- Importancia de la
Información - "Lean
Manufacturing" - Adelgazando la Tecnología
de Información o "Lean TI"
Importancia de la
Información:
En este mundo globalizado y de constantes cambios, las
empresas
obligadamente requieren ser cada vez más ágiles y
se deben adaptar con mayor facilidad a estos cambios.
Actualmente, las compañías dependen en su
totalidad de tener la información exacta en el momento preciso,
las empresas que no
son capaces de alcanzar esto, están en peligro de
extinción porque con el paso de los años la
información se ha convertido en el arma más potente
para la toma decisiones, y es aquí donde radica la
prioridad de desarrollar nuevas tecnología que
permitan tener la información requerida y lista para ser
utilizada.
Una frase de Sir Francis Bacon dice:"El
conocimiento es poder", las
empresas que saben manejar la información, tienen el
poder de tomar
decisiones que las beneficien y es aquí donde la tecnología
de información juega un papel
fundamental, porque las empresas pueden tener una ventaja
competitiva sostenible que les permita estar por encima de sus
competidores.
Sin embargo, la mayoría de las organizaciones
han fallado al no aprovechar el ambiente
existente e implementar ideas innovadoras para mejorar el
papel que
juegan los sistemas de
información dentro de sus organizaciones,
algunos de estos errores son:
- Resistencia al cambio por
parte de la gente - Deficiencias para reconocer amenazas competitivas
rápidamente. - Rosbutez de los sistemas de
información. - Escasez de Recursos
apropiados - Incertidumbre de cómo o porque automatizar
procesos
El término de Lean Manufacturing puede ser
traducido como Manufactura
Delgada o manufactura
Esbelta. Su propósito es el de reducir las actividades que
no agregan valor de los
procesos para
agilizarlos.
A través de ciertos principios y
técnicas de depuración, la
manufactura esbelta trata de quitar todas las actividades que no
agreguen valor al
producto final
que recibe el cliente. Las
implementaciones de la manufactura esbelta se hicieron exitosas
principalmente en industrias
automotrices, donde inicialmente se llevaron a cabo las
implementaciones con resultados muy satisfactorios.
En los últimos años, diversas herramientas
de producción han sido empleadas para hacer
mas eficientes a los negocios, una
de estas herramientas
es la filosofía "Lean Manufacturing" la cual busca
eliminar las "mudas", palabra japonesa que significa
"desperdicio", y que según Womak, podemos definir como
toda aquella actividad que utiliza recursos pero que
no genera un valor a los ojos del cliente, y que
actualmente plaga a la mayoría de las empresas.
Además incluye conceptos como justo a tiempo,
cero defectos y flujo de proceso
continuo.
Algunos principios
básicos de esta filosofía son:
- Valor: Se determina lo que el cliente
está dispuesto a pagar. - Cadena de Valor: Modelado y registro de
todas las acciones
específicas requeridas para eliminar las actividades que
no añaden valor. - Flujo: La eliminación de las
interrupciones para lograr que el flujo de la cadena no tenga
interrupciones. - Dinamizar: La capacidad de innovar los
productos y
los procesos a
través de los conceptos que brinda la utilización
por parte de los clientes. - Perfección: La habilidad para lograr
que las cosas se hagan bien desde el primer momento hasta la
aplicación del esfuerzo de mejora continua.
Adelgazando la
Tecnología
de Información o "Lean TI":
Al conjuntar "lean manufacturing" con la tecnología de
información, podemos lograr una herramienta bastante
competitiva, la cual tendría el objetivo de
eliminar desperdicios, eliminar retrasos, reducir errores
informáticos y aumentar la velocidad a la
cual la tecnología de información agrega valor al
negocio, a los clientes y a los
accionistas, esta herramienta recibiría el nombre de "Lean
TI" o "Tecnología de Información
Esbelta".
Si se quiere hacer mas eficiente el uso de las
tecnologías de información, es necesario considerar
el termino "LEAN"; el administrar o manejar un sistema de
información requiere capacitaciones largas,
familiarizaciones con el sistema, y en la
mayoría de los casos la curva de aprendizaje es
lenta, por lo que los usuarios duplican información
llevando registros
físicos (en papel) y cargándolos al sistema, por lo
que la información en ocasiones no se actualiza en los
sistemas.
Por todo esto, la integridad de la información se
ve comprometida y por ello se va "Engordando a la
organización", porque estamos realizando operaciones que
no agregan valor al producto y que
el sistema puede realizar de manera automática.
Esta herramienta, debe de estar alineada con la
visión del negocio porque le permitiría a las
organizaciones tomar decisiones que tendrían un impacto en
el largo plazo, que en la actualidad al hablar de largo plazo
dadas las condiciones de los negocios
actuales, no podría ser un periodo mayor a 5
años.
El aplicar la filosofía "LEAN" a la
tecnología de información permitiría
analizar toda la cadena de
valor, desde los técnicos en computación hasta los usuarios del sistema
en el negocio, los beneficios que podrían obtener las
empresas que utilizan esta herramienta serían:
- Reducción de Costos —
Identificando procesos innecesarios y subprocesos se pueden
rediseñar tareas para que puedan ser mas eficientes y
consecuentemente utilizar menos recursos. - Incrementar el Valor — Al igual que los
costos, se
deben identificar las cadenas de valor de las cuales es parte
la Tecnología de Información, esto permite a los
gerentes de TI participar de manera proactiva en las
iniciativas para crear valor. - Reducir Tiempos de Espera — Un principio
fundamental detrás de la transformación a la
Tecnología de Información Esbelta, es la
eliminación de retrasos, cuellos de botella y retrasos
sistemáticos. Se deben diseñar los procesos de
manera para reducir estos retrasos lo mas posible, considerando
la cultura
organizacional y los perfiles del personal para
que el cambio
organizacional no sea tan drástico. - Reducción de Errores — Uno de los
resultados mas significativos de eficientizar los procesos y
reducir la espera, es la subsecuente reducción de
errores. - Eliminación de Barreras — Se
eliminan las barreras entre el departamento de sistemas y el
resto de los departamentos de la organización.
Es importante mencionar que de alcanzar alguno de estos
beneficios es de vital importancia ya que se estaría
alcanzando una ventaja competitiva sobre los
competidores.
Un ejemplo práctico es el enfoque que se le esta
dando en la actualidad a los sistemas de ERP
(Enterprise Resource Planning), en donde algunas personas creen
que es una utopía dado que el ambiente lean
o esbelto se enfoca a un modelo
"PULL" en donde los bienes no se
producen o compran hasta que se tiene una demanda para
ese producto. Los sistemas tradicionales de ERP operan con
un modelo
"PUSH" en donde los bienes son
producidos para cumplir con una demanda
pronosticada.
Estos dos enfoques, se les puede definir como "Just in Time"
para el modelo Pull y "Just in Case" para el modelo Push. Para
lograr esto, algunos productores de software han creado lo que
se conoce como aplicaciones "Flow Manufacturing", las cuales
permiten trabajar con la filosofía LEAN y el ERP
identificando actividades que no le agregan valor al producto y
que agregan costo.
Es obvio que el implementar un ERP no significa que se
tenga operaciones
esbeltas, o que la implementación sea un éxito.
Para poder asegurar la implementación exitosa de un ERP y
un programa de
flujo en un ambiente de manufactura, es necesario establecer
primero los principios y metodologías de "LEAN" como la
base sobre la cual se va a implementar el ERP y el paquete de
Flujo.
Algunos beneficios de utilizar un ERP bajo el esquema de
lean, se puede ver en la siguiente tabla:
TABLA 1: ERP TRADICIONAL vs. LEAN ERP
ERP Tradicional • Los planes de producción se hacen con base en una | Lean |
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