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Trabajo práctico de Sistemas y Métodos

Enviado por r_barboza19



Trabajo práctico de Sistemas y Métodos

  1. Características de la empresa
  2. Análisis de Alternativas
  3. Plan de Contingencia
  4. Ingreso de pedidos.
  5. Carga de pedidos al Sistema
  6. Verificación de Créditos
  7. Proceso de Preparación de productos En deposito
  8. Data warehouse y Plan de contingencia
  9. Anexos

Características de la empresa

La empresa tiene una antigüedad de 30 años, y se dedica al diseño y producción de aparatos electrodomésticos. Algunos de sus principales productos son microondas, heladeras, lavarropas, planchas, licuadoras y procesadoras de alimentos.

La organización tiene la casa matriz en la provincia de Buenos Aires, en Argentina y posee sucursales en Brasil, Uruguay, Taiwán, Corea, Italia y Grecia.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior 

En la casa central en Buenos Aires, la empresa cuenta con una plantilla de 430 empleados, de los cuales 350 son operativos y 80 son administrativos.

El Directorio ha decidido incorporar un nuevo software que reemplazará en las operaciones de compras y facturación al antiguo sistema implementado y que además cuenta con un módulo de sueldos y otro de cuentas a pagar, que se implementarían por primera vez en la organización.

El objetivo estratégico es desarrollar un software lo suficientemente versátil que permita ser instalado en los distintos países en los que la organización tiene presencia y que a su vez cada uno de ellos pueda adaptarlo a sus propias necesidades.

Con su implementación se busca contar con información global de las operaciones de manera que el Directorio pueda mejorar la gestión. Es decir generar un alcance a todo el Directorio de la empresa.

En principio y a fin de realizar una prueba piloto, se instalará dicho software en Buenos Aires, para más adelante incorporar dichas herramientas en el resto de los países.

El software deberá estar instalado y funcionando antes del día 13 de junio del 2003. La fecha de inicio del proyecto es del 16 de Mayo del 2003.

Análisis de Alternativas

El Directorio decidió incorporar un nuevo software para las operaciones de Compra. Su objetivo estratégico es desarrollar este nuevo soft que permita ser instalado en distintos países y que a su vez cada uno de ellos pueda adaptarlo a sus necesidades. De esta manera el Directorio contará con información global de las operaciones para su mejor gestión.

El Directorio presentó tres alternativas, que fueron presentadas por un Consultor externo.

La primera, se trataba de un software nacional que incluye todas las especificaciones operativas fiscales y legales, por un valor de U$S 58000.-, no viene en su versión original la posibilidad de incluir otro idioma, y cuya fecha de instalación estaba prevista para el 25 de Agosto del 2003.

La segunda alternativa, un software de origen extranjero, que comprende todas las especificaciones operativas, información gerencial y la posibilidad de expansión, cuenta con la opción de incorporar hasta tres idiomas. Por un valor de U$S 100000.-, más adaptaciones legales y fiscales por U$S 15000.-. La fecha de instalación corresponde al 13 de Junio del 2003.

Finalmente, la tercera opción, se trataba de un software desarrollado por el área de Sistemas, que incluye todas las especificaciones, dos idiomas. El valor presupuestado en base a las horas de análisis y programación insumidas en el proyecto era de U$S 195000.- y cuya fecha de instalación se preveía para el 15 de Diciembre del 2003.

Visto las especificaciones de la propuesta y considerando las distintas alternativas, creemos conveniente la selección de la segunda de éstas. Debido a que entablamos una negociación para lograr la coincidencia de las fechas de instalación del proyecto, con lo cual, se logró adelantar el día de instalación y aprobación del mismo.

Los motivos considerados para no aceptar la primera propuesta, fue que no pueden incluirse otros idiomas en su versión original. Y la tercera alternativa, no se puede realizar debido que el presupuesto presentado supera al presupuesto permitido por el Directorio.

La misión de este proyecto es la de crear y mantener un efectivo medio de control asegurando con precisión los reportes de facturación y financieros , garantizando la mayor satisfacción del cliente.

Departamento de facturación.

El propósito principal de este departamento es el de asegurar la correcta facturación para nuestros clientes y que las quejas sean tratadas en tiempo y forma.

Para el cumplimiento de tal propósito el sector facturación tiene la responsabilidad de:

  • Mantener actualizada la base de datos de clientes.
  • Abrir cuentas de nuevos clientes.
  • Mantener una correcta facturación para los clientes
  • Manejar las quejas de clientes
  • Realizar correctamente las notas de créditos y de débitos.

Las estrategias a seguir para el cumplimiento del objetivo principal del sector es fundamentalmente contar con las herramientas y los medios necesarios para el desarrollo del trabajo, Mantener controles internos que protejan los activos de la empresa y asegurar con precisión y tiempo los recursos financieros, Identificar las necesidades y expectativas de los clientes externos e internos, Desarrollar métodos eficientes para la medición de resultados, Fortalecer La imagen de la empresa, optimizar recursos, proveer a los empleados training para ensanchar los conocimientos y experiencia en reportes del sector, motivación.

Plan de Contingencia

La idea es trabajar con 2 servidores, uno de uso y otro de back-up, para que en el caso de la caída del sistema operativo entren en funcionamiento los back-up.

Se conectaran 2 PC para poder acceder a la información necesaria. También esta previsto la utilización de formularios impresos para realizar la facturación en forma manual, pudiéndose cargar luego toda esta información en el sistema una vez restituido.

Requerimientos de Hardware

  • 2 servidores de aplicaciones
  • 2 servidores de base de datos
  • 2 PC para la utilización de las mismas en caso de contingencia.
  • 1 UPS

Procesos de ventas.

  1. Ingreso del pedido
  2. Verificación de Créditos
  3. Remito
  4. Facturación
  1. Ingreso de pedido:

El ingreso de pedido se realiza desde la administración de ventas. Estos pedidos deben quedar registrados en ventas con los datos de ingreso ( fecha , hora y persona que tomo el pedido) para luego poder hacer el seguimiento de ese pedido.

Los datos necesarios que se deben ingresar al sistema son:

  • Numero de cliente
  • Fecha de Entrega
  • Orden de Compra
  • Lista de precios
  • Fecha de entrega del pedido
  • Descuento por cliente , por productos.
  • Promociones por pronto pago o mercadería sin cargo.
  • Dirección de entrega
  • Copias de pedido.

Se utilizara una lista de precio base , sobre esa lista se aplicaran los descuentos correspondientes.

  1. Se verifica la morosidad del cliente, limite de crédito y pagos.

  2. Verificación del crédito.
  3. Remito.

La confección del remito esta a cargo de expedición y el procedimiento consiste en:

  • Modificaciones del Almacén
  • Modificaciones de las cantidades según las existencias.
  • Lotes de producción despachados
  • Transportista
  • Orden de compra relacionada con la venta
  • Valor estimado para el seguro de mercaderías en transito
  • Instrucciones de entrega
  • Firmas de conformidad de recepción.
  • Notas de despachos.
  1. Facturación.

La empresa imprime sus propias facturas y se realizan en forma individual consultando cada remito , la facturación será en dólares .

En la impresión de la factura en Argentina además de los datos estándar figurará:

  • Conversión entre cantidades


  • Transportista con su correspondiente DGI y sus datos impositivos
  • Orden de compra


  • Instrucciones de entrega
  • Monto total facturado
  • Número de remito
  • Número de pedido
  • Condiciones de pago
  • Fecha de vencimiento de la factura
  • Datos de morosidad de cliente ( Si correspondiera).

Diagrama de flujo del procedimiento de Facturación

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Procedimiento de facturación

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Ingreso de pedidos.

El ingreso del pedido de cada cliente se hará por intermedio del departamento de ventas. Cada vendedor confeccionara las correspondiente planilla de pedido por triplicado, en donde deben figurar los siguientes datos:

  • Vendedor y nº de interno del vendedor
  • Zona / Ruta


  • Jefe de ventas


  • Fecha de emisión del pedido o fecha de visita al cliente
  • Fecha de entrega


  • Número de Cliente
  • Código de operación ( Contado, Cuenta Corriente, Boleta contra boleta o entrega sin cargo)
  • Código de producto
  • Cantidad de cada producto
  • Totales
  • Firma del Vendedor
  • Firma del jefe de venta de zona.

En la Republica Argentina las zonas de ventas están divididas en 4 zonas geográficas: Capital y GBA, Norte, Centro y Cuyo y Zona Patagónica las cuales son manejadas por 1 subgerente de ventas cada una.

El organigrama de la gerencia de ventas es el siguiente:

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Por lo antes expuesto cada vendedor deberá ingresar o utilizar la siguiente planilla, la cual debe ser autorizada por cada jefe de venta:

 Vendedor:...........................................

Zona:

Ruta:

fecha de Visita: ......./......./..........

Operación:........................... País: .................................

fecha de Entrega: ......./......./..........

Nº Cte

Cod Oper

Cod Ajus

Micro ondas

Heladeras

Lavarropas

Planchas

Licuadoras

Procesadoras

Total

180

160

120

110

1180

1160

1120

2080

2060

2020

2010

780

760

740

730

720

280

260

0250

0220

0210

0880

0860

0820

0810

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Total de productos

Niveles de firma

...................................... Vendedor

.............................................Jefe de Venta

.........................................Sub. Gerente

....................................Recepción Facturación

Explicación Planilla:

  1. Código de Operación
  • 111- Operación de Contado efectivo
  • 113- Operación de Contado pago con cheque al día
  • 123- Operación en Cuenta Corriente
  • 504- Entrega de producto sin cargo por negociación
  • 506- Entrega de producto sin cargo por promoción
  • 409- Entrega de producto en comodato
  1. Código de Ajuste: Se utiliza para promociones puntuales o para promociones puntuales de precio:
  • 905- 5% de descuento sobre lista original
  • 910-10% de descuento sobre lista original
  • 915-15% de descuento sobre lista original
  • 920-20% de descuento sobre lista original
      1. 180: Tamaño grande digital
      2. 160: Tamaño mediano digital
      3. 120: Tamaño grande manual
      4. 110: Tamaño mediano manual
    1. Microondas:
      1. 1180: Heladera de lujo
      2. 1160: Heladera mediana Standart
      3. 1120: Heladera standart
    2. Heladeras
      1. 2080: Lavarropas automático de lujo
      2. 2060: Lavarropas automático
      3. 2020: Lavarropas estándar grande
      4. 2010. Lavarropa estándar mediano
    3. Lavarropas
      1. 780: Planchas a vapor de lujo
      2. 760: Plancha de lujo
      3. 740: Plancha liviana
      4. 720: Plancha estándar con vaporizador
      5. 710: Plancha estándar
    4. Planchas
      1. 280: Licuadora Industrial
      2. 260: Licuadora grande de lujo
      3. 250: Licuadora grande estándar
      4. 220: Licuadora Mediana
      5. 210: Licuadora Chica
    5. Licuadoras
      1. 880: Procesadora de lujo
      2. 860: Procesadora mediana
      3. 820: Procesadora y jigüera
      4. 810:Mini procesadora
    6. Procesadora
  1. Códigos de Productos:

En caso de tener un mismo cliente una venta al cobro y entrega de mercadería sin cargo se deberá facturar por separado ( Hacerlo en reglones diferente) .

En caso de tener algún tipo de novedad para algún cliente en particular al dorso de cada planilla se lo cargara con su respectivo nº de cliente.

Cada vendedor debe confeccionar la planilla por triplicado .

Todas las planillas de cada vendedor deben ser autorizado por el jefe de ventas correspondiente a cada zona.

El triplicado ( Copia Celeste)se archiva en ventas, Duplicado ( Copia amarilla) a deposito de producción que debe verificar la existencia en stock y avisar de ser necesarios si hay faltantes de producto a facturación. Una vez que facturación recibe el ok de deposito de mercaderías en stock va proceder a ingresar el pedido que figura en el original ( Copia Blanca) en el sistema.

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Una vez que se confirma por parte del deposito de la existencia de la mercadería vendida se procede a ingresarlo al sistema.

Si solo se puede cumplir con parte del pedido se factura lo existente y la mercadería que no se tiene en existencia se notifica a ventas para que se lo comunique al cliente y a producción para que produzca el stock necesario según los estándares de la empresa.

Carga de pedidos al Sistema

Una vez que se tiene confirmado el ingreso al sistema se procede a cargarlo al sistema. Para ello se cuenta con una primer pantalla.

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Luego de cargar todos los pedidos de los clientes realizados en la fecha se procede a trasmitir todo el paquete de pedidos al departamento financiero que analizara la condición del cliente.

El ingreso de los pedidos a través de esta primer pantalla permite al sistema almacenarlos por fecha y mandarlos a back-up de cada cliente, permitiendo la formación de un histórico de venta por cliente, zona, operación e incluso por vendedor ya que el nº de interno de cada vendedor se encuentra cargado en cada zona y ruta en que este es responsable.

Cabe aclarar que en el campo fecha se debe cargar la fecha estipulada para la entrega de la mercadería.

En el caso de que se trasmita por error antes de terminar de grabar una zona el sistema se encargara de consolidar todos los paquetes de pedidos de una misma zona en una sola.

Como se menciono anteriormente se parte de una lista de precio básica y en caso de cargar el campo " Ajustes" es sistema aplicara el correspondiente ajuste al precio unitario del producto.

Se facturara una sola boleta por cliente y por día, el sistema lo consolidara.

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Verificación de Créditos

Una vez ingresado los pedidos al sistema este comparara los importes finales de cada pedido de cada cliente, una vez que armo los pedidos de cada zona y respetando la cola de entrada por zonas, con la información que provee el departamento financiero con respecto al estado de cuenta de cada cliente. Este sistema de información financiero se actualizara en forma diaria a primera hora de la mañana, teniendo como hora limite para hacerlo las 11:00 Hs. AM, de no ser así no se podrá facturar hasta que este no se encuentre actualizado. El sistema informara en forma automática a la gerencia administrativa con copia a la gerencia general la falta de la actualización , ya que esto retrasa los tiempos del sistema provocando tiempos muertos con sus correspondiente costos.

Si las operaciones son de contado efectivo y no adeuda facturas anteriores se libera la orden automáticamente para la facturación. Si es de contado y adeuda alguna factura anterior el sistema liberara el pedido en forma parcial adjuntando la información de la deuda en la factura.

En el caso que la operación sea de cuenta corriente se compara el saldo de la cuenta , si es suficiente se libera la orden de pedido si no alcanza el saldo no se libera la venta y se notifica a ventas para que este le informe de la situación al cliente. Cabe la posibilidad que si el cliente acepta se le pueda facturar de contado efectivo, esta boleta debe ir acompañada de la ultima boleta que adeuda en cuenta corriente para ser abonada en forma conjunta. Si el problema por la cual la Cta. Cte. Se encuentra sin saldo es por un problema operativo interno de la empresa , previa verificación, el gerente administrativo autorizara la facturación de la orden.

Para los pedidos con código de operación sin cargo ( 504 o 506) deberán estar acompañado de un pedido de contado o en Cuenta Corriente. Caso contrario no serán liberados. Para los pedidos en comodato ( Código 409) no será necesario que este acompañado por pedidos al cobro, pero si la confirmación de la existencia de la documentación que va acompañara a la entrega en comodato.

Al igual que en el paso de ingreso de pedidos al sistema , este armara paquetes cerrados por zonas de ventas, respetando el orden en que fue cargado, para luego formar las filas de espera de todas las zonas de ventas. Una vez que se analizo el estado financiero de los clientes que realizaron pedidos de productos en forma completa de todas las zonas se trasmitirá a venta el listado de los clientes rechazados y a expedición el listado de paquetes por zonas liberados para la facturación definitiva.

Ventas recibirá el listado de rechazos de facturación conjuntamente con el listado de clientes que no recibieron ( Rebotes). Ventas se lo comunicara al cliente con la opción antes detallada. Cabe aclara que para facturar en forma individual , por contingencia, se podrá hacer siguiendo este procedimiento previa autorización.

Proceso de verificación de crédito

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Se aprueba?

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Una vez confirmada la aprobación de la orden de pedido por parte de finanzas se trasmite los paquetes armados por zonas a Distribución quien los recibe y los liberara para continuar el proceso.

En caso de no estar aprobados los pedidos se trasmitirá a ventas , También armados por zonas y rutas, para que se notifique al cliente.

Emisión de Remitos

Una vez que expedición recibe la confirmación de la aprobación de la venta, abre cada paquete liberando cada cliente ingresando el número de cliente correspondiente. El sistema abrirá una pantalla con la opción de grabar novedades para el transportista ( por ejemplo horario de entrega o domicilio de entrega ) Esta información es generada en ventas en la planilla original de pedidos . En caso de no tener novedades se confirma la facturación y se la manda a la cola de impresión. Conjuntamente en forma automática el sistema manda a otra impresora ( De tarjetas de entrega para deposito) la impresión de las tarjetas que utilizara deposito para preparar los pedidos a cargar en cada camión, estas tarjetas contiene la siguiente información:

  • DGI o nº de transportista
  • Fecha de entrega
  • Prioridad de Carga u Ordenamiento de carga

Con la confirmación de la facturación y la emisión de tarjetas deposito de productos terminados recibe una guía de productos para preparar los correspondientes pedidos a entregar. Una vez terminado el armado de los pedidos por zonas deposito confirmara a distribución que se encuentran listo para cargar al transporte. Distribución confirma la facturación.

El proceso de emisión de remito debe realizarse en el horario posterior a la liquidación de las boletas entregadas en el día de la fecha. Teniendo como horario limite de fin del proceso de emisión de remito las 20:00 Hs. El proceso de preparación, confirmación de preembarque de productos a entregar no podrá superar la hora 3:00 HS. Hora limite de carga al transporte 5:00 Hs . Las facturas conjuntamente con la hoja de ruta será entregada al transportista a la hora 7:00, para que este pase por expedición y se dirija a entregar los pedidos al mercado.

Proceso de Emisión de Remitos

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Proceso de Preparación de productos En deposito

Ver Anexo 2.

A continuación se muestran las diferentes pantallas a utilizar en este proceso.

Primera pantalla , con la confirmación de finanzas, se selecciona la zona a liberar.

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Se ingresa el número de cliente para confirmarlo e ingresar mensaje si correspondiera.

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Se ingresa el mensaje y se confirma, en caso de no tener mensaje se confirma directamente y los datos se empaquetan y se manda al menú de asignación de transporte y confirmación anterior.

Pantalla de información y Decisión

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Si se ingresa un número de cliente que no corresponde a la zona aparecerá este cuadro de dialogó. Si no se acepta se regresa a la pantalla de ingreso de Clientes. Si se acepta se cierra el paquete de la zona y se trasmite y se regresa a la pantalla

Una vez liberados todos los paquetes de zonas de ventas aparecerá este cuadro dialogó. Si acepta trasmite todos los paquetes a la cola de impresión y emite y habilita la siguiente pantalla para la asignación de transporte y emisión de remitos.

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Todos los pedidos de facturación confirmados ya se encuentran listos para mandar a la cola de impresión. En esta pantalla se asigna los trasportes para la entrega de dichos pedidos, se le asigna una orden de carga o prioridad. Aceptando se va a mandar la facturación en cola de impresora y a emitir Remitos.

Deposito va recibir los remitos y guías de carga con las respectivas tarjetas , estan sirve para identificar los pedidos armados y cargarlos en el transporte correspondiente, va a prepara los pedidos y en base al orden , por transporte o DGI, Se irán confirmando por el jefe de deposito y cargados en la siguiente pantalla que lo trasmitirá a distribución.

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Una vez que Deposito confirma el cumplimiento en la preparación total de los remitos emitidos, distribución libera la cola de impresión.

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Emisión de Factura

Una vez que distribución confirma la facturación y libera la cola de espera, comienza a imprimirse las facturas . Por cada paquete que se termina de imprimir el sistema armara e imprimirá ,en una impresora paralela, la hoja de ruta y una guía de carga por camión. La hoja de Ruta saldrá por duplicado, una para el transportista y otra se retiene en distribución. La guía de carga se imprimirá en forma paralela en otra impresora ubicada en la oficina de Expedición, esta guía de carga servirá para que el personal de expedición controle la carga de cada camión. Realice los ajuste necesario si es que existiera alguna diferencia ( Faltantes de productos se deben cargar o si hubiera productos cargados demás se deberán descargar) El camión deberá salir de planta con exactamente los mismos productos que figura en la guía de carga. La salida de planta la dará la oficina de expedición una vez controlado el camión y previa firma de conformidad del transportista . Este se dirigirá a vigilancia entregar la salida de planta a vigilancia, quien va a retener este documento y autoriza la salida del camión para que realice la distribución de los pedidos.

Las facturas impresas conjuntamente con las hojas de rutas serán entregadas a los transportista para la distribución.

El sistema mandara toda la información de las facturas a un back-up de consulta de mercaderías en transito , este back-up permitirá cualquier consulta que se requiera mientras la mercadería se encuentra cargada sobre el camión. Cuando el camión regresa , después de haber entregado los pedidos facturados, y liquida en tesorería , previo control en expedición quien cierra la guía de carga, la información de facturación pasara a un back-up de archivo.

Antes de liquidar expedición descontara los productos que regresan a planta, ya sea por rebotes o por diferencias en los pedidos. Las boletas no entregadas deberán ser selladas por distribución para que el transportista pueda liquidar el valor de las facturas entregadas.

El transportista entregara en caja su hoja de ruta con los copias de las facturas entregadas mas la totalidad de facturas no entregadas para que se ingrese la liquidación por nº de cliente y por zona. De esta manera se cerraría el proceso de facturación con la entrega de los valores cobrados.

Una vez realizada toda la liquidación de las facturas entregadas se deberá trasmitir a finanzas y administración la información necesaria para que este actualice los datos en el sistema que generara el informe financiero para comparar y aprobar o no la facturación del día siguiente.

Cabe aclarar que de ser necesario realizar facturación inmediata para entregar en el día se deberá seguir el mismo procedimiento de facturación , abriendo un numero de proceso diferente al usado para realizar la facturación habitual.

Proceso de emisión de facturación

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Cierre de Venta

El proceso de cierre de venta se realiza en forma automática en forma paralela a la liquidación de los viajes entregados.

El sistema arrojara los siguientes informes, tanto por pantalla como por impresión.

  • Actualización de ventas para los clientes
  • Registraciones en cuentas a cobrar y contabilidad Comercial.

Estos dos puntos servirán de fuentes de alimentación para que administración gire a finanzas y cuentas a cobrar las datos para generar el informe comparador que es utilizado para comparar y autorizar los pedidos de productos que realicen los clientes.

En el caso de terminar el proceso con el informe de ventas al cliente del rechazo de su pedido ventas tendrá que generar otro nueva operación.

Rechazo: Se informa a ventas

Si el pedido de ventas fue rechazado el sistema armara por zona y ruta el listado de pedidos rechazados con sus correspondientes motivos y valores excedentes. Una vez cerrado el proceso por cada zona se enviara a ventas para que cada vendedor informe al cliente de esta situación. El manejo adecuado de esta información va a permitir al cliente recibir una atención diferenciada, ya que le permite conocer exactamente la información de su estado de cuenta. Y si así lo quisiera puede realizar un nuevo pedido de productos con entrega de pago al contado.

Ventas Notifica al Cliente

El responsable de cada zona ( Jefe de ventas) distribuirá según corresponda a cada vendedor los pedidos rechazados para que estos se lo comuniquen a los clientes, informándoles su estado de situación , motivos y excedentes de su Cuenta Corriente. La idea es de proveer de esta información a los vendedores para poder negociar el pago de facturas adeudas y generar una entrega de producto en la modalidad pago de contado. Si esta se produce el vendedor ingresara el pedido de producto nuevamente al sistema para su facturación y posterior entrega.

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Tiempos de Operación del sistema ( por proceso diario)

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Diagrama de GANTT

  

4-Jun-2003

5-Jun-03

6-Jun-03

7-Jun-03

8-Jun-03

9-Jun-03

10-Jun-03

11-Jun-03

12-Jun-03

13-Jun-03

14-Jun-03

15-Jun-03

16-Jun-03

17-Jun-03

18-Jun-03

Capacitación Gerencial

Primer entrega ordenadores

Capacitación personal Área Administrativa

Segunda entrega ordenadores

Capacitación Área Operativa

Prueba Piloto en una sucursal

Instalación del nuevo software

Modelo de Factura de entrega de contado

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 En el caso de que las facturas sean con código de operación en Cta. Cte. aparecerá la leyenda " Remito de entrega en Cuenta Corriente"

Si fuese entrega sin cargo la leyenda será " Remito de entrega sin cargo"

Si es entrega en comodato la leyenda será " Remito de entrega en comodato".

Control y Seguimiento.

El control y seguimiento se realizan en las reuniones del comité, por medio de empleados del área de sistemas específicamente dedicado a esto.

Data warehouse y Plan de contingencia

Un data warehouse es un conjunto de datos integrados orientados a una materia, que varían con el tiempo y que no son transitorios, los cuales soportan el proceso de toma de decisiones de una administración. Es un componente esencial en el conjunto de soluciones para el soporte de decisiones en una organización.

El data warehouse implementado en nuestra empresa está comprendido por local data warehouses que contienen información que sólo es relevante al nivel de los nodos. Existe un data warehouse para cada región geográfica con un campo de acción limitada a la zona en la que se encuentran. También tiene un global data warehouse ubicado en la oficina central en Buenos Aires. El campo de acción del data warehouse global es la corporación en sí.

La corporación tiene relación entre los nodos propios, es por esto que es muy necesario tener un data warehouse global.

Normalmente no es necesario alimentar el data warehouse global con los datos en los locales. Esto se realiza porque el data warehouse contiene datos sobre la organización como un todo, común e integrada, y para evitar el mal de la información redundante.

Nuestra organización, a diferencia de lo que normalmente se hace, guardará una copia de la información de cada data warehouse local en data warehouse global como método de prevención en caso de posibles contingencias, como por ejemplo, desastres naturales, interrupción de suministros básicos, huelgas, aumento inesperado de trabajo, fallas de equipamiento, guerras.

Esto es posible gracias a que la empresa está interrelacionada en una red entre todas sus áreas de trabajo y la Casa Central. Esta comunicación permanente permite que cualquier nodo o usuario pueda acceder a la información cuando la situación lo amerite.

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 Diagrama del data warehouse de la empresa a nivel local y global

ANEXOS

Anexo 1

Proceso de Ventas.

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El departamento de ventas no solo tiene a cargo la tarea de vender los productos a los clientes , sino también debe mantener actualizado los recorridos , zonas , rutas y datos de los clientes. A primera hora ventas recibe las novedades de administración y del deposito de productos terminados, esto es sumamente necesaria para el buen cumplimiento de la tarea de venta. A su regreso confeccionan las planillas de pedido. En el tiempo que transcurre entre el envió de los pedidos y la confirmación , tanto de deposito como de finanzas, los vendedores realizaran todas las actualizaciones de Clientes y operaciones administrativas.

Anexo 2

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Proceso de Bodega.

Anexo 3

Proceso de Expedición.

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Anexo 4

Informe a Ventas.

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Anexo 5

Proceso de Re-Venta.

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Anexo 6

Fin del Proceso del Sistema e Facturación.

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Rubén Barboza


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