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Importancia de la Auditoría operativa aplicada al área de tráfico en una empresa de alimentos (página 2)

Enviado por castilloroman_1



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    CAPÍTULO III

    Análisis integral a la operación de tráfico.

    3.1. Evolución.

    Desde el XVII y hasta nuestros días, a pesar de la falta de gobiernos centrales que se preocupen por los caminos, siguen haciéndose esfuerzos por mejorar los ya existentes. La industrialización de algunas regiones contribuye a aumentar el uso de las vías terrestres de comunicación. La carretera fue introducida en América durante el Siglo XVI por el español Sebastián de Aparicio, él construyó la nueva carretera del nuevo mundo entre México y Veracruz aproximadamente entre 1540 y 1550. Más tarde construyó la carretera entre México y Zacatecas.

    De 1837 a 1876, el ferrocarril progresa, se desarrolla y se coloca a la vanguardia de los medios de transporte, haciendo que los caminos terrestres queden relegados a un segundo término.

    Con la aparición del vehículo de motor y por la tendencia a su uso privado, se fueron incrementando los problemas de tránsito urbano, debido a que paralelamente surgieron los vehículos de transporte público y de carga.

    Las ultimas décadas del Siglo XIX ven la aparición del automóvil con motor a gasolina y renace el deseo de conservar en buen estado los caminos que habían sido abandonados.

    3.2. Objetivo.

    Asegurar que la entrega y el manejo de mercancías, se haga en forma eficiente con los más altos niveles de calidad tanto en servicio como en presentación sin perder de vista los costos en los que se incurren.

    Eficientar y agilizar los procesos de operación identificando posibles riesgos que afecten directamente los resultados, anticiparse a hechos futuros, identificar áreas de oportunidad.

    Se mencionan a continuación los objetivos de la administración de tráfico:

    • Incrementar la eficiencia de operación.
    • Proponer nuevos controles o complementar los ya existentes que garanticen la salvaguarda de los activos.
    • Identificar posibles riesgos que repercutan en daños económicos a la compañía.
    • Implementar programas de trabajo junto con el departamento de auditoría interna, enfocados a la detección y prevención de fraudes.
    • Implementar procesos consistentes en busca de reducción de costos y mejora continua.
    1. . Función.

    El transporte es el movimiento de personas y mercancías por los medios que se utilizan para ese fin. Para muchos el transporte de pasajeros es el de mayor importancia, especialmente en zonas urbanas; pero el transporte de mercancías, o sea el transporte de carga, es quizá de mayor importancia para el funcionamiento adecuado y económico de nuestra sociedad, ambos se deben considerar esenciales en el crecimiento de un país.

    Dentro la función que desempeña en la empresa, es la de ofrecer un servicio de calidad que cumpla con amplios estándares de calidad en servicio al cliente y eficiencia de operación, definiendo canales de distribución encaminados al desarrollo y competitividad ante los nuevos retos que surgen día con día, monitoreando constantemente, los costos los cuales deberán mantenerse dentro de los objetivos de ahorro y competencia.

    Algunas de las principales funciones del departamento de tráfico se mencionan a continuación:

    • Desarrollo de nuevos proveedores de transporte que garanticen un servicio futuro adecuado a las necesidades de la organización.
    • Generación de información de calidad que sirva a la gerencia de una manera útil y oportuna para la toma de decisiones.
    • Capacitar al personal de tráfico en todos los conocimientos necesarios para el máximo y mejor aprovechamiento de la información generada.
    • Revisión a los procesos de operación en los casos donde las necesidades de entrega son distintas a las de operación natural.
    • Asegurar que la carga de mercancía se realice en una forma eficiente y controlada.
    • Consolidación de rutas en una secuencia lógica que evite retrasos en la entrega.
    • Monitoreo de los costos incurridos en la operación y estar en constante búsqueda de ahorros.
    1. Aspectos básicos de tráfico.

    3.4.1. Definición.

    Según el libro tráfico internacional se define como el conjunto de actividades que tienen por objeto la planeación y control del movimiento de los inventarios, protección y almacenamiento de materia prima, productos semi-manufacturados y terminados en una línea de fabricación. Esto incluye transportación, manejo de materiales, empaquetado industrial, almacenamiento, control de inventarios y la comunicación adecuada para una administración eficaz.

    Definición Personal: conjunto de actividades destinadas al manejo, distribución y entrega de mercancía a los distintos clientes ya sea en una forma local, foránea y en su caso entrega internacional; para efectos de este trabajo se tomará esta definición ya que se enfoca a tráfico desde un punto de vista operativo.

    3.4.2. Importancia.

    Los transportes desempeñan un papel esencial en la vida moderna, difícilmente se puede concebir una sociedad futura en la que no continúen siendo de primordial importancia. La eficiencia de un sistema de transportación es un índice de desarrollo económico del país.

    La función que desempeña la administración de tráfico ha cobrado importancia en las empresas donde ha sido creada, para su participación en el logro de los objetivos.

    En algunas compañías ya sean pequeñas, medianas o grandes, la administración enfoca esfuerzos para identificar los canales de distribución más adecuados para la entrega de sus productos, la necesidad de crear departamentos o áreas de tráfico está tomando cada vez más importancia dentro de las organizaciones, que se preocupan por cubrir los altos estándares de servicio al cliente tanto en condiciones de venta como de entrega de producto.

    Dos aspectos importantes por mencionar que han ayudado al desarrollo inicial de dicha administración son:

    1. Se empieza a tomar importancia cuando las grandes empresas comienzan a tener movimientos masivos de mercancía y su gasto de transportación eleva considerablemente el costo de los artículos.
    2. Se empiezan a desarrollar distintas vías de transportación las cuales tienen características distintas para efectos de la empresa la administración de tráfico evaluará la más adecuada para el manejo de sus productos, ya que en un inicio la mayoría de los movimientos se hacían por medio del ferrocarril.

    La administración de tráfico es responsable de la planeación, organización, dirección, selección y compra de los servicios de transportación las cuales deben ser los más adecuados para el tipo de producto siempre teniendo como prioridad los costos.

    Todo departamento de tráfico es responsable de recopilar la información suficiente de todos y cada uno de sus proveedores de servicio de transporte, que le permitan determinar las tendencias de movimiento de mercancía masiva en función de:

    • Alto nivel de servicio.
    • Velocidad de respuesta.
    • Sociedad y convenio con transportistas.
    • Especialización de rutas y tipo de carga.
    • Tarifas por kilómetro o a la distancia.

    Como factor esencial de integración y coordinación en la actual sociedad industrializada, el transporte tiene gran importancia para la distribución de mercancías. Estas carecen de valor a menos que sean útiles; el transporte es útil en dos aspectos: utilidad de lugar y utilidad de tiempo, esto significa sencillamente, contar con las mercancías en el lugar y en el momento adecuado.

    3.4.3. Tráfico y transportación.

    En estos días de competencia entre las grandes compañías por ser cada vez mejores y más eficientes es necesario trazar objetivos más firmes apegados a lo que la empresa espera, buscando constantemente el posicionamiento en calidad de servicio a nuestros clientes y valores agregados a nuestros objetivos.

    Se necesita contar con vehículos más rápidos y seguros con mayor capacidad para el transporte de carga y unidades más pequeñas y flexibles para el transporte urbano, se requieren mejores carreteras para soportar mayores cargas y proporcionar la posibilidad de una capacidad mayor.

    Existen problemas de dinámica de carreteras y vehículos, contaminación, sistemas de rastreo todos ellos en el campo de las necesidades básicas de seguridad, confiabilidad y economía de transporte.

    A continuación se mencionan puntos importante que se deben tomar en cuenta para la transportación de mercancías:

    • Rutas: esta es una actividad que implica el conocimiento desde la localización de nuestro cliente hasta la contratación del transporte más adecuado para realizar el servicio siempre teniendo como prioridad tiempo de entrega, número de repartos, distancias entre clientes así como condiciones óptimas del producto y precio pactado por el servicio.
    • Negociación de fletes: esta es una actividad que representa algunas variantes pero sus resultados pueden llegar a ser muy satisfactorios ya que tenemos la opción a reclutar transporte bajo condiciones que la compañía establece, así como la tarifa más conveniente para mejorar los costos de transporte.

    Se inicia por la entrevista a diferentes proveedores de transporte analizando su cotización ya sea por distancia, por tipo de unidad, o en su caso por kilómetro recorrido.

    Teniendo todos los elementos en nuestro poder elegimos al mejor proveedor de transporte para cubrir nuestras necesidades.

    • Operaciones de transportación: el departamento de tráfico es responsable de la planeación de rutas, monitoreo de costos, contratación de transporte, consolidación de carga, recuperación de facturas firmadas y selladas por el cliente de conformidad, etc.

    La mayor preocupación es nuestros días para algunas compañías es la de comprar o pagar por servicio de transporte.

    Este tipo de decisión corresponde principalmente a la gerencia de tráfico, la nueva cultura empresarial exige a las nuevas gerencias detectar mejores prácticas de negocio, es conveniente realizar análisis muy minuciosos y analíticos de la situación actual de su operación.

    Se debe conocer de forma global a la empresa y verla como un todo, como un solo sistema.

    Cuando se tiene que tomar la decisión de sí comprar activo fijo (Transporte) para el manejo de nuestras mercancías, debemos analizar todo el proyecto teniendo en cuenta vida útil de la unidad, inversión inicial, capacidad de almacenaje, personal, etc.

    Además se deben evaluar otras opciones como pagar el servicio de transporte o en caso inverso, contratar un operador logístico el cual tiene capacidad suficiente para almacenar, controlar y distribuir nuestros productos.

    • Desviación de rutas: cuando se contratan líneas de transporte se deben asegurar que cumplan con ciertas características de calidad que permitan actuar de una manera rápida y eficiente para atender cualquier cambio en la entrega del producto.

    A que se refiere lo anterior, a que en ocasiones por circunstancias ajenas a la organización y a nuestro proveedor de servicio de transporte, los horarios, los destinos sufren modificaciones las cuales se atienden a la brevedad para poder concretar lo más importante para la entidad, la venta, por tal motivo al contratar proveedores de servicio de transporte, se debe exigir requisitos mínimos como equipo de radio comunicación, personal con el suficiente entrenamiento para actuar de manera positiva para concretar la entrega de mercancía al enfrentar alguna contingencia que pudiera presentarse, equipo de transporte con el mantenimiento preventivo adecuado, reemplazo de unidades en caso de que se requiera, aclaraciones los 365 días del año las 24hrs del día, suficientes unidades que soporten cualquier volumen de carga.

    Estas son solo características mínimas que deben cumplir los proveedores de servicio de transporte para el logro de los objetivos de la administración de tráfico.

    • Demora y retraso: para evitar en la medida de lo posible retrasos en las entregas de producto, se hará una correcta planeación y consolidación de carga. Factores como el climatológico, el estado de las unidades, la capacidad de almacenaje por parte de los clientes muchas veces no esta prevista y esto se refleja directamente en los costos de transporte reportados por la administración de tráfico, ya que son movimientos en falso y lo más probable es que se tenga que repetir el evento, el resultado es que no se está llegando en tiempo y el plazo de entrega se empieza a incrementar, así como los resultados a nivel departamento y organización, los cuales comienzan a cuestionarse por parte de la alta dirección.

    Si se pretende minimizar, las demoras y retrasos es muy recomendable conocer y asegurarse que los elementos que intervienen en el ciclo normal de operación como son horarios de entregas, mantenimiento de las unidades, rutas de acceso, etc., estén perfectamente identificados ya que de lo contrario el costo no por llegar en hora y tiempo puede repercutirse directamente en los costos de transporte.

    3.5. Los sistemas de transportación.

    Los beneficios y los buenos resultados juegan un papel trascendental en la manera que se elige la forma de manejar la mercancía, hoy en día existen muchas opciones para este rubro, pero ¿Cuál es la más adecuada para el logro de los objetivos como gerente y responsable del departamento de tráfico?. Son preguntas que se hace la administración.

    Se debe tener en cuenta que las entregas deben ser ágiles, oportunas, cubriendo los más altos estándares de calidad y servicio, sin perder de vista los costos de transporte.

    Entre las consideraciones que se debé hacer para elegir el sistema adecuado de transporte están:

    • Precio de mercancía o valor de venta.
    • Peso (kilos, toneladas).
    • Volumen (m3).
    • Condiciones climatológicas.
    • Distancias (kilómetros).
    • Tarifas del pago al transporte ($).

    En los siguientes puntos se abundará en los diversos tipos de medios de transporte, utilizados en la actualidad.

    3.5.1. Autotransporte de carga.

    En México, de conformidad con la Ley de Vías Generales de Comunicación y su reglamento, le corresponde a la Secretaría de Comunicaciones y Transportes la planeación, concesión, coordinación, autorización y control de los servicios de autotransporte. La legislación mexicana en materia de transportes por carretera establece que las empresas transportistas están controladas por mexicanos y por ende, las concesiones y permisos de transporte público federal solamente se otorgan a los nacionales.

    El autotransporte de carga, es aquel movimiento masivo de mercancía que se hace vía terrestre en todas las carreteras nacionales o internacionales. Cabe mencionar que para efectos de fletes algunas compañías tienen su propia flotilla de unidades encargadas de la entrega de mercancías, otras compañías realizan sus entregas a través de terceros (proveedores de transporte), a los cuales solo se les paga por realizar un servicio de flete, sin embargo, si se decide que todo esto es algo arriesgado y complejo de administrar y organizar, se puede pensar en el concepto "distribuidor logístico" el cual almacena, controla y entrega el producto a los clientes por el mismo precio que integra todo el servicio.

    Para efectos de este trabajo se analiza el tráfico terrestre que realiza una empresa de alimentos, ya que para su operación es el óptimo en servicio y costo.

    El servicio de entrega de mercancía lo realizan proveedores externos a la compañía, ya que no se cuenta con equipo propio por así convenir a los intereses de la misma.

    Se tienen varias ventajas de contratar líneas transportistas las cuales se mencionan a continuación:

    • Amplia cobertura geográfica que nos permite llegar a cualquier destino dentro del territorio nacional y más haya de nuestras fronteras.
    • No se ve afectado por fenómenos de estacionalidad en el año.
    • Se ve poco afectado por fenómenos meteorológicos.
    • Permite desplazar carga sobredimensionada y con exceso de peso.
    • Es un tipo de transporte relativamente flexible.
    • Costo por tonelada relativamente bajo.

    Esta es la manera de transportación que la mayoría de las compañías utilizan y desarrollan por ser el método más accesible y adecuado para el logro de sus objetivos, pero también tiene mínimas desventajas se mencionan a continuación:

    • Sólo permite mover mercancías a donde haya camino adecuado.
    • Es altamente susceptible de robos, asaltos y siniestros.
    • El costo de las pólizas de seguros es alto.
    • En ocasiones la empresa absorbe pérdidas por daños o mermas.

    3.5.2. Transporte aéreo.

    En México se cuenta actualmente con un amplio servicio de transporte aéreo que por su rapidez y los lugares que conecta, permite tenerlo en cuenta como un medio eficaz para exportar diversos productos, particularmente aquella empresas que requieren un envío rápido, y que por sus características económicas pueden absorber fletes aéreos, que aun cuando son elevados, tienden a reducirse día con día.

    Es obvio que si el exportador emplea el servicio aéreo reduce la manipulación de carga y por consecuencia los riesgos de robos y pérdidas, además este método de transporte proporciona facilidades para realizar entrega puerta a puerta.

    El avión es uno de los inventos del Siglo XX, su aparición revoluciona el tiempo para transportar mercancías de un lugar a otro y se estimula de gran manera el comercio internacional, haciendo accesibles en ciertos lugares el consumo de productos perecederos.

    La existencia de tarifas especiales para ciertos productos y rutas, a permitido que el transporte aéreo sea competitivo y este un proceso de crecimiento notable.

    Las mercancías que tradicionalmente se transportan vía aérea son:

    • Productos perecederos.
    • Órganos humanos.
    • Animales vivos.
    • Valores.
    • Obras de arte.
    • Piedras preciosas.
    • Refacciones urgentes.
    • Medicamentos.

    El transporte aéreo internacional esta regulado y reglamentado por la IATA por sus siglas en ingles(International Air Transport Association), que es un organismo mundial que agrupa a la mayor parte de los transportistas aéreos; sus objetivos primarios son los siguientes:

    • Desarrollar el comercio vía aérea.
    • Promover el transporte aéreo seguro.
    • Promover la cooperación entre empresas ( acuerdos internacionales).

    A continuación mencionamos algunas ventajas que ofrece el utilizar este medio de transporte:

    • Ideal para la transportación de productos con un valor económicamente alto.
    • Es el medio de transporte mas seguro en la actualidad.
    • El tiempo de tránsito es muy bajo.
    • Velocidad de respuesta alta.

    Entre las desventajas que encontramos en el transporte aéreo mencionamos las siguientes:

    • Es costo por tonelada es alto.
    • Solo permite manejar carga en dimensiones y peso moderado.
    • Se ve afectado por fenómenos meteorológicos.

    El transporte aéreo nos permite una rápida y muy eficiente entrega de mercancía, pero debemos tomar en cuenta que el costo de transportación es relativamente alto.

    3.5.3. Transporte marítimo.

    El transporte marítimo es uno de los más antiguos que conocemos, pero en la actualidad aproximadamente el 85% del comercio internacional se transporta vía marítima.

    El desarrollo de marina mercante mexicana esta condicionado al impulso que se le dé al comercio exterior, en consecuencia el comercio con el exterior dependerá del desarrollo en el sistema de transporte marítimo mexicano.

    El transporte marítimo en México, es relativamente moderno el cual está en constante expansión, sin embargo, por las dimensiones que maneja, los itinerarios de llegadas y salidas, no se pueden establecer de una manera fija, ya que por lo regular están en constante cambio.

    El transporte marítimo de mercancías se clasifica en dos grandes segmentos, el llamado tráfico de altura que es el que se encarga de recorrer y atravesar océanos partiendo de un continente y llegando a otro en cualquier parte del mundo, y el de cabotaje este también puede llegar a ser internacional pero tiene la característica que en sus recorridos va tocando puertos sobre una misma costa.

    Las compañías dedicadas a la transportación marítima estan agrupadas de la siguiente manera:

    1. En conferencia:
    • Con itinerarios fijos.
    • Sin itinerarios fijos.
    1. Fuera de conferencia:
    • Sin itinerarios fijos.

    Las conferencias marítimas son agrupaciones o asociaciones de transportes marítimos, las cuales tienen como principal función la de establecer tarifas mínimas por la prestación del servicio, evitando así una guerra de precios que repercuta directamente en la quiebra de alguna compañía.

    Así se obliga a que las conferencias estén en constante lucha por mejorar su calidad en el servicio y no el costo de sus fletes.

    Se dice que las empresas que contratan el servicio marítimo en forma constante están en conferencia y así las empresas marítimas le ofrecen descuentos que ellos les llaman de fidelidad; las empresas que se proponen en algún momento exportar por primera vez lo más probable es que se tengan que adecuar al precio mínimo de transporte de mercancía que le imponga la empresa marítima el cual por lo general es alto.

    Las ventajas del transporte marítimo entre otras son:

    • Permite manejar volúmenes grandes de carga y peso, a enormes distancias.
    • No se ve afectado por fenómenos de estacionalidad.
    • Costo por tonelada bajo.

    Las desventajas que encontramos son las siguientes:

    3.5.4. Transporte ferroviario.

    El irregular tipo de terreno en México, la poca flexibilidad de este medio de transporte de carga, aunado con los largos tiempos de tránsito, desmotivan cada vez más a potenciales inversionistas, el poco interés en la renovación tecnológica a hecho que este tipo de transporte sea llamado obsoleto en México.

    Cabe hacer mención que el parque ferroviario con el que se cuenta es viejo y la gran mayoría se encuentra en muy mal estado, el ancho de las vías ferroviarias en las distintas rutas no es uniforme y en algunas rutas se requiere cambiarlas en su totalidad.

    Lo cual se refleja en el hecho de que solo dos rutas en México han sido concesionadas a la iniciativa privada, las cuales llevan a puertos de gran movimiento como son el puerto de Veracruz y el Puerto de Manzanillo.

    A continuación se mencionan algunas ventajas del transporte ferroviario:

    • Se manejan grandes cargas en dimensión y peso a grandes distancias.
    • El costo por tonelada es relativamente bajo.
    • No se ve afectado por fenómenos de estacionalidad.

    Principales desventajas de utilizar este medio de transporte de carga:

    • Medio de transporte muy inflexible (solo puede recorrer caminos donde haya rieles).
    • Velocidad de respuesta baja.
    • Tiempo de tránsito relativamente alto.
    • Parque vehicular muy viejo, infraestructura obsoleta.

    3.5.5. Transporte multimodal.

    Se conoce como transporte multimodal a la nueva manera de transportar la mercancía a grandes distancias acompañada de enormes volúmenes, el transporte multimodal es el traslado de mercancía utilizando mas de un tipo de transporte.

    (Ejem: transporte terrestre transporte marítimo transporte férreo) desde su origen hasta su destino que puede llegar a ser en cualquier parte del mundo.

    Si el punto de partida es distinto del país de entrega se le denomina transporte multimodal internacional.

    Lo más importante y dinámico de este medio de transportación no es simplemente la combinación de varios medios de transporte, sino que éste sea realizado como una solo operación amparada con un documento único de embarque y bajo una sola responsabilidad directa que monitorea la mercancía durante todo el trayecto.

    Son muchas las ventajas que nos ofrece el transporte multimodal como son:

    • Facilita el movimiento de mercancías, reduciendo el costo total de transporte mediante una mayor eficiencia, bajo una sola responsabilidad a cargo del operador de transporte multimodal.
    • Se tiene la alternativa de combinar varios medios de transporte con el objeto de que la mercancía llegue a su destinatario con el menor riesgo de pérdida o daño, en el menor tiempo posible.
    • Permite manejar carga de grandes dimensiones y pesos a enormes distancias.
    • Costo por tonelada relativamente bajo.
    • No se ve afectado por fenómenos de estacionalidad.

    Las desventajas son mínimas mencionamos algunas a continuación:

    • Velocidad de respuesta baja.
    • Moderadamente susceptible de pérdidas o robos.
    • Tiempo de tránsito relativamente alto.
      1. Importancia de la clasificación de mercancía para pago flete.
    1. Clasificación de mercancías para efectos de Fletes.

    El departamento de tráfico es el responsable de clasificar las líneas de producto (tipo de mercancía) ya sea por tamaño, volumen o valor económico.

    Esto con el objeto de tener identificado el producto que requiera manejo delicado por el beneficio que representa su venta para la organización. Cuando se está en la necesidad de embarcar algún pedido al cliente lo más conveniente es que sea de manera uniforme a que se refiere esto, a evitar la mezcla de productos en un mismo viaje que puedan en dado momento contaminar a los demás ya que puedan cambiar su consistencia ya sea en olor o sabor.

    La comparación entre el pago de flete y el monto de lo manejado para poder decir que el costo es óptimo, el monto total de la venta neta no debe exceder el 3% como pago de servicio por transporte, si el resultado es positivo se dice que el departamento de tráfico se preocupa por dar muy buenos resultados, y sé está dentro de los estándares de medición adecuados para el logro de los objetivos.

    Es fundamental tener transporte especializado en todos los aspectos, que ofrezcan un servicio de confianza cumpliendo los más altos estándares en servicio al cliente y precio de transportación (tarifa).

    3.6.2. Tarifas y cálculos de fletes.

    La palabra tarifa viene de la palabra "tarifia", que era el nombre de un puerto cerca de Gibraltar, en las costas de África; donde se pagaba tributo a los corsarios moriscos.

    Tarifa en su concepto más amplio es el pago por la prestación de un servicio recibido por parte de un tercero. En el caso de pago por concepto de flete este se liquidará en tiempo de vencimiento, por un importe acordado con anterioridad.

    En ocasiones la tarifa sufre modificaciones a la alza, éstas surgen comúnmente en la operación diaria, cuando la mercancía ya esta en tránsito, o llega a su destino.

    La tarifa comprende la especificación y cuantificación en términos monetarios, es decir la característica de carga hasta su entrega con el cliente y la cuota correspondiente pactada por la prestación del servicio. Es necesario desglosar los conceptos como se integra la tarifa, ya sea por distancia, por clase de servicio, otros, etc.

    La gerencia de tráfico para poder estructurar de una manera óptima sus tarifas y en particular el estudio de sus costos de transporte presenta una serie de variantes, ya que son tres los factores que influyen directamente como son:

    • Peso transportado (toneladas).
    • Volumen reflejado en (m3).
    • Valor económico del producto transportado($).

    Se clasifican las tarifas por el tipo de transporte que se utiliza para el envío de la mercancía, como puede ser: tarifa para movimiento por autotransporte de carga, tráfico aéreo, marítimo, multimodal, ferroviario.

    Para hacer un adecuado cálculo para el pago de flete, el cual debe ser competitivo en servicio y costo se debe considerar los siguientes factores:

      1. Clase o tipo de mercancía.
      2. Fin o uso de artículo.
      3. Estado de la mercancía(Ej. Producto terminado, materia prima, producto para destrucción, caducado).
    1. Descripción de la mercancía.
      1. Peso por caja.
      2. Tamaño de la caja.
      3. Entarimado o a granel.
    2. Tamaño y peso.
      1. Algún punto dentro de la Républica Mexicana.
      2. Entrega en varios clientes a destinos.
      3. Algún lugar en el extranjero.
    3. Destino.

    3.7. Sistemas inteligentes de transporte.

    No es novedad que la incorporación de las telecomunicaciones y la informática en los sistemas de transporte han revolucionado su gestión, sean de carga o no. La integración de diversas soluciones ha dado lugar a los promocionados sistemas inteligentes de transporte ( SIT o ITS por sus siglas en inglés).

    Se espera que mediante la aplicación de tecnologías de proceso de información, comunicaciones, control y electrónica, los SIT creen caminos, uso de vehículos y usuarios más inteligentes. Se prevé también que la aplicación de estas tecnologías mejore la operación y seguridad de los sistemas de transporte al proveer rutas más eficientes y mecanismos de advertencia de colisión o volcadura.

    Se encuentra en estos nuevos sistemas de transportación una muy eficiente manera de transportar productos, ya que están encaminados a incrementar la seguridad, aceleran las entregas, se anticipan a incidentes que pueden repercutir en daño económico para la empresa, reducen costos de operación e interactúan con otros sistemas de control que pueden implementarse en las empresas.

    Es conveniente evaluar el actual sistema de transporte, y empezar a incorporar empresas de transporte que presten este tipo de servicio bajo convenios atractivos para ambas partes, ya que esto nos ayuda como área de tráfico a mejorar nuestros procesos de trabajo, servicio al cliente y lo más importante a mejorar nuestros costos de transporte.

    3.8. Contratos y convenios.

    El establecimiento de convenios mantiene un lazo de servicio de cumplimientos mutuos entre la empresa y el transportista.

    Los puntos de acuerdo entre la gerencia de tráfico y transportes consideran:

    • Duración del contrato: cancelación y renovación.
    • Especificaciones del nivel de servicio: normas de estiva, limpieza de unidades, temperaturas controladas dentro de las unidades.
    • Establecimiento del programa de transporte: volumen de carga, frecuencia, disponibilidad de vehículos.
    • Acuerdos sobre fletes: descuentos por volumen, condiciones de pago, días de pago.

    La asignación de responsabilidades por las dos partes involucradas evita conflictos legales que puedan repercutir en escándalos para la compañía y pérdidas o daños a la carga asignada al transporte.

    Adicionalmente pueden existir acuerdos sobre servicios complementarios relativos a:

    • Maniobras de carga y descarga.
    • Recuperación de evidencia que garantice la entrega de la mercancía.
    • Atención de reclamaciones.
    • Tipo de unidad.

    3.8.1. Contratos comerciales.

    Están representados básicamente a las tarifas pactadas, puntos de carga y destino de entrega, distancias básicamente en kilómetros y ubicación geográfica, este tipo de convenios generalmente es entre la empresa que contrata los servicios de transporte y el prestador de servicio.

    Cuando se tiene la necesidad de hacer responsables a las dos partes es fundamental crear los contratos comerciales necesarios que aseguren el buen desempeño por parte de los proveedores de transporte.

    Este tipo de contrato se refiere a la responsabilidad que cae en el proveedor de transporte que contratamos en lo que se refiere a:

    • Responsabilidad civil de su operador y/o línea transportista.
    • Responsabilidad en el uso de transporte.
    • Caminos transitados.
    • Legalidad de su transporte.
    • Uso de materiales peligrosos.
    • Manejo del producto.
    • Maniobras.

    3.8.2. Contratos legales.

    Los contratos legales están respaldados por notario público y establecen cláusulas legales, estatutos, fechas, acuerdos, convenios y juntas, y los representantes legales de las dos partes se registran ante las autoridades oficiales.

    Este tipo de contrato es muy importante ya que la empresa tiene metas, objetivos, presupuestos que respetar, cuidando siempre los costos en los que se incurre cuando el proveedor de transporte no esta dando su mejor servicio puedes obligarlo a cumplir con lo establecido. Al no existir convenios legales el transporte puede en dado momento abandonar el servicio.

    3.9. Entregas en días preestablecidos.

    El departamento de tráfico esta obligado a identificar áreas de oportunidad ya sea en forma operativa o directamente en los costos de operación, para lo cual se han desarrollado técnicas de programación de entregas.

    Primero se vio como una técnica de reducción de costos para la empresa, hoy redundan en ventajas para los clientes y la administración de tráfico, el cual reduce posibles cargos extras por fletes. Algunas de estas formas han sido muy creativas; han permitido nivelar las cargas de trabajo en los almacenes y las actividades de servicio al cliente, con lo que se obtienen importantes ahorros.

    Con la programación de entregas en días preestablecidos se manejan en forma eficiente las cargas de trabajo así como la consolidación de carga, agilizando en forma considerable los pedidos normales y urgentes sin caer en demoras o retrasos que se reflejan directamente en los resultados como departamento.

    Los siguientes elementos son los requerimientos mínimos, para anticipación a la entrega ya confirmada:

    • Cantidades de producto.
    • Fecha de recibo por parte del cliente.
    • Hora de recibo ( en algunos casos números de confirmación).

    Conociendo estos aspectos mínimos se encuentran algunas ventajas en la operación natural como pueden ser:

    • Planear un nivel óptimo de stock de inventario, esto en caso de no tener el suficiente producto disponible que se requiere para la venta.
    • Preparar pedidos con menor grado de importancia.
    • Optimizar espacios de almacén que nos permitan agilizar el flujo de mercancías.
    • Asignar en forma anticipada a la línea transportista encargada de llevar el producto con el cliente, lo cual evitará retrasos.

    Los beneficios son mutuos entre el área de almacén y tráfico, ya que este tipo de mecanismo de planeación nos proporciona las siguientes ventajas:

    • Disminuye tiempos de entrega.
    • Disponibilidad anticipada de unidades.
    • Planeación adecuada de rutas de entrega.
    • Disminución de costos de transporte.
    1. Operadores logísticos.

    3.10.1. Definición general.

    Es la empresa que lleva a cabo la planificación implementación y control del eficiente y efectivo flujo y almacenamiento de mercancías, servicios, e información asociada, desde un punto de origen hasta el punto de consumo, con el objeto de satisfacer los requerimientos del cliente.

    Un operador logístico también puede ser la compañía que ofrece servicios integrales especializada en uno o varios eslabones que integran toda un cadena logística.

    3.10.2. Objetivo.

    El principal objetivo de los operadores logísticos es ofrecer servicios integrales de toda la cadena logística, relacionadas con la adquisición y distribución de bienes y servicios que requiere o produce una empresa, conociendo las necesidades de los clientes desde el momento mismo que el cliente piensa en el producto hasta el momento que lo recibe en las puertas de su negocio.

    3.10.3. Funciones.

    Entre otras las principales funciones del operador logístico en general están, el transporte de mercancías, almacenaje y distribución física, recepción y preparación de pedidos, gestión de stock de producto disponible, elaboración de rutas, así como la elaboración de información comercial generada por los ciclos normales de operación, dichas actividades están perfectamente especializadas y correctamente interrelacionadas.

    3.10.4. Centros de distribución y transporte.

    Antes de tomar la decisión de establecer un centro de distribución, se deben tomar en cuenta algunos factores en la red de distribución actual y planear el diseño considerando los siguientes puntos:

    • De inicio documentar la red actual.
    • Identificar los requerimientos de los clientes.
    • Actualizar la base de datos actual de nuestros clientes.
    • Diseñar redes de distribución alternas.
    • Proyección de reducción de costos anuales.
    • Evaluar todas las alternativas propuestas.
    • Especificar el plan a seguir para la implementación, incluyendo fechas compromiso así como principales responsables.

    Una vez realizado el análisis de la red de distribución los diferentes alternativas puede llegar a considerar un centro de distribución maestro y los necesarios centros de distribución regionales.

    El lugar a definir para el establecimiento de un centro de distribución implica infinidad de factores a analizar antes de tomar la decisión, algunos de ellos serian:

    • Características del producto.
    • Localización relativa a la planta (en caso de pertenecer a la industria de la transformación de alimentos).
    • Localización de mercados.
    • Características del cliente.
    • Oferta disponible de servicios de transporte y logística.
    • Disponibilidad de terrenos.
    • Accesibilidad de infraestructura de transporte y telecomunicaciones.

    Cuando tomamos en cuenta factores que intervienen en la apertura de una nueva unidad de negocio, y actuamos de manera preventiva ante riesgos posibles obtenemos ventajas competitivas, las cuales se traducen en beneficios para la organización como pueden ser:

    • Mayor velocidad de entrega.
    • Consistencia en las entregas.
    • Disponibilidad de producto.
    • Inventarios óptimos.
    • Mejor acompañamiento de las necesidades de cliente.

    3.11. Seguridad en las cargas.

    El resguardo de nuestras mercancías es parte fundamental del éxito por parte del área de tráfico, en cada embarque juega el factor riesgo el cual esta latente en cada movimiento de mercancía que se realiza, ya que en casos de siniestro las pérdidas son absorbidas en parte por la compañía, lo que se refleja directamente como un cargo en el estado de resultados.

    La prevención de siniestros esta marcando la diferencia, ya que estos días la seguridad en las cargas durante el trayecto entre los almacenes y el cliente se ve expuesto debido a la proliferación de hechos delictivos y accidentes no intencionados. La contratación de un seguro adecuado en todos los casos, es altamente recomendable, ninguna empresa desea que su mercancía sufra siniestros, por ello es importante anticiparse a los hechos.

    Algunas empresas se han empezado a implementar políticas de creación de reservas, aplicando provisiones mensuales que mitigarán en un futuro el monto de los siniestros que las compañías aseguradoras no cubren, esto con el objeto de no incrementar en una sola exhibición los rubros de gastos por pérdidas en siniestros que en dando momento pulverizan la utilidad generada, este tipo de operación esta siendo muy favorable.

    En el transporte internacional el principal riesgo tiene que ver con el daño que puede sufrir la mercancía durante su manejo, en el caso que la mercancía sufra daños durante el traslado, resulta sencillo delimitar responsabilidades y actuar en contra quien corresponda. Solo en los casos de robo a mano armada la empresa transportista no puede ser culpada de la pérdida.

    Por esta razón es muy recomendable la contratación de un seguro que cubra todo tipo de riesgos en entregas internacionales, incluyendo daños mayores a nuestra mercancía.

    3.12. Custodias.

    La intención de asegurar la mercancía no es para que sufra siniestros, lo ideal es tomar todas las medidas preventivas necesarias para evitar daños económicos.

    Algunas compañías de seguros exigen al contratante custodias en el manejo externo de mercancías, ya que el índice de siniestralidad con custodia se disminuye moderadamente.

    Existen 2 tipos de custodias para el resguardo de la mercancía:

    • Custodia por seguimiento.
    • Custodia satelital.

    La custodia por seguimiento se realiza en un vehículo con agentes armados que sigue a la unidad desde el punto de embarque hasta su destino final.

    En la custodia satelital sé monitoréa la trayectoria de la unidad desde su punto de embarque, siguiendo una ruta antes establecida y cualquier desvío de la ruta programada da luz verde al aviso e intervención de las autoridades.

    La custodia más efectiva es la que se realiza en forma de seguimiento de unidad, ya que el poder de disuasión en caso de un intento de robo es de manera inmediata.

    Los factores a cargo del transporte deben ser revisados y monitoreados periódicamente por parte del personal de tráfico ya que deben contar con requisitos mínimos que eviten problemas y retrasos en la entrega de nuestra mercancía, los cuales pueden ser:

    • Todo personal externo que labore dentro de las instalaciones de la empresa debe contar como mínimo afiliación al IMSS.
    • Operadores hábiles en el manejo de unidades (comprobar con exámenes).
    • Unidades con comprobantes de mantenimiento (preventivo-correctivo).
    • Operadores con vestimenta adecuada labores de carga (zapatos de seguridad, guantes, fajas etc.).

    De los requisitos que deben ser obligatorios para el transporte son:

    • Llantas de refacción, gatos, herramienta.
    • Radiocomunicaciones, celular, localizador etc.
    • Cinturones de seguridad.
    • Atlas de carreteras, y guía de las principales ciudades.
    • Custodia.

    Un factor importante para el personal de auditoría operativa es evaluar el sistema de seguridad que se utiliza en la empresa, el cual debe ir acorde con los objetivos establecidos por la compañía teniendo principal atención en evitar daños económicos y incremento en los costos de transporte.

    CAPÍTULO IV

    Empresas.

    1. En México el avance económico y tecnológico del país esta íntimamente ligado a la industria, entre ellas la alimenticia, ya que por los empleos que genera anualmente y las aportaciones con las que contribuye al gobierno federal se ha convertido en uno de los pilares del crecimiento económico.

      Las compañías de alimentos en México, están en constante desarrollo y mejora continua de nuevos productos de consumo, para lo cual invierten cantidades considerables de dinero que coadyuvan a satisfacer las necesidades de nutrición y calidad que la población exige.

      El entorno comercial de México, en cuanto al segmento de alimentos cuenta con una amplia aceptación comercial, segura y flexible, que es capaz de adaptarse a los cambios y responder a las exigencias de la población que consumen sus productos.

      Todos estos factores crean condiciones de crecimiento rápido, y por el momento no registran síntomas de rechazo por parte de los consumidores que son los que deciden.

      Las importaciones han sido parte de la gran competencia que se vive día con día, ha llevado a muchas empresas a recortar drásticamente sus gasto de operación, así como también la nómina de empleados, ya que los productos en ocasiones son de mayor calidad y se compran a bajo costo, cabe hacer mención que esto no siempre es verdad.

    2. Introducción.
    3. Concepto de empresa.

    Es un ente en el que a través de la administración de recursos materiales, humanos y financieros produce bienes o servicios que buscan la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

    Cabe hacer mención que algunas de las empresas pueden ser sin fines de lucro, pero la mayoría de ellas persigue un beneficio económico (utilidades).

    También se puede definir como el ente económico que enfoca y coordina sus esfuerzos de una manera generalizada, que busca como consecuencia un fin específico, dicho ente ejecuta una serie de operaciones las cuales están determinadas por el tipo de naturaleza del negocio, como pueden ser financieras, de transformación, comerciales o de servicios y que tienen como principal recurso el humano.

    Empresa: es una organización, que cuenta con recursos financieros, materiales, que enfoca su actividad primordial a la compra de materia prima y mediante la intervención de la mano de obra y la tecnología se transforman en un producto terminado para su posterior venta y consumo por parte de la población.

    Factores de riesgo que afectan a las empresas.

    Los factores que se mencionan a continuación son parte de los riesgos que las empresas enfrentan:

    • Desaceleración: está se relaciona por los cambios en el nivel de ingresos de la población, así como su poder real de compra.
    • Por disminuciones en el ritmo de crecimiento de la economía nacional, o por el comportamiento de la economía de nuestro vecino del norte.
    • El nivel de desempleo en el país, el cual obliga a las familias a administrar sus ingresos de distinta forma.
    • El nivel de inflación que en los últimos años a superado lo estimado por el gobierno federal.
    • La competencia, ya que en los últimos años, han penetrado insumos provenientes del extranjero principalmente de países asiáticos.

    El sector de alimentos en general ha enfrentado y seguirá enfrentando cambios en el entorno del negocio como son:

    1. Cambiante demanda y preocupación por la calidad en alimentos.
    2. Estrategias de la competencia así como el lanzamiento de nuevos productos.
    3. Regulaciones por parte del gobierno a la elaboración y venta de alimentos.
    4. Nuevas tecnologías.
    5. Desarrollo e identificación de nuevos canales de distribución y tráfico.
      1. Tamaño de las empresas.
    1. Clasificación de las empresas.

    Son muchos los criterios que se utilizan para medir el tamaño de una empresa, uno de los principales es el de micro, pequeña, mediana o grande. Pero existen otros términos que se pueden utilizar para medir la magnitud o tamaño, los cuales se mencionan a continuación:

    • El tamaño de la empresa se puede clasificar sobre la base de las aportaciones realizadas por los accionistas conocido como capital social.
    • Otro manera de clasificar la magnitud de la compañía es sobre la base de sus empleados, la micro empresa es aquella donde laboran menos de diez empleados, la pequeña es en la que laboran menos de 250 empleados, la empresa mediana es donde laboran entre 250 y 1,000 empleados y una empresa donde laboran más de 1,000 empleados la pueden considerar dentro del rubro de las grandes compañías.
    • También se puede clasificar a las empresas sobre la base de sus ventas según este criterio las empresas pequeñas concretan sus ventas a un nivel local, las empresas medianas realizan sus ventas ya a un nivel nacional y las grandes compañías cubren mercados tanto nacionales como internacionales.

    Para la Cámara Nacional de la industria y la Conserva de Alimentos la clasificación y distribución del mercado de empresas alimenticias en México es el siguiente:

    Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

     • El 52% son grandes (hasta 250 empleados o más, con ventas anuales netas superiores a los $ 20 millones de pesos).

    • El 37% son medianas (hasta 100 empleados y ventas anuales netas de hasta $ 9 millones de pesos).

    • El 11% son pequeñas (hasta 15 empleados, con ventas anuales netas de hasta $ 900 mil pesos).

    1. Clasificación por actividad o giro.

    Las empresas privadas se clasifican en tres grandes grupos conforme a la actividad que realizan, las cuales mencionamos a continuación:

    Comerciales.

    Su actividad primordial es la de ser un intermediario entre los productores y el consumidor final, teniendo como primordial actividad la compra-venta de los insumos. Estas empresas pueden clasificarse en tres tipos las cuales son:

    1. Mayoristas: son organizaciones que efectúan ventas considerables superiores a los 100 millones de pesos anuales, o que su capacidad instalada, permite desplazar cantidades mayores a 500 toneladas al año.
    2. Minoristas o detallistas: son las empresas que venden productos al menudeo o en pequeñas cantidades principalmente al consumidor.
    3. Comisionistas: se dedican a vender la mercancía o el producto que las empresas, les dan a consignación obteniendo por esta actividad una retribución económica.

    Servicios.

    Se consideran empresas de servicios aquellas que desarrollan actividades especializadas en diversas áreas en favor de empresas, o con el público en general y que persiguen fines de lucro.

    A personas: estas son las que cobran por ofrecer un servicio, para el cual ellos generalmente establecen el monto del pago por ejemplo: taxistas, profesores independientes, técnicos, etc.

    A empresas y con el público en general: este tipo de empresas son las que ofrecen de una manera formal sus servicios como por ejemplo: bancos, sociedades de inversión, hospitales, empresas de consultoría, casas de bolsa, empresas de publicidad etc.

    En resumen que son compañías cuya misión es la de comercializar servicios profesionales o de cualquier otro tipo.

    Industriales.

    Las empresas industriales tiene como primordial actividad la de producir bienes o productos mediante la utilización de materias primas, mano de obra y tecnología, dentro de las cuales podemos clasificar a las siguientes:

    • Extractivas: son las que tienen como principal objetivo, explotar los recursos naturales ya sean renovables o no renovables algunos ejemplos: empresas pesqueras, madereras, mineras y de extracción de petróleo.
    • Manufactureras: son las empresas que toman la materia prima y la transforman en producto terminado y pueden dividirse en dos grupos como son, las empresas que producen bienes de consumo final, o empresas que producen bienes necesarios para ser utilizados y en otra etapa llegar al consumo final, Por ejemplo: materiales de construcción, productos químicos, electrónica etc.
    1. Tipos de empresa.

    Podemos clasificar a las empresas en dos grandes grupos:

    1. Empresas públicas.
    2. Empresas privadas.

    Empresas Públicas: son aquellas que son creadas por el gobierno, para prestar servicios a la comunidad, su principal finalidad es la de satisfacer necesidades de carácter social.

    Las principales características de las empresas de públicas se mencionan a continuación:

    • Son empresas creadas por el gobierno cuyo capital pertenece al estado y tienen como principal objetivo satisfacer necesidades de carácter público.
    • Es uno de los medios más eficaces que el gobierno utiliza para intervenir en la economía del país.
    • Tienen importancia económica relevante por el volumen de negocios que maneja, personal empleado, así también por su presencia en sectores productivos estratégicos.
    • No busca la maximización de sus beneficios, si no que enfoca más sus esfuerzos al mayor interés de la sociedad a la que va dirigido.

    Empresas privadas: son aquellas en las que su capital es proporcionado meramente por particulares ya sea aportaciones de ciudadanos mexicanos o desde el extranjero y su primordial objetivo es el de obtener un beneficio económico mediante la satisfacción de alguna necesidad con el público en general.

    Las principales características de las empresas privadas son.

    • El capital con el que cuentan estas empresas fue de aportaciones de inversionistas privados, los cuales buscan con esto obtener un beneficio económico, como contraprestación a las aportaciones que realizaron.
    • Las empresas desempeñan su actividad económica dentro del sector privado.
    • Asumen todos riesgos inherentes al giro de su actividad económica.
    1. Industria de la transformación en alimentos.

    Dentro de la industrial de la transformación se encuentran las empresas de alimentos, en los últimos años en nuestro país, ha readaptado sus estrategias de negocio para seguir posicionado dentro del mercado nacional y poco a poco ir ganando mayor terreno ante sus adversarios los grandes consorcios globales.

    Este proceso ha encaminado algunas industrias nacionales a fortalecer su estructura "hacia dentro", a través de la adquisición de empresas pequeñas o medianas dentro del territorio nacional, como lo han hecho grupos como, Herdez, LaLa etc. Pero otras compañías han arriesgado "hacia fuera", identificando empresas en otros países y adquiriéndolas ya sea parcialmente o en su totalidad como lo han hecho empresas como, Bimbo y Maseca.

    Cuando se habla de empresas de alimentos el panorama es amplio ya que la industria de alimentos abarca todo el consumo humano, solo por mencionar algunas, ya que la lista es sumamente grande, tenemos los siguientes:

    • Bebidas y jugos.
    • Legumbres, chiles, frutas.
    • Mayonesas, mostazas y aderezos.
    • Salsas, condimentos, alimentos relacionados con el tomate.
    • Productos del mar.
    • Sopas, cremas y consomés.
    • Pastas, harinas.

    Nuestro país tiene evidentes ventajas competitivas en la producción de alimentos pero requiere de profesionales comprometidos, que con lleven al crecimiento sostenido de esta compleja y extraordinaria industria.

    Las empresas de alimentos están adquiriendo una mayor conciencia por garantizar la calidad y seguridad en cada uno de los productos que elaboran, estos factores generan confianza en los consumidores y generan un crecimiento en las marcas de los productos, que cumplen con todas las normas de seguridad e higiene, respetando el medio ambiente.

    Las empresas de transformación operan dentro de un ciclo, que se resume a continuación; al cual se unen las empresas de alimentos tema del presente trabajo.  

    5. Caso práctico.

    Antecedentes de la empresa.

    Esta organización surge en Holanda en los años de 1930, como resultado de la fusión de la compañía "Margari" y el fabricante de jabón "XXX Brothers". Entre las dos empresas tenían presencia importante en más de diez países.

    Sus profundas raíces internacionales, espíritu emprendedor y buenas relaciones sociales, tanto con sus empleados como con las comunidades en donde operan, siguen formando el negocio actual que ahora se conforma.

    La entidad inicia operaciones en nuestro país en la década de los años setentas cuando adquirió diferentes empresas, hoy en día es una de las organizaciones más importantes en México en el sector de alimentos, cuenta con tres grandes divisiones como son:

    • Alimentos.
    • Hogar y cuidado personal.
    • Helados.

    Al cierre del primer semestre del 2003, "XXX de México, S. A. De C.V." cuenta con dos oficinas corporativas en D.F. y en el estado de México, siendo el corporativo en el estado de México el domicilio fiscal de dicha organización.

    Actualmente cuenta con seis centros de distribución en la República Mexicana, perfectamente ubicados y siendo el de la ciudad de México el almacén maestro, esto les permite hacer llegar sus productos prácticamente a todo el país, las ubicaciones se mencionan a continuación:

    • Chihuahua.
    • Guadalajara.
    • Mérida.
    • Ciudad de México (Centro de distribución maestro).
    • Monterrey.
    • Tijuana.

    Memorando

    Para: Ing. José Aurelio García. De: Román Castillo Ruiz.

    Gerente central de tráfico. Gerente de auditoría.

    Ubicación: Centro de distribución México. Fecha: 13 de octubre de 2003.

    Asunto: Revisión de operaciones en el área de tráfico.

    Por medio del presente te informo que el personal de auditor operativa, estará el próximo 20 de octubre del presente en el centro de distribución México revisando la operación actual en el área de tráfico.

    1. Evaluar la operación natural del departamento de tráfico así como la relación con los proveedores actuales de servicio de transporte.

    2. Objetivo.
    3. Alcance.

    Observación y evaluación de los ciclos naturales de operación en rubros como: estándares de servicio, embarque de producto, manuales de políticas y procedimientos, reexpedición de facturas foráneas, contratación de fletes, recepción de facturas retornadas por los clientes, pago de fletes y cuentas por pagar.

    El tiempo estimado para su conclusión será de no mayor a dos semanas.

    Sin más por el momento, quedo a tus órdenes para cualquier duda o comentario que requieras con relación al contenido del presente.

    Atentamente,

    Familiarización.

    Para la elaboración de productos de alimentos, cuenta con dos plantas una en la ciudad de Aguascalientes, donde principalmente se elabora mayonesa y aceite vegetal; y la siguiente en Lerma, Toluca donde se elaboran jugos, se procesa el maíz y se elaboran productos provenientes del pollo.

    La planta para la elaboración de productos congelados se encuentra en el estado de México.

    El auditor visitó el centro de distribución en la ciudad de México, el cual opera al norte de la ciudad, en la zona Industrial de Vallejo, cuenta con un volumen de almacenamiento de aproximadamente veinte mil metros cuadrados, con trece cortinas de despacho de producto, así como otras cuatro cortinas para la recepción del producto proveniente de las plantas.

    En este almacén solo se resguarda producto terminado listo para su venta en la presentación seco y caja cerrada, los dos departamentos que intervienen en el proceso de administración y servicio al cliente son dos:

    1. Departamento de Tráfico: es el encargado de la planeación y abastecimiento de producto a centros de distribución foráneos vía transferencia, entregas a los diversos clientes en el Distrito Federal y en diversos estados de la República Mexicana como: Puebla, Veracruz, Querétaro, Toluca, Michoacán, Chiapas, Oaxaca, Morelos y Guerrero.
    2. Departamento de inventarios: es responsable del resguardo y valuación del inventario físico, así como de los conteos y aclaración de diferencias generadas por la naturaleza de la operación.

    La ubicación del departamento de tráfico dentro del organigrama de la compañía, se muestra a continuación:

    Se recopiló información generada por el funcionamiento natural de operación como son:

    • Reporte de pedidos al mes de octubre de 2003.
    • Reportes emitidos por el sistema R/3 de Sap (Sistema integral de registro de operaciones, que realiza un ente económico en términos monetarios), de la consolidación de carga al mes de octubre de 2003.
    • Lista de tarifas autorizadas vigentes.
    • Relación de líneas de transporte que trabajan actualmente para la compañía.
    • Relación de embarques pendientes al 31 de octubre de 2003.
    • Reporte de evidencias pendientes de turnar al departamento de crédito y cobranza.
    • Relación de pagos pendientes de realizar a proveedores de transporte.
    • Indicadores establecidos por la compañía (comparativos respecto a otros centros de distribución, indicadores de gastos por fletes locales, foráneos y de transferencias de producto).
    • Manual de políticas.

    Adicional a esta información se proporcionó organigrama actual, así como descripción del puesto de los involucrados, el área cuenta principalmente con un gerente, un coordinador, un jefe de tráfico y tres analistas.

     Investigación y análisis.

    Se realizaron diversas entrevistas con el personal involucrado de tráfico principalmente con el gerente a cargo, jefe de tráfico y dos coordinadores, los cuales explicaron las actividades que realiza el personal a su cargo así como la función que desempeña dentro de su organización.

    El auditor realizó una observación directa de las operaciones a cargo del personal de tráfico, como son:

    • Consolidación de carga, observando factores importantes tanto en peso del producto, volumen m3, unidades disponibles, personal en turno.
    • Entrega de documentación al transporte.
    • Condiciones de unidades.
    • Horarios de entrega.
    • Conteo y acomodo de la mercancía.
    • Asignación de custodias para el envió del producto.

    Estándares de servicio.

    La única documentación que se tiene para la medición de resultados son los indicadores proporcionados por el departamento de servicio al cliente, ya que el área de tráfico está en proceso de implantación de los mismos.

    • Los siguientes indicadores nos fueron proporcionados por el departamento de servicio al cliente los cuales no son validados por la gerencia de tráfico.

    A tiempo y pedido completo / nivel de servicio centro de distribución México 2003.

    Densidad.

    Cajas manejadas.

    Pedidos compl.

    A tiempo.

    Pedidos.

    Facturas.

    %

    Pedidas.

    Surtidas.

    %

    Pedidos.

    %

    Pedidos.

    %

    Sep-03

    6,907

    4,058

    59%

    347,895

    285,045

    82%

    2,370

    58%

    1,805

    44%

    Oct-03

    6,396

    4,804

    75%

    455,230

    360,185

    79%

    2,744

    57%

    1,869

    39%

    13,303

    8,862

    67%

    803,125

    645,230

    80%

    5,114

    58%

    3,674

    41%

    Dichos indicadores no son los necesarios y adecuados, para la evaluación de una manera integral, los resultados del área.

    Embarque de producto.

    Se observaron unidades con piso roto, llantas lisas, lonas perforadas y rotas, cajas sucias ejemplos:

    Fecha.

    Consolidado de carga No.

    1. Destino.

    Tipo de unidad.

    Línea de transporte.

    Observaciones.

    Sep-03

    17375

    Tapachula-Chiapas.

    Trailer.

    Águilas del Caribe.

    llantas lisas y caja sucia.

    Sep-03

    17384

    Córdova-Veracruz.

    Trailer.

    Trans.Gutiérrez.

    llantas lisas.

    Se realizaron algunas entrevistas al personal de tráfico con preguntas como:

     

    Entrevistador: Entrevistado:

    ¿ Se tiene algún procedimiento para el embarque de mercancía?

    ¿En base a qué documento se prepara la mercancía para ser cargada y quién proporciona dicha información?

    ¿En base a qué indicador (m3, toneladas, peso), se asigna la unidad adecuada y porqué?

    ¿Existe algún cliente, al cual se entrega el producto de forma especial o bajo ciertas especificaciones?

    ¿Quién asigna las custodias y bajo que criterio, son suficientes las unidades ?

    ¿Se tienen horarios de entrega especificados y quién los proporciona, están actualizados?

    ¿Se realizan inspecciones físicas a las unidades para verificar su óptimo estado, que evite daños al producto o retrasos en las entregas?

    Necesitan mejorar los procesos de embarque de producto.

    Manuales de políticas y procedimientos.

    Al revisar las carpetas de las políticas de tráfico se detectó que no están actualizadas desde 1998, el personal no conoce las políticas de la tráfico, solo se entera por comentarios informales.

    Se identificó que no hay de manera formal procedimientos de trabajo, todo se realiza por experiencia que obtiene por el tiempo en el que ha trabajado.

    La actualización de políticas no se está dando constantemente, necesitan mejorar.

    Reexpedición de facturas foráneas.

    El personal de tráfico proporcionó un reporte emitido por el sistema Sap, el cual integra, los consolidados de carga que tienen destino final poblaciones fuera de su jurisdicción (Estados de la República que no entran en su planeación de entrega) , al investigar con el personal de tráfico se comento que el sistema al momento de facturar en cualquier centro de distribución foráneo y no encontrar el suficiente disponible de producto, en automático se redirecciona a México por ser el centro de distribución de mayor capacidad y con mayor inventario, esto obliga a que la factura se emita en México y se mande el producto al almacén donde se debió emitir dicha factura, quedando la responsabilidad en México a recuperar la factura que el cliente firma de conformidad , esto afecta directamente al almacén emisor en el resultado de facturas pendientes por recuperar, dicho reporte es constantemente monitoreado por el área de crédito y cobranza.

    A continuación se mencionan algunos casos:

    Fecha.

    Centro distribución foráneo.

    Consolidado de carga No.

    Jul-03

    Mérida

    16910

    Dic-02

    Tijuana

    11134

    Mzo-03

    Guadalajara

    17955

    Se necesita mejorar dichos procesos, no han sido los necesarios y/o adecuados.

    Contratación de fletes.

    Al solicitar el expediente de todos los transportistas, se evidenció que no existen contratos por escrito donde se tenga obligación de ambas partes (compañía-transporte), a cumplir acuerdos satisfactorios.

    Dicho archivo de expedientes no está actualizado y los datos ahí presentados nunca fueron validados a través de alguna vista domiciliaria, ya que no se tiene la costumbre de validar dicha información.

    La contratación de transportistas por parte del área de tráfico no ha establecido controles necesarios que aseguren una correcta y acertada contratación.

    Pago de fletes.

    La política de la compañía obliga al gerente de tráfico a firmar todas las facturas a favor del transporte para su trámite de cobro, al solicitar la relación de las facturas a revisión para el pago al transporte se evidenció que algunas facturas no habían sido autorizadas por un nivel gerencial, se mencionan a continuación algunos ejemplos:

    Fecha.

    Transporte.

    Factura.

    Consolidado No.

    05-Mar-03

    Transportes García.

    253

    17023

    17-Ago-03

    Ana Nolasco.

    602

    16034

    09-Ago-03

    Ana Nolasco.

    596

    16257

     

     

     

     

     

     Al solicitar las tarifas de cada transporte al jefe de trafico, se observó de que no hay una estandarización de precios por servicios de las mismas características.

    Respecto al pago de maniobras no existe un tabulador que establezca el importe correcto conforme a las características del servicio, el personal no gerencial autoriza pagos por concepto de maniobras sin tener un soporte confiable.

    En este punto los controles existentes no son los necesarios.

    Recepción de facturas firmadas y selladas de conformidad con el cliente.

    Se solicitó al jefe de tráfico el reporte de facturas emitidas por el centro de distribución, las cuales deben ser turnadas en su totalidad al departamento de crédito y cobranzas, evidenciamos que se tienen facturas con más de un mes de atraso y que el personal recibe las facturas con cualquier firma o sello de recibido por parte del cliente, no se tiene un manual formal que oriente al analista de tráfico a verificar la autenticidad de sellos y firmas.

    El control de las evidencias por parte del área de tráfico que soportan la entrega de mercancía al cliente, y que su convierte en un derecho de cobro a favor de la organización, necesita mejorar o replantear el control actual .

    Cuentas por pagar.

    Se revisó el reporte de acreedores diversos asignados al centro de distribución México, detectando algunos saldos a cargo de transportistas por concepto de faltantes y producto dañado , al 30 de octubre de 2003 no habían sido cobrados o descontados de su pago inmediato, a continuación se mencionan algunos casos:

    Transportista.

    Pago $ .

    Saldo x cobrar al transportista $.

    Antonio Doroteo.

    128,799.20

    12,813.63

    Florida Vázquez.

    110,874.80

    12,543.40

    Aguilas del caribe.

    70,316.52

    18,654.50

    Se informó al gerente de tráfico y al encargado de cuentas por pagar, para su seguimiento y aplicación, se tiene un control ineficiente para recuperar saldos a favor de la organización, los controles no son los necesarios y/o adecuados.

    Diagnóstico.

    Como resultado de la auditoría operativa aplicada al área de tráfico, en el centro de distribución México, se determina de que los controles existentes no son los necesarios y/o adecuados, para el cumplimiento de las políticas vigentes, así como los objetivos establecidos por la organización, tanto para la salvaguarda de los activos de la empresa, así como la reputación de la misma, por lo tanto se requieren mejoras en los procesos, así como la elaboración de los procedimientos y actualización de las políticas de manera inmediata.

    Tipos de opinión.

    A continuación se muestra los tipos de opinión existentes para evaluar los controles del proceso revisado, en la fase de investigación y análisis.

    • Bajo control : se emite la opinión bajo control, cuando los controles internos establecidos aseguran que la operación funciona de manera adecuada.
    • Necesitan mejorar : se emite esta opinión en aquellos casos en que los controles internos de la operación, funcionan bajo algunas deficiencias.
    • No son los necesarios: se emite esta opinión cuando los controles existentes son insuficientes para el correcto funcionamiento de la operación.
    • Fuera de control: se emite esta opinión cuando no existe ningún tipo de control y la operación esta trabajando de manera ineficiente.

    Para determinar la opinión se considera el cumplimiento de:

    1. Controles básicos que salvaguarden los activos de la empresa.
    2. Controles para evitar daños económicos y de reputación a al empresa.
    3. Políticas corporativas.

    Informe de auditoría operativa.

    Para: Ing. José Aurelio García.

    Gerente central de tráfico.

    REF: Centro de distribución México.

    No.Informe: 01-2003

    Departamento: Tráfico.

    Fecha inicio: 20-10-2003

    Unidad de Negocio: Alimentos secos.

    Fecha inicio: 31-10-2003

     

     

     

     

    Estatus de controles y manejo gerencial.

    En base a los hallazgos descritos a continuación se determinó que los controles existentes no son los necesarios y/o adecuados para el cumplimiento de las políticas y objetivos de la compañía, para lo cual se propone implementar mejoras de manera inmediata.

    Aspectos Generales.

    Alcance:

    Nuestra revisión fue realizada de acuerdo con a la carta enviada el pasado 13 de octubre del presente año.

    Hallazgos y recomendaciones.

    Estándares de servicio.

    Hallazgos:

    • La gerencia está en proceso de implementar indicadores de desempeño internos, por lo que a la fecha de nuestra visita observamos lo siguiente:
    • No se evidenció un sistema para el monitoreo o seguimiento de los objetivos logrados por el área.
    • No se encontraron planes de acción para la pronta implantación de indicadores de desempeño.

    Riesgo:

    La falta de seguimiento a los indicadores de desempeño por parte de la gerencia incrementa el riesgo de daños económicos.

    Recomendaciones:

    • Finalizar de manera inmediata la implementación de los indicadores de desempeño internos y generar los planes de acción necesarios.
    • Validar y conciliar los indicadores proporcionados por de departamento de servicio al cliente.

    Embarque de producto.

    Hallazgos:

    • No existe una herramienta confiable que garantice la autenticidad del operador previo al embarque; de tal forma existe el riesgo de utilizar chóferes de líneas no autorizadas para cargar producto.
    • No se hacen inspecciones físicas de las unidades para validar el buen estado físico.

    Riesgo:

    Utilizar chóferes falsos, daños considerables en los productos embarcados en unidades inadecuadas, faltantes en inventarios a consecuencia del robo hormiga y afectación a los indicadores de desempeño en especial a los reportes a tiempo y pedido completo, por lo tanto daños económicos a la compañía.

    Recomendaciones:

    • Establecer un mecanismo confiable que garantice la autenticidad del operador así como un historial limpio.
    • Establecer de manera formal y obligatoria, las inspecciones físicas a todas las unidades que pretendan carga producto de la compañía.
    • Instalación de jaulas en cada puerta del anden de carga, logrando así un mayor control y aseguramiento del producto ante un error de carga, ya que la cercanía entre una cortina de despacho y otro es muy poca.

    Manuales de Políticas y Procedimientos.

    Hallazgos:

    • Las políticas no están actualizadas, la última actualización se realizó en marzo de 1998.
    • No se evidenció algún manual donde se especifiquen los procedimientos de trabajo.

    Riesgo:

    No se trabaja bajo esquemas definidos, el personal realiza su trabajo en base a la experiencia adquirida, por consecuencia se pueden tomar malas decisiones.

    Recomendaciones:

    • Cambiar las políticas o actualizar las ya existentes que garanticen el correcto apego a las mismas y el buen funcionamiento de la operación.
    • Elaborar de manera inmediata los manuales de procedimientos de trabajo y darlos a conocer al personal involucrado.

    Reexpedición de facturas foráneas (Cruce de anden).

    Hallazgos:

    Cuando el producto se encuentra agotado en los centros de distribución foráneos, el producto es facturado y enviado desde México; la entrega es a través del centro foráneo, dejando la responsabilidad de la recuperación de la evidencia de cobro en el centro de distribución México. La aplicación de del mecanismo de cruce de anden (consiste en hacer un movimiento en el sistema R/3 de Sap para cargar la factura al centro de distribución foráneo y cancelar

    el movimiento del centro emisor).

    Riesgo:

    Ineficiencia en la operación y retrazo en la recuperación de la evidencia lista para el cobro a favor de la empresa.

    Recomendaciones:

    • Implementar de manera inmediata los controles necesarios para asegurar la eficiencia en este tipo de operación, siendo una alternativa llevar a cabo los movimientos en el sistema llamados, cruce de anden o bien planear de manera adecuada el abastecimiento de producto en forma oportuna a centros de distribución foráneos.

    Contratación de fletes.

    Hallazgos:

    • No existe un procedimiento escrito para el criterio de selección y contratación de líneas de transporte, estas actividades son realizadas a criterio del responsable del área de tráfico.
    • No existen contratos con la línea de transporte.
    • El proceso de selección y asignación de rutas es de manera informal, no existe evidencia por escrito donde se asegure que la línea de transporte se compromete a la entrega de producto en tiempo, bajo las condiciones que el cliente solicite.
    • No existe un procedimiento formal para monitorear el desempeño de las líneas de transporte, así como los siniestros en los que ha incurrido.

    Riesgo:

    Deficiencias en el servicio, malas prácticas en la asignación de carga a las líneas transportistas y por lo tanto posibles daños económicos para la organización.

    Recomendaciones:

    • Elaborar procedimientos para la selección y contratación de líneas de transporte.
    • Contratar los servicios de un tercero para validar la información proporcionada por primera vez de los representantes y/o dueños de líneas de transporte.
    • Establecer contratos de servicio de transporte con las líneas de transporte con el objeto de obtener mejores respuestas de servicio y fijando compromisos por escrito entre ambas partes.
    • Establecer los reportes necesarios para medir el desempeño de las líneas transportistas, así como para el monitoreo constante de los robos o accidentes en que incurrieron.

    Pago de fletes.

    Hallazgos:

    • La revisión y autorización del pago al transportista es realizada por un nivel no gerencial.
    • No existe unificación de tarifas con los diferentes transportistas para la prestación de un mismo servicio.
    • Se detectó por lo menos un caso en el cual se pago un flete Aguascalientes-México a transportes perla por un importe de $5,500, no obstante existen cotizaciones de otras líneas con costos inferiores Transportes Easo $5,000.
    • No existe un procedimiento para autorización de pagos extras por maniobras y tarifas no negociadas, éstas son negociadas por un nivel no gerencial.

    Riesgo:

    Autorizar pago de tarifas no negociadas o tarifas mal calculadas ocasionando un daño económico para la organización.

    Recomendaciones:

    • Establecer un control de manera inmediata para la revisión y validación del pago a transportistas, así como el envió y recepción de la documentación a cuentas por pagar.
    • Estandarizar las tarifas para pago a transportistas.
    • Elaborar procedimiento y apegarse al mismo para la autorización de maniobras y tarifas no negociadas.

    Recepción de facturas firmadas y selladas de conformidad por el cliente.

    Hallazgos:

    • No existe un catálogo de requisitos que deben reunir las evidencias retornadas por el chofer de acuerdo con los diferentes tipos de cliente,

    notamos que el personal de tráfico que recibe dicha documentación las conoce mediante la experiencia que da la práctica.

    Riesgo:

    Recepción de evidencias que no cumplan con los requisitos que señalan los clientes y/o recibir documentación falsa, asímismo perder el control en el proceso de recuperación de facturas que por consiguiente imposibiliten el cobro de las mismas.

    Recomendaciones:

    • Capacitar formalmente al personal responsable en la recepción de facturas retornadas por cliente donde firman o sellan de conformidad, así como la elaboración de un "catálogo de facturas que incluya los requisitos que el cliente solicita para su pago", y que sea de uso obligatorio para dicho personal.

    Cuentas por pagar.

    Hallazgos:

    • El área de cuentas por pagar realizó el pago a los transportistas el día 25 de octubre del 2003, sin tomar en cuenta que algunos transportistas tienen saldo pendiente por pagar a la compañía.

    Riesgo:

    No recuperar del saldo por cobrar a transportistas, en caso de que dejen de prestar sus servicios a la compañía ocasionando un daño económico.

    Recomendaciones:

    • Realizar el cargo de manera inmediata de los saldos deudores generados por transportistas.
    • Establecer un monitoreo semanal de los saldos pendientes de cobro, para que sean aplicados contra el pago inmediato posterior al transportista.

    El personal de auditoría operativa agradece la cooperación recibida durante nuestra visita por parte del equipo de tráfico ubicado en el centro de distribución México.

    Román Castillo Ruiz.

    Gerente de auditoría operativa.

    c.p.p. ING. Alberto López-Director de distribución.

    C.P. Arturo López –Gerente de contabilidad.

    CONCLUSIONES

    La nueva cultura empresarial aunada a la consolidación de mercados globalizados, exige a las compañías el mejoramiento de sus procesos productivos, y entrar en un ciclo de eficiencia y eficacia operativa, identificando áreas susceptibles al fortalecimiento de controles con la ayuda de la innovación tecnológica y de una adecuada administración.

    El gran impulso que en la actualidad se le ha dado a la aplicación de la auditoría operativa, está marcando la diferencia entre los buenos resultados y los no deseados; dicha aplicación se hace necesaria si lo que se pretende lograr es un cambio de cultura organizacional que culmine con la obtención eficiencia y eficacia operativa, lo cual no debe representar un imposible, ya que todo ciclo productivo esta inmerso en un constante proceso de cambio. Adicionalmente, no se deben pasar por alto los enormes beneficios que conlleva una adecuada aplicación de la auditoría operativa, tales como:

    • Identificación de desviaciones e ineficiencias operativas.
    • Eliminación de procesos de trabajo obsoletos o inadecuados.
    • Identificación de riesgos.

    Sin lugar a dudas el factor determinante para el logro de los objetivos de la auditoría, lo constituye el desempeño del auditor operativo, el cual debe involucrarse en las áreas analizadas, a tal grado, que se convierta en un verdadero experto de las operaciones evaluadas, obteniendo así los suficientes elementos que le permitan aplicar sus conocimientos, experiencia y capacidad profesional, abarcando no solamente áreas como las de tráfico y distribución, objeto del presente trabajo, sino desempeñando también su labor en el amplio campo de acción que conforman por la totalidad de áreas operativas de una organización.

    Asímismo, no se debe perder de vista que el mejor indicador de un correcto trabajo de auditoría , se hará constar a través del incremento en la eficiencia operativa y de un mejor aprovechamiento de los recursos materiales y humanos, esto como resultado de la implementación de las sugerencias propuestas en el informe de auditoría, y más aún si las acciones emprendidas se ven reflejadas en ahorros o beneficios económicos para la organización.

    Dado el entorno de alta competitividad que en la actualidad se presenta, los programas de reducción de gastos en las organizaciones son mucho más frecuentes, se buscan ahorros en prácticamente todas las áreas de la organización, lo cual es un factor de impulso determinante para que el auditor operativo continué realizando su trabajo bajo los más altos estándares de calidad, tanto de oportunidad de información como de utilidad de recomendaciones.

    Las compañías productoras y distribuidoras de bienes, comienzan a dar una mayor importancia a sus departamentos de tráfico, los cuales, deberán desarrollar nuevos enfoques en la cadena logística a futuro para ser realmente competitivos, el escenario más conservador será:

    • Proceso de globalización.
    • Avances tecnológicos.
    • Incremento en la competencia.
    • Reducción de costos logísticos.
    • Justo a tiempo.

    Se debe tener en cuenta que gran parte del éxito del área de tráfico, recae en la coordinación y comunicación con sus proveedores de servicios, principalmente los relacionados con el autotransporte o transportistas; el auditor encargado del mejoramiento en la eficiencia operativa en esta área, deberá evaluar minuciosamente las características propias de los servicios que prestan a la organización, ya que será la parte medular en el desarrollo de su trabajo de auditoría.

    En resumen, la cerrada competencia entre las empresas de alimentos, obliga a pensar que solo aquellas que implementen estrategias innovadoras en transportación de sus productos y que se preocupen por adoptar políticas de revisión y evaluación de operaciones, tendrán la delantera y con ello asegurar el éxito.

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    Cualquier duda o comentario favor de escribir a:

     Roman Castillo Ruiz

    México D.F.

    Partes: 1, 2


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