1.
Introducción
2. ¿Que es un
ERP?
3. ¿Que se debe de tomar en
consideración para la selección e
Implementación del
ERP?
4.
¿Qué Herramientas existen en el Mercado actualmente
que le puedan dar valor Agregado al
ERP?
5.
Conclusión
Un tema que hoy se escucha mucho en las empresas es el
ERP y la
Cadena de Suministro y/o la Cadena de Abasto. Pero en especial se
escucha hablar de los softwares que aplican para que el
departamento de logística funcione de manera
correcta.
De hecho existe una gran confusión por parte de
los usuarios inclusive para separar los softwares del proceso o
práctica de negocio. Quien no ha escuchado a algún
empleado afirmar que el MRP es el
SAP o el JD
Edwards, cuando estos solo son los softwares que permiten aplicar
estas tácticas de manejo de inventarios.
Una vez identificados los distintos softwares que pueden
sen utilizados, nos vemos obligados a hacernos la pregunta,
¿Cual es el software que se debe
utilizar en nuestra empresa?
¿Será acaso el SAP, GD Edwards, Peapole Soft,
Oracle, Alexa
o Aspen Tecnology?
La respuesta a esta pregunta al igual que a muchas otras en esta
vida es "todo es relativo" con las necesidades de la empresa, el
tamaño de la misma, de los recursos para
instalar el software y de la capacidad del personal de IT
para dar mantenimiento
al software y desde luego de los procesos
actuales de la empresa en cuestión.
En este artículo muestran las respuestas a todas
estas interrogantes desde que es y como funciona un ERP, hasta
pasando por consejos y aspectos a considerar durante la selección
del software, así como durante la implementación
del mismo y terminando con algunas aplicaciones o módulos
que pueden darle valor agregado
al ERP.
Con esta información el director ejecutivo
tendrá las herramientas
para poder tomar
decisiones acordes a las necesidades de la empresa, para asegurar
una exitosa implementación de ERP y desde luego que la
inversión realizada en este software tenga
un pronto retorno de inversión.
Los ERP (Enterprise, Resource, Planing) son sistemas
complejos de información que integra distintos procesos
dentro de la compañía en puntos esenciales como
Compras, Producción, Presupuestos,
Pagos, Etc.
Esta Integración genera una reducción de
costos
administrativos, una mayor eficiencia para
manejar los inventarios, un verdadero conocimiento
de los gastos y valores de los
inventarios, así como también información
actualizada y verídica que ayuda al ejecutivo a tomar
decisiones tanto operativas, administrativas como
estratégicas.
El ERP como tal forma parte de la Cadena de Abasto
(Supply Chain) que se encarga de darle servicio a
toda la compañía en especial a los procesos
principales de la misma para hacerla mas eficiente (Ver Fig.
1).
Fig. 1 Cuadro Generar de empresa y forma en la que
interactúa el ERP en la misma.
En momentos como estos, el ser una empresa de un
tamaño relativamente grande y no tener implementado un
sistema de ERP de
manera adecuada puede significar estar fuera del mercado, debido a
que los costos administrativos llegan a subir demasiado o a la
toma incorrecta de decisiones, por no tener toda la
información adecuada, verídica o actualizada.
Cabe destacar que el ERP se hace mas necesario y evidente
conforme la compañía crece, si se tiene una tienda
de muñecas de alta calidad y solo se
venden alrededor de 30 muñecas diarias, con un muy alto
margen de utilidad, y la
única persona
atendiendo la tienda es el mismo dueño. Probablemente no
sea necesario implementar un ERP inmediatamente o si se
implementa deberá ser uno muy sencillo como el "Money", a
final de cuenta el inventario es
poco y la rotación del mismo también es muy
pequeña, el " feeling" del dueño de la tienda de
muñecas podría funcionar incluso mejor que la
información arrogada por un ERP, y contar 200
muñecas diarias no tendría mayor problema. Pero si
la tienda empieza a crecer y el dueño decide empezar a
generar franquicias de
las tiendas y los volúmenes cambian y la cantidad de
muñecas compradas en una tienda es distinta a las de otra
tienda y aumenta la cantidad de productos a
vender, ahora venden artículos para las muñecas
también, entonces es cuando se necesita el ERP porque de
los contrario se perderá el control del
negocio. Es por esta razón que es recomendable crear el
ERP desde antes de que realmente se requiera.
Pero a todo esto: ¿Cómo afecta el ERP
dentro de una Organización?, ¿Cual es el flujo que
sigue el proceso de la compañía y como puede apoyar
el ERP a esta compañía?
Fig. 2 Flujo de Actividades en las empresas en las que
interviene el ERP.
En la Figura 2 se muestra el flujo
de actividades de un negocio y en todas esta involucrado el
ERP.
- Los presupuestos deben de ser ingresados al sistema
de ERP para que no se incurran en gastos no
planeados. - Los requerimientos deben de ser capturados por los
usuarios o generados por el sistema (ERP) a través de un
MRP en base a los niveles de inventario. - Una vez identificados los requerimientos deben de ser
autorizados por el responsable del área y el sistema
deberá validar si el área en cuestión
tiene presupuesto
para comprar el requerimiento. - De acuerdo al requerimiento el comprador
deberá convertir dichos requerimientos en órdenes
de compra. - Las órdenes de compra deberán de ser
atendidas por el proveedor seleccionado por el
comprador - El Almacén,
Planta o usuario deberá recibir los materiales,
materia
prima o servicios
respectivamente y la recepción de los mismos
deberá estar registrada en el sistema (ERP). - En caso de ser materia
Prima, se deberá conocer su estatus dentro del proceso
de producción para de esta manera identificar si se
requiere mas materia prima (Se conecta al MRP). - El Área de cuentas por
pagar recibe las facturas de los proveedores,
solo podrá recibir aquellas facturas que estén
relacionadas a una recepción de materiales, materia
prima o servicios, - El sistema validará que se tenga presupuesto
para pagar y asignará una fecha en la cual se pueda
pagar al proveedor de acuerdo a los términos y
condiciones de la compra. - Se le entregará el pago (Cheque) al
proveedor y quedará registrada la fecha, el monto y el
proveedor al que se le pagó en el sistema.
Lo antes mencionado solo es una pequeña
visión de cómo interactúa un ERP en el
funcionamiento de la compañía. El ERP tiene
además muchos otros módulos que de la misma forma
en la cual se observa la integración en el ejemplo
anterior pueden ser de utilidad para la
compañía.
3. ¿Que se debe de
tomar en consideración para la selección e
Implementación del ERP?
Es un error muy común el seleccionar un sistema
de ERP que no cumpla con los requerimientos de la
compañía y además durante la
implementación del mismo tienen a existir problemas que
repercuten en una tardanza al momento de implementar el ERP o aun
peor, no aprovechan completamente las ventajas que proporciona el
sistema.
De acuerdo con David Hendickson, existe una
metodología llamada "SCOR" que puede ayudar
a disminuir los problemas frecuentemente encontrados al momento
de realizar la implementación y selección de
software, y de la misma forma ayuda a que la empresa siga con las
mejores prácticas de negocios.
Los puntos que pretende fortalecer el "SCOR" son los
siguientes:
- Ganar el apoyo de los ejecutivos.
- Crear un enfoque más realista y detallado de
los escenarios. - Identificar las deficiencias de la
organización antes de que se implemente el
ERP. - Acelerar la definición de los
requerimientos. - Generar un cambio en el
manejo de la empresa.
Fig. 3 Mapa de Implementación de Proyecto mediante
SCOR
El apoyo y entendimiento por parte de la gerencia
durante el proceso de Selección e Implementación
del ERP es esencial. Muchas veces los ejecutivos al momento de
implementar el ERP lo dejan en manos de los expertos en el
área, pero que no tienen una visión global de la
situación actual y asumen que el proyecto se
cumplirá de acuerdo al presupuesto y tiempo
predefinidos.
Esto no podría estar más equivocado, se requiere
que los ejecutivos estén pegados a la selección y a
la implementación del mismo. Para que puedan dar ideas,
que den valor y corrija cualquier error al procesar que exista en
la organización, que no permita el correcto
aprovechamiento del mismo.
Para lograr esta participación y entendimiento, se tienen
que exigir la participación de una gran cantidad de
personas que se vean afectadas por la implementación del
ERP para que estas sean capacitadas y tengan un buen
entendimiento de lo que significa el ERP y como debe
funcionar.
Si no se ponen de acuerdo todos los actores que
estén involucrados se generarán inconsistencias en
las operaciones,
quizás el módulo implementado de MRP necesario para
producción no cumpla con los estándares de pedidos
de los proveedores, información que debió haber
sido detectada por Compras.
Un enfoque realista y detallado de la situación puede ser
logrado si todas las entradas físicas de la
compañía mediante la cadena de abasto son
identificadas.
Toda esta información deberá ser documentada y
planteada en flujos requeridos para operar la
compañía tomando en cuenta también los
reportes. Con estos Mapas se
podrá priorizar los módulos y al ser implementados,
el orden en el cual estos serán implementados.
Con esta técnica se podrá evitar que
existan aspectos importantes de la operación que puedan
ser omitidos u olvidados durante la implementación que
eviten que el ERP actué apegado al proceso de la Cadena de
Abasto.
La identificación de deficiencias operacionales es parte
fundamental de una implementación, con el método de
implementación tradicional se puede no ver estas
deficiencias operacionales (no se están realizando las
mejores prácticas de negocio) para evitar estas
deficiencias. Esto conlleva al problema como falta de controles
de inventario, o falta de seguimiento a los procesos continuos a
la entrada de materiales al almacén.
Cuando esto sucede durante la implementación se puede no
tomar en cuenta durante toda la implementación del ERP y
posteriormente el sistema no funcione como debiera y por ende los
usuarios rechazan el sistema por que no trabaja correctamente.
Otro evento que ocurre cuando se presenta esta situación
es que se dan cuenta a la mitad de la implementación y
esto hace que tenga que parar la implementación y
retomarla causando retrasos en tiempo y desgastes físicos
y emocionales (Se desesperan por que no se realiza correctamente
el proyecto) de las personas involucradas en la
implementación.
Para evitar esto se tienen que identificar las
desconexiones encontradas en el proceso, información o
flujo de materiales. Estas desconexiones pueden ser simples
barreras que no permitan que se tenga el desempeño deseado. Ejemplos de estas
desconexiones son:
- Problemas dentro de la organización
(Logística no se lleva bien con
Operaciones). - Problemas Procesales, los pronósticos de venta
están muy separados de las ventas
realizadas. - Problemas interpersonales: cuando 2 empleados tienen
problemas y por ende no pueden trabajar de manera
correcta. - Muchos sistemas sin interfase entre ellos: Cuando
para pasar información de un sistema a otro s se
requiere pasarlo de manera manual.
La Definición de Requerimientos en forma expedita
consiste en:
- Definir los Procesos y Requerimientos del
Sistema. - Documentar y Comunicar todos los puntos en los cuales
se encuentran desconexiones. - Definir cuando se empezará la
implementación.
Una vez detectado todo esto ya se tiene toda la
información necesaria para seleccionar el Software de ERP
adecuado para la compañía y los módulos que
serán aplicados, de otra manera se puede estar gastando
dinero de
más en un software o se puede estar implementando un
software que se quede corto a las necesidades de la
empresa.
4. ¿Qué
Herramientas existen en el Mercado actualmente que le puedan dar
valor Agregado al ERP?
Uno de los valores
agregados de un software de ERP es que tan amigable puede ser
este, si un software puede tener una entrada más visible
de los requerimientos y es más amigable entonces la
aceptación del mismo por los empleados será
más rápida y de la misma forma será menor la
resistencia al
cambio.
Un ejemplo de esto, es el Software Lilly, que logra integrar al
ERP de una forma amigable y con apoyos visuales que pueden llegar
a manejar inclusive dibujos de
CAD. Con esto se le da un valor agregado al ERP en cuanto al
manejo, facilidad de capacitación y aceptación del mismo
dentro de la compañía.
Otro aspecto que ya deben de tener los ERP son el "
e-bussiness" el cual poco a poco será parte fundamental de
una empresa, mediante estos sistemas se le puede pedir
automáticamente a los proveedores que surtan materiales
requeridos sin necesidad de que interactué ninguna
persona, simplemente cuando se llega el nivel de
reposición del material el sistema genera de manera
automática una orden de compra electrónica para el proveedor para que este
la entregue en una fecha previamente pactada.
Otro Valor Agregado que se puede tener es una
línea con todo el "know how" de los expertos en manejo de
inventarios, de esta forma cuando se tenga duda de que hacer en
una situación poco usual, como puede ser el desecho o
venta de materiales que no forman parte de los procesos
principales de la compañía, pueden ser resueltos
mediante una base de datos o
un sistema que este en línea, tal es el caso del Software
"The Advance WHM RFI" de la empresa IDII (www.idii.com).
Otras ventajas que pueden ser de utilidad para un ERP es el
atacar otras áreas que normalmente no son tomadas en
cuenta por los ERP convencionales, tal es el caso de
minimización de costos de transporte
incluyendo pago de aduanas, fletes,
y otras operaciones que normalmente se agregan manualmente a los
costos de transporte pero estos deben de ser de manera
automática para que al momento de solicitar la
transportación de un material de una localidad a otra
automáticamente se generen las ordenes de compra de
transporte para los transportistas para que muevan los materiales
al menor costo posible
así como la autorización de pagos para las aduanas,
agencias aduanales y otros.
Administración de Riesgos es otra
Área que normalmente queda fuera del enfoque de los ERP
convencionales, si un ERP sincronizado con la Nómina
(Es común tener a la nómina en ERP) puede generar
reportes de usos de seguros de gastos
médicos, vida, interrupción de operaciones,
aseguramiento de transportes y aseguramiento de activos de la
compañía) se evitaría un gran trabajo a
realizar por las áreas administrativas de la
compañía.
Aparatos de Comunicación de Radio Frecuencia,
pueden ser utilizados dentro del almacén y funcionan
básicamente mediante la lectura de
código
de barras, son como computadoras
pequeñas (Hand Held) que están en línea con
el sistema de ERP mediante una conexión
inalámbrica.
Cuando un transportista traiga un embarque, el lector
podrá leer el número de embarque para ingresarlo al
sistema y posteriormente leer los paquetes en el embarque para
validar que estén correctos y no haya faltantes. De la
misma forma al momento de trasladar materiales dentro del
almacén se puede leer el "rack" en el cual se ingresa cada
material teniendo el código de barras del "rack" a la
mano. Como estas aplicaciones existen muchas que pueden ser
utilizadas en las operaciones de salidas del almacén,
agrupamiento y empaque,
así como también control de inventario.
A lo largo del articulo se ha demostrado la
interacción que existe entre el ERP y los distintos
procesos que existen dentro de la compañía y que la
solución de la implementación varia según la
necesidad de cada cliente y que es
necesario el involucramiento de la alta dirección en la implementación y
mantenimiento del sistema operativo
para que éste tenga éxito.
De la misma forma se demostró que los Softwares
involucrados en ERP están diseñados en base a las
mejores prácticas, razón por la cual si una
compañía tiene procesos que no son coherentes, solo
se pierde tiempo, dinero y esfuerzo en la implementación
de los Softwares de ERP, debido a que tratan de modificar un
software que esta bien diseñado para adecuarlo a un mal
proceso de la compañía. En lugar de corregir los
errores propios corrompen a lo que esta a su alrededor para que
se ajuste a sus necesidades y costumbres.
Así mismo se identificaron los 3 pilares que
soportan el mantenimiento y buen uso de un ERP eficaz y adecuado
a las necesidades de cualquier empresa. Los 3 pilares
son:
- Personal: Tanto los usuarios como los programadores
de soporte técnico: Los usuarios son los encargados de
usar los softwares como dios manda y no al estilo de "Mexican
Curios", mientras que los programadores deben proporcionar
soluciones
prácticas sin saltarse los procesos, (Engañar al
sistema) porque esto podría generar inconsistencias en
las operaciones de las empresas. - Infraestructura: De acuerdo a las instalaciones,
tamaño, giro y necesidades de la empresa, se
deberá especificar un determinado sistema operativo. El
tener un SAP con todos sus módulos implementados en una
pequeña tienda de muebles, es como usar un Jumbo para
transportar 2 personas de Monterrey a Saltillo. - Comunicación: El sistema que implanten debe de
poder hacer interfases de manera rápida y fácil
con los otros sistemas ya instalados. Esto lograra evitar
retardos, una mayor confiabilidad en los datos y un
autentico flujo de la información a través de los
sistemas.
Podemos concluir que es responsabilidad de la alta dirección
mirarse al espejo y ver como es la empresa y posteriormente ver
hacia el futuro para identificar como debe de estar la empresa en
5 o 10 años y en base a eso tomar las decisiones para las
implementaciones de ERP.
Se mostraron muchas de las aplicaciones prácticas
existentes de los ERP y de igual forma se logró percibir
que actualmente es una necesidad y que el no tenerlo o usarlo de
manera correcta es por si solo una desventaja competitiva,
además no basta con tenerlo sino que este debe de
evolucionar de acuerdo a los avances
tecnológicos del medio
ambiente.
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Autor:
Ing. Patricio Guajardo
Monterrey, N.L., México