de Octubre de 1996, para dar respuesta al crecimiento económico de la región central (Carabobo, Aragua y Lara), con los objetivos de ofrecer de una manera directa y efectiva todos nuestros servicios, atender a los clientes de la zona eficazmente y aumentar su base instalada IBM y J.D. Edwards.
La constante innovación en el mundo de la informática, nos exige adaptarnos activamente a los requerimientos del mercado, indicando estrategias puntuales y creando la estructura organizacional de mejor soporte. Gracias a este ágil pensamiento, nuestros planteamientos han alcanzado el nivel deseado.

Crecimiento.
A partir de la apertura de BFGP Centro, C.A., la base instalada de J.D. Edwards en la zona ha experimentado un gran crecimiento, entre sus clientes hoy en día podemos encontrar empresas tales como: General Mills, Negroven, Owens Illinois de Venezuela, Envases Venezolanos, Goodyear de Venezuela, Industrias Químicas Venoco, Productos de Acero Lamigal, Corporación de Cemento Andino y Fanalpade.
2) BFGP Colombia será también distribuidores de los productos y servicios de esta firma. Implantación de proyectos ERP. Supply Chain, Management, Telcos, Applicatión Solutión Provider (ASP), solución para las PYMES (preparametrizado), consultoría y capacitación, son algunas de las soluciones y servicios que comercializa BFGP de Colombia. Desde ahora, las empresas Colombianas de todos los tamaños contarán con una nueva alternativa de consultoría e implantación de proyecto de software. BFGP de Colombia ofrece un portafolio especializado de productos y servicios que se suma al talento humano de su equipo. Elementos clave para brindar a las empresas colombianas soluciones inmediatas y efectivas, de alta calidad y con una asesoría personalizada, ayudándoles así aprovechar mejor sus recursos y buscando la rentabilidad de sus negocios.
BFGP cuenta en Colombia con profesionales idóneos, conocedores del mercado local, que cuentan con el apoyo directo de la firma en Venezuela, como también con el respaldo de J.D. Edwards una firma de gran trayectoria y liderazgo en sector.
3) ASPerian C.A. es una empresa venezolana del Grupo BFGP, la cual cuenta con más de veinte años prestando servicios de implantaciones exitosas y de consultoría en la industria de la tecnología de la información. Asociado de negocios de la firma J.D. Edwards desde 1990 y Canal Premier de IBM desde 1985, el Grupo BFGP ofrece a través de ASPerian las mejores soluciones tecnológicas a través de la modalidad ASP para las Pymes venezolanas. ASPerian C.A.
Nace como respuesta a los cambios que trae la Nueva Economía, los cuales indican que cualquier empresa, no importa su tamaño, debe ser altamente competitiva, abierta a las nuevas oportunidades de mercado que plantea la Globalización, con altos niveles de productividad, elevados márgenes de rentabilidad y beneficios a la altura de las Empresas de Clase Mundial.
También ASPerian posee sucursales en Colombia y México. (B.F.G.P Ingenieros, 2003b)

Matriz de Ponderación.

Indicadores de Gestión
Temas	Factores	Ponderación	Porcentajes
Internos	Poco material Institucional para entregas de Carpetas Corporativas.	-0.25	3.5%
	Despidos del personal.	-0.50	7.1%
	Poco rentabilidad en el primer trimestre del año.	-0.50	7.1%
	Poco presupuesto para generar eventos.	-0.25	3.5%
	Pocas ofertas para generar ventas	-0.50	7.1%
	Base significativa de Clientes JDEdwards e IBM	+0.75	10.7%
	Experiencia en Informática y Tecnología	+0.60	8.6%
	Profesionales Capacitados	+0.50	7.1%
	Más de 23 años en el Mercado	+0.50	7.1%
Externas	Competidores más económicos	-0.25	3.5%
	Situación Económica-Político-Social del país	-0.75	10.7%
	Alto costo del Software	-0.50	7.1%
	Apoyo de IBM en las gestiones de mercadeo y ventas	+0.60	8.6%
	Nuevos negocios en sucursales de México y Colombia	+0.25	3.5%
	Dar a conocer los productos y servicio a través de campañas institucionales	+0.25	3.5%
Totales		-0.05	98.7

Bases Teóricas. Planificación de Eventos.
En siglo XX ha sido el período de las reuniones científicas, empresariales, culturales, políticas y religiosas, que se han institucionalizado y se celebran con regularidad y en distintos lugares eventos.
Estas reuniones son productivas y estimulan el progreso en cada área. Cabe mencionar que como actividad globales han producido dos avances significativos como consecuencia de dichos eventos, que han ayudado a concretar y estimular el desarrollo de estas actividades: son específicamente al transporte y la comunicación.
El transporte aéreo acorta significativamente las distancias, contribuyendo a que todas las naciones del mundo estén vinculadas y relacionadas. (Mac Lujan, 1986). Esto atrae al turismo y hace que las personas conozcan otras culturas.

Por otra parte, los avances en la telefonía y de otras formas de comunicación como Internet, que así como aportan su propia contribución al acortamiento de distancias, también han procurado hechos que registran actualidad, pues cualquiera que sea el lugar donde estos ocurra, estamos en capacidad de conocerlos en forma simultanea (Gherardi, 2002).

Por otro lado, podemos decir que las telecomunicaciones son importantes por dos razones: una, como ventaja para los organizadores ya que hace efectivo y rápido la localización de proveedores, ponentes, participantes, etc... La otra es de carácter más especifico donde podemos oír en directo a las personas con una maquina ya que se encuentran a distancia y verlas a través del internet; por ejemplo las teleconferencias y las videoconferencias.

La popularidad de la que disfrutan los eventos no es arbitraria, han demostrado claramente su utilidad práctica como un medio de gran eficacia para transmitir nuevas informaciones, intercambio de ideas y experiencias. Por esto, son un instrumentos efectivo para fortalecer a la organización, alcance de los negocios, para impulsar desarrollo de la vida y para divulgar el avance del conocimiento científico y técnico.

Se ha determinado mediante estudios, que la audiencia que asiste a un evento, lo hace por tres cosa:

1. Para obtener Información.
2. Para intercambiar puntos de vistas con colegas.
3. Por recreación y cambiar de rutina.

Por tal sentido, el termino eventos engloba una amplia serie de actividades que adoptan formas muy variadas, las cuales podemos clarificar según sus objetivos (Gherardi, 2002).:

• Educativo = Congresos, Simposios.
• Social = Fiestas en General.
• Turismos = Tours, Campamentos.
• Deportivo = Campeonatos, Olimpiadas.
• Cultural = Festival, Exposición.
• Informativo = Convención, Asamblea.
• Motivacional = Viajes, Reunión.
• Religioso = Peregrinaciones.
• Político = Asambleas, Mítines.

El común denominador de los eventos mencionados, es el de actuar como escenarios privilegiados en los cuales se vinculan personas e instituciones para producir un cambio de información y conocimiento. Los eventos ponen en contacto a personas que residen dentro de un mismo país, pero se puede realizar la diferenciación de eventos según el ámbito geográfico, que abarca locales, regionales, nacionales, mundiales e internacionales.

Terminología . Tipos de Eventos.
Según Eliana Gherardi, en su libro, Como hacer Eventos Exitosos de la Editora El Nacional, nos comenta que los tipos de eventos son los siguientes:

Congresos: Reúnen miles de personas pertenecientes a un grupo científico, cultural, religioso, etc... Suele durar de tres a siete días, según la amplitud de programa. Los congresos mundiales o internacionales suelen realizarse cada uno o dos años.

• Jornada: Reunión de menor envergadura. Trata de desarrollar en uno o más días un tema monográfico.
• Seminario: Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas, los miembros son grupos reducidos con intereses comunes en cuanto al tema y similar nivel de conocimientos. La duración puede ser de varios días.
• Simposio: Es una reunión donde un grupo reducidos de expertos explica a la audiencia aspectos de un tema por quince a veinte minutos cada uno.
• Mesa Redonda: Un grupo de expertos expone de forma sucesiva sus puntos de vistas divergente o contradictorios sobre un mismo tema, la confrontación de los puntos de vista permitirá al auditorio obtener una información amplia.
• Panel: Varios expertos discuten un tema en forma de diálogo o conversación ante una audiencia de tamaño variado; es una técnica informal y flexible.
• Foro: Es una reunión pública informal, que se acomete sin tener establecido un orden del día, no hay límites en cuanto a la participación. El objetivo es ofrecer una tribuna libre sobre temas de interés común.
• Coloquio: Es una reunión semiformal constituida por un grupo de especialistas de reconocida trayectoria y que tiene por fin analizar e intercambiar ideas sobre un tema de mutuo interés.
• Taller: Son reuniones formativas de trabajo práctico manual, posee técnicas didácticas que propician el conocimiento a través de la acción. Es puntual y limitado en el tiempo.
• Curso: Es una actividad netamente didáctica, tiene un programa que debe desarrollarse por completo en el tiempo estimado. Es dirigido por un instructor.
• Reunión: Término general que se da cuando se junta un número de personas, a fin de tratar aspectos de interés de un grupo de trabajo.
• Teleconferencia y videoconferencia: Son reuniones a larga distancia y gracias a los avances tecnológicos permiten que expertos situados en diferentes lugares y sin desplazarse pueden a través de la línea telefónica ofrecer sus puntos de vista. La videoconferencia va acompañada de imágenes. Ahorra tiempo y dinero.
• Charlas: Reunión informal de varias personas, en donde un experto conversa sobre un tema en particular.
• Conferencia: Es una técnica expositiva centrada en el instructor y orientada a proporcionar de una manera sistemática información o contenidos teóricos; es especializado.
• Asamblea: Reunión general y formal de una asociación, un club, organización o compañía, cuya finalidad es decidir sobre políticas a elegir, comités, balances y presupuestos.
• Briefing: Reunión muy corta con la finalidad de impartir nuevos lineamiento a seguir o dar a conocer alguna información a un grupo de trabajo.
• Exposición: Es una actividad en la cual se muestran productos y servicios, va de lo formal a lo informal. Hay tres tipos: Permanentes, temporales y abundantes.
• Feria: Son exposiciones de productos y servicios de una actividad seleccionada con el fin de promocionarla y comercializarla.
• Festival: Se utiliza con el fin de promover ciertas actividades, como: festivales de la canción, gastronómico, de cine, de teatro, etc...
• Concurso: Se trata de una actividad para estimular la participación de un público específico.
• Fiestas: Son actos sociales cuya finalidad esencial es celebrar algo.

Aunado a los tipos de eventos ya nombrados anteriormente, también encontramos algunas técnicas que se pueden aplicar dentro de una actividad en la agenda de un evento, esto es como complemento, pero no siempre se suelen aplicar. (Rodríguez, 1991)

• Tormenta de Ideas: Consiste en la interacción de un grupo pequeño de personas, en el cual se presentan ideas si restricciones, ni limitaciones.
• Los Corrillos: Consiste en la división de un grupo grande en otros más pequeños, para que intercambien puntos de vistas sobre un tema dado.
• Philips 66: Esta técnica consiste en la división de un grupo grande en equipo de seis personas con objeto de que se expresen todos y cada un o sobre un tema dado durante seis minutos.
• Demostración o Ejecución: Es una demostración práctica por parte del instructor de una actividad.
• Preguntas Exploratorias: Son cuestionamientos que el instructor hace a un grupo en forma oral.

Terminología IT.
Mejores Prácticas de Negocio: Se refiere a las mejores técnicas de consultoría en cuanto a implantación del software de J.D. Edwards y el mejor soporte técnico en cuanto a respaldo en hardware.

• Empresas de Clase Mundial: Definen a las empresas que no solo están en la localidad venezolana, sino que poseen sucursales y casas matrices en otros países y que obviamente poseen el software corporativamente.
• Comercio Colaborativo (e- Commerce): Este concepto nace con la apertura del mundo internet, ya que para que los proveedores tengan un trabajo eficiente, necesitan de la colaboración de sus clientes. Es como crear una relación ganar – ganar en una nueva economía guiada por un mundo tecnológico cambiante.
• Economía Digital: También es un término relacionado a el mundo internet, que proporciona realizar transacciones sin efectivo y en la comodidad de la oficina del cliente o su hogar.
• Libertad de Elegir, Poder de Compartir: Este slogan es una ideología de la cual dispone la compañía J.D. Edwards para el año de 2002, es cambiante y el mensaje anual va con la dirección que la compañía quiere dar a conocer. Este año es Clientes Fortalecidos > Clientes. (en el capitulo IV podrán observar en la propuesta este slogan en el modelo de invitación al evento).
• Lead: B.F.G.P. define a un lead, como: una compañía que funciona como un pre prospecto de cliente, la cual se guiará, conducirá a la mejor solución y en este caso al software de J.D. Edwards. No se califica como un prospecto porque solo se ha tenido poco contacto con este, pero se conoce su interés por la herramienta ofrecida.
• ASPerian: Compañía asociada a B.F.G.P Ingenieros, que se encarga del mercado pequeño y mediano en Venezuela, Colombia y México.
• CEO: Chief Executive Officer, su traducción al español es: Presidente y Gerente General de una empresa.

Consistencia de estas técnicas.

Según, Mauro Rodríguez en su libro Formación de Instructores-1991. "Estas técnicas didácticas consisten en actividades organizadas para que faciliten el proceso y la consecución de los objetivos en toda planeación"

4. Marco metodólogico.

Nivel de la Propuesta.
En el informe se propuso un estudio de Proyecto Factible: "El cual consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales, puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos" (Fedupel, 1998)

El proyecto factible comprende varias etapas, entre ellas: El diagnóstico, planteamiento y la fundamentación teórica de la propuesta, procedimiento metodológico actividades y recursos para la ejecución, análisis, conclusiones y realización; en este informe de pasantías se describen, paso a paso, cada una de ellas refriéndose específicamente al caso que se aplicará: La planificación de eventos.

Este estudio de proyecto factible en el cual, el propósito del investigador es crear, proyectar y desarrollar una propuesta de evento, se realizó justamente para informar a la base instalada de clientes actuales sobre las nuevas tendencias tecnológicas y también para proporcionar nuevos prospectos a la compañía, que se unan a la cartera de clientes ya existentes.

Diseño de la Propuesta.
En el diseño de la investigación debemos definir la estrategia empleada para responder al problema determinado en la exploración. (Sabino, 1997).
El estudio planteado es de campo, ya que este tipo de investigación consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular, ni controlar las variables que se puedan presentar. (Sabino, 1997).
Para recolectar dichos datos hemos utilizado la técnica del instrumento cuestionario.

Población y Muestra.
La población que se escogió para la realización del proyecto factible fue totalmente planificada; se tomaron 300 personas de nuestra base de datos (Address Book) y éstas se dividieron de la siguiente manera:

• 140 Clientes
• 140 Posibles Prospectos
• 20 Alianzas o Allegados.

Por cada empresa invitamos un aproximado de 4 contactos para poder llegar a los 300 invitados, ya que contamos aproximadamente con 54 empresas clientes y 15 empresas de posibles prospectos, más las restantes que se cuentan entre los aliados y allegados.

De esta población siempre se estima un 10% de asistencia, por lo que deberían haber asistido 30 personas. En este proyecto se sobrepaso la expectativa y el índice de asistencia alcanzado fue del 15%, con un total de 44 personas.

La muestra de la investigación es de tipo No Probabilística, al azar e intencional u opinático, ya que todos los individuos tienen la mismas probabilidad de ser escogidos para ser invitados al evento y no podemos medir cual será en su proporción exacta quien asistirá y esta muestra es a juicio del investigador, en este caso de la empresa.

Los estrato de selección, como ya lo dijimos es a juicio de la empresa que elabora el evento, estos se clasificaron de la siguiente manera y estarán nombrados en orden de importancia para el propósito a seguir:

• Gerente de Sistemas.
• Gerente de Informática.
• Gerente de Operaciones.
• Presidente.
• Vicepresidente.
• Gerente de Mercadeo.
• Encargados de Alianzas Corporativas.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.
Se eligió una técnica cuantitativa, como lo es la encuesta. Esta técnica es una guía de preguntas orientadas a cubrir objetivos de la investigación. Es un cuestionario con preguntas cerradas que responden los requerimientos básicos que se desean conocer. (Sabino, 1997).

Técnicas de Procesamientos y Análisis de Datos.
Por frecuencia simple de medición y cálculos de los respectivos porcentajes. Se utilizara el programa estadístico de J.D. Edwards, el cual elabora tablas estadísticas automáticamente, obteniendo así los rubros de registros, tabulación y codificación.

También en lo referente al análisis utilizaremos las técnicas de deducción, análisis y síntesis para comparar y estudiar los datos arrojados en el instrumento de recolección.

Igualmente la revisión de las técnicas bibliográficas, como: Diagnóstico, Plan Estratégico planteado, etc. (Sabino, 1997).

5. Propuesta.

En este capitulo presentaremos la propuesta a realizar en el evento con sus respectivos resultados.

Portada de la presentación de la propuesta para Pasantías IV del Evento Nuevas Soluciones J.D. Edwards

Luego de la portada nos dirigimos y definimos la planificación cómo tal del evento con el plan estratégico. Definimos los objetivos para saber como lograremos la meta propuesta. Los objetivos van en pro del desarrollo del evento y también enriquecen algunas áreas de la empresa, como: el Address Book (Módulo donde se cargan los clientes, prospectos y allegados) a manera de actualización y ventas.

En esta parte encontraremos el diagnóstico, plan estratégico y plan operativo.

Para determinar en corto lapso la visión y misión que se tiene del evento, se enfatizo en la presentaciones de los productos a presentar, las nuevas soluciones J.D. Edwards y la visión e-Business On Demand de IBM.

La siguiente lámina nos muestra todas la señas importantes del evento, nombre, locación, hora y una pequeña descripción de lo que fue el evento.

La agenda a presentar fue armada y discutida en el departamento de mercadeo conjuntamente con la junta directiva y el encargado de la parte de canales de IBM. Se tomaron en cuenta intérvalos de tiempo cortos y cómodos para llamar en todo momento la atención de la audiencia.

La invitación fue un diseño de la pasante; los mensajes fueron escogidos de la nueva ideología que presenta J.D. Edwards para este año. La imagen visual fue construida por la pasante a criterio propio, tomando en cuenta los lineamientos de logos y slogan corporativo. La forma de envío de la invitación fue por correos electrónicos y entregadas personalmente por los ejecutivos de cuentas y el personal de mercadeo, se aplicó el mercadeo directo.

Estas lámina nos presenta los resultados de la asistencia al evento. Se totaliza el número de contactos 27 (personas) y el número de empresas14, en el área de Caracas. Este fue el total de asistencia al evento, del 100% (300) personas invitadas, fue el 15% (44) personas, lo cual indica más de lo que generalmente se estima en los eventos que es una asistencia de 10% sobre la base invitada.

Esta lámina nos presenta los resultados de la asistencia al evento, por empresas cliente, empresas prospectos y empresas aliadas.

Estas láminas nos presenta los resultados por temas de interés. Se refiere a las soluciones del software de J.D. Edwards que la audiencia prefiere para la gestión de trabajo que realiza en su empresa, del área de Caracas y Valencia. En porcentajes, el interés se centró en la solución Business Intelligence 22% (10 personas) de la audiencia invitada, seguido de la solución de ERP en un 20% (9 personas).

Podemos notar en la siguiente lámina qué percibió la audiencia en cuanto a la organización del evento. El gráfico ilustra los resultados en porcentajes. Dio un 58% de la audiencia que calificó la organización del evento como Excelente y un 24% como Bueno.

Podemos notar en la siguiente lámina qué percibió la audiencia en cuanto a las charlas del evento. El gráfico ilustra los resultados en porcentajes, donde dice que a un 55% de la audiencia les pareció excelente y a un 24% Buenas las presentaciones.

Esta lámina nos presenta los resultados por temas de interés. Se refiere a que solución del software de J.D. Edwards la audiencia prefiere en porcentajes el interés se centró en la solución Business Intelligence 22% (10 personas) de la audiencia invitada, seguido de la solución de ERP en un 20% (9 personas).

Fotografías del Evento:

No.1
Pascual Ciampi Vicepresidente BFGP, Vicente Behrens Director BFGP, Fortunato Adrian Gte. De Ventas J.D. Edwards, Luis Sabater Ejecutivo de Soluciones e Integraciones IBM América Latina, Jairo Porras Consultor J.D. Edwards, Matías Salaberri Gte. De Mercadeo América Latina J.D. Edwards.

No.2
Ganadores de los certificados en dólares de América Express, junto a Fortunato Adrian. Estos fueron unos cupones que se rifaron al final del evento cortesía de J.D. Edwards por la cantidad de $ 25. Fueron 6 cupones.

Fotografías del Evento:

No.3
Carlos Perkinson presidente de BFGP en la apertura del evento.

No.4
Fortunato Adrian gerente de ventas de J.D. Edwards en su ponencia.

Fotografías del Evento:

No.5
La audiencia invitada.

No.6
Grupo de Mercadeo y Ventas BFGP: Mayrene De Sousa Telemarketing ASPerian, Rosa Dos Santos Directora de Ventas y Mercadeo BFGP, José Andrés Fuenmayor Gerente de Ventas Caracas y Susana Sciarra Analista de Mercadeo y Pasante.

6. Conclusiones

En este informe podemos concluir que los objetivos planteados se cumplieron a cabalidad, ya que el evento se dio en su perfecta normalidad; la audiencia se cumplió en un 15% cuando lo que se estima y espera es un 10% de la audiencia como estadística.
Aunado a esto, B.F.G.P Ingenieros consiguió generar leads, por las personas interesada en las soluciones del software y en la solución presentada por IBM.
El Mercadeo Directo funcionó bien para los requerimientos que se necesitaron en la entrega de las invitaciones y llamadas telefónicas (person to person).
La tabulación de las encuestas se realizó antes del tiempo estimado y estos informes fueron presentados a los directivos de las marcas que comercializa B.F.G.P Ingenieros en el país (J.D. Edwards e IBM) y estos lo calificaron de excelente.

7. Bibliografía

• B.F.G.P Ingenieros. (2003a) Brochure de B.F.G.P Ingenieros. Material Mimeográfico.
• B.F.G.P Ingenieros. (2003b) Brochure de ASPerian. Material Mimeográfico.
• Gherardi, E. (2002): Como Hacer Eventos Exitosos .Editora El Nacional, Caracas- Venezuela.
• Rodríguez Estradas, M. (1991) Formación de Instructores . McGraw Hill.
• Sabino, C. (1997) Proyecto de Investigación . Segunda Edición, Editorial Episteme, C.A.
• Universidad Experimental Libertador (1998) Manual de trabajo de grado de especialización y maestría y tesis doctórales. Vicerrectorado de Investigación y Post Grado. Caracas-Venezuela.

 

 

Autor:

Susana Sciarra Salas

Dpto. Marketing
B.F.G.P. Ingenieros, C.A.
Caracas-Venezuela.