Importancia de los sistemas de información para ejecutivos como apoyo a la toma de decisiones en las organizaciones
En estos tiempos, las necesidades de las empresas son
definidas por el entorno global en que coexisten, este ambiente es
muy competitivo; es indudable que el gran número de
empresas existentes en todos los países y la gran competitividad
existente entres ellas; ya sea por materias primas,
optimización de sus recursos,
ingresar a nuevos mercados, entre
otros; exige a las organizaciones de
nuestro tiempo un
óptimo funcionamiento, esto con el propósito de
lograr una ventaja competitiva sobre sus
contrincantes.
Por lo anteriormente expuesto, es importante mencionar
que la toma de decisiones que se lleva acabo dentro de las
organizaciones debe cumplir con ciertas características
como son: ser rápida, oportuna, fundamentada en información concreta, que permita tomar
decisiones eficientes, efectivas y con un bajo costo para
la empresa;
pues de ello dependerá el éxito o
fracaso de una organización.
Dadas las características anteriormente descritas
que debe cumplir el ejecutivo en la toma de decisiones, hace que
sus requerimientos para el análisis de información sean muy
exigentes; pues el número de alternativas disponibles es
mayor, el costo de los errores administrativos puede ser muy
grande, el acceso a la información necesaria para la toma
de decisiones puede ser compleja, además; que el ejecutivo
tiene que realizar una infinidad de operaciones para
acceder a esta. Es aquí donde surge la necesidad del
soporte de sistemas como una
herramienta para la toma de decisiones acorde a los objetivos
estratégicos planteados por la
organización.
El presente artículo pretende explicar sobre
importancia e impacto que tienen los Sistemas de
Información para Ejecutivos en las organizaciones. Cabe
mencionar que los Sistemas de Información para Ejecutivos
son solo un tipo de sistemas que apoyan la toma de decisiones,
que existen otros tipos de sistemas que también a ayudan
en la toma de decisiones como son: Sistemas de Soporte a la toma
de Decisiones, Sistemas para la toma de Decisiones en Grupo,
Sistema
Expertos; dependerá de las necesidades de cada
organización el uso de uno o varios tipos de estos
sistemas.
Los Sistemas de Información para
Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems), están
dirigidos a apoyar el proceso de
toma de decisiones de los altos ejecutivos de una
organización, presentando información relevante y
usando recursos visuales y de fácil interpretación, con el objetivo de
mantenerlos informados.
Las principales características de los Sistemas
de Información para Ejecutivos (EIS) son las
siguientes:
- Están diseñados para cubrir las
necesidades específicas y particulares de la alta
administración de la empresa. Esto
implica que ejecutivos diferentes pueden requerir
información o formatos de presentación distintos
para trabajar en una compañía en particular. Lo
anterior se debe a que los factores críticos del
éxito pueden variar de un ejecutivo a otro. - Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a
información crítica del negocio. El sistema debe
contar con capacidad de manejar información que proviene
de los Sistemas Transaccionales de la empresa y/o de fuentes
externas de información. Esta información externa
puede provenir de bases de datos
externas, periódicos y cartas
electrónicas de la industria,
entre otros; todo esto en temas tales como nuevas
tecnologías, clientes,
mercados y competencia,
por mencionar algunos. - Implica que los ejecutivos puedan interactuar en
forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de
intermediarios. Esto puede representar un reto importante, ya
que muchos ejecutivos se resisten a utilizar en forma directa
los recursos computacionales por el temor a
cambiar. - Es un sistema desarrollado con altos
estándares en sus interfases hombre-máquina, caracterizado por
gráficas de alta calidad,
información tabular y en forma de texto. El
protocolo de
comunicación entre el ejecutivo y el
sistema permite interactuar sin un entrenamiento
previo. - Pueden acceder a información que se encuentra
en línea, extrayéndose en forma directa de las
bases de datos de la
organización. Esta característica del EIS permite
al ejecutivo penetrar en diferentes niveles de
información. Por ejemplo, puede conocer las ventas por
país, por zona geográfica, por cliente y por
línea de producto,
penetrando a su gusto en los niveles internos y más
detallados de la información en caso
necesario. - El sistema esta soportado por elementos
especializados de hardware, tales
como monitores o
videos de alta resolución y sensibles a; tacto,
ratón e impresoras
con tecnología avanzada. - Es importante señalar que en muchas ocasiones
los términos Sistemas de Información para
Ejecutivos (EIS) y Sistemas de Soporte para Ejecutivos (ESS:
Executive Support Systems) son utilizados como
sinónimos. Sin embargo, las siguientes
características adicionales deben estar presentes para
considerar a un EIS: - Contempla las facilidades de comunicación
electrónica, tales como correo
electrónico de voz y datos, teleconferencia y
procesadores de
texto. - Capacidades de análisis de datos, tales como
hoja electrónica de cálculo,
lenguajes especializados de consulta que utilicen comandos como
el SELECT, JOIN y PROJECT. Esta capacidad puede extenderse a
tener interfases con los típicos DSS. - Herramientas para la organización personal del
ejecutivo, tales como calendario, agenda y tarjetero
electrónico.
Como podemos observar, los EIS poseen múltiples
características, estas han permitido elevar el nivel de
confianza en la toma de decisiones, esto gracias a que los EIS
permiten obtener una visión desde diferentes
ángulos de los datos, reduciendo con ello en gran medida
la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones.
Un cuestionamiento muy frecuente es: ¿Cómo
logran los EIS mejorar la toma de decisiones? Este mejoramiento
se logra al optimizar la información de los reportes
corporativos o divisionales de la organización, esta
optimización se hace a través de:
- La redefinición los métodos
de recopilación de la información, esto permite
que quien este encargado de tomar decisiones no se involucre en
la obtención de los datos de manera directa, sino que se
enfoque sus energías al análisis de la
información. - El mejoramiento la certidumbre de los
datos. - Haciendo más rápido el proceso de
obtención de la información. - Mediante la realización de cambios en la
manera de presentar la información, haciendo uso de
nuevas técnicas
de presentación como: gráficas, histogramas,
dibujos y
animaciones. - El rediseño de los sistemas actuales de
reportes, mediante los cuales se les da mayor importancia a los
factores críticos que permitirán tener un mejor
rendimiento de la organización.
Los EIS contribuyen de manera importante ha apoyar la
toma de decisiones al permitir redefinir y reorientar algunas de
las fases del ciclo administrativo de una organización,
principalmente a la planeación
y control. Esto
permite a la organización optimizar en la
asignación de recursos, tanto cuantitativos como
cualitativos; además de mejorar sus procesos y por
ende aumentar sus utilidades.
El grafico siguiente muestra los pasos
que sigue un EIS para llevar la información hasta el
usuario final.
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
Los agentes que permiten llevar acabo una nueva
conceptualización y una manera diferente de hacer los
procesos de planeación y control son:
- Las actividades de los negocios hoy
día se realizan de manera más rápida lo
cual implica que la manera tradicionalista de ver la
planeación en periodos mas largos de tiempo cambie,
anteriormente se consideraban periodos trimestrales e incluso
semestrales y anuales, en estos tiempos existe una alta
necesidad de contar con información semanal e incluso
diaria; esto permite que las organizaciones realicen los
ajustes necesarios a las condiciones de los
mercados. - El contar con nuevas maneras de hacer las cosas,
tales como factores críticos para alcanzar el
éxito. - El vertiginoso cambio tanto
del hardware y software. - Las modificaciones en los procesos de
planeación y pronósticos. Los EIS vigoriza los
procesos de planeación y pronósticos mediante las
siguientes maneras: - Mecanizando el proceso de planeación de la
organización. - Estableciendo nuevas metodologías de
planeación estratégica y análisis
competitivos, estas se mejoran teniendo una
comunicación adecuada y acceso a las bases de
datos. - Haciendo que los encargados de tomar las
decisiones hagan uso del sistema para realizar una
planeación técnica con aplicaciones que
anteriormente se consideraban para control
administrativo. - Logrando que los ejecutivos sean diestros al
realizar análisis específicos haciendo uso de
la información que se encuentra en las bases de
datos.
- Mecanizando el proceso de planeación de la
Hoy día los EIS están progresando muy
rápido, y es muy posible que en un tiempo muy cercano
estos sistemas sean muy diferentes. Las tendencias de cambio son
las siguientes:
- Una mejor integración con otras
aplicaciones. - Mejor software comercial para el desarrollo
de EIS. - Mejores interfases sistema-usuario.
Como podemos observar, actualmente el contexto global en
que se desenvuelven las organizaciones, necesita cada vez
más de los sistemas que apoyen la toma de decisiones, es
aquí donde radica la importancia que tienen los Sistemas
de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information
Systems) pues coadyuvan junto a los ejecutivos y/o
administradores de las organizaciones con información
veraz, oportuna, estructurada y confiable; esta les permite
realizar análisis de información más
correctos lo cual les permite reducir costos, mejorar
los procesos de las organizaciones, entre otros; esto por ende
permite obtener una ventaja competitiva en el mercado.
Así mismo, es importante destacar EIS deben
adaptarse rápidamente a los cambios y a las necesidades,
cada vez más crecientes; de las organizaciones ya que
estas se encuentran en un constante cambio al mismo tiempo que
esta variando el ambiente en que coexisten.
Finalmente es importante destacar que EIS son solo una
herramienta que apoya la toma de decisiones, que no pueden pensar
o razonar, en último lugar quien interpreta y toma la
decisión es el usuario.
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LSC. Luis Felipe Flores Tirado
egresado de la Universidad de
Occidente, en este momento me encuentro estudiando la
Maestría en Administración de Tecnologías de
Información en el Instituto Tecnológico de
Monterrey.