Sistema del Control de Alquiler de Cabinas de un CyberCafe

Aspectos generales del
Proyecto
Aspectos
Metodológicos
Resultados
Análisis del Sistema
Actual
Sistema
Propuesto
Conclusiones
Recomendaciones

Para un mejor desempeño en toda empresa es
aconsejable y necesario contar con un sistema que ayude
a automatizar las tares diarias que se realizan. Todo conlleva
una mejor toma de
decisiones, además de que en gran medida, ayuda en la
disponibilidad futura de la información para cualquier otro proceso de
la
empresa.

La información nace o es el resultado de un
proceso elaborado de análisis de grandes volúmenes de
datos, datos
estos que deben ser almacenados y continuamente
actualizados.

Hoy día la empresa Innovations Café
Internet lleva de
manera manual el control
de los tiempos y total a pagar por cada uno de lo tantos clientes que los
visitan diariamente, lo cual provoca lentitud en las operaciones, por
parte del encargado o persona en turno.
Es por estas y otras razones que elaboraremos un software que sea capaz de
agilizar en gran medida este proceso, y que se encargue
además de almacenar los datos, para futuras consultas, y
poder
así automatizar la empresa.

CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
USUARIOS EN USO DE INTERNET.

Capítulo 1.0. Aspectos Generales del
proyecto

Innovations Cafe
Internet empresa fundada en el mes de marzo del año
2003, por los jóvenes Agustín
Núñez, quien cursa el VI cuatrimestre de Lic.
en Sistemas
en la Universidad Latina y la Licda. Librada M.
Fría. Egresada de la Universidad Latina Sede de
Azuero. La misma está ubicada en la Provincia de
Herrera, calle Julio Botello, bajando hacia el Colegio
José Daniel Crespo, debajo de la Academia de Ingles
KOE, en esa empresa se brindan los servicio
de levantamientos de texto,
creación de páginas web, envíos de
fax,
así como computadoras, mantenimiento de las mismas y ventas
de accesorios en general. Cuenta con un personal
reducido, ya que temporalmente utilizan a una persona para
que labore en las horas en que sus dueños no pueden
cubrir sus respectivos turnos. Por lo tanto no cuentan con
planillas.
Antecedentes de la Empresa
El control de entradas y salidas de las personas
que utilizan las computadoras de esta empresa es llevado
totalmente de forma manual, el mismo se realiza en papel,
anotando las horas de entrada, descripción de la persona que
solicita el servicio, por cualquier circunstancia que se
presente una vez se retire la misma de las instalaciones, y
así tener una idea de quien utilizo las
computadoras, además se anota el número de la
pc a utilizar.
Todos estos datos se anota por cada cliente
que utilice las computadoras, el proceso continua, ya que
al retirarse la persona, la misma pasa a pagar y se tiene
que verificar la hora de salida, apuntar la misma y sacar
la cuenta del tiempo
consumido, una vez calculado, evaluar la tarifa, ya que en
la mañana ellos utilizan una oferta
de descuento, o sea las horas más baratas a 0.50c
para ser exactos y en la tarde utilizan otra tarifa que
equivale a 0.75c la hora. Ambas tarifas son aplicables a
una hora de uso, pero en caso de que la persona solo
utilice de 1 a 15 minutos el precio a
pagar es de 0.25c, de 16 a 30 minutos 0.50c y para
finalizar de 31 minutos en adelante se les cobra como si
usaran una hora completa.
Como punto final del elaborado proceso al
finalizar el día se sumara un total de uso del
Internet, diariamente por lo cual se convierte en tedioso y
complicado. Para los dueños de la
empresa.
Situación actual o estado
actual del problema
Con la sistematización en el Control de
entradas y salidas de usuarios en uso de Internet se
logrará brindar un mejor servicio a los clientes, ya
que se agilizará el proceso de control, ya sea al
momento de entrar, de pagar y sobre todo para lo que a
contabilidad se refiere, teniendo a ciencia
cierta una cifra concreta de lo que diariamente se recauda,
del alquiler de las computadoras.
Supuesto General
El objetivo
general de la propuesta del sistema de Control de entradas
y salidas de usuarios en uso de Internet permitirá
captar con mayor precisión los datos de cada uno de
los usuarios que soliciten el servicio de Internet y de
igual forma así se logrará evitar gastos
innecesarios de papel, tiempo en el almacenamiento manual, todo esto reforzado
en que los datos estarán almacenados en una base de
datos, con menor posibilidad de perdida en un
futuro.
Objetivos Generales
Objetivos Específicos

Capacidad de almacenamiento sin que haya perdida de
datos.
Mayor precisión al momento de saber el total
de dinero
recaudado diariamente.
Minimizar el tiempo de respuesta a una solicitud de
equipo emitida por un cliente.
Crear un ambiente
más adecuado a las prestaciones de la empresa.
Capacidad de almacenar mayor número de
datos.

1.6.1 Delimitación: la construcción de este proyecto
puede demorar, un periodo o lapso de tiempo de un
año aproximadante tomando en cuenta que
constará de varios módulos. Dentro de este
tiempo se instalara el software le dará entrenamiento al personal que lo va a
utilizar.
Esta empresa esta equipada con sistemas
computacionales ya que este es el punto fuerte o sea a lo
que se dedica esta empresa.
1.6.2 Alcance o Cobertura.
La cobertura de este proyecto se ve enmarcada en
la Provincia de Herrera, distrito de Chitré, calle
Julio Botello, bajando hacia el Colegio José Daniel
Crespo, debajo de la Academia de Ingles KOE.
Con mayor frecuencia pero sin dejar pasar por alto
que esta empresa es visitada por clientes del área
de la provincia de Los Santos.
Delimitación, alance o Cobertura
Unas de las restricciones que se nos
podrían presentar al momento de la
instalación, implementación y prueba del
sistema se fundamenta en el hecho de hay que habilitar un
tiempo en la empresa y lograr así a cabalidad lo
antes dicho. El personal juega otro papel importante ya que
tendríamos que brindar una capacitación sin interrumpir las
labores que desarrolla diariamente.
Restricciones y/o limitaciones
1. Importancia
Justificación del
proyecto

Muchos son los huecos que se podrán tapar, con
la elaboración de este proyecto para la Empresa
Innovations Café Internet, errores que muchas veces
afectan en cierto grado, el debido funcionamiento de la
empresa. Para poder lograr la conclusión de este,
haremos uso de cada uno de los conocimientos adquiridos en la
materia de
Sistemas Informáticos.

Llevar este control de los clientes que solicitan una
maquina con Internet, de forma manual, no es tarea
fácil, y es un proceso que requiere de cierto cuidado,
además de que es un proceso lento. Y como si fuese poco,
al momento de querer tener un reporte de cuanto se hace ya sea
diariamente o semanalmente, es otro trabajo
más elaborado y detallado.

Todo estos detalles son los responsables de que
decidamos elaborar un CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS DE
USUARIOS EN USO DE INTERNET, para poder así agilizar
el proceso que diariamente se realiza:

Agilizar el proceso de llenar y dar respuesta a los
clientes de las PC que se encuentren libres.
Ordenar los datos de forma más
eficaz.
Dar al cliente mayor confianza, al momento de
rendir el tiempo consumido.

Con los últimos avances presentados, muchos son
los locales que han surgido en nuestra área, lo cual
obliga a las empresas a
estar acorde con los avances
tecnológicos que día a día se van
presentando. La mayor parte de los locales que brindan el
servicio de internet a los clientes, poseen softwares
especializados en el control de entradas y salidas, con lo cual
brindan un mejor desempeño de sus labores, puesto que
este programa
simplifica los procesos que
anteriormente se realizaban. Otro punto importante a tomar en
cuenta es que cuando se realizaba de forma manual el proceso de
control de entradas y salidas, cualquier persona podía
hojear el lugar donde se anotan los tiempos de los clientes,
mientras que con el nuevo sistema, se tendrá un acceso
restringido, solo para el administrador
del centro.

Aportes

Lograr que se agilice, el proceso de control del uso
del Internet en la Empresa es el principal aporte que deseamos
brinde el sistema a la Empresa en estudio, así como
organizar los datos de forma más accesible a los
encargados de la contabilidad, conllevando esto a un mejor
servicio hacia los clientes.

Mediante este sistema Innovations Café Internet
trabajara de forma más eficaz, ya que los encargados de
la
administración del centro, estarán enterados
a ciencia cierta de cuales computadoras están
disponibles y cuantas se encuentran ocupadas, en cualquier
momento en que las solicite un cliente. Así como al
momento en que el cliente se retire, y desee saber cuanto a de
pagar, se le dará una cifra sin el más
mínimo margen de error, cosa que anteriormente no era
muchas veces de satisfacción de nuestros
clientes.

CAPÍTULO 2.0. ASPECTOS
METODOLÓGICOS

Hoy en día es una realidad en nuestro
país el gran incremento de Cyber Cafes, obligando
esto a que se implementen Sistemas de
control de entradas y salidas de usuarios en uso de
internet.
Esto da como resultado que se quieran ofrecer
mejores servicios a las personas que dependen
directamente de tal servicio.
Actualmente en esta provincia la mayoría de
los centros de
computo o Cyber Cafes que se dedican a esta actividad
no ofrecen un servicio eficiente ya que se toman mucho
tiempo al momento de realizar los cálculos del
tiempo consumido y por tal razón no se toman
decisiones acertadas en el momento que se deben tomar por,
además la falta de exactitud en los cálculos,
realidad a la que no escapa la empresa INNOVATIONS
CAFÉ INTERNET, por tal razón la
elaboración de este proyecto se ajusta a los
requerimientos de esta empresa y poder implementar métodos para brindar y mantener un
servicio de calidad
que ponga a la misma en la vanguardia de las nuevas
tecnologías satisfaciendo así el
creciente mercado
local.
De más esta decir que de no hacer uso de
las herramientas adecuadas las empresas
serán victimas de una especie de estancamiento, ya
que nunca podrán avanzar acorde con las que ya se
encuentran adquiriendo sistemas informáticas que se
adecuen a las necesidad de cada uno.
Planteamiento del problema
Formulación de supuestos

Observar una enorme disminución en el tiempo
de llevar a cabo la tarea de control de tiempos consumidos por
cada cliente.
Al no presentarse alteración de datos o
pérdida de los mismos, el grado de confiabilidad en los
resultados será óptimo razón por la cual
se debe aceptar esta propuesta.
Con la sistematización del control de entradas
y salidas de cada uno de los usuarios se minimizará el
consumo de
lo que a papelería se refiere, ya que los datos se
podrán almacenar en medios
magnéticos.

Instrumentación

Con la utilización adecuada de técnicas
de recolección de datos como lo son encuestas,
entrevistas
y observación se logrará obtener
datos más acertados y relevantes para la
aceptación de esta propuesta.

La encuesta
se compone de 12 preguntas que nos permitirán
obtener una idea de como se desenvuelve o se desarrolla el
control dentro de la empresa, así como se
podrán medir otros puntos como lo son el equipo con
que se cuenta, lo cual nos ayudará al momento del
desarrollo e implementación de
sistema.
1. Escogeremos como población los clientes que
  visiten las instalaciones de la empresa, para pedir el
  servicio de Internet por un espacio de 1
  semana.
2. Población
3. Muestra:
  La encuesta será
  aplicada a una muestra de 35 personas, tomada de los
  clientes que frecuentan mayormente el local
  comercial.
4. Tipo de muestreo :
Para esta investigación se va ha utilizar un
tipo de muestreo aleatorio simple; por lo que consideramos
que es el mas adecuado ya que la población presenta
las siguientes características:
La población no es homogénea, esta
dispersa y es muy grande.
Encuestas
La observación es realizada de forma
directa, en las Instalaciones de Innovations Café
Internet. En este punto observaremos mediante visita a la
empresa un día cualquiera aspectos tales como el
tiempo que toma saber si en realidad hay maquinas
disponibles, tiempo en que se calcula cuanto tiene que
pagar el cliente, rapidez para obtener resultados en el
periodo establecido, observar los cálculos que se
deben optimizar y como son realizados en la actualidad,
medidas de seguridad.
2. Método(s) de
  observación:
Observación

Aspectos o conductas a observar:

Tiempo para saber si una PC está
disponible.
Cantidad de listas.
Duración del proceso que lleva calcular el
tiempo consumido.
Rapidez en los resultados hacia el
cliente.
Rapidez en los cálculos
secundarios.
Procesos a optimizar y porque?
Medidas de seguridad.

Para la elaboración de este proyecto
utilizamos un tipo de investigación
descriptivo.
1. Muy frecuentemente el propósito del
  investigador es describir situaciones y eventos. Esto es, decir cómo es y
  se manifiesta determinado fenómeno. Los
  estudios descriptivos buscan especificar las
  propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro
  fenómeno que sea sometido a análisis.
  Miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o
  componentes del fenómeno o fenómenos a
  investigar. Desde el punto de vista científico,
  describir es medir, esto es, en un estudio
  descriptivo se selecciona una serie de
  cuestiones y se cada una de ellas
  independientemente, para así -y valga la
  redundancia— describir lo que se
  investiga.
2. Definición
3. Justificación
Tipo de investigación

Se selecciono este método
debido a que permite capturar datos globales de manera
independiente lo que perfecciona y modela un mejor resultado
fundamentado en soluciones
eficientes ya que al ser consideradas las opciones de manera
independiente se logra una objetividad total de la
misma.

Es necesario hacer notar que los estudios descriptivos
miden de manera más bien independiente los conceptos
o variables
con los que tienen que ver. Aunque, desde luego, pueden
integrar las mediciones de cada una de dichas variables para
decir cómo es y se manifiesta el fenómeno de
interés, su objetivo no es indicar
cómo se relacionan las variables medidas.

CAPÍTULO 3.0. RESULTADOS

1. De las Encuestas
Análisis de los
Resultados

1.¿Cómo considera usted el servicio
brindado por la empresa?

Bueno 20 Regular 10 Malo 5

Análisis:

Considerando el resultado obtenido a través de la
encuesta podemos captar que existe un considerable margen de
resultados que muestran negatividad hacia los servicios brindados
por la empresa por lo cual se deben corregir con el
propósito de obtener una aceptación positiva por
parte de losa clientes quienes son los quienes garantizan el
éxito
de la empresa.

2.¿Confía usted en el cálculo
del total a pagar por el uso de Internet?

Más o menos 29 No 2 Sí 4