Resumen de Experiencias de Gestión Hospitalaria. Organización y Desarrollo de Sistemas Administrativos

Enviado por dolorteguiy

Clínica

Desarrollo de una estructura organizativa y administrativa moderna y eficiente para la Clínica entre 2001 y 2004.

La Clínica comenzó su actividad como Centro Medico en el año 1,990, con los servicios de Consulta Externa, Consultorio Dental, Laboratorio, Radiología y ecografía, en aquella época el área administrativa solo contaba con 5 personas, que estaban conformados de la siguiente manera:

1990

1. Gerente
2. Director medico
3. Secretaria
4. Contador
5. Analista programador

Este grupo de trabajo administrativo se basaba en:

1. Delegación de tareas.
2. Administración por metas.
3. Centralización de funciones.

Para tener una visión definida de la evolución de puestos en el área administrativa vemos el siguiente cuadro:

7.Administrador 7.Asist.contable(2) 7.Asist.contable(2)

8.P.Marketing (1). 8.P.Marketing (1). 8.Enc. Marketing

9.P.Marketing (2). 9.P.Marketing (2). 9.Pract.Marketing

10.Enc.Finanzas 10.Enc.Finanzas 10.Enc.Finanzas

11.Administrador 11.Administrador

12.Auditor Medico 12.Auditor medico

13.Sistemas 13.Logística

14.Personal.

15.Pptos/Facturación.

 A partir del año 1,999 se empieza la implementación y ampliación de la Clínica, en la cual se incluía la ampliación de consultorios de 10 a 27, del Servicio de Farmacia y de los servicios de Emergencia, Hospitalización y Centro Quirúrgico, lo que implicaba una serie de cambio estructural tanto a nivel de atención medica, como Administrativa, se planteaba una reestructuración del área puesto que surgirían nuevas actividades y funciones. Es en ese escenario que se propone la reestructuración administrativa y un cambio de funciones coherente y de acuerdo al crecimiento de las atenciones de la Clínica.

En síntesis el problema radica en el crecimiento vertiginoso de la organización de Centro Medico a Clínica en los años 2,001 y 2,004, en función de una estructura administrativa deficiente en función del crecimiento de la organización.

Las principales interrogantes que se plantearon fueron las siguientes:

1.Como enfrentar el crecimiento de nuestra organización manteniendo la racionalidad en las funciones y generando un equipo de profesionales de alto nivel, que sean lideres en sus áreas profesionales.

2.De que forma había que implementar una infraestructura adecuada para el trabajo que se genere considerando el aumento de actividades y funciones y el crecimiento de la organización.

Considerando las perspectivas y el proyecto integral de remodelación e implementación de servicios de la Clínica, era imprescindible que la estructura organizativa sufra cambios e incremente sus actividades y funciones, debido a que el área administrativa es el soporte de las actividades operativas y de producción de la Clínica de manera que era de suma importancia de que el área administrativa este debidamente preparada para brindar el soporte adecuado a la nueva estructura de producción de servicios médicos.

Los objetivos que se propusieron son los siguientes:

• Definir una estructura organizacional capaz de soportar y desarrollar las actividades y funciones existentes y futuras, conformado por áreas y unidades funcionales mínimas definidas en función de un análisis integral de la organización.
• Reestructurar procesos administrativos internos que faciliten el funcionamiento de área administrativa y el soporte necesario a las demás áreas y servicios de la Clínica.
• Disponer de Personal con experiencia y especializado en cada una de las áreas y unidades orgánicas, básicamente profesionales y con actitud altamente preactiva.

De acuerdo a los objetivos planteados por la Gerencia General de la Clínica, se estructuro el siguiente proceso para llegar a las metas dispuestas, se debe tomar en cuenta que el proyecto incluía 2 etapas, la primera de diagnostico y levantamiento de información y la segunda de implementación de la nueva estructura de Administración.

1. Determinación de necesidades organizativas futuras a nivel institucional.

En el proceso de ejecución del proyecto de remodelación e implementación de la Clínica, debía desarrollarse paralelamente los cambios en la estructura administrativa debido a que era previsible el aumento de actividades administrativas en función de que los servicios y el volumen de atenciones se tendrían que incrementar, por ello en el año 1,999 se plantea el crecimiento de la Clínica a Nivel de la Gerencia.

2. Determinación de objetivos.

Los objetivos planteados para el estudio correspondiente son los siguientes:

• Definir una estructura organizacional capaz de soportar y desarrollar las actividades y funciones existentes y futuras, conformado por áreas y unidades funcionales mínimas definidas en función de un análisis integral de la organización.
• Reestructurar procesos administrativos internos que faciliten el funcionamiento de área administrativa y el soporte necesario a las demás áreas y servicios de la Clínica.
• Disponer de Personal con experiencia y especializado en cada una de las áreas y unidades orgánicas, básicamente profesionales y con actitud altamente proactiva.

Estos objetivos implican además consideraciones especiales tales como:

• Soporte en infraestructura adecuada para el trabajo.
• Soporte en hardware y software especial para los fines de Gestión.
• Capacitación para las áreas implicadas.

Considerando los objetivos y las consideraciones mencionadas se preparo un listado de requerimientos referentes y necesarios para el funcionamiento del área.

1. Recolección, Clasificación y Ordenamiento de información

Para la recolección de información se solicito a las áreas implicadas incluyendo La Gerencia General y Dirección Medica, de manera que pudieran definir sus funciones generales, especificas y metas de sus respectivas áreas, asimismo sus actividades rutinarias y los procesos que realizan, para ello se utilizo el esquema de informe de funciones (ver anexo N° ), el informe se solicito a las siguientes:

• Gerencia General.
• Dirección Medica.
• Administración
• Contabilidad
• Finanzas
• Sistemas
• Marketing
• Auditoria medica

El plazo para la entrega de los informes es de 1 mes luego del cual se programa una reunión de gestión en la que se determina luego de una análisis FODA, las funciones que deberían de descentralizarse y delegarse de manera que se prevee que las área nuevas serian:

1. Personal
2. Logística
3. Presupuestos y facturación.

De esa manera a través de reuniones del área administrativa se clasifica y organiza la información de los informes además de las conclusión de la la reunión de gestión con Gerencia, de manera que construye el nuevo organigrama de la Clínica (ver anexo).

Además se definen nuevos procesos de trabajo interno y se forman comisiones para establecer solución de problemas rutinarios.

Se promueve trabajos en equipo referente utilizando "Tormenta de ideas", de manera que se plantean problemas referentes a atención de pacientes, clima organizacional, Lanzamientos de programas médicos, puesto que el grupo de profesionales es de experiencia en administración de clínicas.

Se determinan metas precisas para el año 2,004 institucionales y por área, se preparan presupuestos en forma conjunta con todas las áreas.

1. Determinación de nuevas funciones.

Con la información recogida de los informes se estructuran las funciones de las nuevas áreas como son:

5. Determinación de necesidades de nuevas unidades de trabajo.

Se determina que la ubicación jerárquica de las 3 unidades seria de la siguiente manera:

Logística y Personal – Administración

Facturación y Pptos – Contabilidad-Finanzas

Se determina de acuerdo a las funciones designadas que estarán a cargo de una persona por área, las mismas que deberán de contar con personas de experiencia.

Luego de determinar y distribuir las nuevas funciones del todo el personal administrativo teníamos que trabajar en la orientación al servicio del pacientes, es decir el personal de administración debía comprender que todo el trabajo que se hace en a clínica finaliza y es percibido por los pacientes por tanto debía de acabar la concepción de que el trabajo administrativo solo debe de estar orientado al publico interno.

Por tanto nuestras decisiones debían de reorientarse hacia los paciente como eje de esfuerzo y trabajo colectivo. para ello la nueva área de personal debía de generar un programa de capacitación orientado al nuevo objetivo.

Es así que se consideraron 3 objetivos en cuanto a personal en la organización:

6.7.1.Cultura organizacional orientada a la vocación de servicio.

6.7.2.Desarrollo organizacional.

6.7.3.Empowerment.

Entonces se determina que todo el trabajo administrativo deberá estar orientado a:

• Brindar servicios de calidad.
• Mejorar los sistemas de control de gestión y médicos.
• Interrelacionar las nuevas áreas de manera sistémica.

El trabajo medico deberá de orientarse a obtención de mejores indicadores médicos, al mejor registro de atenciones medicas, a determinación de protocolos y desarrollo de programas de médicos.

El trabajo Administrativo deberá de orientarse a determinación de procesos en toda la organización al logro de la acreditación ante el Ministerio de Salud.

6. RESULTADOS OBSERVADOS.

Los cambios observados en la estructura administrativa en referencia con el año 1,996 son notorios no solo en función de la cantidad de personal si no en el aumento de funciones.

Es así que la estructura administrativa se conforma de la siguiente manera:

Órganos de apoyo : Secretaria

Asesoria Legal

Enfermería Logística Contabilidad

Consulta externa Sistemas Finanzas

Emergencia Personal Caja

Hospitalización Marketing Facturación y Pptos.

Centro quirúrgico

Clínica Dental

La nueva estructura apoyada en los equipos que se conforman constantemente para la resolución de problemas, además esta nueva estructura se caracteriza por lo siguiente:

• Descentralización en las decisiones.
• Mejor comunicación
• Mejora de Clima Organizacional.
• Dinamismo.
• Mejora en la resolución de problemas.

El proceso de Reestructuración de la área administrativa ha tenido una duración de 1 año incluyendo capacitación e implementación de infraestructura.

El presupuesto aproximado expresado en US$ esta compuesta por:

Duración 1 año

______________________________________

Descripción US$

______________________________________

Recursos Humanos 19,000.00

Recursos Materiales e insumos 9,000.00

Capacitación 9,000.00

Equipos de computo y software 28,000.00

Otros 7,000.00

______________________________________

Total en us$ 72,000.00

==================================

• La Clínica logro hacer un cambio cuantitativo y cualitavo en e l área organizativa dando como resultado un mejor funcionamiento.
• La Clínica logro mantener un numero reducido de personal de forma racional y estructurada dando como resultado menor nivel de gastos del esperado y en comparación con otras clínicas.
• Se delego funciones, responsabilidad y se descentralizo las decisiones lo cual permite que reaccione rápidamente al entorna de la organización.