¿Cómo iniciar los proyectos de sistemas de información?

2. Metas de la empresa y papel de
   los sistemas de información
3. Razones para proponer proyectos
   de sistemas de información
4. Circulo de la
   competitividad
5. Metodologías para la
   planeación de sistemas de
   información.
6. Fuentes de solicitudes de
   proyectos de sistemas de información
7. Conclusiones y
   Recomendaciones
8. Bibliografía

INTRODUCCION

¿Como se inician los proyectos de
sistemas de
información?

Las aplicaciones de sistemas de
información tienen su origen en casi todas las
áreas de una empresa y
están relacionadas con todos los problemas de
la
organización.

Metas de la empresa y
papel de los
sistemas de
información

Quizás sea sorprendente la gran importancia dado
al aspecto empresarial al discutir las razones por las que se
proponen los proyectos.

Un principio fundamental en el desarrollo de
los sistemas de información por las empresas, es que
las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe
de tenerse para utilizar la tecnología
de la información; en consecuencia los sistemas de
información debe de desarrollarse sobre la base de su
propia capacidad para mejorar el desempeño de la organización, sin embargo esta razones no
significan únicamente pérdidas y ganancias. La
marcha de una empresa incluye
también beneficios para sus empleados, clientes y otras
personas con la que se tienen tratos.

Razones para
proponer proyectos de sistemas de
información

Las solicitudes de sistemas de información
están motivadas por los siguientes tres objetivos
generales:

• Resolver un
  problema

Actividades procesos o
funciones que
en la actualidad o quizás en el futuro, no satisfacen los
estándares de desempeño o las expectativas para lo que es
necesario emprender una acción que resuelva las
dificultades.

Ejemplo Disminuir el numero excesivo de errores
en los datos de entrada
eliminando la introducción manual de los
datos de la
ventas.

• Aprovechar una oportunidad

Un cambio para
ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa y su
competitividad
dentro del mercado.

Ejemplo Captura de una base grande de clientes
ofreciendo un nuevo programa con
mayor numero de vuelos directos y descuentos en el precio del
pasaje.

• Dar respuestas a directivos

Proporcionar información en respuesta a ordenes ,
solicitudes o mandatos originados por una autoridad
legislativa o administrativa, llevar acabo tareas de cierta
manera, o también cambiar la información o tal vez
el desempeño.

Ejemplo Notificar anualmente A quien corresponda
utilizando para ello los formatos adecuados, los intereses
obtenidos por ahorros, cuentas de
cheques y de
deposito a plazo fijo.

Para alcanzar esos objetivos las
empresa
emprenden proyectos pro una o mas de las razones, LAS CINCO
C:

• Capacidad
• Comunicación
• Costos
• Control
• Competitividad

1. Capacidad

Las actividades de la organización están
influenciadas por la capacidad de esta, para procesar
transacciones con rapidez y eficiencia. Los
sistemas de información mejoran esta capacidad en tres
formas:

1. Aumentar la velocidad de procesamiento.
2. Permiten el manejo de un volumen
   creciente de transacciones.
3. Recupera con rapidez la
   información.

• Procesamiento acelerado

La velocidad inherente con que la computadora
procesa datos es una de las razones por las que las organizaciones
buscan el desarrollo de
proyectos. Los sistemas basados en computadoras
pueden ser de ayuda para eliminar la necesidad de cálculos
tediosos y comparaciones repetitivas.

Un sistema
automatizado puede ser de gran utilidad si lo
que se necesita es un procesamiento rápido.

• Aumento en el volumen

Dado que los sistemas de información constituyen
una ventaja para la compañía es frecuente que
reciban una consideración primaria antes o durante el
crecimiento y ampliación de la empresa. La incapacidad
para mantener el rimo de procesamiento no necesariamente
significa el abandono de los procedimientos
existentes.

En estas situaciones, el analista considera el impacto
que tiene la introducción de procesamiento
computarizado, si el sistema existente es manual o la
ampliación de éste. Es poco probable que
únicamente el aumento de la velocidad sea la
respuesta.

El tiempo de
procesamiento por transacción aumenta si es considerada la
cantidad de actividades comerciales de la empresa junto con su
patrón de crecimiento, la capacidad de almacenamiento
del sistema, la ubicación de las actividades comerciales
en relación con las del centro de procesamiento y otros
aspectos de índole similar.

• Recuperación rápida de
  información

Las organizaciones
almacenan grandes cantidades de datos relacionados con sus
operaciones,
empleados, clientes, proveedores y finanzas. En
este caso dos aspectos son importantes:

1. ¿Dónde almacenar los datos?
2. ¿Como recuperarlos cuando se necesite de
   ellos?

El almacenamiento de
datos es mas complejo si los usuarios recuperan los datos de
diversas maneras bajo diferentes circunstancias.

En una empresa que
no emplea computadoras
las respuestas a todas estas preguntas pueden encontrarse por
medio de registros
contenidos en archivos (uno por
cada pregunta) o por medio de un archivo
relevante. Si se mantienen varios archivos entonces
cada uno esta organizado para dar respuesta a una pregunta
especifica.

2. Control

Anteriormente se hablo de la relación que existe
entre los sistemas de información con la
administración y el control de
operaciones

¿ Como se relaciona la administración y el control de
operaciones con las razones para desarrollar sistemas de
información?

Básicamente en dos formas:

1. Para mejorar la exactitud y la
   consistencia.
2. Aumentar las seguridad de
   los datos mas importantes.

• Mejora de la exactitud y la
  consistencia

Para demostrar como los sistemas de información
pueden alcanzar este objetivo
considérese como ejemplo la actividad común del
procesamiento de facturas.

El procesamiento estándar consiste en acumular un
grupo de
facturas antes de ser enviadas para su procesamiento y
contabilización, después los empleados que reciben
los pedidos calculan el total de las facturas, así
computan los montos de compras y
gastos
adicionales, después de recibidas en la contabilidad
se concilian los errores e inconsistencias, se remiten de nuevo
los datos para su corrección y ajustes en depto. que
recibió las facturas y se ajustan saldos.

Si al procedimiento
para calcular el monto de cada factura y
acumular el total por lote se incorpora en un programa para
computadora
entonces el tenedor de libros puede
seguir todos los pasos sin omitir alguno, sin necesidad de todos
esos procedimientos engorrosos y por si solo.

• Proveer mejor seguridad

Alguna veces el hecho de que los datos puedan ser
guardados de una forma adecuada para su lectura por
medio de una maquina, proporciona una mayor seguridad, que es
difícil de alcanzar en un medio ambiente
en donde no existen computadoras.

Como ejemplo; antes de la automatización se daba un libro de
formulas a los obreros encargados de fabricar los productos.
Dicho libro
contenía los nombres, cantidades y formulas de las
materias primas necesarias para la fabricación de un
determinado producto, la
fuga de información hacia la competencia era
un riesgo constante
bastante alto.

La administración desarrollo un programa de
computadora en donde se codificaban los nombres, cantidades e
inventarios en
existencia de dichas materias primas y se les proporcionaba una
clave de acceso solamente al personal
autorizado. Así se elimino casi en su totalidad el
riesgo
potencial de una fuga de información hacia la
competencia.

3. Comunicación

La falta de comunicación es una fuente común de
dificultades, que afectan tanto a clientes como a empleados. Sin
embargo, los sistemas de información bien desarrollados
amplían la
comunicación y facilitan la integración de funciones
individuales.

• Aumento de la comunicación

Muchas empresas aumentan
sus vías y canales de comunicación por medio del desarrollo de
redes especiales
para este fin; Dichas vías abarcan todo el país y
le permiten acelerar el flujo de información dentro de sus
oficinas y de las instalaciones que no se encuentran dentro de la
misma localidad.

El sistema de tarjetas de
crédito
que permite a muchas personas efectuar sus compras de
mercancías y servicios, no existiría sin los
sistemas de información. Redes muy grandes de
comunicación y centros de procesamiento regionales
verifican el crédito
y autorizan las transacciones en gestión
de segundos.

Una de las características mas importantes de los
sistemas de información para las oficinas son la
transmisión electrónica de información como por
ejemplo datos, archivos y documentos.

• Integración de áreas en la
  empresa

Con frecuencia las actividades de la empresas abarcan
varias áreas de la organización; el trabajo
realizado en un área se confunde con el que se
efectúa en otro lugar.

Para coordinar mejor las operaciones, la
administración contribuye con la implantación
de terminales con sistemas de información operativos entre
los departamentos de producción y compras de donde se extraen
reportes de ambos lados con datos como, los inventarios
disponibles para producción y los requerimientos de las
compras de materiales.

4. Costos

Muchas organizaciones ha quedado fuera de la actividad
comercial y otras tantas imposibilitadas para alcanzar el
éxito
por el poco control sobre los costos o por el total
desconocimiento de estos. Los sistemas de información
juegan un papel muy
importante tanto en la vigilancia como en la reducción de
costos de operación.

• Vigilancia de los costos

Llevar a cabo el seguimiento de los costos de mano de
obra, bienes y
gastos generales
es un tarea esencial para determinar si la compañía
evoluciona en la forma esperada, es decir de acuerdo a lo
presupuestado.

Los sistemas manuales para el
seguimiento de costos no son tan eficientes como los
automatizados, ni tampoco ofrecen el mismo número de
categorías y minuciosidad en las comparaciones.

La creciente competitividad
del mercado crea la necesidad de mejores métodos
para segur los costos y relacionarlos con la productividad
individual y organizacional. Es probable que este objetivo tenga
en el futuro mayor importancia.

• Reducción de costos

Algunos diseños de sistemas ayudan a disminuir
los costos ya que toman ventaja de las capacidad de calculo
automático y de recuperación de datos que
están incluidos en los procedimientos de programas de
computadoras.

En el pasado mucha gente pensó que el desarrollo
de aplicaciones de sistemas de información, en especial de
aquellas con un alto grado de automatización, significaría una
necesidad menor de trabajadores. Si bien es cierto que los
sistemas de información cambian la naturaleza del
trabajo la necesidad de gente operaria no ha disminuido; rara vez
las personas son desplazadas, de hecho su trabajo se vuelve mas
interesante al automatizar todas las tareas tediosas.

5. Competitividad

los sistemas de información computacionales son
un arma estratégica que puede cambiar la forma en que la
compañía compite en el mercado. Como consecuencia
de lo anterior, estos sistemas mejoran la organización y
le ayudan a ganar ventajas competitivas. En contraste si los
competidores de la compañía tiene capacidades mas
avanzadas para el procesamiento de información, entonces
los sistemas de información pueden convertirse en una
desventaja competitiva.

Por lo tanto, las capacidades de los sistemas de
información son una consideración importante al
formular la estrategia de la
organización.

Una organización puede ganar ventajas
competitivas a través de sus sistemas de
información por medio de 4 formas diferentes, donde cada
una considera las entidades con las que la compañía
trata como parte de sus actividades comerciales, estas
son:

1. Clientes.
2. Competidores.
3. Proveedores.
4. Productos y servicios.

Circulo de la competitividad

Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú
superior 

• Asegurar clientes

Dado que los clientes son los mas importante para una
organización los directivos buscan formas diversas para
allegarse a nuevos clientes y al mismo tiempo, retener los que
tienen.

¿ Como es que pueden los sistemas de
información de la compañía ofrecer en este
caso un ventaja competitiva o un beneficio significativo sobre
sus competidores ?

A continuación se mencionan tres formas que
utilizan las compañías para allegarse a clientes y
retenerlos:

1. Ofreciendo mejores precios.
2. Proporcionando servicios exclusivos.
3. Presentando productos diferentes.

• Dejar fuera a los competidores

Dar el salto sobre los competidores puede ser riesgoso
si ellos encuentran la forma de duplicar los logros de la
compañía. Los descuentos como ejemplo no brindan
beneficios estratégicos a largo plazo, sin embargo los
sistemas de información pueden ser la base para dejar
fuera del mercado a la competencia, ya sea al disuadir sus
intentos por ingresar al mercado o creándoles
obstáculos para su entrada.

• Mejores acuerdos con los
  proveedores

En los negocios los
proveedores también tiene importancia estratégica.
Una manera de utilizar los sistemas de información para
favorecer arreglos con los proveedores es recibiendo un mejor
precio,
pronosticando inventarios con un sistema de abastecimiento anual
generado a través de reportes de consumo
estadístico de nuestros pedidos a nuestro proveedores o
pedidos On-line.

• Formar bases para nuevos productos

los sistemas de información también forman
la base para la creación, promoción y distribución de nuevos productos y
servicios.

Los grandes bancos, por
ejemplo, comienzan a reconocer el valor de la
información demográfica que tiene con respecto a
sus deudores y ahorrantes.

Al utilizar las computadoras para analizar datos sobre
tendencias económicas, desarrollos habitacionales y otras
noticias de índole financiera –todo esto sin violar,
por ningún motivo el derecho a la información
confidencial-los bancos pueden
obtener valiosa información con sus investigaciones
de mercado.

Metodologías para la planeación
de sistemas de información.

Los métodos formales de planificación se desarrollan para brindar
apoyo a los gerentes y ejecutivos en el proceso de
desarrollo de sistemas de información que ayuden a
alcanzar las metas de la organización.

La finalidad de estos métodos es describir
directrices a nivel organizacional para los sistemas de
información de la empresa. Lo anterior incluye la
identificación de elementos clave de que dependen tanto
las aplicaciones como su desarrollo. Asimismo, también se
incluye la descripción de las relaciones entre estos
elementos y, posiblemente la documentación de las necesidades actuales
de información o el bosquejo de planes futuros de la
empresa.

Las tres metodologías mas utilizadas para la
planeación de sistemas de
información son:

1. Método de planeación de sistemas
   empresariales (BSP) de IBM.
2. Método de planeación estratégica
   de arquitectura de
   computadoras de Nolan, Norton & Co.
3. Método de los factores críticos del
   éxito.

• El Método de planeación de sistemas
  empresariales (BSP) de IBM es uno de los mas utilizados y se
  concentra en la en la identificación de los necesarios
  para poner en marcha una organización.
• El Método de planeación
  estratégica de arquitectura
  de computadoras de Nolan, Norton & Co. enlaza la
  capacidad actual de la organización con sus
  necesidades actuales.
• El Método de los factores críticos
  del éxito , busca identificar las áreas que son
  claves para supervivencia de la organización y
  asegurar la incorporación a los sistemas de
  información.

Fuentes de
solicitudes de proyectos de sistemas de
información

Existen cuatro fuentes
principales de solicitudes de proyectos, estos solicitantes
pueden ser:

1. Jefes de departamento.
2. Altos ejecutivos.
3. Analistas de sistemas.
4. Grupos externos.

CUADRO MATRIZ DE
ANALOGÍAS Y DIFERENCIAS ENTRE LOS TIPOS DE
SISTEMAS

Conclusiones y
Recomendaciones

Aunque a menudo las solicitudes de proyectos se formulan
por mas de una razón de las aquí presentadas indica
áreas donde las propuestas son mas
justificables.

El deseo de aparentar un aumento de la productividad o
el logro de mayores avances al tener un sistema automatizado no
es una justificación adecuada para invertir en un sistema
de información basado en computadoras. Las bases de
cualquier solicitud de proyecto de
sistema de información deben de ser las mejoras-como las
ya mencionadas-en la operaciones y transacciones.

La forma de cómo se adaptan los sistemas de
información en una organización depende de la
naturaleza
comercial de esta y delas razones que tenga para su éxito.
Si los clientes son lo mas importante, es posible que los
analistas de sistemas orienten la mayor parte de su trabajo hacia
aplicaciones que mejoren el servicio y los
productos que se les proporcionen a ellos. Si el control de
costos el principal indicador de éxito de la
compañía, entonces la mayor parte de la
aplicaciones estarán dirigidas hacia la
identificación y preservación de las ventajas de
costos. Si el lanzamiento de nuevos productos, es la llave del
éxito, entonces los sistemas de información deben
de ayudarnos a identificar y crear tales productos.

Es casi imposible que los sistemas de información
resulten eficaces si son desarrollados de forma independiente de
los objetivos, valores y
metas de la organización, para lo cual fueron
diseñados.

"Las solicitudes de proyectos de información,
siempre se deben de preparar y evaluarse de acuerdo a este
principio."

BIBLIOGRAFÍA

• Administración de portafolio de desarrollo de
  aplicaciones / Cáp. 1 Introducción al desarrollo
  de sistemas de información.
• Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2002. ©
  1993-2001 Microsoft
  Corporation. Reservados todos los derechos.

 PRESENTADO POR:

Hector Alejandro Sánchez
Rodríguez