Trabajo práctico de Sistemas y Métodos

Trabajo práctico de Sistemas y
Métodos

1. Características de la
   empresa
2. Análisis de
   Alternativas
3. Plan de
   Contingencia
4. Ingreso de
   pedidos.
5. Carga de pedidos al
   Sistema
6. Verificación de
   Créditos
7. Proceso de Preparación
   de productos En deposito
8. Data warehouse y Plan de
   contingencia
9. Anexos

Características de la
empresa

La empresa tiene una
antigüedad de 30 años, y se dedica al diseño
y producción de aparatos
electrodomésticos. Algunos de sus principales productos son
microondas,
heladeras, lavarropas, planchas, licuadoras y procesadoras de
alimentos.

La organización tiene la casa matriz en la
provincia de Buenos Aires, en
Argentina y posee
sucursales en Brasil, Uruguay,
Taiwán, Corea, Italia y Grecia.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

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superior 

En la casa central en Buenos Aires,
la empresa
cuenta con una plantilla de 430 empleados, de los cuales 350 son
operativos y 80 son administrativos.

El Directorio ha decidido incorporar un nuevo software que
reemplazará en las operaciones de
compras y
facturación al antiguo sistema
implementado y que además cuenta con un módulo de
sueldos y otro de cuentas a pagar,
que se implementarían por primera vez en la
organización.

El objetivo estratégico es desarrollar un
software lo
suficientemente versátil que permita ser instalado en los
distintos países en los que la
organización tiene presencia y que a su vez cada uno
de ellos pueda adaptarlo a sus propias necesidades.

Con su implementación se busca contar con
información global de las operaciones de
manera que el Directorio pueda mejorar la gestión. Es decir generar un alcance
a todo el Directorio de la
empresa.

En principio y a fin de realizar una prueba piloto, se
instalará dicho software en Buenos Aires, para más
adelante incorporar dichas herramientas
en el resto de los países.

El software deberá estar instalado y funcionando
antes del día 13 de junio del 2003. La fecha de inicio del
proyecto es
del 16 de Mayo del 2003.

Análisis
de Alternativas

El Directorio decidió incorporar un nuevo
software para las operaciones de Compra. Su objetivo
estratégico es desarrollar este nuevo soft que permita ser
instalado en distintos países y que a su vez cada uno de
ellos pueda adaptarlo a sus necesidades. De esta manera el
Directorio contará con información global de las operaciones para
su mejor gestión.

El Directorio presentó tres alternativas, que
fueron presentadas por un Consultor externo.

La primera, se trataba de un software nacional que
incluye todas las especificaciones operativas fiscales y legales,
por un valor de U$S
58000.-, no viene en su versión original la posibilidad de
incluir otro idioma, y cuya fecha de instalación estaba
prevista para el 25 de Agosto del 2003.

La segunda alternativa, un software de origen
extranjero, que comprende todas las especificaciones operativas,
información gerencial y la posibilidad de
expansión, cuenta con la opción de incorporar hasta
tres idiomas. Por un valor de U$S
100000.-, más adaptaciones legales y fiscales por U$S
15000.-. La fecha de instalación corresponde al 13 de
Junio del 2003.

Finalmente, la tercera opción, se trataba de un
software desarrollado por el área de Sistemas, que
incluye todas las especificaciones, dos idiomas. El valor
presupuestado en base a las horas de análisis y programación insumidas en el proyecto era de
U$S 195000.- y cuya fecha de instalación se preveía
para el 15 de Diciembre del 2003.

Visto las especificaciones de la propuesta y
considerando las distintas alternativas, creemos conveniente la
selección de la segunda de éstas.
Debido a que entablamos una negociación para lograr la coincidencia de
las fechas de instalación del proyecto, con lo cual, se
logró adelantar el día de instalación y
aprobación del mismo.

Los motivos considerados para no aceptar la primera
propuesta, fue que no pueden incluirse otros idiomas en su
versión original. Y la tercera alternativa, no se puede
realizar debido que el presupuesto
presentado supera al presupuesto
permitido por el Directorio.

La misión de
este proyecto es la de crear y mantener un efectivo medio de
control
asegurando con precisión los reportes de
facturación y financieros , garantizando la mayor
satisfacción del cliente.

Departamento de facturación.

El propósito principal de este departamento es el
de asegurar la correcta facturación para nuestros clientes y que
las quejas sean tratadas en tiempo y
forma.

Para el cumplimiento de tal propósito el sector
facturación tiene la responsabilidad de:

• Mantener actualizada la base de datos
  de clientes.
• Abrir cuentas de
  nuevos clientes.
• Mantener una correcta facturación para los
  clientes
• Manejar las quejas de clientes
• Realizar correctamente las notas de créditos y de débitos.

Las estrategias a
seguir para el cumplimiento del objetivo
principal del sector es fundamentalmente contar con las herramientas y
los medios
necesarios para el desarrollo del
trabajo, Mantener controles internos que protejan los activos de la
empresa y
asegurar con precisión y tiempo los
recursos
financieros, Identificar las necesidades y expectativas de los
clientes externos e internos, Desarrollar métodos
eficientes para la medición de resultados, Fortalecer La
imagen de la
empresa, optimizar recursos, proveer
a los empleados training para ensanchar los conocimientos y
experiencia en reportes del sector, motivación.

Plan de
Contingencia

La idea es trabajar con 2 servidores, uno
de uso y otro de back-up, para que en el caso de la caída
del sistema operativo
entren en funcionamiento los back-up.

Se conectaran 2 PC para poder acceder
a la información necesaria. También esta previsto
la utilización de formularios
impresos para realizar la facturación en forma manual,
pudiéndose cargar luego toda esta información en el
sistema una vez
restituido.

Requerimientos de Hardware

• 2 servidores de
  aplicaciones
• 2 servidores de base de datos
• 2 PC para la utilización de las mismas en caso
  de contingencia.
• 1 UPS

Procesos de ventas.

1. Ingreso del pedido
2. Verificación de Créditos
3. Remito
4. Facturación

1. Ingreso de pedido:

El ingreso de pedido se realiza desde la
administración de ventas. Estos
pedidos deben quedar registrados en ventas con los datos de ingreso
( fecha , hora y persona que tomo
el pedido) para luego poder hacer el
seguimiento de ese pedido.

Los datos necesarios
que se deben ingresar al sistema son:

• Numero de cliente
• Fecha de Entrega
• Orden de Compra
• Lista de precios
• Fecha de entrega del pedido
• Descuento por cliente , por
  productos.
• Promociones por pronto pago o mercadería sin
  cargo.
• Dirección de entrega
• Copias de pedido.

Se utilizara una lista de precio base ,
sobre esa lista se aplicaran los descuentos
correspondientes.

1. Se verifica la morosidad del cliente, limite de
   crédito y pagos.

2. Verificación del
   crédito.
3. Remito.

La confección del remito esta a cargo de
expedición y el procedimiento
consiste en:

• Modificaciones del Almacén
• Modificaciones de las cantidades según las
  existencias.
• Lotes de producción despachados
• Transportista
• Orden de compra relacionada con la
  venta
• Valor estimado para el seguro de
  mercaderías en transito
• Instrucciones de entrega
• Firmas de conformidad de
  recepción.
• Notas de despachos.

1. Facturación.

La empresa imprime sus propias facturas y se realizan en
forma individual consultando cada remito , la facturación
será en dólares .

En la impresión de la factura en
Argentina
además de los datos estándar
figurará:

• Conversión entre cantidades
• Transportista con su correspondiente DGI y sus datos
  impositivos
• Orden de compra
• Instrucciones de entrega
• Monto total facturado
• Número de remito
• Número de pedido
• Condiciones de pago
• Fecha de vencimiento de la factura
• Datos de morosidad de cliente ( Si
  correspondiera).

Diagrama de flujo del procedimiento
de Facturación

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gráfico seleccione la opción "Descargar" del
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Procedimiento de facturación

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Ingreso de
pedidos.

El ingreso del pedido de cada cliente se hará
por intermedio del departamento de ventas. Cada vendedor
confeccionara las correspondiente planilla de pedido por
triplicado, en donde deben figurar los siguientes
datos:

• Vendedor y nº de interno del
  vendedor
• Zona / Ruta
• Jefe de ventas
• Fecha de emisión del pedido o fecha de
  visita al cliente
• Fecha de entrega
• Número de Cliente
• Código de operación ( Contado,
  Cuenta Corriente, Boleta contra boleta o entrega sin
  cargo)
• Código de producto
• Cantidad de cada producto
• Totales
• Firma del Vendedor
• Firma del jefe de venta de
  zona.

En la Republica Argentina las zonas de ventas
están divididas en 4 zonas geográficas: Capital y GBA,
Norte, Centro y Cuyo y Zona Patagónica las cuales son
manejadas por 1 subgerente de ventas cada una.

El organigrama de la
gerencia de
ventas es el siguiente:

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Por lo antes expuesto cada vendedor deberá
ingresar o utilizar la siguiente planilla, la cual debe ser
autorizada por cada jefe de venta:

Explicación Planilla:

1. Código de
   Operación

• 111- Operación de Contado
  efectivo
• 113- Operación de Contado pago con
  cheque al
  día
• 123- Operación en Cuenta
  Corriente
• 504- Entrega de producto
  sin cargo por negociación
• 506- Entrega de producto
  sin cargo por promoción
• 409- Entrega de producto en
  comodato

1. Código de Ajuste: Se utiliza para
   promociones puntuales o para promociones puntuales de precio:

• 905- 5% de descuento sobre lista
  original
• 910-10% de descuento sobre lista
  original
• 915-15% de descuento sobre lista
  original
• 920-20% de descuento sobre lista
  original

1. 1. 1. 180: Tamaño grande
         digital
      2. 160: Tamaño mediano
         digital
      3. 120: Tamaño grande
         manual
      4. 110: Tamaño mediano
         manual
   2. Microondas:
      1. 1180: Heladera de
         lujo
      2. 1160: Heladera mediana
         Standart
      3. 1120: Heladera
         standart
   3. Heladeras
      1. 2080: Lavarropas automático de
         lujo
      2. 2060: Lavarropas
         automático
      3. 2020: Lavarropas estándar
         grande
      4. 2010. Lavarropa estándar
         mediano
   4. Lavarropas
      1. 780: Planchas a vapor de
         lujo
      2. 760: Plancha de lujo
      3. 740: Plancha liviana
      4. 720: Plancha estándar con
         vaporizador
      5. 710: Plancha
         estándar
   5. Planchas
      1. 280: Licuadora
         Industrial
      2. 260: Licuadora grande de
         lujo
      3. 250: Licuadora grande
         estándar
      4. 220: Licuadora
         Mediana
      5. 210: Licuadora Chica
   6. Licuadoras
      1. 880: Procesadora de
         lujo
      2. 860: Procesadora
         mediana
      3. 820: Procesadora y
         jigüera
      4. 810:Mini procesadora
   7. Procesadora
2. Códigos de Productos:

En caso de tener un mismo cliente una venta al
cobro y entrega de mercadería sin cargo se deberá
facturar por separado ( Hacerlo en reglones diferente)
.

En caso de tener algún tipo de novedad para
algún cliente en particular al dorso de cada planilla se
lo cargara con su respectivo nº de
cliente.

Cada vendedor debe confeccionar la planilla por
triplicado .

Todas las planillas de cada vendedor deben ser
autorizado por el jefe de ventas correspondiente a cada
zona.

El triplicado ( Copia Celeste)se archiva en
ventas, Duplicado ( Copia amarilla) a deposito de
producción que debe verificar la existencia en stock y
avisar de ser necesarios si hay faltantes de producto a
facturación. Una vez que facturación recibe el ok
de deposito de mercaderías en stock va proceder a ingresar
el pedido que figura en el original ( Copia Blanca) en el
sistema.

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Una vez que se confirma por parte del deposito de
la existencia de la mercadería vendida se procede a
ingresarlo al sistema.

Si solo se puede cumplir con parte del pedido se
factura lo
existente y la mercadería que no se tiene en existencia se
notifica a ventas para que se lo comunique al cliente y a
producción para que produzca el stock necesario
según los estándares de la
empresa.

Carga de pedidos
al Sistema

Una vez que se tiene confirmado el ingreso al
sistema se procede a cargarlo al sistema. Para ello se cuenta con
una primer pantalla.

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Luego de cargar todos los pedidos de los
clientes realizados en la fecha se procede a trasmitir todo el
paquete de pedidos al departamento financiero que analizara la
condición del cliente.

El ingreso de los pedidos a través de
esta primer pantalla permite al sistema almacenarlos por fecha y
mandarlos a back-up de cada cliente, permitiendo la
formación de un histórico de venta por cliente,
zona, operación e incluso por vendedor ya que el nº
de interno de cada vendedor se encuentra cargado en cada zona y
ruta en que este es responsable.

Cabe aclarar que en el campo fecha se debe
cargar la fecha estipulada para la entrega de la
mercadería.

En el caso de que se trasmita por error antes
de terminar de grabar una zona el sistema se encargara de
consolidar todos los paquetes de pedidos de una misma zona en una
sola.

Como se menciono anteriormente se parte de una
lista de precio básica y en caso de cargar el campo "
Ajustes" es sistema aplicara el correspondiente ajuste al precio
unitario del producto.

Se facturara una sola boleta por cliente y por
día, el sistema lo consolidara.

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Verificación de
Créditos

Una vez ingresado los pedidos
al sistema este comparara los importes finales de cada pedido de
cada cliente, una vez que armo los pedidos de cada zona y
respetando la cola de entrada por zonas, con la
información que provee el departamento financiero con
respecto al estado de
cuenta de cada cliente. Este sistema de
información financiero se actualizara en forma diaria
a primera hora de la mañana, teniendo como hora limite
para hacerlo las 11:00 Hs. AM, de no ser así no se
podrá facturar hasta que este no se encuentre actualizado.
El sistema informara en forma automática a la gerencia
administrativa con copia a la gerencia general la falta de la
actualización , ya que esto retrasa los tiempos del
sistema provocando tiempos muertos con sus correspondiente
costos.

Si las operaciones son de
contado efectivo y no adeuda facturas anteriores se libera la
orden automáticamente para la facturación. Si es de
contado y adeuda alguna factura anterior el sistema liberara el
pedido en forma parcial adjuntando la información de la
deuda en la factura.

En el caso que la
operación sea de cuenta corriente se compara el saldo de
la cuenta , si es suficiente se libera la orden de pedido si no
alcanza el saldo no se libera la venta y se notifica a ventas
para que este le informe de la
situación al cliente. Cabe la posibilidad que si el
cliente acepta se le pueda facturar de contado efectivo, esta
boleta debe ir acompañada de la ultima boleta que adeuda
en cuenta corriente para ser abonada en forma conjunta. Si el
problema por la cual la Cta. Cte. Se encuentra sin saldo es por
un problema operativo interno de la empresa , previa
verificación, el gerente
administrativo autorizara la facturación de la
orden.

Para los pedidos con código
de operación sin cargo ( 504 o 506) deberán estar
acompañado de un pedido de contado o en Cuenta Corriente.
Caso contrario no serán liberados. Para los pedidos en
comodato ( Código
409) no será necesario que este acompañado por
pedidos al cobro, pero si la confirmación de la existencia
de la documentación que va acompañara a la
entrega en comodato.

Al igual que en el paso de
ingreso de pedidos al sistema , este armara paquetes cerrados por
zonas de ventas, respetando el orden en que fue cargado, para
luego formar las filas de espera de todas las zonas de ventas.
Una vez que se analizo el estado
financiero de los clientes que realizaron pedidos de productos en
forma completa de todas las zonas se trasmitirá a venta el
listado de los clientes rechazados y a expedición el
listado de paquetes por zonas liberados para la
facturación definitiva.

Ventas recibirá el
listado de rechazos de facturación conjuntamente con el
listado de clientes que no recibieron ( Rebotes). Ventas se lo
comunicara al cliente con la opción antes detallada. Cabe
aclara que para facturar en forma individual , por contingencia,
se podrá hacer siguiendo este procedimiento previa
autorización.

Proceso de
verificación de crédito

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Se aprueba?

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Una vez confirmada la aprobación de la
orden de pedido por parte de finanzas se
trasmite los paquetes armados por zonas a Distribución quien los recibe y los
liberara para continuar el proceso.

En caso de no estar aprobados los pedidos se
trasmitirá a ventas , También armados por zonas y
rutas, para que se notifique al cliente.

Emisión de
Remitos

Una vez que expedición recibe la
confirmación de la aprobación de la venta, abre
cada paquete liberando cada cliente ingresando el número
de cliente correspondiente. El sistema abrirá una pantalla
con la opción de grabar novedades para el transportista (
por ejemplo horario de entrega o domicilio de entrega ) Esta
información es generada en ventas en la planilla original
de pedidos . En caso de no tener novedades se confirma la
facturación y se la manda a la cola de impresión.
Conjuntamente en forma automática el sistema manda a otra
impresora ( De
tarjetas de
entrega para deposito) la impresión de las tarjetas que
utilizara deposito para preparar los pedidos a cargar en cada
camión, estas tarjetas contiene la siguiente
información:

• DGI o nº de
  transportista
• Fecha de entrega
• Prioridad de Carga u Ordenamiento de
  carga

Con la confirmación de la
facturación y la emisión de tarjetas deposito de
productos terminados recibe una guía de productos para
preparar los correspondientes pedidos a entregar. Una vez
terminado el armado de los pedidos por zonas deposito confirmara
a distribución que se encuentran listo para
cargar al transporte.
Distribución confirma la
facturación.

El proceso de
emisión de remito debe realizarse en el horario posterior
a la liquidación de las boletas entregadas en el
día de la fecha. Teniendo como horario limite de fin del
proceso de emisión de remito las 20:00 Hs. El proceso de
preparación, confirmación de preembarque de
productos a entregar no podrá superar la hora 3:00 HS.
Hora limite de carga al transporte
5:00 Hs . Las facturas conjuntamente con la hoja de ruta
será entregada al transportista a la hora 7:00, para que
este pase por expedición y se dirija a entregar los
pedidos al mercado.

Proceso de Emisión de
Remitos

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Proceso de
Preparación de productos En
deposito

Ver Anexo 2.

A continuación se muestran las
diferentes pantallas a utilizar en este
proceso.

Primera pantalla , con la confirmación
de finanzas, se
selecciona la zona a liberar.

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Se ingresa el número de cliente para
confirmarlo e ingresar mensaje si
correspondiera.

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Se ingresa el mensaje y se confirma, en caso de
no tener mensaje se confirma directamente y los datos se
empaquetan y se manda al menú de asignación de
transporte y confirmación anterior.

Pantalla de información y
Decisión

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Si se ingresa un número de cliente que no
corresponde a la zona aparecerá este cuadro de
dialogó. Si no se acepta se regresa a la pantalla de
ingreso de Clientes. Si se acepta se cierra el paquete de la zona
y se trasmite y se regresa a la pantalla

Una vez liberados todos los paquetes de zonas de
ventas aparecerá este cuadro dialogó. Si acepta
trasmite todos los paquetes a la cola de impresión y emite
y habilita la siguiente pantalla para la asignación de
transporte y emisión de remitos.

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Todos los pedidos de facturación
confirmados ya se encuentran listos para mandar a la cola de
impresión. En esta pantalla se asigna los trasportes para
la entrega de dichos pedidos, se le asigna una orden de carga o
prioridad. Aceptando se va a mandar la facturación en cola
de impresora y a
emitir Remitos.

Deposito va recibir los remitos y guías de
carga con las respectivas tarjetas , estan sirve para identificar
los pedidos armados y cargarlos en el transporte correspondiente,
va a prepara los pedidos y en base al orden , por transporte o
DGI, Se irán confirmando por el jefe de deposito y
cargados en la siguiente pantalla que lo trasmitirá a
distribución.

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Una vez que Deposito confirma el cumplimiento en
la preparación total de los remitos emitidos,
distribución libera la cola de
impresión.

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Emisión de
Factura

Una vez que distribución confirma la
facturación y libera la cola de espera, comienza a
imprimirse las facturas . Por cada paquete que se termina de
imprimir el sistema armara e imprimirá ,en una impresora
paralela, la hoja de ruta y una guía de carga por
camión. La hoja de Ruta saldrá por duplicado, una
para el transportista y otra se retiene en distribución.
La guía de carga se imprimirá en forma paralela en
otra impresora ubicada en la oficina de
Expedición, esta guía de carga servirá para
que el personal de
expedición controle la carga de cada camión.
Realice los ajuste necesario si es que existiera alguna
diferencia ( Faltantes de productos se deben cargar o si hubiera
productos cargados demás se deberán descargar) El
camión deberá salir de planta con exactamente los
mismos productos que figura en la guía de carga. La salida
de planta la dará la oficina de
expedición una vez controlado el camión y previa
firma de conformidad del transportista . Este se dirigirá
a vigilancia entregar la salida de planta a vigilancia, quien va
a retener este documento y autoriza la salida del camión
para que realice la distribución de los
pedidos.

Las facturas impresas conjuntamente con las hojas de
rutas serán entregadas a los transportista para la
distribución.

El sistema mandara toda la información de las
facturas a un back-up de consulta de mercaderías en
transito , este back-up permitirá cualquier consulta que
se requiera mientras la mercadería se encuentra cargada
sobre el camión. Cuando el camión regresa ,
después de haber entregado los pedidos facturados, y
liquida en tesorería , previo control en
expedición quien cierra la guía de carga, la
información de facturación pasara a un back-up de
archivo.

Antes de liquidar expedición descontara los
productos que regresan a planta, ya sea por rebotes o por
diferencias en los pedidos. Las boletas no entregadas
deberán ser selladas por distribución para que el
transportista pueda liquidar el valor de las facturas
entregadas.

El transportista entregara en caja su hoja de ruta
con los copias de las facturas entregadas mas la totalidad de
facturas no entregadas para que se ingrese la liquidación
por nº de cliente y por zona. De esta manera se
cerraría el proceso de facturación con la entrega
de los valores
cobrados.

Una vez realizada toda la liquidación de las
facturas entregadas se deberá trasmitir a finanzas y
administración la información
necesaria para que este actualice los datos en el sistema que
generara el informe
financiero para comparar y aprobar o no la facturación del
día siguiente.

Cabe aclarar que de ser necesario realizar
facturación inmediata para entregar en el día se
deberá seguir el mismo procedimiento de facturación
, abriendo un numero de proceso diferente al usado para realizar
la facturación habitual.

Proceso de emisión de
facturación

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Cierre de Venta

El proceso de cierre de venta se realiza en forma
automática en forma paralela a la liquidación de
los viajes
entregados.

El sistema arrojara los siguientes informes,
tanto por pantalla como por impresión.

• Actualización de ventas para los
  clientes
• Registraciones en cuentas a cobrar y contabilidad
  Comercial.

Estos dos puntos servirán de fuentes de
alimentación para que administración gire a finanzas y cuentas a
cobrar las datos para generar el informe comparador que es
utilizado para comparar y autorizar los pedidos de productos que
realicen los clientes.

En el caso de terminar el proceso con el informe de
ventas al cliente del rechazo de su pedido ventas tendrá
que generar otro nueva operación.

Rechazo: Se informa a ventas

Si el pedido de ventas fue rechazado el sistema armara
por zona y ruta el listado de pedidos rechazados con sus
correspondientes motivos y valores
excedentes. Una vez cerrado el proceso por cada zona se enviara a
ventas para que cada vendedor informe al cliente de esta
situación. El manejo adecuado de esta información
va a permitir al cliente recibir una atención diferenciada, ya que le permite
conocer exactamente la información de su estado de
cuenta. Y si así lo quisiera puede realizar un nuevo
pedido de productos con entrega de pago al contado.

Ventas Notifica al Cliente

El responsable de cada zona ( Jefe de ventas)
distribuirá según corresponda a cada vendedor los
pedidos rechazados para que estos se lo comuniquen a los
clientes, informándoles su estado de situación ,
motivos y excedentes de su Cuenta Corriente. La idea es de
proveer de esta información a los vendedores para poder
negociar el pago de facturas adeudas y generar una entrega de
producto en la modalidad pago de contado. Si esta se produce el
vendedor ingresara el pedido de producto nuevamente al sistema
para su facturación y posterior entrega.

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Tiempos de Operación del sistema ( por proceso
diario)

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superior 

Diagrama de GANTT

Modelo de Factura de entrega de
contado

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gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior 

 En el caso de que las facturas sean con
código de operación en Cta. Cte. aparecerá
la leyenda " Remito de entrega en Cuenta Corriente"

Si fuese entrega sin cargo la leyenda será "
Remito de entrega sin cargo"

Si es entrega en comodato la leyenda será "
Remito de entrega en comodato".

Control y Seguimiento.

El control y seguimiento se realizan en las reuniones
del comité, por medio de empleados del área de
sistemas específicamente dedicado a esto.

Data warehouse y
Plan de
contingencia

Un data warehouse es
un conjunto de datos integrados orientados a una materia, que
varían con el tiempo y que no son transitorios, los cuales
soportan el proceso de toma de
decisiones de una administración. Es un componente
esencial en el conjunto de soluciones
para el soporte de decisiones en una organización.

El data warehouse
implementado en nuestra empresa está comprendido por local
data warehouses que contienen información que sólo
es relevante al nivel de los nodos. Existe un data warehouse para
cada región geográfica con un campo de
acción limitada a la zona en la que se encuentran.
También tiene un global data warehouse ubicado en la
oficina central en Buenos Aires. El campo de acción del
data warehouse global es la corporación en
sí.

La corporación tiene relación entre los
nodos propios, es por esto que es muy necesario tener un data
warehouse global.

Normalmente no es necesario alimentar el data warehouse
global con los datos en los locales. Esto se realiza porque el
data warehouse contiene datos sobre la organización como
un todo, común e integrada, y para evitar el mal de la
información redundante.

Nuestra organización, a diferencia de lo que
normalmente se hace, guardará una copia de la
información de cada data warehouse local en data warehouse
global como método de
prevención en caso de posibles contingencias, como por
ejemplo, desastres
naturales, interrupción de suministros básicos,
huelgas, aumento inesperado de trabajo, fallas de equipamiento,
guerras.

Esto es posible gracias a que la empresa está
interrelacionada en una red entre todas sus
áreas de trabajo y la Casa Central. Esta comunicación permanente permite que
cualquier nodo o usuario pueda acceder a la información
cuando la situación lo amerite.

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 Diagrama del data warehouse de la empresa a
nivel local y global

ANEXOS

Anexo
1

Proceso de Ventas.

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El departamento de ventas no solo tiene a cargo la tarea
de vender los productos a los clientes , sino también debe
mantener actualizado los recorridos , zonas , rutas y datos de
los clientes. A primera hora ventas recibe las novedades de
administración y del deposito de productos terminados,
esto es sumamente necesaria para el buen cumplimiento de la tarea
de venta. A su regreso confeccionan las planillas de pedido. En
el tiempo que transcurre entre el envió de los pedidos y
la confirmación , tanto de deposito como de finanzas, los
vendedores realizaran todas las actualizaciones de Clientes y
operaciones administrativas.

Anexo 2

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Proceso de Bodega.

Anexo 3

Proceso de Expedición.

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Anexo 4

Informe a Ventas.

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Anexo 5

Proceso de Re-Venta.

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Anexo 6

Fin del Proceso del Sistema e
Facturación.

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Rubén Barboza