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Libro de producción y logística de un concierto

Enviado por volarc



  1. Historia de los eventos y organización
  2. Planificación y organización de eventos
  3. Ciencias y conceptos involucrados en el libro
  4. Eventos: Procesos a seguir para la organización
  5. Creación del libro de producción y logística de un concierto
  6. Conclusiones y recomendaciones
  7. Bibliografía

INTRODUCCIÓN

Hago este proyecto porque este tema está en mi vida cotidiana, pues es uno de los negocios de mi papá, entonces yo estoy vinculado al tema varios años y es una de las cosas que me gustaría hacer de mi vida. También me gustan las finanzas y la publicidad, etc. Pues me son atractivos temas como: la publicidad del concierto o sea todo lo que se hace como comerciales para la televisión, radio, volantes afiches, etc. Y en las finanzas esta todo lo de hacer presupuestos, flujos, etc.

Y por supuesto la producción y la logística es todo lo que se hace en un concierto desde el detalle más pequeño hasta el más grande.

Y lo más importante desde mi punto de vista es la gente que va al concierto, entonces es hacer que la gente pase bien y se divierta. Y también como estudie música me sirve para ampliar mis conocimientos.

Voy a hacer un libro con toda la información que pueda investigar para trabajar.

Espero que este tipo de proyectos me guste más de lo que me gusta con todo lo que voy aprender de este trabajo.

HISTORIA DE LOS EVENTOS Y LA ORGANIZACIÓN

El comienzo de los eventos y la organización no hay un año exacto ni donde comienzo pero los primeros eventos aparecen con los romanos y los griegos entonces yo les voy hablar sobre ellos.

Los griegos se inventaron las olimpiadas es el primer evento registrado para el bienestar social de la gente y los romanos cuando les conquistaron salieron las ideas para otros eventos como los circos romanos.

GRIEGOS

La historia de la Antigua Grecia. Aunque haya habido manifestaciones anteriores, los Primeros Juegos Olímpicos se realizaron en el año 776 antes de Cristo.

Los juegos Olímpicos se llamaron así porque se jugaban en en el Santuario de Olimpia, en el Peloponesio, en honor de Zeus, y los juegos comenzaban con una ceremonia y un sacrificio al Dios Zeus. y se disputaban en un estadio de la vecina ciudad de Elide. 

La primera edición consistió únicamente en  una carrera de 185 o 190 metros (un largo de la pista de atletismo) por 32 de ancho; y el vencedor fue Corróelo de Elide. Posteriormente se fueron añadiendo carreras más largas, luchas y  el pentatlón, que comprendía lanzamientos de disco y jabalina, carreras a campo traviesa, salto de longitud y lucha libre. Después se agregaron el boxeo, las carreras de carros, la forma de lucha violenta conocida como pancracio, y otros deportes. Otra de las primeras pruebas olímpicas fueron los saltos en largo, a causa de que los griegos acostumbraban saltar zanjas y arroyos, y estaban entrenados en eso.

El lanzamiento de disco fue una de las primeras pruebas de los juegos olímpicos antiguos. Estas actividades físicas, competencias y luchas, no sólo estaban ligadas a un sentido religioso, puesto que los realizaban en honor a los dioses y les brindaban sacrificios; también influenciaron en la cultura, especialmente en la música y en las artes. Un ejemplo de su influencia en el arte, es "El discóbolo" de Mirón.(450 antes de Cristo).

Los juegos olímpicos se celebraban en verano y cada cuatro años, período que llamaban Olimpíada.

En ese período se paralizaban los conflictos bélicos. En honor a los Dioses y logrando la unión de los griegos en esas ocasiones, se celebraban los juegos antiguos. Eran cuatro: los juegos ístmicos, los píticos, los nemeos y los olímpicos.

La Primera Maratón ocurrió cuando en 490 antes de Cristo un héroe griego: el soldado Filípides, recorrió 40 kilómetros con noticias de la batalla de Maratón.

El primer premio para el ganador de los antiguos juegos olímpicos fue una corona de olivo sagrado.

Román Pausanias escribió en el 170 la primera programación olímpica, con motivo de una visita que realizara a Olimpia.

La conquista de Grecia por los romanos en el siglo II antes de Cristo trajo un paulatino decrecimiento de los juegos.

Los juegos romanos de la antigüedad también tuvieron carácter religioso, pero fueron perdiendo estas características, y llevaban a esclavos y prisioneros; con luchas a muerte entre  gladiadores.

En el año 393, el emperador Teodosio abolió los Juegos Olímpicos. La concepción cristiana en la época consideraba inmoral el culto del físico

ROMANOS

La extensión del Imperio romano a lo largo del perímetro del Mediterráneo, durante más de cinco siglos, ha dejado en nuestro suelo restos arqueológicos de primer orden. La romana, es la manifestación artística más significativa de la historia del mundo occidental, su influencia nunca se ha dejado de percibir a lo largo de muchos siglos en toda Europa.

EL primer imperio romano que organizo eventos sociales

Las luchas armadas entre los integrantes del segundo triunvirato, Marco Antonio, Lépido y Octavio, produjeron ciertas dudas sobre la eficacia de las instituciones republicanas para poder gobernar los extensos territorios que rodeaban al Mar Mediterráneo. Como consecuencia de esta situación, entre los grupos dirigentes se empezó a pensar en la posibilidad de crear un nuevo tipo de autoridad. Esta incertidumbre, unida a la victoria de Octavio sobre marco Antonio el año 31 a.C. tras la batalla de Actium, permitió a Octavio concentrar todo el poder de Oriente y Occidente y convertirse en el jefe máximo del estado romano. Octavio recibió del Senado el título de Augusto, que significa que su persona merecía el mayor respeto y veneración; además, obtuvo las más altas facultades militares, políticas y religiosas. Así comenzó el Imperio.

El emperador se propuso aminorar el malestar social por medio de un ambicioso plan de obras públicas con el fin de evitar la desocupación.

Además , se realizaron entregas gratuitas de alimentos en la ciudad de Roma, gracias al control de la producción excedente de Egipto, que estaba bajo su dominio.

Para calmar los reclamos urbanos se instauró el circo. Allí se realizaban distintos tipos de juegos como las competencias de carros, la lucha contra fieras y las ejecuciones de los delincuentes. Sin embargo, el espectáculo preferido era las luchas de gladiadores o juegos de vida o muerte. En caso de derrota el destino dependía del humor de los espectadores. Si todos agitaban un pañuelo, el gladiador salvaba la vida, pero si extendían el brazo cuyo puño tuviera el pulgar hacia abajo, se decretaba la muerte en la arena. Los hombres que intervenían en estas sangrientas competencias eran generalmente esclavos. Estos se convertían en héroes para la plebe urbana y a través de sucesivas victorias podían alcanzar la libertad.

Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

Los circos estaban inspirados en el hipódromo griego y estaba destinados a carreras de caballos. La pista era rectangular, divida por un muro y con la cabecera en forma de semicírculo. El más importante de los circos romanos fue el circo Máximo.

Y es la base de todos los eventos que se organizan ahora y todavía se usan algunos conceptos como el de para el bienestar social de la gente y para la unión de el pueblo.

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

La intención de este trabajo es la de auxiliar en todos los aspectos necesarios para la planificación, organización, ejecución y evaluación de un evento o exposición hacia una determinada meta; así, el éxito depende del conocimiento que se tenga de las diferentes técnicas o de la combinación de sus elementos. La Dirección y Organización Integral de Eventos es una herramienta táctica de la Comunicación Integral de un concierto. El organizador profesional de eventos es un profesional que crea, planifica, gestiona, organiza y produce, acontecimientos especiales que constituyen un campo en pleno desarrollo.

CONCEPTOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

La realización de eventos ha constituido una industria en la que se invierte mucho dinero; por ello, antes de tomar cualquier decisión sobre la ejecución de un evento deben considerarse dos preguntas básicas:

------¿Es el evento el medio o recurso más apropiado para alcanzar los objetivos propuestos, o existe una forma más adecuada?
- Si el evento es el medio más adecuado, ¿Qué tipo de evento debe considerarse?

En el desarrollo de actividades para la realización de un evento hay que considerar los siguientes puntos: el objetivo principal, número de participantes, lugar a realizarse, la duración, entre otros y las acciones del proceso que condicionarán el tipo de evento a realizar.

El manejo eficiente de las relaciones con los proveedores, profesionales y prestadores de servicios, hacen cada vez más necesaria la capacitación y especialización de todos los que participan en el proceso de un evento. Las organizaciones vinculan los eventos no solo a sus estrategias de comunicación, sino también a las comercialización y ventas.

La rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad

LOGÍSTICA.

Hoy en día el tema de la logística es un asunto tan importante que las empresas crean áreas específicas para su tratamiento, se ha desarrollado a través del tiempo y es en la actualidad un aspecto básico en la constante lucha por ser una empresa del primer mundo. Anteriormente la logística era solamente, tener el producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible, actualmente éstas actividades aparentemente sencillas han sido redefinidas y ahora son todo un proceso. La logística tiene muchos significados, uno de ellos, es la encargada de la distribución eficiente de los productos de una determinada empresa con un menor costo y un excelente servicio al cliente. Por lo tanto la logística busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de distribución se encauzan de modo tal que Ahora se reconoce como un área estratégica. Compañías como Coca Cola y Nike, atribuyen mucho de su éxito a sus Sistemas Logísticos.

La gente que trabaja en esta área cada vez tiene una función de mayor impacto en las empresas. Con estos nuevos roles, se requiere también cada vez más gente mejor preparada en estos temas.
Como sabemos, antaño no existía una carrera formal en estas áreas en las universidades, la mayoría de la gente que me he encontrado proviene de Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Ingeniería en Transporte y Sistemas.

La logística es un área que requiere atraer a los mejores y más brillantes, dada su complejidad, interacción con las diferentes áreas de la empresa, desde Mercadotecnia, Ventas, Áreas de Finanzas, Recursos Humanos y Sistemas.

El subdirector de logística de El Palacio de Hierro, Carlos Augusto Méndez, señaló: "La logística en las empresas es como un portero de fútbol", si el equipo gana nadie se acuerda de él, pero si falla todos le echan la culpa.

PERFIL PROFESIONAL

La gente de logística no se hace en las universidades se hace en el trabajo diario, en aquella permanente insatisfacción de lo que hace y lo obliga a innovar constantemente, a negociar a trabajar en equipo a desarrollar una sensibilidad para enfrentar decisiones, a ser creativo con una clara visión y contundencia en el momento de la ejecución, agregó Jesús Romero López, Vicepresidente de logística de Cemex.

CIENCIAS Y CONCEPTOS INVOLUCRADOS EN EL LIBRO

CONCEPTOS DE LAS CIENCIAS DEL PROYECTO

MATEMATICAS: Es la ciencia que estudia mediante el razonamiento deductivo las propiedades de los entes abstractos, tales como los números y las figuras, así como la relación que guardan entre sí.

CIENCIAS SOCIALES: Es la ciencia que estudia la evolución del hombre dentro de la sociedad y los cambios realizados en ella.

CONTABILIDAD: Es la ciencia que trata los procedimientos de llevar cuentas de una administración en una empresa, sociedad u organismo público; con la finalidad de establecer su situación económica.

DISEÑO GRAFICO: Es una forma de comunicación visual que transmite conceptos en forma estética, agradable a la vista y especialmente funcional

PUBLICIDAD: Es un conjunto de técnicas de comunicación social con que se anuncia o se da a conocer un producto o un servicio para que se consuma o utilice.

DIBUJO TÉCNICO: Es la concepción de un objeto en forma tridimensional, es decir largo, ancho y altura.

VENTAS: Es una acción de vender un producto, cesión mediante un precio convenido; puede ser al contado o a crédito.

PARA QUE SIRVEN EN MI PROYECTO

MATEMÁTICAS: Me sirve para hacer la planificación del concierto y los presupuestos porque en las 2 cosas necesitan por las operaciones (sumas, restas, multiplicaciones, divisiones,) que hay que hacer para crear los presupuestos y las proyecciones del concierto.

CIENCIAS SOCIALES: Es por la historia de los primeros eventos y su organización. Y por las de Relaciones Públicas con los proveedores y la gente que trabaja en el concierto y la que va a1 concierto.
CONTABILIDAD: Es la que trata los procedimientos de llevar cuentas de la administración en el concierto y la financiación del concierto.

DISEÑO GRAFICO: Es una forma, agradable a la vista la publicidad del concierto y especialmente funcional para la que la gente vaya al concierto.

PUBLICIDAD: Es anunciar o se da a conocer el concierto para que la gente se entere y vaya al concierto por medios y hojas volantes, posters Gafetes, Hojas Volantes, Entradas, etc.

DIBUJO TÉCNICO: Es para crear el tamaño es decir (largo, ancho y altura). de las cosas que nos van a servir para la publicidad del concierto es decir largo, ancho y altura.

VENTAS: Es para vender la publicidad del concierto es decir los auspiciantes con todas las cosas de la publicidad (Posters, Hojas Volantes, Entradas)

PROCESO A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN

FECHA

Fecha: Es definir el día exacto del concierto y ponerle en el cronograma y es la base de todo lo que se hace.

Definición de local: Es estudiar las propuestas de todos los lugares que hay para hacer el concierto y escoger el mas apropiado.

Pagos local: Es hacer el contrato con el estadio y definir los días para hacer los pagos.

PUBLICIDAD

Elaboración de cuñas de radio: Es hacer dos cuños de radio para la publicidad del concierto y fijar el tiempo de cada cuña que se usa al aire para la publicitar el concierto.

Elaboración de cuñas de TV: Es hacer los comerciales de TV para la publicidad del concierto y fijar el tiempo del comercial.

Pautaje cuñas de radio venta 1: Es hacer una planificación para pasar el comercial en la radio hasta una fecha fija para pasar el segundo comercial.

Pautaje cuñas de radio venta 2: Es hacer una planificación para pasar el comercial desde la fecha que se deja de pasar el otro comercial hasta el día del concierto.

Pautaje cuñas de TV: Es hacer una planificación para pasar el comercial en la tele hasta el día del concierto.

Prensa anuncios: Es hacer un boletín de prensa y mandar a todos los medios para anunciar el concierto.

Definición artes gráficas: Es diseñar todas las artes gráficas del concierto los posters, entradas, gafetes, hojas volantes, etc.

Elaboración artes gráficas: Es imprimir todas las artes gráficas del concierto los posters, hojas volantes, etc. para comenzar a publicitar el concierto.

Elaboración de boletos: Es imprimir todos los boletos para el concierto.

AUSPICIANTES

Definición paquetes: Es hacer propuestas diferentes (ver en el libro) para conseguir auspiciantes para el concierto.

Búsqueda de auspiciantes: Es comenzar a mandar las propuesta a las empresas que sean posibles auspiciantes.

Cierre de auspicios: Es definir los auspiciantes del concierto y firmar los contratos.

Entrega de materia publicitario: Es entregar a las empresas auspiciantes lo ofrecido en las propuestas.

PRODUCCIÓN

Entrega de raider técnico: Es crear el raider técnico y entregar a las empresas que van hacer todo lo eléctrico.

Definición de iluminación y sonido: Es definir con que empresas se va hacer la iluminación y sonido.

Firma contratos iluminación y sonido: Es firmar los contratos con las empresas la iluminación y sonido.

Personal puertas: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas en el concierto.

Coordinación transporte aéreo: Es coordinar la llegada de la artista y su grupo de trabajo y la salida de todo el grupo.

Aduanas tramites: Es coordinar todo lo que trae la artista desde sus cosas hasta todo lo que usa en su presentación para que todos las cosas entren al país sin problema.

Llegada del grupo: Es coordinar la llegada del grupo al país y de todo lo que van hacer en la permanencia en nuestro país.

Salida del grupo: Es coordinar la salida del grupo del país.

Comunicaciones handies, celulares: Es la coordinación del la forma que se va a comunicar la producción desde el primer día hasta el ultimo a través de celulares, handies, etc.

Definición locales de venta de boletos: Es la coordinación de los lugares en donde se va a vender los boletos para el concierto y firmar los contratos con los locales.

Venta de boletos: Es comenzar a vender las entradas para el concierto y ya en lugares definidos.

Definición seguridad: Es hacer los contratos con la gente de seguridad y definir los lugares que necesitan seguridad.

Presupuestos: Es hacer el presupuesto para el concierto.

IMPUESTOS Y PERMISOS

Elaboración de cartas y permisos: Es hacer las cartas para sacar los permisos para realizar el concierto.

Sellaje de boletos: Es hacer que sellen los boletos para el concierto y autoricen los boletos.

Trámites: Es comenzar hacer todos los trámites para el concierto y sacar todos los permisos para el conciertos.

Entrega definitiva de trámites: La entrega de todos los trámites que se necesita para el concierto.

Rueda de prensa: Es hacer una rueda de prensa para lanzar el concierto y después otra para que la prensa hable con la artista.

Remanente de boletos: Es contar todos los boletos que no se vendieron para saber cuantos boletos se vendieron.

Liquidación final: Para saber como nos fue en el concierto si hay ganancia o pérdida.

ELABORACIÓN DEL LIBRO DE LOGÍSTICA Y PRODUCCIÓN DE UN CONCIERTO

Bueno primero fue buscar información sobre como se realiza la documentación referente a conciertos. En una de las empresas que conozco que trabajan en la producción de eventos, me prestaron un libro del concierto de Gilberto Santa Rosa y Víctor Manuelle que se realizo el 14 de mayo del 2003 y con eso me guié para crear mi libro del concierto que me invente.

EXPLICACIÓN PASO A PASO

Planificación con las empresas.

Lo primero fue planificar con que empresas voy a trabajar y con eso hacer el índice telefónico (vea en el libro) para saber como me puedo comunicar con la gente que voy trabajar.

Fue coordinar las responsabilidades de cada persona en lo que va hacer y especificar sus responsabilidades y ver con quien le toca trabajar de las otras empresas y a quien tienen que pedir autorización. (Vea en el libro) y también crear las cartas para vender los auspiciantes

Después fue crear el anexo con toda la información del libro. (Vea en el libro).

Cronograma de actividades: fue especificar todas las cosas que hay que hacer para el concierto y ponerles fecha.

Presupuesto: con todos los ingresos que va a ver por las entradas y los auspiciante después van todos los gastos uno por uno y lo último es un punto de equilibrio. (Vea en el libro)

Ryders: para que se entiende los ryders son proformas con información de diferente cosa en este libro tenemos 2 que son el del artista y el técnico como no tengo el del artista del concierto yo me invente uno. (Vea en el libro)

El libro voy a presentar el día de la presentación del proyecto.

Conclusiones y recomendaciones

Conclusiones

Mi conclusión es que es uno de los trabajos más arriesgados y tensos que pueda haber. Porque digo esto?

Conseguí a través de amigos el poder participar de cerca de la producción del concierto de Sin Bandera y Alejandro Lerner.

Voy a contar como fue mi experiencia.

Todo estaba listo y existía un plan para las pruebas finales, en las que se incluían la prueba final de sonido de los 3 grupos a presentarse.

Por una demora de parte de los músicos de Sin Bandera, toco cambiar el itinerario inicial del concierto, pues la idea era que se apaguen las luces 10 min. para las 8 PM, se presenten los comerciales, faltando 5 para las 8 PM, entre el presentador hable hasta las 8PM , Verde 70 se presente hasta las 8:20PM, y entre Alejandro Lerner 8:35PM, para que este en el escenario hasta las 9:15PM, y Sin Bandera cierre. Pero cambio, todo se retrasó por más de media hora y esto causa mala imagen ante el público.

Ese fue el problema principal del concierto y me enseño que en los conciertos no se ve lo que pasa atrás del escenario pues hay problemas entre los organizadores y los artistas contratados, pues al ser figuras del espectáculo, algunos creen que pueden hacer las cosas como ellos quieren, por lo que hay que tener experiencia para manejar estas situaciones difíciles.

Como en todo, hay que trabajar con gente responsable especialmente en este medio porque hay mucha gente informal.

También es un trabajo que siempre dependes de otros para lo que estas haciendo, por lo que se debe contratar a gente de confianza y no pensar en ahorros pues si no se hace con los mejores, seguramente habrá más problemas.

Otro punto es que aunque hagas un trabajo perfecto si a la gente no le interesa puedes perder mucho dinero.

Y por eso aprendí muchas cosas que no tenia idea hasta que decidí hacer

Mi proyecto. El trabajo duro de varias semanas se reduce a horas y por pequeñeces se puede perder mucho, no solo dinero sino prestigio. Además siempre hay cambios y hay que estar atento para resolver los imprevistos.

Finalmente, al realizar este proyecto, veo que este trabajo, con todos sus problemas y tensiones, es algo que me gusta mucho y que podría ser algo a lo que me podría dedicarme en el futuro.

Recomendaciones

Mis recomendaciones son:

Que esto no es difícil si tienes un buen equipo de trabajo sabiendo un poco de Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Ingeniería en Transporte y Sistemas, Comunicaciones, etc, puedes organizar un concierto.

Cada vez que se realice un trabajo de este tipo, se escriba las cosas que pasaron y se haga un libro con las novedades para la próxima vez poder saber que hacer en caso de problemas.

Que para poder ser Productor de Eventos, ya no es suficiente solo la experiencia sino que se han creado carreras universitarias que se pueden seguir y aprender científicamente como se puede llegar a ser un gran productor.

Investigando en Internet, encontré una carrera llamada Escenografía y Arquitectura del Espectáculo que yo recomendaría si alguien le interesara el tema (información en los anexos).

BIBLIOGRAFÍA

Libros:

Historia antigua y media de la edad de piedra a las catedrales

 

 

Autor:

Año: 2002

Internet:

www.escuela-tai..com ; Activa el 07/6/ 2004

www.aprendamas.com ; Activa el 07/7/2004

www.gloogle.com ; Activa el 07/7/2004

Diccionarios y Enciclopedias:

Diccionario: Planeta de la lengua española usual


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