- Sistemas de Información
para Ejecutivos - Características de un
EIS - Factores de éxito de un
EIS - Factores de fracaso de un
EIS - Beneficios de un
EIS - Implantación exitosa de
EIS - Software comercial para el
desarrollo de EIS - Tendencias futuras de los
EIS - Conclusiones
- Bibliografía
- Glosario
- Recomendaciones
En la actualidad, las organizaciones
son cada vez más complejas, cada día incorporan
nuevas
tecnologías a su forma de trabajar con lo que
consiguen competir en el mercado
globalizado que el mundo actualmente maneja.
Por esta razón es importante que los sistemas de
información computarizada o sistematizada
sean implementados a cada empresa
permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo,
logrando hacerse más competitivos.
Como podremos ver en el trabajo
siguiente, estamos en la época del cambio, la
generación de ejecutivos que esta liderando empresas tiene
que tener una mente muy abierta para soportar los avances de la
tecnología
y aplicarlos a su organización, gracias a los bajos costos de los
sistemas computarizados y a la competencia en
los mismos es más fácil exigir e implementar
medios que nos
faciliten la toma de
decisiones correctas.
Algunos expertos comparan la era de la Revolución
Industrial con la época que actualmente esta viviendo
la tecnología, con lo que comparto mi idea pues cada
día vemos nuevos software, nuevos equipos,
nuevas maneras de hacer las cosas y la
organización que no este preparada para estos cambios,
que no tenga capacidad de información o que la misma sea
muy débil simplemente no puede competir contra el resto de
organizaciones.
A continuación se detalla la forma en que los
ejecutivos de esta nueva generación encuentran apoyos que
les ayuden a ser más eficientes.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA
EJECUTIVOS
(EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM,
EIS)
Un SIE (EIS por sus siglas en ingles) es un sistema de
información para directivos que permite automatizar la
labor de obtener los datos más
importantes de una organización, resumirlos y presentarlos
de la forma más comprensible posible, provee al ejecutivo
acceso fácil a información interna y externa al
negocio con el fin de dar seguimiento a los factores
críticos del éxito.
Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar
información de la situación actual de la
compañía y dejan en un plano secundario la
visualización o proyección de esta
información en escenarios futuros.
En un entorno característico de sistemas de
información, el sistema consolida
y administra muchas de las funciones de
información diarias en relación con las
áreas de oficina,
administrativas, financieras y cualquier otra índole que
el ejecutivo requiera.
Los SIE se construyen generalmente mediante la integración de software diseñados
para operar conjuntamente con la infraestructura y las
aplicaciones de información existentes en la
institución.
El sistema debiera ofrecer informes y
análisis de la información en
tiempo real a
toda la organización, debe incluir cuadros, gráficas e informes fáciles de leer,
sobre todo información intuitiva que permita a los
administradores realizar el seguimiento de indicadores
críticos.
Los SIE debieran proporcionar acceso a la
administración a categorías claves de datos
relevantes, como son los datos internos creados por la
organización, datos globales de la institución,
datos externos (incluida información acerca de la
competencia) y datos mundiales (con el uso de fuentes como
Internet).
El uso de SIE ha permitido a muchas organizaciones
comparar datos claves con los de sus competidores.
Es recomendable que los SIE incluyan una variedad de
informes ordinarios incorporados, y las herramientas
del sistema debieran permitir a los usuarios de administración crear informes especialmente
diseñados que puedan enviarse a otra estación de
trabajo o directamente a una impresora.
Un buen sistema de información para ejecutivos
presenta información en forma de gráficos, columnas y textos.
La capacidad para hacer gráficos se necesita para
facilitar en el análisis rápido de las condiciones
y tendencias corrientes; las tablas presentan mayor detalle y
permiten el análisis de variaciones; la información
de textos añade interpretaciones y detalles de los
datos.
Las principales características de los sistemas
de información para ejecutivos (EIS) son las
siguientes:
- Están diseñados para cubrir las
necesidades específicas y particulares de la alta
administración de la
empresa. - Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a
información crítica del negocio. - Implica que los ejecutivos puedan interactuar en
forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de
intermediarios. - Es un sistema desarrollado con altos
estándares en sus interfases hombre-maquina, caracterizado por
gráficas de alta calidad,
información tabular y en forma de texto. - Pueden acceder a información que se encuentra
en línea, extrayéndose en forma directa de las
bases de datos
de la organización. - El sistema está soportado por elementos
especializados de hardware, tales
como monitores o
videos de alta resolución y sensibles al tacto,
ratón e impresoras
con tecnología avanzada.
Existe una serie de productos de
software al alcance de todos para la planificación
estratégica, diseñados para capacitar y ayudar
a los administradores con la planificación
estratégica.
Hablar de la implantación de un EIS, la
mayoría de las veces, significa hablar de un largo
proceso contra
barreras del tipo tecnológicas, organizacionales,
psicológicas, educacionales, etc. Aunado a esto, muchas
veces se presenta una sola oportunidad de éxito o
fracaso.
Se supone que los EIS están hechos a la medida
para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos
son los que los usan.
Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son
difíciles de justificar usando métodos
económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente
desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo
terminan fracasando, y las razones principales son, según
algunos investigadores basados en los siguientes criterios de
evaluación:
- Acceso. Es obvio que si un sistema se
encuentra disponible significa que los usuarios tendrán
acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos
clave. Si esto no sucede, el sistema no servirá de
nada. - Uso. Un indicador importante es su frecuencia
de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente, los usuarios
potenciales no lo emplean, esto se reflejará en el
éxito del sistema. - Satisfacción. Si el sistema no puede
satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán el
sistema. - Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si
tiene un impacto benéfico en los ejecutivos y la
organización, al hacer los primeros, mejores decisiones
la organización recibe mas beneficios. - Difusión. Otro punto que indica el
éxito es la propagación del sistema. El numero de
personas que usa el sistema aumenta después de que los
usuarios iniciales lo han probado.
En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para
apoyar el concepto era otra
de las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones
presentes en el mercado tienen la capacidad de integrarse
fácilmente con otras aplicaciones.
Las nuevas soluciones son más flexibles a las
necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de estructuras
basadas en los hechos.
Para que un EIS tenga éxito es necesario que
cumpla con los siguientes factores:
Que se vea bien.
- Que sea relevante.
- Que sea rápido.
- Que la información esté disponible y
actualizada.
Los cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se
utilice en una empresa y que
tenga el éxito esperado.
Muchos investigadores como Rockart y DeLong, Paller y
Laska, Bird, Watson, y Turban han profundizado en este campo,
logrando definir diez factores críticos de éxito
(CSF) clave:
- Apoyo y compromiso de la alta
administración: La mayoría de los estudios
reconocen la importancia de un patrocinador a nivel ejecutivo
que esté lo suficientemente comprometido con el sistema
para invertirle el tiempo y esfuerzo necesarios para guiar su
desarrollo y
la vez entienda sus limitantes. - Apoyo Operativo: Para afianzar el apoyo por
parte del ejecutivo anterior, es necesario contar con la ayuda
por parte del usuario.
El líder
del proyecto debe
de tener conocimiento
tanto técnicos como operacionales en función
del negocio, además de poseer las habilidades de
comunicación necesarias para interactuar
con los altos ejecutivos. - Tecnología apropiada: Es de gran
importancia la selección tanto de hardware como de
software en la aceptación del sistema. - Administración de los datos: El
sistema, a través de sus usuarios, debe ser capaz de
agregar, extraer y tener datos confiables y accesibles desde
medios internos como externos. - Ligar claramente el EIS y los objetivos de
la empresa: Debe de existir un claro enlace entre los
objetivos de la empresa y los beneficios del
sistema. - Manejo de la resistencia
organizacional: La resistencia en toda organización
es una causa siempre presente de fracaso en la
implantación de nuevos proyectos. Este
asunto se debe manejar con especial atención, ya que el flujo de datos en un
sistema de información puede llegar a alterar datos que
no reflejen la realidad. - Administración de la evolución y la propagación del
sistema: El uso exitoso del sistema por un usuario o por el
ejecutivo mentor se traduce en la propagación del
sistema y nuevas demandas de acceso a él. Aquí se
deberá de contemplar, según evolucione el
sistema, cual es el perfil de necesidades del usuario que
solicita nuevos accesos, tomándolo en cuenta para
futuras expansiones. - Metodología de desarrollo de
evolución: La manera más común de
encontrar la forma en que la tecnología puede dar un
valor al
usuario es por medio del método
de Prototipo (mostrar, criticar, mejorar). - Definir cuidadosamente los requerimientos de
información: Algo muy importante en este proceso es
la definición de los requerimientos de los usuarios. El
éxito aplicara únicamente si estas necesidades
son bien entendidas, lo cual no es una tarea
fácil.
Factores
de fracaso de un EIS:
Los siguientes son los factores considerados como "
factores de fracaso" en los sistemas de Información para
Ejecutivos:
- Tecnológicos: El EIS no es mejor que el
sistema original. La tecnología no es adecuada o es
inapropiada. Las interfaces son complicadas o los menús
son extensos. - Soporte: Los requerimientos de
información de los usuarios fueron ignorados. Los
cambios en las necesidades de información de los
usuarios no fueron llevados a cabo. No hay mejoras en los
reportes electrónicos. Inadecuado conocimiento del
negocio entre los miembros del equipo de soporte. No ataca los
problemas
significativos de la empresa. Falta de disponibilidad de los
datos. Entrega tardía de datos operativos. - Relacionados con el Usuario:
- Limitante de enfoque del EIS a un
usuario. - Falta de compromiso de los usuarios.
- Falta de claridad del propósito del EIS en
el ejecutivo patrocinador. - No proveer los medios a los ejecutivos parta
comunicar ideas. - Usuarios no capaces de comunicar
decisiones. - Resistencia organizacional.
Los sistemas de Información para Ejecutivos
tienen un sin fin de beneficios que a la larga ayudan a la
organización, los siguientes son los
principales:
- Información a tiempo: acceso más
rápido, información más exacta, relevante
y concisa - Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la
información, aún de datos externos, mejor
sensibilidad al medio, y más información
competitiva - Efectividad de ejecutivos: Mejora en la
comunicación, desempeño mejorado, ahorro en
tiempo de ejecución, mejor presentación de los
datos - Cumplimiento de objetivos estratégicos:
Aumento en radio de
control,
planeación mejorada, mejor toma de
decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo
de alternativas - Economía: Ahorro en costos, menos
papeleo, mayor respuesta al cambio en las necesidades del
cliente, apoyo
de reducción en la organización
El proceso de
desarrollo de un EIS:
El proceso de desarrollo de un EIS tiene
características que lo hacen único.
En primera instancia, por que es el primer sistema que
se desarrolla en la empresa dirigido al ejecutivo; quien es el
usuario de este sistema.
En segundo lugar, las técnicas
utilizadas para el análisis y desarrollo de los
tradicionales Sistemas Transaccionales no necesariamente
funcionan en un 100% de manera similar durante el desarrollo de
un EIS.
Es importante tomar en cuenta los tres pasos a
planificar para construir un sistema EIS, los cuales
son:
- Adquisición de datos
- Modelización
- Presentación
Implantación exitosa de un
EIS:
La persona que vaya
a tomar una decisión debe tener y desarrollar las
siguientes competencias:
- Capacidad de visualizar y declarar
problemáticas; - Capacidad de generar soluciones o abrir nuevas
posibilidades; y - Capacidad de decisión.
Así mismo, para que un ejecutivo utilice un EIS,
debe implantarse considerando los siguientes factores importantes
para asegurar una implantación con éxito del
EIS:
- Ejecutivo comprometido e informado con el
proyecto. - Socio operativo.
- Personal idóneo en el departamento de informática.
- Tecnología apropiada.
- Administración de los datos.
- Relación clara con los objetivos del
negocio. - Manejo de la resistencia al
cambio. - Administración adecuada de la evolución
y expansión del sistema.
Impacto del
EIS en el proceso de planeación y control de la
organización:
Los sistemas de información ejecutivos (EIS) han
provisto generalmente un nivel más alto de
consolidación y una visión multidimensional de los
datos, dado que los ejecutivos de alto nivel necesitan más
de la habilidad de hacer fetas y dados de esos datos que de
perforar hacia abajo para ver los detalles de los
datos.
Los EIS contribuyen en forma importante a
rediseñar y reestructurar los procesos de
planeación y control de una
organización.
Las principales mejoras que pueden lograrse al utilizar
este tipo de sistemas son, entre otras mejora en los sistemas
actuales de reportes corporativos o divisionales, a través
de:
- Cambios en el método de recolección de
información, lo cual permite que la Dirección General no se involucre en la
obtención de los datos en forma específica, sino
que dirija más su atención al análisis de
la información. - Mejoras en la integridad de los datos.
- Acelerar el proceso de obtención la
información. - Cambios en la forma de presentar la
información, utilizando técnica nuevas de
presentación como gráficas, histogramas, dibujos y
animaciones. - Rediseño de los sistemas actuales de
reportes, a través de los cuales se pone atención
en los factores críticos para mejorar el
negocio.
Los factores que motivan la reconceptualización y
el rediseño del proceso de planeación y control
son:
- El funcionamiento rápido de los negocios de
hoy implica que el enfoque tradicional de planeación de
períodos de trimestrales esté cambiando; aunque
el período mensual se mantiene en muchos casos, existe
la creciente necesidad de contar con la información
semanal o diaria. - La disponibilidad de nuevas metodologías,
tales como factores críticos de
éxito. - El rápido avance en las capacidades del
hardware y del software. - Cambios en los procesos de planeación y
pronósticos.
Un EIS fortalece el proceso de planeación y
pronósticos de la siguiente manera:
- Automatizando el proceso de planeación de la
compañía, - Creando aplicaciones de planeación
estratégica y análisis competitivo, las cuales se
perfeccionan a través de comunicaciones adecuadas y acceso a las bases de
datos. - Logrando que los ejecutivos utilicen el sistema para
planeación técnica y, a largo plazo, con
aplicaciones que antes fueron concebidas para el control
administrativo. - Habilidad de realizar análisis
específicos utilizando información que
está en las bases de datos.
Los EIS deben diseñarse de tal forma que provean
a la alta administración la información que emerja
de las bases de datos, de preferencia relacionales.
Software comercial
para el desarrollo de EIS:
Existe una serie de productos de software al alcance de
todos para la planificación estratégica,
diseñados para capacitar y ayudar a los administradores
con la planificación estratégica,
Sin embargo, algunos sistemas de apoyo para las
decisiones estratégicas son demasiado complicados, caros o
limitados como para ser usados con facilidad por los gerentes de
una empresa. Esto es lamentable porque el proceso de la administración estratégica debe ser
un "proceso de todos" para que tenga éxito.
Por tanto, el software para la planificación
estratégica debe ser sencillo y simple. La sencillez
permite la amplia participación de todos los
administradores de una empresa y la participación en
esencial para la buena aplicación de la estrategia.
En la siguiente tabla se muestra una lista
de los principales productos y de sus vendedores:
Producto de software | Vendedor |
Commander EIS | Comshare |
Command Center | Pilot |
Executive Decisions | IBM |
Executive Edge | EXECUCOM |
Los sistemas
operativos de server, como Windows NT y
Unix han
traído la estabilidad crítica y
características poderosas al ambiente de la
computación distribuida.
El software de sistema operativo
se ha tornado rico en capacidades y poderoso mientras su precio ha ido
cayendo sin pausa.
Con esta combinación, están ahora
disponibles en plataformas operativas baratas conceptos
sofisticados de sistema operativo como memoria
virtual, multitarea y multiprocesamiento
simétrico.
El desarrollo más importante en
computación desde el surgimiento de la PC es la
explosión de Internet y las aplicaciones basadas en la
Web.
Apenas ocurrido el hecho, la comunidad de
negocios rápidamente saltó para ponerse a la
cabeza.
Uno de los campos más excitantes en la industria de
la computación de hoy es el desarrollo de las aplicaciones
Intranet.
En el pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para
apoyar el concepto era otra de las grandes limitantes, pero
actualmente las soluciones presentes en el mercado tienen la
capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones.
Existen sistemas que pueden manejar información tanto
interna como externa a la organización.
Las nuevas soluciones son más flexibles a las
necesidades de los usuarios y generalmente giran en torno de
estructuras basadas en los hechos y no solamente basada en los
libros
contables. Debido a que estos sistemas financieros dependen del
poder de la
computación para manejar los elementos individuales de la
información y procesar las transacciones, permiten que los
ejecutivos desempeñen un rol más estratégico
en la organización.
La tecnología de los EIS está
evolucionando muy rápido, y es muy probable que en el
futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan
actualmente. Algunos puntos que pueden anticiparse
son:
- Una mejor integración con otras
aplicaciones. - Mejor software comercial para el desarrollo de
EIS. - Mejores interfases sistema-ejecutivo.
Puede decirse que los EIS, además de tablas
y gráficas, incluirán voz, video e imágenes,
es decir, integrarán la tecnología de multimedia en sus
desarrollo.
Durante la toma de decisiones y solución de
problemas a veces no se reconoce que también interviene el
punto de vista de la persona que ha detectado el problema, por lo
tanto hay situaciones en las que hay que decidir o resolver algo,
siempre y cuando a la persona le "importen " y por lo cual hace
juicios sobre esta.
Un sistema que ayude a tomar decisiones correctas, o en
determinado momento a no tomarlas, es sin duda alguna una de las
mejores herramientas con la que los nuevos ejecutivos
cuentan.
Como vemos, existen muchas formas de facilitarnos la
vida, tanto que existen sistemas que nos ayuden a no arriesgar el
todo por el todo en nuestra empresa.
Este tipo de decisiones hasta hace algunos años
solo era posible si la persona contaba con experiencia y
conocimiento real en el área, sin embargo ahora estos
sistemas facilitan de tal manera las tareas cotidianas que es
cuestión de pedir datos, analizarlos y actuar.
Sin embargo, es de esperarse que con los avances que
tienen las herramientas tecnológicas se produzcan un
desarrollo cercano al comportamiento
humano en muchas áreas, con estos avances en el
terreno de los negocios se podría ser más eficiente
y productivo.
La conclusión a la que puedo llegar con la
elaboración de esta investigación es que la
globalización y la competencia con la que cada empresa
se enfrente obliga a todos a implementar este tipo de
tecnología, o en pocas palabras "renovarse o
morir".
Sistemas de Información para la Toma de
Decisiones
McGraw-Hill 2da Edición.
Daniel Cohen
www.virtual.epm.br/material/healthcare/
spanish/B0105.pdf
www.di.uniovi.es/~tuya/pub/ati-98-dss-resumen.html
www.microsoft.com/spain/enterprise/
casestudies/mssales.asp
www.laempresa.net/noticias/2001/0106/20010607_04.htm
Afianzar: Garantizar el cumplimiento
de una obligación. Afirmar, asegurar
puntualmente.
Aplicaciones: Programa o conjunto de programas
concebidos para la realización de una tarea
determinada.
Automatizar: Hacer automático un
funcionamiento. Ejecución automática de tareas
industriales, administrativas, o científicas sin la
intervención humana intermediaria.
Competidores: Que compite, acción
y efecto de competir respecto de una empresa o comercio.
Consolida: Dar o adquirir firmeza o solidez.
Asegura del todo la alianza.
Directivos: Que tiene facultad y virtud de
dirigir.
Hardware: Conjunto de órganos
físicos del computador.
Implantación: Establecer, instaurar poner
en ejecución practicas o costumbres nuevas.
Infraestructura: conjunto de trabajos relativos a
la cimentación de los edificios. Base física sobre la que
se asienta la economía de un
país.
Interactuar: ejercer una acción
reciproca.
Líder del proyecto: Dirigir o encabezar un
proyecto.
Metodologías: Estudio de los métodos.
Aplicación coherente de un método.
Patrocinador: Entidad que favorece o protege una
causa, empresa, candidatura. Sufragar una empresa o
institución, generalmente con fines
publicitarios.
Pronósticos: Conocer o prever por algunos
indicios o señales, el futuro. Predecir lo que
ha de suceder.
Prototipo: Primer ejemplar, modelo.
Relevante: Sobresaliente, excelente. Importante o
significativo.
Software: Conjunto de programas procesados,
eventualmente documentación, relativos al funcionamiento
de un conjunto de tratamiento de información.
Soporte: Apoyo, sostén. Lo que sirve para
sostener algo.
Para ampliación del tema sobre lo que son los
Sistemas de Información para Ejecutivos se visitaron las
siguientes páginas, las cuales se recomiendan por su
contenido amplio sobre el tema.
Muchas de ellas caen en publicidad de sus
productos o sistemas, de igual manera considero importante
conocerlos para, en un futuro saber que sistemas son los
existentes en el mercado. Otras, por el contrario contienen
artículos de interés.
www.virtual.epm.br/material/healthcare/
spanish/B0105.pdf www.virtual.epm.br/material/healthcare/
spanish/parte_b.htm www.sistema.itesm.mx/va/Planes2000/
Sinteticos/sin00-si.html
www.sistema.itesm.mx/va/Sinteticos/sin95-si.html
www.uca.es/empresariales/programas_03-04/
gap/pdf/1302037.pdf
www.di.uniovi.es/~tuya/pub/ati-98-dss-resumen.html
www.intranettotal.com/referencia/quepublicar.htm
www.abast.es/webabast/proyectos/division_bi.htm
lsi.ugr.es/docencia/dcem/igii/
Andrea de Mazariegos
Estudiante de Informática y Administración
de Negocios
Guatemala
Categoría: Administración
UNIVERSIDAD GALILEO
CEI SUGER MONTANO