Auditoria de Recursos Humanos

En este trimestre hemos estado viendo todo lo referente a la materia de auditoria de recursos humanos, es una materia que en lo personal se me hace muy interesante y además que hemos visto que es de suma importancia de que todas las organizaciones realicen en sus empresas una auditoria para que de esta manera se lleve un mejor funcionamiento de la misma. Este trabajo es un resumen (síntesis) de todo lo que hasta el momento hemos visto, analizando y desarrollando cada tema.

Los recursos humanos son considerados por las actuales teorías de organización de la empresa como uno de los activos de los que dispone más valiosos. Es por ello, que el reflejo que tiene dentro de las empresas va a ser muy importante, tanto cualitativamente como cuantitativamente, representando una parte significativa del total de gastos que durante el ejercicio económico incurre la empresa, incidiendo de forma directa o indirecta en el resultado de la compañía, o bien activándose como mayor valor de ciertos elementos.

Primeramente debemos de saber lo que es una auditoria de recursos humanos o bien de personal, esta es un conjunto de procedimientos, los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias que existen dentro de la organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya esta establecido, así como también mejorar a cada uno de los trabajadores de la organización. Las auditorias ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede mejorar y de esta manera aportar mas a su puesto. Las auditorias deben de llevarse a cabo de manera periódica, de esta manera la empresa podrá tener un mejor control interno y además que estará en constante crecimiento.

La persona que realiza las auditorias es conocido como auditor el cual debe de tener ciertas características que lo ayuden para llevar a cabo de una mejor manera su trabajo, es bien sabido que no cualquier persona puede realizar una auditoria, tiene que ser una persona bien capacitada y sobre todo la cual debe de tener una mente abierta para cualquier acontecimiento que se le presente durante su trabajo, debe ser una persona la cual este convencido que su trabajo es de suma importancia para la empresa y sobre todo que es muy valioso para esta el obtener buenos resultados, así como tan bien tener pleno conocimiento de lo que realiza, y debe ser una persona paciente y tolerante la cual debe de ejecutar su trabajo mediante una serie de pasos lógicos hasta llegar a la conclusión del mismo. Ya que como anteriormente se ha mencionado ayuda a que la organización mejore en todas sus deficiencia y si las auditorias son realizadas por personas altamente especializadas y capacitadas mejor aún.

Un buen auditor también debe de contar con una serie de atributos los cuales son de suma importancia, cabe que se mencione que no los debe de olvidar y sobre todo que cuente con ellos:

• Debe de tener dos oídos y una boca: esto quiere decir que tiene que aprender a hablar lo necesario y a escuchar todo lo que le pueda ser útil para su investigación.
• Debe de tener plenos conocimiento en el procedimiento que va a implementar para que los resultados sean mejores: ya que debe ser una persona con un alto grado de especialización en su rama.
• Debe de dar un informe claro y preciso sobre el área que audita: esto para que no existan dudas de su trabajo y de lo que esta realizando.
• Debe ser una persona con amplios conocimientos en su área: de igual manera debe de ser capaz de realizar una auditoria y sobre todo de estar en capacitación y aprendizaje constante.
• Debe de tener conocimiento en la interpretación de esquemas de procedimientos.
• Se una persona la cual sea capaz de realizar una buena entrevista y dar un buen relato sobre lo que observó y toda la información que recabó.
• Contar un razonamiento deductivo para que le sea más fácil llegar a una solución lógica.
• Tener amplia capacidad para escuchar: esto con el fin de que pueda captar toda la información que le sea útil.

Es muy importante señalar y sobre todo no olvidar que en caso de que un auditor no cuente con alguno de los atributos anteriormente mencionados, la auditoria puede llegar a ser un desastre que el propio auditor realizo, ya que por enfrentamientos pueden ocurrir cosas peores. Así que es importante que se eviten enfrentamientos, contar historias muy largas las cuales se salgan de lo laboral, las agresiones, el amiedar o intimidar.

Un auditor nunca debe de tomar una postura de persona prepotente ni mucho menos que trate de ver a los empleado como personas inferiores y que los intimide. Lo que debe de hacer un buen auditor es, hacerles sentir que son importantes y que quiere formar parte de ellos para que de esta manera le sea más fácil el recabar toda la información.

Toda auditoria de personal cuenta con una serie de etapas las cuales son importantes ya que esto facilita la realización de esta, sobre todo para llegar a un mejor resultado. Cabe señalar también que las etapas son importantes que se tomen en cuenta ya que ayudan a llevar un mejor control y sobre todo un orden el trabajo que se esta realizando y así evitar que la auditoria se convierta en un desorden de papeles que ni siquiera se sabe que es lo que se logro recabar. Dichas etapas son las siguientes:

Obtención de los datos e informes:

Los dos principales aspectos previos de esta auditoria son:

• El diseño de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan mas fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos.
• El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos.

Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en general, escapa muchas veces a toda medición, en ocasiones tendremos que contentarnos con una determinación de tipo descriptivo o cualitativo.

Para ese efecto se sugieren dos formulas:

• La cuantificación indirecta ver nuestra obra sobre administración por resultados.
• La ayuda de preguntas tales como las que les voy a mencionar:

1. Consideran las gerencias que la información que han recibido en materia de personal les ha permitido tomar las decisiones necesarias?
2. Estima el departamento de personal que ha recibido apoyo de la gerencia en general en todos los aspectos necesarios?
3. Se estima que la actitud de personal es, en la mayoría de los casos, de adhesión y satisfacción para con la empresa?

Estas preguntas son inútiles o bien útiles, para usar en una empresa, se aclaro, por que para unas empresas las preguntas pueden ser básicas, y para otras innecesarias, o sea que se deben hacer adecuadas a cada empresa. Es importante que cada empresa sepa bien definir que es lo que quiere ya que el tipo de preguntas va a depender de acuerdo a lo que la empresa quiere o necesita que se audite.

También otro tipo de preguntas claves para que el auditor sea eficaz y la auditoria sea más eficaz y eficiente son: ¿Qué?, ¿Porqué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Quién?, etc. Este tipo de preguntas son más efectivas, y sobre todo más utilizadas ayudan a dar un mejor enfoque sobre lo que se desea auditar.

Análisis de los datos recabados:

La parte mas importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que vayan apareciendo, etc. También es importante mencionar la discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

El informe de la auditoria:

El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa:

1. La indicación de aquella fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar.
3. La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.
4. La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc, indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.
5. La información de lo que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

Esto con el propósito que el informe sea lo más viable y verdadero ya que es información muy valiosa y sobre todo útil para las empresa ya que de esto dependen las mejoras que se implementen.

Es importante señalar que siempre que se vayan a realizar auditorias, las cuales realmente sean benéficas para las organizaciones, nunca deben de ser recibidas:

• De manera sorpresiva: ya que esto da pie a fallas.
• Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un orden en los archivos.
• No contar con información obsoleta: ya que continuamente se tiene que estar haciendo revisión de lo que sirve y de lo que es necesario conservar.
• Tratar al auditor como nos gusta ser tratados: ver al auditor como una persona la cual esta realizando un trabajo de gran beneficio tanto para la empresa como para los trabajadores de esta.
• No dar información de más: es importante que solamente se hable lo necesario.
• Dar únicamente la información solicitada: esta relacionada con la anterior, ya que no se debe de dar información que no se pida.
• No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno y lo malo que pasa en el área que se esta auditando esto con el fin que mejorar y que se puedan obtener mejores resultados.
• Realizar de manera conjunta con el auditor un muestro o chequeo evaluando cada área, además de verificar si las políticas están bien establecidas.

Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organización, es decir en cada una de las áreas de esta, y por citar o mencionar algunas puede:

• Objetivos y políticas: Para saber si se están cumpliendo y si están bien definidos dentro de la empresa.
• Funciones de los departamentos: para ver si existe jerarquía, una estructura organizacional.
• Conocimiento de datos de los trabajadores: para conocer con mayor profundidad el record de estos.
• Conocer datos sobre el sindicato: es muy importante conocer sobre esta área ya que es foco rojo para la organización, vale más saber cada movimiento y que no vaya ser que un día den una sorpresa que pueda perjudicar ala organización.
• Conocer cual es el proceso de reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer cual es la dinámica de las convocatorias para el reclutamiento si es el más adecuado y para ver si funciona de la mejor manera.
• Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a los empleados: esto con el fin de contar con una capacitación especializada para cada área y no con cursos que no sean útiles.
• Ver los tabuladores de sueldos y salarios: para verificar si se esta dentro de los estándares dela competencia.
• Que tanta rotación de personal existe: esto con el fin de detener y saber que es l que mueve a los empleados a dejar su trabajo.
• Moral del personal: para ver que tanta motivación tienen.
• Higiene y seguridad: para conocer si están cumpliendo con el reglamento de esta área, para checar y saber el porque de accidentes ocurridos etc.

También existen otras áreas en las que se pueden realizar auditorias, dichas áreas son las siguientes donde se muestra de manera descriptiva los temas a tratar y el porque:

Estos temas están muy relacionados con las áreas anteriormente mencionadas, solamente que esta en una información extra en el informe ya que se encuentran de manera más desglosadas y explicadas.

Tema I Conceptos generales: Principios y fines de las Auditorias. Evolución histórica. Clases de Auditorias. La Auditoria de Cuentas: Concepto y delimitación. Institucionalización y obligatoriedad. Los principios de la actividad auditora.

Tema II.- La auditoria laboral: Concepto y delimitación. El marco legal. Los Colegios Profesionales y el Instituto de Auditores Laborales. Las denominadas "reglas del arte". Normas Técnicas de Auditoria. Supuestos de utilidad de las Auditorias Laborales.

Tema III.- La actividad auditora I: Planteamiento general. El contrato o carta de encargo. Ámbito de la auditoria a realizar: auditoria general y auditorias sectoriales. Planificación de la actividad auditora.

Tema IV.- La actividad auditora II: El programa de auditoria. Las evidencias. La revisión de los sistemas de control interno de la empresa. Las pruebas. El expediente de auditoria. El informe de auditoria.

Tema V.- Actuaciones previas: a) análisis de la estructura de la empresa auditada. Planteamiento. Objetivos de la actividad del auditor laboral. Documentación a solicitar de la empresa auditada. Formularios. Desarrollo del trabajo.

Tema VI.- Actuaciones previas: b) determinación de la normativa aplicable a la empresa auditada. Planteamiento general. Documentos a solicitar de la empresa: Los convenios colectivos y los pactos extraestatutarios. Pactos no escritos y condiciones más beneficiosas. Contratos de trabajo. Contratos de prestación de servicios por personal no laboral. Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo. Conclusiones.

Tema VII.- Auditoria de personal. Planteamiento general: Tipología del personal al servicio de las empresas. Personal en régimen laboral y personal no laboral. Personal fijo y temporal. Los trabajadores extranjeros en particular. Documentación a solicitar de la empresa. Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo. Conclusiones e informes del Auditor Laboral.

Tema VIII.- Auditoria de salarios y nóminas: Planteamiento. Los conceptos retributivos. Documentación a solicitar de la empresa: Nóminas, TC1 y TC2, recibos de anticipos y comisiones, etc. Verificación de nóminas y pagos a la Seguridad Social. Determinación del coste de la hora / hombre. Formularios de apoyo. Conclusiones e informes.

Tema IX.- Auditoria de los sistemas y tiempos de trabajo. Introducción y objetivos a cubrir: jornada, horarios, descansos, vacaciones y permisos. Análisis de los sistemas de control de la actividad laboral. Índice de absentismo y sus causas. Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo de auditoria: preparación, acopio de datos y conclusiones.

Tema X.- Auditoria de las situaciones de crisis: Modificación, suspensión y extinción de la relación laboral. Documentación a solicitar de la empresa Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo: Análisis de la legalidad en las situaciones planteadas y del clima laboral de la empresa. Formularios. Conclusiones en orden a la legalidad y a la oportunidad de los conflictos individuales del personal al servicio de la empresa.

Tema XI.- Verificación de los órganos de representación y negociación de los trabajadores: Planteamiento y objetivos: la representación unitaria y la sindical. Asambleas, comités y otras estructuras de representación de los trabajadores. Documentos a solicitar de la empresa auditada. Formularios. Desarrollo del trabajo. Conclusiones e informes.

Tema XII.- Auditoria de seguridad social: Afiliación y cotización. Revisión de cotizaciones y de retenciones. Documentación a solicitar de la empresa. Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo para el control de legalidad. Conclusiones e informes.

Tema XIII.- Prevención de riesgos laborales: Gestión de la prevención y control de riesgos laborales y técnicas de prevención. Organización y funcionamiento del sistema. Documentación a elaborar por la empresa. Formularios de apoyo sobre gestión de la prevención. Desarrollo del trabajo. Conclusiones e informes.

Tema XIV.- Control de la salud laboral: Planteamiento general: el empresario como sujeto responsable de la seguridad y salud de los trabajadores. Obligaciones empresariales en materia de seguridad y salud laboral. Notificación, registro y análisis de accidentes laborales. Documentación a solicitar de la empresa. Formularios. Desarrollo del trabajo del auditor laboral. Informes.

Tema XV.- Auditoria de riesgos laborales: El marco normativo. Ámbito de aplicación. Concepto y objetivos. Requisitos particulares de los auditores de riesgos laborales. Documentación a facilitar por la empresa auditada. Documentación a solicitar caso de riesgos específicos de la empresa. El informe del auditor de riesgos laborales.

Tema XVI.- Auditorias laborales en supuestos de sucesión de la empresa y situaciones de crisis: Valoración de los costes de la plantilla en casos de transmisión de la empresa. Valoración de los costes del personal en caso de expedientes de crisis, suspensión de pagos o quiebra. Documentación a solicitar. Las conclusiones y el informe final del auditor.

Tema XVII.- Detección de infracciones laborales y delitos en la empresa: Planteamiento general: La LISOS y el Código Penal. Delitos cometidos por el personal de la empresa: hurtos, apropiaciones, falsedades documentales y estafas. Delitos cometidos por la dirección: retención de cuotas, falsedades, estafas y delitos contra los derechos del trabajador. La cuestión de la prueba y los medios de defensa y denuncia. Análisis de documentos y conclusiones. Informe del auditor laboral sobre legalidad y oportunidad de las cuestiones planteadas.

Cada uno de estos temas muestran de manera descriptiva el porque se deben de realizar auditorias en cada una de las áreas mencionas, además que podemos notar que es de suma importancia conocer todo el movimiento de la organización.

Las auditorias cubren todas las actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa, así como también cada una de las actividades que el personal realiza.

Las auditorias además de identificar focos rojos dentro de la empresa, sirven también para detectar al personal que sea responsable en sus actividades, para determinar los objetivos que se han postulado, para efectuar muestreos de los registros, para verificar si las políticas y objetivos van de acuerdo con lo que se postuló, para preparar un informe, para desarrollar un plan de acción en caso de que sea necesario y a la vez darle un seguimiento.

La auditoria es el punto de confluencia de tres disciplinas: la Economía, la Psicología social y la Sociología Laboral.

El objetivo general es doble de una parte, adquirir los conocimientos teóricos necesarios sobre los diferentes aspectos sociológicos que conforman el marco de las empresas y organizaciones y que deben considerarse en el desarrollo de una auditoria; de otra, el aprendizaje y utilización de distintos instrumentos y técnicas de investigación necesarios para la práctica de la auditoria laboral.

Los objetivos concretos son:

• Introducir los métodos estadísticos de investigación más comunes que se emplean en las Ciencias del Trabajo.
• Presentar los diversos tipos de auditorias sociolaborales con sus correspondientes métodos estadísticos.
• Aplicar la metodología cuantitativa y cualitativa a situaciones reales, detectando irregularidades contables o problemas de gestión de los recursos humanos.
• Trabajar con diferentes instrumentos de recogida de información claves para la realización de auditorias.

Los instrumentos que pueden ser utilizados para las auditorias y sobre todo que ayudan para obtener información los más acertada que se pueda son los siguiente:

• Entrevista: "conversación que se sostiene con un propósito definido y no por la mera satisfacción de conversar", "Es una relación directa entre personas por la vía oral, que se plantea unos objetivos claros y prefijados, al menos por parte del entrevistador, con una asignación de papeles diferenciales, entre el entrevistador y el entrevistado, lo que supone una relación asimétrica". Estas son importantes por distintas razones, la primera porque facilita al auditor conocer al trabajador más de cerca y saber la actitud que muestra ante el y la segunda razón ya que es información directa y se puede observar todo .
• Encuestas de opinión: Es la realización de sondeos, mediante cuestionarios serios con los cuales se puede obtener información más precisa. Esto no compromete mucho a los trabajadores ya que únicamente dan su opinión y no se siente que pueden ser descubiertos.
• Análisis de registros de recursos humanos: Levados a cabo para asegurarse que se están cumpliendo con las políticas de la organización, además para cumplir con aspectos legales.
• Realización de experimentos en caso que no se encuentre solución a algún problema. Esto con el fin de encontrar razones que están perjudicando a la empresa.
• Realización de comparaciones para la obtención de información externa, para revisar que tan lejos o cerca de la competencia se esta. Para conocer como estamos se encuentra la empresa con relación a la competencia.
• Realización de auditorias internacionales
• Obtener y sobre todo aceptar sugerencias del personal que labora dentro de la empresa.

Al realizar el informe de toda la información recaudada a través de cualquiera de los instrumentos que el auditor haya seleccionado, este debe de contener una descripción general de las actividades del personal, además de incluir recomendaciones así como también reconocimiento formal de las practicas que están logrando su objetivo; además que se debe de dirigir a los gerentes de línea, debe dirigirse también al gerente del departamento de personal, a los gentes con funciones especificas.

Es muy importante señalar que las auditorias deben ser llevadas a cabo de una manera muy dinámica, en donde debe de existir retroalimentación entre la persona que esta auditando y cada uno de los miembros que están siendo auditados para que de esta manera se logre de manera mas satisfactoria el objetivo deseado, y así ayudar a recabar información suficiente para poder mejorar la situación de la empresa de forma más productiva.

Existen una serie de técnicas las cuales son métodos prácticos de investigación y prueba que el Auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional. Es decir, las Técnicas son las herramientas de trabajo del Auditor, y los Procedimientos es la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio en particular. Y ya dado el concepto de las técnicas, es importante que se señalen de manera general que tipo de técnicas existen:

• De enfoque comparativo: este debe de realizarse con alguna entidad la cual es considerada que esta obteniendo mejores resultado.
• Consultor externo: para que sea esta persona la que pueda ver más a profundidad fallas que están sucediendo dentro de la empresa.
• Enfoque estadístico: esto con el fin de obtener de manera porcentual y cuantitativa sucesos que están afectando el funcionamiento de la empresa.
• Enfoque retrospectivo de logros: para verificar aspectos del pasado y sobre todo aspectos legales.
• Enfoque por objetivos: para verificar que se esta trabajando y ver si las mestas establecidas están siendo cumplidas.

Existen también tipos de Auditoria, donde es importante conocer cada una para así saber la importancia.

La Auditoria, como herramienta de Control, puede ser desarrollada por los empleados de la empresa u organización, lo cuál significará que estamos en presencia de una Auditoria Interna.

Si la Auditoria se desarrolla por profesionales externos o ajenos a la empresa u organización, estamos ante una Auditoria Externa.

La Auditoria Externa, tiene el valor de ser más objetiva que la Interna, debido principalmente a la independencia que tienen los Auditores para expresar sus opiniones, emitir los informes y proponer sugerencias.

Una definición bastante exacta de Auditoria Interna es: "Control de Controles". El principal objetivo de la Auditoria Interna es verificar el funcionamiento del Control Interno en la empresa u ente auditado.

El realizar estas dos clases de auditorias, conllevan a que la organización sea cada vez mejor, ambas son importantes la interna porque se conoce a mayor profundidad todo la empresa es decir todo miviemiento sin embargo una auditoria de este tipo es de doble filo ya que en algunas ocasiones puede que el auditor se haga de la vista gorda o bien no se quiera ver el problema que esta ocurriendo y afectando ala organización. Una de las ventajas es que son de bajo costo.

Mientras que las auditorias externas son utilizadas únicamente cuando no se encuentra razón alguna del problema y puede que sea más factible que una persona ajena vea el problemas con mayo facilidad ya que ve las cosas de manera más fría, un gran inconveniente es que son de alto costo.

Como conclusión se puede decir que el realizar auditorias en las organizaciones es muy bueno y sobre todo importante ya que ayudan al mejoramiento de estas. Además sino se detecta ningún problema, simplemente para mejorar lo que ya se tenia.

Los dos tipos de auditorias son buenas, las empresa son las que van a decidir y escoger que es lo que quieren y que es lo que más les convienes de acuerdo a sus posibilidades.

 

M.C. JORGE R. MELÉNDREZ QUEZADA