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Medición de la eficiencia en la gestión operativa de una agencia despachante de aduanas




Trabajo realizado para optar por un post grado

  1. Esquema del proceso del método científico
  2. Planteamiento del problema
  3. Outsourcing
  4. Benchmarking
  5. Data Envelopment Analysis (DEA)
  6. Factores críticos de éxito en el proceso de Benchmarking
  7. Socios de Benchmarking
  8. Artículos
  9. Bibliografía

INTRODUCCIÓN

  1. Ingeniería Comercial
  2. Administración
  3. Producción
  4. Control de Calidad
  5. "Medición de la Eficiencia en la Gestión Operativa de una Agencia Despachante de Aduanas"
  6. El objetivo de la siguiente investigación es medir, corregir y mejorar la eficiencia en los procesos operativos referentes a los trámites en un Despacho Aduanero que actualmente se encuentra en (60% a 70%) como grado de eficiencia , buscando obtener una mayor calidad de servicio para lograr satisfacer totalmente a los clientes.

ESQUEMA DEL PROCESO DEL MÉTODO CIENTÍFICO

OBSERVACIÓN El proceso operativo no es muy eficiente en los despachos aduaneros

DESCRIPCIÓN. El proceso operativo se desglosa en:

- Consulta (tiempo dependiente)

  • Solicitud de documentos ( Factura Comercial, Flete o Guía Aérea, Bill of Lading (Conocimiento de Embarque marítimo) Carta Porte, Seguro. (un día)
  • Apertura de Aviso de Conformidad (S.V.I.) en Inspectorate o S.G.S. si el valor de la mercadería excede los 3.000 $us. En Destino, y los 12.000 Bs. En Origen.

(30 minutos)

  • Realizar la Liquidación Pro forma (10 minutos)
  • Verificación de Mercadería ( 2 horas)
  • Ingresar Datos en el sistema (SIDUNEA ++) ( 15 Minutos)
    • Validación (número de DUI) ( 5 minutos)
    • Pago a Banco por concepto de ( GA, IVA, ICE) ( 10 min.)
    • Impresión de Declaración Única de Importación ( 2 min.)
  • Tramitación en lugar de mercadería (Zona Franca, Aeropuerto y Aduana

Distrital

  • Presentación de DUI’S a canales (verde, amarillo y rojo), si toca:
    • Verde, Levantamiento de mercadería (almacenes) (45 min.)
    • Amarillo, Revisión de documentos por Vista asignado luego levantamiento de mercadería. ( 2 Hrs.)
    • Rojo, Revisión de Documentos y revisión física luego salida de mercadería. (medio día)
  • Desglose de Documentos para Agencia Aduanera (
  • Registro, verificación, foliado y archivado.( 5 min. por DUI)

PREGUNTAS.

Existen errores o retrasos en:

  • la elaboración del DUI
  • la entrega de documentos

PRONÓSTICO.

Los siguientes pasos disminuyen la eficiencia del servicio: la elaboración del DUI que son los cálculos y valorizaciones de los costos,

Entrega de Documentos (sin cumplimiento de estipulaciones convenidas y obligatorias)

PREDICCIÓN.

Para que la eficiencia en el servicio sea mayor en la gestión 2.003 se debe mejorar y establecer un sistema de control y revisión en la elaboración de DUI’s y establecer normas correctivas a las faltas en la presentación de documentos

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Dentro de lo denominado Comercio Internacional y comercio exterior, la compra y venta de bienes y servicios a mercados fuera del contexto internacional son los conceptos principales por los cuales se tiene un sistema identificado y distinto al comercio local, y dentro de este sistema se tiene como un eslabón principal de esta cadena de comercio exterior a las Agencias Despachantes de Aduana las mismas que cumplen una labor importante y sumamente delicado que es la desaduanización de mercadería en importaciones, exportaciones (nacionalización) de la mercadería para que ingresen y salgan productos al y del país, siendo el nexo entre el importador / exportador y la aduana (leyes, normas) de origen y/o destino cumpliendo un servicio profesional. La nacionalización de mercadería se denomina Despacho aduanero y engloba todo el proceso operativo que realiza la agencia, hoy en día este proceso se presenta de forma ineficiente. Esta situación es transmitida por ineficiencias en puntos específicos del proceso de despacho de aduanas, determinando pasos realizados erróneamente en los trámites aduaneros los mismos están en la elaboración de la Declaración Única de Importación (DUI) y faltas en la presentación de documentos al término de trámite.

PRONÓSTICO.

Los antecedentes descritos están enfocados a ubicar a la Agencia Despachante en una posición no muy gratificante y principalmente con el deterioro del nombre y la imagen empresarial obtenida con el transcurrir del tiempo con un servicio profesional con características de eficiencia y eficacia, lo que garantiza de seguir el camino incorrecto es la perdida de un sin número de clientes los que se constituyen en el alimento diario de la empresa.

CONTROL DEL PRONÓSTICO.

Esta situación hace necesaria la implantación de un sistema de control y revisión eficiente destinado a subsanar errores que se puedan cometer en la elaboración de DUI’s, conjuntamente con la exigencia desde el MAE hasta el inmediato superior a los encargados de la presentación de documentos de forma correcta y ordenada con la correspondiente sanción al incumplimiento de las obligaciones.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA.

¿ Cuál es la incidencia de los procesos de Despacho de Aduanas orientado al servicio prestado a los clientes sin el correcto control y revisión de la elaboración y presentación de los documentos? ¿ Qué alternativas se pueden destinar para lograr un eficaz proceso operativo?

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué incidencia tienen los trámites aduaneros que caracterizan a las Agencias Despachantes de Aduanas, en el contexto de tiempo de entrega?

¿Cuáles son los factores que las agencias deben cumplir en el proceso de Despacho de Aduanas?

La ausencia de un adecuado control y manuales de procedimiento ¿De qué manera incide en los procesos de despacho aduanero y presentación de documentos?

Outsourcing.

El Outsourcing es un tema de actualidad en el que el objetivo principal de la empresa es la reducción de gastos directos, basados en la subcontratacion de servicios que no afectan la actividad principal de la empresa.

En este tema desarrollaremos aspectos muy importantes como algunas razones para adoptar el Outsourcing así como también las razones estratégicas mas importantes.

Se hizo un estudio basado en sistemas de Outsourcing de suministros de quipos de oficina, muebles y enseres. Destacándose las ventajas obtenidas, beneficios adquiridos.

Finalmente se incluye una entrevista con una administradora en la cual se hace una serie de preguntas directas sobre los beneficios, alcances, servicios y beneficios que ve al utilizar el Outsourcing, sin dejar por un lado los riegos que ello conlleva.

En fin es un tema sumamente interesante que si es bien aplicado puede reducir escandalosamente los costos directos de una empresa.

 Outsourcing

Outsourcing es una megatendencia que se está imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la contratación externa de recursos anexos, mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.

El Outsourcing hasta hace tiempo era considerado simplemente como un medio para reducir significativamente los costos; sin embargo en los últimos años ha demostrado ser una herramienta útil para el crecimiento de las empresas.

LAS CINCO RAZONES PARA ADOPTAR OUTSOURCING

  • Reducir o controlar el gasto de operación. En un estudio realizado por el Outsourcing Institute se encontró que las compañías redujeron costos en un 90 %.
  • Disponer de los fondos de capital. El Outsourcing reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de funciones que no tienen que ver con al razón de ser de la compañía.
  • Tener acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor.
  • Manejar más fácilmente las funciones difíciles o que están fuera de control. El Outsourcing es definitivamente una excelente herramienta para tratar esta clase de problema.

LAS CINCO RAZONES ESTRATEGICAS MÁS IMPORTANTES

  • Enfocar mejor la empresa. Permite a la compañía enfocarse en asuntos empresariales más ampliamente.
  • Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes.
  • Acelerar los beneficios de reingeniería.
  • Compartir riesgos.
  • Destinar recursos para otros propósitos.

El Outsourcing es aplicable a diferentes áreas de la organización, como por ejemplo, personal, compras, mercadeo etc.

SISTEMAS OUTSOURCING DE SUMINISTROS DE EQUIPOS DE OFICINA, MUEBLES Y ENSERES.

Según estudios realizados por Booz Allen en el año 1994 determinó una serie de situaciones como las siguientes.

El costo de comprar en las empresas fluctúa él entre un 15% y un 30% del costo total de las compras y que están compuestas por los siguientes costos.

  1. Costos del departamento de compras: El proceso de elaboración de ordenes de compra, atender vendedores, solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comité de compras, atender o solucionar problemas en cuanto a calidad o tiempos de entrega de los productos, escogencia de proveedores.
  2. Costos de distribución: Recepción de los requerimientos por área, separación, empaque y distribución de los artículos, actualización de las tarjetas de inventarios y el generado por el transporte y manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como nacional.
  3. Costo de almacenamiento: Valor del arriendo del área asignada, el personal que labora en el almacén y todos los procesos que se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la mercancía.
  4. Costo de contabilización y pagos: El que se genera en el departamento de Contabilidad al tener que revisar, archivar, generar cheques para las facturas para cada uno de los proveedores.
  5. Costo financiero: Costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario.

VENTAJAS:

  • Rebaja en los costos totales de los bienes y servicios adquiridos.
  • Una mejora en la calidad del servicio obtenido, comparado con el que existía antes.
  • Los trabajadores de la compañía pueden dedicar su tiempo al verdadero objeto de su negocio.
  • Atención especializada, permitiendo un trabajo en equipo con el departamento de organización y métodos para mejoramiento o eliminación de procesos.
  • Suministrar al sitio que el cliente le indique.
  • Un solo estado de cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la implantación del EDI, intercambio electrónico gracias a la conexión en red que posee.
  • Alianzas estratégicas.
  • Reducción de espacio.

 BENEFICIOS ADQUIRIDOS:

  • Seguridad y confianza: Seguridad de contar con un proveedor integral que mantendrá un inventario, para realizar suministros de más de 6000 referencias para aseo, cafetería equipos y muebles de oficina de las marcas más preferidas en el mercado.
  • Reducción de costos: Disminuyendo de una manera significativa el costo de comprar entre estos se tienen los siguientes:

Costo de Almacenamiento, costo de distribución, de contabilizacion y pagos, así como el costo financiero.

Articulo entrevista a una administradora

QUE ES OUTSOURCING ?

Es contratar y delegar a largo plazo uno o más procesos no críticos para nuestro negocio, a un proveedor más especializado que nosotros para conseguir una mayor efectividad que nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una misión.

QUE BUSCA UN SERVICIO DE OUTSOURCING ?

Un servicio de estos busca resolver problemas funcionales y/o financieros a través de un enfoque que combina infraestructura, tecnológica y física, recursos humanos y estructura financiera en un contrato definido a largo plazo.

COMO ES EL SISTEMA DE CONTRATACION DE OUTSOURCING ?

La subcontratación tiende a usarse para proyectos o componentes de proyectos específicos, normalmente para ser ejecutados en corto plazo los convenios de Outsourcing tiene mayor alcance puestos que son las delegación de la administración de actividades que tienden a firmarse por periodos entre 3 y 10 años; no se orientan solo a labores de bajo nivel, eventualmente entregan actividades no esenciales y repetitivas, pero también pueden llegar a ser una asociación donde se comparte el riego y utilidades.

QUE LOGRA LA COMPAÑÍA CONTRATANTE CON EL OUTSOURCING ?

La compañía contratante logrará en términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que tenia internamente con "Costos Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la economía de escala que obtienen las compañías con su contratista.

CUALES SON LOS ALCANCES DE OUTSOURCING ?

Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas al contratista.

Outsourcing parcial: Solo se transfiere algunos de los elementos anteriores.

CUALES SON LOS SERVICIOS DE OUTSOURCING ?

Infraestructura computacional.

Operación de telecomunicaciones.

Diseño.

Implantación y administración de redes.

Administración y atención de contingencias de centros de computo. Administración de datos y bases de datos.

Recursos humanos.

  • Aplicaciones.
  • consultoría.

PORQUE UTILIZAR OUTSOURCING INFORMATICO ?

Actualización tecnológica: La empresa prestataria del servicio asumirá los costos y continuos cambios tecnológicos.

Soporte: La empresa prestataria del servicio se encargará de contar con personal especialista y calificado en el área de sistemas.

La empresa usuario de servicio: Se dedicará a especializar sus actividades de negocio.

QUE BENEFICIOS TIENE OUTSOURCING ?

La empresa se preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológicos, manejo de proyecto, implantación, administración y operación de la infraestructura.

Poseer lo mejor de la tecnología sin enganchar y entrenar personal de la organización para manejarla.

Disponer de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.

A través de soluciones de Outsourcing se logra la contratación de servicios con idéntica funcionalidad y disminución de costos.

Aplicar el talento y los recursos de la organización a las áreas claves.

Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.

QUE RIESGOS PRESENTA EL OUTSOURCING ?

  • No negociar el contrato adecuado.
  • Elección del contratista.
  • Puede quedar la empresa en mitad de camino si falla el contratista.
  • Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.
  • Incrementa en el costo de la negociación y monitoreo del contrato.
  • Inexistente control sobre el personal del contratista.

   Conclusión

Podemos finalizar considerando que en la actualidad uno de los objetivos mas buscados por todas las empresas es la mayor eficiencia al menor costo, sin dejar por un lado los estándares de calidad y servicio al cliente.

También podemos concluir que debido a los diferentes posibilidades de Outsourcing de servicios o productos, las empresas deben elegir la que mas se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades.

Benchmarking.

PERSPECTIVA HISTORICA

La cronología que se presenta aquí es la de Xerox Corporation. Xerox tuvo la fortuna de descubrir y aplicar benchmarking a principios de su campaña para combatir la competencia. La experiencia de Xerox muestra la necesidad y la promesa de benchmarking.

En 1979 Xerox inició un proceso denominado benchmarking competitivo. Benchmarking se inició primero en las operaciones industriales de Xerox para examinar sus costos de producción unitarios. Se hicieron comparaciones de productos seleccionados y se hicieron comparaciones de la capacidad y características de operación de máquinas de copiar de los competidores y se desarmaron sus componentes mecánicos para analizarlos. Estas primeras etapas de benchmarking se conocieron como comparaciones de calidad y las características del producto.

El benchmarking se formalizó con el análisis de las copiadoras producidas por Fuji - Xerox, la afiliada japonesa de Xerox, y más tarde otras máquinas fabricadas en Japón. Se identificó que los competidores vendían las máquinas al mismo precio que a Xerox les costaba producirlas por lo que se cambio el estilo de producción el EUA para adoptar las metas de benchmark fijadas externamente para impulsar sus planes de negocios. Debido al gran éxito de identificar los nuevos procesos de los competidores, los nuevos componentes de fabricación y los costos de producción, la alta gerencia ordeno que en todas la unidades de negocios se utilizara el benchmarking y el 1983 el director general ordenó la prioridad de alcanzar el liderazgo a través de la calidad y benchmarking se contempló, junto con la participación de los empleados y el proceso de calidad, como fundamental para lograr la calidad en todos los productos y procesos.

Antes de 1981 la mayoría de las operaciones industriales hacían las comparaciones con operaciones internas, benchmarking cambió esto, ya que se empezó a ver la importancia de ver los procesos y productos de la competencia, así como el considerar otras actividades diferentes a la producción como las ventas, servicio post venta, etc. como partes o procesos capaces de ser sometidos a un estudio de benchmarking. Aunque durante esta etapa de benchmarking ayudó a las empresas a mejorar sus procesos mediante el estudio de la competencia, no representaba la etapa final de la evolución de benchmarking, sino que después se comprendió que la comparación con la competencia a parte de ser difícil, por la dificultad de conseguir y compartir información, sólo nos ayudaría a igualarlos, pero jamás a superarlos y a ser más competitivos. Fue por lo anterior que se buscó una nueva forma de hacer benchmarking, que permitiera ser superiores, por lo que se llegó a la reconocer que benchmarking representa descubrir las mejores prácticas donde quiera que existan.

DEFINICION DE BENCHMARKING

Como ya se mencionó antes, existen varios autores que han estudiado el tema, y de igual manera se han presentado varias definiciones de lo que es benchmarking, A continuación se presentan algunas definiciones.

Definición Formal.

Se derivó de la experiencia y los éxitos de los primeros días de aplicar las técnicas de benchmarking al área de fabricación :

Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria.

(David T. Kearns, director general de Xerox Corporation).

Esta definición presenta aspectos importantes tales como el concepto de continuidad, ya que benchmarking no sólo es un proceso que se hace una vez y se olvida, sino que es un proceso continuo y constante. Otro aspecto es el de la medición, ya que esta está implicada en el proceso de benchmarking, pues se tienen que medir los procesos propios y los de otras empresas para poder compararlos. También se puede ver en esta definición es que se puede aplicar benchmarking a todos las facetas del negocio. Y finalmente la definición implica que el benchmarking se debe dirigir hacia aquellas empresas y funciones de negocios dentro de las empresas que son reconocidas como las mejores o como los líderes de la industria.

Definición del Webster´s.

Esta definición también es informativa y define benchmarking como :

Una marca del agrimensor... de una posición previamente determinada... y que se usa como punto de referencia... un estándar mediante el cual se puede medir o juzgar algo.

Sirve para reforzar la idea de que benchmark es un estándar para la comparación de otros objetos o actividades. Es un punto de referencia a partir del cual se medirán otros.

Definición de trabajo.

Es la definición desde el punto de vista de alguien que ha trabajado en el proceso durante varios años y lo ha puesto en práctica muchas veces, y es :

Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente. (Robert C. Camp).

Esta definición es comprensible para las unidades de negocios y funciones orientadas hacia las operaciones. La atención se centra en las prácticas. Insiste en las prácticas y la comprensión de las mismas antes de derivar una métrica de benchmarking. Las mediciones de benchmarking se contemplan como el resultado de comprender las mejores prácticas, no como algo que pueda cuantificar primero y comprender después. Se concentra en lograr el desempeño excelente, el dantotsu, la mejor de las prácticas, la mejor de su clase, la mejor de su especie. Es una definición proactiva ya que es un esfuerzo positivo y calculado para obtener la cooperación de los socios en el benchmarking.

Benchmarking es la justificación más creíble para todas las operaciones. Es poca la discusión que pueda existir sobre la posición de un gerente si ha buscado lo mejor de la industria y lo ha incorporado a sus planes y procesos.

Entre otras definiciones tenemos la extraída del libro BENCHMARKING de Bengt Kallöf y Svante Östblom la cual es :

Benchmarking es un proceso sistemático y continuo para comparar nuestra propia eficiencia en términos de productividad, calidad y prácticas con aquellas compañías y organizaciones que representan la excelencia.

Como vemos en esta definición se vuelve a mencionar el hecho de que benchmarking es un proceso continuo. También se presenta el termino de comparación y por ende remarca la

importancia de la medición dentro del benchmark. Estos autores se centran, a parte de la operaciones del negocio, en la calidad y en la productividad de las mismas, considerando el valor que tienen dichas acciones en contra de los costos de su realización lo cual representa la calidad, y la relación entre los bienes producidos y los recursos utilizados para su producción, lo cual se refiere a la productividad.

Benchmarking.- Un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales. Michael J. Spendolini

  LO QUE ES, LO QUE NO ES.

  • Benchmarking no es un mecanismo para determinar reducciones de recursos. Los recursos de resignarán a la forma más efectiva de apoyar las necesidades de los clientes y obtener la satisfacción de los mismos.
  • Benchmarking no es una panacea o un programa. Tiene que ser un proceso continuo de la administración que requiere una actualización constante - la recopilación y selección constante de las mejores prácticas y desempeño externos para incorporarlos a la toma de decisiones y las funciones de comunicaciones en todos los niveles del negocio. Tiene que tener una metodología estructurada para la obtención de información, sin embargo debe ser flexible para incorporar formas nuevas e innovadoras.
  • Benchmarking no es un proceso de recetas de libros de cocina que sólo requieran buscar los ingredientes y utilizarlos para tener éxito.
  • Benchmarking es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje.
  • Benchmarking no sólo es una moda pasajera, sino que es una estrategia de negocios ganadora. Ayuda a tener un desempeño excelente.
  • Benchmarking es una nueva forma de hacer negocios. Obliga a utilizar un punto de vista externo que asegure la corrección de la fijación de objetivos.
  • Es un nuevo enfoque administrativo. Obliga a la prueba constante de las acciones internas contra estándares externos de las prácticas de la industria.
  • Es una estrategia que fomenta el trabajo de equipo al enfocar la atención sobre las prácticas de negocios para permanecer competitivos más bien que en el interés personal, individual. Elimina la subjetividad de la toma de decisiones.

CONCLUSIONES SOBRE LAS DEFINICIONES

Por lo que podemos ver existen varias definiciones sobre lo que es benchmarking, y aunque difieren en algunos aspectos también se puede notar que concuerdan o presentan una serie de elementos comunes. Para empezar en la mayoría de ellas se resalta el hecho de que benchmarking es un proceso continuo y no sólo una panacea que al aplicarla en nuestra empresa resuelva los problemas de la misma, sino que es un proceso que se aplicará una y otra vez ya que dicho proceso está en búsqueda constante de las mejores prácticas de la industria, y como sabemos la industria está en un cambio constante y para adaptarse a dicho cambio desarrolla nuevas practicas, por lo que no se puede asegurar que las mejores prácticas de hoy lo serán también de mañana.

Otro de los puntos importantes que se mencionan es el hecho de que benchmarking no es una receta de cocina, sino que es un proceso de descubrimiento y aprendizaje continuo en el cual es de suma importancia el concepto de medición y de comparación.

También se vio en las diferentes definiciones que este proceso no sólo es aplicable a las operaciones de producción, sino que puede aplicarse a todas la fases del negocio, desde compras hasta los servicios post venta, por lo que benchmarking es una herramienta que nos ayuda a mejorar todos los aspectos y operaciones del negocio, hasta el punto de ser los mejores en la industria, observando aspectos tales como la calidad y la productividad en el negocio.

De igual manera podemos concluir que es de suma importancia el hecho de que este proceso se concentrará en las prácticas y operaciones de negocios de las empresas que sean reconocidas como las mejores prácticas de la industria. Por lo cual es una nueva forma de administrar ya que cambia la práctica de compararse sólo internamente a comparar nuestras operaciones en base a estándares impuestos externamente por las empresas reconocidas como los líderes del negocio o aquellos que tienen la excelencia dentro de la industria.

ASPECTOS Y CATEGORIAS DEL BENCHMARKING

Benchmarking ha sido presentado como una herramienta para la mejora de las prácticas dentro de los negocios para llegar a ser más competitivos dentro de un mercado cada vez más difícil, sin embargo hay aspectos y categorías de benchmarking que es importante revisar.

ASPECTOS

Calidad :

Entre los aspectos tenemos a la calidad, que se refiere al nivel de valor creado de los productos para el cliente sobre el costo de producirlos. Dentro de este aspecto el benchmarking puede ser muy importante para saber la forma en que las otras empresas forman y manejan sus sistemas de calidad, aparte de poder ser usado desde un punto de vista de calidad conforme a la calidad percibida por los clientes, la cual es determinada por la relación con el cliente, la satisfacción del mismo y por último la comparaciones con la competencia. También se puede ver el aspecto de la calidad conforme a lo que se llama calidad relativa a normas, la cual se refiere a diseñar sistemas de calidad que aseguren que la calidad resultante de los mismos se apegará o cumplirá con especificaciones y estándares predeterminados, lo cual se puede hacer a través de revisar el proceso de desarrollo y diseño, los procesos de producción y distribución y los procesos de apoyo como contabilidad, finanzas, etc. Por último dentro del aspecto de calidad se puede ver lo referente al desarrollo organizacional en base a que tanto nos enfocamos en lo que hacemos, en el desarrollo del recurso humano, en el compromiso e involucramiento del mismo, así como en el entrenamiento.

Productividad :

El benchmarking de productividad es la búsqueda de la excelencia en las áreas que controlan los recursos de entrada, y la productividad puede ser expresada por el volumen de producción y el consumo de recursos los cuales pueden ser costos o capital.

Tiempo :

El estudio del tiempo, al igual que de la calidad, simboliza la dirección del desarrollo industrial en los años recientes. Flujos más rápidos en ventas, administración, producción y distribución han recibido una mayor atención como un factor potencial de mejora de la productividad y la competencia. El desarrollo de programas enfocados en el tiempo han demostrado una habilidad espectacular para recortar los tiempos de entrega.

CATEGORIAS DE BENCHMARKING

BENCHMARKING INTERNO

En la mayor parte de las grandes empresas con múltiples divisiones o internacionales hay funciones similares en diferentes unidades de operación. Una de las investigaciones de benchmarking más fácil es comparar estas operaciones internas. Debe contarse con facilidad con datos e información y no existir problemas de confidencialidad. Los datos y la información pueden ser tan amplios y completos como se desee. Este primer paso en las investigaciones de benchmarking es una base excelente no sólo para descubrir diferencias de interés sino también centrar la atención en los temas críticos a que se enfrentará o que sean de interés para comprender las prácticas provenientes de investigaciones externas. También pueden ayudar a definir el alcance de un estudio externo.

BENCHMARKING COMPETITIVO

Los competidores directos de productos son contra quienes resulta más obvio llevar a cabo el benchmarking. Ellos cumplirían, o deberían hacerlo, con todas las pruebas de comparabilidad. En definitiva cualquier investigación de benchmarking debe mostrar cuales son las ventajas y desventajas comparativas entre los competidores directos. Uno de los aspectos más importantes dentro de este tipo de investigación a considerar es el hecho que puede ser realmente difícil obtener información sobre las operaciones de los competidores. Quizá sea imposible obtener información debido a que está patentada y es la base de la ventaja competitiva de la empresa.

BENCHMARKING FUNCIONAL

No es necesario concentrarse únicamente en los competidores directos de productos. Existe una gran posibilidad de identificar competidores funcionales o líderes de la industria para utilizarlos en el benchmarking incluso si se encuentran en industrias disímiles. Este tipo de benchmarking ha demostrado ser productivo, ya que fomenta en interés por la investigación y los datos compartidos, debido a que no existe el problema de la confidencialidad de la información entre las empresas disímiles sino que también existe un interés natural para comprender las prácticas en otro lugar. Por otra parte en este tipo de investigación se supera el síndrome del "no fue inventado aquí" que se encuentra frecuentemente cuando se realiza un benchmarking con la misma industria.

BENCHMARKING GENERICO

Algunas funciones o procesos en los negocios son las mismas con independencia en las disimilitudes de las industrias, por ejemplo el despacho de pedidos. El beneficio de esta forma de benchmarking, la más pura, es que se pueden descubrir prácticas y métodos que no se implementan en la industria propia del investigador. Este tipo de investigación tiene la posibilidad de revelar la mejor de las mejores prácticas. La necesidad mayor es de objetividad y receptividad por parte del investigador. Que mejor prueba de la posibilidad de ponerlo en práctica se pudiera obtener que el hecho de que la tecnología ya se ha probado y se encuentra en uso en todas partes. El benchmarking genérico requiere de una amplia conceptualización, pero con una comprensión cuidadosa del proceso genérico. Es el concepto de benchmarking más difícil para obtener aceptación y uso, pero probablemente es el que tiene mayor rendimiento a largo plazo.

METODOLOGÍAS

PROCESO DE BENCHMARKING DE ROBERT C. CAMP (XEROX)

El proceso consiste de cinco fases. El proceso se inicia con la fase de planeación y continúa a través del análisis, la integración, la acción y por último la madurez.

Fase De Planeación

El objetivo de esta fase es planear las investigaciones de benchmarking. Los pasos esenciales son los mismos que los de cualquier desarrollo de planes - qué, quién y cómo.

1.- Identificar que se va a someter a benchmarking. En este paso la clave es identificar el producto de la función de negocios. Dicho producto puede ser resultado de un proceso de producción o de un servicio. En este paso no podemos ayudar mediante la declaración de una misión para la función de negocios que se va a someter a benchmarking que es un nivel de evaluación alto, una vez hecho esto se dividen aun más las producciones en partidas específicas a las que aplicar benchmarking. Es importante el documentar los procesos del negocio y ver los sistemas de evaluación de desempeño, ya que las variables que estos miden pueden representar las variables importantes del negocio a las cuales se les debe aplicar el estudio de benchmarking.

2.- Identificar compañías comparables. En este paso es de suma importancia el considerar que tipo de estudio de benchmarking se quiere aplicar, interno, competitivo, funcional o genérico, ya que esto determinará en gran manera con que compañía no habremos de comparar, es importante recordar que sea cual quiera el tipo de estudio, se deben de buscar las empresas con las mejores prácticas para compararnos con ellas. Para identificar a esas empresas podemos auxiliarnos con herramientas como las bases públicas de datos, las asociaciones profesionales y otras fuentes limitadas tan sólo por el ingenio del investigador.

3.- Determinar el método para recopilación de datos y recopilar los datos. La recopilación de los datos es de suma importancia, y el investigador puede obtener datos de distintas fuentes. La información obtenida puede ser :

  • Información interna. Resultado de análisis de productos, de fuentes de la compañía, estudios de combinación de piggybacking (uso de información obtenida en estudios anteriores) y por parte de expertos.
  • Información del dominio público. Proviene de bibliotecas, asociaciones profesionales o mercantiles, de consultores o de expertos y estudios externos.
  • Búsqueda e investigaciones originales. La información se obtiene por medio de cuestionario directos o por correo, encuestas realizadas por teléfono, etc.
  • Visitas directas en la ubicación. Son de suma importancia, y por lo tanto debemos tratar de sacar el mayor provecho de las mismas, por lo que debemos hacer una preparación de las mismas, establecer los contactos adecuados en las otras empresas, realizar un itinerario de la visita y planear sesiones de intercambio de información entre las empresas.

Fase De Análisis

Después de determinar qué, quién y cómo, se tiene que llevar a cabo la recopilación y el análisis de los datos. Esta fase tiene que incluir la comprensión cuidadosa de las prácticas actuales del proceso así como las de los socios en el benchmarking.

4.- Determinar la brecha de desempeño actual. En este paso se determina la diferencia de nuestras operaciones con las de los socios de benchmarking y se determina la brecha existente entre las mismas. Existen tres posibles resultados que son :

  • Brecha negativa. Significa que las operaciones externas son el benchmarking. Significa que las prácticas externas son mejores.
  • Operaciones en paridad. Significa que no hay diferencias importantes en las prácticas.
  • Brecha positiva. Las prácticas internas son superiores por lo que el benchmarking se basa en los hallazgos internos. Dicha superioridad se puede demostrar de forma analítica o en base a los servicios de operación que desea el mercado.

5.- Proyectar los niveles de desempeño futuros. Ya que se definieron las brechas de desempeño es necesario establecer una proyección de los niveles del desempeño futuro, el cual es la diferencia entre el desempeño futuro esperado y lo mejor en la industria. En este paso se puede hacer uso de la gráfica Z la cual nos muestra en forma gráfica el tamaño de la brecha, así como el alcance completo de la brecha , en la actualidad y en el futuro.

Es útil basar la gráfica en una sola estadística resumida que muestre la función o el desempeño global de la unidad de negocios. Esta gráfica se divide en tres componentes esenciales. Se muestra la tendencia de la productividad histórica, o reducción del costo. Después se muestra el tamaño de la brecha, y por último se muestra traza la productividad futura proyectada.

Productividad Histórica. Lo más probable es que sea cierto que ninguna empresa ha permanecido completamente estática si no que, de hecho, ha tenido algún nivel de productividad con el transcurso del tiempo. Se supondrá que se ha buscado algún nivel de productividad histórica, que se puede medir y por lo tanto representar gráficamente. Es lo que muestra primero la gráfica Z. Se traza como una línea inclinada que asciende hasta el momento de la medición de la brecha.

Brecha de Benchmarking. La brecha se muestra como una función de un paso por una sola vez, que es necesario cerrar para alcanzar la paridad. Se basa en el efecto sumario de la diferencia entre el desempeño actual y de la industria. Se muestra como una línea vertical al momento del estudio.

Productividad Futura. Se presenta como una línea inclinada que sigue la medición de la brecha. Es el nivel de productividad que se proyecta para el futuro de manera que se logre alcanzar primero la paridad y después la superioridad. Es una medida comparativa entre la operación interna y la productividad supuesta de la industria. A continuación se muestra una gráfica "Z".

Integración

La integración es el proceso de usar los hallazgos de benchmarking para fijar objetivos operacionales para el cambio. Influye la planeación cuidadosa para incorporar nuevas prácticas a la operación y asegurar que los hallazgos se incorporen a todos los procesos formales de planeación.

6.- Comunicar los hallazgos de benchmarking y obtener aceptación. Los hallazgos de benchmarking se tienen que comunicar a todos los niveles de la organización para obtener respaldo, compromiso y propiedad. Para la comunicación primeramente se debe determinar el auditorio y sus necesidades, se selecciona un método de comunicación y por último, se deben presentar los hallazgos en una forma ordenada. En el proceso de obtención de aceptación es importante establecer una estrategia de comunicación en múltiples facetas, aparte de la declaración de una misión y de principios operacionales, así como el ver a benchmarking como una iniciativa de cambio al mostrar las mejores prácticas y explicar la forma en que estas operan. También ayuda en la aceptación el validar los hallazgos desde varias fuentes diferentes.

7.- Establecer metas funcionales. En este punto se tratan de establecer metas funcionales con respecto a los hallazgos de benchmarking, y convertir dichas metas en principios de operación que cambien los métodos y las prácticas de manera que se cierre la brecha de desempeño existente.

Acción

Se tiene que convertir en acción los hallazgos de benchmarking y los principios operacionales basados en ellos. Es necesario convertirlos en acciones específicas de puesta en práctica y se tiene que crear una medición periódica y la evaluación del logro.

8.- Desarrollar planes de acción. En este punto se incluyen dos consideraciones principales. La primera tiene que ver con las tareas en la planeación de la acción las cuales tienen que ver con el qué, cómo, quién y cuándo. Específicamente incluyen.

  • Especificación de la tarea.
  • Poner en orden la tarea.
  • Asignación de las necesidades de recursos.
  • Establecimiento del programa.
  • Determinación de las responsabilidades.
  • Resultados esperados.
  • Supervisión.

La segunda parte se relaciona con las personas y los aspectos del comportamiento de implantar un cambio.

9.- Implementar acciones específicas y supervisar el progreso. Dicha implementación se puede realizar por medio de alternativas tradicionales como son la administración el línea o la administración de proyectos o programas. Otra es la alternativa de implantación mediante equipos de desempeño o por los más cercanos al proceso y que tienen la responsabilidad de operación del mismo ; y por último la alternativa de nombrar un "zar del proceso" que sería el responsable de la implementación del programa. De igual manera es importante el supervisar el proceso y realizar informas del progreso que nos ayuden a aumentar el éxito del benchmarking.

10.- Recalibrar los benchmarks. Este paso tiene como objetivo el mantener los benchmarks actualizados en un mercado con condiciones cambiantes de manera que se asegure el desempeño excelente. Es importante el realizar una evaluación en áreas como la comprensión del proceso de benchmarking, la comprensión de las mejores prácticas, la importancia y valor, lo adecuado para fijar metas y la comunicación de benchmarking dentro de la empresa para ver que aspecto necesita una recalibración de benchmarks por medio de una planeación bien realizada y la repetición del proceso de 10 pasos hasta llegar a la institucionalización del benchmarking.

MADUREZ

Será alcanzada la madurez cuando se incorporen las mejores prácticas de la industria a todos los procesos del negocio, asegurando así la superioridad. También se logra la madurez cuando se convierte en una faceta continua, esencial y autoiniciada del proceso de administración, o sea que se institucionaliza.

 LAS CINCO ETAPAS PARA UN BENCHMARKING DE ÉXITO PROPUESTAS POR SPENDOLINI.

1.- Determinar a qué se le va a hacer benchmarking.-

  • Definir quienes son los clientes para la información del benchmarking.
  • Determinar las necesidades de información de benchmarking de los clientes.
  • Identificación de factores críticos de éxito.
  • Diagnóstico del proceso de benchmarking.

2.- Formación de un equipo de benchmarking.

  • Consideración de benchmarking como actividad de equipo.
  • Tipos de equipos de benchmarking.
    • Grupos funcionales de trabajo.
    • Equipos interfuncionales, interdepartamentales y equipos interorganizacionales.
    • Equipos ad hoc.
  • Quienes son los involucrados en el proceso de benchmarking.
    • Especialistas internos.
    • Especialistas externos.
    • Empleados.
  • Definir funciones y responsabilidades del equipo de benchmarking.
  • Definición de habilidades y atributos de un practicante eficiente de benchmarking.
  • Capacitación.
  • Calendarización.

3.- Identificación de socios del benchmarking.

  • Establecimiento de red de información propia.
  • Identificar recursos de información.
  • Buscar las mejores prácticas.
  • Redes de Benchmarking.
  • Otras fuentes de información.

4.- Recopilar y analizar la información de benchmarking.

  • Conocerse.
  • Recopilar la información.
  • Organizar información.
  • Análisis de la información.

5.- Actuar.

  • Producir un informe de benchmarking.
  • Presentación de resultados a los clientes de benchmarking.
  • Identificar posibles mejoras de productos y procesos.
  • Visión del proyecto en su totalidad.

DATA ENVELOPMENT ANALYSIS (DEA).

DEA se ha convertido en estos últimos años en un método de Benchmarking muy utilizado por las empresas. Se utiliza para evaluar la eficiencia del número de productores estudiados y comparados. Una tendencia estadística típica se caracteriza como una tendencia central y evalúa a los productores en base o en relación con un productor promedio. En cambio DEA es un método matemático que compara cada uno de los productores únicamente con el mejor productor. Los métodos que comparan los puntos extremos no siempre son los mejores métodos pero en ocasiones especificas son la mejor opción.

Este método se basa en asumir que si un producto determinado (A), es capaz de producir un número determinado de productos X(A) con una determinada cantidad de insumos Y(A), entonces todos los demás productores deben de poder producir con la misma eficiencia. Es por estos que si un productor es más eficiente que los demás en determinado proceso y otro productor es más eficiente en otro proceso distinto, se pueden intercambiar los mejores procesos y llegar a un producto virtual con los mejores procesos de cada uno de los productores.

Lo importante del análisis es encontrar el mejor productor virtual para cada uno de los productores reales. Si el productor virtual es mejor que el productor original ya sea por producir más productos con los mismos insumos o por producir la misma cantidad de productos con menos insumos, entonces los productos originales son ineficientes.

El procedimiento de encontrar el mejor productor virtual se puede formular como un programa lineal. Analizando la eficiencia de n productores se describe en un grupo de n problemas de programación lineal.

DEA es más útil cuando se comparan con los mejores en determinados procesos, donde el analista no pierde tanto tiempo en estudios de procesos pobres e ineficientes. DEA se ha aplicado en muchas situaciones como son :

  • Seguro social.
  • Educación.
  • Bancos.
  • Manufacturas.
  • Evaluación de administraciones.
  • Restaurantes de comida rápida.

Algunas de las características que le proporcionan cierta ventaja al DEA son :

Debido a que esta es una técnica de puntos extremos, el ruido como los errores en las medidas pueden causar problemas significativos.

DEA es bueno al momento de estimar la eficiencia relativa de los productores pero converge muy lentamente hacia la eficiencia absoluta.

Debido a que DEA es una técnica no paramétrica, las pruebas de hipótesis estadísticas son muy difíciles de realizar.

Debido a la formulación estándar del DEA crea un programa lineal distinto para cada productor, se pueden ocasionar problemas intensos computacionalmente hablando.

En el Apéndice I se encuentran un ejemplo ilustrativo de como el DEA se implementa en un equipo de baseball comparando a cada uno de los jugadores.

Benchmarking como se realiza en John Deere.

Es un proceso simple el cual requiere disciplina y a la vez buena autodisciplina. Si alguien quiere hacer benchmarking debe saber en forma precisa que es lo que quiere saber, ya que no podrá saberlo sin antes saber lo que desea, internamente y a detalle saber en cada proceso lo que esperan implementar. El problema más común de la mayoría de las empresas es que no cuentan con procesos fundamentados, una total ignorancia de sus procesos hace que no se puedan implementar cambios.

Menciona como se aprende a pasear en bicicleta por lo general el instructor da una vuelta y después de darla le dice al aprendiz que lo haga, así de sencillo. Es muy importante primero entender bien el proceso.

Como se determina quien es el mejor.- las características comunes son que ellos entienden bien el proceso mejor que sus competidores, con características de empresas de clase mundial, conocen a sus clientes mejor que sus competidores, responden más rápido que sus competidores, emplean recursos más eficiente que su competencia, compiten en su mercado en base a las necesidades de sus clientes, estas son formas de identificar quien es el mejor, otra es ver quien gana premios, en base a sus resultados, contratar asociaciones de comercio, afiliarse a organismo de benchmarking.

Parte I.- Planear : Es imposible empezar sin ello, identificar el proceso a mejorar, analizar el proceso como se encuentra actualmente, establecer los objetivos, todo documentado. Seleccionar el equipo de benchmarking, que este ligado al proceso, que otra cosa esta llevando a cabo la otra división, tener en mente que los equipos de benchmarking no son permanentes.

Parte II.- Colección : Seleccionar a los socios e invitarlos a participar y explicarles lo que queremos llevar a cabo, es necesario ser sincero, honesto, abierto, y que todos los socios ganen.

Parte III.- Analizar : Después de cosechar todos los datos de socios hay que establecer lo que los socios tienen, y después lo que se tiene en la empresa, discutiendo y haciendo las recomendaciones del cambio. Es necesario brindar atención a la cultura de la empresa, a sus valores y a la estructura.

Parte IV.- Implementación : Si se investigó hay que implementar los resultados tanto tú como todos los socios, seleccionar las recomendaciones, implementando los cambios requeridos, estableciendo objetivos reales.

FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO EN EL PROCESO DE BENCHMARKING.

De la simple pregunta que nos hacemos ¿a qué le vamos a hacer Benchmarking ?, surgen los factores críticos del éxito, son los aspectos en base a los cuales vamos a realizar el benchmarking.

Es de vital importancia la identificación de estos así como establecer claramente una escala con sus conversiones adecuadas para llevar a cabo las diferentes comparaciones.

Es necesario tener siempre contemplado que una de las metas es definir los FCE tan claros como sea posible. Xerox sugiere hacer las siguientes preguntas :

1. ¿Cuál es el factor más crítico de éxito para mi función/organización ?

2. ¿Qué factores están causando el mayor problema (por ejemplo, no cumplir las expectativas) ?

3. ¿Qué productos se les proporcionan a los clientes y qué servicios se les prestan ?

4. ¿Qué factores explican la satisfacción del cliente ?

5. ¿Qué problemas específicos (operacionales) se han identificado en la organización ?

6. ¿En dónde están localizadas las presiones competitivas que se sienten en la organización ?

7. ¿Cuáles son los mayores costos (o costos "conductores) de la organización ?

8. ¿ Qué funciones representan el mayor porcentaje de costos ?

9. ¿Qué funciones tienen el mayor espacio para hacer mejoras ?

10. ¿Qué funciones tienen más influjo ( o potencial) para diferenciar a la organización de los competidores en el mercado ?

Existen tres niveles de especificidad de los FCE :

Nivel 1.- Define una área amplia o tema para la investigación, que puede comprender desde un departamento hasta una función organizacional. El tema suele ser demasiado amplio para acordar cualquier tipo de medida. Ejemplo : facturación, compras, procedimientos de acciones correctivas, niveles de satisfacción al cliente, marketing, promociones.

Nivel 2.- Define un área mucho más específica de investigación con respecto al nivel 1, se define con frecuencia por medio de algún tipo de medidas agregadas, por ejemplo el número de quejas de los clientes, el número de promociones por periodo de tiempo, los niveles promedio de salario, el número global de errores de facturación.

Nivel 3.- Es el más específico, ya que particularmente por algún tipo de medida o descripción de procesos específico permitan a su socio del benchmarking producir información comparable a la de usted.

Ejemplos : presupuesto anual, de televisión para publicidad por mercado, procesos para reducir los desperdicios en línea de productos, métodos para determinar los gastos por deudores morosos como un porcentaje de ventas.

Ejemplos de Factores Críticos de Éxito.

  • Participación en el mercado :
    • En unidades
    • En valor monetario
  • Rentabilidad :
    • Rendimiento sobre ventas
    • Rendimiento sobre activos
    • Rendimiento sobre patrimonio.
  • Índices de crecimiento del competidor :
    • Participación de mercado por segmento
  • Materias primas :
    • Costo porcentual sobre ventas
    • Costo unitario de compra
    • Volumen anual de compras
    • Tasas de cambio
    • Costos de fletes
    • Calidad
    • Rendimiento (unidad producida por unidad empleada).
  • Fuerza laboral directa :
    • Costo porcentual sobre ventas
    • Gastos laborales distribuidos por departamento
    • Remuneración por hora · Prestaciones
    • Promedio laboral horas por semana
    • Horas extra
    • Tarifa de horas extra
    • Productividad por unidad (unidades producidas por hora - hombre)
    • Productividad por ingresos (ingreso por producto y hora - hombre)
    • Indicadores demográficos (edad, educación, etc.)
  • Fuerza laboral indirecta :
    • Costos globales como porcentaje de las ventas
    • Costos laborales por función
    • Administración de la fuerza directa
    • Niveles salariales
    • Prestaciones
    • Tasas de cambio
    • Productividad unitaria
    • Indicadores demográficos
  • Investigación y desarrollo :
    • Costos básicos de I & D.
    • Tiempo de desarrollo de nuevos productos .
    • Mejoras de productos existentes
    • Diseño para reducción de costos.
  • Costos administrativos, de ventas y generales :
    • Costo como porcentaje de las ventas.
    • Costos distribuidos por organización.
    • Niveles salariales.
    • Planes de bonificación.
    • Planes de prestaciones.
    • Costos de capacitación como porcentaje de ventas.
    • Datos demográficos del trabajador.
    • Costo de deudas incobrables como porcentaje de ventas.
  • Costos de capital :
    • Rotación de activos globales.
    • Rotación de activos fijos.
    • Gastos de capital como porcentaje de depreciación.
    • Escalas de depreciación.
    • Costos anuales de arrendamiento.
    • Costos de mantenimiento.
    • Rotación de inventarios.
    • Edad de la cartera.
    • Edad de las cuentas por pagar.
    • Costos de capital.
  • Características del producto :
    • Tamaño, forma (diseño).
    • Estilos, colores.
    • Precio estrategias de asignación de precios.
    • Accesorios, garantías, respaldo de servicio.
  • Servicio :
    • Tipo y volumen de queja de los clientes.
    • Disponibilidad de asistencia.
    • Tiempo de respuesta.
    • Tiempo promedio de reparaciones.
    • Prontitud de entrega.
    • Calidad profesional del personal que contacta al cliente.
    • Procesos de formulación de pedidos ·
    • Disponibilidad de educación a clientes.
  • Calidad del producto :
    • Ritmo de producción.
    • Cantidad de retrabajo.
    • Costos de reparaciones.
    • Promedio de vida útil del producto.
  • Metodología de calidad Imagen :
    • Reconocimiento público.
    • Penetración publicitaria.
    • Utilización de medios.
    • Inversión publicitaria
    • Esfuerzos de cabildeo.
    • Actividad promocional.
    • Reacción de los clientes a posicionamiento de imagen publicitaria.
  • Manufactura :
    • Decisiones de compra o de fabricación.
    • Niveles de especialización de la planta.
    • Maquinaria utilizada en la producción.
    • Niveles de capacitación de la fuerza laboral.
    • Estructura del área de trabajo.
  • Niveles de automatización Distribución :
    • Canales.
    • Configuración territorial.
    • Distribución exclusiva o de otra clase.
  • Fuerza de ventas :
    • Tamaño.
    • Nivel de experiencia.
  • Niveles de desempeño Procesamiento de datos :
    • Inversión en sistemas.
  • Tecnología, aplicaciones Recursos humanos :
    • Actividad de búsqueda y contratación.
    • Políticas de remuneración.
    • Políticas de prestaciones.
    • Actividades de capacitación .
    • Sistemas de reconocimientos.
    • Políticas no discriminatorias.
    • Programas de servicio a la comunidad.
    • Políticas de comunicación.
  • Servicios de salud y seguridad Finanzas :
    • Política financiera.
    • Percepción social
    • Estrategias y políticas tributarias
    • Política de endeudamiento
    • Políticas de distribución de dividendos

SOCIOS DE BENCHMARKING

Dentro de todos los procesos de benchmarking, uno de los puntos o pasos más importantes es el de la selección o el establecimiento de una relación con las empresas con las que nos vamos a asociar para desarrollar el estudio de benchmarking. La empresa interesada en realizar un estudio deberá buscar las compañías contra las cuales realizar el benchmarking, las cuales serán sus socios en el estudio. Uno de los principales problemas con los que los encargados del estudio tendrán que enfrentar, una vez hecha la selección de la compañía con la cual compararse, es el de convencer o lograr la cooperación de dicha compañía en el estudio como un socio de benchmarking. El tipo de benchmarking que se esté realizando tiene mucho que ver con la selección de los socios, por ejemplo : si se realiza un benchmarking entre operaciones internas del negocio, no debe presentarse ningún problema entre los socios del estudio, ya que al pertenecer a la misma compañía el intercambio de información no debe presentar problema alguno. En cambio al realizar un estudio contra la competencia, por lo general se dificulta o se hace imposible la cooperación debido a la desconfianza o a la actitud protectora de información sobre procesos, tecnología, etc. de manera que la competencia por lo general piensa que estos estudios son para robar información y quitar cierta ventaja competitiva a la empresa por parte de la competencia. Autores como Camp, no recomiendan el centrarse y buscar como socios a la competencia, ya que se pueden gastar muchos recursos y esfuerzos para la obtención de información, ya sea de forma legal o ilegal, y al final lo único que se logra es cuando mucho igualar a la competencia y no el superarla, ya que nadie puede asegurar que dentro de la competencia se están llevando a cabo las prácticas más innovadoras y mejores de la industria. En el estudio de líderes de la industria o procesos genéricos, podemos encontrar a los socios de los cuales podemos obtener más beneficios, ya que al compararnos con una empresa que es líder en la industria, pero que no es nuestro competidor, es más fácil establecer una relación con dicha empresa, ya que ésta no se sentirá amenazada por tener como socio de benchmarking a una empresa perteneciente a otra industria o giro de negocios. Por otra parte al no presentarse el problema que se presenta entre compañías competidoras, el intercambio de información se facilita y la oportunidad de descubrir prácticas innovadoras es mayor. A continuación se presentan algunas consideraciones para la determinación del mejor competidor o líder funcional de la industria :

1.- CONSIDERAR "COMPETIDOR" EN LOS TÉRMINOS MÁS AMPLIOS.

  • Que empresa, función, u operación tiene las mejores prácticas de la industria.
  • Operaciones comparables donde se usan las mejores prácticas, métodos o procesos.

2.- ASEGURAR LA COMPARABILIDAD.

  • Las empresas con alta satisfacción del cliente se deben medir contra empresas con alta satisfacción del cliente.
  • Las características de los productos deben de ser genéricas para el proceso. Es decir, las mercancías envasadas se deben medir contra mercancías envasadas.

3.- PERMANECER DENTRO DE LA MISMA INDUSTRIA.

  • Definir ampliamente la industria.
  • La industria electrónica es un ejemplo.

4.- ¿DONDE SE ENCUENTRAN O ES PROBABLE QUE OCURRAN LOS DESCUBRIMIENTOS EN LAS PRACTICAS DE LOS NEGOCIOS ?

Descubrir prácticas innovadoras donde quiera que existan.

Incluso en industrias disímiles.

Una de las consideraciones más importantes con respecto a los socios de benchmarking es la de el manejo de la información, por lo que se debe establecer un lazo de confianza y cooperación entre los socios de manera que la información que se comparte sea bien utilizada y que no se dañe a la empresa que la proporciona, por lo que la comunicación entre los socios toma un papel de suma importancia.

ARTICULOS

MOTOROLA

Se menciona el problema que un ejecutivo pasaba mucho tiempo explicando a profesionales de compras otras formas de llevar a cabo las compras en otras organizaciones. Se menciona el ejemplo de como Motorola toma algunas medidas de desempeño para aplicar benchmarking :

  • Qué tan bien el administrador de insumos controla los costos.
  • Qué tan rápido los nuevos productos son desarrollados y que tan rápido es el proceso de mercadotecnia de estos.
  • Qué tan bien los nuevos productos que penetran al mercado cumplen con las expectativas del cliente.
  • Qué tanto las buenas características de los insumos están relacionadas con nuevas tecnologías e innovaciones.

BENCHMARKING.

Es una herramienta de valor la cual es la llave para el éxito de técnicas de administración, pero es necesario ser aprovechada en el camino correcto ya que sino los recursos y tiempo serán basura. Existen demasiadas fuentes de información como bases de datos, empresas que reciben al año 400 grupos como Nissan.

Xerox la define como encontrar e implementar las mejores prácticas. Tiene tres importantes razones :

  • Decidir a que se le va hacer benchmarking.
  • Para ser exitoso en que grado nos vamos a colocar, que grado de comparación es requerido.
  • Es necesario enfocarse en el proceso claramente.

BIBLIOGRAFÍA.

  • Manual de la pequeña y la gran empresa.

1994 - Ed. Mc. Graw Hill

  • Diccionario de Administración de Empresas

1998 - Series especial

  • Direcciones Electrónicas.

www.monografias.com

Newsletter #19

Newsletter #98

Newsletter #115

Newsletter #145

 

 

 

Autor:

ING. HUMBERTO ADOLFO PEÑA PEDUCASSÉ

INGENIERO COMERCIAL

TRABAJO REALIZADO EL 1 ER. SEMESTRE DEL AÑO 2003

ACTUALIZADO A FEBRERO DEL 2004

EL TRABAJO DESARROLLA LA INVESTIGACIÓN DEL AUTOR EN EL CAMPO DEL COMERCIO EXTERIOR EN UN SISTEMA MÚLTIPLE DE ACCIÓN PARA LOGRAR MEJORAS QUE CONSTITUYAN MAYOR EFICIENCIA EN LOS PROCEDIMIENTOS PROPIOS DEL ÁREA, IMPLEMENTANDO HERRAMIENTAS COMO BENCHMARKING, CALIDAD TOTAL, KANBAN, ENTRE OTRAS.


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