Teoría General de Sistemas

Teoría General de
Sistemas

2. Teoría general de los
   sistemas
3. La organización como
   sistema
4. El estudio del
   trabajo
5. Medición del
   tiempo
6. Métodos del
   trabajo
7. Herramientas graficas que se
   emplean en el estudio del trabajo
8. Diagrama de
   proceso
9. Técnicas e instrumentos
   para recolectar y analizar la
   información
10. Términos básicos
    que se emplean para elaborar manuales
    administrativos
11. Conclusión

INTRODUCCIÓN

La Teoría General
de Sistemas se basa en una búsqueda sistemática
de la ley y el orden en
el universo;
pero a diferencia de las otras ciencias,
tiende a ampliar su búsqueda, convirtiéndola en una
búsqueda de un orden de órdenes, de una ley de
leyes. Este es
el motivo por el cual se le ha denominado la teoría
general de sistemas.

En un sentido amplio, la Teoría General de
Sistemas (TGS) se presenta como una forma sistemática y
científica de aproximación y representación
de la realidad y, al mismo tiempo, como una
orientación hacia una práctica estimulante para
formas de trabajo transdisciplinarias.

Para mejorar un trabajo se debe saber exactamente en que
consiste y, excepto en el caso de trabajos muy simples y cortos,
rara vez se tiene la certeza de conocer todos los detalles de la
tarea. Por lo tanto, se deben observar todos los detalles y
registrarlos.

     Con el análisis de los procesos se
trata de eliminar las principales deficiencias en ellos y
además lograr la mejor distribución posible de la maquinaria,
equipo y área de trabajo dentro de la
organización. Para lograr este propósito, la
simplificación del trabajo se ayuda por medio de métodos y
diagramas.

El siguiente trabajo define lo que es la Teoría
General de los Sistemas, La Organización como Sistemas, El Estudio del
Trabajo, Medición del Tiempo, Métodos de
trabajo. Asimismo explica los procedimientos y
las herramientas
básicas que se emplean en el estudio del trabajo, y las
técnicas e instrumentos para recolectar y
analizar la información.

Este trabajo muestra los
términos básicos que se emplean para elaborar
manuales
administrativos.

TEORIA GENERAL DE
LOS SISTEMAS

Es inicialmente una extrapolación de las
concepciones organísticas que Bertaan mantuvo en sus
investigaciones como biólogo con la idea de
superar la controversia mecanicismo-vitalismo. Con ello
pretendía en un principio dar cuenta de las propiedades
del organismo concebido como un todo estructurado y no como un
mero agregado de partes. Ya en 1937 expuso por primera vez un
esbozo de la teoría general de sistemas en la cual el
punto de vista que permitía comprender a un organismo como
un sistema
estructurado con propiedades específicas no reducibles a
las de sus partes componentes se ampliaba a todo tipo de
sistemas. Es sin embargo después de la segunda guerra
mundial cuando se elabora y difunde la teoría general
de sistemas en compañía ya de las nuevas
disciplinas y perspectivas científicas que se han ido
constituyendo simultáneamente como son la cibernética, la teoría de la
información, &c. Uno de los objetivos
principales de la teoría general de sistemas es ofrecer
instrumentos de problemas
específicos de las ciencias biológicas,
sociológicas, &c., que no podían tratarse
adecuadamente con el método
analítico y en un marco mecanicista, &c.

Sin embargo, las definiciones y principios de la
teoría de
sistemas valen para cualquier sistema y éstos pueden
ser tanto físicos, como biológicos, sociales,
culturales o conceptuales. A partir de ella nociones como las de
teleología, conducta
orientada hacia un fin, control,
totalidad, organización, &c., que desde una
perspectiva mecanicista son consideradas como nociones
metafísicas, pueden recibir un tratamiento operativo y
científico.

LA
ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

La descripción del sistema abierto es
aplicable a una organización empresarial.

Una empresa es un
sistema creado por el hombre, que
mantiene una interacción dinámica con su ambiente, ya
sea con los clientes, los
proveedores,
los competidores, las entidades sindicales, los órganos
gubernamentales o muchos otros agentes externos. Influye sobre el
ambiente y recibe influencias de este.

Además, es un sistema integrado por diversas
partes relacionadas entre sí, que trabajan en
armonía unas con otras, con el propósito de
alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización
como de sus participantes.

EL ESTUDIO DEL
TRABAJO

Se entiende por estudio de trabajo,
genéricamente, ciertas técnicas, y en particular el
estudio de métodos y la medición del trabajo, que
se utilizan para examinar el trabajo
humano en todos sus contextos y que llevan
sistemáticamente a investigar todos los factores que
influyen en la eficiencia y
economía
de la situación estudiada, con el fin de efectuar
mejoras.

El estudio del trabajo tiene dos aspectos muy
importantes y bastante diferenciados:

1. Encontrar un mejor modo de realizar una
   tarea.
2. Determinar cuánto se debe tardar en esa
   tarea.

Así, el estudio del trabajo consta de dos
técnicas relacionadas entre sí. La primera, el
estudio de métodos, se ocupa del modo de hacer un trabajo;
la segunda, la medición del trabajo, tiene como meta
averiguar cuánto tiempo se requiere para
ejecutarlo.

MEDICION DEL
TIEMPO

Se define como un análisis científico y
minucioso de los métodos y aparatos utilizados para
realizar un trabajo, el desarrollo de
los Detalles prácticos de la mejor manera de hacerlo y la
determinación del tiempo necesario.

El propósito de la medición del tiempo es
averiguar cuánto debe tardarse en realizar el trabajo.
Esta información se puede usar para dos objetos
principales:

1. En primer lugar, se puede emplear retrospectivamente
   para valorar el rendimiento en el pasado.
2. En segundo lugar, se puede utilizar mirando hacia
   adelante, para fijar los objetivos futuros.

Tiempo tipo no es lo mismo que tiempo real. Es el tiempo
promedio en que una tarea puede ser completada por una persona
competente en su trabajo. No por el mejor trabajador, sino por un
obrero medio. Incluye un margen adecuado para relajación y
contingencias.

METODOS DEL
TRABAJO

Consiste en dividir el trabajo en los elementos
más fundamentales posibles estudiar éstos
independientemente y en sus relaciones mutuas, y una vez
conocidos los tiempos que absorben ellos, crear métodos
que disminuyan al mínimo el desperdicio de mano de
obra.

PROCEDIMIENTOS QUE SE EMPLEAN EN EL ESTUDIO DEL
TRABAJO

HERRAMIENTAS
GRAFICAS QUE
SE EMPLEAN EN EL ESTUDIO DEL TRABAJO

Todo operario debe tener las herramientas necesarias que
le faciliten el trabajo. Del mismo modo en que un maquinista de
taller cuenta con micrómetros y calibradores, y un
carpintero dispone de escoplos y garlopas, el analista de
métodos debe tener a su disposición las
herramientas o medios que le ayuden a efectuar un mejor trabajo
en el menor tiempo posible. Uno de los instrumentos de trabajo
más importante para el ingeniero de métodos es el
diagrama de
proceso.

DIAGRAMA DE
PROCESO

Es una representación gráfica de los pasos
que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un
proceso o un procedimiento,
identificándolos mediante símbolos de acuerdo con
su naturaleza;
incluye, además, toda la información que se
considera necesaria para el análisis, tal como distancias
recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Con fines
analíticos y como ayuda para descubrir y eliminar
ineficiencias, es conveniente clasificar las acciones que
tienen lugar durante un proceso dado en cinco clasificaciones.
Estas se conocen bajo los términos de operaciones,
transportes, inspecciones, retrasos o demoras y
almacenajes

     Este diagrama muestra la
secuencia cronológica de todas las operaciones de taller o
en máquinas, inspecciones, márgenes de
tiempo y materiales a
utilizar en un proceso de fabricación o administrativo,
desde la llegada de la materia prima
hasta el empaque o arreglo
final del producto
terminado. Señala la entrada de todos los componentes y
subconjuntos al ensamble con el conjunto principal.

De igual manera que un plano o dibujo de
taller presenta en conjunto detalles de diseño
como ajustes tolerancia y
especificaciones, todos los detalles de fabricación o
administración se aprecian globalmente en
un diagrama de operaciones de proceso.

     Antes de que se pueda
mejorar un diseño se deben examinar primero los dibujos que
indican el diseño actual del producto.
Análogamente, antes de que sea posible mejorar un proceso
de manufactura
conviene elaborar un diagrama de operaciones que permita
comprender perfectamente el problema, y determinar en qué
áreas existen las mejores posibilidades de mejoramiento.
El diagrama de operaciones de proceso permite exponer con
claridad el problema, pues si no se plantea correctamente un
problema difícilmente podrá ser
resuelto.

DIAGRAMA DE HILO

Es un plano o modelo a
escala en que se
sigue y se mide con un hilo el trayecto de los trabajadores, de
los materiales o del equipo durante una sucesión dada de
hechos.

DIAGRAMA MAQUINA/HOMBRE

      Se define este diagrama
como la representación gráfica de la secuencia de
elementos que componen las operaciones en que intervienen hombres
y máquinas, y que permite conocer el tiempo empleado por
cada uno, es decir, conocer el tiempo usado por los hombres y el
utilizado por las máquinas.

Con base en este conocimiento
se puede determinar la eficiencia de los hombres y de las
máquinas con el fin de aprovecharlos al
máximo.

El diagrama se utiliza para estudiar, analizar y mejorar
una sola estación de trabajo a la vez.

Además, aquí el tiempo es indispensable
para llevar a cabo el balance de las actividades del hombre y su
máquina.

Para realizarlo; primero, se debe seleccionar la
operación que será diagramada; se recomienda
seleccionar operaciones importantes que puedan ser, costosas
repetitivas y que causen dificultades en el proceso.

En segundo lugar, determinar dónde empieza y
dónde termina el ciclo que se quiere diagramar.

En tercera, observar varias veces la operación,
para dividirla en sus elementos e identificarlos
claramente.

El siguiente paso se dará cuando los elementos de
la operación han sido identificados, entonces se procede a
medir el tiempo de duración de cada uno.

Finalmente, con los datos anteriores y siguiendo la
secuencia de elementos, se construye el diagrama.

Antes de indicar la forma de construcción del diagrama de proceso
hombre-máquina, es necesario hacer notar que este diagrama
se efectúa para analizar y mejorar una sola
estación de trabajo como previamente sé
había señalado; este se debe, principalmente, a que
actualmente existen máquinas semiautomáticas o
automáticas, en las que el personal que las
opera permanece ocioso cuando la máquina esta funcionando,
por lo que sería conveniente asignarle durante su
actividad alguna otra tarea o la operación de otras
máquinas.

     Es entonces importante
señalar que dicho diagrama nos permitirá conocer
las operaciones y tiempo del hombre, así como sus tiempos
de ocio. Además se conocerá el tiempo de actividad
e inactividad de su máquina, así como los tiempos
de carga y descarga de la misma.

     Una vez que hemos
identificado la operación que vamos a diagramar, aplicando
los puntos que fueron señalados con anterioridad, se
procede a la construcción del diagrama.

EL DIAGRAMA DE PARETO

Es una gráfica en donde se organizan diversas
clasificaciones de datos por orden descendente, de izquierda a
derecha por medio de barras sencillas después de haber
reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda
asignar un orden de prioridades. El nombre de Pareto fue dado por
el Dr. Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo
Pareto (1848-1923) quien realizo un estudio sobre la
distribución de la riqueza, en el cual descubrió
que la minoría de la población poseía la mayor parte de
la riqueza y la mayoría de la población
poseía la menor parte de la riqueza. Con esto
estableció la llamada "Ley de Pareto" según la cual
la desigualdad económica es inevitable en cualquier
sociedad.

DIAGRAMA DE OPERACION

Este diagrama muestra la secuencia cronológica de
todas las operaciones de taller o en máquinas,
inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar
en un proceso de fabricación o administrativo, desde la
llegada de la materia prima
hasta el empaque o arreglo final del producto terminado.
Señala la entrada de todos los componentes y subconjuntos
al ensamble con el conjunto o pieza principal. De igual manera
que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de
diseño como ajustes, tolerancias y especificaciones, todos
los detalles de fabricación o administración se
aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de
proceso.

HISTOGRAMA:

Es un resumen gráfico de la variación de
un conjunto de datos. La naturaleza gráfica del histograma
nos permite ver pautas que son difíciles de observar en
una simple tabla numérica.

Esta herramienta se utiliza especialmente en la
Comprobación de teorías
y Pruebas de
validez. Sabemos que los valores
varían en todo conjunto de datos. Esta variación
sigue cierta pauta. El propósito del análisis de un
histograma es, por un lado, identificar y clasificar la pauta de
variación, y por otro desarrollar una explicación
razonable y relevante de la pauta. La explicación debe
basarse en los conocimientos generales y en la observación de las situaciones
específicas y debe ser confirmada mediante un
análisis adicional. Las pautas habituales de
variación más comunes son la distribución en
campana, con dos picos, plana, en peine, sesgada, truncada, con
un pico aislado, o con un pico en el extremo.

DIAGRAMA DE FLUJO

Es una representación gráfica de la
secuencia de todas las operaciones, los transportes, las
inspecciones, las esperas y los almacenamientos que ocurren
durante un proceso. Incluye, además, la información
que se considera deseable para el análisis, por ejemplo el
tiempo necesario y la distancia recorrida. Sirve para las
secuencias de un producto, un operario, una pieza,
etcétera.

Proporciona una imagen clara de
toda secuencia de acontecimientos del proceso. Mejorar la
distribución de los locales y el manejo de los materiales.
También sirve para disminuir las esperas, estudiar las
operaciones y otras actividades en su relación
recíproca. Igualmente para comparar métodos,
eliminar el tiempo improductivo y escoger operaciones para su
estudio detallado.

EL FLUJOGRAMA

Consiste en representar gráficamente hechos,
situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de
símbolos.

A continuación se observará de tres
autores diferentes el concepto de
Flujograma o
Diagramas de
Flujo, características, tipos, simbología,
diseño y elaboración.

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año
1.997; El Flujograma es un diagrama que expresa
gráficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia
cronológica. Según su formato o propósito,
puede contener información adicional sobre el
método de ejecución de las operaciones, el
itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el
tiempo empleado, etc.

Según Chiavenato Idalberto. Año 1.993; El
Flujograma o Diagrama de
Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la
secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la
secuencia del proceso en cuestión, las unidades
involucradas y los responsables de su ejecución.
Según Gómez Rondón Francisco. Año
1.995; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es la
representación simbólica o pictórica de un
procedimiento administrativo.

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año
1.997; es importante ya que ayuda a designar cualquier
representación gráfica de un procedimiento o parte
de este , El flujograma de conocimiento o diagrama de flujo, como
su nombre lo indica, representa el flujo de información de
un procedimiento. En la actualidad los flujogramas
son considerados en las mayorías de las empresas o
departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realización de cualquier métodos
y sistemas.

Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993; es
importante los flujogramas en toda organización y
departamento, ya que este permite la visualización de las
actividades innecesarias y verifica si la distribución del
trabajo está equilibrada, o sea, bien distribuida en las
personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con
mucha holgura.

Según Gómez Rondón, Francisco.
Año 1.995; los flujogramas o diagramas de flujo son
importantes para el diseñador porque le ayudan en la
definición formulación, análisis y
solución del problema.

El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el
sistema de
información de acuerdo con las operaciones de
procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas
etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la
existencia de sistemas de
información para la
administración.

DIAGRAMA DE CAUSA /EFECTO

Es una forma de organizar y representar las diferentes
teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se
conoce también como diagrama de Ishikawa o diagrama de
espina de pescado y se utiliza en las fases de Diagnóstico y Solución de la
causa.

El diagrama causa-efecto es un vehículo para
ordenar, de forma muy concentrada, todas las causas que
supuestamente pueden contribuir a un determinado
efecto.

Nos permite, por tanto, lograr un conocimiento
común de un problema complejo, sin ser nunca sustitutivo
de los datos.

Es importante ser conscientes de que los diagramas de
causa-efecto presentan y organizan teorías. Sólo
cuando estas teorías son contrastadas con datos podemos
probar las causas de los fenómenos observables. Errores
comunes son construir el diagrama antes de analizar globalmente
los síntomas, limitar las teorías propuestas
enmascarando involuntariamente la causa raíz, o cometer
errores tanto en la relación causal como en el orden de
las teorías, suponiendo un gasto de tiempo
importante.

DIAGRAMA SINOPTICO

Diagrama que presenta un cuadro general de cómo
se suceden tan sólo las principales operaciones e
inspecciones.

DIAGRAMA DE DISPERSIÓN

Es una representación gráfica de la
relación entre dos variables, muy
utilizada en las fases de Comprobación de teorías e
identificación de causas raíz y en el Diseño
de soluciones y
mantenimiento
de los resultados obtenidos. Tres conceptos especialmente
destacables son que el descubrimiento de las verdaderas
relaciones de causa-efecto es la clave de la resolución
eficaz de un problema, que las relaciones de causa-efecto casi
siempre muestran variaciones, y que es más fácil
ver la relación en un diagrama de dispersión que en
una simple tabla de números.

TÉCNICAS
E INSTRUMENTOS PARA RECOLECTAR Y ANALIZAR LA
INFORMACIÓN.

Técnicas e instrumentos de análisis
: Este instrumental está integrado por los recursos
técnicos que se emplean para estudiar la
información obtenida con el fin de conocerla en todos sus
aspectos y detalles.

Su selección
está directamente relacionada con el tipo de estudio.
Factibilidad
de aplicación, producto(s) y/o servicio(s)
esperado(s), disponibilidad de tiempo, asignación de
recursos, y con el nivel técnico requerido para su
manejo.

El empleo de
estos recursos responde también al alcance del estudio que
la organización ha decidido realizar, como respuesta a la
implantación de un proceso de cambio
organizacional o como consecuencia de la influencia de
variables provenientes del contexto.

La recopilación debe dirigirse hacia aquellos
hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en
la organización de lo contrario, se obtendrá una
impresión deformada de la realidad, incurriendo en
interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento que
al aplicarse resultan inoperantes.

Para que los datos aporten elementos de decisión
acordes con la realidad, eviten dilaciones y un uso irracional de
recursos, tienen que ser:

1. Específicos.
2. Completos.
3. Correctos.
4. Congruentes.
5. Susceptibles de validarse.

La elección de técnicas e instrumentos
para la recopilación de los datos debe estar en función de
las características del estudio que se pretenda realizar.
Para recabar la información en forma ágil y
ordenada se pude utilizar alguna o una combinación de las
siguientes técnicas: Investigación
documental, consulta a sistemas de información,
entrevista,
cuestionarios y a observación directa, a saber:

Investigación Documental : Se debe
seleccionar y analizar aquellos escritos que contienen datos de
interés
relacionados con el estudio, para lo cual se deben revisar: bases
jurídico-administrativas, diarios oficiales, actas de
reuniones, circulares, oficios y toda aquella documentación que pueda aportar
información relevante a la investigación.

Consulta a Sistemas de Información : Es
necesario tener acceso a sistemas computacionales que contengas
información y recursos de apoyo para allegarse
información, lo que permite recabar información
interna y/o recursos de sistemas externos a la
organización enlazados a través de redes o vía
satélite.

Entrevista : Esta herramienta consiste
básicamente en reunirse con una o varias personas y
cuestionarlas en forma adecuada para obtener información.
Este medio es posiblemente e más usado y el que puede
brindar información más completa y precisa, puesto
que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado,
además de obtener repuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios.

La entrevista
puede agrupar a directivos y empleados de una misma área o
que intervienen en la misma clase de tareas, así como a
clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y
proveedores que interactúan con la
organización.

Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es
conveniente observar estos aspectos:

• Tener claro el objetivo,
  para cual se recomienda preparar previamente una guía de
  entrevista que contenga los principales puntos que se desea
  captar, para que al término de la misma, pueda
  verificarse si se ha obtenido la información
  prevista.
• Establecer anticipadamente la distribución del
  trabajo asignando responsabilidades y determinando las
  áreas a investigar.
• Concertar previamente la cita con la idea de que el
  entrevistado esté debidamente preparado para
  proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad
  necesarios para disminuir el margen de error y evitar
  interrupciones.
• Clasificar la información que se obtenga sobre
  la situación real o relativa a sugerencias para
  mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.

Cuestionario : Este instrumento se utiliza para
obtener la información deseada en forma homogénea.
Están constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o
temática específica. Por ello, permite ahorrar
recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la
información que se obtenga depende de su estructura y
forma de presentación.

En términos generales, todo cuestionario
de expresar el motivo de su preparación, procurando que
las preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico,
redacción compresible y facilidad de
respuestas evitando recargarlos con demasiadas preguntas.
Asimismo o, se debe incluir un instructivo de llenado para
indicar cómo contestarlo.

Observación directa : Este recurso puede
ser empleado por los técnicos o analistas en el
área física donde se
desarrolla el trabajo de la organización. A partir del
análisis de la información recabada es aconsejable
sostener pláticas con alguna de las personas que prestan
sus servicios en estas área para complementarla o
afinarla.

Otra forma consiste en que el jefe del área de
trabajo realice la observación directa, comente y analice
algunos de los puntos con sus subordinados y presente sus
resultados al investigador . La ventaja de este procedimiento es
q, que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la
información puede ser más completa, pero
habrá ocasiones en que los resultados no sean los
deseados, debido a inhibiciones, problemas internos, o que pueda
plantearse una situación que no corresponde a la realidad
operativa.

Cuando el universo de
estudio es de gran magnitud, pero la información es
homogénea, existe la posibilidad de conocer su
características sin necesidad de encuestar o investigar a
todas la unidades, ni de entrevistar a todo el personal de la
organización utilizando el muestreo ,que es
una técnica estadística que sirve para inferir
información acerca del universo que se investiga a partir
del estudio parcial del mismo.

Existen tablas del muestreo que, de acuerdo con las
especificaciones y volumen de la
información, establecen cuál es la mínima
cantidad de información representativa del todo –
muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se
obtengan a partir de ésta, tenga validez.

TÉRMINOS
BÁSICOS QUE SE EMPLEAN PARA ELABORAR MANUALES
ADMINISTRATIVOS:

La tarea de preparar manuales administrativos requiere
de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que
asentarse con la mayor exactitud posible para no generar
confusión en la interpretación de su contenido por
parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha
atención en todos los requerimientos, fases
y procedimientos que fundamenten la ejecución del
trabajo.

Responsables : Para iniciar los trabajo que
conducen a la integración de un manual, es
indispensable prever que no quede diluida la responsabilidad de la conducción de las
acciones en diversas personas sino que debe designarse a un
coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le
debe encomendar la conducción del proyecto en sus
fases de diseño, implantación y
actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el
contenido presentación de la
información.

Delimitación del universo de estudio : Los
responsables de efectuar los manuales administrativos de una
organización tienen que definir y delimitar su universo de
trabajo para estar en posibilidad de actuar en el; para ello,
debe realizar :

Estudio preliminar : Este paso es indispensable
para conocer en forma global las funciones y
actividades que se realizan en el área o áreas
donde se va a actuar.

Con base en él se puede definir la estrategia global
para el levantamiento de información, identificando las
fuentes de la
misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del
proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y, en general,
prever las acciones y estimar los recursos necesarios para
efectuar el estudio.

Fuentes de Información : referencia de las
instituciones,
áreas de trabajo, documentos,
personas y mecanismos de información de donde se pueden
obtener datos para investigación. Entre las más
representativas se pueden mencionar :

• Instituciones.
• Archivos de la organización.
• Directivos y empleados
• Áreas de trabajo
• Clientes y/o usuarios: receptores de los productos
  y/o servicios que genera la organización
• Mecanismos de información.
• Propuesta técnica.
• Programa de trabajo

CONCLUSIÓN

Se ha concluido que:

La teoría de sistema inicialmente es una
extrapolación de las concepciones o organísticas
que Bertaan mantuvo en sus investigaciones como biólogo
con la idea de superar la controversia mecanicismo-vitalismo. Con
ello pretendía en un principio dar cuenta de las
propiedades del organismo concebido como un todo estructurado y
no como un mero agregado de partes

Los Flujogramas a los cuales también se les llama
diagrama de flujo son gráficos que señalan el movimiento,
desplazamiento o curso de alguna cosa, que bien puede ser una
actividad, un formulario, un informe,
materiales, personas o recursos. Los Flujogramas son de gran
importancia para toda empresa y persona ya que brinda elementos
de juicio idóneos para la representación de
procedimientos y procesos, así como las pautas para su
manejo en sus diferentes versiones.

Un diagrama de Causa-Efecto es de por si educativo,
sirve para que la gente conozca en profundidad el proceso con que
trabaja, visualizando con claridad las relaciones entre los
Efectos y sus Causas. Sirve también para guiar las
discusiones, al exponer con claridad los orígenes de un
problema de calidad. Y permite encontrar más
rápidamente las causas asignables cuando el proceso se
aparta de su funcionamiento habitual.

La recopilación debe dirigirse hacia aquellos
hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en
la organización de lo contrario, se obtendrá una
impresión deformada de la realidad, incurriendo en
interpretaciones erróneas y en medidas de mejoramiento que
al aplicarse resultan inoperantes.

La elección de técnicas e instrumentos
para la recopilación de los datos debe estar en
función de las características del estudio que se
pretenda realizar.

Para recabar la información en forma ágil
y ordenada se pude utilizar alguna o una combinación de
las siguientes técnicas: Investigación documental,
consulta a sistemas de información, entrevista,
cuestionarios y a observación directa

Los manuales administrativos son instrumentos
útiles tanto en la administración
pública como en la privada, sin embargo, en la
mayoría de instituciones públicas se desconoce el
uso y utilidad de los
mismos, las ventajas y las distintas metodologías para su
elaboración y mantenimiento. 

Yaira Mora