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Todo lo que Querías Saber de ERP





1. Introducción
2. ¿Que es un ERP?
3. ¿Que se debe de tomar en consideración para la selección e Implementación del ERP?
4. ¿Qué Herramientas existen en el Mercado actualmente que le puedan dar valor Agregado al ERP?
5. Conclusión

1. Introducción

Un tema que hoy se escucha mucho en las empresas es el ERP y la Cadena de Suministro y/o la Cadena de Abasto. Pero en especial se escucha hablar de los softwares que aplican para que el departamento de logística funcione de manera correcta.

De hecho existe una gran confusión por parte de los usuarios inclusive para separar los softwares del proceso o práctica de negocio. Quien no ha escuchado a algún empleado afirmar que el MRP es el SAP o el JD Edwards, cuando estos solo son los softwares que permiten aplicar estas tácticas de manejo de inventarios.

Una vez identificados los distintos softwares que pueden sen utilizados, nos vemos obligados a hacernos la pregunta, ¿Cual es el software que se debe utilizar en nuestra empresa? ¿Será acaso el SAP, GD Edwards, Peapole Soft, Oracle, Alexa o Aspen Tecnology?
La respuesta a esta pregunta al igual que a muchas otras en esta vida es "todo es relativo" con las necesidades de la empresa, el tamaño de la misma, de los recursos para instalar el software y de la capacidad del personal de IT para dar mantenimiento al software y desde luego de los procesos actuales de la empresa en cuestión.

En este artículo muestran las respuestas a todas estas interrogantes desde que es y como funciona un ERP, hasta pasando por consejos y aspectos a considerar durante la selección del software, así como durante la implementación del mismo y terminando con algunas aplicaciones o módulos que pueden darle valor agregado al ERP.
Con esta información el director ejecutivo tendrá las herramientas para poder tomar decisiones acordes a las necesidades de la empresa, para asegurar una exitosa implementación de ERP y desde luego que la inversión realizada en este software tenga un pronto retorno de inversión.

2. ¿Que es un ERP?

Los ERP (Enterprise, Resource, Planing) son sistemas complejos de información que integra distintos procesos dentro de la compañía en puntos esenciales como Compras, Producción, Presupuestos, Pagos, Etc.
Esta Integración genera una reducción de costos administrativos, una mayor eficiencia para manejar los inventarios, un verdadero conocimiento de los gastos y valores de los inventarios, así como también información actualizada y verídica que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones tanto operativas, administrativas como estratégicas.

El ERP como tal forma parte de la Cadena de Abasto (Supply Chain) que se encarga de darle servicio a toda la compañía en especial a los procesos principales de la misma para hacerla mas eficiente (Ver Fig. 1).

Fig. 1 Cuadro Generar de empresa y forma en la que interactúa el ERP en la misma.

En momentos como estos, el ser una empresa de un tamaño relativamente grande y no tener implementado un sistema de ERP de manera adecuada puede significar estar fuera del mercado, debido a que los costos administrativos llegan a subir demasiado o a la toma incorrecta de decisiones, por no tener toda la información adecuada, verídica o actualizada.
Cabe destacar que el ERP se hace mas necesario y evidente conforme la compañía crece, si se tiene una tienda de muñecas de alta calidad y solo se venden alrededor de 30 muñecas diarias, con un muy alto margen de utilidad, y la única persona atendiendo la tienda es el mismo dueño. Probablemente no sea necesario implementar un ERP inmediatamente o si se implementa deberá ser uno muy sencillo como el "Money", a final de cuenta el inventario es poco y la rotación del mismo también es muy pequeña, el " feeling" del dueño de la tienda de muñecas podría funcionar incluso mejor que la información arrogada por un ERP, y contar 200 muñecas diarias no tendría mayor problema. Pero si la tienda empieza a crecer y el dueño decide empezar a generar franquicias de las tiendas y los volúmenes cambian y la cantidad de muñecas compradas en una tienda es distinta a las de otra tienda y aumenta la cantidad de productos a vender, ahora venden artículos para las muñecas también, entonces es cuando se necesita el ERP porque de los contrario se perderá el control del negocio. Es por esta razón que es recomendable crear el ERP desde antes de que realmente se requiera.

Pero a todo esto: ¿Cómo afecta el ERP dentro de una Organización?, ¿Cual es el flujo que sigue el proceso de la compañía y como puede apoyar el ERP a esta compañía?

Fig. 2 Flujo de Actividades en las empresas en las que interviene el ERP.

En la Figura 2 se muestra el flujo de actividades de un negocio y en todas esta involucrado el ERP.

  1. Los presupuestos deben de ser ingresados al sistema de ERP para que no se incurran en gastos no planeados.
  2. Los requerimientos deben de ser capturados por los usuarios o generados por el sistema (ERP) a través de un MRP en base a los niveles de inventario.
  3. Una vez identificados los requerimientos deben de ser autorizados por el responsable del área y el sistema deberá validar si el área en cuestión tiene presupuesto para comprar el requerimiento.
  4. De acuerdo al requerimiento el comprador deberá convertir dichos requerimientos en órdenes de compra.
  5. Las órdenes de compra deberán de ser atendidas por el proveedor seleccionado por el comprador
  6. El Almacén, Planta o usuario deberá recibir los materiales, materia prima o servicios respectivamente y la recepción de los mismos deberá estar registrada en el sistema (ERP).
  7. En caso de ser materia Prima, se deberá conocer su estatus dentro del proceso de producción para de esta manera identificar si se requiere mas materia prima (Se conecta al MRP).
  8. El Área de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores, solo podrá recibir aquellas facturas que estén relacionadas a una recepción de materiales, materia prima o servicios,
  9. El sistema validará que se tenga presupuesto para pagar y asignará una fecha en la cual se pueda pagar al proveedor de acuerdo a los términos y condiciones de la compra.
  10. Se le entregará el pago (Cheque) al proveedor y quedará registrada la fecha, el monto y el proveedor al que se le pagó en el sistema.

Lo antes mencionado solo es una pequeña visión de cómo interactúa un ERP en el funcionamiento de la compañía. El ERP tiene además muchos otros módulos que de la misma forma en la cual se observa la integración en el ejemplo anterior pueden ser de utilidad para la compañía.

3. ¿Que se debe de tomar en consideración para la selección e Implementación del ERP?

Es un error muy común el seleccionar un sistema de ERP que no cumpla con los requerimientos de la compañía y además durante la implementación del mismo tienen a existir problemas que repercuten en una tardanza al momento de implementar el ERP o aun peor, no aprovechan completamente las ventajas que proporciona el sistema.
De acuerdo con David Hendickson, existe una metodología llamada "SCOR" que puede ayudar a disminuir los problemas frecuentemente encontrados al momento de realizar la implementación y selección de software, y de la misma forma ayuda a que la empresa siga con las mejores prácticas de negocios.
Los puntos que pretende fortalecer el "SCOR" son los siguientes:

  • Ganar el apoyo de los ejecutivos.
  • Crear un enfoque más realista y detallado de los escenarios.
  • Identificar las deficiencias de la organización antes de que se implemente el ERP.
  • Acelerar la definición de los requerimientos.
  • Generar un cambio en el manejo de la empresa.

Fig. 3 Mapa de Implementación de Proyecto mediante SCOR

El apoyo y entendimiento por parte de la gerencia durante el proceso de Selección e Implementación del ERP es esencial. Muchas veces los ejecutivos al momento de implementar el ERP lo dejan en manos de los expertos en el área, pero que no tienen una visión global de la situación actual y asumen que el proyecto se cumplirá de acuerdo al presupuesto y tiempo predefinidos.
Esto no podría estar más equivocado, se requiere que los ejecutivos estén pegados a la selección y a la implementación del mismo. Para que puedan dar ideas, que den valor y corrija cualquier error al procesar que exista en la organización, que no permita el correcto aprovechamiento del mismo.
Para lograr esta participación y entendimiento, se tienen que exigir la participación de una gran cantidad de personas que se vean afectadas por la implementación del ERP para que estas sean capacitadas y tengan un buen entendimiento de lo que significa el ERP y como debe funcionar.

Si no se ponen de acuerdo todos los actores que estén involucrados se generarán inconsistencias en las operaciones, quizás el módulo implementado de MRP necesario para producción no cumpla con los estándares de pedidos de los proveedores, información que debió haber sido detectada por Compras.
Un enfoque realista y detallado de la situación puede ser logrado si todas las entradas físicas de la compañía mediante la cadena de abasto son identificadas.
Toda esta información deberá ser documentada y planteada en flujos requeridos para operar la compañía tomando en cuenta también los reportes. Con estos Mapas se podrá priorizar los módulos y al ser implementados, el orden en el cual estos serán implementados.

Con esta técnica se podrá evitar que existan aspectos importantes de la operación que puedan ser omitidos u olvidados durante la implementación que eviten que el ERP actué apegado al proceso de la Cadena de Abasto.
La identificación de deficiencias operacionales es parte fundamental de una implementación, con el método de implementación tradicional se puede no ver estas deficiencias operacionales (no se están realizando las mejores prácticas de negocio) para evitar estas deficiencias. Esto conlleva al problema como falta de controles de inventario, o falta de seguimiento a los procesos continuos a la entrada de materiales al almacén.
Cuando esto sucede durante la implementación se puede no tomar en cuenta durante toda la implementación del ERP y posteriormente el sistema no funcione como debiera y por ende los usuarios rechazan el sistema por que no trabaja correctamente. Otro evento que ocurre cuando se presenta esta situación es que se dan cuenta a la mitad de la implementación y esto hace que tenga que parar la implementación y retomarla causando retrasos en tiempo y desgastes físicos y emocionales (Se desesperan por que no se realiza correctamente el proyecto) de las personas involucradas en la implementación.

Para evitar esto se tienen que identificar las desconexiones encontradas en el proceso, información o flujo de materiales. Estas desconexiones pueden ser simples barreras que no permitan que se tenga el desempeño deseado. Ejemplos de estas desconexiones son:

  • Problemas dentro de la organización (Logística no se lleva bien con Operaciones).
  • Problemas Procesales, los pronósticos de venta están muy separados de las ventas realizadas.
  • Problemas interpersonales: cuando 2 empleados tienen problemas y por ende no pueden trabajar de manera correcta.
  • Muchos sistemas sin interfase entre ellos: Cuando para pasar información de un sistema a otro s se requiere pasarlo de manera manual.

La Definición de Requerimientos en forma expedita consiste en:

  • Definir los Procesos y Requerimientos del Sistema.
  • Documentar y Comunicar todos los puntos en los cuales se encuentran desconexiones.
  • Definir cuando se empezará la implementación.

Una vez detectado todo esto ya se tiene toda la información necesaria para seleccionar el Software de ERP adecuado para la compañía y los módulos que serán aplicados, de otra manera se puede estar gastando dinero de más en un software o se puede estar implementando un software que se quede corto a las necesidades de la empresa.

4. ¿Qué Herramientas existen en el Mercado actualmente que le puedan dar valor Agregado al ERP?

Uno de los valores agregados de un software de ERP es que tan amigable puede ser este, si un software puede tener una entrada más visible de los requerimientos y es más amigable entonces la aceptación del mismo por los empleados será más rápida y de la misma forma será menor la resistencia al cambio.
Un ejemplo de esto, es el Software Lilly, que logra integrar al ERP de una forma amigable y con apoyos visuales que pueden llegar a manejar inclusive dibujos de CAD. Con esto se le da un valor agregado al ERP en cuanto al manejo, facilidad de capacitación y aceptación del mismo dentro de la compañía.

Otro aspecto que ya deben de tener los ERP son el " e-bussiness" el cual poco a poco será parte fundamental de una empresa, mediante estos sistemas se le puede pedir automáticamente a los proveedores que surtan materiales requeridos sin necesidad de que interactué ninguna persona, simplemente cuando se llega el nivel de reposición del material el sistema genera de manera automática una orden de compra electrónica para el proveedor para que este la entregue en una fecha previamente pactada.

Otro Valor Agregado que se puede tener es una línea con todo el "know how" de los expertos en manejo de inventarios, de esta forma cuando se tenga duda de que hacer en una situación poco usual, como puede ser el desecho o venta de materiales que no forman parte de los procesos principales de la compañía, pueden ser resueltos mediante una base de datos o un sistema que este en línea, tal es el caso del Software "The Advance WHM RFI" de la empresa IDII (www.idii.com).
Otras ventajas que pueden ser de utilidad para un ERP es el atacar otras áreas que normalmente no son tomadas en cuenta por los ERP convencionales, tal es el caso de minimización de costos de transporte incluyendo pago de aduanas, fletes, y otras operaciones que normalmente se agregan manualmente a los costos de transporte pero estos deben de ser de manera automática para que al momento de solicitar la transportación de un material de una localidad a otra automáticamente se generen las ordenes de compra de transporte para los transportistas para que muevan los materiales al menor costo posible así como la autorización de pagos para las aduanas, agencias aduanales y otros.

Administración de Riesgos es otra Área que normalmente queda fuera del enfoque de los ERP convencionales, si un ERP sincronizado con la Nómina (Es común tener a la nómina en ERP) puede generar reportes de usos de seguros de gastos médicos, vida, interrupción de operaciones, aseguramiento de transportes y aseguramiento de activos de la compañía) se evitaría un gran trabajo a realizar por las áreas administrativas de la compañía.
Aparatos de Comunicación de Radio Frecuencia, pueden ser utilizados dentro del almacén y funcionan básicamente mediante la lectura de código de barras, son como computadoras pequeñas (Hand Held) que están en línea con el sistema de ERP mediante una conexión inalámbrica.
Cuando un transportista traiga un embarque, el lector podrá leer el número de embarque para ingresarlo al sistema y posteriormente leer los paquetes en el embarque para validar que estén correctos y no haya faltantes. De la misma forma al momento de trasladar materiales dentro del almacén se puede leer el "rack" en el cual se ingresa cada material teniendo el código de barras del "rack" a la mano. Como estas aplicaciones existen muchas que pueden ser utilizadas en las operaciones de salidas del almacén, agrupamiento y empaque, así como también control de inventario.

5. Conclusión

A lo largo del articulo se ha demostrado la interacción que existe entre el ERP y los distintos procesos que existen dentro de la compañía y que la solución de la implementación varia según la necesidad de cada cliente y que es necesario el involucramiento de la alta dirección en la implementación y mantenimiento del sistema operativo para que éste tenga éxito.

De la misma forma se demostró que los Softwares involucrados en ERP están diseñados en base a las mejores prácticas, razón por la cual si una compañía tiene procesos que no son coherentes, solo se pierde tiempo, dinero y esfuerzo en la implementación de los Softwares de ERP, debido a que tratan de modificar un software que esta bien diseñado para adecuarlo a un mal proceso de la compañía. En lugar de corregir los errores propios corrompen a lo que esta a su alrededor para que se ajuste a sus necesidades y costumbres.

Así mismo se identificaron los 3 pilares que soportan el mantenimiento y buen uso de un ERP eficaz y adecuado a las necesidades de cualquier empresa. Los 3 pilares son:

  • Personal: Tanto los usuarios como los programadores de soporte técnico: Los usuarios son los encargados de usar los softwares como dios manda y no al estilo de "Mexican Curios", mientras que los programadores deben proporcionar soluciones prácticas sin saltarse los procesos, (Engañar al sistema) porque esto podría generar inconsistencias en las operaciones de las empresas.
  • Infraestructura: De acuerdo a las instalaciones, tamaño, giro y necesidades de la empresa, se deberá especificar un determinado sistema operativo. El tener un SAP con todos sus módulos implementados en una pequeña tienda de muebles, es como usar un Jumbo para transportar 2 personas de Monterrey a Saltillo.
  • Comunicación: El sistema que implanten debe de poder hacer interfases de manera rápida y fácil con los otros sistemas ya instalados. Esto lograra evitar retardos, una mayor confiabilidad en los datos y un autentico flujo de la información a través de los sistemas.

Podemos concluir que es responsabilidad de la alta dirección mirarse al espejo y ver como es la empresa y posteriormente ver hacia el futuro para identificar como debe de estar la empresa en 5 o 10 años y en base a eso tomar las decisiones para las implementaciones de ERP.

Se mostraron muchas de las aplicaciones prácticas existentes de los ERP y de igual forma se logró percibir que actualmente es una necesidad y que el no tenerlo o usarlo de manera correcta es por si solo una desventaja competitiva, además no basta con tenerlo sino que este debe de evolucionar de acuerdo a los avances tecnológicos del medio ambiente.

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Autor:


Ing. Patricio Guajardo

Monterrey, N.L., México


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