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Aplicación de la tecnología de información en las finanzas



    Aplicación de la tecnología
    de información en las finanzas

    1. Situación actual entre
      las finanzas y la Tecnología de Información en EU
      y Latinoamérica
    2. Aplicaciones y Ejemplos de
      Tecnología en las Finanzas
    3. Conclusiones
    4. Referencias

    <> En este artículo de
    publicación se da una introducción sobre la necesidad y el
    impacto de la tecnología de
    información en el campo de las finanzas.
    Posteriormente, se describe la situación y relación
    actual entre las finanzas y la tecnología de
    información tanto en Estados Unidos,
    como en distintos países latinoamericanos. Se analiza el
    impacto que ha tenido la nueva regulación Sarbanes-Oxley
    en el uso de tecnología de información en el
    área de finanzas. En la tercera sección de este
    artículo se describen ejemplos recientes y aplicaciones
    concretas de empresas a nivel
    mundial que han utilizado con éxito
    los sistemas
    tecnológicos financieros para desempeñar sus
    funciones
    diarias y para lograr ventajas competitivas mediante el uso de
    estos sistemas. La tecnología de información
    también es utilizada por organismos públicos como
    las Bolsas Internacionales de Valores. Los
    aspectos del área de finanzas en las cual se enfoca este
    artículo son: presupuestos y
    planeación, análisis
    financiero, cierres financieros de mes, tesorería,
    administración de inventario,
    créditos y cobranzas y cuentas por
    pagar. Al final de este artículo se presenta una
    conclusión de los beneficios y del valor agregado
    de utilizar la tecnología de información en el
    área de finanzas.

    Palabras Clave: Tecnología de
    Información, Finanzas, Servicios
    Financieros en línea, Rol actual del CFO,
    Información financiera oportuna, automatización de transacciones
    financieras y bancarias.

    1. La competitividad tan fuerte que se vive en la
      actualidad, en conjunto con la
      globalización y el enfoque en el aspecto
      ético, ha provocado la tendencia de cambio en
      las empresas en sus sistemas de
      información para la toma de
      decisiones. Los sistemas de información han sido
      afectados continuamente por los desarrollos
      tecnológicos y con el uso de computadoras, se puede contar con
      información útil, confiable y relevante en
      tiempos reales. Las empresas que cuentan con una adecuada
      tecnología de información poseen una estrategia
      competitiva que les puede garantizar éxito en su
      sector o industria.

      Durante los últimos años, los
      distintos departamentos de las organizaciones utilizan los sistemas de
      información en su área de trabajo. Por ejemplo,
      el departamento de finanzas de distintas organizaciones ha
      usado la tecnología y sistemas de información
      para llevar a cabo las actividades principales del
      departamento como presupuestos y planeación,
      créditos y cobranzas, control
      administrativo, salvaguarda de activos,
      reducción de costos,
      procesos
      especiales, etc.

      El propósito de este artículo es
      informar y comprender la importancia de la aplicación
      de la tecnología de información en las
      finanzas, explicando el valor agregado y las ventajas que
      generan los sistemas de información en la toma de
      decisiones financieras.

      C.P.Daniel Guzmán Quiroga: Estudiante de
      Maestría en Administración de Tiempo
      Completo en la EGADE-Tec de Monterrey (Generación
      Diciembre de 2004),
      dannyguzman45[arroba]hotmail.com

    2. Introducción

      La necesidad de contar con información
      oportuna y veraz ha sido mayor que en tiempos pasados. A
      partir de los escándalos financieros de Enron y
      WorldCom, se han aplicado regulaciones que requieren una
      mayor consistencia y transparencia de información
      financiera. De acuerdo a Olga Kharif (2003) menciona que la
      regulación Sarbanes-Oxley, la cual entrará en
      efecto en el verano de 2004 en Estados Unidos, hará
      personalmente responsables a los CEO´s y a los
      CFO´s de las empresas americanas de la exactitud de los
      estados
      financieros [1]. Estos ejecutivos podrán tener
      hasta 20 años de cárcel en caso de presentar
      estados financieros que no se apeguen a la
      realidad.

      A partir de esta nueva y estricta regulación,
      los CEO´s y CFO´s de las empresas americanas se
      están apoyando ampliamente en el uso de la
      tecnología para cumplir con los requisitos de esta
      regulación. Como nadie quiere ser encarcelado, los
      CFO´s tienen que contar con buenas herramientas tecnológicas. Los
      CFO´s de las compañías se están
      familiarizando cada vez más con los avances de
      softwares tecnológicos en el área de finanzas.
      Con esta nueva tendencia, los CFO´s en ocasiones son
      los que dan la última palabra (en lugar de los
      CIO´s) en los presupuestos y asignación de
      inversión en tecnología en las
      empresas.

      Por su parte, Holly Winzler (2003) afirma que la
      cercanía de Latinoamérica con Estados Unidos y el
      enfoque ético financiero que se vive globalmente, ha
      provocado que también se aumente la tasa de adopción de sistemas
      tecnológicos financieros en Latinoamérica en
      los últimos años [2]. Por ejemplo, la Tabla
      No.1 nos muestra que
      hay un potencial de $25 billones de dólares en
      ventas
      totales de tecnología de información en el
      ámbito financiero para este año de
      2003.

      Tabla No. 1 Mercado
      potencial en implementación de sistemas
      tecnológicos financieros

      País

      Mercado (en millones de
      USD)

      <>

       

      <>

       

      Brasil

      13,500

      México

      6,391

      Argentina

      3,275

      Colombia

      1,126

      Chile

      189

      Venezuela

      648

      Perú

      234

      <>

       

      <>

       

      Total

      $25,363

      Fuente:

      Departamento de Comercio de Estados
      Unidos

      Con la creciente tendencia tanto en Estados Unidos y
      Latinoamérica en sistemas de información
      aplicados a las finanzas, los CFO´s tienen qué
      evaluar cuál es el sistema
      que más les conviene. Connie Winkler (1997) expresa
      que los CFO´s tienen que evaluar la compra y la
      implementación de estos sistemas para que se pueda
      contar con información efectiva a un bajo costo, en
      el tiempo apropiado, y en un ambiente
      de interacción amigable [3]. Estos sistemas deben de
      funcionar en un ambiente globalizador que permita la
      conversión del tipo de
      cambio según la moneda del país a la que se
      está haciendo referencia. En la actualidad, los
      CEO’s esperan que los CFO’s comprendan
      ampliamente las nuevas herramientas tecnológicas y que
      se mantengan actualizados ante los cambios constantes en los
      sistemas de información financieros.

      Es conveniente mencionar que los planes de
      tecnología de información siempre deben estar
      alineados con la estrategia de negocio de la empresa.
      Por ejemplo, uno de los objetivos
      estratégicos de la Dirección General de Informática de la Secretaría de
      Finanzas del Gobierno
      del Distrito Federal es "diseñar, desarrollar e
      implantar en el mediano plazo el Sistema Orientado a
      Recaudación Transparente y a la Administración Financiera en
      Línea (SORTAF), instrumentando para ello técnicas y métodos idóneos de gestión de la información que
      permitan asegurar su calidad y su
      disponibilidad oportuna" (2003) [4].

    3. Situación
      actual entre las finanzas y la Tecnología de
      Información en EU y Latinoamérica

      Las compañías en la actualidad
      necesitan administrar los riesgos,
      asegurar que los controles estén trabajando
      apropiadamente y monitorear la integridad de las
      transacciones. Este monitoreo necesita ser constante y la
      única forma de lograrlo es por medio de
      tecnología.

      Como las auditorías para la detección de
      fraudes de estados financieros, están a la orden del
      día, las empresas gastan grandes cantidades en
      soluciones
      tecnológicas. Amey Stone (2003) menciona que los
      softwares de detección de fraudes financieros
      utilizados por los auditores para revisar los estados
      financieros, están mejor que nunca [5]. Antes, los
      auditores solo tomaban una muestra de datos para
      revisar que las transacciones financieras eran correctas.
      Ahora, con el uso de estos softwares financieros de
      detección de fraude,
      pueden fácilmente revisar las transacciones utilizando
      una muestra del 100%.

      En la actualidad, existen un gran número de
      softwares enfocados hacia el área de finanzas.
      Verónica Sánchez (2001) comenta que antes de
      implementar un sistema de finanzas, hay que decidir
      qué sistema conviene más, determinar si
      solamente se quiere para finanzas u otras funciones, pensar
      en las necesidades futuras del negocio, que el proveedor
      dé soporte técnico y por último que se
      cuente con buenos esquemas de seguridad
      [6]. Un ejemplo de un software
      financiero accesible para las pequeñas y medianas
      empresas es el CONTPAQ, el cual ayuda a llevar un control de
      presupuestos, flujo de
      efectivo, reportes para manejo fiscal,
      estadísticas y análisis financiero; puede controlar
      múltiples empresas con el mismo sistema y se puede
      manejar en idiomas tanto en inglés como en español. También se han creado
      softwares analíticos de alerta que monitorean
      información como pagos a clientes,
      ventas e inventario y alertan al CFO si una cuenta grande ya
      está vencida.

      En el departamento de tesorería, los
      contralores de las grandes empresas enfrentan una complejidad
      en sus funciones para hacer su trabajo en un ambiente global
      y tiempo real. Los tesoreros necesitan ideas frescas para
      manejar sus fondos, inversiones y tomar decisiones de
      administración de efectivo. Existe un software en el
      mercado llamado CFO Strategist que se enfoca en la
      optimización de los recursos
      financieros. Este software es utilizado por el grupo
      Citibank (2000) [7]. Gracias a este software, Citibank
      utiliza los datos de tesorería para evaluar los costos
      y beneficios de un gran número de estrategias y recomendar una serie de
      inversiones óptimas o decisiones de financiamiento en un horizonte de
      planeación determinado. Algunos de los datos que
      utilizan en el sistema son precio por
      transacción, costo de la línea de crédito y rendimientos sobre las
      inversiones actuales.

      Profundizando más en el área de la
      tesorería, los cobros automatizados también han
      tenido un auge durante los últimos años. Luis
      Alberto Sierra (2003) afirma que se han organizado rutas
      externas para que un cobrador vaya a la calle y con el uso de
      la tecnología, que se conecta a un sistema
      móvil, se pueda saber desde una empresa
      la hora de pago, el monto y el cliente
      que lo hizo [8]. Además, este sistema, que emplea la
      herramienta de Internet,
      puede avisarle a un cobrador que lleva $1,000 recibidos y que
      debe pasar a depositarlos, para evitar riesgos. Este modelo
      novedoso fue implementado en Panamá
      por el grupo Human, Technology and Integration Group ante el
      exigente mercado de la tecnología.

      En el área de administración de
      inventarios,
      que es un área bastante importante en el campo de las
      finanzas, también existen cambios tecnológicos
      importantes. Procter & Gamble, es una de las empresas que
      utilizarán la tecnología de información
      en el manejo de sus inventarios. A partir del año
      2004, Simon London (2003) reitera que Procter & Gamble
      añadirá diminutos microchips a cada caja de
      inventario que salga de su bodega esto con el fin de cumplir
      con los requisitos de la cadena de
      valor del proveedor desarrollada por Wal-Mart, su cliente
      número uno [9]. Esta tecnología empezará
      a ser utilizada por distintas empresas para construir
      relaciones más sólidas con clientes y proveedores. Además Procter &
      Gamble introdujo en el año de 2002 un sistema
      electrónico de facturación, el cual
      también es de gran ventaja para los clientes
      pequeños y medianos de Procter & Gamble. La
      razón es que muchos de estos pequeños clientes
      no cuentan con sistemas EDI (sistemas de intercambio de
      información) y con este sistema electrónico de
      facturación pueden pagar sus facturas (2001)
      [10].

      Así como Procter & Gamble, también
      existen empresas mexicanas como Cemex han logrado en los
      últimos años ahorros y beneficios por $200
      millones de dólares a través de la
      implementación de tecnología de
      información. Gracias a estos sistemas de
      información en el área de contabilidad y finanzas, José Manuel
      López (2002) afirma que Cemex ha logrado hacer cierres
      trimestrales de resultados (informes
      que se presentan a los inversionistas en todo el mundo) en
      menos de dos días y contemplan los resultados de toda
      la operación de Cemex en el mundo [11].

      Los servicios de banco por
      Internet es otra de las grandes áreas donde la
      tecnología de información ha impactado a las
      finanzas. Cada vez, son más los servicios que los
      bancos
      ofrecen para hacer transacciones por Internet. Entre las
      principales servicios que los bancos ofrecen vía
      online son: revisar los balances de las cuentas bancarias,
      transferir dinero
      entre cuentas, llevar un registro de
      las últimas transacciones efectuadas en la cuenta,
      autorizar pagos electrónicos, aplicaciones para
      préstamos, entre otros servicios. Hoy en día,
      existen un gran número de bancos a nivel mundial que
      ofrecen este tipo de servicios. La imagen #1
      mostrada abajo presenta un anuncio típico en las
      páginas de Internet de los bancos americanos, para
      informar a sus clientes de los servicios disponibles en
      línea que el banco ofrece por medio de la
      aplicación de la tecnología de
      información.

      Imagen #1 Servicios en
      línea para transacciones
      bancarias

      <>

      Fuente: http://moneycentral.msn.com/banking/home.asp

      Un ejemplo que aplica los servicios y transacciones
      bancarias vía Internet es la empresa
      Ingram Micro. Según Kathryn Tully (2001), el problema
      que Ingram Micro tenía en un inicio es que no
      tenía un sistema para administrar la liquidez en una
      de sus nuevas subsidiarias en Asia [12].
      Esta empresa tenía muchas cuentas bancarias con
      bastante efectivo disponible y no contaba con un sistema de
      desembolso estandarizado y tenían que hacer diversos
      pagos de forma manual. La
      solución que encontraron fue tener una
      tesorería central que enviara un pago consolidado al
      Banco Deutsche, el cual era por medio de un servicio
      bancario electrónico vía Internet. La
      disponibilidad de información de pago en el Internet y
      la posibilidad de autorización remota es excelente
      para esta empresa, ya que tienen socios que viajan con
      frecuencia y es más fácil para ellos autorizar
      ciertos pagos vía Internet.

      En el sector
      público de finanzas, la tecnología de
      información juega un rol también muy
      importante. Unos de los ejemplos más recientes el caso
      de la Bolsa de
      Valores. Al igual que la Bolsa de Valores de Nueva York,
      la nueva bolsa de Boston Options Exchange (BOX) tendrá
      oferta de
      compra y venta de
      opciones financieras. Sin embargo, este es un proyecto
      bastante agresivo y ambicioso, ya que contará con una
      innovación tecnológica. En lugar
      de tener agentes financieros que efectúen las
      transacciones y contar con un área para que se
      efectúen las transacciones, las subastas de las
      acciones
      se realizarán en línea por medio de la
      computadora. Alex Salkever (2003) afirma que los usuarios
      pueden acceder, comprar y vender los instrumentos
      financieros, y toda la transacción se procesará
      electrónicamente [13]. Sin embargo, es importante
      aclarar que la Bolsa de Valores de Nueva York utiliza
      también la tecnología de información en
      los servicios que ofrece a los inversionistas.

      La Tabla No. 2 es un ejemplo de cómo la Bolsa
      de Valores de Nueva York despliega información en
      tiempo real del volumen y
      valor de las acciones. Esta información puede ser
      accesada en la página oficial de Internet de esta
      bolsa de valores. Debajo de la tabla, se muestra un anuncio
      de la Bolsa de Nueva York, donde se usa la tecnología
      de información para experimentar la realización
      de actividades y transacciones de mercado de manera
      virtual.

      Tabla No. 2 Información en
      Tiempo Real de la Bolsa de Valores de Nueva
      York

      Fuente:
      http://www.nyse.com/

      Así como en la bolsa de valores, se utiliza
      tecnología, el nuevo mercado de derivados del campo de
      finanzas utiliza tecnología para la comercialización de los contratos
      llamados futuros (Trade Center Inc, 2003) [14]. Un futuro es
      un contrato
      estandarizado, que permite intercambiar, comprar o vender
      legalmente un tipo específico de commodity en un
      tiempo acordado y en un lugar determinado a futuro. Estos
      contratos futuros son altamente regulados y controlados por
      medio de tecnologías de información utilizadas
      por las Bolsas de Valores Internacionales.

      Como se puede apreciar, gracias a estos ejemplos
      mencionados anteriormente, se puede identificar que la
      tecnología de información es una pieza clave en
      el mundo de las finanzas. Es importante mantenerse
      actualizado, ya que las necesidades en las empresas
      varían y la tecnología de información va
      ofreciendo mejores soluciones y alternativas
      continuamente.

    4. Aplicaciones y
      Ejemplos de Tecnología en las Finanzas

      La aplicación de tecnología de
      información en las finanzas está revolucionando
      la forma en que se toman las decisiones administrativas y
      financieras y permite hacer una diferenciación con
      respecto a otras empresas.

      Las empresas para ser competitivas en el área
      de finanzas y en forma global deben de contar con redes de computadoras
      personales interconectadas entre sí y vinculadas a las
      computadoras centrales de su propia empresa y a las de sus
      clientes y proveedores. La capacidad para alimentar y
      analizar datos financieros sobre una base de tiempo real,
      obliga a que la nueva generación de administradores
      financieros necesite mejores talentos tanto computacionales
      como cuantitativos.

      La tecnología de información juega un
      papel muy
      importante con las finanzas ya que las nuevas regulaciones
      como Sarbanes-Oxley, requieren que las empresas cuenten con
      información apropiada y veraz, apegándose dicha
      información a los controles establecidos de las
      empresas para efectos de auditoría.

      El mayor beneficio de aplicar la tecnología
      de información en las finanzas es eliminar reportes
      financieros que son innecesarios, y que en muchas ocasiones
      son inoportunos por la tardanza para elaborarlos. Gracias a
      la tecnología de información, los cierres
      mensuales y anuales en los departamentos de finanzas y
      contabilidad han contribuido a una mejor calidad,
      análisis e interpretación de información
      financiera en tiempo oportuno.

      C.P.Daniel Guzmán Quiroga: Estudiante de
      Maestría en Administración de Tiempo Completo
      en la EGADE-Tec de Monterrey (Generación Diciembre de
      2004), dannyguzman45[arroba]hotmail.com

    5. Conclusiones
    6. Referencias

    [1] Kharif, Olga. "For CFO´s a Crash Course in
    Tech" Special Report: Business Week, Septiembre 30, 2003.

    http://www.businessweek.com/technology/content/sep2003/tc20030930_9216_tc131.htm

    (Accesado Octubre 13, 2003)

    [2] "Latin
    America is ripe for IT lease financing
    <>"
    PROQUEST Online Database Holly A. Winzler. ELT (Mayo
    2003).

    [3] "What
    technology can do for CFOs
    ." PROQUEST online
    database. Global Finance. (Volume 11, Issue 4, Abr.
    1997).

    [4] Secretaría de Finanzas del DF. "Objetivos
    Estratégicos de la Dirección General de
    Informática." Gobierno del Distrito Federal
    http://www.finanzas.df.gob.mx/informatica/objetivos.html (Accesado
    Octubre 12, 2003)

    [5] Stone, Amey. "Using Software to Sniff Out Fraud"
    Business Week Online, Septiembre 30, 2003
    http://www.businessweek.com/technology/content/sep2003/tc20030930_2727_tc131.htm

    (Accesado Octubre 13, 2003)

    [6] Sánchez, Verónica. "Cuente esos
    números con la tecnología." El Norte, Mar 5,
    2001
    http://busquedas.gruporeforma.com/utilerias/imdservicios3W.DLL?JSearchformatS&file=MTYNORTE0100140014922.htm&palabra=finanzas%20tecnologia&siteelnorte

    (Accesado Octubre 13, 2003)

    [7] "New Power Tools for Treasurers."
    EBSCO
    Online Database. Corporate Finance,
    (Agosto 2000).

    [8] Sierra, Luis Alberto. "Asociarse ayuda a competir."
    Capital
    Financiero, edición 158, Oct 13, 2003 http://www.capitalfinanciero.com/index.cfm?A=19942
    (Accesado Octubre 13, 2003)

    [9] London, Simon. "Big Blue reinvents itself again".
    Financial Times, actualizado a Octubre 10, 2003.
    http://news.ft.com/servlet/ContentServer?pagename=FT.com/StoryFT/FullStory&c=StoryFT&cid=1059480478158&p=1057562182635

    (Accesado Octubre 13, 2003)

    [10] "Procter & Gamble goes for EIPP." EBSCO Online
    Database. Corporate Finance. (Mayo 2001).

    [11] "Obtiene
    Cemex beneficios con informática
    <>"
    PROQUEST online database. El Norte (Noviembre 14,
    2002).

    [12] "Ingram
    Micro's Asian implementation
    <>" PROQUEST
    online database. Corporate Finance. (London: Jul
    2001).

    [13] Salkever, Alex "Closing the Door on Trading
    Floors?" The Technology of Finance BW Online, Septiembre 30,
    2003.
    http://www.businessweek.com/technology/content/sep2003/tc20030930_9424_tc131.htm

    (Accesado Octubre 13, 2003)

    [14] Trade Center Inc. "The ABC´s of Futures"
    Trade Center-International Investing Company
    http://www.tradecenterinc.com/abcfutures.php?trackcode=bizcom

    (Accesado Octubre 13, 2003)

    <>

    Daniel Guzmán Quiroga

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