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Ceremonial , Protocolo y Relaciones Públicas en la Empresa




Enviado por lperrotti



    Comportamiento en el área
    laboral

    1. Aclaración
      Introductoria
    2. La
      Cortesía
    3. Etiqueta
    4. Para recordar
    5. Las Relaciones
      Públicas
    6. Comunicación Oral y
      Escrita
    7. Cortesía en el
      ámbito empresarial
    8. Reuniones de
      Trabajo
    9. Bibliografía consultada y
      de consulta

    Aclaración Introductoria

    Cuando nos referimos al Protocolo
    empresarial, es prudente recordar que son las mismas formas a
    seguir dentro de otras instituciones;
    lo aquí expresado no queda relegado al vínculo
    entre empresas y sus
    miembros, sino a todos aquellos que convivan en un ámbito
    laboral.

    La
    Cortesía

    La cortesía es indispensable en el ámbito
    laboral;
    existen ciertas diferencias entre el comportamiento
    social y el que se utilizará en el lugar de trabajo, lo
    que no significa que el trato hacia los subordinados sea menos
    cortés, sino que es diferente. La cortesía se
    coloca en el tono de voz, en las actitudes
    hacia quienes nos rodean, más que en las fórmulas
    clásicas; no es necesario pedir permiso para entrar o
    retirarnos de algún lugar o reunión.

    Dado la cantidad de mujeres que trabajan ha modificado
    el tratamiento social que se les imparte, para pasar a ser
    tratadas prácticamente con la misma cortesía con la
    que un señor trata a sus colegas hombres.

    Dentro de las empresas nos
    encontramos con una diferencia básica con los medios
    sociales: un gran respeto por las
    jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos,
    entre ejecutivos y clientes o
    proveedores.
    Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo
    fundamental que cada persona conozca
    su posición y la haga respetar.

    El grado de formalidad en el comportamiento
    y el vestido depende de la actividad que se ocupa la empresa, o en
    la que se mueven las personas. También influirá en
    la actitud
    general de un funcionario el eventual contacto con el
    público y clientes, y sobre
    todo lo hará la política interna de
    la empresa.
    Generalmente son los directores de éstas quienes marcan el
    estilo de la vestimenta y, como dada empresa es un
    mundo diferente, lo ideal será que al incorporarnos a un
    nuevo trabajo observemos cuidadosamente la actitud
    general, y nos adaptemos a ella.

    También será muy importante que,
    además de seguir las convenciones sociales tradicionales,
    seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para
    resolver situaciones imprevistas; en una palabra, que tengamos
    una buena dosis de sentido común.

    Otro punto importante dentro de la convivencia laboral
    será el buen humor, el saber sonreír y utilizar un
    tono agradable de voz. Será mucho más fácil
    lograr un mejor rendimiento de nuestros colaboradores si los
    tratamos gentilmente, si tenemos en consideración cada
    personalidad y
    actuamos de acuerdo con ello.

    Es la manera correcta que han de tener para dirigirse
    los miembros de las instituciones,
    tanto entre sus pares como frente a terceros. La precedencia
    estará encabezada por los fundadores de la
    institución y se regirá de acuerdo al organigrama de
    cada ente en especial.

    Entre personas que tienen la misma jerarquía, es
    frecuente que se produzcan roces, por lo que los individuos con
    fuertes personalidades deberán ser más controlados
    y cuidadosos, ya que aún sin intención,
    podrían avasallar a sus compañeros.

    Cuando se desee tener una reunión, lo correcto
    será que el que tenga la iniciativa vaya, o llame, al
    escritorio de su igual. No deberemos llamarlo a nuestra oficina a no ser
    que nos esté visitando alguien cuyo aporte sea de interés
    para el tema común. Si esta reunión fuera formal,
    un hombre
    deberá ponerse de pie cuando entre su colega, lo
    saludará y presentará a los visitantes,
    indicándole un asiento antes de sentarse
    nuevamente.

    De esta manera el visitante notará que quien
    acaba de ingresar tiene, por lo menos, la misma jerarquía
    de quién preside la reunión.

    Al llegarnos al escritorio de una persona, sin
    haber solicitado previamente una audiencia, si la encontramos
    ocupada en el teléfono o con algún tipo de
    documentación, deberemos esperar a que
    termine lo que está haciendo antes de comenzar con el tema
    que nos llevó a visitarla. Como contrapartida no es
    correcto recibir a una persona y hacerla esperar frente a
    nosotros mientras hablamos por teléfono, acortaremos la
    conversación y pediremos que no nos pasen llamadas a fin
    de concentrarnos en nuestro visitante.

    En general los subordinados deben aceptar y seguir lo
    que indiquen y decidan los superiores. Si hay alguna discrepancia
    o bien alguna idea que pueda mejorar la ejecución de la
    tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en
    privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se
    sobrecargue de tareas a un dependiente.

    Ante la existencia de subordinados, siempre
    deberán ser tratados con
    corrección, amabilidad y respeto, siendo
    conscientes de sus horarios de salida, evitando organizar
    reuniones o juntas sobre esas horas.

    La decisión de pasar del tratamiento de utilizar
    el apellido de una persona a usar su nombre de pila
    dependerá de quién tenga mayor jerarquía. En
    el primer contacto comercial con otra persona será
    incorrecto usar el nombre de pila. Lo correcto es dar el mismo
    tratamiento recíprocamente, las excepciones están
    dadas por :

    1. cuando exista gran diferencia de edad;
    2. cuando el dependiente pida que lo llamen por su
      nombre de pila y
    3. cuando la relación entre jefe y subordinado
      sea informal;

    sin embargo delante de terceros se volverá al
    tratamiento formal clásico, que hace a la imagen
    corporativa.

    Etiqueta

    Será muy importante que al tener la entrevista
    definitoria en una empresa
    observemos cuidadosamente el grado de formalidad en el vestir,
    analizando sobre todo a aquellos que tienen el mismo status que
    el cargo que ocuparemos.

    Ante cualquier tipo de duda los hombres usarán
    ambo (traje oscuro), preferentemente oscuro, o bien saco y
    corbata, de colores sobrios.
    En el primer caso me refiero a situaciones formales y en el
    segundo informales o menos formales.

    Las mujeres ejecutivas o empresarias estarán muy
    atentas a que su ropa sea de la mejor calidad posible,
    discreta, poco escotada y para nada provocativa; no olvidando el
    cuidado del peinado y de las manos para que estén en
    perfecto orden.

    Para
    recordar
    :

    • En situaciones en las que se encuentran reunidas
      personas de procedencia diferente, en la que puedan reflejarse
      distinciones en los hábitos culturales, se debe ser muy
      respetuoso. Los grupos
      presentes deben hacer un esfuerzo por comprender las normas de
      educación de los demás e intentar
      no transgredirlas.
    • Si entre las actividades que enfrenta como empresario
      está la de viajar a países de hábitos
      diferentes a los nuestros, es su obligación documentarse
      debidamente sobre las normas y
      modales del lugar y cultura a la
      que se dirige.
    • Si ya no tiene tiempo para
      leer sobre protocolo o su superior debe viajar solo
      recuèrdele el famoso dicho:

    …"a donde fueres haz lo que
    vieres"…

    y que siempre en estas situaciones no
    ceda ante la tentación de llamar la atención.

    Las Relaciones
    Públicas

    Las Relaciones
    Públicas deben estar puestas al servicio de la
    modernidad, y sin
    que parezca un juego de
    palabras, podemos expresar que:

    Las Relaciones Públicas promueven y mantienen
    las relaciones con los públicos.

    A la hora de analizar la fórmula, podemos hallar una serie
    de significados relevantes,

    por ejemplo:
    trato, comunicación, conexión,
    vinculación, entre personas y grupos de
    personas, reunidas o dispersas, etc.
    En otras palabras, se trata de trabajar con todos los
    públicos vinculados de otra manera a una organización y, asimismo, tener la
    capacidad operativa capaz de interaccionar con otros sectores en
    actividades destinadas a dichos públicos. No siempre se
    menciona entre las responsabilidades primarias de las Relaciones
    Públicas a su función
    política y
    a la consecuente acción institucional, dos componentes
    exclusivos que merecen destacarse expresamente dada su
    trascendencia.
    El ejercicio profesional de las Relaciones Públicas "exige
    una acción planeada, con apoyo en la investigación, en la
    comunicación sistemática y en la
    participación programada, para elevar el nivel de
    entendimiento y la solidaridad y
    colaboración entre una entidad, pública o privada,
    y los grupos
    sociales a ella vinculados, en un proceso de
    integración de intereses legítimos,
    para promover su desarrollo
    recíproco y el de la comunidad a la
    que pertenece."

    Indudablemente, las Relaciones Públicas deben
    estar siempre al servicio de
    fines concretos, especialmente atendiendo la diversidad de
    negocios o
    actividades socio-económicas y políticas.
    Este perfil representa el eje de cualquier desarrollo, y
    está adherido al progreso y al bienestar de la gente y sus
    instituciones.

    Desarrolla, controla y mantiene la Identidad
    (personalidad
    de la empresa) y en
    su consecuencia, la Imagen
    (representación) como primera y más impactante
    forma de comunicación con los públicos
    internos y externos. Su mejor aliado es la Difusión
    Institucional, quien olvida este concepto y
    acción lleva al olvido a su Institución o empresa.
    Es un lema y una ley

    "Hacerlo bien y hacerlo
    saber"

    Finalmente, sumar que el PROTOCOLO y las RELACIONES
    PUBLICAS conforman un todo, quien conoce ambos caminos sabe hacia
    donde va.

    La integración (Ut unum sit) genera un
    agradable y certero espacio de trabajo para los profesionales y
    seguridad de
    èxito para aquellos que reconocen en esta labor las
    herramientas
    para una perfecta convivencia y respeto de los otros.

    Recordar es nuestra misión,
    nuestro objetivo,

    les dejo un resumen para esas ocasiones
    en que la mente se obnubila.

    Comunicación Oral y
    Escrita

    Protocolo del Telèfono y del
    E mail

    El Correo Electrónico

    • Configurar el correo con los datos
      personales y dirección de e-mail (por lo menos un
      alias o iniciales),
    • Firmar los mensajes SOLAMENTE con la información necesaria,
    • La firma no debería sobrepasar cuatro
      líneas:
    1. Nombre y Apellido
    2. Cargo
    3. E-mail y telèfono.
    • Evitar frases, fondos, marcos, archivos
      pesados, dibujos
      (todo aquello que resulta innecesario),
    • Siempre realiza una prueba antes de enviar un correo
      de importancia.

    El Telèfono

    "Cinco reglas de Oro del Lenguaje
    Telefónico"

    • Sonría, (nombre de la empresa y personal),
    • Articule claramente,
    • Hable con lentitud,
    • Anote,
    • Haga preguntas: reformular y mencionar al
      interlocutor por su nombre.

    Algunos consejos

    • No haga llamados de negocios a
      menos que tenga una buena razón (puede resultar una
      intromisión o interrupción), vaya directo al tema
      y sea breve,
    • Evite llamar a la casa lo que pueda ser resuelto en
      horario de trabajo,
    • No permanezca callado mientras le hablan,
    • No mascar, masticar, llevarse lapices, lapiceras,
      etc. a la boca, o hablar con otra persona,
    • Si su telèfono está desconectado y le
      hacen llegar un mensaje es su obligación responder la
      llamada,
    • Cuando haya alguien en su oficina no
      reciba llamados a menos que sean urgentes,
    • Evitar finalizar el llamado diciendo "Que tenga un
      Buen Día"; usar " Ha sido muy grato escucharte",
      "Gracias por la información",
    • Si un colega está hablando cuando entra a la
      oficina, salga, a menos que le diga que se quede.

    Cortesía en el ámbito
    empresarial

    Ascensor: Ingresa y egresa el de mayor rango.

    Puertas: El primero abre y mantiene la puerta
    abierta.

    Puertas giratorias: El primero pasa y espera a los que
    van saliendo.

    "Prever acceso para personas con discapacidad o
    ancianas"

    Visitas a nuestra
    Empresa

    • Visitas de menor jerarquía (informales)
      Educativas,

    Grupos heterogèneos de
    públicos,

    Visitas de proveedores
    y

    revendedores.

    Planificación y
    Organización

    1. personas y Conocimientos previos
      (educativas).

    2. Elaborar ficha Tècnica: Día y
      horario, Confirmación (fax o
      mail), Cantidad de

      responsabilidad social.

    3. Exposición Práctica: del Por
      què y Para què de la empresa. Impacto social,
      su
    4. Recorrido por las instalaciones.
    5. Break o refrigerio.
    6. Despedida: Entregar material gráfico y
      obsequio,

    (dependiendo de la actividad de la empresa).

    • Visitas de mayor jerarquía (formales)
      de Empresa a Empresa.

     

    1. Coordinar acciones
      protocolares y actividades: Día, lugar, horario,
      jerarquías, tipo de reunión, etc
    2. Recepción – Bienvenida
    3. Salutaciones (invitado-comitiva)
    4. Desarrollo de actividades (recorrido, temas de
      intercambio, negociación, firma de

    acuerdos o convenios, etc..)

    Reuniones de Trabajo

    Horarios

    7.00 a 8.00

    Desayuno de trabajo
    (interno)

    8.00 a 9.00 (hasta
    10.00)

    Desayuno de trabajo
    externo

    (con personas de otra
    empresa)

    Cafè, tè, agua
    mineral (sin gas),masas secas,
    galletitas,etc..

    11.00 hasta 16.00

    Brunch

    13.00

    Almuerzo

    21.00

    Comida

    A cualquier hora

    Vino de honor

    Reuniones, sesiones, seminarios,
    mesa
    redonda, etc..

    Cofee Break

    "Cortesía, saludos y
    presentaciones empresariales"

    …" solo los tontos se ríen de la
    buena educación"… .

    Príncipe de Benevento.

    • Presentación de personas,
    • Introducir una persona ajena al grupo,
    • Actitud en el momento de la
      presentación,
    • Abrazo, semi abrazo, beso
    • Dación de mano,
    • Visitando la oficina de otro Ejecutivo.

    Bibliografía consultada y de
    consulta

    • Baldrige, Letitia – Complete Guide to Executive
      Manners – Rawson Associates, 1985.
    • Baldrige, Letitia – The New Manners for the 90s –
      Rawson Associates, 1990.
    • Debrett – Nuevo Tratado de Etiqueta y reglas sociales
      – EDAF, Madrid;
      1984.
    • Lopez Nieto, Francisco – Manual de
      Protocolo – Ariel, 1995.
    • Lozano, Fernando – Manual
      práctico de Relaciones Públicas – Edita: Revista
      Internacional de Comunicación y Relaciones
      Públicas.
    • Cuadros y mapas
      conceptuales elaborados por el Profesor Licenciado en
      Relaciones Públicas Luciano E. Perrotti.

     

     

     

     

    Autor y disertante:

    Lic. Luciano E. Perrotti

    Material presentado y desarrollado en el curso dictado
    en la Asociación de Profesionales del Ceremonial de la
    República Argentina

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